Oppstartsmøte med arbeidsgruppene

Transkript

1 Øygarden kommune Driftstilpasningsprosjekt Oppstartsmøte med arbeidsgruppene

2

3 Prosjektmodell Linjeorganisasjonen bestiller og beslutter Identifisere og prioritere Konkretisere og anbefale Gjennomføre og kvalitetssikre Evaluere og korrigere Prosjektorganisasjonen utfører og anbefaler

4 Hovedaktivitetar i prosjektet fase 2 mars juni 2013 Felles oppstart med styringsgruppa og arbeidsgruppene Styringsgruppemøte undervegs Fellesmøte undervegs Arbeidsgruppemøte Aktuelle undergrupper Eventuelle besøk i andre kommunar Lage sluttrapport Høyringsrunde Avgjerd og styringsgruppa si tilråding Politisk handsaming

5 Delprosjekt i fase 2 Arbeidsgrupper Delprosjekt 1 Administrativ organisering og administrative arbeidsprosessar Delprosjekt 2 Politisk organisering saksmengde, omfang i møte og tal på møte Delprosjekt 3 Helse og omsorg Delprosjekt 4 Oppvekst Delprosjekt 5 Teknisk sektor Delprosjekt 6 Kultur Delprosjekt 7 Inntekter og reduserte kostnader

6 Mandat - felles for alle gruppene (1) Gruppene skal ta utgangspunkt i dei data som ligg føre (Agenda Kaupang rapport, nye KOSTRA-tal, intervjukartlegging, kommunebarometeret mm) Greie ut forbetringar og endringar som fører til meir effektiv oppgåveløysing og ei betre ressursutnytting Vurdere dobbeltarbeid, mellom anna velje ut og gje framlegg til forbetringar av arbeidsprosessar Vurdere møteverksemd/-kultur Skildre lovpålagte og ikkje lovpålagte oppgåver Konkretisere økonomiske og kvalitative vinstar som følgje av tiltaka. Lage grov tidsplan for iverksetjing av tiltaka. Konkretisere konsekvensar for tilsette og brukarar

7 Mandat - felles for alle gruppene (2) Sjå på / vurdera samhandling og samordning på tvers Dela inn tiltak : lang (lengre fram enn 2014 og peika på område som krev vidare utgreiing) og kort sikt ( ) Kreativ og spenstig tilnærming ingen «heilage kyr»: fullt handlingsrom innafor mandatet Sjå på og vurdera andre system/strukturar og organisering Gå gjennom felles og spesifikt mandat med sikte på utsjekk: har me svart på oppgåva?

8 Dagsorden for oppstartsmøte i arbeidsgruppene 1. Val av gruppeleiar 2. Val av referent 3. Diskutere mandatet for gruppa 4. Diskutere arbeidsmåte og fordeling av ansvar i gruppa. Vurdere om det er behov for ekstra møte i gruppa, eventuelt reiser/studie i andre kommunar 5. Starte ei vurdering av dei forslaga i intervjukartlegginga som ein meiner høyrer til i denne gruppa. Legge til andre mogelege tiltak som skal vurderast i gruppa. 6. Prioritere grovt dei oppgåvene gruppa vil starte/bruke mest tid på

9 Dokument til gruppene 1. Mandat for gruppa 2. Framdriftsplan 3. Oppsummering fra intervjukartlegging 4. Deler av Agenda-Kaupang rapport (det som er aktuelt for gruppa) 5. Nye KOSTRA-tal 6. Kommunebarometer

10 Kartlegge prosesser Eksempel inngående fakturabehandling: V a r e m o t t a k Overordnet mål: Riktig styringsinformasjon God økonomistyring M o t t a o g k o n t r o l l e r e v a r e K o n t a k t e l e v e r a n d ø r v e d a v v i k K o n t a k t e l e v e r a n d ø r v e d a v v i k M o t t a k o g b e h a n d l i n g a v i n n g å e n d e f a k t u r a M o t t a f a k t u r a F i n n e b e s t i l l e r G o d k j e n n e f a k t u r a S k r i v e o g a t t e s t e r e a n v i s n i n g s - b i l a g A n v i s e b i l a g K o p i e r e f a k t u r a o g a n v i s n i n g s - b i l a g Identifisere kjerne- og støtteaktiviteter E x c e l t i l r e g n s k a p Til hver kjerne- og støtteaktivitet identifisere suksessfaktorer for å realisere mål K o n t r o l l e r e a t b i l a g e n e e r a n v i s t F o r b e r e d e o g b o k f ø r e f a k t u r a B e s t i l l e l i s t e r, k o n t r o l l e r e o g a r k i v e r e Omformulering av suksessfaktorer til risikoer som grunnlag for rangering / prioritering

11 Ressursramme Søkelys og energibruk på det vi ikke har Ønsket ramme Tilgjengelig ramme Mangel på søkelys og energibruk på utvikling og forbedring

12 Suksessfaktor 1 medvirkning i prosessen fakta analyse fakta analyse Prosjektdeltakere Ledelse DIALOG Tilsatte Tillitsvalgte Brukere tiltak tiltak tiltak forankre gjennom medvirkning og bygging av tillit involvere tillitsvalgte etablere et godt klima for endring tid til egenavklaring (hver virksomhet for seg) tid til fellesavklaringer (kommunen samlet)

13 Suksessfaktor 2 realisme i forbedringstiltak Effekt Tiltak som har: Høy effekt Stor konsekvens for ansatte Stor konsekvens for brukere Lav politisk aksept Tiltak som har: Lav effekt Stor konsekvens for ansatte Stor konsekvens for brukere Lav politisk aksept Tiltak som har: Høy effekt Liten konsekvens for ansatte Liten konsekvens for brukere Høy politisk aksept Tiltak som har: Lav effekt Lav konsekvens for ansatte Lav konsekvens for brukere Høy politisk aksept Fokus på forbedringer som er gjennomførbare i minst mulig grad negative konsekvenser for ansatte og brukere og gir effekt som realiserer organisasjonens kortsiktige og langsiktige utfordringer. Gjennomførbarhet

14 Grunnleggende forbedring krever 30% Fokus på plan og strategi 70% Bevisst arbeid med kultur og atferd