REGISTRERING AV INVENTAR

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON AV REGISTRERING AV INVENTAR OG UTSTYR ROGALAND FYLKESKOMMUNE JANUAR 2010

2 Forsidefoto: Stock Exchng

3 INNHOLD Denne rapportens målgrupper er kontroll- og kvalitetsutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og fylkesrådmannens kommentarer 2. Hovedrapporten med innledning, fakta og vurderinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 8 Rapporten Innledning Formål og problemstillinger Revisjonskriterier og metode Faktabeskrivelse Registreringsreglementet Registreringsverktøyet De videregående skolene Sentraladministrasjonen Vurderinger og anbefalinger Registreringsreglementet og -verktøyet Registrering status og rutiner Vedlegg Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

4 SAMMENDRAG Prosjektets formål er, slik det ble vedtatt av kontroll- og kvalitetsutvalget, å vurdere oppfølging av retningslinjer for registrering av inventar og utstyr i Rogaland fylkeskommune. I tillegg til formålet, framgår det av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Hvordan har retningslinjene blitt fulgt opp av fylkeskommunen, sentralt og lokalt i virksomhetene, og hva er status på registreringsarbeidet? Gitt at det avdekkes mangler i gjennomføringen av retningslinjene: o Hva vil eventuelt være konsekvensene dersom de ikke følges? o Hva er årsakene til at retningslinjene eventuelt ikke følges? o Hvilke forbedringer kan eventuelt gjøres med hensyn til justering av retningslinjene eller praktiseringen av dem? Vi har i vår undersøkelse benyttet en kombinasjon av intervjuer, dokumentgranskning og fysiske kontroller på stikkprøvebasis. Hvordan har retningslinjene blitt fulgt opp av fylkeskommunen, sentralt og lokalt i virksomhetene, og hva er status på registreringsarbeidet? Når det gjelder status for registreringen, har vi valgt å skille mellom to faser: 1) Registrering av eksisterende inventar og utstyr i forbindelse med implementeringen av registreringsverktøyet Sats Rom og utstyr, også kalt masseregistrering 2) Løpende registrering av anskaffelser og avhendelser i tiden etter masseregistreringen. Våre kontroller tyder på at masseregistreringen av utstyr i det alt vesentlige er komplett. Dette gjelder både sentralt i administrasjonen og ute i de videregående skolene. Riktignok viser rapporter at registreringen beløpsmessig varierer svært fra den ene virksomheten til den andre, men dette har trolig helt naturlige årsaker. For det første er det høyst forskjellig hva de enkelte skolene har av inventar og utstyr. En skole som kun tilbyr studiespesialisering, vil i de fleste tilfeller ha atskillig mindre utstyr enn en skole som har yrkesfaglige studieretninger, og behovet for utstyr vil også kunne variere mellom yrkesutdanningene. Den andre forklaringen er at gammelt utstyr ble registrert med forskjellige verdier. Noen valgte å registrere utstyret til gjenanskaffelseskost, det vil si den prisen det ville koste å anskaffe tilsvarende utstyr på registreringstidspunktet. Andre registrerte utstyret, men unnlot å sette en verdi på det, da det var gammelt og vanskelig å verdsette. Atter andre har lagt seg et sted midt imellom. Resultatet er stor variasjon i verdivurderingen. Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

5 Med hensyn til løpende registrering av tilgang og avgang, er resultatene av våre stikkprøver blandet. I fylkeskommunen sentralt skal det ikke være registrert noe etter at masseregistreringen ble fullført. Unntatt fra dette er IT-utstyr og kunst. I de videregående skolene vi undersøkte, var det i de fleste tilfeller etablert rutiner for registrering. Våre stikkprøver avdekket imidlertid at praksis varierte fra at noen få var tilnærmet à jour med registrering av anskaffelser, mens de fleste av ulike årsaker var på etterskudd. I den grad det var foretatt noen registrering, gjaldt det anskaffelser. Inventar og utstyr som måtte ha blitt flyttet, solgt eller avhendet på annen måte, har ikke blitt registrert. Det må her skytes inn at salg eller annen avhendelse ser ut til å forekomme relativt sjelden. Konklusjon: Registrering av inventar og utstyr som eksisterte på tidspunktet for masseregistrering, ser ut til å være fullstendig. Registrering av anskaffelser etter masseregistreringen er til dels mangelfull. Registrering av eventuelt salg eller andre former for avhendelse, samt registrering av utstyr som er flyttet, er i hovedsak fraværende. Hva er konsekvensene av at retningslinjene eventuelt ikke følges? Hvilke konsekvenser det har at regelverket ikke følges, er avhengig av hvilken risiko som finnes for at det skal oppstå feil eller uheldige omstendigheter. Denne risikoen er etter vår vurdering sterkt knyttet til hvilket utstyr det dreier seg om. Når det gjelder vanlig kontorinventar eller vanlig klasseromsinnredning, er det trolig relativt lav risiko forbundet med dette. Etter det vi får opplyst, er et register over inventar ingen kritisk faktor i forbindelse med inngåelse av forsikringsavtaler eller ved et eventuelt forsikringsoppgjør. Inventar forsikres én bloc, og et register vil kun være et hjelpemiddel i det å utarbeide oversikter over eventuelt tapt utstyr. Vanlige klasserom og vanlige kontorer som er standard utstyrt, er enkle å rekonstruere med hensyn til hva de har inneholdt av inventar og utstyr. Etter vår oppfatning er det også lav mislighetsrisiko knyttet til ordinært inventar. Med hensyn til ulike typer teknisk utstyr som brukes ved de yrkesfaglige studieretningene, sportsutstyr som benyttes på idrettslinjene etc., er nok risikoen en annen. Denne type utstyr er mye mer utsatt for å bli brukt privat av både elever eller lærere, i form av lån eller ved at det fjernes permanent. Utstyret kan også ofte være svært verdifullt. I mange tilfeller flyttes dette utstyret også mer rundt enn vanlig inventar, slik at det er vanskeligere å holde oversikt over hvor det befinner seg. Tidligere var det også relativt stor mislighetsrisiko forbundet med IT-utstyr, men den har blitt vesentlig redusert som følge av at elevene nå ikke lenger benytter skolens pc-er, men eier sine egne. Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

6 Vi vil også føye til at det å ha en oppfølging av at et regelverk overholdes ofte vil ha en god, forebyggende effekt. Det å ha et reglement som bare er der, men som få eller ingen bryr seg om, kan medføre manglende respekt for overholdelse av interne kontrollrutiner generelt. Konklusjon: Manglende etterlevelse av regelverket har trolig få konsekvenser for så vidt gjelder standard kontorutstyr eller standard innredning i klasserom Når det gjelder ulike typer teknisk utstyr, sportsutstyr, musikkanlegg og andre typer mobilt og relativt verdifullt utstyr, kan mangelfull overholdelse av retningslinjene føre til risiko for feildisponering og misligheter i form av tyveri eller annet misbruk av utstyr. Hva er årsaken til at retningslinjene eventuelt ikke følges? Vi vurderer det slik at vårt intervjuobjekt i sentraladministrasjonen oppsummerte årsaken ganske presist: Registreringen oppfattes som arbeidskrevende, samtidig som det kan være vanskelig alltid å se hensikten med dette arbeidet. Alle de intervjuede ga dessuten uttrykk for at masseregistreringen hadde vært ekstremt ressurs- og tidkrevende, og dette kan nok ha lagt en demper på viljen til å prioritere den videre registreringen. Det kan dessuten legges til at bestemmelsene rundt avgang av utstyr, ikke så ut til å være like godt kjent alle steder. Hvilke forbedringer kan eventuelt gjøres med hensyn til justering av retningslinjene eller praktiseringen av dem? Det er vår vurdering at reglementet i hovedsak er greit å forholde seg til, men at enkelte formuleringer nok kan gjøres mer presise. Det kan se ut som at retningslinjene på noen punkter overfortolkes. Ifølge reglene skal for eksempel en gjenstands tilhørighet til bygg eller rom registreres ved behov. Vi har fått inntrykk av at dette oppfattes som en plikt uansett, noe som medfører at en gjenstand ikke bare skal registreres ved anskaffelse, men også hver gang den flyttes fra et bygg/rom til et annet. Da er det forståelig at registreringsplikten kan oppleves som både arbeidskrevende og lite formålstjenlig. Våre stikkprøver avdekket også at det var flere gjenstander med verdi lavere enn kr som var registrert, uten at de kunne karakteriseres som lett omsettelige. Våre anbefalinger: Reglementet bør gjennomgås med henblikk på om det kan gjøres enda mer presist og tydelig, eventuelt at det utarbeides en veiledning til hvordan enkelte bestemmelser skal forstås. Reglementet bør være lett tilgjengelig for de som har ansvar for registrering. Behovet for å la reglementet omfatte ordinært kontorinventar og standard klasseromsinnredninger, kan vurderes. Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

7 Registrering av anskaffelser i Sats Rom og utstyr bør utføres løpende i tilknytning til rutinen med at fakturaer blir attestert og anvist. Det bør innarbeides rutiner i den enkelte virksomhet for registrering i alle virksomhetene når utstyr skal selges eller avhendes på annen måte. Ved virksomheter som har inventar og utstyr av vesentlig verdi og som kan være risikoutsatt, bør det etableres faste rutiner for fysisk kontroll av at utstyret eksisterer. Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

8 RÅDMANNENS KOMMENTAR Følgende uttalelse er mottatt : Fylkesrådmannen takker for rapporten som vurderer oppfølgingen av retningslinjer for registrering av inventar og utstyr i Rogaland fylkeskommune. Fylkesrådmannen vil snarest sette i gang et arbeid med gjennomgang av reglement og rutiner iht. revisjonens anbefalinger Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

9 RAPPORTEN Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

10 1.1 INNLEDNING FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Fylkestinget vedtok retningslinjer for registrering av inventar og utstyr i Rogaland fylkeskommune i sak 48/05. Reglementet har som formål å gi bedre grunnlag for forsikringsavtaler, koordinering og utnyttelse av utstyr, vedlikeholds- og serviceavtaler, oversikt ved justering av skoletilbud m.m. Reglementet gjelder for alle virksomheter og foretak i Rogaland fylkeskommune og det skal være innarbeidet i et eget kvalitetsdokument for de videregående skolene. I forbindelse med behandling av sak om investeringsmidler til inventar og utstyr ved de videregående skolene i september 2008, ba opplæringsutvalget kontrollutvalget iverksette en forvaltningsrevisjon for å vurdere om reglementet fungerer i henhold til formålet, om registreringsarbeidet er à jour, samt angi eventuelle forbedringsområder både for reglementet og praksis med registrering. Mandat for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget i møte Prosjektets formål er å vurdere oppfølging av retningslinjer for registrering av inventar og utstyr i Rogaland fylkeskommune. I tillegg til formålet, framgår det også av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Hvordan har retningslinjene blitt fulgt opp av fylkeskommunen, sentralt og lokalt i virksomhetene, og hva er status på registreringsarbeidet? Gitt at det avdekkes mangler i gjennomføringen av retningslinjene: o Hva vil eventuelt være konsekvensene dersom de ikke følges? o Hva er årsakene til at retningslinjene eventuelt ikke følges? o Hvilke forbedringer kan eventuelt gjøres med hensyn til justering av retningslinjene eller praktiseringen av dem? REVISJONSKRITERIER OG METODE Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, for eksempel lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriteriegrunnlag anvendt: Fylkeskommunens reglement for registrering og avhending av inventar og utstyr COSO-rapporten rammeverk for intern kontroll Metodisk er det benyttet intervju, dokumentgransking og fysiske kontroller. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare de problemstillinger kontrollutvalget vedtok, som svar på prosjektets formål. Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

11 1.2 FAKTABESKRIVELSE REGISTRERINGSREGLEMENTET Reglement for registrering av inventar og utstyr i Rogaland fylkeskommune ble vedtatt allerede i 1994 (FT-sak 36/94). Ti år senere ble reglementet fortsatt ikke fulgt, hovedsakelig som følge av dårlig tilrettelagte, manuelle systemer. I 2004 satte fylkesrådmannen ned en arbeidsgruppe for å gjennomgå reglementet på nytt og for å finne fram til et hensiktsmessig registreringsverktøy. Det endrede reglementet ble godkjent i FT-sak 48/05. Reglementet gjelder alle virksomheter i Rogaland fylkeskommune. Formålet med reglementet var blant annet å gi bedre grunnlag for inngåelse av forsikringsavtaler og for eventuelle forsikringsoppgjør, bedre utnyttelse av utstyr, oversikt over eventuelt tapt eller utlånt utstyr og å ha enhetlige retningslinjer i forbindelse med avhending. Et av formålene er ifølge reglementet også å gi et bedre utgangspunkt for budsjettering. Det forutsettes at registreringen skal skje i et egnet databaseverktøy. Reglementet inneholder bestemmelser om registrering av både tilgang og avgang. Det legges til grunn at alle anskaffelser over kr skal registreres, samt alle lett omsettelige varer uavhengig av beløp. Det understrekes at all kunst skal registreres. For øvrig framgår det at følgende skal registreres: Type gjenstand iht. kodeverk Produksjonsnummer (lisensnummer/serienummer) Fakturaopplysninger om leverandør, dato og pris Tilhørighet til virksomhet/foretak, avdeling og bygning/rom etter behov. Når det gjelder registrering av avgang, skilles det mellom utrangering, kassasjon og avhending. Uansett hva slags avgang det dreier seg om, skal beslutning fattes på riktig nivå, som i større virksomheter eller foretak anbefales å utgjøres av en egen gruppe. Gjelder det avgang av betydelige verdier, skal melding forelegges fylkesrådmannen. All avgang, enten det er utrangering, kassasjon eller avhending, skal registreres som opplysning i registreringsverktøyet REGISTRERINGSVERKTØYET I 2005 ble det implementert en egen modul for registrering av inventar og utstyr i skolenes administrasjonssystem, Sats Skole Rom og utstyr. Systemet, som benyttes i hele fylkeskommunen, er organisert som et databasesystem, slik at den sentrale IKTseksjonen har tilgang til alt som blir registrert. IKT-seksjonen har også ansvaret for vedlikehold av systemet og for å gi brukerstøtte. Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

12 Da rom- og utstyrsmodulen ble implementert i 2005, ble det arrangert kurs med opplæring i bruk av systemet. I årene som har gått etter dette, har IKT-seksjonen mottatt svært få henvendelser med forespørsel om veiledning. Dette tolkes slik at modulen er enkel å bruke og at det oppstår få feil. Tabell 0-1 Sats Rom og utstyr: Oppbygging og registreringsmuligheter I Sats er inventar og utstyr delt inn i 22 utstyrskategorier. Eksempler på utstyrskategorier er bord, stoler og benker; belysnings- og oppvarmingsartikler; audiovisuelt utstyr, teknisk inventar etc.; musikkinstrumenter; tekst-, tall og datamaskiner. Under hver utstyrskategori er det definert utstyrstyper. I alt er det 880 utstyrstyper. Disse ble laget på bakgrunn av utstyrslister sendt inn fra skolene. Både utstyrskategorier og -typer kan endres dersom det er behov for det. Utstyret kan om ønskelig beskrives mer detaljert ved å fylle inn fabrikat, typebetegnelse, serienummer etc. eller ved å benytte et såkalt frifelt. Det er en forutsetning at IT-utstyr og kunst skal registreres enkeltvis på en slik måte at den enkelte gjenstand kan identifiseres. Ved registrering av annet utstyr kan det inngå flere enheter i samme post, eksempelvis slik at en registrert post består av ti stoler. Det er dessuten felter for registrering av følgende opplysninger: Rom hvor utstyret befinner seg Avdeling hvilken avdeling som er ansvarlig for utstyret Status om utstyret eksisterer, er solgt, på utlån, tapt eller annet Leverandør Fakturadato og -nummer samt innkjøpsdato Beløp antall og enhetspris Fabrikat, typebetegnelse, serienummer og/eller ID-nummer Anvendelse hvordan utstyret skal benyttes Vi har fått tilgang til den dokumentasjonen som lå til grunn for de kursene som ble satt opp i 2005: Veiledning for registrering av inventar og utstyr. Det kan synes som om en i innføringen i bruken av verktøyet gikk noe lengre enn det som reglementet legger opp til. Eksempler: I reglementet heter det at tilhørighet til avdeling/bygg/rom etc. skal registreres etter behov. I veiledningen brukes denne formuleringen: I forbindelse med utstyrsregistrering skal alle rom hvor det finnes inventar og utstyr registreres inn i romtabellen, dvs. rommene i administrasjonen og andre kontorer, rom knyttet til drift, kantine osv. Et annet sted i veiledningen framgår det med uthevet skrift at: Alt inventar og utstyr som får en fast plassering, skal knyttes til et rom. I reglementet sies det ingen ting om at anvendelse av utstyr skal registreres. I veiledningen kan en lese følgende: ANVENDELSE SKAL ALLTID FYLLES UT DE VIDEREGÅENDE SKOLENE Vi besøkte i alt sju skoler. Besøkene omfattet intervjuer med rektor og andre tilsatte, og vi foretok samtidig stikkprøvekontroller av registreringen. I tillegg ble rektor ved en skole intervjuet over telefon. Vi valgte å kombinere dette forvaltningsrevisjonsprosjektet med den ordinære regnskapsrevisjonen av fylkeskommunens skoler, slik at tid og ressurser kunne utnyttes mest mulig rasjonelt. I forbindelse med regnskapsrevisjonen Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

13 besøkes skolene etter en fastsatt rotasjonsplan, slik at alle skolene blir kontrollert i løpet av en femårsperiode. De skolene som ble besøkt i forbindelse med dette prosjektet, ble derfor ikke valgt ut tilfeldig. Ikke desto mindre ble det en god spredning i utvalget med hensyn til både skoletype, alder og størrelse. Utvalget av skoler er nærmere beskrevet i vedlegg STATUS MASSEREGISTRERING På spørsmål om status for registrering av inventar og utstyr, svarte samtlige representanter for skolene at registreringen av det utstyret som eksisterte per (masseregistreringen), i all hovedsak var fullstendig. Alle ga uttrykk for at dette hadde vært et svært omfattende og tidkrevende arbeid. Alt inventar og utstyr ble fysisk identifisert, deretter kategorisert og lagt inn i Sats med angivelse blant annet av hvilket rom det befant seg på. Det har åpenbart vært ulik oppfatning av hvilket nivå registreringen skulle ligge på; på en skole gikk man så langt at til og med ulike typer bestikk og kjøkkenredskaper ble registrert. Noe av det vanskeligste i denne prosessen synes å ha vært verdifastsettelsen. Det ble fra sentralt hold ikke gitt noen retningslinjer for hvordan gammelt utstyr skulle verdsettes. Følgen var at praksis ble svært ulik. Ved noen skoler ble eksisterende/gammelt utstyr registrert med verdi null, både fordi det var vanskelig å innhente reelle priser og fordi en ville unngå ren gjetting. I andre tilfeller skjedde registreringen til antatt gjenanskaffelseskost, det vil si prisen på utstyret hvis det måtte kjøpes i dag. Ved enkelte skoler ble det med utgangspunkt i gjenanskaffelseskost gjort et forsøk på å anslå virkelige verdi på registreringstidspunktet. Resultatet er at inventar og utstyr som i utgangspunktet kan være sammenlignbart rent fysisk, kan være registrert med vidt forskjellig verdi i Sats. Alle lederne ved de besøkte virksomhetene har bekreftet skriftlig at registreringen var fullstendig på kontrolltidspunktet, med unntak av rektor ved én skole. Her var masseregistreringen fullført, men det var ikke gjennomført løpende registrering av anskaffelser (se punkt 3.3.5) RUTINER FOR REGISTRERING AV ANSKAFFELSER Vi antok at det var mest naturlig at registrering av anskaffelser i Sats inngikk i den ordinære innkjøpsrutinen, og stilte derfor også noen spørsmål knyttet til intern kontroll i innkjøpsrutinen generelt. Dette er nærmere beskrevet i vedlegg og illustrert i figuren nedenfor. Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

14 Figur 0-1 Skjematisk framstilling av anskaffelsesrutinen, slik den er ved de fleste av skolene Bestiller Mottar Attesterer Anviser Bokfører Registrerer i Sats Ved de fleste skolene er registreringsoppgaven tillagt vedkommende som attesterer, forutsetningsvis slik at registreringen skal skje i tilknytning til attestasjonen. Ved to av de besøkte skolene ble registreringen utført av en person i administrasjonen. Vi fikk opplyst at dette dels skyldes datavegring, dels noe motvilje hos fagpersonalet mot å påta seg flere utenomfaglige oppgaver. Når det er en administrativt tilsatt som registrerer, er vedkommende avhengig av å få tilstrekkelige opplysninger om det kjøpte utstyret fra avdelingsleder/budsjettansvarlig for at registreringen skal bli korrekt og fullstendig. Registrering av kunst følger en annen rutine. Her skal all registrering i Sats foregå sentralt i samarbeid mellom kulturseksjonen og IKT-seksjonen. Ansvaret ute i den enkelte virksomhet består i å sende melding til kulturseksjonen når det skjer endringer med hensyn til kunstsamlingene FORVALTNING RUTINER FOR KONTROLL AV AT GJENSTANDER EKSISTERER OG BEFINNER SEG DER DE SKAL Det finnes få formelle rutiner i den forstand at de er dokumentert og at de gjennomføres med jevne mellomrom. Vi fant ett unntak: En av skolene har kontroll av inventar og utstyr hvert halvår lagt inn i årshjulet. Ved noen yrkesfaglige studieretninger inngår kontroll og vedlikehold av utstyr til en viss grad som en del av utdanningen, typisk innen byggfag og restaurantfag, og ved enkelte skoler er det utarbeidet sjekklister for slike formål. I andre tilfeller er forvaltningsansvaret ivaretatt ved at avdelingsleder/bestemte faglærere blir tillagt ansvaret for utstyr i bestemte rom/til bestemte formål. Virksomhetslederne har gjennomgående tillit til at dette ansvaret utøves som forutsatt, idet utstyret langt på vei er nødvendig for undervisningen i bestemte emner. Vi er ikke kjent med at det foretas etterprøving av at disse kontrollene gjennomføres som tiltenkt RUTINER FOR AVGANG KASSASJON, UTRANGERING OG AVHENDING Våre undersøkelser tyder på at det er få faste rutiner for hvordan avgang av utstyr skal behandles det være seg flytting av utstyr til en annen skole, kassasjon eller eventuelt Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

15 salg. Dette kan ha sammenheng med at det er svært sjelden at noe selges eller brukes for andre formål enn det tiltenkte, og blir utstyr overflødig ett sted, søker en å finne nye bruksområder. For å sitere en rektor: Her sparer vi på alt. Det er vanligvis avdelingsleder/budsjettansvarlig som tar beslutning om avgang. Dreier det seg om vesentlige beløp, tas spørsmålet opp med virksomhetsleder. Registreringsreglementet har, som nevnt ovenfor, bestemmelser om prosedyrer for avgang av utstyr. Det er vårt inntrykk at disse bestemmelsene ikke er like kjent som reglene om registrering av anskaffelser VÅRE STIKKPRØVER Våre stikkprøver ble tatt på tre forskjellige måter: KONTROLL Vi observerte enkelte gjenstander i forbindelse med skolebesøket, og kontrollerte om de var registrert i Sats Vi kontrollerte om gjenstander som var registrert i Sats, faktisk eksisterte og befant seg der de skulle Vi tok utgangspunkt i fakturaer på bokførte kjøp av inventar og utstyr i 2009, og kontrollerte om disse anskaffelsene var registrert i Sats. RESULTAT Ingen avvik avdekket. Gjenstandene var i de aller fleste tilfeller lette å identifisere og befant seg også der de skulle. (På én skole var det imidlertid ikke problemer bare med å finne gjenstandene, ikke en gang rommene de ifølge inventarregisteret skulle befinne seg i, eksisterte.) De fleste innkjøpene som var blitt foretatt i løpet av året, var ikke registrert i Sats. I noen tilfeller skyldtes det at registreringen ikke skjedde løpende, men til bestemte tidspunkter eller når det var samlet opp en viss mengde fakturaer. I andre tilfeller var registrering rett og slett er glemt. På én skole ble det innrømmet at det ikke var registrert noe etter at masseregistreringen var ferdig, ettersom dette arbeidet hadde vært så tidkrevende.1 Kontrollene tyder på at inventar og utstyr som eksisterte ved årets begynnelse, i all hovedsak er registrert. Dette underbygger det som ble uttalt ved alle de besøkte skolene. Når det gjelder den løpende registreringen, ser det imidlertid ut til at flere av skolene på langt nær er à jour. Dette samsvarer dårlig med det som kom fram under intervjuene med virksomhetsledere og administrasjon, hvor vi fikk inntrykk av at det var etablert rutiner for løpende registrering. Det må likevel nevnes at det er et par skoler som skiller seg ut i positiv retning. Kontrollene avdekket også at statusfeltet i Sats i all hovedsak ikke blir fylt ut. Det betyr at skolene ikke får utnyttet funksjonaliteten i systemet fullt ut, da det ikke vil framgå om utstyr er solgt, utrangert eller lignende. Ved et par av skolene ble det kommentert at det burde vært en mulighet til å legge inn status ledig utstyr, for å gi sentraladministrasjonen bedre mulighet til å overføre eventuelt ledig utstyr fra en skole til en annen, framfor å la det stå ubenyttet. 1 Eksempler på avvik er nærmere beskrevet i vedlegg Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

16 SYNSPUNKTER PÅ REGLEMENTET OG REGISTRERINGSVERKTØYET Samtlige virksomhetsledere ga uttrykk for at det er behov for et registreringssystem for å holde oversikt over eiendelene. Som en uttrykte det: Ellers ville vi ikke ha sjanse til å vite hva vi har. For øvrig påpekes fordelen ved å ha et slikt register både i tilfelle det skulle oppstå en brann, for å få effektiv ressursutnyttelse og som grunnlag for budsjettering av investeringsmidler. Kjennskapet til regelverket framsto som noe variert. Alle var klar over at det fantes et regelverk og at det medførte plikt til å registrere anskaffelser. At instruksen også omfattet registrering av avgang, var derimot ikke så godt kjent. Det framkom ingen innvendinger til innholdet i selve regelverket. Det som imidlertid samtlige var frustrerte over, var de manglende retningslinjene for hvilke verdier som skulle legges til grunn ved masseregistreringen av utstyret. Konsekvensen av dette var at praksis ble svært forskjellig i de ulike skolene, se punkt over. Funksjonaliteten i Sats Rom og utstyr blir i all hovedsak oppfattet å være tilfredsstillende. Det er bare en av skolene som rapportert om liten brukervennlighet, og det opplyses ved den samme skolen at vedkommende som registrerer, ikke har fått noen opplæring i form av kurs eller annen veiledning SENTRALADMINISTRASJONEN REGISTRERING STATUS OG RUTINER I bygg- og kontraktsseksjonen, som har det overordnede ansvaret for Sats Rom og utstyr, får vi opplyst at alt eksisterende utstyr ble tatt med i masseregistreringen for to år siden. Etter den tid har det ikke skjedd noen registrering, verken anskaffelser eller avhendelser. Unntakene er IT-utstyr og kunst. IT-utstyr registreres av IT-avdelingen i et eget system: Remedy. Dette har vært praksis siden før Sats Rom og utstyr ble implementert. Kunst er registrert i Sats, og denne registreringen skal omfatte all kunst i hele fylkeskommunen. Årsaken til at registrering av inventar og vanlig kontorutstyr ikke er fulgt opp, er dels at arbeidet er svært ressurskrevende, og dels at en ikke ser behovet for et slikt register. Inventaret består i all hovedsak av vanlig kontorinnredning, og med relativt standard kontorer ble det ansett å være uproblematisk å holde oversikt uten et oppdatert register. Inventar blir løpende skiftet ut og flyttet på, og en har ikke prioritert å registrere alle disse bevegelsene i Sats. Det ble dessuten påpekt at om inventar er registrert eller ikke, er av liten direkte betydning for forsikringen. Når et bygg forsikres, forsikres automatisk også alt innbo. Dersom et bygg leies, forsikres inventar og utstyr for en rund sum. Et inventarregister Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

17 vil likevel kunne være et hjelpemiddel ved et eventuelt forsikringsoppgjør, da det vil kunne forenkle arbeidet med å utarbeide oversikter over hva som er tapt SYNSPUNKTER PÅ REGELVERKET Regelverket blir oppfattet som omstendelig, og det ble ytret ønske om forenkling slik at krav til registrering kun bør omfatte gjenstander som kan være utsatt for mislighetsrisiko og som har en viss verdi, eksempelvis IT-utstyr, kunst og teknisk utstyr ved de yrkesfaglige utdanningene. Det ble uttalt at det var vanskelig å få øye på formålet med å registrere vanlig kontorinventar. Det ble dessuten stilt spørsmålstegn ved hvordan beløpsgrensen på kr skulle forstås om den gjelder enkeltgjenstander eller om flere gjenstander bør ses under ett ved felles kjøp. Dette kan være en aktuell problemstilling når en for eksempel mottar en faktura på kjøp av ti kontorstoler som hver koster kr Bør kjøpet av disse stolene da ses under ett eller kan registrering unnlates siden prisen for hver av dem er lavere enn den nevnte grensen? Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

18 1.3 VURDERINGER OG ANBEFALINGER REGISTRERINGSREGLEMENTET OG - VERKTØYET Basert på de intervjuer vi har gjennomført, er det vår oppfatning at det oppfattes som formålstjenlig å ha et registreringsreglement. Formålet med å fastsette reglementet var, som tidligere nevnt, blant annet å gi bedre grunnlag for inngåelse av forsikringsavtaler og for eventuelle forsikringsoppgjør, bedre utnyttelse av utstyr, oversikt over eventuelt tapt eller utlånt utstyr og å ha enhetlige retningslinjer i forbindelse med avhending. Vi vil tilføye at et slikt reglement også kan utgjøre et viktig element når det gjelder intern kontroll generelt. Dersom en virksomhet skal lykkes med å etablere god intern kontroll 2, er det en forutsetning at det som gjerne kalles kontrollmiljøet, er positivt. Med et positivt kontrollmiljø menes at både holdninger fra ledelsens side, regelverk for delegering av myndighet og rutiner for rapportering, signaliserer at kontroll er noe som det blir lagt vekt på. Dersom noe av dette mangler eller svikter, øker risikoen for at det forekommer feil både bevisste og ubevisste. Vår vurdering er at etablering og etterlevelse av et registreringsreglement kan være et sentralt bidrag i det å styrke kontrollmiljøet, da det gir viktige signaler med hensyn til betydningen av å holde kontroll med hva de enkelte virksomheter i fylkeskommunen disponerer av utstyr. Det vil være ulik risiko knyttet til de forskjellige inventar- og utstyrstypene. Bærbart IT-utstyr, kunst, kostbart verktøy og lignende kan være utsatt for tyveri og lån, mens det samme normalt ikke er tilfellet når det gjelder bord, stoler, hyller mv. Mindre gjenstander som er lette å flytte på, kan enklere forsvinne enn tyngre eller fastmontert utstyr. Om et par stoler skiftes ut eller flyttes fra ett rom til et annet, spiller liten rolle. Når det gjelder andre typer utstyr, som eksempelvis CD-spillere, kameraer, kostbart verktøy, instrumenter o.a., kan det ha større betydning å ha et system som viser hvor det er og hvem som disponerer det. Det kan se ut som at retningslinjene på noen punkter overfortolkes. Dette skyldes nok langt på vei de muligheter registreringsverktøyet gir og den veiledning som ble gitt til hvordan dette skulle brukes. Ifølge reglene skal for eksempel en gjenstands tilhørighet til bygg eller rom registreres ved behov. Vi har fått inntrykk av at dette oppfattes som en plikt uansett, noe som medfører at en gjenstand ikke bare skal registreres ved anskaffelse, men også hver gang den flyttes fra et bygg/rom til et annet. Da er det forståelig at registreringsplikten oppleves som både arbeidskrevende og lite formåls- 2 Elementene i en virksomhets interne kontroll og sammenhengen mellom dem er nærmere beskrevet i COSOrapporten / Intern kontroll et integrert rammeverk, Cappelen akademisk forlag as, Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

19 tjenlig. Våre stikkprøver avdekket også at det var flere gjenstander med verdi lavere enn kr som var registrert, uten at de kunne karakteriseres som lett omsettelige. Hovedinntrykket er for øvrig at Sats Rom og utstyr er hensiktsmessig og brukervennlig. Vi konstaterer imidlertid at det kan oppfattes som om funksjonaliteten ikke utnyttes fullt ut, ved at status -feltet bare sjelden fylles ut. Det kan medføre at utstyr som er solgt eller utrangert, står oppført som fortsatt eksisterende. Våre funn tyder dessuten på at regelverket som omhandler avgang av utstyr, er mindre kjent enn reglene om registrering av anskaffelser. Det er ikke dermed sagt at reglene i seg selv er dårlig formulert, men de kan være dårlig kommunisert til dem det gjelder. Våre anbefalinger Reglementet bør gjennomgås med tanke på om det kan gjøres enda mer presist og tydelig, eventuelt at det utarbeides en veiledning til hvordan enkelte bestemmelser skal forstås. Reglementet bør være lett tilgjengelig for de som har ansvar for registrering, Behovet for å ha la reglementet omfatte ordinært kontorinventar og standard klasseromsinnregninger, kan vurderes REGISTRERING STATUS OG RUTINER MASSEREGISTRERING Våre undersøkelser både intervjuer, bekreftelser og stikkprøvekontroller tyder på at registrering av utstyr som eksisterte ved årsskiftet, i all hovedsak er fullstendig. Rapporter fra Sats viser stor variasjon fra skole til skole med hensyn til hvor mye inventar og utstyr som er registrert. Dette trenger imidlertid ikke tyde på at registreringen ved noen skoler er ufullstendig. En naturlig forklaring er at skolene innbyrdes er svært forskjellige med hensyn til hva de faktisk har av utstyr. Skoler som kun tilbyr studiespesialisering vil typisk ha atskillig mindre utstyr enn de som har yrkesfag, og det vil dessuten kunne være variasjoner også innenfor de yrkesfaglige studier. En annen årsak kan være fastsettelse av verdien på gammelt ustyr. Det ble ikke gitt noen retningslinjer eller føringer for hvordan gammelt utstyr skulle verdsettes. Det betyr at mens en skole har fastsatt verdien på bord og stoler i et klasserom til eksempelvis kr , kan en annen skole ha vurdert tilsvarende inventar til det dobbelte. Vi er kjent med at det er etablert et måltall for når registreringen av inventar og utstyr anses fullstendig. Det sies at verdien i gjennomsnitt bør utgjøre 12 % av det totale forsikringsgrunnlaget av bygg med innhold. Rapporteringen fra Sats på kontrolltidspunk- Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

20 tet viste at skolene hadde registrert alt fra 5 % til 31 % av forsikringsgrunnlaget. Ikke desto mindre tyder våre revisjonsfunn at registreringen likevel er fullstendig LØPENDE REGISTRERING OG KONTROLL Våre kontroller viser at flere av skolene ikke er à jour med den løpende registreringen av anskaffelser. I noen tilfeller er årsaken at rutinen er lagt opp slik at registreringen ikke skal skje fortløpende, skal skje til bestemte tidspunkter eller når det har samlet seg opp en del fakturaer. Andre ganger skyldes det rutinesvikt ved at registrering har blitt glemt eller av andre grunner utelatt. 3 I fylkeskommunen sentralt er det ikke skjedd noen registrering av inventar og kontorutstyr etter at masseregistreringen var gjennomført med unntak av ikt-utstyr og kunst som registreres fortløpende. Vår vurdering er at jo lengre tid det går fra utstyr mottas og til det registreres, desto større er risikoen for at det blir glemt. Inventar- og utstyrsregisteret vil ikke være oppdatert, og da faller noe av hensikten med registreringen bort. Vi vil derfor anta at det mest hensiktsmessige er å innarbeide registreringen som et naturlig ledd i den ordinære innkjøpsrutinen. Det framkom i intervjuene at rutiner for registrering av avgang av utstyr var mangelfulle/manglende. Begrunnelsen var at både salg, utrangering og kassasjon skjer svært sjelden. Det bør etter vår vurdering likevel være en fast rutine at når det skjer en form for avgang, bør dette registreres i Sats. Det fantes få formelle rutiner for kontroll av at det utstyret man eier og som er registrert, faktisk også eksisterer rent fysisk og befinner seg der det skal. Flere av virksomhetene har utstyr for betydelige verdier. Det er vår oppfatning at fysiske kontroller av utstyr som representerer vesentlige verdier og som er risikoutsatt, en slags varelagertelling, bør gjennomføres jevnlig, minimum en gang årlig. Slike kontroller vil avdekke om noe utstyr mangler, og vil dessuten kunne ha en forebyggende effekt. Våre anbefalinger: Registrering av anskaffelser i Sats Rom og utstyr bør utføres løpende i tilknytning til rutinen med at fakturaer blir attestert og anvist. Det bør innarbeides rutiner i den enkelte virksomhet for registrering når utstyr skal selges eller avhendes på annen måte. Ved virksomheter som har inventar og utstyr av vesentlig verdi og som kan være risikoutsatt, bør det etableres faste rutiner for fysisk kontroll av at utstyret eksisterer. 3 Hver skole har mottatt en revisjonsrapport i etterkant av besøket hvor alle avvikene blir påpekt, og hvor det også gis anbefalinger om mulige forbedringstiltak. Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

21 VEDLEGG Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

22 Om forvaltningsrevisjon Rogaland Revisjon IKS I kommunelovens 77.4 pålegges kontrollutvalgene i fylkeskommunene og kommunene å påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon innebærer systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i revisjonsforskriftens kapittel 3 og kontrollutvalgsforskriftens kapittel 5. Revisjon i norsk offentlig sektor omfatter både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, i motsetning til i privat sektor hvor kun regnskapsrevisjon (finansiell-) er obligatorisk. Rogaland Revisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på oppdrag fra kontrollutvalget i kommunen. Arbeidet er gjennomført i henhold til NKRF sin standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Les mer på Rapporten er utarbeidet av fagansvarlig for regnskapsrevisjon Tove-Gunn Moen og gjennomgått av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon Bård Humberset. Skolebesøk Utvalgte skoler Gand videregående skole, Sandnes Godalen videregående skole, Stavanger Jåttå videregående skole, Stavanger Møllehagen skolesenter, Stavanger Sauda videregående skole, Sauda Stavanger katedralskole Kongsgård St. Svithun videregående skole, Stavanger St. Olav videregående skole, Stavanger Beskrivelse Hovedsakelig yrkesfaglige studieprogram, tilbyr også undervisning som gir studiekompetanse. Fylkets størst videregående skole Yrkesfaglige studieretninger med tilbud om påbygg til studiekompetanse. Ca. 850 elever. Yrkesfaglige studieretninger, idrettsfag samt tilbud om påbygging studiekompetanse. Helt ny skole. Skole med spesielt tilrettelagt undervisning på flere nivå Studiespesialiserende og yrkesfaglige programmer Studiespesialisering, ca. 375 elever Studiespesialiserende utdanningsprogram med tillegg av spesialisering innen toppidrett, musikk, dans og drama Studiespesialisering og International Baccalaureate. (Denne skolen ble ikke besøkt, rektor ble i stedet intervjuet over telefon.) Innkjøpsrutiner ved skolene Bestilling Praksis viste seg her å være svært forskjellig. Ved noen skoler var det kun avdelingsleder / budsjettansvarlig som hadde fullmakt til å bestille, ved andre skoler kunne også lærerne gjøre det, men først etter å ha innhentet forhåndsgodkjenning fra avdelingsleder. I ett tilfelle var bestillingsfunksjonen helt fristilt alle ansatte kunne i prinsippet bestille utstyr uten forhåndsgodkjenning av overordnet. Attestasjon av faktura Hensikten med å attestere godkjenne fakturaen før den blir bokført, er å sikre at den gjelder utstyr som skolen faktisk har bruk for og at utstyret er mottatt. Den som attesterer fakturaen, bekrefter med dette å ha kontrollert at fakturaen er i samsvar med både bestilling og fysisk mottak. Rutinen er her lagt opp litt forskjellig fra skole til skole, men i de aller fleste tilfellene er det avdelingsleder/budsjettansvarlig som skal attestere fakturaen. Hvilken kontroll som ligger forut for attestasjonen, varierer. På noen skoler blir det sagt at det er avdelingsleder selv som skal kontrollere at utstyret er mottatt, andre steder er det overlatt til for eksempel lærere. Vi fikk ved et par anledninger opplyst at kontrollen Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

23 kunne tenkes å være begrenset til at avdelingsleder kun spør vedkommende lærer om utstyret er mottatt, uten å gjøre noen ytterligere sjekk. Vi har imidlertid ikke testet mottakskontrollene ved noen av skolene, og kan dermed ikke uttale oss om kvaliteten av dem. Anvisning Med anvisning menes at det godkjennes at fakturaen kan betales. Rutinen varierer en del skolene imellom. Det er ofte virksomhetslederne som har denne oppgaven. I deres fravær, eller dersom det gjelder utstyr som er bestilt av virksomhetslederne selv, er det andre som er delegert anvisningsoppgaven. Registrering i Sats - Rom og utstyr Ved de fleste skolene er rutinen at er registreringsoppgaven tillagt vedkommende som attesterer fakturaen, forutsetningsvis slik at registreringen skal skje i tilknytning til attestasjonen. Ved to av de besøkte skolene ble registreringen utført av en person i administrasjonen. Vi fikk opplyst at dette dels skyldes datavegring, dels noe motvilje hos fagpersonalet mot å påta seg flere utenomfaglige oppgaver. Når det er en administrativt tilsatt som registrerer, er vedkommende da avhengig av å få tilstrekkelige opplysninger om det kjøpte utstyret fra avdelingsleder/budsjettansvarlig, for at registreringen skal bli korrekt og fullstendig. Revisjonsfunn Eksempler på avvik i registreringsrutinene: Ingen registrering etter masseregistreringen Ingen registrering av anskaffelser siden mars, vansker med å finne fram i systemet, usikkerhet mht. bruk av utstyrskategori, ingen faste rutiner for avgang, synes å være dårlig kjent med reglementet på dette punktet Manglende registrering av tre av åtte fakturaer, årsak at de har blitt glemt. Ingen faste rutiner for behandling av avgang eller kontroll av utstyr To av sju utplukkede fakturaer ble funnet registrert. En av fem utplukkede fakturaer ble funnet registrert, ingen registrering av avgang. Ingen registrering etter masseregistreringen. Masseregistreringen omfattet alt ned til den minste gjenstand, som for eksempel spisebestikk. Ingen faste rutiner for avgang, men ingen salg til nå Ingen av de medtatte fakturaene ble funnet registrert, årsak at registrering etter planen skulle finne sted i november (altså etter kontrolltidspunktet). Evt. kassasjon avgjøres av rektor, men ikke aktuelt med registrering av avgang det spares på alt. Registrering av inventar og utstyr Rogaland fylkeskommune

24 Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Andre tjenester Rogaland Revisjon IKS Løkkeveien Stavanger Tlf Faks