Byggteknisk Vinteruke Livsløpskostnader. Livsløpsplanlegging for byggverk. - Facilities Management - Hva skjer internasjonalt?

Transkript

1 Byggteknisk Vinteruke STOREFJELL Livsløpskostnader Livsløpsplanlegging for byggverk - Facilities Management - Hva skjer internasjonalt? Olav Egil Sæbøe 1 mars 2005

2 Sverige leder FM utviklingen i Norden 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Finland Danmark Sverige Norge Mest moden Vokser raskest Investeringsfokus Kilde: Capgemini 2004

3 Nordisk oversikt: FM er mer desentralt organisert enn andre støttefunksjoner Finans IT Innkjøp HR FM Desentralisert Sentralisert

4 Mest vanlige FM praksis i Norden: Organisere FM internt Utvikle FM organisasjonen internt 41% 6% desentralisering Etablere (eksternt) FM selskap (profit center) 15% Outsource FM-virksomheten 38% Tilsvarende strategier synes å gjelde for øvrige støttefunksjoner som økonomi, HR, IT Kilde: Capgemini 2004

5 Viktigste grunner til at outsourcing velges: Kostnadsreduksjon, fleksibilitet og fokus på kjernevirksomheten 24 % 5 % 28 % Kostnadskutt Bedre støttetjenester Bedre fleksibilitet 24 % 19 % Sterkere fokus på kjernevirksomhet Annet Kilde: Capgemini 2004

6 Bedriftenes vanligste mål med outsourcing: Kostnadsreduksjoner 14 % 7 % 7 % 14 % 7 % 51 % Redusere kostnadene med X % Adgang til "Beste praksis" Mulighet til å fokusere på kjernevirksomheten Et mer fleksibelt serviceog støttetilbud Ingen klargjorte mål Annet Kilde: Capgemini 2004

7 For bedrifter med nasjonal og internasjonal spredning av virksomheten: Stort potensial for større samarbeide mellom nasjonale lokasjoner og over landegrensene 21 % Samarbeide EN organisasjon 58 % 21 % Ikke integrert, ingen koordinering Kilde: Capgemini 2004

8 Nordiske FM trender Mer utviklet helhets-syn på drifts- og andre støttetjenester til kjernevirksomheten Derved klarere fokus og bevissthet på hva som er FMkostnader Medfører mer målbevisste krav fra kjernevirksomheten Øket antall out-taskings initiativ Øket omfang av hver anbuds- pakke Flere prospekter som tiltrekker seg interesse over landegrensene Flere og mer modne bestillere Mer profesjonelle leverandører Større press på pris

9 Utfordringer for FM-miljøet Mer profesjonell FM strategisk tenking, både i kjernevirksomhetsledelsen og i internt/eksternt FM-leverandørmiljø Mer profesjonell benchmarking og bruk av resultatene i interne forbedringsprosesser Bedre verktøy og bedre bruk av verktøy (i prosesser) Bedre avtalemateriale både internt og med eksterne leverandører (rett volum, avstemt kvalitet, kostnad/pris) Vilje til å bruke ressurser på å anskaffe - eller utvikle rett kompetanse

10 Omfang CEN / TC 348 The scope of the CEN/TC is the preparation of European standards for Facility Management (FM) covering operational, tactical and strategic levels to support primary processes (Sitat fra Business Plan)

11 Prosjektmål Målet med CEN/TC 348 Facility Management er å oppnå de følgende fordeler med en standardisering: Forbedre konkurransedyktigheten i det globale marked Forbedre effektiviteten in de primære og Facility Management prosessene Forbedre transparens i anskaffelser og avtaler Forbedre prestasjonskvaliteter Støtte certifiserings-/autorisasjontiltak Støtte utviklingen av nye verktyg og systemer Tjene som kommunikasjonsverktyg mellom interesseparter Målgruppen for standardene er både privat og offentlig sektor

12 Prosjektstruktur CEN / TC 348 Prosjektleder: Remko Oosterwijk (NL) Sekretær: Jappe van der Zwan (NL) To arbeidsgrupper: 1: Terms and Definitions 2: Guidance on how to prepare Facility Management Agreements

13 Innhold i utkastet Terms and Definitions Omfang Normative referanser Generell terminologi og definisjoner Facility Service struktur * Etterspørsel relatert til Arealer og Infrastruktur Space and Infrastructure * Etterspørsel relatert til Mennesker og Organisasjon People and Organisation Annex A (informativt): Facility Management Modell Annex B (informativt): Terminologi-struktur Annex C (informativt): Struktur/omfang av services

14 Den viktigste definisjonen... Facility Management An integrated process to support and improve the effectiveness of the primary activities of an organisation, by the management and delivery of agreed support services for the appropriate environment that is needed to achieve its changing objectives Facilities Management: This term is used synonymously with Facility Management

15 Den viktigste definisjonen... Facility Management En integrert prosess for å stötte og forbedre effektivteten til en organisasjons primäre prosesser, gjennom ledelse og leveranse av avtalte stöttetjenester til et miljö tilpasset organisasjonens behov for å nå skiftende mål (Utkast til en norsk oversettelse) Facilities Management: Uttrykket brukes synonymt med Facility Management

16 FM modellen : The Facility Management model is derived from several existing and highly developed examples in the UK, Germany and Sweden. O R G A N I S A T I O N Client PRIMÆRE PRIMARY PROCESSES PROSESSER Klient Kunde Customer Sluttbruker End User D E M A N D S P E C S I L F A Y s I N G STRATEGIC TACTICAL OPERATIONAL STØTTE- SUPPORT PROCESSES PROSESSER D E L I K V P E I R s I N G S U P P L Y Internal and og / eller or external ekstern P R O V I D E R PRIMARY PRIMÆRE AKTIVITETER ACTIVITIES FACILITY SERVICES Facility Management Agreement avtale

17 Innhold i utkastet Terms and Definitions Hensikten med dette utkastet til standard er å:... Definere Facility Management generelt samt spesifikk terminologi brukt i Facility Management avtaler, for å: Forbedre kommunikasjonen mellom interessepartene Forbedre effektiviteten i primär- og FM prosesser Kvalitetsforbedringer i prestasjonene (output) Utvikle nye verktøy og systemer Denne standarden er et førende dokument som andre initiativ forventes å følge. Initiativ til andre standarder, retningslinjer og tekniske spesifikasjoner kann ikke gjøres uten referanse til det førende dokumentet.

18 Innhold i utkastet Terms and Definitions General terms and definitions (1) Primary activities: Primære aktiviteter: activities that constitute the distinctive and indispensable competence of an organisation and its value chain aktiviteter som består av Facility service: Facility service: a support provision to the primary activities of an organisation, delivered by internal or external providers en støttefunksjon til primær-aktivitetene i en organisasjon, levert av interne eller eksterne leverandører Service provider: Service leverandør: organisation that manages and/or delivers facility services as specified in a Facility Mangement agreement Note: A service provider can be internal or external to the client s organisation organisasjon som leder/koordinerer og/eller leverer facility services som spesifisert i en FM avtale Note: En service leverandør kan være intern eller ekstern i forhold til klientens organisasjon

19 Innhold i utkastet Terms and Definitions General terms and definitions (2) Customer: organisational unit that specifies and orders the delivery of facility services within the conditions of a Facility Management agreement Kunde: organisasjonsenhet som spesifiserere og bestiller leveranse av facility services innenfor betingelsene i en FM avtale Client: organisation that specifies and procures facility services by means of a Facility Management agreement Note: The client has a general and/or key function in all stages of the relationship with the service provider Klient: organisasjon som spesifiserer behov og anskaffer facility services gjennom en FM avtale End users: persons receiving facility services in a temporary or permanent way Sluttbruker: personer som mottar facility services permanent eller midlertidig

20 Innhold i utkastet Terms and Definitions General terms and definitions (3) Facility: Facility: A tangible asset that supports an organisation Et (materielt, fysisk) driftsmiddel som støtter en organisasjon Facility management agreement: document and/or agreement stating the conditions for provision of facility services between clients and external service providers as well as internal service providers Facility management avtale: dokument og/eller avtale som fastsetter betingelsene for leveranse av facility services mellom klienter og eksterne service leverandører så vel som interne service leverandører Service level agreement (SLA): agreement between the client/customer and the service provider on performance and conditions of facility services delivery Service level agreement (SLA): avtale mellom klienten/kunden og service leverandøren om prestasjon og og betingelser for en facility service leveranse

21 Innhold i utkastet Terms and Definitions Structure of client s demands and scope of services Space and Infrastructure Areal og infrastruktur Demand for space Demand for technical infrastructure Demand for cleaning Workplace related demand Specific demand related to space and infrastrucure Etterspørsel vedr. areal Etterspørsel vedr.teknisk infrastruktur Etterspørsel vedr. renhold Etterspørsel relatert til arbeidsplassen Spesifikk etterspørsel relatert til areal og infrastruktur People and organisation Demand on health, safety and security sikkerhet Hospitality demand Demand for information and communication Demand for logistics Demand for integrated management consultancy and admin support Mennesker og organisasjon Etterspørsel vedr.helse, trygghet og Etterspørsel vedr. vertskapstjeneste Etterspørsel vedr. informasjon og kommunikasjon Etterspørsel vedr. logistikk Etterspørsel vedr. integrert ledelse, rådgiving og admin støtte

22 Innhold i utkastet Guidance on how to prepare Facility Management Agreements Omfang Normative referanser Terminologi og definisjoner Primærvirksomhet Ulike typer Facility Management avtaler Karakteristiske hovedtrekk ved Facility Management avtaler Utarbeidelse og implementering av Facility Management avtaler Facility Management Avtalestruktur Generelle paragrafer/klausuler og innholdet i dem Service Level Agreement struktur og innhold Annex A (informativ): Offentlig anskaffelslovgivning (forskrifter..)

23 Innhold i utkastet Guidance on how to prepare FM agreements Hensikten med denne standarden er å: Fremme klient/facility Management relasjoner mellom avtaleparter innen det europeiske fellesmarked og å etablere et klart grensesnitt mellom klienten og Facility Management - tjenesteleverandøren Forbedre kvaliteten på Facility Management avtaler slik at tvistemål og justeringer kan reduseres til det minimale Bidra ved valg og omfang av facility services og til å identifisere alternative leveranse- alternativer (options) Assistere ved, og gi råd om, utforming og forhandling av Facility Management avtaler og ved spesifisering av tiltak under tvistemål Identifisere ulike typer Facility Management avtaler og gi anbefalinger til beskrivelse av rettigheter og plikter mellom avtalepartene Forenkle sammenligningsgrunnlaget mellom Facility Management avtaler Denne standarden er et vegledningsdokument og forplikter ikke partene til å bruke noen del av innholdet

24 Innhold i utkastet Guidance on how to prepare FM agreements Omfang: Denne europeiske standarden kan anvendes til bruk ved avtaler om tjenester, hvis tjenestene kan beskrives innenfor følgende områder : business to business tjenester ledet/administrert av FM tjenesteleverandør typer tjenester som gjentas etter visse mønstre tjenester som kan beskrives prestasjonsorientert priser eller mekanismer for å fastsette priser for tjenesteytelser som er fast tilknyttet til ytelsesbeskrivelser Denne standarden omfatter ikke: Detaljer vedrørende koordinering og ledelse av miljøproblemer Utvikling av standard formater for Facility Management avtaler Avgjørende bestemmelser om plikter og rettigheter mellom klient og Facility Management tjenesteleverandør Detaljerte avtaler om ansettelsesbetingelser etc i forbindelse med Facility Management avtaler, til tross for at slike detaljer er svært viktige i forbindelse med enkelte typer avtaler

25 Tidsramme - CEN hørings-prosedyre HANDLING ANSVARLIG TIDSFRIST (ESTIM.) Dokumenter til CMC TC sekretær 30. november 2004 Oversettelse til fransk/tysk AFNOR/DIN 15. february 2005 Dok er distribuert for CEN höring CMC* 1. mars 2005 Retur, kommentarer under CEN høring NSB er/speil-komiteer 1. september 2005 Rapport fra CEN høringen TC sekretær 15. september 2005 CEN/TC møte for å beslutte evt. TC sekretær oktober 2005 follow up kommentarer Varighet, CEN høring fra 1. mars 2005 til 1. september Under denne perioden har markedet muligheter til å kommentere på utkastene til standarder. * CMC : CEN Management Centre

26 Hvem implementerer de endelig godkjente standarder? I henhold til CEN/CENELEC Internal Regulations, så er de nasjonale standardiseringinstitutter i fôlgende nasjoner påbudt å implementere godkjente europeiske standarder: Østerrike, Belgia, Cypros, Tsjekkiske Republikk Danmark, Estland, Finnland, Frankrike, Tyskland, Hellas, Ungarn, Island, Irland, Italia, Latvia, Litauen, Luxembourg, Malta, Nederland, Norge, Polen, Portugal, Slovakia, Slovenia, Spania, Sverige, Sveitz, United Kingdom

27 REFLEKSJONER, etter å ha arbeidet i begge arbeidsgrupper Store utfordringer underveis i prosjektet... Utvikle et sett av definisjoner og retningslinjer som dekker behov og forventninger hos både modne og erfarne nasjonale FM-miljøer og hos nye miljøer og miljøer i utvikling Stor spennvidde i profesjonell bakgrunn og erfaring hos prosjektdeltagerne ( slår i begge retninger ) En del kulturelle ulikheter som måtte tackles underveis... En del kommunikasjonsproblemer, trolig hovedsakelig på grunn av varierende språklig sensitivitet til nyanser i skrevne formuleringer Ambisiøs tidsramme

28 REFLEKSJONER etter å ha arbeidet i begge arbeidsgrupper Bekymringer og håp... Behov for kompromisser for å oppnå konsensus i gruppene på tricky detaljer i definisjoner og formuleringer kan i noen tilfeller ha medført renons på kravet til topp presiseringer Hvis dette er rett og har påvirket nøkkel-formuleringer i definisjonene, kan det svekke kvalitetsprofilen og holdningene til standardiseringsprosjektet generelt, og i verste fall påkreve nye definisjoner av definisjonene CEN/TC 348 FM er i et hvert fall et stort skritt fremad for FM, selv om resultatet enda ikke er perfekt. Det er å håpe at resultatet blir oppfattet slik av høringsinstansene og de nasjonale standardiseringsinstitutter og speilkomiteer.

29 Endelig resultat? Hva blir høringsinstansenes dom?