Muntlig orientering/ prosess: Kommuneplanens samfunnsdel (ca. 1,5 time).

Transkript

1 Formannskapet Utvalg: Møtested: Hammerfest rådhus, Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 10:00 Møteinnkalling Forfall meldes til utvalgssekretæren på e-post eller telefon som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Saksliste Saksnr PS 30/14 PS 31/14 PS 32/14 PS 33/14 Innhold Revidering av kommuneplanens samfunndel , orientering og innspill Orientering om Sjumilssteget Regnskapsmessig behandling av eiendommer Hammerfest eiendom KF Hammerfest Parkering KF - kjøp av driftslokaler PS 34/14 Økonomi Hammerfest voksenopplæringssenter 2014 PS 35/14 PS 36/14 PS 37/14 PS 38/14 PS 39/14 PS 40/14 PS 41/14 PS 42/14 PS 43/14 PS 44/14 Forskuttering og låneopptak - innseiling til Polarbase og Leirvika Kvartalsrapport 1.kvartal 2014 Hammerfest eiendom KF Kvartalsrapport 1.kvartal 2014 Hammerfest havn KF Kvartalsrapport 1.kvartal 2014 Hammerfest parkering KF Kvartalsrapport 1.kvartal 2014 Hammerfest kommune NAV Hammerfest- organisering av sosialtjenesten Egenkapitalutvidelse og nybygg i Johan Kvalsvik AS Deltakelse i forsøk med stemmerett for ungdom som fyller 16 eller 17 år i valgåret Kommunereform prosess i Vest Finnmark Regionråd Godkjenning av protokoll Muntlig orientering/ prosess: Kommuneplanens samfunnsdel (ca. 1,5 time). Saksdokumentene er lagt ut til offentlig gjennomsyn på Hammerfest rådhus - servicekontoret, Hammerfest bibliotek og kommunens hjemmeside. Møtet er åpent for publikum! Marianne Sivertsen Næss varaordfører

2 Saksbehandler: Grethe Nissen Saksnr.: 2014/236-3/ Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 30/14 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter ikke vedlagt: Kommunal planstrategi for Kommuneplan for Hammerfest , samfunnsdel Revidering av kommuneplanens samfunnsdel , orientering og innspill Saken gjelder Revidering av kommuneplanens samfunnsdel, orientering om oppstart, organisering, prosess og utarbeiding av planprogram. Sakens bakgrunn og fakta Hammerfest kommunestyre har i kommunal planstrategi for vedtatt revidering av kommuneplanens samfunnsdel med oppstart i Hovedmålet med planarbeidet er å utarbeide en revidert kommuneplan, samfunnsdel for perioden , som gir mål og strategier for en langsiktig og bærekraftig samfunnsutvikling av Hammerfest kommune. I hht plan og bygningsloven skal det utarbeides et planprogram for utarbeiding/revidering av større planer. Slikt planprogram vil bli utarbeidet og lagt fram til politisk førstegangsbehandling i juni 2014 og deretter til andregangsbehandling til høsten etter en høringsrunde.

3 Figuren under viser i grove trekk hvilken planprosess som skal gjennomføres i forbindelse med planarbeidet: Det er viktig at planarbeidet forankres i politiske organer, og en vil derfor orientere om det forestående arbeidet i formannskap og kommunestyre i forkant av politisk behandling. Det foreslås fra administrasjonen at formannskapet er styringsgruppe for planarbeidet, og de vil derfor ha en sentral rolle i forhold til milepæler underveis. Slik foreslås organiseringen av arbeidet: Planprogrammet vil i tillegg til å si noen om rammefaktorer og selve planprosessen, ta for seg de viktigste samfunnsområdene som er naturlig å bygge planen på. Basert på regjeringens

4 forventninger ble det i vedtatt planstrategi i 2012 redegjort for status og utfordringer rundt følgende tema: Befolkningsutvikling Næringsliv og sysselsetting Kompetanse og rekruttering Etablering av bolig, næring og offentlige formål Infrastruktur Klima og miljø Folkehelse og trivsel Kommunal tjenesteyting og økonomi Interkommunalt samarbeid I forbindelse med at det skal utarbeides et planprogram, inviteres formannskapet til å komme med innspill til hvilket bilde vi ser for oss av Hammerfest kommune 12 år fremover, og utfordringer og muligheter i den forbindelse. Det er naturlig å relatere innspillene til samfunnsområdene som er beskrevet over. Rådmannens vurdering Rådmannen ønsker en bred og grundig prosess i forbindelse med revidering av kommuneplanens samfunnsdel. Som et ledd i dette, fremmes saken til orientering og med mulighet for innspill knyttet opp mot sentrale samfunnsområder. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Hammerfest kommunestyre tar foreløpig presentasjon gjeldende revidering av kommuneplanens samfunnsdel til orientering. 2. Innspill fra formannskapet til et fremtidsbilde av Hammerfest kommune, med fokus på sentrale samfunnstema, tas med videre i planprosessen i forhold til revidering av kommuneplanens samfunnsdel

5 Saksbehandler: Grethe Nissen Saksnr.: 2013/2206-4/ Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 11/14 Rådet for funksjonshemmede /14 Styret for kultur, omsorg og undervisning /14 Styret for miljø og utvikling /14 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Sjumilssteget Kommuneanalyse 2014 Saksdokumenter ikke vedlagt: Prosjektbeskrivelse av Sjumilssteget Orientering om Sjumilssteget Saken gjelder orientering om Sjumilssteget en analyse om kommunens arbeid med barn og unge, med vekt på tverrfaglig samarbeid Sakens bakgrunn og fakta Fylkesmannen i Finnmark igangsatte høsten 2013 Sjumilssteget. Kommunene i Finnmark fikk i oppdrag å utarbeide en analyse av tjenestene overfor barn og unge basert på Barnekonvensjonen. Sjumilssteget handler om å konkretisere artiklene i barnekonvensjonen og gjøre kommunene i stand til å bruke disse når en planlegger og kvalitetssikrer sine tjenester til barn og unge. Det ble utarbeidet en prosjektplan for Sjumilssteget, jfr. behandling i KOU-styret november Kommuneanalysen er ferdigstilt og sendt Fylkesmannen 31.mars 2014, i hht oppdraget. Med bakgrunn i kommuneanalysen er det utarbeidet en rapport til kommunal bruk. Denne inkluderer i tillegg til selve analysen, innsatsområder og tiltak, samt vurdering av videre arbeid.

6 Rådmannens vurdering Rådmannen vurderer kommuneanalysen som et viktig bidrag i forhold til å få et overblikk over status innen sentrale tjenester til barn og unge i Hammerfest kommune. Rapporten peker også på en del utfordringer som grunnlag for forbedringer. Innsatsområdene og tiltakene vil bli fulgt opp i og på tvers av sektorene. Rådmannens forslag til vedtak: Hammerfest kommunestyre tar Sjumilssteget Kommuneanalyse 2014 til orientering.

7 Saksbehandler: Grethe Nissen Saksnr.: 2014/236-3/ Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 30/14 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter ikke vedlagt: Kommunal planstrategi for Kommuneplan for Hammerfest , samfunnsdel Revidering av kommuneplanens samfunnsdel , orientering og innspill Saken gjelder Revidering av kommuneplanens samfunnsdel, orientering om oppstart, organisering, prosess og utarbeiding av planprogram. Sakens bakgrunn og fakta Hammerfest kommunestyre har i kommunal planstrategi for vedtatt revidering av kommuneplanens samfunnsdel med oppstart i Hovedmålet med planarbeidet er å utarbeide en revidert kommuneplan, samfunnsdel for perioden , som gir mål og strategier for en langsiktig og bærekraftig samfunnsutvikling av Hammerfest kommune. I hht plan og bygningsloven skal det utarbeides et planprogram for utarbeiding/revidering av større planer. Slikt planprogram vil bli utarbeidet og lagt fram til politisk førstegangsbehandling i juni 2014 og deretter til andregangsbehandling til høsten etter en høringsrunde.

8 Figuren under viser i grove trekk hvilken planprosess som skal gjennomføres i forbindelse med planarbeidet: Det er viktig at planarbeidet forankres i politiske organer, og en vil derfor orientere om det forestående arbeidet i formannskap og kommunestyre i forkant av politisk behandling. Det foreslås fra administrasjonen at formannskapet er styringsgruppe for planarbeidet, og de vil derfor ha en sentral rolle i forhold til milepæler underveis. Slik foreslås organiseringen av arbeidet: Planprogrammet vil i tillegg til å si noen om rammefaktorer og selve planprosessen, ta for seg de viktigste samfunnsområdene som er naturlig å bygge planen på. Basert på regjeringens

9 forventninger ble det i vedtatt planstrategi i 2012 redegjort for status og utfordringer rundt følgende tema: Befolkningsutvikling Næringsliv og sysselsetting Kompetanse og rekruttering Etablering av bolig, næring og offentlige formål Infrastruktur Klima og miljø Folkehelse og trivsel Kommunal tjenesteyting og økonomi Interkommunalt samarbeid I forbindelse med at det skal utarbeides et planprogram, inviteres formannskapet til å komme med innspill til hvilket bilde vi ser for oss av Hammerfest kommune 12 år fremover, og utfordringer og muligheter i den forbindelse. Det er naturlig å relatere innspillene til samfunnsområdene som er beskrevet over. Rådmannens vurdering Rådmannen ønsker en bred og grundig prosess i forbindelse med revidering av kommuneplanens samfunnsdel. Som et ledd i dette, fremmes saken til orientering og med mulighet for innspill knyttet opp mot sentrale samfunnsområder. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Hammerfest kommunestyre tar foreløpig presentasjon gjeldende revidering av kommuneplanens samfunnsdel til orientering. 2. Innspill fra formannskapet til et fremtidsbilde av Hammerfest kommune, med fokus på sentrale samfunnstema, tas med videre i planprosessen i forhold til revidering av kommuneplanens samfunnsdel

10 Saksbehandler: Trond Rognlid Saksnr.: 2013/1166-7/ Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 32/14 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Saksdokumenter ikke vedlagt: Regnskapsmessig behandling av eiendommer Hammerfest eiendom KF Saken gjelder Regnskapsmessig behandling av eiendommer Hammerfest eiendom KF Sakens bakgrunn og fakta Kommunestyret vedtok 17/ sak 82/13 at byggeprosjektene skulle overføres til Hammerfest kommune. «Kommunestyret vedtar at Hammerfest Eiendom KF beholdes som eget KF for å forestå forvaltning og drift av kommunens eiendomsmasse som tidligere. Investeringsprosjektene og prosjektavdelingen i Hammerfest Eiendom KF flyttes over i kommunens organisasjon med rådmannen som øverste ansvarlig. Det forutsettes av eiendomsselskapet har en representant med i byggeprosjektene i forhold til at de senere skal overta forvaltnings- og driftsansvaret når byggene er ferdigstilt.» Det fremgår ikke av vedtaket om dette skal gjelde både formålsbygg og boliger. Videre sier ikke vedtaket noe om hvor byggene skal balanseføres og prosjektene skal regnskapsførers. Her vil det være 3 ulike alternativer. 1. Alle innvesteringene kostnadsføres i Hammerfest kommune sine regnskap, og ved ferdigstillelse av de ulike prosjektene overføres gjeld og bygninger til Hammerfest eiendom KF. 2. Alle investeringene kostnadsføres i Hammerfest eiendom KF, men behandles av prosjektavdelingen i Hammerfest kommune.

11 3. Alle innvesteringene kostnadsføres i Hammerfest kommune sine regnskap, og alle eiendommene og gjeld knyttet til disse (også nåværende) overføres til Hammerfest kommune, og kostnadsføres og balanseføres der. Pkt.1 er det som er mest uoversiktlig og vil medføre betydelig ekstra arbeid/kostnader for regnskapsavdelingen. Her må lån og bygninger flyttes mellom selskaper. Ved renovering av gamle bygg vil vi kunne oppleve at disse er aktivert i begge regnskapene. Pkt.2 gir mange av de samme ulempene som pkt.1, men vi slipper overførsel av gjeld og bygninger mellom selskapene. Pkt.3 er det alternativet som gir den mest kostnadseffektive driften av prosjektene og vil gi den beste oversikten. Utfordringene med beregning av finanskostnadsdelen av husleien til Hammerfest eiendom KF vil bortfalle da all gjeld knyttet til disse eiendommene vil løpe i Hammerfest kommune. Da betales det kun husleie tilsvarende FDVU kostnader. Hammerfest eiendom forvalter også utleieboliger, og det må derfor også besluttet om disse skal inngå i endringene som ble vedtatt i kommunestyret 17/ Også på dette området er det gråsoner som må vurderes. 1. Reine utleieboliger. 2. Kombinerte bygg som for eksempel Finnmarksveien 65 hvor kommunen benytter store deler av arealet. Det vil komme prosjekter i fremtiden hvor det skal bygges boliger (eksempel nye omsorgsboliger). Det er viktig at de enkelte byggeprosjekter behandles individuelt for å sikre den best mulige finansieringen og for å sikre rett mva kompensasjon på de enkelte bygg. Der Hammerfest kommune er leietaker for deler av bygget bør den aktuelle delen finansieres av Hammerfest kommune. Hammerfest kommune skal da kun betale sin avdel av FDVU kostnadene til Hammerfest eiendom KF. Da all gjeld tilknyttet formålsbygg blir flyttet til Hammerfest kommune bortfaller da finansadelen av husleien i sin helhet. Hammerfest eiendom KF beholder gjelden som vedrørende bygg ment for ekstern utleie, og denne finansieres av husleieinntekter fra eksterne leietakere. Økonomiske konsekvenser Hammerfest kommune overfører i dag husleie i to deler. 1. FDVU kostnader 2. Finanskostnader Ved foreslåtte endringer vil finnansdelen bortfalle, og den marginen som er beregnet her vil bortfalle. Samtidig overtar Hammerfest kommune hele risikoen med renteutviklingen på lånene. Det var i beregningen lagt inn en margin på ca. 0,2 % rente, samt en noe lengere avdragstid enn

12 det Hammerfest Eiendom KF reelt sett hadde. Hammerfest eiendom KF hadde i 2013 en rente og avdragskostnad på kr.61 mill og en inntekt fra Hammerfest kommune på 50 mill. Det vil si at om lag 11 mill ble betalt av eksterne leietakere. Ved en overtakelse av lån vil dette kunne endre seg noe avhengig av hvilke lån Hammerfest kommune overtar. Hammerfest parkering KF. Når nytt parkeringshus er ferdig bør dette, sammen med gjelden, flyttes regnskapsmessig til Hammerfest parkering KF. Rådmannens vurdering Rådmannens forslag til vedtak: 1. Alle formålsbygg flyttes til Hammerfest kommune. a. Alle investeringer for formålsbygg kostnadsføres i Hammerfest kommune. b. All gjeld tilknyttet formålsbyggene flyttes til Hammerfest kommune. 2. Parkeringsanlegget flyttes når det er ferdigstilt til Hammerfest parkering KF a. All gjeld tilknyttet parkeringsanlegget flyttes til Hammerfest parkering KF 3. Hammerfest kommune og Hammerfest parkering KF betaler til Hammerfest eiendom KF for FDVU kostnader tilknyttet de enkelte bygg. 4. Utleiebygg forblir i Hammerfest eiendom KF som i dag. a. Der Hammerfest kommune benytter deler av denne bygningsmassen overføres en tilsvarende andel av gjelden til Hammerfest kommune. 5. Nødvendige budsjettreguleringer foretas administrativt, og nytt budsjett for Hammerfest kommune, Hammerfest parkering KF og Hammerfest eiendom KF vil fremgå ved fremleggelsen av kvartalsrapport 2 kvartal 2014.

13 Saksbehandler: Alvin Vaséli Saksnr.: 2014/616-2/ Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 22/14 Styret for kultur, omsorg og undervisning /14 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Saksdokumenter ikke vedlagt: Økonomi Hammerfest voksenopplæringssenter 2014 Saken gjelder Voksenopplæringssenteret har behov for økte ressurser i forbindelse med reduserte statlige inntekter og økt undervisningsansvar. Sakens bakgrunn og fakta Voksenopplæringssenteret har som formål å drive opplæringstilbud for voksne. Skolen har opplæring på dagtid og på kveldstid, og har følgende hovedarbeidsområder: Oppfylle de rettigheter voksne i kommunen har til opplæring etter lovverk og læreplaner Norsk språkopplæring og samfunnskunnskap for innvandrere/flyktninger Grunnskole for voksne Spesialundervisning og individuell opplæring av personer med afasi/hjerneslag, psykisk funksjonshemmede og andre som har rett/behov for slik undervisning Gjennomføring av kommunens introduksjonsprogram for flyktninger Drive kompetanseoppbygging og utvikling av skolens faglige undervisningstilbud Skolen har pr elever fordelt på følgende utdanningstilbud: Språkopplæring dagtid (19 timer/uka) 50 elever Introduksjonsprogram dagtid (33 timer/uka) 45 elever Grunnskole for voksne (33 timer/uka) 17 elever Spesialundervisning for voksne med fysisk/psykisk funksjonshemming 15 elever Språkopplæring kveldstid (6 timer/uka) 80 elever Skolen er en del av virksomheten Hammerfest voksenopplæringssenter som består av: Voksenopplæringssenteret (18 ansatte)

14 Innvandrertjenesten (8 ansatte) Bofellesskapet Nordlys (11 ansatte). Ved skolen fordeler hjemlene seg slik: Rektor (100%) er virksomhetsleder for skolen, innvandrertjenesten og BF Nordlys. Inspektør (100%) Logoped (100%) Rådgiver/sosialpedagogikk (60%) Undervisningsstillinger (14 x 100%) Elevtallet ved skolen har økt jevnt og trutt, fra 73 personer i 2009 til dagens elevtall på 207 elever. De medfører større undervisningsbehov på flere områder: Økt bosetting av flyktninger Kommunen vedtok i 2013 å øke bosettinga av flyktninger til 30 personer pr. år fremover, noe som i tillegg fører til mer familiegjenforening. Disse har rett til 2-årig heldags- og helårig introduksjonsprogram, og det betyr flere deltakere i introduksjonsprogrammet. Voksende arbeidsinnvandring Næringsliv og kommune har de siste år drevet aktiv rekruttering etter fagfolk utenlands, og dette har ført til økende arbeidsinnvandring til Hammerfest. Arbeidsinnvandringa fører også til flere familiegjenforeninger og økt pågang av arbeidssøkere fra Europa. Det er derfor voksende etterspørsel etter norsk språkopplæring fra næringsliv, kommunale virksomheter og innvandrere, både på dagtid og på kveldstid. Behov for mer spesialundervisning Skolen er pålagt å ha ressurser tilgjengelig i tilknytning til spesialundervisning for voksne, uten at skolen av den grunn får tilført nye ressurser. I dag foregår denne undervisninga ved skolen, i hjemmene og ute i institusjoner, først og fremst for voksne med fysiske/psykiske funksjonshemminger. Kommunale institusjoner varsler om økende behov for spesialpedagogisk undervisning for voksne fremover. I tillegg er det behov for tilrettelagt undervisning for bosatte flyktninger som er analfabeter eller har særskilte undervisningsbehov. Flere enslige mindreårige og innvandrerungdom Bosetting av enslige mindreårige og økende familieinnvandring fører til økt satsing på grunnskoleopplæring og kvalifisering til videregående utdanning, og dette vil for skolen bety mer bruk av ressurser til denne gruppen i årene fremover. Samtidig som skolen opplever at det på flere områder er voksende behov for ressurser for å møte nye undervisningskrav og økt elevgrunnlag, er faktum at skolen de siste år ikke har fått tilført nye administrative eller undervisningsressurser: Færre undervisningsressurser Skolen har en stor andel ansatte over 55 år. Kommunens avtale om redusert arbeidstid for eldre arbeidstakere fører til at skolen har mistet og vil miste ytterligere undervisningsressurser i årene fremover. Behov for merkantile ressurser Når det gjelder administrative og merkantile ressurser, så har skolen langt mindre ressurser enn tilsvarende skoler i kommunen. Rektor er samtidig virksomhetsleder for innvandrertjenesten og Nordlys, og har derfor en stor del av sin arbeidstid utenfor selve skolen. Reduserte statlige inntekter Driften av skolen finansieres gjennom statlige refusjoner til språkopplæring/samfunnskunnskap, salgsinntekter i tilknytning til språkopplæring for arbeidsinnvandrere og kommunale driftsmidler. Staten har endret vilkårene for statlig finansiering av språkopplæring, og de stipulerte statlige

15 inntektene til skolen er derved satt for høyt. De reelle statlige inntektene i 2014 til skolen vil derfor utgjøre 1,1 millioner kroner mindre enn det er budsjettert for. Hammerfest kommune er nominert til bosettingsprisen for 2013 i konkurranse med fem andre kommuner i Norge. Kriteriene for å bli nominert er at kommunene har et planmessig og løsningsorientert bosettingsarbeid, gode resultater i introduksjonsprogrammet når det gjelder overgang til arbeid og videregående utdanning, gode resultater i norskopplæringa og et godt utviklings- og integreringsarbeid. Skolens arbeid og resultater, ved siden av innvandrertjenesten og Bofellesskapet Nordlys, er viktige årsaker til denne nominasjonen. Som det er vist til, så står skolen i dag og i årene fremover ovenfor store og utfordrende oppgaver. Men slik skolens ressurs- og økonomiske situasjon er i dag, står man ovenfor valg om å kutte i opplæringstilbudene. Rådmannens vurdering Rådmannen registrerer Voksenopplæringssenterets faglige og ressursmessige utfordringer fremover. På denne bakgrunn er rådmannen positiv til at skolen får tildelt nye ressurser til oppretting av nye stillinger og korrigering av skolens statlige inntekter. Tall viser at Hammerfest kommune vil få 10 flere familiegjenforente personer enn beregnet i 2014 som kommunen har rett til integreringstilskudd for. Dette vil for kommunen medføre kr ,- i økte statlige inntekter utover det som det er budsjettert for i årets budsjett. I forbindelse med kommunens vedtak i 2013 om å øke bosettinga av flyktninger til 30 personer årlig, vil dette også medføre at de ordinære statlige integreringsinntektene til kommunen kommer til å øke fra Tiltakene ved Voksenopplæringssenteret finansieres gjennom disse inntektene. Rådmannens forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar følgende endringer i budsjettet for 2014; 1. Voksenopplæringssenteret får opprette 1,5 nye 100% undervisningshjemler fra For 2014 vil dette utgjøre kr ,- i økte kostnader. Helårsvirkning fra og med 2015 utgjør kr ,-. 2. Skolen får midler til å opprette 50% stillingshjemmel for sekretær fra For 2014 vil dette utgjøre kr ,- i økte kostnader, og årlige kostnader fra 2015 er beregnet til kr ,- 3. Statlige refusjoner til skolen reduseres med kr ,- i budsjettet for Samlet reduksjon av virksomhetens budsjett for 2014 utgjør kr Det finansieres gjennom en tilsvarende økning av statlige integreringstilskudd som overføres virksomheten.

16 Saksbehandler: Leif Vidar Olsen Saksnr.: 2014/994-2/ Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 34/14 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter ikke vedlagt: Saksutredning med innstilling og vedtak, Hammerfest parkering KF s møte Hammerfest Parkering KF - kjøp av driftslokaler Saken gjelder Hammerfest Parkering KF ønsker å kjøpe Strandgata 49 tidligere Lås & Ramme, 1 og 2 etg til nye driftslokaler. Prosjektet er beregnet til 6 millioner kroner. Rådmannen en positiv til prosjektet. Sakens bakgrunn og fakta Hammerfest Parkering Kf s saksutredning i saken: Hammerfest Parkering KF flyttet inn i Strandgata 59 høsten Høsten 2013 ble det informert om at bygget skulle selges. Den usikre leie situasjonen medførte at Hammerfest Parkering måtte se etter alternative lokaler. Det kan opplyses at nåværende lokaler vi leier i Strandgata 59 er solgt. Det vises til styremøte av og sak SHP 10/14 om kjøp eller leie av nye driftslokaler for Hammerfest Parkering KF. Etter befaringer i tre forskjellige lokaler i hammerfest, ble sak 10/14 fremlagt med to alternativer. Kjøp eller leie av lokaler i Strandgata 48. Styret i Hammerfest Parkering KF fattet følgende vedtak: Styrets vedtak. Enstemmig vedtatt, styret gir administrasjonen fullmakt til å forhandle pris med tanke på kjøp av nye driftslokaler i Strandgata 49.

17 Nåværende lokaler i Strandgata 59 Strandgata 59 består av et lokale over to plan hvor kontorer og teknisk verksted samt spiserom er lokalisert i 2. etasje. I 1. etasje er det ekspedisjon, arkiv og møterom. Dagens lokaler er slik administrasjonen ser det upraktisk til selskapets virksomhet. Det må gjøres betydelige innvesteringer i nåværende driftslokaler for å tilfredsstille arbeidsmiljøet. Da Hammerfest parkering leide disse lokalene i 2010 var det etter mange henvendelser til kommunen om muligheten for leie i alternative kommunalt eide bygg. Det var ingen tilgjengelige lokaler den gang, etter nye henvendelser i 2013/2014 var situasjonen den samme. Lokalene i Strandgata 59 har i dag flere mangler som ikke tilfredsstiller gjeldende krav til arbeidsmiljøloven. Lokalene er ikke optimal/tilpasset forhold til effektiv drift og er slik administrasjonen vurderer det ikke en ønskelig lokalitet for fremtiden. Internt i bygget er arbeidsstasjonene fordelt på to plan, kontorer og teknisk verksted i andre etasje og ekspedisjon og arkiv i første etasje. Man ser ikke hvem som kommer inn når en sitter og jobber på kontorene og det brukes unødvendig mye tid på å rekke ekspedisjonen. På dager med nye trafikk i ekspedisjonen blir dette over tid svært krevende. Lokalene mangler ventilasjon og effektiv oppvarming noe som gjør at det om vinteren kan bli svært kjølig spesielt i ekspedisjonen og tilsvarende svært varmt om sommeren. Det er videre mye støy fra trafikken siden det ikke er lydvinduer i bygget. Inngangspartiet er ikke universelt utformet, med snø og is på fortau vinterstid. Trapp inn til ekspedisjonen gjør at rullestolbrukere ikke kommer seg inn ved egen hjelp. Foretaket leier også lager og grovveksted i Storvanns veien, gamle Hay Bygget. Denne situasjonen gjør at det brukes mye tid på kjøring til og fra disse lokalene. Ved arbeidsoppgaver på lageret der det i tilfeller behøves to personer blir det utfordrende å ta adhooc oppdrag. Dette er derfor ikke en optimal løsning for effektiv drift. Alternative lokaler Under denne prosessen har det vært befart 3 andre alternativer. Moes Kjøreskole, Techs AS og Telrad Electronic. Ingen av disse lokalene ble funnet som akseptable som driftslokale for Hammerfest Parkering KF. Dette både på grunn av lokalenes standard, lokalitet, adkomst. Muligheter for eventuelle utbedringer ble vurdert til ikke å gi en fullstendig løsning som tilfredsstiller fremtidig krav til utvikling og effektiv drift. Samtidig ble de økonomiske anslag for utbedringer ansett som høyere enn hva som kunne forsvares. Lås og Ramme i Strandgata 48. Etter saksutredning sak SHP 10/14 kom administrasjonen frem til at Hammerfest Parkering Kf vurderte Strandgata 49 som det mest hensiktsmessige lokalet for fremtidig drift. Dette begrunnes med at lokalene har plass til å samle all virksomhet under samme tak. I dag har selskapet to leieobjekter på forskjellige steder. Lokalene i Strandgata 49 har også areal som ved enkle tilpasninger «kan» leies ut til andre aktører, kommunalt eller privat. Dette i selv ikke en begrunnelse for å anbefale kjøp men gir fleksibilitet i forhold til drift og mulig ekstra inntekt dersom en vurderer dette.

18 Strandgata etasje er målt til 441 m2, ved eventuelt kjøp kommer det et tillegg på 117 m2 i 2 etg, dette er i all hovedsak lagerlokale(et stort rom) som kan brukes til lagring av teknisk utsyr, skilt og annet driftsutstyr.(verkstedlokale). Nytt areal blir da ca 558 m2. Driftsmessig vil dette bidra til en mer effektiv drift både med hensyn til en sentral plassering i forhold til sentrum, man sparer bilbruk, har alt driftsutstyr i samme bygg og kan effektivt ta seg til sentrum ved feilmeldinger. Kundemottak og administrasjonen kan etableres på gate nivå i Strandgata. Inngangspartiet er universelt utformet og det er varme i fortau. Dette er i dag mangler i nåværende lokaler der det både er utfordringer i forhold til is og snø samt trappetrinn inn til kundemottak. Kommunen eier i dag tredje etasje i samme bygg hvor det er kommunalt datanettverk inne i bygget noe som gjør det forholdvis enkelt og kostnadseffektivt og etablere datanettverk til etasjene under. Lokalene har videre kapasitet for utvidelse av driften. Lokalene blir ferdig oppusset og klar til bruk tilpasset Hammerfest Parkering Kf sitt behov. Daglig leders vurdering Administrasjonen har jfr. Styremøte , sak SHP 3/14 og senest i styremøte sak SHP 10/14 sett på alternativer for kjøp eller leie av nye lokaliteter. Det vises til saksutredning i samme sake(r) der en konkluderer med at Strandgata 49 er det alternativ en anser som best egnet Eier opprettholder kostnadene jfr sak SHP10/14 til 1.7 mill.+ 4,3 mill for eksisterende bygning. Det vil ikke være behov for innvesteringer utover det som her legges frem, med unntak av eventuelt noe kontorutstyr som kan tas over driftsbudsjettet. leiekostnader / Innvestering Husleie/leiekostnad m2 pris pr m2 sum pr år prmnd Hammerfest Parkering fikk følgende pris for leie kr pr. år / pr mnd kr med minste leietid 10 år. Nåværende leiekostnader i Strandgata 59 og verksted i Storvannsveien er kr , pr mnd. Investeringskostnad Eksist bygg ombygging sum eks mva 4,3 mill 1,7 mill 6 mill

19 Ved kjøp tenkes finansiering slik. Eksist bygg Oppgradering SumTotalt innvestering Bank Lån Driftsfond Ek Sum 0 En oppstilling på månedlige finanskostnader blir som følger. LCC Kostnader anslås til ca 500 pr m2 men varier fra type bygning. kr pr år Dette er et bygg med lite utvendig vedlikeholdskrevende vegg flate. Mot nord er det to etasjer og mot sør en fasade i 2. etg. Det er stort sett vinduer i begge plan. LCC kostnadene er nedjustert fra Holte data fra kr til kr 500 pr m2 på grunn av byggets utforming og tilstand. Lokalene blir ferdig oppusset før overtagelse. Utgifter ved lån Beregnet rente utfra SSB bruker i sin prognose for «Makroøkonomiske hovedstørrelser Budsjettrenten er anslått utfra et gjennomsnitt. Ved denne finansieringen øker vi kostnadene med kr 8144 pr mnd i forhold til dagens utgifter inklusive forutsatte utleieinntekter og pris. Eksklusive leieinntekter økes kostnadene med kr pr mnd. Løpetid 25 år kr FDV kostn kr 23250

20 Sum eks leieinntekter kr Leieinntekter ved utleie 175m2 pr m2 kr sum kr Ved denne finansieringen reduserer vi utgiftene med kr 6866 pr mnd i forhold til dagens utgifter inklusive forutsatt utleieinntekter og pris. Eksklusive leieinntekter økes kostnadene med kr 4780 pr mnd i forhold til dagens leiekostnader. Reduserte renteinntekter for kr 3 mill pr år ved 2,5% innskuddsrente utgjør ca pr år. Da andre finansierings alternativer ansees som uaktuell legges det ikke frem flere alternativer. Det anbefales å øke egenkapitalen fra 2 millioner til 3 millioner i forhold til utredning i saksfremlegg av Dette da en ikke ønsker og oppta for mye lån samtidig som selskapet overtar lån og forpliktetser vedrørende Kirkeparken Parkeringsanlegg. Økning av EK til 3 millioner gir er reduksjon i finanskostnader pr år på ca kr over gitt finansieringsplan for lån 25 år. Daglig leders forslag til vedtak: Hammerfest Parkering Kf ser det som svært viktig å få en varlig og stabil lokakitet for sin virksomhet og videre utvikling. Selskapet har over flere år hatt 3 forskjellige lokaliteter. Med de utfordringer selskapet står foran vil stabile og egnede lokaler være svært viktig for en optimal og effektiv drift. Det anbefales at styret i Hammerfest Parkering Kf gir fullmakt til oppkjøp av Strandgata 49, tidligere Lås & Ramme for inntil 6 millioner. Dette finansieres via driftsfondet med 3 millioner og resterende 3 millioner tas opp som lån. Styrets vedtak: Enstemmig vedtatt. Rådmannens vurdering Rådmannen stiller seg bak de vurderinger som selskapet har gjort i saken både faglig og økonomisk. Anskaffelsen er i tråd med Lov om offentlige anskaffelser. Hammerfest Parkering KF kan gå til direkte kjøp av eiendommen. Det er gjort et unntak i forskriften ved kjøp av eksisterende bygg. Når selskapet har vært i kontakt med flere aktuelle byggeiere for kjøp, har en gjort mere enn det som loven sier. Dersom en skal leie lokaler og inngå leiekontrakt, må det ut på anbud. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar at Hammerfest Parkering KF kan kjøpe Strandgata 49 til driftslokaler. 2. Prosjektet omfatter kjøp av lokaler til kr 4,3 millioner kr og oppgradering til kr 1,7 millioner kr., totalt 6 millioner kr. 3. Dette finansieres ved låneopptak på 3 millioner kr og bruk av driftsfond på 3 millioner kr.

21 Saksbehandler: Leif Vidar Olsen Saksnr.: 2014/1139-2/ Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 35/14 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter ikke vedlagt: Saksutredning til møte , Hammerfest havnevesen KF med vedtak Kystverkets handlingsprogram , utdrag Forskuttering og låneopptak - innseiling til Polarbase og Leirvika Saken gjelder Hammerfest havnevesen ønsker å forskuttere utdypinga av innseilinga til Polarbase og Leirvika. Prosjektet har en kostnad på 96 millioner kroner. Rådmannen innstiller positivt i saken. Sakens bakgrunn og fakta Hammerfest havnevesens saksutredning: Fra havneadministrasjonen har det over lengere tid vært arbeidet med innseilingsprosjektet. I arbeidet har det vært jobbet opp mot Kystverket, Hammerfest kommune, Finnmark Fylkeskommune og Polarbase. Vi hadde forventninger om oppstarts bevilgning i 2014, men i NTP og Kystverkets Handlingsprogram for er prosjektet ført opp med oppstarts bevilgning i Prosjektet er i NTP og Kystverkets Handlingsprogram for ført opp med en total kostnadsramme på 92 mill. norske kroner. Hammerfest Havn KF har gjennom OPS-modellen (offentlig og privat samarbeid) investert i flere kai prosjekter på Polarbase. Polarbase har investert og utvikler baseområdet og tjenestetilbudet kontinuerlig. Det samlede tjenestetilbudet fra petroleumsklyngen i Hammerfest dekker et vidt spekter for olje- og gassaktiviteten i Barentshavet, og er et viktig grunnlag for drifts- og leteaktiviteten. En utsettelse av innseilingsprosjektet til 2017 vil dempe utviklingsaktiviteten ved forsyningsbasen. Dette vil svekke tjenestetilbudet til aktørene og aktiviteten i Barentshavet. Hammerfest Havn KF har tatt initiativ til en forskuttering av prosjektet, forutsatt en statsgaranti for gjennomføring av prosjektet og full kostnadsdekning. Kapital-/rentekostnadene ifbm

22 forskutteringen søkes dekket opp og finansiert med like andeler fra hhv. Hammerfest Havn KF, Hammerfest kommune, Finnmark Fylkeskommune og Polarbase. Det forutsettes videre at Kystverket har sin opprinnelige rollen som prosjekteier og byggherre for prosjektet. Havneadministrasjonen vil fremheve følgende argumentasjonsrekke for en forskuttering: * Kystverket har som hovedformål å trygge og sikre farleder og fremkomme-lighet i farleder. Tiltaket utvider og trygger ferdsel inn til havna. * Kystverket bekrefter at all forprosjektering, planleggings- og utredningsarbeid ifbm tiltaket er utført, og at alt er klart for gjennomføring av tiltaket. * Hammerfest Havn KF, Hammerfest kommune og Polarbase har fått signaler om at tiltaket ville ha prioritet med oppstart i 2014, og både havna, kommunen, Polarbase og levrandør-/industriklyngen har foretatt store investeringer og prioritert ressursbruk ihht den forespeilede oppstart. Reguleringer og samlede investeringer i området er passert 1 mrd. kroner og det planlegges for ytterligere utbygginger og investeringer. * Verdien av utsprengte masser som tiltaket genererer vil minske ved utsettelse og etter hvert bli verdiløs og få en negativ verdi ved at det blir en betydelig kostnad å føre dem vekk. * Økende olje- og gassaktivitet i Barentshavet gir økt behov for service for rigg og større fartøy. Gjennom en rekke bedriftsetableringer og de foretatte investeringer med arealopparbeidelse, dypvanns- og tungløftskaier, samt spesialdesignet riggkai, er Polarbase AS godt etablert som en full service forsyningsbase for olje- og gassvirksomheten i Barentshavet. Tiltaket er derfor av stor nasjonal betydning og vil utløse potensiale og synergier i etablerte, gjennomførte og fremtidige infrastruktur investeringer. * Polarbase AS er pt. den eneste operative fullservice forsyningsbasen for olje og gassvirksomhet nord om Sandnessjøen. * Hammerfest Havn KF og Polarbase AS har aktivt benyttet det offentlige virkemidlet, OPS ( offentlig og privat samarbeid) ved kai-/infrastrukturinvesteringer i området siden år 2000 og frem til medio Alle investeringer i OPS-samarbeidet er gjennomført uten offentlige tilskudd. * Petroleumsklyngen i Hammerfest, representert ved Hammerfest Havn KF, Polarbase AS, og service- og leverandørindustrien sine investeringer og konkurransesituasjonen endres og svekkes ved en utsettelse av NTP-prosjektet. * Tiltaket vil sikre og underbygge de samlede investeringer som er gjort ihht de signaler som er gitt ifbm NTP-arbeidet. Havnedirektørens innstilling: Hammerfest havnestyre inviteres til å gjøre følgende vedtak: Hammerfest Havn KF søker å forskuttere prosjektet, forutsatt en statsgaranti for gjennomføring av prosjektet og full kostnadsdekning. Kapital-/rentekostnadene ifbm forskutteringen søkes dekket opp og finansiert med like andeler fra hhv. Hammerfest Havn KF, Hammerfest kommune, Finnmark Fylkeskommune og Polarbase. Det forutsettes videre at Kystverket har sin opprinnelige rollen som prosjekteier og byggherre for prosjektet. Hammerfest havnevesen fattet følgende enstemmige vedtak :

23 Hammerfest Havn KF søker å forskuttere prosjektet, forutsatt en statsgaranti for gjennomføring av prosjektet og full kostnadsdekning. Kapital-/rentekostnadene ifbm forskutteringen søkes dekket opp og finansiert med like andeler fra hhv. Hammerfest Havn KF, Hammerfest kommune, Finnmark Fylkeskommune og Polarbase. Det forutsettes videre at Kystverket har sin opprinnelige rollen som prosjekteier og byggherre for prosjektet. Rådmannens vurdering Rådmannen stiller seg bak argumentasjonen for å gjennomføre tiltaket tidligere enn planlagt. I Kystverkets handlingsprogram beregnes utdyping av farleden inn til Polarbase og Leirvika til 96 millioner kroner. Prosjektet er beregnet startet 2017 og beregnes ferdig Hensikten med tiltaket er å gi bedre og sikrere manøvrering gjennom innseilinga til Polarbase. Redusert ulykkesrisiko og bedre regularitet for rigganløp og større skip oppnås også. For å komme inn til Leirvikasiden av Polarbase er det behov for å gjøre en større kursendring i strøm. For større rigger/skip vil dagens led innebære utfordringer bredde- og dybdemessig. Handlingsplanen skisserer at bredden av utdypingen skal økes med 400 m til 900 m og utdyping til -17m. Utdypingen omfattes ca kubikkmeter med fjell. Rådmannen beregner finanskostnadene/rentekostnadene ved låneopptaket til kr Det forutsettes av de fire partene Hammerfest Havn KF, Hammerfest kommune, Finnmark Fylkeskommune og Polarbase deler likt disse kostnadene. Videre må det forutsettes en garanti fra staten slik at Hammerfest Havnevesen KF får tilbakebetalt lånet i Rådmannens forslag til vedtak: 1. Kommunestyret godtar at Hammerfest havnevesen KF opptar et lån på inntil kr 96 millioner kroner. Lånet skal fortrinnsvis være avdragsfritt. 2. Lånet skal benyttes til forskuttering av utdypingen av farleden inn til Polarbase og Leirvika. 3. Det forutsettes videre at staten garanterer for låneopptaket og at prosjektet finansieres av staten i 2017 slik at Hammerfest havnevesen KF kan tilbakebetale opptatt lån i Det forutsettes at Kystverket er prosjekteier og byggherre for prosjektet. 5. Det forutsettes at Hammerfest Havn KF, Hammerfest kommune, Finnmark Fylkeskommune og Polarbase deler likt finanskostnadene ved låneopptaket.

24 Saksbehandler: Trond Rognlid Saksnr.: 2012/ / Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 36/14 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: 1 Kvartalsrapport 1.kvartal 2014 Hammerfest eiendom KF Saksdokumenter ikke vedlagt: Kvartalsrapport 1.kvartal 2014 Hammerfest eiendom KF Saken gjelder Sakens bakgrunn og fakta Rådmannens vurdering Resultatregnskapet etter 1.kvartal 2014 viser et merforbruk på 5,6 mill. 2,7 mill av dette skyldes at terminer lån er ført i feil periode. De resterende 2,9 mill skyldes andre forhold. Dette er sterkt bekymringsfullt, og rådmannen forutsetter at Hammerfest eiendom KF iverksetter tiltak for å få regnskapet for 2014 i balanse. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Hammerfest kommunestyre tar kvartalsrapporten 1.kvartal 2014 for Hammerfest eiendom KF til orientering. 2. Hammerfest kommunestyre ber Hammerfest eiendom KF iverksette tiltak for å få regnskapet 2014 i balanse.

25 Saksbehandler: Trond Rognlid Saksnr.: 2012/ / Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 37/14 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: 1 Kvartalsrapport 1.kvartal 2014 Hammerfest havn KF Saksdokumenter ikke vedlagt: Kvartalsrapport 1.kvartal 2014 Hammerfest havn KF Saken gjelder Sakens bakgrunn og fakta Kvartalsrapporten følger vedlagt Rådmannens vurdering Rådmannens forslag til vedtak: 1. Hammerfest kommunestyre tar kvartalsrapport 1.kvartal 2014 for Hammerfest havn KF til orientering.

26 Saksbehandler: Trond Rognlid Saksnr.: 2012/ / Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 38/14 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: 1 Kvartalsrapport 1.kvartal 2014 Hammerfest parkering KF Saksdokumenter ikke vedlagt: Kvartalsrapport 1.kvartal 2014 Hammerfest parkering KF Saken gjelder Sakens bakgrunn og fakta Rådmannens vurdering Rådmannens forslag til vedtak: 1. Hammerfest kommunestyre tar kvartalsrapporten 1.kvartal 2014 for Hammerfest parkering KF til orientering.

27 Saksbehandler: Trond Rognlid Saksnr.: 2012/ / Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 12/14 Rådet for funksjonshemmede /14 Arbeidsmiljøutvalget /14 Administrasjonsutvalget /14 Eldrerådet /14 Styret for kultur, omsorg og undervisning /14 Styret for miljø og utvikling /14 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: 1 Kvartalsrapport 1.kvartal 2014 Hammerfest kommune Saksdokumenter ikke vedlagt: Kvartalsrapport 1.kvartal 2014 Hammerfest kommune Saken gjelder Sakens bakgrunn og fakta Rådmannens vurdering Kvartalsrapporten for 1 kvartal 2014 viser kun økonomiske nøkkeltall. Øvrige parameter som mål, sykefravær osv vil kun bli omtalt i kvartalsrapporten for 2 kvartal. Netto driftsresultat etter 1 kvartal er på 24 millioner kroner. Dette er omlag 16 millioner bedre enn budsjettert. Avviket skyldes i all hovedsak økt eiendomsskatt. Nivået på eiendomsskatten i 2014 er fremdeles usikker da det er innkommet klage på fastsettelsen av skatten fra blant annet Statoil. Det er også en vis svikt i skatteinngangen (Gjelder hele landet), men det er for tidlig å si om dette kun er tilfeldige avvik eller en trend.

28 Avvik for de enkelte sektorene kommenteres under de enkelte sektorenes kapittel. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Hammerfest kommunestyre tar kvartalsrapport 1.kvartal 2014 for Hammerfest kommune til orientering.

29 Saksbehandler: Leif Vidar Olsen Saksnr.: 2013/ / Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 20/14 Arbeidsmiljøutvalget /14 Styret for kultur, omsorg og undervisning /14 Administrasjonsutvalget /14 Formannskapet Saksdokumenter ikke vedlagt: 1. Situasjonen ved NAV Hammerfest, rådmannens rapport (unntatt offentlighet) 2. Situasjonen ved NAV Hammerfest, NAV-leder Kartlegging kommunale og statlige oppgaver ved NAV Hammerfest, NAV-direktøren Ros, analyse, organisering, videre prosess, rådmannen Organisering av NAV Hammerfest innspill, rådmann Organisering av NAV Hammerfest, NAV direktøren / Tilbakemelding fra kommunalt ansatte, Situasjonen ved NAV Hammerfest møtereferat NAV Hammerfest- organisering av sosialtjenesten Saken gjelder Situasjonen ved NAV Hammerfest vurderes som utfordrende; faglig, arbeidsmiljømessig og økonomisk. Situasjonen ved NAV kontoret i Hammerfest har lenge vært vanskelig. Allerede høsten 2012 ble det varslet om store utfordringer ved kontoret. Prosesser ble igangsatt, og saken ble drøftet i kommunens arbeidsmiljøutvalg. I oktober 2013 mottok rådmannen nok et varsel og det ble gjennomført møter med ansatte. Rådmannen konkluderer i saksutredningen at det skal innføres todelt ledelse ved NAV Hammerfest fra Sakens bakgrunn og fakta I perioden mandag til ble det gjennomført samtaler med samtlige kommunalt ansatte ved NAV Hammerfest (enkeltvis eller parvis). Det ble også gjennomført samtaler med andre med tilknytning til kontoret. Det ble utarbeidet en rapport om forholdene. Samtalene hadde utgangspunkt i følgende forhold: -Organisering av NAV Hammerfest med vekt på det sosialfaglige.

30 -Kollegaer -Ressursbruk -Lederrollen -Prosesser ved kontoret -Samarbeid med andre instanser -Hva er din løsning? Hva er dine forslag til løsninger? Rapporten av anbefalte/krevde følgende handlinger: 1. Kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet ved NAV Hammerfest Det skal gjennomføres en kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet ved NAV Hammerfest. Det skal gjennomføres på kommunal side, men signalene er helt klare fra statlig side også. Rådmannen anbefaler at undersøkelsen foretas blant alle ansatte ved kontoret. Følgende bør vektlegges i kartleggingen: Trivsel på arbeidsplassen Samarbeidsforhold til kollegaer og ledelse Andre arbeidsmiljøforhold Arbeidsrelaterte helseplager Forslag til tiltak for å bedre arbeidsforholdene Dette skal drøftes og avklares i dertil egnet organ ved NAV Hammerfest. Dette må planlegges og iverksettes snarest. 2. Vurdering av modellen det jobbes etter ved NAV kontoret Det skal gjennomføres en ROS-analyse eller tilsvarende analyse ved NAV Hammerfest. For å identifisere risikoelementer bør det arrangert en idédugnad eller brainstorming med alle ansatte ved NAV Hammerfest. Det er viktig å sørge for at flest mulig forslag kommer opp. Hensikten med gjennomgangen må være å identifisere faresituasjoner som kan gi opphav til hendelser som vil ha negativ innvirkning på: Ansatte og klienters liv og helse Samfunnsviktige funksjoner Troverdighet / renommé / omdømme Økonomiske og materielle verdier og ressurser Drift, produksjon og tjenesteytelser Dette skal drøftes og avklares i dertil egnet organ ved NAV Hammerfest. Dette må planlegges og iverksettes snarest.

31 3. Ressursbruk sosialfaglige tjenester Det er kommunen som yter ressurser til det sosialfaglige tjenesteområdet. Ressursene er fordelt og vedtatt politisk. Dersom ressursene ikke brukes i tråd med vedtak fattet av kommunestyret, må rådmannen rapportere dette til samme organ. Med bakgrunn i den informasjonen som rådmannen har i dag, kan rådmannen ikke godta at ressurser som skal brukes på det sosialfaglige, brukes på statlige oppgaver. 4. Sosialfaglig ansvar og organisering Rådmannen har grunn til å tro at de ansatte i det sosialfaglige tjenesteområdet ved NAV Hammerfest ikke jobber tilstrekkelig helhetlig og at de har den nødvendige kompetansen for å løse oppgavene på en kvalitativt god nok måte. Dette punktet må ses i sammenheng med punkt 3 over. 5. Partnerskapsmodellen må gjennomgås. Det er nødvendig med en gjennomgang av partnerskapsmodellen. De fleste punktene beskrives også med ansvar og frister. I dialogen etter rapporten mellom stat og kommune framkommer det både like syn og ulike syn vedrørende forholdene ved NAV-kontoret. Det var enighet mellom partene at det måtte iverksettes ytterligere tiltak ved kontoret. I brev av ber rådmannen om innspill på organiseringen av NAV-kontoret. Rådmannen varsler også at saken skal legges fram til politisk behandling. Det ble skissert tre modeller, men det var ønskelig med eventuelle innspill på andre aktuelle modeller. Organisasjonsmodeller: 1. Dagens modell med en NAV-leder, samt to team (mottak og oppfølging) med hver sin fagleder. 2. Dagens modell som beskrevet i punkt 1, men i tillegg en kommunal nestleder. Nestlederen vil minimum ha det faglige ansvaret for kommunale oppgaver. Personalansvar for kommunalt ansatte må vurderes i denne sammenheng. 3. En modell med to ledere; en statlig og en kommunal leder med ansvar for henholdsvis statlige oppgaver og kommunale oppgaver med tilhørende personalansvar. I brev av anbefaler kommunalt ansatte følgende: Kommunalt ansatte ved NAV- Hammerfest, organisert gjennom fagforbundet har diskutert og kommet frem til følgende innspill som er etterspurt fra rådmannen.

32 Det er et sterkt ønske om to leder modellen ved NAV Hammerfest, med en egen kommunal leder med ansvar for kommunale oppgaver med tilhørende personalansvar, altså alternativ 3 skissert i brev fra Rådmann datert Det er mange gode grunner for å velge denne løsningen og de ansatte kan ikke se for seg noen annen løsning med tanke på de utfordringer og de mange problemer som eksisterer på NAV pr. i dag. I brev av konkluderer NAV direktøren slik: Med manglende felles forståelse for drift av et NAV kontor, ser vi ikke grunnlag for å ha felles ledelse ved kontoret og har derfor konkludert med en samarbeidsavtale med delt ledelse, organisering og fullmakter. Da dette som sagt er en lite effektiv måte å organisere kontoret på håper vi at det i framtiden vil være grunnlag for å se på dette på nytt. Frisk i Nord har gjennomført en arbeidsmiljøundersøkelse ved NAV kontoret hvor alle 26 ansatte (derav 9 kommunalt ansatte) tilhørende kontoret er intervjuet. Rapporten ble presentert for ansatte i april Økonomisk utvikler NAV-tjenestene seg negativt; ,8 mill. kr, ,5 mill. kr og ,3 mill. kr. Rådmannens vurdering. Saksutredningen beskriver situasjonen overfladisk og lite detaljert. Rådmannen ser ingen grunn til å være mer detaljert da rådmannen vurderer de sentrale områdene ved kontoret som kritiske. Det må gjøres grep for å bedre disse hovedområdene; -det sosialfaglige ved NAV kontoret og kommunal overordnet oppfølging -organisering av kontoret, ressursbruk -arbeidsmiljøet -økonomi I denne fasen bør kontoret organiseres med to ledere; en for statlige oppgaver og en for kommunale oppgaver. Dette er en utfordrende modell, men rådmannen ser ingen annen måte å organisere kontoret på pr i dag for å kunne gi våre brukere bedre sosialfaglige tjenester. Partene ved rådmannen og NAV-direktøren vil iverksette to-ledermodell fra Det må gjennomføres en ROS-analyse før nevnte dato. Dette for å sikre tjenestene ved kontoret. Denne endringen vil medføre ansettelse av en virksomhetsleder noe som vil bety en budsjettøkning tilsvarende et halvt årsverk. Rådmannen legger saken fram som en orienteringssak siden konklusjonen ligger innenfor rådmannens delegerte ansvar. Rådmannens forslag til vedtak: Saken tas til orientering