KONTRAKTSOPPFØLGING. Gran kommune. Innlandet Revisjon IKS. Rapport /RG/TG

Transkript

1 KONTRAKTSOPPFØLGING Gran kommune Innlandet Revisjon IKS Rapport /RG/TG

2 FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet Kontraktsoppfølging som er gjennomført på oppdrag av kontrollutvalget i Gran kommune. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Kontrollutvalget har ansvaret for å påse at det føres kontroll med at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (Kommunelovens 77. nr. 4). Prosjektarbeidet er utført i perioden februar 2015 til juli 2015 av Tove Grini. Reidun Grefsrud har vært oppdragsansvarlig. Utkast til rapport er sendt rådmannen til uttalelse. Svaret fra rådmannen er vedlagt rapporten. Lillehammer, 11.august 2015 Reidun Grefsrud Oppdragsansvarlig Tove Grini Prosjektansvarlig Innlandet Revisjon IKS Side 2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 SAMMENDRAG INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS BESTILLING KONTRAKTSOPPFØLGING FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER METODE VALG AV METODE VURDERING AV RELEVANS OG PÅLITELIGHET KILDER FOR REVISJONSKRITERIER PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER DATA REVISJONENS VURDERINGER PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER DATA REVISJONENS VURDERINGER PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER DATA REVISJONENS VURDERINGER PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER DATA REVISJONENS VURDERINGER KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER KONKLUSJONER ANBEFALINGER REFERANSER VEDLEGG RÅDMANNENS UTTALELSE Innlandet Revisjon IKS Side 3

4 SAMMENDRAG Problemstillinger Innlandet Revisjon IKS har med utgangspunkt i bestilling fra kontrollutvalget gjennomført en forvaltningsrevisjon av kontraktsoppfølging i Gran kommune. Revisjonen har undersøkt følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen tilfredsstillende retningslinjer/rutiner for oppfølging av kontrakter? 2. Er det inngått skriftlig kontrakt? 3. Har kontraktene et innhold som gjør det mulig å følge opp anskaffelsen? 4. Er kontraktbestemmelsene fulgt opp på en tilfredsstillende måte? Undersøkelsen omfattet ikke kontraktsoppfølging knyttet til store bygge- og anleggskontrakter og oppfølging av lønns- og arbeidsforhold i kontrakter. Etterlevelse og oppfølging av rammeavtaler er heller ikke fokusområde. Disse temaene egner seg bedre for egne revisjonsprosjekter. Gjennomføring Revisjonen har undersøkt kommunens system og rutiner for kontraktsoppfølging gjennom intervju og dokumentanalyse. For å undersøke kommunens praksis med etablering av skriftlige kontrakter, har revisjonen gjort et skjønnsmessig utvalg av anskaffelser ut fra vesentlighet ved hjelp av regnskapsanalyse. Revisjonen innhentet kontraktene og annen skriftlig dokumentasjon for anskaffelsene. De samme anskaffelsene ble brukt for å vurdere om kontraktene har et innhold som muliggjør oppfølging av anskaffelsene. For å undersøke om kontraktbestemmelsene er fulgt opp på en tilfredsstillende måte, gjorde vi et skjønnsmessig utvalg blant de anskaffelsene hvor det forelå kontrakter. I tillegg valgte vi ut fra en vesentlighetsvurdering å ta med en anskaffelse hvor det ikke hadde vært skriftlig kontrakt for å kartlegge hvordan kommunen har fulgt opp denne anskaffelsen. Informasjon ble innhentet gjennom intervjuer i de aktuelle enhetene. Revisjonskriterier Sentrale kilder for revisjonskriterier i forvaltningsrevisjonen har vært Kommuneloven, Gran kommunes økonomireglement, forskrift om offentlige anskaffelser og veileder for kontraktoppfølging av offentlige anskaffelser. Rådmannen bør ha etablert forpliktende internkontrollrutiner for kontraktsoppfølging og fakturahåndtering. Det skal foreligge skriftlige underskrevne kontrakter som skal tilfredsstille minimumskrav til innhold. Kontraktsoppfølging innebærer kontroll av at leveransen er i henhold til kontrakten og kontroll av at fakturering er i samsvar med kontrakten. Avvik fra kontrakten bør følges opp i forhold til de sanksjonsmuligheter som foreligger. Det skal videre kontrolleres at verdien på løpende kontrakter og omfanget ikke går vesentlig utover det som ble kunngjort. For løpende kontrakter skal det følges opp at leveransen omfattes av kontrakten. Det bør gjennomføres evaluering av leveransen og oppfølging av avtalte vilkår. Innlandet Revisjon IKS Side 4

5 Konklusjoner Retningslinjer/rutiner for oppfølging av kontrakter Kommunen har ikke tilfredsstillende retningslinjer for oppfølging av kontrakter. Økonomireglementet inneholder bestemmelser som er en del av kontraktsoppfølgingen, men det mangler bestemmelser om oppfølging av kontraktsbrudd som forsinkelser, garantier og sanksjoner. Videre mangler sentrale bestemmelser om oppfølging og kontroll av kontraktens verdi, oppfølging og kontroll med at regelverket for offentlige anskaffelser følges ved vesentlige endringer i kontraktene, oppfølging av kontrakter med opsjoner og kontrakter uten opphørstidspunkt og planlegging av ny anskaffelsesprosess i god tid før kontraktstiden utløper for kontrakter som dekker løpende innkjøpsbehov. Skriftlige underskrevne kontrakter Det var skriftlige underskrevne kontrakter for 10 av 15 undersøkte anskaffelser. For 4 av 15 anskaffelser var det ikke skriftlige underskrevne kontrakter, mens det for en anskaffelse var skriftlige underskrevne kontrakter for 2 av de 3 årene undersøkelsen omfattet. Den vesentligste anskaffelsen hvor det manglet skriftlig underskrevet kontrakt, var for kjøp av langtidsplasser/ heldøgns helse- og omsorgstjenester ved Røysumtunet. Revisjonen har ikke fått seg forelagt andre dokumenter som gir en tilfredsstillende beskrivelse av hva som er avtalt. Dette forholdet er rettet opp ved at det ble inngått kontrakter med Røysumtunet pr pasient i mars Vi har ikke vurdert innholdet i de nye kontraktene. Kontraktenes innhold gjør det mulig å følge opp anskaffelsene Anskaffelsen ved Røysumtunet hadde ikke kontrakt. For 9 av de andre 14 utvalgte anskaffelsene har kontraktene et innhold som gjør det mulig å følge opp anskaffelsene i henhold til minimumskravene. For 5 av de 14 anskaffelsene var det mangler ved innholdet i kontraktene eller det manglet kontrakt eller utfyllende kontraktbetingelser for deler av den kontrollerte perioden. Kontraktsoppfølging Vi undersøkte kontraktsoppfølgingen for 7 av anskaffelsene. Kontraktsoppfølgingen for de 6 anskaffelsene hvor det var kontrakter, er i hovedsak fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrakten med Mjøsen Bo og habilitering ble ikke forlenget innen gjeldende frist og kommunen har foretatt kjøp uten gyldig kontrakt siden Revisjonen vurderer at det ikke har vært tilfredsstillende oppfølging av anskaffelsen ved Røysumtunet på grunn av manglende skriftlig kontrakt. Anbefalinger Revisjonen anbefaler kommunen å utarbeide tydelige retningslinjer for når det er nødvendig å inngå skriftlig kontrakt og hvilke minimumskrav kontrakten bør oppfylle. Revisjonen anbefaler at kommunen utarbeider skriftlige retningslinjer for kontraktsoppfølging. Retningslinjene bør være forpliktende og forankret på ledernivå i kommunen. Innlandet Revisjon IKS Side 5

6 1. INNLEDNING 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING Kontraktsoppfølging var et prioritert tema i kommunens plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Hovedbegrunnelse for valg av temaet var at kommunen er en stor innkjøper av varer og tjenester, og at svak oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter kan få store konsekvenser. På kontrollutvalgets bestilling leverte Innlandet Revisjon IKS en foranalyse for kontraktsoppfølging som ble behandlet av kontrollutvalget , som sak 40/2014. Med bakgrunn i foranalysen og diskusjonen i møtet ble revisjonen bedt om å lage en prosjektplan for et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området til neste møte i kontrollutvalget. På kontrollutvalgets møte 28.november 2014 ble Innlandet Revisjon IKS bedt om å gjennomføre prosjektet i tråd med den fremlagte prosjektplanen. 1.2 KONTRAKTSOPPFØLGING Kontraktsoppfølging er alle forhold og situasjoner som oppstår fra kontrakten er signert til kontrakten er avsluttet og partene ikke lenger har rettigheter og plikter etter kontrakten 1. Kontraktsoppfølging innebærer særlig å kontrollere og sørge for at leverandøren leverer det han skal, når han skal, og ellers oppfyller alle sine plikter. Det innebærer også å implementere kontrakten i egen virksomhet, så man selv etterlever sine forpliktelser overfor leverandøren. Kontraktsoppfølging handler også om å håndtere uventede og endrede situasjoner som man ikke forventet når kontrakten ble inngått. Kontraktoppfølging er viktig for å sikre en vellykket anskaffelse. Nøkkelen til å forebygge problemer og uenigheter i kontraktsperioden er å utarbeide og inngå en god kontrakt som sikrer kommunen muligheter til å følge opp den anskaffelsen som gjøres og samtidig overholde egne forpliktelser. 1.3 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER FORMÅL Målet med prosjektet var å undersøke om kommunen har tilfredsstillende oppfølging av inngåtte avtaler /kontrakter. 1 Jf. veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser (Difi) Innlandet Revisjon IKS Side 6

7 1.3.2 PROBLEMSTILLINGER Følgende problemstillinger ble vedtatt i kontrollutvalget og dannet grunnlaget for revisjonen: 5. Har kommunen tilfredsstillende retningslinjer/rutiner for oppfølging av kontrakter? 6. Er det inngått skriftlig kontrakt? 7. Har kontraktene et innhold som gjør det mulig å følge opp anskaffelsen? 8. Er kontraktbestemmelsene fulgt opp på en tilfredsstillende måte? I den første problemstillingen undersøkte vi kommunens system og rutiner for kontraktsoppfølging, mens i de tre neste problemstillingene undersøkte vi kommunens praksis knyttet til et utvalg anskaffelser. Siden en viktig betingelse for å følge opp en anskaffelse er at det foreligger en kontrakt med et innhold som er egnet for oppfølging, undersøkte vi dette i problemstilling 2 og 3. Undersøkelsen omfattet ikke kontraktsoppfølging knyttet til store bygge- og anleggskontrakter og oppfølging av lønns- og arbeidsforhold i kontrakter. Etterlevelse og oppfølging av rammeavtaler er heller ikke fokusområder da disse temaene egner seg bedre for egne revisjonsprosjekter. Innlandet Revisjon IKS Side 7

8 2. METODE Vi sendte oppstartbrev til rådmannen og avholdt oppstartmøte 19.februar 2015 der rådmann Arne Skogsbakken, økonomisjef Morten Gausen og innkjøpsleder Steinar Elnes var til stede. Referat fra oppstartmøtet ble oversendt møtedeltakerne og verifisert. Hensikten med dette møtet var å informere om prosjektet og gi rådmannen mulighet for å komme med innspill til problemstillinger, revisjonskriterier og metode. Økonomisjefen har vært vår kontaktperson ved gjennomføringen av prosjektet. Rapportutkast er sendt til rådmannen for kommentarer og svaret fra rådmannen er vedlagt rapporten. 2.1 VALG AV METODE Vi har gjennomført prosjektet ved hjelp av dokumentanalyse, intervju og regnskapsanalyse. Vi mener metodevalget er hensiktsmessig for å besvare problemstillingene. Første problemstilling Kartlegging av kommunens system og rutiner for kontraktsoppfølging er gjennomført ved intervju i oppstartmøtet, dokumentanalyse av Gran kommunes økonomireglement og gjennomgang av rutine for kontraktsoppfølging på kommunens innkjøpsportal. Kommunens egne retningslinjer og rutiner er å betrakte som datagrunnlag i denne problemstillingen. Andre og tredje problemstilling Vi gjennomførte en regnskapsanalyse av regnskapene for for å velge hvilke kjøp vi skulle se nærmere på. Regnskapsanalysen tok utgangspunkt i konto og 1370 i driftsregnskapet og konto sortert på prosjekt i investeringsregnskapet. Konto i driftsregnskapet gjelder i hovedsak kjøp av materialer, vedlikeholds- og byggetjenester, serviceavtaler, driftsavtaler, reparasjoner, konsulenttjenester og kjøp av juridisk bistand. Konto 1370 omfatter kjøp av tjenester fra private som erstatter kommunens tjenesteproduksjon, dvs. tjenester som ofte ytes direkte til bruker. Konto i investeringsregnskapet omfatter i hovedsak kjøp av inventar, utstyr, transportmidler, påkostning og materialer til nybygg og anlegg og kjøp av tjenester som inngår i egenproduksjon og kjøp av juridisk bistand. Vi gjorde et skjønnsmessig utvalg av anskaffelser ut fra vesentlighet for anskaffelser foretatt av barnevernet, helse og omsorg og teknisk drift/ eiendomsavdelingen. Vi valgte 10 kjøp fra driftsregnskapet og 5 kjøp fra investeringsregnskapet. Total verdi på anskaffelsene de tre årene varierer mellom kr og 26,9 millioner kr. For å gi svar på om det er inngått skriftlige kontrakter og om kontraktene har et innhold som gjør det mulig å følge opp anskaffelsen, etterspurte vi kontrakter eventuelt andre dokumenter som kunne belyse hva som var avtalt. Vi gjennomførte analyse av de mottatte dokumentene. Innlandet Revisjon IKS Side 8

9 Fjerde problemstilling Vi gjorde et skjønnsmessig utvalg på 6 av kjøpene hvor det forelå kontrakter for å undersøke om kontraktbestemmelsene er fulgt opp på en tilfredsstillende måte. For barnevernet valgte vi kontraktene med Barnevernkompetanse AS og Otrera, for helse og omsorg valgte vi kontraktene med Ambio Helse AS og Mjøsen Bo og habilitering AS og for teknisk valgte vi kontraktene med Gran Snødrift og Vigga Bygg AS Prosjekt 925 Brannsikring kommunale bygg. Ut fra en vesentlighetsvurdering valgte vi i tillegg å ta med anskaffelse av heldøgns helse- og sosialtjenester hos Røysumtunet hvor det ikke forelå kontrakt. Kommunen har kjøpt tjenester fra Røysumtunet i 15 år. De 3 siste årene har totalt kjøp variert mellom 8,6 mill. kr og 9,2 mill. kr. For å innhente informasjon om kontraktsoppfølgingen gjennomførte vi intervjuer da det ikke er krav om dokumentasjon av kontraktsoppfølging. Under intervjuene ble vi forevist noe dokumentasjon relatert til foretatt kontraktsoppfølging. Vi gjennomførte intervjuer med barnevernet, helse og omsorg og teknisk/eiendomsavdelingen. I intervju med barnevernet deltok barne- og familiesjef Anne Grethe Hole Stenerud og barnevernleder Tone Gulbrandsen. I intervju med teknisk/eiendomsavdelingen deltok teknisk sjef Trygve Rognstad, leder for samferdsel og park Arne Olav Olsen og avdelingsleder renhold Morten Hoelsveen som har fungert som eiendomssjef. I intervjuet med helse og omsorg deltok helse og omsorgssjef Tone Reidem, avdelingsleder Marka avd.2 Marit Alm Sørbråten, seksjonsleder for tilrettelagte tjenester Gunn Kristin Reinli og controller Fredd Johnsen. Intervjureferatene er verifisert av møtedeltakerne. 2.2 VURDERING AV RELEVANS OG PÅLITELIGHET Prosjektet er gjennomført i henhold til RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon som er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk fastsatt av Norges kommunerevisorforening. Innlandet Revisjon IKS har et internt kvalitetssikringssystem som er i samsvar med RSK 001. Datas relevans er knyttet til om undersøkelsen representerer den virkelige situasjonen. Vi mener data som er samlet inn i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene. Det er likevel viktig å være oppmerksom på at de opplysninger som framkommer i rapporten nødvendigvis er et utvalg av fakta. Med pålitelighet menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. Dette er ivaretatt ved verifisering av intervjureferater og ved innhenting av uttalelse fra rådmannen på utkast til rapport. Innlandet Revisjon IKS Side 9

10 3. KILDER FOR REVISJONSKRITERIER Med revisjonskriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, faglige standarder mv som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp noen autoritative standarder som kommunens praksis kan måles opp mot og som er grunnlaget for revisjonens vurderinger. Kilder for revisjonskriterier blir angitt her, mens utledning av konkrete revisjonskriterier kommer i kapitlene for den enkelte problemstilling. Første problemstilling: Lov om kommuner og fylkeskommuner(kommuneloven) Difi 2 : Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser, juni 2012 Andre problemstilling: Forskrift om offentlige anskaffelser Gran kommunes økonomireglement Tredje problemstilling: Forskrift om offentlige anskaffelser Difi: Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser, juni 2012 Gran Kommunes økonomireglement Fjerde problemstilling: Kommuneloven Gran kommunes økonomireglement Difi: Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser, juni 2012 Bruk av veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser som revisjonskriterium Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har utgitt en veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser som sier noe generelt om hva som skal til for å følge opp kontrakter på en god måte. Det er et krav til revisjonskriterier at de skal være «autoritative». Faglige standarder er å betrakte som autoritative kriterier, og revisjonen oppfatter anbefalingene i veilederen som et uttrykk for faglige standarder på området. Revisjonen mener at veilederen er et godt utgangspunkt for å gi eventuelle anbefalinger om forbedringer når det gjelder kommunens kontraktsoppfølging. Kommunen viser selv til Difi s nettsider om kontraktsoppfølging på sin innkjøpsportal. Bruk av veilederen som revisjonskriterium ble avklart med kommunen i oppstartmøtet. 2 Direktoratet for forvaltning og IKT Innlandet Revisjon IKS Side 10

11 4. PROBLEMSTILLING 1 Problemstillingen er: Har kommunen tilfredsstillende retningslinjer/rutiner for oppfølging av kontrakter? Vi har undersøkt kommunens systemer og rutiner for kontraktsoppfølging. 4.1 REVISJONSKRITERIER KOMMUNELOVEN I henhold til Kommunelovens 23 andre ledd, skal administrasjonssjefen sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Vi legger denne bestemmelsen til grunn for oppfølging av kontrakter. Det betyr at rådmannen bør ha etablert rutiner for kontraktsoppfølging og fakturahåndtering LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Kommunen må følge lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter når den gjør sine innkjøp. Regelverket har bestemmelser om hvordan kommunen skal gå fram i anskaffelsesprosessen. Anskaffelsesprosessen avsluttes med signering av kontrakt. Anskaffelsesreglene har ikke noen anvisning på hvordan kommunen skal forholde seg i kontraktsoppfølgingsfasen VEILEDER FOR KONTRAKTSOPPFØLGING AV OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - DIFI For å vurdere om rådmannens retningslinjer og rutiner er tilfredsstillende har vi tatt utgangspunkt i hva som er anerkjent praksis. Ifølge veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser bør kommunen/oppdragsgiver ha etablert rutiner og retningslinjer for god kontraktsoppfølging og fakturahåndtering. Rutinene og retningslinjene bør ha form og innhold som gir et godt samspill mellom kontrakten, kontraktfunksjonen, innkjøpsfunksjonen, økonomienheten og organisasjonen for øvrig. Rutinene bør være forpliktende og forankret på ledernivå, og de bør følges opp av alle for å bidra til konsistent kontraktpraksis. For å følge opp at leveransen er i samsvar med bestillingen, må oppdragsgiver sette seg godt inn i alle kontraktsvilkårene: Hvilke varer/tjenester skal leveres, kvalitetsmessige krav og spesifikasjoner, hoved-leveranse/tilleggs-leveranse, opsjoner, priser, leveringstider, kontraktklausuler UTLEDEDE REVISJONSKRITERIER Ut fra kommuneloven og veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser har vi formulert følgende revisjonskriterier: Innlandet Revisjon IKS Side 11

12 Rådmannen bør ha etablert forpliktende internkontrollrutiner for kontraktsoppfølging og fakturahåndtering. Rutinene bør omfatte følgende kontroller: - Kontroll av at leveransen er i samsvar med bestillingen dvs.at varen/tjenesten oppfyller kvalitetsmessige og funksjonelle krav - Kontroll av om faktureringen er i samsvar med kontrakten avtalt pris og levert mengde - Oppfølging ved kontraktsbrudd(forsinkelse, feil eller mangler, reklamasjoner, garantier, sanksjoner) - Oppfølging og kontroll av kontraktens verdi løpende kontrakter og rammeavtaler - omfanget kan ikke gå vesentlig utover det som var kunngjort - Oppfølging og kontroll med at regelverket for offentlige anskaffelser følges ved vesentlige 3 endringer i kontraktene - Oppfølging av kontrakter med opsjoner og kontrakter uten opphørstidspunkt - Planlegging av ny anskaffelsesprosess i god tid før kontraktstiden utløper for kontrakter som dekker løpende innkjøpsbehov 4.2 DATA Data beskrevet i dette kapitlet er innhentet i oppstartmøtet og gjennom analyse av kommunens økonomireglement og rutine for kontraktsoppfølging på kommunens intranettside. Kommunens egne retningslinjer og rutiner er å betrakte som datagrunnlag i denne problemstillingen INNGÅELSE AV AVTALER Rådmannens fullmakt i ikke - prinsipielle saker er delegert videre gjennom interndelegering i lederavtaler. Virksomhetslederne har fullmakt til å inngå avtaler/forplikte kommunen innenfor vedtatte budsjettrammer på eget virksomhetsområde ØKONOMIREGLEMENTETS BESTEMMELSER Kapittel 4 i økonomireglementet gjelder anskaffelse av varer, tjenester og bygg- og anleggsarbeider. 3 Endringer som medfører at det ville vært mulig for andre leverandører å delta i konkurransen; når en tjenestekontrakt utvides til å omfatte tjenesteytelser som ikke var fastsatt i kontrakten, leverandøren innrømmes bedre betingelser enn det som framgikk av konkurransegrunnlaget, kontraktens løpetid forlenges utover det som var fastsatt i kontrakten, oppdragsgiver går vesentlig utover en fastsatt kostnadsramme eller kontrakten overføres til en annen leverandør slik at kommunen får en ny kontraktsmotpart. Innlandet Revisjon IKS Side 12

13 Økonomireglementet har bestemmelser om varemottak (og tjenestemottak) i punkt 4.5, fakturakontroll i punkt 4.6, attestasjon i punkt 4.7 og anvisning i punkt 4.8. Reglementet har ikke spesifikke bestemmelser om kontraktsoppfølging. Bestemmelsene i økonomireglementet er førende for kontraktsoppfølgingen i kommunen og har følgende ordlyd: «4.5 Varemottak Ved varemottak skal det så raskt som mulig kontrolleres at den mottatte vare/tjeneste er i samsvar med bestilling. Når det foreligger pakkseddel skal det noteres og signeres på denne om varen/tjenesten er i orden. Pakkseddel/underbilag beholdes til attestasjon og anvisning er gjennomført. Ved oversendelse av pakkseddel/underbilag til skanning, skal bilaget merkes med fakturanummer. Om varen /tjenesten ikke er i samsvar med bestillingen skal det straks reklameres. Det bør tilstrebes en slik arbeidsfordeling at det ikke er samme person som bestiller og foretar varemottaket. Kontrollsignatur på fraktbrev/ankomstmelding er en bekreftelse på at: varen er mottatt innpakking av varen og antall kolli ikke gir grunn for reklamasjon Kontrollsignatur på pakkseddel er en bekreftelse på at: varen er i samsvar med bestilling og ikke gir grunn for reklamasjon Det presiseres at alle dokumenter som er signert for utførte kontrollhandlinger skal skannes som vedlegg til fakturaen i regnskapet.» «4.6.1 Fakturakontroll Ansvar for fakturakontroll er hos den som konterer eller attesterer dersom ikke annet er avtalt særskilt. Hensikten med fakturakontroll er at: det blir betalt riktig beløp til fastsatt tid for den vare/ tjeneste som er mottatt og godkjent. fakturaen kontrolleres mot følgeseddel/bestillingsblankett, når dette foreligger. det foretas priskontroll, utregningskontroll og sees etter at rabatter og forfallsdato er i henhold til avtalen. Det er den dato leverandør har utstedt fakturaen som skal gjelde som fakturadato og utgangspunkt for beregning av betalingsfrist. En forutsetning for å saksbehandle fakturaen er at varene er levert. Hvis det finnes feil i fakturaen skal det uten opphold tas kontakt med leverandøren om dette og varsles om at fakturaen holdes tilbake i påvente av kreditnota og eventuelt ny faktura. Kreditnota/ny korrigert faktura må kontrolleres mot bestillingen og tidligere mottatt faktura.» «4.7 Attestasjon Den som attesterer har ansvar for at priser, eventuelle rabatter og forfallsdato er i henhold til avtale og at fakturakontroll i tråd med punkt 4.6 er foretatt. Den som attesterer må også forsikre seg om at det er budsjettmessig dekning for beløpet og at det for øvrig er sikkert grunnlag for å anbefale utbetaling..» «4.8 Anvisning Innlandet Revisjon IKS Side 13

14 Å anvise et bilag vil si å gi utbetalings-, innbetalings- og eller posteringsordre på et bilag og for et beløp. Anvisningen må for å være gyldig signeres av den som har anvisningsmyndighet. Den som anviser et beløp har plikt til å påse at disposisjonen er formelt, reelt og budsjettmessig i orden, lovlig og økonomisk forsvarlig og at posteringsordren er riktig. Ansvaret gjelder også beløpets riktighet og at det utbetalingsbilaget som skal anvises er behørig attestert og etterregnet av de medarbeiderne som er tillagt å gjøre dette..» Økonomireglementet har i kapittel 7.1 en generell bestemmelse om virksomhetsledernes og stabenes ansvar for etablering av kontrollordninger mv. I følge rådmannen kan ikke revisjonen forvente at det finnes beskrevne rutiner for kontraktsoppfølging på virksomhetsområdene da det ikke er sentrale retningslinjer som er forpliktende KONTRAKTSOPPFØLGING OMTALT PÅ ANSATTPORTALEN Kontraktsoppfølgingen som er omtalt på ansattportalen for innkjøp er en beskrivelse av kontraktsoppfølgingen for felles rammeavtaler og er veiledende for innkjøperne for oppfølging av andre kontrakter. Fra ansattportalen/innkjøp/kontraktsoppfølging refererer vi følgende: «Oppfølging av kontraktens leveranse og fakturering Kontrakten beskriver hva slags varer og tjenester som skal leveres, krav og spesifikasjoner. Leveransen skal kontrolleres ved varemottak / attestasjon av faktura i henhold til kommunenes økonomireglement.» «Oppfølging av eventuelt andre kontraktbestemmelser Det kan være situasjoner der eventuelle kontraktbestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens og underleverandørers ansatte bør følges opp. Dersom det er mistanke om brudd på slike bestemmelser kan kontroller gjennomføres ved å foreta stikkprøver. Kommunen kan be om å få utlevert kopi av arbeidskontrakter, timelister eller lønnsslipper. Ta kontakt med kommunens innkjøpsansvarlig eller innkjøpssamarbeidet. Oppfølgingsmøte/statusmøte Dersom det oppdages vesentlige avvik i forhold til kontraktbetingelsene, bør leverandøren inviteres til et oppfølgingsmøte hvor disse forhold tas opp. Møtet dokumenteres med et referat. Hvis en ikke kommer til enighet kan saken tas opp med innkjøpsansvarlig i kommunen eller innkjøpssamarbeidet for diskusjon om videre oppfølging. Evaluering av leveranser Det er aktuelt å gjennomføre koordinert evaluering av leveransene og oppfølging av avtalte vilkår. For felles rammeavtaler vil innkjøpssamarbeidet koordinere slike evalueringer. Evaluering gjennomføres ved skriftlig tilbakemelding fra avropende enheter. Evalueringspunkter er bl.a. leveringspålitelighet, kvalitet på vare/tjeneste, service og oppfølging, implementering (herunder også opplæring og ev. utfasinger), samfunnsansvar og miljø, økonomi, fakturering og e-handel.» Innlandet Revisjon IKS Side 14

15 4.2.4 GENERELLE RUTINER FOR KONTRAKTSOPPFØLGING Vår undersøkelse viser at de kontrollerte enhetene ikke har generelle rutiner for kontraktsoppfølging, jf. kapittel REVISJONENS VURDERINGER På bakgrunn av de innsamlede data skal revisor vurdere om kommunens system og retningslinjer for kontraktsoppfølging er i tråd med de utledede revisjonskriteriene i kapittel Kommunen har ikke sentrale retningslinjer for kontraktsoppfølging ved kjøp av varer og tjenester som er forpliktende for kommunens innkjøpere. Etter revisjonens vurdering burde det vært utarbeidet forpliktende rutiner for kontraktsoppfølging. I økonomireglementet har kommunen forpliktende bestemmelser om varemottak og fakturakontroll. Revisjonen vurderer at overskriften «varemottak» bærer preg av at bestemmelsen er laget for kjøp av varer. I teksten er imidlertid også tjenester tatt inn. Revisjonen vurderer at bestemmelsene om varemottak og fakturakontroll oppfyller to av kravene til kontraktsoppfølging; kravene om kontroll av at leveransen er i samsvar med bestillingen for avtalt vare/tjeneste og krav om kontroll av at faktureringen er i samsvar med kontrakten for avtalt pris og levert mengde. Oppfølging ved feil eller mangler og reklamasjoner er omtalt i økonomireglementet, mens andre kontraktbrudd som forsinkelser, garantier og sanksjoner, ikke er berørt. Økonomireglements bestemmelser omfatter ikke sentrale kontroller som oppfølging og kontroll av kontraktens verdi, oppfølging og kontroll med at regelverket for offentlige anskaffelser følges ved vesentlige endringer i kontraktene, oppfølging av kontrakter med opsjoner og kontrakter uten opphørstidspunkt og planlegging av ny anskaffelsesprosess i god tid før kontraktstiden utløper for kontrakter som dekker løpende innkjøpsbehov. Innlandet Revisjon IKS Side 15

16 5. PROBLEMSTILLING 2 Problemstillingen er: Er det inngått skriftlig kontrakt? En viktig forutsetning for å kunne følge opp en anskaffelse er at det foreligger en skriftlig kontrakt for å sikre leveranse på riktige betingelser. Vi har derfor undersøkt dette forholdet. 5.1 REVISJONSKRITERIER FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Forskriften forutsetter/legger til grunn at en kontrakt skal være skriftlig; jf. FOA 4-1bokstav a: «Gjensidig bebyrdende avtale som inngås skriftlig mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører.»(vår utheving) KOMMUNENS ØKONOMIREGLEMENT Økonomireglementet inneholder følgende bestemmelse om kontrakter: «For produkt- og fagområder der det finnes NS-standarder eller andre framforhandlede og balanserte kontraktstandarder skal disse som hovedregel benyttes. Kontrakten/avtalen må minimum inneholde opplysninger om, hvilke produkter som omfattes, priser, leveringsbetingelser, betalingsbetingelser, periode, muligheter for justeringer/endringer og betingelser for oppsigelse. I utgangspunktet bør vårt konkurransegrunnlag og leverandørens tilbud være så utfyllende at det danner en kontrakt/avtale, eventuelt sammen med protokoll som inneholder nødvendige avklaringer/presiseringer eller resultat fra forhandlinger der det er aktuelt.» Forskriften og bestemmelsene i kommunens økonomireglement forutsetter at det skal være skriftlige kontrakter. I oppstartmøtet ble det opplyst at det ikke stilles absolutte krav om skriftlige kontrakter, men at det skal foretas en vurdering ut fra verdi og proporsjonalitet. Revisjonen har lagt til grunn at de utvalgte kjøpene i dette prosjektet er av en slik størrelse at det er rimelig å stille krav om skriftlighet UTLEDEDE REVISJONSKRITERIER: Ut fra forskrift om offentlige anskaffelser og Gran kommunes økonomireglement har vi formulert følgende revisjonskriterium: Det skal foreligge skriftlige underskrevne kontraktdokumenter. Innlandet Revisjon IKS Side 16

17 5.2 DATA Vi har undersøkt om det finnes skriftlige underskrevne kontrakter, eventuelt andre dokumenter som dokumenterer hva som er avtalt for utvalgte anskaffelser; jf. kapittel 2 Metode. Resultatet av undersøkelsen fremgår av tabell 5.1, 5.2 og 5.3 for henholdsvis Barnevern, Helse og omsorg og Teknisk BARNEVERN For kjøp hos Barnevernkompetanse AS mangler skriftlig underskrevet kontrakt for Det er framlagt kontrakter for 2013 og Kontraktene er utformet av leverandøren. For kjøp av advokattjenester hos Advokatene Buttingsrud & Co i perioden foreligger ikke skriftlig underskrevet kontrakt. (Eventuelt kjøp hos Stabell & Co etter er ikke med i undersøkelsen.) Det foreligger skriftlig og underskrevet kontrakt for kjøp hos Otrera for den undersøkte perioden. Kontrakten er utformet av kommunen. Påfølgende tabell viser leverandørens navn, kjøp hos leverandøren i 2012, 2013 og 2014, om det foreligger skriftlig underskrevet kontrakt og om det er kommunens eller leverandørens kontraktformular som er brukt. Tabell 5.1 Barnevern Leverandør Barnevernkompetanse AS Advokatene Buttingsrud & Co Otrera Kjøp(Beløp i kr eks mva.) Kr , kr og kr Kr , kr og kr ,5 mill. kr, 8,2 mill. kr og 3,5 mill. kr Skriftlig underskrevet kontrakt/ Type kontrakt Delvis: Nei for 2012 Framlagt kontrakt mellom Barnevernkompetanse og Eriksen Sosial Consult i 2013 og Oppdragskontrakter pr år, datert og underskrevet av leverandøren og Gran kommune v/barnevernsleder. Leverandørens kontraktformular. Nei. Generell oppdragsbekreftelse fra leverandøren med alminnelige oppdragsvilkår for løpende bistand, datert og underskrevet av leverandøren i Mangler kontrakt med kommunens underskrift. (2014: Kommunen har inngått rammeavtale med Advokatfirmaet Stabell & Co for perioden , opsjon på 1+1 år i regi av innkjøpssamarbeidet. Kommunens kontrakt.). Kontrakt datert og underskrevet av leverandøren og Gran kommune ved virksomhetsleder barneverntjenesten. Kommunens kontrakt. Innlandet Revisjon IKS Side 17

18 5.2.2 HELSE OG OMSORG Det foreligger skriftlig og underskrevet kontrakt for 3 av kjøpene for undersøkt periode: Auto Plan AS, Thor Morten Morstad og Mjøsen Bo- og habilitering. De skriftlige kontraktene er utformet av kommunen for to av kjøpene, mens for det tredje kjøpet gjelder leverandørens kontrakt. For 2 av kjøpene, Ambio Helse AS og Røysumtunet, mangler skriftlig underskrevet kontrakt for undersøkt periode. Kommunen har kjøpt plasser/tjenester fra Røysumtunet siden 2001 uten at det har vært skrevet kontrakt. Det er inngått skriftlige kontrakter pr pasient mellom kommunen og Røysumtunet nå i mars Påfølgende tabell viser leverandørens navn, kjøp hos leverandøren i fra 2012 til 2014, om det foreligger skriftlig underskrevet kontrakt og om det er kommunens eller leverandørens kontraktformular som er brukt. Tabell 5.2 Helse og omsorg Leverandør Auto Plan AS Avtale fra Ambio Helse AS Røysumtunet Thor Morten Morstad Mjøsen Bo- og habilitering Kjøp(beløp i kr eks mva.) Skriftlig underskrevet kontrakt , kr, 1,5 mill. kr Skriftlig leasing avtale pr bil, datert og underskrevet av Gran kommune v/pleie og omsorgssjef, Auto Plan og Sparebank 1 Finans - Sparebank 1s leasingavtale pr bil Kjøp på felles rammeavtale inngått i regi av innkjøpskoordinator. Avtalen er underskrevet av innkjøpskoordinator og Auto Plan Kommunens kontrakt kr, 3,42 mill. kr, Nei 1,75 mill. kr Oppdragsbekreftelser for arbeidsleie pr vikar fra Ambio, datert, ikke underskrevet, viser til kommunens kontaktperson på arbeidsstedet. Tilbud om leie av arbeidskraft fra Ambio datert og underskrevet av Ambio Ambio legger til grunn at kommunen har akseptert tilbudets vilkår ved bestilling etter tilsendt pristilbud. 8,8 mill.kr, 9,4 mill.kr, 8,7 mill.kr kr, kr, kr 3,81 mill.kr, 3,91 mill. kr, 3,99 mill.kr Nei Annen dokumentasjon: Tilbud om plass fra Røysumtunet for en av pasientene (2009)med pris pr døgn. Enkeltvedtak om langtidsopphold på Røysumtunet datert i 2001 og Kontrakter for enkeltpasientene fra mars 2015 på Røysumtunets kontraktformular. Underskrevet av kommunen leder helse og omsorg og Røysumtunet. Oppdragskontrakt, datert og underskrevet av Gran kommune v/leder helse og omsorg og leverandøren. Kommunens oppdragskontrakt. Kontrakt, datert og underskrevet av kommunen v/leder helse og omsorg og leverandøren. Leverandørens kontrakt. Innlandet Revisjon IKS Side 18

19 5.2.3 TEKNISK OG EIENDOMSAVDELINGEN Det foreligger skriftlige og underskrevne kontrakter for 6 av 7 kjøp. Det mangler underskrevet kontrakt for kjøp hos Stange Asfalt AS. Det framgår av mottatt dokumentasjon at kommunen har valgt Stange Asfalt AS som sin leverandør. De skriftlige kontraktene er utformet av kommunen for 3 av kjøpene, for 2 kjøp er det leverandørens avtale som er brukt, mens for det tredje kjøpet er det brukt formular fra norsk standard; norsk bygge- og anleggskontrakt NS 8406 A. Tabellen nedenfor viser leverandørens navn, verdi på kjøp hos leverandøren, om det foreligger skriftlig underskrevet kontrakt og om det kommunens eller leverandørens kontraktformular eller standardkontrakt som er brukt. Kjøp fra teknisk drift og investeringer er tatt med samme tabell. Tabell 5.3 Teknisk Leverandør Gran Snødrift (drift) Brødrene Tingelstad AS (drift) Magne Sveen AS (Investering) Stange Asfalt AS (Investering) Volvo Maskin AS (Investering) Rækken Anlegg AS (Investering) Vigga Bygg AS (Investering) Verdi(Beløp i kr eks.mva) Kjøp : 1,59 millioner kr Kjøp i : Kr Kontraktsum 6,6 mill. kr eks mva. Kjøp i : 5,7 mill. kr Kjøp i 2014: 1,3 mill. kr Kjøp i 2013: Kr Kjøp i : kr Skriftlig underskrevet kontrakt. Datert og underskrevet av Gran kommune ved avdelingsingeniør teknisk drift og leverandør i Kommunens kontrakt.. Rammeavtale datert og underskrevet av Gran kommune teknisk drift og leverandøren i Kommunens kontrakt.. Underskrevet av Gran kommune v/teknisk sjef og entreprenøren. Norsk bygge- og anleggskontrakt NS 8406 A. Nei. Skriftlige tilbud årlig fra leverandør og epost/brev fra kommunen v/ avdelingsingeniør teknisk drift, om valg av leverandør ikke underskrevet kontrakt.. Leverandørens avtale om kjøp med salgspant. Underskrevet av Gran kommune ved leder Samferdsel og Park og leverandøren.. Avrop på rammeavtale. Kommunens avtale underskrevet av Gran kommune, teknisk drift og leverandøren.. Anskaffet som tilleggsarbeid. Endringsmelding datert er akseptert og underskrevet av eiendomssjefen og entreprenøren. Innlandet Revisjon IKS Side 19

20 5.3 REVISJONENS VURDERINGER På bakgrunn av de innsamlede data har vi vurdert om kommunens praksis er i tråd med revisjonskriteriene. Revisjonen vurderer at kravet om skriftlige underskrevne kontrakter er oppfylt for 10 av de 15 utvalgte kjøpene. Dette gjelder: Otrera(barnevern) Auto Plan AS(helse og omsorg) Thor Morten Morstad(helse og omsorg) Mjøsen Bo og Habilitering(helse og omsorg) Gran Snødrift(teknisk) Brødrene Tingelstad AS(teknisk) Magne Sveen AS(teknisk) Volvo Maskin AS(teknisk) Rækken Anlegg AS(teknisk) Vigga Bygg AS(teknisk) For 4 av de 15 utvalgt kjøpene vurderer revisjonen at kravet om skriftlige underskrevne kontrakter ikke er oppfylt. Dette gjelder for kjøp hos: Advokatene Buttingsrud & Co(barnevern) - foreligger oppdragsbekreftelse underskrevet av leverandøren i 2008 Ambio Helse AS(helse og omsorg) - foreligger oppdragsbekreftelser pr vikar uten underskrift Røysumtunet(helse og omsorg) - enkeltvedtak og tilbud om plass fra Røysumtunet for en av pasientene med pris pr døgn Stange Asfalt AS(teknisk) - skriftlige tilbud årlig fra leverandør og epost/brev fra kommunen om valg av leverandør For 1 av de 15 utvalgte kjøpene har vi vurdert at kriteriet er delvis oppfylt da det foreligger kontrakter for 2 av de 3 årene vi har undersøkt. Dette gjelder kjøp av tjenester hos Barnevernkompetanse AS. På bakgrunn av vår kontroll vurderer vi at det har vært varierende praksis med å sørge for underskrevne kontrakter hos barnevernet og helse og omsorg. Etter revisjonens vurdering er manglende skriftlig underskrevet kontrakt med Røysumtunet fra 2001 til mars 2015 mest vesentlig da det dreier seg om kjøp av tjenester for flere millioner kroner i året; 8,7 millioner kr i I mars i 2015 ble dette forholdet rettet opp da det ble inngått kontrakter med Røysumtunet pr pasient. Videre vurderer revisjonen ut fra kontrollen at teknisk og eiendomsavdelingen i hovedsak har sørget for skriftlige underskrevne kontrakter. Unntaket gjelder asfalteringsarbeider hvor revisjonen vurderer at det burde vært underskrevne kontrakter. Totalt kjøp i perioden utgjør 5,7 millioner kroner; henholdsvis 2,53 millioner kr i 2012, 0,96 millioner kr i 2013 og 2,22 millioner kroner i Innlandet Revisjon IKS Side 20

21 6. PROBLEMSTILLING 3 Problemstillingen er: Har kontraktene et innhold som gjør det mulig å følge opp anskaffelsene? For å kunne drive kontraktsoppfølging må kontraktene ha et innhold som er egnet for oppfølging. 6.1 REVISJONSKRITERIER FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Ut over forskriftens krav om at standardkontrakter som hovedregel skal brukes, der det er framforhandlet slike, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser 3-11, er det ingen bindende regler for hva en kontrakt skal inneholde. Forskriften legger opp til at oppdragsgiver allerede i konkurransegrunnlaget skal angi alminnelige og spesielle kontraktbetingelser som skal med i kontrakten FOA 8-1 bokstav d) jf (2) bokstav g VEILEDER FOR KONTRAKTOPPFØLGING AV OFFENTLIGE ANSKAFFELSER FRA DIFI For å vurdere om kontraktene har et innhold som gjør det mulig å følge opp anskaffelsene har vi brukt veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser, jf. kapittel 3. Ifølgel veilederen bør en kontrakt som et minimum inneholde: a) Beskrivelse av ytelsen Hva leverandøren skal levere. Dette kan gjerne gjøres ved å vise til leverandørens tilbud og konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon. b) Pris Hvilken pris som skal betales, eventuelt hvordan prisen skal beregnes. Det bør være spesifisert hvorvidt merverdiavgift er inkludert i prisen. c) Betaling Når og hvordan skal oppdragsgiver betale for ytelsen. Kan for eksempel leverandøren fakturere løpende under oppdraget, eller skal alt betales først når ytelsen er levert og godkjent av oppdragsgiver. d) Varighet For kontrakter som skal løpe over tid bør det reguleres når kontrakten begynner å løpe, og når den opphører. e) Levering sted og tidspunkt for levering av ytelsen. f) Klausul om lønns- og arbeidsvilkår I henhold til forskrift om lønns- og arbeidsvilkår 5 (for kontrakter med verdi over 1 eller 1,6 mill. kroner). g) Mislighold Hva skjer dersom leverandøren ikke leverer i henhold til kontrakten? Dette berører både om ytelsen er forsinket og om den holder den avtalte kvalitet/omfang. h) Oppsigelse Har noen av partene adgang til å si opp kontrakten, og i så fall på hvilke vilkår. Punkt f er definert ut av denne undersøkelsen. Innlandet Revisjon IKS Side 21

22 6.1.3 GRAN KOMMUNES ØKONOMIREGLEMENT Kommunens økonomireglement stiller krav om at NS-standarder eller andre framforhandlede og balanserte kontraktstandarder som hovedregel skal benyttes. Reglementet har også krav om at kontrakten minimum må inneholde opplysninger om: hvilke produkter som omfattes priser leveringsbetingelser betalingsbetingelser periode muligheter for justeringer/endringer betingelser for oppsigelse UTLEDEDE REVISJONSKRITERIER Ut fra forskrift om offentlige anskaffelser, veileder for kontraktsoppfølging og Gran kommunes økonomireglement har vi formulert følgende revisjonskriterier: Kontraktene må minimum inneholde opplysninger om o Hva leverandøren skal levere - beskrivelse av ytelsen o Hvilken pris som skal betales o Betalingsbetingelser o Kontraktens varighet o Leveringsbetingelser o Muligheter for justeringer/endringer o Mislighold o Adgang/betingelser for oppsigelse Innlandet Revisjon IKS Side 22

23 6.2 DATA BARNEVERN Tabell 6.1 angir i venstre kolonne minimumskravene til innholdet i kontrakter og viser resultatet for de utvalgte kjøpene/ kontraktene for barneverntjenesten. For Barnevernkompetanse AS var det ikke kontrakt med kommunen for For Buttingsrud & Co DA forelå en oppdragsbekreftelse med leveringsvilkår. Tabell 6.1 Minimumskrav/ innhold kontrakter i Barnevernkompetanse AS Ikke kontrakt i 2012 Buttingsrud & Co DA Oppdragsbekreftelse Otrera Beskrivelse ytelsen av Nei i 2013 og 2014 Oppfølging av undersøkelser og tiltaksarbeid i 2013 og oppfølging av undersøkelser i Omfang og hyppighet spesifisert, kan endres etter nærmere/løpende avtale. Løpende bistand saker som gjelder barnevernloven. Konkrete oppdrag avtales i det enkelte tilfelle. Etablering og drift av bofellesskap for 5 enslige mindreårige flyktninger. Beskrevet i konkurransegrunnlag og leverandørens tilbud. Pris - Hvilken pris skal betales? Hvordan beregnes? Nei og 2014: Timepris samt vilkår for godtgjøring av reise og diett. Timepris blir oppgitt for det enkelte oppdraget. Salær beregnes etter medgått tid og sakens kompleksitet. Døgnpris pr plass kan reguleres etter (SSBs konsumprisindeks) skal være innenfor refusjonsordningen fra Bufetat. Betalingsbetingelser Når og hvordan? Nei og 2014: Faktura med timeliste sendes etter den 1. hver måned med 2 ukers betalingsfrist. Fakturering når ferdig saksfremlegg er oversendt fylkesnemnda og når saken er ferdigbehandlet i fylkesnemnda. Avregning ved hvert årsskifte for påbegynte saker. Fakturering etterskuddsvis av produserte tjenester hver måned. Betalingsfrist 30 dager etter utløpet av den måned tjenesten er utført/30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Egne betingelser for sluttfaktura. Varighet Start og opphør for løpende kontrakter Nei og 2014: Fra og med til og med ev videre etter løpende avtale. Fra og med til og med ev videre etter løpende avtale. Rammeavtalen løper til den blir sagt opp, og løpende enkeltoppdrag fullføres med mindre annet avtales særskilt. Det enkelte oppdrag løper fra det tidspunkt det tas kontakt. Avtalen gjelder for en periode på 3 år fra med mulighet for forlengelse i inntil 5 år, for 1 år av gangen. Innlandet Revisjon IKS Side 23

24 Kvalitet Nei og 2014: Leverandøren har ansvaret for oppdragets kvalitet og resultat og at det utføres innenfor avtalte rammer. Kommunen ved barneverntjenestens ledelse har det juridiske ansvaret for utførte oppgaver. Leveringsbetingelser Sted og tidspunkt Mislighold Om leveransen er ikke i samsvar med kontrakten Forsinkelse/kvalitet - Hva skjer? Oppsigelse Hvem har adgang? - Er vilkårene oppgitt? Nei og 2014: Oppdraget utføres hos barnevernstjenesten. Tidspunkt, se over. Nei og 2014: Kommunen tar opp ev mislighold med daglig leder umiddelbart. Mulighet for oppsigelse med 30 dagers varsel. Nei og 2014: Avtalen kan sies opp av begge parter med 30 dagers varsel.. For alle oppdrag skal det være en saksansvarlig advokat. Det er anledning til å få vurdert om oppdraget er utført i overensstemmelse med god advokatskikk. Enkeltoppdragene anses som utført når saken er ferdig behandlet i fylkesnemnda. Klageadgang Det er anledning til å få vurdert om oppdraget er utført i overensstemmelse med god advokatskikk, og til å klage på salærets størrelse. Klager behandles av disiplinærutvalget. Rammeavtalen løper til den blir sagt opp med 1 måneds oppsigelse.. Krav til kvalitet i kontraktens punkt 7.3 med henvisning til leverandørens reviderte tilbud datert , protokoller fra forhandlingsmøte og tilbud av Bestemmelser om partenes samarbeid og gjensidige plikter punkt 6 i avtalen. Kontroll/tilsyn Oppdragsgiver har rett til å foreta tilsyn og kontroll etter punkt 9.1 i kontrakten for å sikre ivaretakelse av beboernes behov og at oppdraget utføres etter avtalen. Oppdragsgiver har innsynsrett i leverandørens systemer for internkontroll og kvalitetssikring og all underliggende dokumentasjon jf. punkt 9.3 i kontrakten. Betalingsmislighold leverandør kan kreve forsinkelsesrente(pkt. 13.1). Leverandørs mislighold; pkt. 15 regler om retting av mangel og erstatning. Begge partene har rett til å kreve heving av avtalen ved vesentlig mislighold. Regler om krav på betaling og erstatning i punkt 17. Innlandet Revisjon IKS Side 24

25 6.2.2 HELSE OG OMSORG Tabell 6.2 angir i venstre kolonne minimumskravene til innholdet i kontrakter og viser i kolonnene 2-6 resultatet for de utvalgte kjøpene/ kontraktene for helse og omsorg. Kontraktene med Auto Plan AS og Mjøsen Bo- og Habilitering inneholder bestemmelser relatert til minimumskravene til innholdet for kontrakter. Kontrakten med Thor Morten Morstad regulerer ikke hva som skjer ved eventuelt mislighold av kontrakten. Kontrakten har heller ikke bestemmelser som regulerer kommunens mulighet for kontroll/tilsyn. Kommunen har ikke løpende kontrakt med Ambio Helse AS, men bestiller direkte ved behov. Pris - og betalingsbetingelser og bestemmelser om mislighold og oppsigelse fremgår av tilbud datert For kjøp før inklusive 2012 har vi ikke fått forelagt dokumenter med tilbudt/ avtalt pris eller andre betingelser knyttet til kjøpet. Kommunens kjøp av plasser på Røysumtunet har ikke vært regulert av kontrakter før i mars 2015, jf. rapportens kapittel Det foreligger derfor ikke informasjon relatert til minimumskravene til innholdet i kontrakter for årene før mars Innlandet Revisjon IKS Side 25

26 TABELL 6.2 Minimumskrav til innholdet i kontrakter Beskrivelse av ytelsen Kvalitet Pris - Hvilken pris skal betales? Hvordan beregnes? Auto Plan AS Ambio Helse AS Røysumtunet Ikke kontrakt Langtidsopphold Leasingavtale - Innleie av vikarer bilmerke og type er sykepleier jf. angitt oppdragsbekreftelsene Kravspesifikasjon Leiebeløp pr termin fremgår. Krav om sykepleier Nei før etter Pristilbud fra Ambio datert Nei _ Thor Morten Morstad Mjøsen Bo og Habilitering Helhetlig bo- og Omsorgstjenester for omsorgstilbud i følge beboer i henhold til vedtak spesifisert i vedtak, 1 og vedlegg kontrakt. 1 fra tidligere kontrakt. Spesifisert hvilke tjenester som inngår. Oppgitt døgnpris som justeres med deflator ved årsskiftet. Ved ekstra ressursbehov vil prisregulering etter avtale. skje Krav til kompetanse og bemanningsressurs. Avtalt månedspris, justering pr 1.juli hvert år i hht. Lønnsoppgjør og årlig pris og indeksregulering øvrige kostnader. på Betalingsbetingelser Når og hvordan? Varighet Start og opphør for løpende kontrakter Forskuddsvis pr måned i minimumsperioden Minimumsperiode 36 måneders varighet. Start og opphørsdato angitt. Nei før etter Fremgår av tilbud : kontant pr 14 dager IA Kommunen har ikke løpende kontrakt med Ambio. Nei Nei Månedlige innbetalinger i henhold til mottatt faktura. 14 dagers betalingsfrist. Avtalen løper til den sies opp, eller dersom bruker selv flytter. Forskuddsvis for 3 mnd med intensjon om forlenging av gjeldende avtale. Innlandet Revisjon IKS Side 26