Innkalling til generalforsamling

Transkript

1 Trollåsen Grendelag Flisveien, Kvernbakken, Sagveien og Sponstubben Innkalling til generalforsamling Tid: Sted: Onsdag 14. April Klokken 19:00 Musikkrommet Vassbonn skole Dagsorden 1. Åpning og konstituering a. Presentasjon av sittende styret b. Opptak av navnefortegnelse c. Valg av ordstyrer d. Valg av referent og 2 medlemmer til å undertegne protokollen e. Spørsmål om generalforsamlingen er lovlig innkalt. 2. Styrets beretning. Se vedlegg Regnskap a. Regnskap for 2009 b. Revisjonsberetning 4. Forslag fra styret a. Trær på grendelagets område har behov for uttynning og kutting. Blant annet omfatter dette området mellom Sagveien og Trollåsveien ved Grendelagshuset. Styret innstiller til å avsette ,- kroner for felling og uttynning av kratt og skog på aktuelle områder (tuntillitsmenn vil også kunne komme med innsill) b. I tråd med tidligere vedtak Sommerfest 5 000,- c. I tråd med tidligere vedtak Skifestival 5 000,- d. Styret innstiller til videre vedlikehold, samt innkjøp av nye mål til fotballbanen. Styret innstiller til at en budsjettpost på avsettes til formålet. e. Vedlikeholdsfond for TV-anlegg; Styret innstiller til at det overføres ytterligere ,- til dette fondet, da det ikke har blitt økt på flere år. Dette får ingen resultatsmessige effekter. f. Styret foreslår at det settes av 10000,- til mulig innleie av korps eller forening for å utføre lettere vedlikeholdsarbeid. Dette kan være ved grendelagshuset, fotballbanen eller andre fellesarealer/områder. g. Grendelagsavgift for 2010 foreslås til kr. 1850,-. Trollåsen Grendelag - Innkalling til generalforsamling 14. April 2010 Side 1 av 13

2 5. Forslag fra beboere. Følgende forslag har kommet inn før frist 15. februar 2010 a. Forslag til 3 vedtektsendringer og en henstilling fra Trine Lise Kolseth, Sagveien 122. Se Vedlegg 2. b. Misstillitsforslag på sittende styre og forslag om tildeling av honorarer til styret. Fra Are Bjøntegaard, Flisveien 56. Se vedlegg 3. c. Forslag til oppgradering av uteområdet ved grendelagshuset Tor Einar og Siv Tove Ophaug, Kvernbakken 33. Se vedlegg Budsjett og valg a. Budsjett for 2010, Se vedlegg 1. b. Valg av styre og vararepresentanter. Se styrets beretning for hvilke personer som er til valg. c. Valg av valgkomité d. Valg av revisor til Trollåsen Grendelag Samtlige dokumenter som relateres til generalforsamlingen er også lagt ut på Det har ikke kommet noen innstilling fra valgkomiteen til styret ennå. Innstillingen vil bli lagt ut på hjemmesiden så raskt den foreligger, senest på generalforsamlingen. Regnskapet er ikke ferdig revidert. Revisjonsrapport vil bli lagt ut på hjemmesiden så raskt den foreligger, senest på generalforsamlingen. Trollåsen Grendelag - Innkalling til generalforsamling 14. April 2010 Side 2 av 13

3 VEDLEGG 1: Styrets beretning for 2009 TROLLÅSEN GRENDELAG 1. Styrets sammensetning Dag Johansen Formann Valgt i 2009 for 2 år Lars Narvestad Sekretær Valgt i 2008 for 2 år Til valg 2010 Trond Amlien Kasserer Valgt i 2009 for 2 år Håvard Polden Eiendom Valgt i 2008 for 2 år Til valg 2010 Marius Giverholt Utlån/Brøyting Valgt i 2009 for 2 år Stein Simensen Tunansvarlig Valgt i 2008 for 2 år Til valg 2010 Brian Kolseth Varamedlem Valgt i 2009 for 1 år Til valg Forretningsfører Styret har selv fungert som forretningsfører for Revisor Grendelagets revisor for regnskap 2009 har vært Silje Malen Solbakken, Kvernbakken Beretning Styret har fulgt opp aktuelle saker fra generalforsamlingen av 30. april Blant oppgavene gjennomført i 2009 nevnes følgende; Opprusting av fotballbane; Det ble foretatt en avretting av banen senhøsten Ellers vil 2 nye mål på 2*3 meter med runde profiler i aluminium bli bestilt i løpet av våren Oppgradering av Tun lekeplassene; I løpet av høsten 2009 ble det gjennomført en større oppgradering av lekeplassene. Det ble gjennomført befaring på samtlige lekeplasser sammen med leverandør i forkant. Det ble innhentet anbud som ble prutet på. Det ble foretatt en prioritering blant de lekeplassene som var i dårligst forfatning med hensyn til total utskifting av lekeapparater. 4 av tunene fikk helt nye lekeapparater, mens det for de andre tunenes del ble foretatt nødvendig rep/vedlikehold, samt nødvendig sandutskifting. For å spare penger, bidro beboerne der hvor lekeapparatene ble skiftet ut, med å rive og kjøre bort gamle apparater. Totalt kom arbeidene på ca kr. Også i etterkant foretok styret en befaring med leverandør for å sikre at det som ble avtalt var gjort. Styret vil ha en ny gjennomgang av øvrige tun inneværende år. Utvidet tilbud fra Canal Digital; Representanter i styret fikk aug-okt 2009 henvendelse fra flere beboere om forhandling av multimedia-pakke som alternativ til dagens TV-pakke. Med bakgrunn i dette ba styret om tilbud fra Canal Digital, dagens leverandør av TV-signaler. Det er pt. kun Canal Digital som har kabel frem til vårt aksesspunkt, og styret gikk flere runder med CD. Tilbud og beskrivelse/forklaring på 2 alternative pakker for Digitale TV-kanaler og Internett ble levert i beboernes postkasser siste helg i November, og lagt ut på grendelagets hjemmesider. Informasjonsmøte om tilbudet ble avholdt 9. desember 2009, med deltakere. Med bakgrunn i blant annet at 95% av de som hadde gitt tilbakemeldinger til styret, ønsket et utvidet felles tilbud fra Canal Digital, innkalte styret til en ekstraordinær generalforsamling for avstemming på tilbudet på Vassbonn Skole den 13. januar Dagen før generalforsamlingen Trollåsen Grendelag - Innkalling til generalforsamling 14. April 2010 Side 3 av 13

4 mottok styret en e-post fra en beboer med en uttalelse fra en advokat i Huseiernes Landsforening. Uttalelsen konkluderte med at ikke er sikkert at flertallet ikke kan pålegge mindretallet å tegne abonnementer på internett og digitale TV-signaler. Styret vedtok derfor i løpet av generalforsamlingen å trekke forslaget fra avstemming med bakgrunn i denne uttalelsen. For styret var det, som tidligere, uaktuelt å bruke jus i prosessen rundt forslaget. Det aller viktigste er og ikke så splid eller motsetninger i grendelaget. Bruk av felles biloppstillingsplass; Det ble avholdt dugnad på denne biloppstillingsplassen høsten 2009, med relativt magert oppmøte. Det vil bli forsøkt å avholde en ny dugnad 1. halvår Styret har hatt en del jobb med å få fjernet vrak, containere, samt russebusser og å identifisere eierløse objekter. Ved generalforsamling i 2009 ble det besluttet å leie inn korps eller forening til ryddearbeider på Biloppstillingsplassen og ved grendelagshuset. Da jobben på biloppstillingsplassen innebar planlagt bruk av motorsag for å fjerne trær tett opp til beboernes eiendeler vurderte styret det som riktig at beboere selv utførte dugnaden. Sommerfest og Skifestival; Det var også for inneværende år satt av midler, kr til sommerfest og kr skifestival. Ingen av arrangementene har blitt avholdt. Det er ikke vært søkt til styret om midler i potten på kr, maks kr pr tun vedrørende ekstra midler for konkrete tiltak på tun de siste 9 månedene. Styret vil derfor foreslå å avvikle den midlertidige ordningen med ekstra tunmidler. Det er allerede til sammen ca ,- i tunkassene. Videre har styret jobbet med andre ad-hoc oppgaver som har dukket opp. Styret har avholdt 7 styremøter. /Styret Trollåsen Grendelag - Innkalling til generalforsamling 14. April 2010 Side 4 av 13

5 Regnskap 2009: Regnskap Regnskap Regnskap Grendelagsavgift 311 av Grendelagsavgift 2008 og purregebyr Brøyting private areal Purregebyr 531 Andre inntekter Renteinntekter Sum inntekter Vann Lys, varme 7738, Vedlikehold Driftskostnader Flisveien 14 (lys, vann, web, forsikring) Driftsmidler Trollåsen Grendelag (eiendeler) Kabel TV Regnskapsfører og revisjon Brøyting Forsikringspremie Tilhenger, Møtekostnader inkl. Styrets møtekostnader Opprusting av fotballbane Skidag/sommeraktivitet Kostnader tun Trivselsfremmende tiltak Etablering av vannpost Trykksaker, kontorrekvisita, porto, lisens Domenenavn og webhotell Oppruste gangveier Avskrevet grendelagsavgift for Diversepost (arbeidkapital styre)radonmåler Rentekostnader og gebyr Sum kostnader Årets resultat Balanse Eiendeler Regnskap Regnskap Regnskap Bank , Utestående fordringer Forskuddsbetaling Sum eiendeler , Gjeld og egenkapital Regnskap Regnskap Regnskap Kortsiktig gjeld Depositum Vedlikeholdsfond for tun (tunkasser) , Vedlikeholdsfond for TV anlegg Annen fri egenkapital , Sum gjeld og egenkapital , Trollåsen Grendelag - Innkalling til generalforsamling 14. April 2010 Side 5 av 13

6 Budsjett 2009: Budsjett Grendelagsavgift Grendelagsavgift Brøyting private areal Purregebyr 500 Andre inntekter 0 Renteinntekter Sum inntekter Vann Lys, varme Vedlikehold Driftskostnader Flisveien 14 (lys, vann, web, forsikring) Driftsmidler Trollåsen Grendelag (eiendeler) Kabel TV Regnskapsfører og revisjon Brøyting Forsikringspremie Tilhenger, 0 Møtekostnader inkl. Styrets møtekostnader Opprusting av fotballbane Skidag/sommeraktivitet 0 Kostnader tun Trykksaker, kontorrekvisita, porto, lisens Domenenavn og webhotell Oppruste gangveier 0 0 Diversepost (arbeidkapital styre) Rentekostnader og gebyr 200 Sum kostnader Årets resultat Trollåsen Grendelag - Innkalling til generalforsamling 14. April 2010 Side 6 av 13

7 Oversikt Tun Pr KR SETTES AV PER HUSSTAND I 2009 Disponibelt per Avsetning fra Disponibelt for Brukt så langt Brukt så langt Disponibelt per TUN MEDLEMMER F1 T1 F2 T2 ANT grendelagsavgift 2009 i 2009 i TUN01 Spon , , ,00 0, ,00 TUN02 Spon , , , , ,20 TUN03 Spon , , ,00 0, ,00 TUN04 Spon , , ,00 0, ,00 TUN05 Sag , , , , ,00 TUN06 Sag , , ,00 0, , ,00 TUN07 Sag og , , , , ,90 TUN08 Flis , , , , ,45 TUN09 Flis , , , , ,00 TUN10 Sag , , ,35 756, ,75 TUN11 Sag , , ,00 0, ,00 TUN12 Sag , , ,10 0, ,10 TUN13 Sag , , ,50 0, ,50 TUN14 Flis , , , , ,30 TUN15 Kvern , , ,00 0, ,00 TUN16 Kvern , , , , ,80 TUN17 Sag og , , , , ,72 314, , , , , , ,72 Trollåsen Grendelag - Innkalling til generalforsamling 14. April 2010 Side 7 av 13

8 VEDLEGG 2: 1. Ønske om endring i Vedtektene 2 2 Formål 2-1 Ansvar: Grendelagets formål skal være å ivareta medlemmenes interesser og sikkherhet. Dette kan gjelde følgende: disponering, vedlikehold og drift av fellesareal, lekeplasser, barnepark, snebrøyting, privat veilys, varmekabel på felles vannledning, og å tilrettelegge infrastrukturen for kjøp av tjenester som for eksempel TV kanaler, internett, telefon, strøm eller lignende. 2-2 Ansvarsavgrensinger: Grendelaget er partipolitisk uavhengig. Grendelaget skal ikke kunne pålegge medlemmene å kjøpe bruksprodukter eller å pålegge kjøp av produkter fra bestemte tilbydere. * Foreslått endring er ment å ivareta at de enkelte huseiere har kjøpefrihet i valg av produkter til eget bruk innenfor husets 4 vegger. 2. Ønske om endring i Vedtektene 5 5. Generalforsamling Grendelagets øverste organ er generalforsamlingen, som skal avholdes hvert år innen utgangen av april. Ekstraordinær generalforsamling avholdes etter vedtak i styret eller hvis 1/10 av Grendelagets medlemmer krever det. Innkalling til generalforsamling finner sted ved styrets formann, med minst 3 ukers varsel. På generalforsamlingen har hver hjemmelsinnehaver 1 stemme, dog begrenset til totalt 1 stemme pr. hus. Et medlem kan ved skriftlig fullmakt la seg representere ved et annet medlem. Intet medlem kan dog møte med mer enn en fullmakt. Styret tillater forhåndsstemme. En forhåndsstemme skal avgis skriftlig til styremedlem, og senest 2 dager før aktuell generalforsamling. Saker som et medlem ønsker behandlet på den ordinære generalforsamling, skal nevnes i innkallingen. Krav om å få behandlet en sak på den ordinære generalforsamling må være mottatt av styret senest 15. februar. * Foreslått endring er ment å ivareta at det blir enklere for alle medlemmer i Grendelaget å avgi stemmer, tross evt. fysisk og/eller psykisk grunn til fravær under selve Grendelagsmøtet. Trollåsen Grendelag - Innkalling til generalforsamling 14. April 2010 Side 8 av 13

9 3. Ønske om nytt område i vedtektene x Beslutningsmyndighet Flertallskrav og særlige begrensninger i Grendelagets myndighet Med de unntak som følger av loven eller vedtektene fattes alle beslutninger av grendelagsmøte med vanlig flertall av de avgitte stemmer. x-1 Krav om to tredjedels stemmer Det kreves minst to tredjedeler av de avgitte stemmer i sameiermøtet for vedtak om: a) omgjøring av fellesarealer til nye bruksenheter eller utvidelse av eksisterende bruksenheter b) tiltak som har sammenheng med medlemmenes bo- eller bruksinteresser og som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, når tiltaket fører med seg økonomisk ansvar eller utlegg for medlemmene på mer enn 10 prosent av de årlige fellesutgiftene. c) vedtektsendringer x-2 Styrets beslutningsmyndighet Avgjørelser som kan tas av et vanlig flertall i sameiermøte, kan også tas av styret om ikke annet følger av lov eller vedtekter eller sameiermøtets vedtak i det enkelte tilfelle. x-3 Mindretallsvern Grendelagsmøtet og/eller styret kan ikke treffe beslutning som er egnet til å gi visse medlemmer en urimelig fordel på andre medlemmers bekostning * Foreslått endring er ment å ivareta medlemmenes interesser og gi mindretallsvern. Dette er beskrevet i eieseksjonsloven 30 - som er lovverket som er ment å ivareta fellesskap mest likt vårt eget grendelag, - og som advokatene sammenligner oss med. 4. Et forslag med hensikt å tydeliggjøre informasjon til Grendelagets medlemmer Dessverre er det mange i vårt Grendelag som ikke leser all informasjon som kommer i postkasser. Informasjon rundt tilbud og avstemning for Canal Digital er et skremmende eksempel på missforståelse av budskapet. Svært mange i vårt Grendelag hadde lest dette som en "markedsføring/tilbud" av en mulig tjeneste, og forsto ikke at det ville få økonomisk konsekvens om de ikke engasjerte seg. Jeg foreslår at vi øverst på informasjonsskrivene gjør oppmerksom på om det er en informasjon, tilbud eller avstemning med økonomisk konsekvens. * Forslaget er ment som diskusjonstema for å sikre å ivareta medlemmenes interesser. Med vennlig hilsen Trine Lise Kolseth Sagveien 122, 1414 Trollåsen Trollåsen Grendelag - Innkalling til generalforsamling 14. April 2010 Side 9 av 13

10 VEDLEGG 3: Fra Are Bjøntegaard, Flisveien 56: 1. Misstillitsforslag på sittende styre I lys av ekstraordinær generalforsamling der sak om Canal digital abbonement ble behandlet, fremmer undertegende misstillitsforslag på sittende styre. Misstillitsforslaget er begrunnet i følgende; a) Styret ble i forkant av informasjonsmøte avholdt 9.desember 2009, gjentatte ganger gjort oppmerksom på at vedkommende sak lå utenfor vedtektene og dermed også styrets mandat b) Undertegende fikk dessuten telefon fra styrets formann med beskjed om å ikke starte noen form for "mot-kampanje" c) Styret hadde påstått kontakt med totalt 5 advokater/jurister for å avdekke lovligheten i pålegget om abbonement - styret ved leder trakk denne påstanden tilbake på ekstraordinær generalforsamling d) Styret valgte ikke å innkalle varamedlem Brian, til tross for frafall av ordinær styremedlem til styremøte 12.januar - tilsynelatende fordi han representerte en annen mening enn resterende, sittende styre. Han ble irettesatt av flere av styrets medlemmer som illojal, inhabil m.m. Med bakgrunn i håndteringen av overnevnte sak, stiller jeg misstillitsforslag til sittende styre. Grendelaget er et diplomati, hvor lydhørhet overfor medlemmene er essensielt og avgjørende for at grendelaget skal ha en misjon ut over kollektive avtaler om brøyting, TV signaler og vedlikehold av fellesarealer. Styrets kommentar: Representanter i styret fikk aug-okt 2009 henvendelse fra flere beboere om et ønske om forhandling av multimedia-pakke som alternativ til dagens TV-pakke. Med bakgrunn i dette ba styret om tilbud fra Canal Digital (CD), dagens leverandør av TVsignaler. Det er pt. kun CD som har kabel frem til vårt aksesspunkt, og styret gikk flere runder med CD. Informasjonsskriv med tilbud på 2 alternative pakker for digitale TV-kanaler og Internett ble levert i beboernes postkasser siste helg i november, og lagt ut på grendelagets hjemmesider. Informasjonsmøte om tilbudet ble avholdt 9. desember 2009, med deltakere. Innstilleren av mistillitsforslaget henvendte seg til flere av styrets medlemmer i tiden rundt informasjonsmøtet, og hevdet at styret ikke hadde mandat til å fremme et slikt forslag med bakgrunn i vedtektene. Innstilleren ga utrykk for at styret kun har mandat til forhold som berører TV-signaler i kabel-tv anlegget. Siden teknologien har utviklet kabel-tv anlegget til et signalanlegg for TV, internett og telefoni vurderte styret at forslaget ikke stred med vedtektene. I tillegg hadde ca 10 andre grendelag/sameier bare i Oppegård kommune inngått liknende avtaler med Canal Digital de siste par årene, med stor grad av tilfredshet blant beboere i disse grendelagene/sameiene. Styret kontaktet to grendelag og fikk bekreftet dette av de aktuelle styrer. Et av styrets medlemmer hadde samtaler med flere advokater i sakens anledning. Rådene medlemmet fikk var at et slikt forslag ikke automatisk stred mot vedtektene, men at dette var noe som beboerne kunne vurdere. Styret innkalte til ekstraordinær generalforsamling på Vassbonn Skole den 13. januar 2010 for avstemming på tilbudet, med basis i at 95% av de som hadde gitt tilbakemeldinger, (139 medlemmer), ønsket et utvidet felles tilbud fra Canal Digital. Dagen før generalforsamlingen mottok styret en e-post fra en beboer med en uttalelse fra en advokat i Huseiernes Landsforening. Uttalelsen konkluderte med at det er en usikkerhet i om et flertall kan pålegge et mindretall å tegne abonnementer på internett og digitale TV-signaler. En mer fullstendig uttalelse fra Huseiernes landsforbund ble av styret mottatt samme ettermiddag som generalforsamlingen. Styret vedtok å trekke forslaget fra avstemming med bakgrunn i denne uttalelsen. For styret var det uaktuelt å starte en juridisk prosess mellom styret og beboere for presse igjennom et Trollåsen Grendelag - Innkalling til generalforsamling 14. April 2010 Side 10 av 13

11 forslag. Det siste styret ønsker er å skape motsetninger i grendelaget. Det stemmes over mistillitsforslaget. 2. Forslag om tildeling av honorarer til styret For å tiltrekke seg de beste personer til verv i grendelagets styre, foreslår undertegende at det opprettes honorarer til styrets medlemmer. Undertegende foreslår følgende satser. Formann 6000 Kasserer 5000 Styremedlem Styremedlem Styremedlem Varamedlem 1 (dersom et varamedlem stiller til styremøter, får vedkommende en del av honoraret per møte, tilsvarende honorar til styremedlem delt på antall styremøter per styremøte.) Varamedlem 2 (dersom et varamedlem stiller til styremøter, får vedkommende en del av honoraret per møte, tilsvarende honorar til styremedlem delt på antall styremøter per styremøte.) Totalt må det med bakgrunn i forslaget avsettes ,- Det stemmes over forslaget. Trollåsen Grendelag - Innkalling til generalforsamling 14. April 2010 Side 11 av 13

12 VEDLEGG 4: Tor Einar og Siv Tove Ophaug Kvernbakken Trollåsen Til Styret i Trollåsen Grendelag v/ styrer Dag Johansen Trollåsen FORSLAG TIL GENERALFORSAMLING / ÅRSMØTE I TROLLÅSEN GRENDELAG VÅREN 2010 Vi vil med dette fremme forslag om at det settes av tilstrekkelige midler til oppgradering av uteområdet ved Grendelagshuset. Der er det blitt skikkelig stusselig de siste to-tre årene. Det er heller ikke avholdt dugnad der på noen år. Vi kan heller ikke se at noen andre, det være seg idrettslag e.l., har ryddet opp uteområdet. Ble ikke dette vedtatt på generalforsamlingen 2009? Vi foreslår at det bevilges kr ,- til innkjøp av større lekestativ, rive ødelagt (og farlig?) lekehus og innkjøp av nye "småleker" (bøtter, spader, biler etc.). Skulle ikke kr ,- være nok, så foreslår vi at styret finner ut hvor store midler som må til i god tid før generalforsamling, slik at dette ikke blir utsatt enda et år... Med vennlig hilsen Tor Einar Ophaug Trollåsen Grendelag - Innkalling til generalforsamling 14. April 2010 Side 12 av 13

13 Ordinær generalforsamling 2010 Fullmakten tas med til generalforsamlingen. Kun en fullmakt per husstand. Navn: Adresse: Gir herved: (Navn) (Adresse) Fullmakt til å representere meg / mine oss / våre interesser på den ordinære generalforsamlingen i Trollåsen Grendelag, 14. April Trollåsen den Underskrift Ordinær generalforsamling Kun en erklæring for hver husstand Erklæring om deltagelse Navn: Adresse: Deltar på den ordinære generalforsamlingen i Trollåsen Grendelag, 14. April Underskrift Trollåsen Grendelag - Innkalling til generalforsamling 14. April 2010 Side 13 av 13