Visma Anbud og Kontrakt Releasedokumentasjon

Transkript

1 Visma Anbud og Kontrakt Releasedokumentasjon Versjon desember 2010

2 1. VISMA ANBUD OG KONTRAKT (KGV) - RELEASEDOKUMENTASJON V Kritiske momenter som er viktig for eksisterende brukere før ny versjon : NY FUNKSJONALITET Ny funksjonalitet Kjente feil som er korrigert DETALJERT BESKRIVELSE Støtte for PEPPOL-format når det gjelder prisskjema Endring av filtrering av prosjekt når man søker etter en konkurranse Endring av brukergrensesnitt ved meldinger som sendes til flere Varsle om oppgave til epostadresse Mer informasjon vises til rollen Innsyn Kontraktsoversikten kan nå eksporteres til Excel Forenklet arbeidsflyt for å opprette/signere en kontrakt Organiasajonsnr for leverandører kan ikke endres av leverandør Endring av brukergrensesnitt ved søk på kategorier innenfor en kontrakt Konfidensielle dokumenter Excel-rapport som viser leverandøraktivitet innenfor en konkurranse Oppdatert RSS-feed Leverandører kan endre kontrakteier Ny rutine for Minikonkurranse basert på prekvalifiserte leverandører Kontraktsopsjoner kan endres og vises i oversiktsbildet Kontraktsoversikten viser nå alle kontrakter Oppdatert ikon-bibliotek (20)

3 1. Visma Anbud og Kontrakt (KGV) - Releasedokumentasjon v6.6.0 Kritiske momenter som er viktig for eksisterende brukere før ny versjon : Ingen av endringene i denne releasen har betydning for bruk av eksisterende funksjonalitet, og det er dermed ikke behov for opplæring for den nye releasen tas i bruk. 1.1 Ny funksjonalitet Dette er en oversikt over ny funksjonalitet hver av punktene er nærmere beskrevet nedenfor, se ref. nr Ny funksjonalitet Nr Beskrivelse Støtte for PEPPOL-format når det gjelder prisskjema Endring av filtrering av prosjekt når man søker etter en konkurranse Endring av brukergrensesnitt ved meldinger som sendes til flere Varsle om oppgave til epostadresse Mer informasjon vises til rollen Innsyn Kontraktsoversikten kan nå eksporteres til Excel Forenklet arbeidsflyt for å opprette/signere en kontrakt Organisasjonsnr for leverandører kan ikke endres av leverandør Endring av brukergrensesnitt ved søk på kategorier innenfor en kontrakt Konfidensielle dokumenter Excel-rapport som viser leverandøraktivitet innenfor en konkurranse Oppdatert RSS-feed Leverandører kan endre kontrakteier Ny rutine for Minikonkurranse basert på prekvalifiserte leverandører Kontraktsopsjoner kan endres og vises i oversiktsbildet Kontraktsoversikten viser nå alle kontrakter Oppdatert ikonbibliotek Kjente feil som er korrigert Nedenfor er en liste over kjente feil som er korrigert i denne versjonen, og med eventuell referanse til supportcase som er EU-Supply sin interne feilreferanse. Nr Support case Beskrivelse Rapport for sluttdato for en oppgave Rollen Innsyn har leserettigheter til konkurranseoppsettet Kontrollsifret for kunngjøringsskjemaet har blitt fjernet for kunngjøringer (Doffin, ABK, OJEU and Udbudsvagten) and kan ikke bli utfylt av brukeren Rollen Innsyn kan endre på konkurranseoppsett Inaktive settinger fra prosedyremalen korrigert Korrigert skjema for kontraktstildeling i Doffin I konkurranser med doble konvolutter fremkommer spørsmål nå bare en gang i tilbudsanalysen Filtype for zip-filen som inneholder alle leverandørdokumenter er nå korrigert Sletterutiner for konkurranser med prisskjema er nå korrigert. 3(20)

4 Visning av leverandørtilbud logges i revisjonsloggen Import fra TransQ av slettede leverandører er nå korrigert leverandører blir aktivert igjen sammen med preregistrerte brukere Brukerrettigheter for konkurranser utenfor et prosjekt og brukere innenfor en gruppe er korrigert Brukerrettigheter for prosjekter og brukere innenfor en gruppe er korrigert Korrigert manglende felter for valutaomregner Feil vedrørende mottakere korrigert Ingen standardverdier med henvisning til veiledende kunngjøringer for ABK-kunngjøringer Nedlasting av dokumenter korrigert for Firefox Parameter for tilbudsbekreftelsesbrev blir nå kopier når en konkurranse blir kopiert Korrigering av fransk rapport vedrørende leverandører Endre-rettighet er korrigert for enkelte aktiviteter for Oppdragsgiver Korrigering av diverse ABK-skjemaer Korrigering av Metadata-formularer slik at du støttet valuta Korrigert kalkulasjon av leverandør progresjonsbar ved slettede spørsmål Rangering av leverandører Utvidet sidestørrelse for PPO-kunngjøringsside Aktivitetsfilter for revisjonslogg Link til PPM ikke aktivert for leverandører Meldingsmottakere forsvinner etter vedlegg av filer når en melding sendes Klarere bruk av deaktivisering av alternative tilbudsopsjoner i prosedyremalen Sidevisning aktivisert på kontraktsoversikten Skriftstørrelse ved spørsmålsmaler Problem med evaluerere og konkurranseeiere Ved validering av kunngjøringsskjema så pekes på feil felt når det i spesielle tilfeller finnes en feil 2689 Status på veiledende kunngjøringer korrigert Problemer med å ta bort valg med radioknapper for enkelte obligatoriske felter på kunngjøringsskjema 4(20)

5 1.2 Detaljert beskrivelse Støtte for PEPPOL-format når det gjelder prisskjema. Det første steget for å støtte EU-prosjektet PEPPOL WP3 er å tilgjengeliggjøre flere felter på prisskjemaet som skal fylles ut av leverandøren. Visning av prisskjema inneholder nå eskpanderingsmulighet for å vise de nye feltene. Fig 1, Prisskjema - leverandører De nye feltene er: produktkode, navn, beskrivelse, antall, forpakningsstørrelse, leveringstid, MVA, UNSPSC klassifisering og to felter for ytterligere spesifikasjon. Alle feltene er valgfrie. 5(20)

6 Fig 2, Nytt skjermbilde for Oppdragsgiver Støtte for PEPPOL inkluderer også nye standardiserte måleenheter som velges fra en predefinert ISO-standardisert liste, se figur 3 nedenfor. Eksisterende prisskjemaer / elementer berøres ikke av denne endringen. Fig 3, Standardiserte måleenheter 6(20)

7 Nåværende begrensninger Pr. dato finnes noen begrensninger som vil bli endret i fremtidig versjon: Eksport av prisskjema til Excel (offline prising) inneholder ikke de nye feltene De nye feltene vises ikke i tilbudsanalysen kun i oversikten som sammenligner tilbud De nye feltene er ikke inkludert i eventuelt eksport i xml-format Endring av filtrering av prosjekt når man søker etter en konkurranse Når det søkes på konkurranser vil kun de prosjekter som har en relasjon til konkurransen vises ingen tomme prosjekter Endring av brukergrensesnitt ved meldinger som sendes til flere Grensesnittet for å sende en fellesmelding til leverandører innenfor en konkurranser har blitt forbedret slik at den er mer informativt for å unngå misforståelser. Når det lages en ny fellesmelding vil <Til> knappen skjules og det vil også fremkomme et ekstra varsel før meldingen sendes ut, se figur 4 nedenfor. Fig. 4, Mer informativt varsel ved fellesmeldinger Når det skal svares på en melding så kommer et nytt varsel opp til Oppdragsgiver og det må trykkes på <Ja> og <Fortsett>, se figur 5 nedenfor. 7(20)

8 Fig. 5 Nytt varsel ved fellessvar på innkomne meldinger 8(20)

9 1.2.4 Varsle om oppgave til epostadresse Det er nå mulig å sende et varsel om tildelt oppgave innenfor KGV til enhver gyldig epostadresse. Den som mottar denne meldingen trenger ikke å være registrert bruker. Det er oppgaver i forbindelse med konkurranser eller kontrakter som kan tildeles eksterne brukere. Oppgaver tildelt eksterne brukere markeres med et ikon, og for oppgaver knyttet til kontrakter er det mulig å se på oppgaven ved å klikke på <Vise> knappen. Fig 5. Oversikt over oppgaver innenfor en konkurranse Fig 6. Lage en ny ekstern oppgave - trinn 1 9(20)

10 Et fritekstfelt kan benyttes til å gi beskjed til mottaker av oppgaven. Det kan benyttes flettekode ($free_text) når det lages en mal for å varsle slike oppgaver. Fig 7. Opprette en ekstern oppgave steg 2 Fig 8. Eksempel på melding som sendes til en ekstern oppgave Mer informasjon vises til rollen Innsyn Bruker med rollen Innsyn kan nå se all informasjon om konkurransen slik som oppsett og interne dokumenter. 10(20)

11 1.2.6 Kontraktsoversikten kan nå eksporteres til Excel Oppdragsgiver kan nå eksportere kontraktsoversikten til Excel. Det er oversikten som vises på skjermen inklusive eventuelle filtreringer som overføres til Excel. Fig 9. Kontraktsoversikten overføres til Excel. Her er et eksempel på overføring til Excel de grå linjene er rammeavtaler med respektive underavtaler. Fig 10. Eksempel på Excel-oversikt Forenklet arbeidsflyt for å opprette/signere en kontrakt I kontraktsmodulen er det nå mulig å angi at man ønsker å benytte en forenklet arbeidsflyt for å opprette kontrakter. Hovedforskjellen i forhold til tidligere arbeidsflyt er at Oppdragsgiver kun trenger å sende forespørsel om godkjennelse til leverandør en gang. Bruk av forenklet arbeidsflyt velges når kontrakten opprettes. Den forenklede arbeidsflyten gjelder også behandling av endringer i kontrakten. 11(20)

12 Fig 11. Velg forenklet arbeidsflyt når kontrakten opprettes Med forenklet arbeidsflyt vil kontrakten settes til Endelig status når Oppdragsgiver lagrer den endelige versjonen; uten at leverandøren trenger å foreta en avsluttende gjennomgang. 1. Standard arbeidsflyt 2. Forenklet arbeidsflyt Fig 12. Forskjell på standard og forenklet arbeidsflyt Organiasajonsnr for leverandører kan ikke endres av leverandør Organisasjonsnr kan ikke lenger endres av leverandøren det kan kun endres av administratoren hos operatøren (Visma eller EU-Supply). 12(20)

13 1.2.9 Endring av brukergrensesnitt ved søk på kategorier innenfor en kontrakt Søk på kategorier i kontraktsoversikten er forbedret kategoriene vises nå som en trestruktur i stedet for en vanlig liste. Når det søkes på en kontrakten som er tilknyttet en kategori, vises nå hele kategoritreet. Antall kontrakter som er knyttet til en kategori vises etter navnet på kategorien Konfidensielle dokumenter Leverandøren kan nå markere en forespørsel om at dokumentet er konfidensielt. Dette medfører et varsel til Oppdragsgiver som må gjøre en vurdering om dokumentet er helt eller delvis konfidensielt. Hvis dokumentet er markert som konfidensielt vil det ikke vises på oversiktbilder over tilbud med vedlegg eller ved eksport av dokumenter. Dokumentet vises i stedet i en egen dokumentmappe (Konfidensielle dokumenter) dette for å unngå at dokumentet blir utlevert til konkurrenter. Fig 13. Forespørsel fra leverandør om konfidensialitet 13(20)

14 Fig 14. Leverandøren forespør om konfidensialitet når dokumenter lastes opp. Etter tilbudsåpning kan Oppdragsgiver kan se konfidensielle dokumenter fra eget punkt på sjekklisten. Fig 15. Konfidensielle dokumenter Fig 16. Oppdragsgiver velger status på dokumentet delvis eller helt konfidensielt 14(20)

15 Excel-rapport som viser leverandøraktivitet innenfor en konkurranse Det er nå etablert en Excel-rapport som viser leverandøraktivitet innenfor en konkurranse, se eksemplet nedenfor. Fig 17. Ny aktivitetsrapport Rapporten kan eksporteres til Excel, CSV-format eller XML-format Oppdatert RSS-feed RSS-feed på konkurranseoversikten (fra påloggingssiden) har blitt oppdatert med nye felter: - CPV-kode - Kontaktperson, inkludert kontaktinformasjon - Utvidet informasjon om konkurransen - Flagg som viser om konkurransen er publisert på TED - Anskaffelsesprosedyre Leverandører kan endre kontrakteier Leverandøren kan nå endre kontraktseier. Fig 18. På bildet hvor det tildeles rettigheter til kontrakten kan det nå også angis ny kontraktseier 15(20)

16 Bare brukere som har rettigheter til kontrakten (endring) kan bli den nye kontraktseieren. Fig 19. Forandre kontraktseier Den gamle kontraktseieren vil automatisk ha endringsrettigheter til kontrakten hvis dette ikke endres manuelt av den nye kontraktseieren Ny rutine for Minikonkurranse basert på prekvalifiserte leverandører Det er etablert en ny forenklet prosess for minikonkurranse basert på prekvalifiserte leverandører. Prosessen starter med en prekvalifikasjon blant leverandører hvor Oppdragsgiver kunngjør eller inviterer en konkurranse med kvalifikasjonskrav som er basis for fremtidige minikonkurranser. Leverandørene svarer på kvalifikasjonskravene og sender forespørselen om å delta. Oppdragsgiveren gjennomgår alle forespørsler og godkjenner aktuelle leverandører for fremtidige minikonkurranser. Fig 20. Oversikt over aktuelle leverandører 16(20)

17 Fig 21. Oppdater status for en leverandør Bare firmaadministrator kan oppdatere prekvalifikasjonen. Etter prekvalifikasjonen kan Oppdragsgiver opprette minikonkurransen som kan bestå av de samme elementer som en ordinær konkurranse slik som prisskjema, dokumenter og totalpris. Søk og utvelgelse av leverandører til en minikonkurranse kan bare gjøres ved å velge et søkekriterie (se eksempel nedenfor) definert i prekvalifikasjonsgrunnlaget. Søkeresultatet vil vise en liste over leverandører som oppfyller disse kriteriene. Det er kun disse leverandørene som kan legges til konkurransen; det er ikke mulig å søke opp leverandører på annen måte. 17(20)

18 Fig 22. Søkekriterier for en minikonkurranse Etter at leverandørene er lagt til konkurransen, gjennomføres minikonkurransen som en ordinær konkurranse med betingelser som Oppdragsgiver bestemmer. Å velge en konkurranse med prekvalifikasjon og minikonkurranse slik som beskrevet ovenfor gjøres ved å opprette prosedyremaler for hver del av konkurranseformen. Denne konkurranseformen er en tilleggsmodul som må aktiveres for hver Oppdragsgiver vennligst kontakt Visma for tilgang til modulen Kontraktsopsjoner kan endres og vises i oversiktsbildet Oppdragsgiver kan definere egne opsjoner innenfor en kontrakt. Denne funksjonaliteten er utvidet til å skille på opsjoner som vises / ikke vises for leverandøren. De sistnevnte kan oppdateres etter kontraktssignering. 18(20)

19 Fig 23. Lage en opsjon for kontraktsmodulen Det er også mulig å velge om opsjoner skal vises på kontraktsoversikten. Fig 24. Endre opsjoner innenfor en kontrakt På sjekklisten til kontrakten er det nå en link til en side hvor man kan endre alle opsjoner. De eksterne opsjonene kan kun endres inntil kontrakten er signert, mens de interne opsjoner kan endres når som helst under kontraktens levetid. 19(20)

20 B A Fig 25. Kontraktsoversikten Kontraktsoversikten kan nå inneholde en kolonnen for opsjoner (A) som også er søkbare (B) Kontraktsoversikten viser nå alle kontrakter Kontraktsoversikten er nå sideorientert og viser ikke bare de 50 første kontraktene som tidligere Oppdatert ikon-bibliotek Ikonbiblioteket i KGV er nå oppdatert. 20(20)