BYRÅDSAVDELING FOR FINANS, KONKURRANSE OG OMSTILLING

Transkript

1 Stadsporten markerte frem til 1876 grensen mellom byen og Domkirkens landsogn. Bygningen fra 1628 ble brukt til innkreving av avgifter på varer som skulle innføres til byen. Foto: Rolf Hordnes BYRÅDSAVDELING FOR FINANS, KONKURRANSE OG OMSTILLING

2 BYRÅDSAVDELING FOR FINANS, KONKURRANSE OG OMSTILLING. Byråd: Christine B. Meyer (H) Kommunaldirektør: Elin Sjødin Drange Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling (BFKO), har det overordnete ansvaret for kommunens økonomistyring, arbeidsgiverpolitikk, informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT), kommuneportal, innkjøp og eiendomsforvaltning. Avdelingen omfatter også lønns- og regnskapssenteret, Kemneren, Vikarservice, Bergen byarkiv og Bergen overformynderi. Byrådsavdelingen følger opp kommunens eierinteresser i de kommunale foretakene samt arbeidsmarkedsbedriftene. Tjenesteområde 06 Overføringer til trossamfunn er overført til Byrådsleders avdeling. Byrådets mål er at vi får best mulig ut av de knappe økonomiske ressursene som Bergens innbyggere og staten bidrar med. Det betyr at vi må ha fokus på hvordan vi styrer økonomien i kommunen, det betyr at vi må bli flinkere å ta vare på de menneskelige ressursene og det betyr at vi må bruke konkurranse på en måte som sikrer at tjenestene blir utført på en kostnadseffektiv måte. For byrådet er det viktig at vi innretter oss på en måte som sikrer et godt tjenestetilbud også i fremtiden. Det er ikke noe mål at Bergen kommune skal bygge seg opp store fond og økonomiske muskler, men en må heller ikke sette seg i en situasjon der økende driftskostnader gir underdekning i den fremtidige driften. Dette betyr at vi må ha en økonomi som på den ene siden gir Bergen kommune handlingsrom i dag og fremover, men som samtidig også gjør god bruk av de knappe økonomiske ressursene vi har fått til rådighet. For å få dette til vil vi gjennom perioden ha en stram økonomistyring og streng prioritering av prosjekter og oppgaver. Dette betyr også at i den grad vi skal få plass til nye satsinger, må det skje gjennom at gamle satsinger og oppgaver tas ut eller at det skapes nye inntekter. Byrådet har derfor satt i gang to grupper; en gruppe som skal identifisere mulige oppgaver som kan saneres og effektiviseringstiltak og en gruppe som skal se på muligheter for å øke inntekter - først og fremst gjennom brukerbetaling. Medarbeiderne er de viktigste ressursene i kommunen. Byrådet er opptatt av at Bergen kommune blir flinkere å ta vare på ledere og ansatte slik at kommunen oppleves som en attraktiv, utfordrende og trygg arbeidsplass. I dag har Bergen kommune et høyt sykefravær på rundt 10 prosent og byrådet har gjennom å etablere nærværsprosjektet satt seg mål å redusere sykefraværet med 20 prosent gjennom fireårsperioden. Sykefraværet koster Bergen kommune 570 millioner per år i form av lavere produktivitet og økte kostnader. Den lave produktiviteten går ut over brukerne ved at de ikke får tjenester de har krav på eller at de får tjenestene, men til en lavere kvalitet. Et høyt sykefravær vil også ofte bety at brukerne må forholde seg til mange og skiftende personer. For ledere betyr et høyt sykefravær at de må bruke tiden sin til å ringe etter vikarer, opplæring og dekke opp for medarbeidere fremfor å bruke tiden sin til å være leder. Fravær går også direkte utover medarbeiderne som får økt belastning og et dårligere arbeidsmiljø. Byrådet vil utover høsten 2008 og våren 2009 komme med tiltak som tar sikte på å øke nærværet. Det er imidlertid viktig at arbeidet med å få økt nærværet først og fremst skjer gjennom å få de enkelte ledere og medarbeidere til å ta ansvar. Byrådet vil derfor mobilisere arbeidsmiljøgrupper i alle enheter til å arbeide aktivt med å øke nærværet. 52

3 Bystyret i Bergen vedtok i juni 2007 en handlingsplan for rekruttering og inkludering av arbeidstakere med innvandrerbakgrunn. Handlingsplanen, som har tittelen Mangfold i praksis gjelder for virksomheter hvor Bergen kommune har arbeidsgiveransvar. Mangfold i praksis er viktig ut fra flere begrunnelser: - Innvandrerbefolkningen besitter en arbeidskraftressurs kommunen trenger. - Et personale som speiler samfunnets kulturelle mangfold bedrer forutsetningene for å kunne tilby tilpassete og likeverdige tjenester til alle brukere. - Inkludering i arbeidslivet er en forutsetning for en vellykket integreringspolitikk. Planen har som mål at andelen ansatte med innvandrerbakgrunn skal gjenspeile befolkningssammensetningen for øvrig. Kommunen skal ha arbeidstakere med innvandrerbakgrunn på alle nivåer i organisasjonen, og ha et arbeidsmiljø som inkluderer alle ansatte uavhengig av etnisitet, nasjonal opprinnelse, avstamning, hudfarge og/eller religion/livssyn. 13 tiltak skal bidra til at kommunen når målene. Dette inkluderer blant annet oppretting av traineestillinger for innvandrere i de store byrådsavdelingene, informerende og bevisstgjørende tiltak overfor ledere og tillitsvalgte, en bevisst vikarpolitikk, prosjekt for å heve basiskompetanse hos ansatte innvandrere som har behov for det, opprettelse av en mangfoldspris, samarbeid med NAV om opplæring i helsearbeiderfaget for innvandrere og invitasjon til et samarbeidsforum for å få flere innvandrere i arbeid. I forbindelse med etablering av det sittende byråd ble alle de kommunale foretakene lagt inn i styringslinjen under finansbyråden. Gjennom denne løsningen fikk en frem et tydeligere organisatorisk skille mellom kommunens bestillerfunksjoner som er lagt til de ulike fagbyråder, og kommunens interne leverandører. Byrådet vil fortsette arbeidet med å skille rollene mellom bestiller og utfører og legge ansvaret til bestiller. Byrådet vil også arbeide for at en får mest mulig tjenester for de knappe økonomiske ressursene og i den grad konkurranse er et tjenlig virkemiddel, vil byrådet legge til rette for det. Byrådet har i denne anledning satt i gang en sak om bruk av konkurranse som vil legge grunnlaget for hvordan kommunen i fremtiden skal forberede konkurranseutsetting. Det er imidlertid viktig å understreke at konkurranseutsetting bare er en av flere former for konkurranse. Byrådet er også opptatt av at andre former for stimulering av konkurranse, som for eksempel fritt brukervalg og målestokkonkurranse, brukes aktivt. Kommunens investeringprosjekter er i hovedsak ert og beskrevet under de respektive byrådsavdelinger og tjenesteområder. I tillegg til de investeringsforslag som den enkelte byrådsavdeling utarbeider, foreslås det investeringer i bygninger og anlegg for til sammen 182,3 mill. i økonomiplanperioden, hvorav 106,8 mill. til kommunens administrasjonsbygg. I motsetning til skoler, barnehager, kulturbygg og sykehjem, kan ikke administrasjonsbyggene henføres til en enkelt leietaker, men rommer alle kommunens avdelinger. IKT er et viktig virkemiddel for å skape bedre, enklere og mer effektive tjenester i Bergen kommune. Bergen kommune skal være en kommune som er tilgjengelig for innbyggerne 24 timer i døgnet, slik store deler av samfunnet for øvrig også har blitt. Samtidig skal nye og moderne IKT-løsninger bidra til å øke tjenestekvaliteten ovenfor innbyggerne, samt effektivisere kommuneadministrasjonen slik at ressurser kan frigjøres til styrket innsats innen kommunens kjerneoppgaver. IKT -investeringene for kommunen foreslås med 328,7 mill i perioden, hvorav 233,6 mill er ert under BFKO til konserntiltak på IKT-området. Øvrige midler er av ekniske årsaker ert under 53

4 respektive byrådsavdelinger, men utgjør en del av kommunens konsernovergripende IKT-strategi og IKT-handlingsplan. Tallmessig oppsummering for politikkområdet: Beløp i mill kr Regnskap Vedtatt Justert Prognose årsforbruk Forslag års Forslag til økonomiplan DRIFT (netto utg.) 01 Barnehage og skole 8,9 03 Tiltak for eldre og særlig omsorgstr. 5,8 07 Brannvesen 0,5 10 Fysisk byplanlegging mv. 0,3 11 Arbeidsmarkedstiltak * 7,5 24,6 24,8 22,2 26,5 26,5 26,5 26,5 16 Administrasjon og fellesfunksjoner 316,0 349,7 331,1 328,5 382,2 393,4 404,9 404,9 17 Sentrale forvaltningstjenester 5,1 5,1 5,2 5,3 5,4 5,4 5,4 5,5 21 Sentrale poster -43,8-45,3-44,3-44,3-44,2-44,2-44,2-44,2 Bergen kommunale bygg (BKB) * -197,0-184,5-170,0-170,0-184,5-184,9-184,9-184,9 Sum driftsrammer 103,3 149,7 146,8 141,7 185,4 196,2 207,8 207,8 *Utgifter til lærlinger regnskapsføres på de tjenesteområdene hvor de arbeider, men eres samlet på tjenesteområde 11 Arbeidsmarkedstiltak. *Alle tjenesteområdene som gjelder BKB er samlet på en linje for å bedre sammenligningen. Beløp i mill kr Vedtatt Forslag års Forslag til økonomiplan INVESTERING (brutto utg.) 16 Administrasjon og fellesfunksjoner 71,7 74,1 66,2 64,5 43,0 17 Sentrale forvaltningstjenester 0,1 0,1 0,1 0,1 Sum investeringsrammer 71,8 74,2 66,3 64,6 43,0 Administrasjon Byrådsavdelingen skal gjennom rådgivning, styring og støtte innenfor områdene: Økonomi, IKT, kommuneportal, menneskelige ressurser (HR), innkjøp, forretningsutvikling og øvrige konsernstøttefunksjoner bidra til at kommunen når sine mål. Ansvarsområdet omfatter byrådsavdelingens tjenester for andre kommunale enheter. Resultatenhetene Kemneren, Byarkivet og Overformynderiet har også publikumsrettede tjenester. Plangrunnlag Benevnelse Innhold Kostnadsramme (drift) Bystyresak 134/07 Innkjøpsstrategi for Bergen kommune Rutiner for varsling i Bergen kommune Bystyresak Ny Innkjøpsstrategi ble vedtatt av Bystyret juni 2007 og inneholder en rekke planer og aktiviteter som sikrer at kommunen etterlever Lov om offentlig anskaffelser. Rutiner som beskriver fremgangsmåte ved varsling om kritikkverdige forhold Samlet kostnad planvedtak er (korrigert i 1.tertialrapport 2007 og i Budsjett 2008 i forhold til opprinnelig vedtak i Byrådet) Til disposisjon i Dekkes innenfor ordinært drifts HR-strategi for Bergen kommune Mangfold i praksis Bystyresak Strategien er under arbeid og vil gi rammer og retningslinjer for kommunens organisasjons og personalpolitikk. Handlingsplan for rekruttering og inkludering av arbeidstakere med innvandrerbakgrunn Det er bevilget kr. 2,65 mill 54

5 Benevnelse Innhold Kostnadsramme (drift) Seniorpolitikk i Bergen kommune Bystyresak 45/07 Etikk og korrupsjonsforebyggende arbeid i Bergen kommune Bystyresak Beskriver seniorpolitikk og tiltak i den forbindelse. Sak som angir etisk standard for Bergen kommune, samt rammeverk og prinsipper for etikkopplæring og etablering av arenaer for etisk refleksjon. Det er avsatt 2 mill årlig til formålet i økonomiplanperioden. Opplæring håndteres innenfor eksisterende rammer. OVERORDNET MÅLSETTING FOR IKT, HR OG ØKONOMI: Innenfor områdene IKT, HR og økonomi skal byrådsavdelingen bidra til at kommunen når sine mål. Hovedfokus i 2009 vil være utvikling av effektive arbeidsprosesser og organisering for økt kvalitet og reduserte kostnader, og samtidig sikre god medarbeidertilfredshet gjennom en aktiv og inkluderende HR-strategi. Felles konsernmål: Nærvær Øke arbeidsnærværet med 20 % i løpet av økonomiplanperioden Fra helt syk til delvis frisk. Medarbeidertilfredshet Gjennomsnittscore over 4 (maks 6) Økonomistyring (avvik og prognosekvalitet) Gjennomsnittscore over 4 (maks 6). Seksjon for konkurranse og utvikling Seksjonen har ansvar for innkjøp, kommuneportal, organisasjonsutvikling samt IKT området. Seksjonen har vært gjennom en organisasjonstilpasning for å rendyrke områdene med konsernansvar. I tillegg har seksjonen etablert en egen avdeling med ansvar for å utvikle prosjekt- og rådgivningstjenester. IKT Det pågår fortløpende utvikling av tjenester basert på bruk av IKT-løsninger. Ansatte og innbyggere benytter i økende grad IKT i dialogen med kommunen, og det forventes at løsningene er tilgjengelige hele døgnet. Fra 2009 økes fokuset på å videreutvikle infrastrukturen for å sikre en slik tilgjenglighet. Bruken av IKT i Bergen kommune er et viktig virkemiddel for å modernisere, effektivisere og videreutvikle vesentlige områder i den kommunale tjenesteproduksjonen. I alle IKT-prosjekter stilles det krav til hvordan det enkelte prosjekt bidrar til å øke tjenestekvaliteten ovenfor innbyggerne eller effektivisering av kommuneadministrasjonen. Hovedutfordringene i økonomiplanperioden er å levere i tråd med forventningene til eksterne og interne brukere, innenfor de tildelte ressurser. På IKT-området er det utarbeidet en bestiller-leverandørmodell (Service Level Agreement = SLA), hvor IKT-Forretningsutvikling representerer BKs bestiller-ledd og IKT-Drift utgjør leverandørleddet gjennom operative IKT-tjenester. Det er i 2009 avsatt særskilte midler til å gjennomføre ytterligere strukturendringer på IKT området for å sikre at kommunen er best mulig rustet til å levere gode, stabile og kostnadseffektive IKT-tjenester. 55

6 Innkjøp Oppfølging av Innkjøpsstrategi for med tilhørende handlingsplan vil fortsatt ha hovedfokus var preget av omfattende aktiviteter knyttet til relansering av ehandel. De viktigste utfordringene i 2009 er knyttet til: Oppfølging av ehandel som obligatorisk bestillingskanal, løpende etablering av nye rammeavtaler, kompetanseheving for innkjøpere, samt ta i bruk verktøy for elektronisk gjennomføring av konkurranser. Kommuneportalen Utviklingen av Bergen kommunes nettbaserte tjenester er i god utvikling og beveger seg nå over i en ny fase. Nå skal det bygges en helhetlig tjenesteorientert arkitektur som skal danne rammeverket for å effektivisere og produsere nye tjenester til innbyggerne. Det skal også implementeres elektronisk ID som skal legge til rette for mer avanserte og brukerorienterte tjenester til innbyggerne gjennom Bergen kommunes "Min side" i nettportalen. Samarbeid med sentrale myndigheter og andre kommuner for å koordinere utviklingen av samfunnsnyttige tjenester vil være høyt prioritert. Mål for 2009 konkurranse og utvikling Verbal beskrivelse av mål Målemetode/indik ator Forrige resultat for året (2009) innen utgangen av økonomiplanperioden (2012) Følge opp vedtatt Innkjøpsstrategi og sikre at kommunen overholder Lov om offentlige anskaffelser. Bruk av database for offentlige anskaffelser for alle kjøp over kr Alle enheter skal kjøpe fra rammeavtaler på områder der dette finnes 100 % anskaffelser over kr skjer gjennom Doffin 100 % anskaffelser over kr skjer gjennom Doffin Gjennom bruk av E- handel oppnå enklere innkjøp, reduserte transaksjonskostnader og bedre oppfølging av rammeavtaler Statistikk fra Agresso Ca. 10 % 100 % 100 % Spare miljø, tid og reisekostnader gjennom økt bruk av videokonferanser. Døgnåpen kommune - 30 nye elektroniske tjenester i kommuneportalen Markedsføring av tiltaket, statistikk fra Outlook, reservasjon av videokonferanser Måling antall tjenester Nytt mål 17 (2007) 40 (2008) Effektivisering av arbeidsprosesser gjennom bruk av IKT Mål i vedtatt IKTstrategi Effektmåling - gevinster Vedtak i bystyret og implementert 56

7 Verbal beskrivelse av mål Målemetode/indik ator Forrige resultat for året (2009) innen utgangen av økonomiplanperioden (2012) Balansert målstyring (BMS) brukes aktivt i hele kommunen Styringskort for alle resultatenheter og seksjoner 100 % av alle resultatenheter på nivå 2 bruker BMS 100 % av alle avdelinger er bruker av BMS Sikre en mer enhetlig og systematisk styring av prosjekter Innføring av felles prosjektstyringsverk tøy Statistikk ift bruk Virkemidler for å nå målene: Aktiv opplæring i anskaffelser og bruk av ehandel Kontinuerlig videreutvikling av tjenester i Kommuneportalen (kommunens internett) Videreutvikling og bruk av SLA-modellen (bestiller-utfører) Ny IKT- strategi for perioden Budsjettmidler avsatt til virkemiddelet i 2009 Innenfor ramme Kr 12 mill Innenfor ramme Budsjettmidler avsatt til virkemiddelet nivå 2012 Innenfor ramme Kr 29,5 mill Innenfor ramme HR-seksjonen Kommunen er en stor arbeidsgiver, med vel ansatte (ca årsverk), som leverer viktige utdannings- og velferdstjenester til befolkningen, og bidrar til utvikling av lokalsamfunnet. Det er derfor av stor betydning for kommunens innbyggere og tjenestemottakere at personalressursene forvaltes på en best mulig måte. Et utfordrende arbeidsmarked gjør det nødvendig med systematisk og langsiktig innsats for å sikre at kommunen klarer å rekruttere, videreutvikle og beholde nødvendig kompetent arbeidskraft. Byrådet vil på denne bakgrunn iverksette en ny HR-strategi fra Det vil blant annet gjennomføres konsernovergripende lederutvikling, og et gjennomgående opplæringsprogram for HR-medarbeidere. Nye personaladministrative systemer Det gjennomføres prosjekt for innkjøp og implementering av nytt HR-system. Prosjektets mandat er å bidra til en enklere Bergen kommune gjennom å anskaffe moderne og fremtidige løsninger innen HR-området. Hovedmålene er å bidra til å effektivisere HR-prosesser i Bergen kommune for å sikre kvalitet og frigjøre tid, samt bidra til god service og tilgjengelighet for brukerne. Det er satt av 13 mill til prosjektet i perioden. Det skal samtidig innføres nytt vikar- og turnussystem for å effektivisere og kvalitetssikre arbeidet med bruk ansettelser og bruk av vikarer, samt bedre utnyttelse av ressursene. Etisk standard Byrådet la våren 2008 frem sak om etikk og korrupsjonsforebyggende arbeid i Bergen kommune. Saken medfører omfattende opplæringsvirksomhet for ledere i kommunen. Det vil også bli etablert arenaer for etisk refleksjon og et faglig etisk forum i kommunen. I 2009 håndteres økonomiske konsekvenser av opplæringsaktivitetene innenfor eksisterende rammer. Mangfold i praksis HR-seksjonen har startet iverksetting av flere av tiltakene i handlingsplanen Mangfold i praksis. Det gjennomføres løpende evaluering av handlingsplanen i

8 Likestilling mellom kjønn Bergen kommune har klare mål om likestilling mellom kjønn på det arbeidsgiverpolitiske området. Seniorpolitikk Seniorpolitikk iverksettes i tråd med bystyresak 45/07. Det gjennomføres en evaluering av iverksatte tiltak høsten 08, samtidig som et arbeid for å videreutvikle seniorpolitikken starter. Nåværende ramme på kr 2 mill årlig opprettholdes i Vikarservice Vikarservice vil tilpasse sin bemanning avhengig av oppgaver og utvikling. Finansiering av nye stillinger i Vikarservice skal skje gjennom inntekter basert på vikarutleie, og prisen på tjenesten skal dekke lønn samt administrative kostnader. I gjeldende økonomiplan er det forutsatt besparelser i driften med 3,8 mill fom 2009 som følge av etableringen av Vikarservice. Mål for 2009 HR Verbal beskrivelse av mål Målemetode/indikator Forrige resultat for året (2009) innen utgangen av økonomiplanperioden (2012) Implementere ny HR-strategi Lederutviklingskurs og opplæringsprogram for hele organisasjonen Nytt mål Strategien skal være kjent i hele organisasjonen Bevisstgjøre kommunens ledere og medarbeidere ift kommunens etiske standard. Gjennomføre etikkopplæring for ledere Nytt mål Kurs for 140 ledere Implementere handlingsplanen Mangfold i praksis Resultatindikatorer beskrevet i handlingsplanen Resultat ihht mål Iversetting av tiltak innen angitte tidsfrister Alle planens 13 tiltak er iverksatt Virkemidler for å nå målene: Budsjettmidler avsatt til virkemiddelet i 2009 Budsjettmidler avsatt til virkemiddelet- nivå 2012 Oppstart lederutviklingsprogram og opplæringsprogram for HR-medarbeidere Opplæring etikk Handlingsplanen Mangfold i praksis Innenfor ramme 2,65 mill 2,65 mill 58

9 Mål for 2009 Vikarservice Verbal beskrivelse av mål Målemetode/indikator Forrige resultat for året (2009) innen utgangen av økonomiplanperioden (2012) Redusere uønsket deltid med 10 % Antall ansatte som får økt sin stillingsprosent. Nytt mål 10 % Alle som ønsker å øke sin stillingsprosent og er egnet, kan få et tilbud via Vikarservice Virkemidler for å nå målene: Budsjettmidler avsatt til virkemiddelet i 2009 Budsjettmidler avsatt til virkemiddelet nivå 2012 Intensivere rekrutteringen. Lage en helhetlig rekrutteringsplan i samarbeid med HR seksjonen. Implementering av nytt vikar- og turnussystem Eksisterende ressurser i Vikarservice Økte inntekter som følge av vikarutleie Økonomiseksjonen Økonomiseksjonen har ansvar for overordnet ering, økonomioppfølging, regnskap, finansforvaltning og økonomisk internkontroll i Bergen kommune. Det er en kontinuerlig utfordring å ha god løpende økonomisk styring og kontroll og samtidig sørge for at alle arbeidsprosesser innenfor økonomiområdet er effektive og av god kvalitet. I 2009 vil virksomhetsrapportering være et særskilt fokusområde. Nytt tiltak vil være månedsrapportering av økonomisk status fra leder til sentralt nivå direkte i økonomisystemet. Mål for 2009 økonomi Verbal beskrivelse av mål Målemetode/i ndikator Forrige resultat Tallfesting av mål for året (2009) Tallfesting av mål innen utgangen av økonomiplanperioden (2012) Drift: Utvikle og forbedre kommunens løpende økonomistyring Kombinasjon av avvik og prognosekvalitet 3,8 (av totalt 6 poeng) 4 poeng 4,5 poeng Budsjettrammene som tildeles kommunens resultatenheter skal være forutsigbare og realistiske, gi incitamenter til måloppnåelse i den grad det er mulig; skille mellom produktivitet (pris) og omfang (mengde) Investering: Tettere oppfølging og rapportering av kommunens investeringsprosjekter gjennom året. Antall tildelingsmodeller som oppfyller kriteriene Ny rutine er utarbeidet og iverksatt Nytt mål 70 % 90 % Nytt mål Virkemidler for å nå målene: - Alle ledere har deltatt på konsernkurs i økonomiforvaltning - Tett og god oppfølging fra økonomirådgiver - Felles konsernkriterier for modeller Budsjettmidle r avsatt til virkemiddelet i 2009 Budsjettmidler avsatt til virkemiddelet nivå

10 Øvrige resultatenheter administrasjon Lønns og regnskapssenteret Hovedutfordringer for Lønns- og regnskapssenteret i 2009 vil være å konsolidere ny forvaltningsorganisasjon for Agresso økonomistyringssystem, samt bidra i arbeidet med nytt Lønnsog personalsystem. IKT-drift IKT Drift er Bergen kommunes interne leverandør av IKT tjenester. IKT Drift sitt fokusområde er å levere forretningsteknologi som understøtter brukeres behov i tråd med foreliggende bestillinger. Det ble innført en rekke nye tjenester i 2008, og i tillegg til en sterk økning i antall PC-er, spesielt innenfor skolesektoren, har det også vært foretatt utskifting av store deler av PC-parken. Trådløst gjestenett er under innføring. Dette vil gi besøkende og innbyggere muligheten til gratis internett i kommunale bygg. Kemneren Virksomheten har i 2008 vært preget av innføring av nytt nasjonalt skatteregnskap (SOFIE) og flytting til Nonneseterkvartalet, hvor Kemneren nå er samlokalisert med Skatt Vest. Innføringen av SOFIE er avsluttet, men manglende funksjonalitet krever større ressurser enn forventet og systemet har foreløpig ikke gitt de forutsatte gevinster. I 2009 vil satsningsområdene være videreutvikling av SOFIE, og etablering av bedre samarbeidsrelasjoner med Skatt Vest. Resultatmessig jobbes det for at samlokalisering skal gi bedre gevinster på kontrollsiden og bedre kundebetjening. I forbindelse med samlokaliseringen planlegges det å etablere et veiledningskontor for utenlandske arbeidstakere i samarbeid med Skatt Vest. Arbeidsinnvandringen fra utlandet har vært sterkt økende i Bergensregionen de siste årene. Mange av innvandrerne har uryddige ansettelses- og skatteforhold. En av grunnene til dette er at det norske regelverket er komplisert og vanskelig tilgjengelig da mye av informasjonen bare finnes på norsk. Det eres med 0,3 mill til tiltaket fra og med 2009, som finansieres ved intern omdisponering i byrådsavdelingen. Byarkivet Byarkivet er etablert i Hansaparken, og i tillegg til de store arkivene i fjellhallene, er det også etablert en publikumsekspedisjon. I tillegg til fysiske arkiv, har også Byarkivet ansvar for historiske elektroniske arkiv, et område som også er i vekst etter hvert som eldre system byttes ut med nye. Det er økende behov for arkivplass, blant annet i forbindelse med lovmessige krav om lagring av eldre arkiv. Sentralarkivet har ansvar for håndtering av kommunens innkommende post. Det har vært en sterk økning i volumet og avdelingen har stor fokus på effektive arbeidsprosesser. 60

11 Forslag til drifts for tjenesteområde 16 Administrasjon (Ekskl. BKB): Beløp i mill kr Vedtatt Justert Prognose Forslag Regnskap årsforbruk års Forslag til økonomiplan Inntekt -147,5-120,3-122,4-122,4-123,6-123,6-123,6-123,6 Utgift 463,5 470,0 453,5 450,9 505,8 517,0 528,5 528,5 Netto utgift 316,0 349,7 331,1 328,5 382,2 393,4 404,9 404,9 Rammeendringer uten aktivitetsendring: Utg.p: Vedtatt ,7 349,7 Andre kostnadsendringer 0,5 Diverse -24,7-0,2 Generell lønns- og prisstigning 4,1 22,2 Helårsvirkn. av tiltak og justeringer i årets bud. 2,0 2,3 0,1-0,1 Sum endringer -18,6 24,8 0,1-0,1 Sum justert budsj./ramme uten aktivitetsendr. 331,1 374,6 Rammeendringer for øvrig: Effektivisering -7,9-2,2 Engangstiltak -2,0 Inntektsendring -3,3 Nye tiltak 20,9 21,4 17,1 16,7 Nødvendige tiltak i økonomiplanperioden -8,1-5,4-16,7 Sum øvrige årlige rammeendringer i øk.planperioden 7,6 11,1 11,6 0,0 Sum nettoramme 382,2 393,4 404,9 404,9 Kommentar til driftset Andre kostnadsendringer gjelder økte kostnader som følge av sentralarkivets flytting. Helårsvirkninger av tiltak og justeringer i årets gjelder i hovedsak oppfølging av politiske vedtak for eksempel tertialrapport 1/2008, der omstillingsmidler ble lagt inn som en fast post på 2 mill fra Effektiviseringstiltak fra 2009 med 7,9 mill gjelder forutsatte besparelser som følge av Vikarservice sin rekruttering av vikarer i egen regi, forutsatte besparelser som følge av nye innkjøpsavtaler og forutsatte besparelser i driften av kommunens telefoni/telefonsentraler. Fra 2010 er det i tillegg lagt inn forutsetning om antatt effektivisering som følge av prosjekt: Videreutvikling av dagens kontorstøtteløsning. Engangstiltak som utgår fom gjelder Kemnerens flytteutgifter i Inntektsendring gjelder økt inntektskrav 4,7 %, som er viderefordelt til enhetene. Nye tiltak gjelder: Ny stilling brukerstøtte/systemrolle BKSAK 0,75 mill. Veiledningskontoret for utenlandske arbeidstakere hos kemner eres med 0,3 mill. Byarkivets prosjekt for å kunne ta imot alle eldre papirarkiver innen 10 år videreføres. Prosjektet eres med 1,2 mill i 2009 økende til 3,4 mill i 2012 (hovedsakelig gjelder dette økt husleie og økte kalkulatoriske utgifter.) Forøvrig gjelder nye tiltak i all hovedsak driftsutgifter, herunder kalkulatoriske utgifter som følge av IKT-investeringer. Nye tiltak totalt øker med 21 mill i 2009 ytterligere med 21,4 mill fra 2010 ytterligere med 17,1 mill fra 2011 og ytterligere med 16,7 mill fra Nødvendige tiltak i økonomiplanperioden er utgiftsreduserende tiltak som må iverksettes for å saldere et dersom rammene for politikkområdet ikke styrkes i perioden , eller dersom ikke investeringsnivået dempes eller andre nye tiltak reduseres/fjernes. Usaldert beløp er 8,1 mill. i 2010 og øker med 5,4 mill. til 13,5 mill. i 2011 og ytterligere med 16,7 mill. til 30,2 mill. i Salderingsbehovet er i hovedsak generert av driftskonsekvenser av IKT-investeringene, herunder kalkulatoriske kostnader, dvs. rente- og avdragskostnadene ved investeringene. 61

12 Forslag til investerings for tjenesteområde 16 Administrasjon (Ekskl. BKB): Beløp i mill kr (brutto utgifter) Vedtatt Forslag års Forslag til økonomiplan Avlastning/eliminering - bortsettingsarkiver 2,8 3,5 3,5 4,0 Brannsikring av Byarkivet 2,3 1,2 Prosjekter under IKT-Handlingsplanen 46,7 68,4 62,7 59,3 43,0 Samlokalisering av skatteetaten og Kemneren 3,5 Øvrige IT-investeringer 13,7 Sum brutto utgifter 66,7 74,1 66,2 64,5 43,0 Kommentar til investeringset Ovenstående tabell viser forslag til investeringer på tjenesteområde 16 Administrasjon og fellesfunksjoner på BFKOs ansvarsområde (ekskl. BKB). Forslag til investeringer som ble omtalt innledningsvis omfatter også flere andre tjenesteområder. Disse investeringene er samlet ert sentralt i bykassen ( Firma 90 ) og ikke under BFKO. Se egen omtale under Bergen Kommunale Bygg. Den dominerende posten på BKFOs forslag til investeringsprogram er IKThandlingsplanen. Det foreslås avsatt i alt 233,6 mill. i perioden, hvorav 233,3 på tjenesteområde 16. IKT er et viktig virkemiddel for å skape bedre, enklere og mer effektive tjenester i Bergen kommune, og IKT-handlingsplanen skal bidra til at denne målsettingen nås. For en nærmere beskrivelse og spesifikasjon av IKT-prosjektene henvises til vedleggsdokumentet. Av større IT-investeringer i perioden trekkes frem: Kommuneportal Kommuneportalen er et av kommunens viktigste verktøy for informasjonsformidling, tjenesteformidling og samhandling med innbyggere, samarbeidspartnere og ansatte. Bergen kommunes satsing på portal og digital samhandling har medført at kommunen nå ligger helt i fremste rekke på dette området i Norge. Samlet forslag er på 29,5 mill. i planperioden. Videreutvikling og forbedring av infrastruktur Det foreslås et samlet på 133,2 mill. til infrastruktur. I tillegg er det foreslått 41,5 mill til utskifting av PC-er i elevnettet og utbygging av trådløse nett i skolen. Nytt lønns- og personalsystem Dagens løsning støtter ikke kommunens utfordringer og behov. Bergen kommune har derfor startet et prosjekt for anskaffelse av nytt lønns- og personalsystem. Totalt er det foreslått 13 mill. til dette. Nytt arkiv og saksbehandlersystem Dagens system i kommunen har begrenset levetid, og det er behov for å anskaffe løsninger som i større grad kan effektivisere saksbehandlingen og samtidig ivareta lover og regler knyttet til arkivering. 15 mill. er foreslått bevilget til dette formålet. Miljøfokus - papirløs saksbehandling for politikere og kopi / print Potensialet for å hente ut miljøgevinster ved riktig bruk av IKT er stort, bl.a. gjennom redusert forbruk av papir og tilhørende miljøeffekter. Det er foreslått å bruke 6 mill. på disse tiltakene. 62

13 Øvrige investeringer i perioden Bergen Byarkiv oppfyller forskriftenes krav til brannsikring. Det er likevel oppdaget en svikt i sikkerheten. Det foreslås gjennomført tiltak som er kostnadsregnet til 2,25 mill. i 2009 og 1,2 mill. i Med overgangen til digital forvaltning er avdelingenes bortsettingsarkiver på papir, dvs. arkiver som er 4-25 år gamle, en kritisk faktor. Det ble derfor fra 2008 etablert et prosjekt for å få alle papirarkiver overført til Byarkivet innen 10 år. Forslag til årlige investeringsbeløp til formålet fremkommer av investeringsoversikten. Det forberedes en helhetlig plan for arkiv, bibliotek og museum (ABM). Sentrale forvaltningstjenester Tjenesteområdet omfatter Bergen overformynderi og diverse fellesposter. OVERORDNET MÅLSETTING: Bergen Overformynderis hovedmålsetting er å beskytte og ivareta økonomiske og juridiske interesser for hjelpetrengende personer. Dette ved å oppnevne og føre tilsyn med verger/hjelpeverger og deres forvaltning av de hjelpetrengendes verdier, samt forvalte umyndiges, og midler tilhørende personer med oppnevnt verge/hjelpeverge, med plassering som gir tilfredsstillende sikkerhet og avkastning. Utfordringer i tjenestene Det har de senere årene vært ca 10 % årlig vekst både i antall personer under vergemål og forvaltningsmasse. Mer kompleksitet og større variasjonsbredde i saksmengden, samt et økende fokus fra bla. pårørende, tilsynsmyndighet, og presse, setter økte krav til profesjonalitet og kompetanse. Mål for 2009 Sentrale forvaltningstjenester Verbal beskrivelse av mål Målemetode/indikator Forrige resultat 2007 for året (2009) innen utgangen av økonomiplanperioden (2012) Konkurransedyktig avkastning på forvaltede midler. Blant de 5 beste byene i landet på avkastning. Gj. Snitt 4,267 % Avhengig av renteutvikling i markedet. Vil også avhenge av renteutvikling i pengemarkedet. Virkemidler for å nå målene: Forvaltning iht. Forskrift om plassering av umyndiges midler av 8. februar Budsjettmidler avsatt til virkemiddelet i 2009 Budsjettmidler avsatt til virkemiddeletnivå

14 Forslag til drifts for tjenesteområde 17 - Sentrale forvaltningstjenester: Beløp i mill kr Regnskap Vedtatt Justert Prognose årsforbruk Forslag års Forslag til økonomiplan Inntekt -8,6-3,1-3,1-3,1-3,2-3,2-3,2-3,2 Utgift 14,2 8,0 8,6 8,7 8,4 8,4 8,4 8,5 Netto utgift 5,6 4,9 5,5 5,6 5,15 5,18 5,20 5,23 Rammeendringer uten aktivitetsendring: Utg.p: Vedtatt ,9 4,9 Diverse 0,6 0,1 Generell lønns- og prisstigning 0,1 0,4 Sum endringer 0,6 0,4 Sum justert budsj./ramme uten aktivitetsendr. 5,5 5,3 Rammeendringer for øvrig: Inntektsendring -0,12 Nye tiltak 0,02 0,02 0,02 0,03 Reduserte ytelser -0,06 Sum øvrige årlige rammeendringer i øk.planperioden -0,16 0,02 0,02 0,03 Sum nettoramme 5,15 5,18 5,20 5,23 Kommentar til driftset Overformynderiet må tilpasse seg utviklingen og forholde seg til økningen av lovpålagte oppgaver som oppleves innen ansvarsområdet. Det foreslås ikke styrking i perioden. Forslag til investerings for tjenesteområde 17 - Sentrale forvaltningstjenester: Beløp i mill kr (brutto utgifter) Vedtatt Forslag års Forslag til økonomiplan Prosjekter under IKT-Handlingsplanen 0,1 0,1 0,1 0,1 Sum brutto utgifter 0,1 0,1 0,1 0,1 0,0 Kommentarer til investeringset Overformynderiene i Bergen og Oslo står for videreutvikling av IT-verktøyet Formula med blant annet utvikling og integrering av post- og saksbehandlingsmoduler Øvrige opplysninger Bergen bystyre vedtok i sak 231/07 å slå sammen mindre legater så langt det er mulig, og å overføre administrasjon og forvaltning av den sammenslåtte stiftelsen til Bergen overformynderi. Et lovutvalg går inn for at overformynderiene vil bli en statlig etat med regionale enheter. Det forventes at overføring av overformynderiets virksomhet fra kommunalt til statlig forvaltningsorgan vil bli gjennomført i løpet av kommende økonomiplanperiode. Arbeidsmarkedstiltak Tjenesteområde 11 omfatter arbeidsmarkedstiltak for prioriterte grupper samt lønnsutgifter/tilskudd for kommunens lærlinger og utgifter knyttet til administrasjon av lærlingene. Formålet med lærlingeordningen er å sikre rekruttering av kvalifiserte medarbeidere til førstelinjetjenesten. Yrkesopplæringsavdelingen arbeider med inntak av lærlinger i 17 forskjellige fag. Hovedvekten av inntaket er innenfor helse- og oppvekstsektoren. Det første kullet av lærlinger innen det nye helsearbeiderfaget tilsettes høsten Når tiltaket er fullt ut innført, planlegger kommunen 250 løpende lærekontrakter i dette faget (årlig inntak på 125). Dette for å bidra til utdanning av tilstrekkelig faglært kompetanse innen helse og omsorg. Tiltaket har en betydelig kostnadsside, 64

15 beregnet til 15,1 mill. ved full drift fra og med Mål for 2009 Arbeidsmarkedstiltak Verbal beskrivelse av mål Målemetode/indikator Forrige resultat for året (2009) Flere lærlinger blir i Bergen kommune etter endt læretid. Undersøkelse 43 % 50 % 60 % innen utgangen av økonomiplanperioden (2012) Forslag til drifts for tjenesteområde 11 Arbeidsmarkedstiltak: Beløp i mill kr Regnskap Vedtatt Justert Prognose årsforbruk Forslag års Forslag til økonomiplan Inntekt -3,4-9,6-9,6-9,6-13,1-13,1-13,1-13,1 Utgift 10,9 34,3 34,4 31,8 39,6 39,6 39,6 39,6 Netto utgift 7,5 24,6 24,8 22,2 26,5 26,5 26,5 26,5 Rammeendringer uten aktivitetsendring: Utg.p: Vedtatt ,6 24,6 Generell lønns- og prisstigning 0,2 2,3 Sum endringer 0,2 2,3 Sum justert budsj./ramme uten aktivitetsendr. 24,8 27,0 Rammeendringer for øvrig: Inntektsendring -0,4 Nye tiltak 7,6 Nødvendige tiltak i økonomiplanperioden -7,6 Sum øvrige årlige rammeendringer i øk.planperioden -0,4 0,0 Sum nettoramme 26,5 26,5 26,5 26,5 Kommentar til driftset Nye tiltak gjelder innføringen av det nye helsearbeiderfaget, som fra og med 2008 er innarbeidet med 2,1 mill. årlig. Utgiftene er pt. antatt å øke med 3 mill fra 2009 og med ytterligere 7,6 mill fra og med Merutgiften på 7,6 mill fra 2010 er pt. usaldert. Byrådsavdeling for helse og omsorg er f.o.m tilført 3 mill kroner til dekning av det økte behovet innen helsearbeiderfaget. Helsearbeiderfaget er et prioritert område, og dersom tilgangen på nye lærlinger er tilstrekkelig vil byrådet prioritere å finne ytterligere dekning, jfr. målsettingen om økt antall lærlinger i helsearbeiderfaget beskrevet ovenfor. 65

16 Bergen Kommunale Bygg - BKB Bergen Kommunale Bygg skal gjennomføre investeringsprosjekter i forhold til vedtatt tid, kostnad og kvalitet, realisere salg av tomter og bygninger i tråd med krav om kapitalfrigjøring samt skaffe kommunale leietakere tilfredsstillende lokaler til riktig pris. En av BKBs hovedoppgaver og viktigste mål er å opprettholde verdien på realkapitalen det vil si stoppe negativ utvikling av etterslep på bygningsmessig vedlikehold. Plangrunnlaget Utfyllende informasjon om utvikling av tjenestene finnes i følgende plangrunnlag: Benevnelse Innhold Kostnadsramme (drift) Bystyresak Internhusleie i Bergen kommune Prinsippavklaring vedrørende internhusleiesystemet Ingen økonomiske konsekvenser Utfordringer i tjenestene Byggekostnadene har de siste årene økt langt mer enn prognostisert. I perioden var gjennomsnittlig kvadratmeterpris på nybygg om lag kr Ultimo 2007 var den økt til ca. kr Ved rullering av økonomiplanen for stipuleres kvadratmeterprisen til kr i priser. Det forventes at kostnadene i bygg- og anleggsbransjen etter hvert flater ut, men at kostnadsnivået vil holde seg høyt i årene fremover. Kapasiteten i markedet er imidlertid bedre enn på flere år. Dette gjør at byrådet nå ser en mulighet for å øke kvaliteten og verdien på den kommunale bygningsmassen. Byrådet legger med denne økonomiplanen opp til et omfattende program for å hente inn vesentlige deler av vedlikeholdsetterslepet. Forslag til drifts for Bergen kommunale bygg: (Beløp i mill kr.) Regnskap 2007 Vedtatt 2008 Forslag 2009 Forslag 2010 Forslag 2011 Forslag 2012 Administrasjon 67,3 64,2 65,8 65,8 65,8 65,8 Vedlikehold (ekskl. mva) 74,1 96,0 108,9 125,7 147,7 206,8 Avskrivninger 183,0 199,3 214,8 235,4 258,7 279,2 Renter 82,7 110,2 138,1 175,9 203,2 224,8 Overføring til bykassen 367,0 380,1 384,5 392,9 391,3 394,4 Sum utgifter 774,1 849,8 912,2 995, , ,0 Internhusleie -739,4-796,3-843,1-906,5-954, ,9 Motkonto avskrivninger -183,0-199,3-214,8-235,4-258,7-279,2 Andre inntekter -48,6-38,8-38,8-38,8-38,8-38,8 Sum inntekter -971, , , , , ,9 Netto utgift -197,0-184,5-184,5-184,9-184,9-184,9 66

17 Kommentar til driftset Ovennevnte tabell er basert på nåværende beregningsgrunnlag for internhusleier, og endringer som følge av planlagte justeringer av husleiesystemet vil kunne påvirke enkeltelementene i tabellen. Dette vil byrådet komme tilbake til. Det foreslås uendrede nettorammer til Bergen Kommunale Bygg i økonomiplanperioden. Ifølge en KS-rapport om vedlikehold i kommunesektoren (utarbeidet av Multiconsult) antydes en estimert nødvendig gjennomsnittlig vedlikeholdskostnad for kommunal bygningsportefølje til å være ca 170 kr/m 2 pr år i gjennomsnitt, basert på 60 års levetid og 6 % kalkulasjonsrente. En levetid/ betraktningsperiode på 30 år reduserer behovet for vedlikehold til ca 100 kr/m 2 pr år. Vedlikeholdset er i dag (i snitt pr kvm) noe under det nivå som her er anbefalt, i forhold til en total bygningsmasse rundt 1 mill kvm. Innenfor rammen av internhusleieene er det funnet dekning for en nominell økning av vedlikeholdset på vel 13 % fra 2008 til 2009, og det er videre i økonomiplanperioden lagt inn markert realvekst - også som følge av det foreslåtte investeringsprogrammet. Forslag til investerings Kommunens investeringprosjekter er ert og beskrevet under de respektive byrådsavdelinger og tjenesteområder. I tillegg til de investeringsforslag som den enkelte byrådsavdeling utarbeider, foreslås det investeringer i bygninger og anlegg for til sammen 182,3 mill. i økonomiplanperioden, hvorav 106,8 mill. gjelder investeringer i kommunens administrasjonsbygg. I motsetning til skoler, barnehager, kulturbygg og sykehjem, kan ikke administrasjonsbyggene henføres til en enkelt leietaker, men rommer alle kommunens avdelinger. På bakgrunn av innspill fra byggforvalter (BKB) fremmes det forslag om sterkt påtrengende utbedringsoppgaver. Dette gjelder vedlikehold av administrasjonslokaler, med 67,8 mill, universell utforming iht Tilgjengelighetsmeldingen 20 mill, infrakstruktur for data- og telekommunikasjon i administrasjonsbyggene kr. 12 mill, og 7 mill til legionellaforebygging. I tillegg er det foreslått diverse opprustingsarbeider og kostnadsbesparende tiltak i skoler, barnehager og sykehjem på i alt 75,5 mill. (montering av vannmålere, Enøk-tiltak, forskriftsmessig opprusting av badeanlegg, varmepumper i barnehager samt diverse sikringstiltak). BKBs forslag til investerings 2009/økonomiplan er vist i tabellen nedenfor. (tall i mill. kr) Prosjekt SUM Rehabilitering av administrasjonslokaler 22,0 27,5 15,3 3,0 67,8 Universell utforming av kommunale bygg 5,0 5,0 5,0 5,0 20,0 Infrastruktur for data- og telekommunikasjon (spredenett) 3,0 3,0 3,0 3,0 12,0 Legionella-forebyggende tiltak 2,0 5, ,0 Montering av vannmålere 2,0 3,0-2,0 7,0 ENØK-tiltak 10,0 5,0 2,0 5,0 22,0 Forskrift for badeanlegg m.v 9,0 8,0 13,0 5,0 35,0 Installering av varmepumper i barnehager - 1, ,5 Sikringsarbeider generelt 1,5 1,5 1,5 1,5 6,0 Tiltak etter pålegg fra Arbeidstilsynet 2,0 2, ,0 SUM 56,5 61,5 39,8 24,5 182,3 67

18 De totale driftskonsekvensene består av økt husleie og blir som følger: (tall i mill. kr) Årlige driftskonsekvenser: 3,3 7,9 10,9 12,8 Inntil videre er investeringene med tilhørende driftskonsekvenser ert sentralt og med sentral saldering. De er imidlertid ert under de respektive tjenesteområdene og vil fremkomme på riktig tjenesteområde i investeringsoversikten i vedleggsdokumentet. Det vises til nærmere omtale av prosjektene i vedleggsdokumentet. 68