TILDELING AV TID TIL TRENING OG ARRANGEMENT I IDRETTS- OG SVØMMEHALLENE I SANDNES SESONGEN

Transkript

1 Til søkere av kommunale idretts og svømmehaller I flg. liste Sandnes, Deres ref.: Vår ref : OWS Saksbehandler: Odd Willy Støve Arkivkode : TILDELING AV TID TIL TRENING OG ARRANGEMENT I IDRETTS- OG SVØMMEHALLENE I SANDNES SESONGEN Herved oversendes oversikt over fordelt treningstid og tildelt tid til arrangementer i Giskehallen, Riskahallen, Figgjohallen, Lurahallen, Austråtthallen, Sørbøhallen, Hanahallen og Vågen idrettshall. Det kan oppstå situasjoner hvor Sandnes kommune i etterkant må foreta justeringer på vedlagte oppsett. Dette skal da gjøres unntaks vis og i samarbeid med de berørte parter. Sandneshallen: Det har vært en separat søknsrunde om treningstider i Sandneshallen. Publisering av tildelte tider vil komme på hjemmesidene til Tildelte treningstider og arrangementstider finnes på Sandnes kommunes hjemmesider. Klikk på link eller gå inn på: Sandnes.kommune.no/Kultur og Fritid/Idrettsanlegg/idrettshaller. Tildeling av tid til arrangement. Samtlige søkere bes kontrollere at tildelt dato, klokke og hall er korrekt. Særkretsene disponerer det meste av tiden på lørdager og søndager for avvikling av seriekamper. Følgende forkortelser er brukt i arrangementslisten: RSVN RBK RBBK RMBK RVBK - Norges håndballforbund Region Sør-Vest Norge - Rogaland bandykrets - Rogaland basketballkrets - Rogaland mosjons og bedriftsidrettskrets - Rogaland volleyballkrets Husk at tildelt tid til arrangement går foran tildelt tid til trening. Søkere må selv kontrollere om det er lagt inn arrangement i egen treningstid og varsle sine grupper om treninger som utgår. Tildeling av tid til fast trening. Bymiljø tildeler tid til fast trening etter samråd og innstilling fra idrettsrådet. Lag som ikke er tildelt tid i idrettshallene, blir vurdert tildelt tid i gymnastikksalene. Følgende momenter er vektlagt ved fordeling: bydelstilhørighet, type aktivitet, alder, nivå. Aktivitet i regi av NIF er prioritert. Adresse: Bymiljø, Hoveveien 30, Sandnes. Telefon Postadresse: Postboks 583, 4305 Sandnes

2 Ved Vågen idrettshall er det prioritert etter spesielle tildelingskriterer. I.h.t. egen avtale er om lag 40 % av tilgjengelig treningstid fordelt til Sandnes turnforening. Resterende tid i Vågen idrettshall er prioritert til idrettslag/grupper som driver på høyt idrettslig nivå. Det forutsettes at tildelte treningstider i Vågen benyttes til i.h.t. til kriteriene. Vi gjør også oppmerksom på at treningstidene i Vågen idrettshall for sesongen 2013/2014 er justert 30 min. frem i tid og er nå mellom 16:00 og 22:00. Søknadene om treningstid vitner om stor aktivitet i grupper og lag. Dekningsgraden på idrettshallene er betydelig mindre enn hva som fremgår av søknadene. Lagenes ønsker om treningstid overstiger m.a.o. det antall timer som står til rådighet. Det er derfor dessverre ikke rom for å tildele alle lag ønsket tid. De fleste innen bedriftsidrett, samt lag og foreninger som faller utenfor den organiserte idretten har kommunen i samråd med idrettsrådet ikke funnet å kunne prioritere med bakgrunn i den manglende kapasiteten vi har i hallene. Foruten å vurdere søknad, rapporterte opplysninger gjennom idrettsregistreringen til NIF og type aktivitet er det forsøkt å legge vekt på lagenes tilhørighet og å gi rom for et allsidig aktivitetstilbud. Gode treningstider er det knapphet på og tildeling av treningstid vil aldri kunne gjøres slik at det oppfattes som 100 % rettferdig for alle våre brukere. Det er imidlertid etter beste evne forsøkt å lage en fordeling som gjenspeiler medlemmer og aktivitetsfordeling mellom idrettslagene, samt ta hensyn til haller med spesielle tildelingskriterier. Det vil kontrolleres jevnlig at de tildelte tidene benyttes av et tilstrekkelig antall utøvere til den forutsatte aktivitet. Lagene skal gi fra seg tid som ikke kan benyttes av tilstrekkelig antall utøvere. Idrettsrådet i Sandnes ønsker klubber, lag og grupper lykke til med trening og arrangementer i kommende sesong. Klage på vedtak Klage på tildeling kan rettes skriftlig til kommunen innen 3 uker etter varslet vedtak. Klagen vurderes administrativt av Bymiljø i samråd med idrettsrådet. Alle lag som er tildelt fast treningstid i hallene, skal før treningstiden tas i bruk, levere komplett liste over hvilke lag som trener på de ulike klokkeslettene, samt kontaktperson på hver treningsgruppe med telefon og e-post. Listen leveres halleder i den enkelte hall. Lagene kan på eget initiativ forsøke å bytte treningstider med andre klubber. Melding om bytte skal da gis kommunen. Treningstid i idrettshallene forutsettes prioritert av idrettslagene til innendørsidrettene. Husk at tildelt tid til arrangement går foran tildelt tid til trening. Nye arrangementer kan også komme i løpet av året. Dette vil bli varslet av kommunen, men idrettslaget er ansvarlig for å varsle sine grupper om treninger som utgår p.g.a. arrangementer. Tildelingen gjelder følgende tidsrom: Idretts- og svømmehallene åpner for trening 19/ Tildelingen i idrettshallene gjelder til og med 02/ Tildeling i svømmehallene gjelder til 22/ Dette er også siste dag for offentlig bading. Høstferien, juleferien, påskeferien og vinterferien er stengt for ordinær trening. Feriene (utenom helligdager) kan åpnes for arrangementer etter særskilt søknad. Side 2 av 7

3 Det vil bli anledning til å søke om å trene i perioden 05/5 22/ Info og søknadsskjema sendes ut medio mars Av økonomiske og praktiske hensyn vil en da søke å komprimere brukstiden. Alle svømme- og idrettshaller er stengt på offentlige høytidsdager. Ledig tid: Det vil bli en del ledig tid i helgene når de enkelte særkretser har satt opp endelige terminlister. Lag og foreninger kan da henvende seg til Bymiljø for å leie ledig tid til arrangement ol. Betingelser for tildeling av tid i hallene. Gjelder all tildeling Leietaker er ansvarlig for at all aktivitet foregår på en trygg måte. Treningssko som setter merke i gulv er ikke tillatt brukt. Ved behov kan leier pålegges å moppe arealer. Utstyr skal ryddes på plass etter bruk. Boss skal kastes i bossbøtter. Tildelt brukstid som ikke skal benyttes meldes til utleier snarest, og senest 1 uke før. Dette gjelder også treningstid. Det skal ikke foregå ballspill andre steder enn selve idrettshallen. Særskilte betingelser for tildeling av tid i svømmehaller. Alle som bruker svømmehallen skal skrive seg inn i loggen, antall, tid og underskrevet av godkjent livredder. Nye trenere/ledere må kontakte betjening for opplæring av sikkerhetsregler, brann / alarmrutiner i svømmehall. Alle skal levere godkjent sikkerhet og ansvarserklæring. Kontakt betjening for skjema. Svømmehallen skal ryddes før en forlater den etter endt brukstid. Mat/spising etc er forbudt både langs basseng og på tribuner. Det skal ikke være rester i basseng eller langs kanter. Drikkeflasker skal være i plast og ryddes etter bruk. Ikke knuselig materiale brukes i svømmehall/våtsoner Oppvaring/organisert trening på tribuner under publikumstid tillates ikke. Alle skal ha skikkelig kroppsvask før de går i bassenget/ Leder/trener ansvarlig for at dette blir utført skikkelig. Husk at god kroppsvask kan redusere mengden klor i bassenget betydelig noe som har stor innvirkning på egne treningsforhold. Det kan være særskilte betingelser i ulike svømmehaller som komplimenterer denne listen. Anvisninger fra aktuelle halledere må følges. Særskilte betingelser for bruk av klister i idrettshallene. KLISTER: Nytt oppdatert regelverk innføres fra oppstart sesong 2013/2014(se vedlegg). Dette er utabeidet av Håndballregionen, klubbene og kommunene i felleskap. Det er tillatt brukt fra seniorklasse og ned til 15 års klasse. Kun Select ProfCare på boks er tillatt brukt. Arrangør plikter å se til at lagene etterkommer regel om klisterbruk. Ved overtredelse av reglementet vil straffegebyr bli påført arrangør. Det vil også kunne føre til utestengelse av håndballaktivitetene. Klubbene er ansvarlige for å utarbeide egne rutiner knyttet til bruk av klister etter trening og kamp. I rutinene skal garderober, dører, håndtak og andre aktuelle områder hvor det kan være klister inspiseres og klister fjernes. Side 3 av 7

4 Klubbene må arbeide for mer bevissthet rundt bruken av klister samt begrense/eliminere all bruk som er utenfor banen. Som ledd i innføring av nytt reglement har kommunen kjøpt inn klistertraller til alle hallene som skal benyttes hver gang klister benyttes. All klister skal oppbevares i trallene og all påføring av klister skal være ved trallen. Klister skal fjernes fra hender før spillerne går i garderobene. Tilgjengelige klisterstasjoner/traller skal benyttes. Hva aktsepteres / aktseperes ikke: Det skal ikke være klaser med klister på gulvet. Det skal ikke være store ansamlinger i målgårder eller ved sekretariat. Klister skal ikke forekomme utenfor banen eller på ballkorger. Klisterreglementet skal alltid følges. Sporadiske merker etter balltreff eller fall aksepteres på banen. Ved store ansamlinger i et begrenset område skal klisteret fjernes. Tilgrisede baller belagt med flere lag klister tillates ikke. Utplasserte ballrensere skal benyttes. Kontakt hallbetjeningen for veiledning og utstyr/materiell. Meld fra om mangelfullt utstyr. Gjelder større arrangementer Leietaker skal ta kontakt med servicepersonell i idrettshallen senest 2 uker før arrangementet skal avholdes, for å avklare detaljer (se liste over kontaktpersoner nedenfor). Det forutsettes at leietager sørger for nødvendig vakthold (ordensvakt, parkeringsvakt, garderobevakt, billettselger og lignende). For øvrig vises til Regler for Sandnes kommunes idrettshaller. Disse ligger på kommunens hjemmesider og er vedlagt tildelingsbrevet. For arrangementer hvor det er dyr i hallene, vil en pålegge og utføre ekstra vask. Dette vil også kunne pålegges ved andre arrangementer. Ekstra vask skal bekostes av leietager. Betalingsregler: UNNTATT BETALINGSLEIE Følgende virksomhet er unntatt betalingsreglene innenfor de faste åpningstider(se regelverk/serviceerklæringer for hver enkelt anleggstype): Terminfestede seriekamper og arrangementer i regi av organisasjonsledd i Norges idrettsforbund og Norges olympiske komite (NIF/NOK). Kommunalt drevne grunnskoler i Sandnes. Fysisk aktivitet, turneringer, kamper, trening som søkes av frivillige lag og organisasjoner hjemmehørende/registrert i Sandnes kommune. Møte og kursvirksomhet i idrettsanleggenes møterom, som søkes av frivillige lag og organisasjoner hjemmehørende/registrert i Sandnes kommune. Faste åpningstider: hverdager (08:00 15:00 (15.30) skolebruk) Side 4 av 7

5 lørdag søndag Vågen idrettshall: hverdager (Vågen VGS disponerer hall på dagtid) lørdag søndag Ved seriespill er åpningstidspunkt satt til 30 minutt før kampstart og lukketidspunkt 30 minutt etter kampslutt. Unntaket er Vågen idrettshall hvor hallen er tilgjengelig 1 time før- og en time etter kampslutt. Tørrhallene er i utgangspunkt kun betjent i.h.t. oppsatt arrangementsplan eller i.h.t. de ulike forbunds terminlister. All leietakere utenom åpningstidene og på høytidsdager vil måtte betale kr. 600,- i leieutgifter pr. time i idrettshall, og kr. 800,- i leieutgifter pr. time i svømmehall. Alle kamper og arrangementer som avholdes i hallene i Sandnes må forholde seg til åpningstidene som er fastsatt eller etter egne avtaler som det fremgår av tildelingen som publiseres på nett. Det vil si at kampstart og kampslutt må ta hensyn til klargjøringstid og rydd/dusj etter endt kamp. Evt. bruk ut over ordinære åpningstider vil etterfaktureres. Betalingsreglene finnes her: Salgsrettigheter: Salgsrettighetene i hallene er tildelt Figgjo idrettslag (Figgjohallen), Lura Bydelshus (Lurahallenkafeen i bydelshuset), Hana idrettslag (Hanahallen) og Austrått idrettslag (Austråtthallen). Salgsrettighetene i Giskehallen, Riskahallen, Sørbøhallen og Vågen idrettshall kan tildeles den enkelte arrangør. Søknad om bruk av kafeen på Lura bydelshus rettes til bydelshuset tlf Brann Trenere/ledere er ansvarlige for å sette seg inn i anleggets gjeldende branninstrukser og bistå hallbetjeningen ved evakuering av bygget. Ta kontakt med hallbetjening for nærmere instrukser. Nyttige kontaktpersoner: Spørsmål vedrørende leie av hall, eller eventuelle spørsmål i forbindelse med arrangementslisten eller oppsatte treningstider rettes til forvalter av idretts- og svømmehaller Odd Willy Støve eller e post: odd.willy.stove@sandnes.kommune.no Giskehallen svømme og idrettshall: (Ny leder fra jan 2013) Halleder, Helene Skretting Bjørnsen, telefon / E post : giskehallen@sandnes.kommune.no Side 5 av 7

6 Riskahallen svømme- og idrettshall: Halleder, Hilde Larsen, telefon E post: riskahallen@sandnes.kommune.no Figgjohallen: Vaktmester, Jan Terje Hetland, telefon E post: figgjohuset@bluezone.no Austråtthallen: Hallansvarlig Bjørn Sunde Austrått IL telefon: Vaktmester, Audun Midtun telefon Lurahallen: E-post: lurahallen@sandnes.kommune.no Sørbøhallen: E post: sorbohallen@sandnes.kommune.no Hanahallen: E post: hanahallen@sandnes.kommune.no Vågen idrettshall: E post: anders.lothe@sandnes.kommune.no Sandneshallen: Lykke til med sesongen! Med vennlig hilsen Odd Willy Støve Bymiljø forvalter idrettsog svømmehaller Ane Eikehaugen Bymiljø Seksjonsleder Idrett- og friluftsliv Side 6 av 7

7 Vedlegg: Kopi: Regler for bruk av idretts- og svømmehaller Betalingsregler for leie av idrettshaller (nett) Arrangementslister/treningstider (på nett) Regler for bruk av klister i kommunens idrettshaller Regler Sandnes kommunes bassengbad Idrettsrådet i Sandnes Servicekontoret Hallene Idrett og landskapsdrift Vågen videregående Side 7 av 7