Organisasjonsplan for Ørsta/Volda Pistolklubb

Transkript

1 Organisasjonsplan for Ørsta/Volda Pistolklubb Idrettslagets logo Vedtatt på årsmøtet 19. februar 2016

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 Innledning... 3 Grunnlagsopplysninger for idrettslaget... 3 Historikk... 3 Idrettslagets formål... 3 Handlingsplan... 4 Idrettslagets organisasjon... 5 Årsmøtet... 5 Hovedstyret... 5 Revisor... 7 Valgkomité... 7 Feltskyting... 7 Baneskyting... 7 Svartkrutt... 7 Medlemmer... 8 Aktivitet... 8 Sikkerheitsreglar... 8 Anlegg... 8 Arrangement... 9 Informasjon... 9 Økonomi... 9 Regnskap... 9 Medlemskontingent... 9 Kiosk... 9 Betaling av rekningar i nettbank... 9 Uttak av kontantar frå kasse Økonomisk utroskap/varslingsplikt Politiattest Dugnad... 10

3 Innledning Dette dokumentet oppsummerer dei beslutningane som er vedtekne av årsmøte og styre i klubben. Organisasjonsplanen er et levende dokument som en kan forandre mellom årsmøtene. Grunnlagsopplysninger for idrettslaget Navn: Ørsta/Volda Pistolklubb Stiftet: Idrett: Skyting med handvåpen Postadresse: Postboks 348, 6151 Ørsta E-postadresse: formann@ovpk.org Bankforbindelser: Sparebank1 Søre Sunnmøre. Hovudbankkonto: Sparebanken Møre. Bankkonto: Internettadresse: Organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret: Anleggsadresse: Ørsta kulturhus og Sollidalen Telefon: Tatt opp som medlem i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite/nif: Ja Registrert tilknytning til Møre og Romsdal idrettskrets Registrert tilknytning til Ørsta idrettsråd Registrert tilknytning til Norges Skytterforbund Registrert tilknytning til Møre og Romsdal skyttarkrets Klubbnummer i NIFs medlemsregister: KL Årsmøtemåned: Mars Historikk Ørsta/Volda Pistolklubb blei stifta den 16. desember Klubben har lokaler i Sollidalen og i Ørsta kulturhus. Idrettslagets formål Ørsta/Volda Pistolklubb skal være en åpen og demokratisk organisasjon der formålet er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) Sørge for at medlemmane kan drive med skyting på ein trygg måte. Arrangere stevner, treninger, begynnarkurs, sikkerheitskurs, dommarkurs. Rekruttere nye medlemmar.

4 Handlingsplan I budsjettet for 2016 fremjar styret dess forslaga. KH=kulturhuset. SD=Pistolklubben sitt anlegg i Sollidalen. Hva Hvordan Hvem Tidsfrist Resultat Toalett KH Gangveg med bru mellom standplassar i Sollidalen Lydanlegg SD Innreide rom ved standplass KH Utbetring av standplass og ny benk KH Kjøpe nye klubbvåpen

5 Idrettslagets organisasjon Organisasjonskart: Årsmøtet Valkomite Revisor Hovudstyret Feltskyting Baneskyting Svartkrutt Årsmøtet Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingenten. Nyinnmeldte medlemmar som ikkje har mottatt krav om medlemskontingent har ikkje stemmerett på første årsmøte etter innmeldinga. Foreldre/foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år. Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet. Hovedstyret Styret består av desse tillitsvalde rollene: Leiar Nestleiar Kasserar Styremedlem/sekretær Tre styremedlemmer Varamedlem Årsmøtet bestemmer kven som skal ha rollene.

6 Styret skal planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. Styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben. iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter stå for lagets daglige ledelse, og representere laget utad. disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett. oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse. Hovedstyret er juridisk ansvarlig for lagets økonomi Hovedstyret er ansvarlig for å sette opp budsjett før årsmøtet. Alle innkjøp skal godkjennes av leiar. Alle fakturaer skal attesteres av den som har bestilt/motteke varen, og kasserar. Det skal tegnes underslagforsikring for de som disponerer kontoene. Leder er klubbens ansikt utad og klubbens representant i møter og forhandlinger står for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene godkjenner utbetalinger sammen med kasserer skal påse at valg, adresseforandringer, oppgaver over medlemmer o.a. som har interesse for/skal sendes inn til krets- og forbund, meldes til overordnede instanser innen gitte frister. skal skrive årsmeldingen som legges frem for årsmøtet. Nestleder fungere som leder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt. bistår leder og danner et lederteam med denne. har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem Sekretær blir utpeika av styret. fører referat over alle styremøter og medlemsmøter. Distribuerer referatet til alle styremedlemmane + varamedlemmane. tar seg av utgående post, distribuerer inngåande post til rett person, og eventuell arkivering. lage møteplan i samsvar med hele styret, distribuere denne til alle styremedlemmer. oppdaterer medlemsregistret, ta seg av inn og utmeldinger. Kasserer disponerer lagets midler og har fullmakt til klubbens bankkontoer har kjennskap til kontoplan og fører regnskap i henhold til denne godkjenner utbetalinger sammen med leder. har til enhver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger opp denne sette opp resultatregnskap ved sesongslutt og påser at dette blir revidert til årsmøtet. betalar ut premiering til eksterne klubbar og eigne medlemmar etter premielistene. er ansvarleg for å fakturere ut medlemskontingenten og følgje opp innbetalinga. Styremedlemmer møter på styrets møter tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets vedtak kan være valgt til spesielle oppgaver, som f.eks. informasjon/web, sosialt-ansvarlig, materialforvalter o.l. Generelt Det er viktig med en riktig arbeidsfordeling som skal ivareta drift og utvikling. Tenk også hele tiden på om organisering av klubben er maksimal operativ.

7 Revisor Revisor består av to tillitsvalde medlemar. Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskapsog revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Valgkomité Valgkomiteen består av leiar to medlemar varamedlem. Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for å sikre drift og funksjonell utvikling av klubben gjennom å rekruttere personer med riktig kompetanse til styret etter nøye vurderinger av medlemsmassen. Ikke minst motivere til å ta ansvar. Valgkomiteen plikter: å vurdere styrets og komiteenes virksomhet, å diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning, å holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og derigjennom få rede på om ønskede personer har kunnskap, tid og interesse for oppdraget, å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer / nomineringer som kommer til å bli foreslått, ved behov å foreslå for styret at passende kandidater får relevant utdannelse for påtenkte oppdrag, før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet, under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag. Gruppene Leiarar for kvar gruppe blir valgt på årsmøtet. Dei må sørgje for at styret mottar all relevant informasjon frå gruppene. Feltskyting Gruppa er ansvarleg for anlegget i Sollidalen, å utarbeide ein plan for dugnadsarbeid og vedlikehald som må utførast i løpet av det komande året, innkjøp av skivemateriell, kioskvarer, og andre nødvendige varer. Baneskyting Gruppa er ansvarleg for anlegget i Ørsta kulturhus, å utarbeide ein plan for dugnadsarbeid og vedlikehald som må utførast i løpet av det komande året, innkjøp av skivemateriell, kioskvarer, og andre nødvendige varer. Svartkrutt Gruppa er ansvarleg for

8 nødvendig dugnadsarbeid før svartkruttstemna, innkjøp av skivemateriell og andre nødvendige varer. Medlemmer Medlemskap i Ørsta/Volda Pistolklubb er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt. Medlemskap kan opphøre ved utmelding, stryking eller eksklusjon. Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. Strykning kan finne sted av medlem som skylder kontingent for mer enn ett år. Medlem som strykes kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side Skyttarar som har vore aktive i annan klubb kan melde seg inn i ØVPK via Min Idrett. Dei må vise bevis for fullført sikkerheitskurs. Dei som er nye i skytesporten må fullføre sikkerheitskurs hos ØVPK før dei kan bli medlemmar. Ved innmelding må medlemmene registrere namn, fødselsdato, adresse, e-post, mobilnr, og ev. namn på føresette. Medlemskontingent blir sendt ut fra klubben sin hovedkasserer, ingen undergrupper sender ut egne regninger. Ørsta/Volda Pistolklubb nyttar NIF sitt medlemsregister. Aktivitet I sommarhalvåret er medlemane aktive i bruken av klubben sin skytebane i Sollidalen og det er organiserte skyteøvingar og konkurransar ved bana. Frå septemer/oktober til april/mai blir det arrangert skyteøvingar og konkurransar ved klubben sin bane på Ørsta kulturhus. Her deltek mange medlemar i den interne konkurransen Vintercupen. Sikkerheitsreglar Våre sikkerheitreglar er oppslått på våre baner og skal etterlevast på alle baner, alle arrangement, alle treningar, enten organisert eller uorganisert. Anlegg Ørsta/Volda Pistolklubb eig skytebane i Sollidalen og leiger skytebane sammen med Hovdebygda og Ørsta skyttarlag i kjellaren av Ørsta kulturhus. Styret kan leige ut baner i deler av den opne tida. Bana i Sollidalen er åpen for klubben sine medlemmer hele året med unntak av heilagdagane 1. påskedag, 1. pinsedag og 1. juledag. Øvingstider blir offentleggjort på klubben sin nettside. Ansvarlig for oppsetting av øvingar er klubben sin formann, men oppgåva kan delegerast. Skyteanlegget i Sollidalen blir administrert av Samarbeidsutvalet. Formann i ØVPK deltek i styret i dette utvalet. Skytetidene ved i Ørsta kulturhus er fordelte mellom laga som leiger bana. Tema som angår begge legetakarar blir styrte av Banenemd for skytebana i Ørsta kulturhus. Formannen og ein person til frå ØVPK deltek i slike møter. Vedlikehaldet av skyteanlegga er organisert av gruppene for Feltskyting og Baneskyting, og blir utført av medlemar på dugnad.

9 Arrangement Ørsta/Volda Pistolklubb arrangerer feltstemne i Sollidalen etter NSF sin terminliste. Normalt er klubben sitt første feltstemne på Kristi Himmelfartsdag. Seinare på sumaren skal det arrangerast fleire feltstemner. På vinteren arrangerer klubben banestemner i Ørsta kulturhus. For at slike arrangement skal fungere, må klubbens medlemmer bidra med dugnadsinnsats både før og under stemna. Informasjon Idrettslaget informerer medlemmene via nettsiden som har adresse: Økonomi Regnskap Hovedstyret er ansvarlig for økonomien ikke gruppeledere eller andre i klubben. Alle inn og utbetalinger skal gå gjennom klubben sin konto, det er ikke lov å sette penger som tilhører klubben inn på personlige kontoer. En skal levere reiseregning/utleggskjema med kvitteringer for å få igjen det en har lagt ut. Følg statens reglement. Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak. Medlemskontingent skal betales for hvert enkelt medlem, da revisor skal kontrollere medlemslister mot regnskap. Eksempel på medlemskontingenter Hovudmedlem 800 Sidemedlem: 440 (klubbandelen) Ungdom/junior: 300 kr Kretskontingenten: 60 kr Forbundskontingenten: 300 kr Fritak for skyttarnytt (for 1 av sambuande medlemmar): 100 kr i fråtrekk Svartkrutt 200 kr i tillegg Innkrevningsrutiner: Faktura sendes ut etter årsmøtet. Første purring nokre dager etter forfall kan klubben stryke medlemmer som ikke har betalt. Kiosk Ørsta/Volda Pistolklubb lager til kiosk ved hvert stemne. Ansvar for kiosken ligger på gruppa som arrangerer stemnet. Kioskkassa skal oppteljast etter kvar dag, og spesifiserast i eit bilag «Sal av kioskvarer», dato, beløp, namn og underskrift. Bilag og kontantar leggjast i kontantkassa. Betaling av rekningar i nettbank For å ha ein viss internkontroll med bankkontoane skal: fakturaer over kr ,- og alle utbetalingar til privatpersonar skal godkjennast av 2 personar frå styret, normalt kasserar og leiar. Dei skal bruke BankID. fakturaer under kr ,- til firma med organisasjonsnr kan betalast ut utan ekstra godkjenning.

10 Uttak av kontantar frå kasse Alt sal av ammunisjon skjer kontant og spesifiserast med dato, namn, beløp og antal skot, og førast i eiga ammunisjonsbok. Kontantane leggast i kassa. Uttak av kassa skal dokumenterast: Uttak av kasse for å setje inn i banken skal teljast opp på eige skjema, og i tillegg spesifiserast med beløp bak i ammunisjonsboka. Kvittering frå innskotsautomat skal festast til skjemaet og leverast kasserar. Uttak av kasse for refusjon av utlegg skal dokumenterast ved original kvittering. På kvitteringa skal det skrivast beløp som er tatt frå kassa, kva varene er brukt til, namn og underskrift. Økonomisk utroskap/varslingsplikt Styret har vedteke internkontroll med sikte på å redusere faren for at nokon i tilknytning til klubben blir frista til å urettmessig tilegne seg penger eller verdier. Politiattest Politiattest skal avkreves av personer som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Med mindreårige menes barn og unge under 18 år. Personer under 18 år skal også avkreves politiattest. Den nedre grense er 15 år. Hva skal idrettslaget gjøre? Styret skal avkreve politiattest av alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Styret er ansvarleg for å oppnevne en person som er ansvarlig for å håndtere ordningen med politiattest i idrettslaget. Det skal også oppnevnes en vararepresentant. Styret må informere om ordningen på idrettslagets hjemmeside. Der skal også navn og kontaktinfo på personene som skal håndtere ordningen i idrettslaget, fremgå. Idrettslaget må fastsette hvilke oppgaver og hvilke personer som er omfattet av ordningen. Den styreoppnevnte skal informere de(n) aktuell(e) personen(e) om at de(n) må ha politiattest. Den styreoppnevnte skal sende inn søknad om politiattest til politiet. Søknaden må undertegnes av søkeren og av den styreoppnevnte. Attesten sendes fra politiet til den enkelte søker. Alle som skal ha politiattest må fremvise attesten for den styreoppnevnte. Den styreoppnevnte skal lagre opplysninger om hvilke personer som er avkrevd politiattest, at attesten er fremvist og dato for fremvisningen. Selve attesten beholdes av søkeren. Idrettslaget skal ikke gi oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming til personer som ikke fremviser politiattest eller som har anmerkninger på attesten. Idrettslaget kan når som helst kontakte NIF for råd og veiledning i disse sakene på telefon eller på e-post til politiattest@idrettsforbundet.no. Dugnad Et idrettslag er avhengig av at medlemmene stiller opp på dugnad.

11 Årsmøtet i klubben kan i særlige tilfeller pålegge medlemmer å stille på dugnad der dette er en forutsetning for at aktiviteten skal kunne gjennomføres og der alternativet er at aktiviteten må legges ned. I så fall vil pålegget måtte gjelde medlemmene.