Økonomistyring pleie og omsorg - en evaluering og

Transkript

1 Økonomikontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato Komite for Helse, omsorg og sosial Bystyret Økonomistyring pleie og omsorg - en evaluering og videreføring av ABF Rådmannens forslag til innstilling 1. Økonomistyringstiltaket aktivitetsbasert finansiering for ordinær hjemmetjenesten videreføres. 2. Økonomistyringstiltaket aktivitetsbasert finansiering utvides fra 2017 til også å omfatte deler av oppfølgingstjenesten rus og psykiatri innen hjemmetjenesten. Dette forutsetter at virksomheten tar i bruk Lifecare-Mobil-Pleie i løpet av våren Økonomistyringstiltaket aktivitetsbasert finansiering utvides fra 1/ til også å omfatte deler av områdene institusjon og miljøtjenesten benyttes til forberedelser, involvering av medarbeidere og arbeidstakerorganisasjoner. 4. Grunnlaget for økonomistyring av pleie og omsorg, herunder aktivitetsbasert finansiering, er å ha tilstrekkelig med styringsinformasjon. Videreutviklingen av styringsinformasjon til pleie og omsorg bygger på det som allerede er utviklet for hjemmetjenesten. Dette skal være fullt ut tilrettelagt innen våren Styringsinformasjon utvikles i styrhuset. 5. Bevilgning av kr 1,0 mill over investeringsbudsjettet vurderes i budsjettbehandlingen Innledning Aktivitetsbasert finansiering i helse og omsorgsavdelingen er et av fire prioriterte tiltak i prosjekt framtida vårres del 2 (PFV2) som ble behandlet av bystyret 7. mai Tiltaket aktivitetsbasert finansiering skal bidra til å avstemme forholdet mellom ressursbehov og tildelte rammer innenfor ulike tjenester innen pleie og omsorg. I tillegg til å avstemme ressursbehovet er målsetting til aktivitetsbasert finansiering også å skape en bevissthet i organisasjonen i forhold til brukervedtakene som fattes. Effekten ved innføring av aktivitetsbasert finansiering vil ikke komme av selve systemet, men det vil fremkomme over tid ved en bevistgjøring knyttet til saksbehandling av søknader om kommunale tjenester innenfor pleie og omsorg og intern effektivisering av tjenesten over tid. Aktivitetsbasert finansiering kan sees på som en inngangsport for mer systematisk økonomistyring av område pleie og omsorg.

2 2.0 Generelt om økonomistyring innen pleie og omsorg For økonomistyring av pleie og omsorg er det viktig å ha fokus på områdene kvalitet, aktivitet og bemanning. Dette er tre områder som overlapper hverandre illustrert med figuren nedenfor. Kostnader oppstår som en konsekvens av de tre nevnte områder. Det er ikke mulig å gjennomføre økonomistyring uten at årsakene til kostnadsutviklingen er kjente størrelser. Kvalitet er vanskelig å måle. Kvalitet er basert på faglige vurderinger og brukerens oppfatning av tjenesten. Slike betraktninger omtales ikke i denne saken. I denne saken er det fokus på områdene aktivitet og bemanning, dette er områder som har overlapping til kvalitet. F.eks oppfattes god bemanning som en kvalitetsfaktor. Brukerne kan også oppfatte at tilstrekkelig med tilbud (aktiviteter) er en kvalitetsfaktor. I et økonomistyringsperspektiv vil det være fornuftig å skille mellom aktivitet og bemanning. Aktivitet kan være antall institusjonsplasser eller antall vedtakstimer. Aktivitet er som oftest besluttet av kommunens øverste ledelse eller av delegert myndighet som tildelingskontoret. Riktig bemanning er av stor betydning for kostnadsnivået til tjenesten som leveres. Det er driftsorganisasjonens oppgave å levere tjenestene til et optimalt kostnadsnivå. Det bør være ensbetydende med at budsjettet overholdes. Analyser viser at det er vikarbruken som ofte gjør at det blir merforbruk i forhold til budsjett. Det er behov for styring av bemanning med hensyn på forutsigbarhet og effektivitet. Dette er noe som også vil inngå i prosjekt heltidskultur. Det er lett at en blander disse tre elementene når en skal forklare kostnadsavvik. Økonomistyringen vil bli bedre dersom en klarer å separere disse elementene. Det vil også avklare viktige ansvarsforhold. 3.0 Hva er aktivitetsbasert finansiering (ABF) Gjennom innføring av et aktivitetsbasert finansieringssystem vil det tildeles midler etter behov basert på sentrale kostnadsbærere. Valg av kostnadsbærer må velges klokt slik at det gir en rettferdig ressurstildeling uten at det reduserer ønsket kvalitet og aktivitet. Det forutsettes samtidig krav til effektiv tjenesteproduksjon. Grunnprinsippet for aktivitetsbasert finansiering av tjenestene: a. Tydelig plassering av ansvaret mellom politisk og administrativ nivå b. Mulighet for reell daglig operativ styring og kontroll

3 c. Å bidra til intensiver som forsterker en «indre effektivisering» av tjenestene I saksfremlegget i forbindelse med PFV 2 står det at i arbeidet med implementering av en aktivitetsbasert finansieringsmodell er det særdeles viktig å tydeliggjøre rollebeskrivelser, kompetansekrav og organisering av avdelingens samlede stabs- og støtteressurser. I rapportene fra BDO avklares dette nærmer, se vedlegg 5 og vedlegg 4. Ved budsjettoverskridelser får en ofte en diskusjon om hvem som har ansvaret. Tjenesteutførende enheter mener de er tildelt for lave budsjettrammer i forhold til tjenestebehovet, men kommunens administrative ledelse oftere mener at det tildeles et for høyt tjenestenivå. En styringsmodell basert på aktivitetsbasert finansiering kan gi bedre svar på denne problemstillingen. Aktivitetsbasert finansiering av kommunens tjenester innebærer at kommunens tildelende enhet har budsjettansvar for de tjenestene som tildeles, samtidig som utførende virksomheter tildeles økonomiske midler som direkte samsvarer med deres faktiske aktivitetsnivå. Kostnadsnivået i pleie- og omsorgssektoren avhenger normalt av tre ulike forhold: Kostnadsstruktur Aktivitetsnivå i tjenesten Effektivitet i tjenesten Aktivitetsnivået i tjenesten avhenger av behovet i brukergruppen, og kommunens prioriteringer og vedtakspraksis. Effektiviteten derimot avhenger av tjenesteutførelsen, herunder god planlegging og optimal drift. I et styringsperspektiv er det en klar fordel at det er avklart hvem som har ansvaret for aktivitetsnivået og hvem som har ansvar for kostnadsnivået. Dette kan avklares bedre dersom det etableres er styringsmodell som bidrar til å avklare dette, der det tildeles midler etter faktisk behov, samtidig som det settes krav til effektiv tjenesteproduksjon. Dette er aktivitetsbasert finansiering: Det gir et tydeligere overordnet ansvar hos de politiske organer Det medfører en mer relevant budsjetteringsprosess Det gir forståelse for sammenhengene mellom volum og kostnader Tildelingskontoret ansvarlig gjøres for aktiviteten som er grunnlaget for budsjettet Det gir synlige konsekvenser av beslutninger Det er et klart definert økonomisk ansvar for virksomhetene Det gir insitamenter for en mer effektiv ressursutnyttelse over tid Aktivitetsbaser finansiering innebærer ikke: Det gir ikke mer penger til drift Det er ikke en forskyvning av ledelsesansvar fra virksomhet til politisk nivå Det er ikke «stoppeklokkeomsorg» fordi kostnadsbærerne ikke krever at en «løper» fortere Det er ikke i seg selv en effektivisering Aktiviteten i form av vedtakstimer saksbehandles av tildelingskontoret. For gode løsninger og riktig vedtak er et tett samarbeid mellom utførende driftsorganisasjon og tildelingskontoret en forutsetning.

4 4.0 Organisering og målsettinger - aktivitetsbasert finansiering (ABF) Med bakgrunn i at dette er et prioritert tiltak for HO avdeling ble dette tiltaket organisert som et prosjekt. Prosjekteier er kommunaldirektør Ingunn Mosti, prosjektleder er analysesjef Gunnar Sveen og prosjektgruppen er ledergruppen til HO inklusiv de økonomiske rådgiverne til HO. Denne prosjektgruppen ble etablert tidlig i Når ABF er innført for kjernevirksomheten til HO vil prosjektgruppen blir avviklet. Fra prosjektmandatet fremgår målsettingene for prosjektet. Vedlegg 6 har et komplett prosjektmandat 1. Prosjektet startes mars 2015 med målsetting om implementering av ABF for de første valgte tjenestene per , deretter videre implementering av øvrige tjenester som velges for ABF frem mot Hjemmetjenesten implementeres først. Institusjon og miljøtjenesten implementeres når disse er klare for ABF. 2. Finner prosjektgruppen virksomhetsområder som bør unndras denne styringsmodellen må det særskilt begrunnes og med alternative styringsmodeller som tydeliggjør ansvarsdelingen mellom driftsorganisasjonen og forvaltningen. 3. Fremdriften skal sikre at finansieringsmodellen kan benyttes i budsjett- og økonomiplanarbeidet høsten 2015 slik at en kan innføre den nye styringsmodellen fra og med for de tjenestene som først implementeres. Ved oppstart av prosjektet ble samarbeidet med konsulentfirmaet BDO etablert på nytt. Deres rapporter er grunnlaget for innfasing av ABF i Bodø kommune. Se vedlegg 3, 4, og 5. Merk at vedlegg 3 er et rapportutkast og detaljer kan bli endret. Aktivitetsbasert finansiering for ordinær hjemmetjeneste ble iverksatt fra 1/1/2016 på tross av en del usikkerhet i beregningsgrunnlaget. Prosjektgruppen så det som viktig at en fikk erfaring med denne styringsmetodikken. I tillegg var hjemmetjenesten motivert og klar for å ta i bruk et slikt styringsverktøy. Grunnlaget er nå evaluert se vedlegg 3. Nye beregninger er utført for institusjon og miljøtjeneste. På bakgrunn av erfaringer og nye beregninger kan ABF innføres for deler av disse virksomhetene. Dette forutsetter involvering og drøfting med arbeidstagerorganisasjonen og systematisk tilrettelegging av styringsinformasjon. Prosjektet knyttet til innføring av ABF i HO i Bodø kommune er fremdeles inne i en implementeringsfase. BDO anbefaler at det absolutt viktigste i tiden fremover vil være bred involvering blant kommunens ansatte, og at involvert personell får eierskap til prosjektet. Som et hovedprinsipp bør samtlige berørte parter i kommunen ha tilstrekkelig innsikt til selv å kunne vurdere hvordan deres fagområde vil bli påvirket. Innledningsvis bør det blant annet gjennomføres informasjons møter med avdelingsledere og andre i tjenestene med økonomiansvar, hvor prinsipper for modellen gjennomgås samt eventuelle endringer i rutiner og lignende Resultater etter innføring en av ABF

5 I den første rapporten fra BDO (vedlegg 5) som danner grunnlaget for innføring av ABF for hjemmetjenesten, ble det tidlig påpekt endel mangler og usikkerhetsmomenter: Regnskapsstrukturen gir ikke et tydelig skille mellom administrasjon og produksjon. Regnskapsføring gir ikke et godt skille mellom ulike produksjonstyper. F.eks blanding av ordinær hjemmetjeneste og omsorgsboliger på samme ansvar. Aktivitetsdata og effektivitetsdata er mangelfullt. Daværende regnskapsføring og mangelfulle aktivitetsdata gjør at priselementene beregnet for hjemmetjenesten blir usikre. Sykefraværet telles manuelt fra Visma ressurs for å få et bilde av sykefraværer på bl.a helg. Til tross for usikkerheten i beregningen av priselementene ble ABF iverksatt fra 1/ for ordinær hjemmetjeneste. Det var en klar forutsetning av dette var et prøveår for ABF som måtte evalueres og korrigeres. Videre skulle en forbedre regnskapsstrukturen for kjernevirksomheten i HO-avdelingen, samt utvikle bedre styringsdata for deler av kjernevirksomheten i HO-avdelingen. Følgende resultater er oppnådd i 2016: Regnskapsstrukturen for HO er forbedret slik at produksjon i de ulike enhetene fremkommer tydelig Aktivitetsdata for hjemmetjenesten oppdateres daglig Som en bieffekt av utviklingen av bedre tilgang til aktivitetsdata, har antall vedtakstimer blitt redusert som en følge av påviste feilregistreringer av aktivitetsdata i Gerica. Effektivitetsdata for hjemmetjenesten oppdateres daglig Den reelle sykefraværsstatistikken oppdateres daglig for alle virksomheter som benytter Visma Ressurs. Inntekter til ordinær hjemmetjeneste beregnes manuelt. Tilrettelagt for automatisk beregning, men det krever en oppdatering av priselementene. Økt økonomifokus i hjemmetjenesten 6.0 Evaluering av aktivitetsbasert finansiering for ordinær hjemmetjeneste Bodø kommune har siden 2015 nedlagt et betydelig arbeid i å rydde opp i ansvarsstrukturen. Den nye strukturen på ansvarene vurderer BDO til å være lettere å sammenligne kostnader og aktiviteter på tvers av avdelinger, og det gjør arbeidet med kalkyle for enhetskostnader betraktelig enklere da behovet for særskilte korrigeringer blir mindre. Ansvarsstrukturen er nå betraktelig mer hensiktsmessig, mer konsekvent, og mer «riktig» i forhold til en rendyrking av produksjon for den enkelte tjeneste. Det er fortsatt unntak fra de ovennevnte reglene. Disse unntakene er begrunnet i praktiske hensyn forbundet med driften ved den enkelte avdeling. Sett i forhold til implementering av ABF har evalueringen ikke avdekket behov for å gjøre ytterligere endringer i den nåværende ansvarsstrukturen. Samtidig har kommunen i dag et betydelig bedre datagrunnlag for aktivitet sammenlignet med hva som var tilgjengelig på tidspunktet da de forrige kalkylene ble utarbeidet. Data for både aktivitet (vedtaksdata) og tidsbruk er hentet fra Bodø kommunes helhetlige styringssystem «Styrhuset», se vedlegg 2. Tabellen nedenfor viser utvalgte kostnadsdrivere for hjemmetjenesten (antall brukere, antall ressursinnsatstimer og antall besøk) for tjenesten helsetjenester i hjemmet for måneden januar 2016.

6 Som det fremgår av tabellen var det fore eksempel registrert 697 unike brukere/mottakere av denne tjenesten i januar, og det ble gjennomført i gjennomsnitt ca. tre besøk per registrerte ressursinnsatstime. Tallene som inngår i beregning av satser for hjemmetjenesten består av disse aktivitetstallene for hele perioden januar til juni. Avdeling Antall brukere RessursinnsatsTimer Antall besøk HJEMMETJENESTEN NORD HJEMMETJENESTEN SENTRUM HJEMMETJENESTEN MØRKVED HJEMMETJENESTE TVERLANDET HJEMMETJENESTE SALTSTRAUMEN HJEMMETJENESTE SKJERSTAD Totalsum Tabell 1: Kostnadsdrivere i hjemmetjenesten for januar Kilde: Bodø kommune. Tall for tidsbruk er basert på en sammensetning av kostnadsdriverne vist ovenfor, og registrerte tall for bemanning fra turnussystemet Visma ressursstyring. I tabellen nedenfor ser en at det er liten variasjon i direkte tid hos brukeren. Unntaket er hjemmetjeneste Skjerstad som har en lavere direkte tid. Mindre forhold, lengre kjøreavstand og mindre fleksibel bemanning kan medføre at det oppstår såkalte smådriftsulemper ved enkelte avdelinger. Kommunen kan vurdere å kompensere for hele eller deler av denne smådriftsulempen gjennom en grunnfinansiering. Avdeling Faktiske arbeidstimer Direktetid timer Kjøretid timer Indirektetid timer Direktetid % HJEMMETJENESTEN NORD % HJEMMETJENESTEN SENTRUM HJEMMETJENESTEN MØRKVED HJEMMETJENESTE TVERLANDET HJEMMETJENESTE SALTSTRAUMEN HJEMMETJENESTE SKJERSTAD % % % % %

7 Totalsum % Tabell 2: Tidsfordeling i hjemmetjenesten for perioden januar til juni. Kilde: Bodø kommune. Basert på nye tilgjengelige data for tidsbruk og kostnadsdrivere, analyserte regnskapsdata samt ny ansvarsstruktur, er det gjennomført en ny beregning av satser innenfor hjemmetjenesten. Satsene er basert på regnskapet fra forrige periode for å få et realistisk kostnadsnivå som driftsenheten kan levere. Tall for tidsbruk og aktivitet er hentet fra kommunens styringssystem for perioden januar til juni Satsene i rapportutkastet (vedlegg 3) skal gjennomgå en kvalitetskontroll og kan bli endret. Nye satser vil være grunnlaget for budsjett 2017 og skal vedtas i budsjettet for For å sikre forutsigbarhet skal de vedtatte satsene ikke endres i løpet av budsjettåret. Satsene må periodiseres pr måned slik at de er i samsvar med vanlig driftsutvikling. Etter lønnsoppgjør må også satsene reguleres. Dersom enheten utfører tjenesten til en lavere enhetskostnad enn forutsatt er prinsippet at enheten beholder disse midlene i inneværende budsjettår. Dette er selve insitamentet i denne finansieringsmodellen. Forutsatt en gjennomført drift til en lavere enhetskostnad for inneværende budsjettår kan aktivitetsbasert finansiering gi en effektiviseringsgevinst over tid ved at satsene for neste budsjettperiode tilpasses det nye driftsnivået. Effektiviseringen vil dermed skje kontrollert over tid. 7.0 Utvidelse av aktivitetsbasert finansiering Natt-tjenesten Natt-tjenesten er også evaluert. Det har ikke vært tilgjengelig tall for fordeling mellom tid benyttet til kjøring, og tid benyttet til indirekte pleie innenfor nattjenesten. Beregningen bygger på mange antagelser. Innføring av ABF på natt-tjenesten vil være usikker og tjenesten anbefales rammefinansiert inntil videre. Oppfølgingstjenesten rus og psykisk helse Det har heller ikke vært tilgjengelig tall for tidsbruk innenfor hjemmetjenesten psykisk helse og rus. På generelt grunnlag anbefaler en her at kommunen vurderer å gjøre en reberegning av satsene når tall for tidsbruk, antall besøk og antall brukere er på plass for denne tjenesten. Dette vil kreve at oppfølgingstjenesten tar i bruk Lifecare Mobil Pleie (LMP) på lik linje med ordinær hjemmetjeneste. Det er en mobil enhet hvor medarbeideren løpende kan hente opp nødvendig informasjon og dokumentere utført arbeid underveis i arbeidsdagen. Tar Oppfølgingstjenesten rus og psykisk helse i bruk LMP i løpet av våren 2017 vil de få et komplett bilde av virksomheten fra et styringsperspektiv tilsvarende det som nå er tilrettelagt for ordinær hjemmetjeneste. Institusjon Tjenestene som tilbys i institusjon er mer stabile sammenlignet med hjemmetjenesten, både når det gjelder omfang og type tjenester som tilbys. Modellen innenfor institusjon bygger på at det er definert 4 ulike typer sengeplasser, og at det skal være knyttet den samme finansieringen til en plass uavhengig av hvor frisk eller syk den enkelte brukeren er. Ansvarsstrukturen er tilnærmet i samsvar med de definert 4 ulike typer sengeplasser. De fire typene sengeplasser en skiller på: Langtid somatisk

8 Langtid demens Langtid demens atferd/ psykiatri Korttid Basert på analyserte regnskapsdata og oversikt over antall plasser og bemanningsfaktor er det utarbeidet en kalkyle for enhetskostnader for institusjoner. Avdelingene finansieres da i henhold til antall døgn. Det regnes ut døgnsatser for totalt fire ulike typer «plasser» innenfor institusjonstjenesten, og det skilles ikke mellom de ulike institusjonene. Med noen få unntak opplyser kommunen at bemanningsfaktoren er tilnærmet lik innenfor disse fire typene plasser. Se vedlegg 3 for flere detaljer. I samarbeid med nøkkelpersoner fra Bodø kommune har det vært vurdert å innføre kompensasjon for smådriftsulemper som følge av mindre fleksibel bemanning. Vurderinger så langt er at det foreløpig ikke er noen institusjoner som kvalifiserer til dette. Det anbefales imidlertid at det gjøres en ny vurdering av behovet for dette etter at finansieringssystemet har vært i drift en periode. Dette kan da gis i form av en rammeoverføring basert på et estimat av smådriftsulempen. Kjøkkendrift og dagsenter er holdt utenfor denne kalkylen, dette rammefinansieres. Det anbefales at det i førsteomgang tilrettelegges for styringsinformasjon for institusjon i løpet av 2017, se vedlegg 1. På grunnlag av tilrettelagt styringsinformasjon vil kalkylen kunne bli verifisert før en iverksetter dette økonomistyringstiltaket fra I løpet at 2017 forutsettes involvering av medarbeidere og arbeidstagerorganisasjoner. Miljøtjenesten Da BDO bisto kommunen med analyser og utarbeidelse av kalkyler for ABF våren og høsten 2015 var Miljøtjenesten under reorganisering, og utarbeidelse av kalkyler samt analyser av dette tjenesteområdet ble derfor besluttet utsatt til Modellen som foreslås innenfor Miljøtjenesten har en grunnfinansiering per bolig/bruker, som skal dekke grunnleggende kostnader og et antall basis-timer. I tillegg foreslås det at tjenesten finansieres med en sats per time for brukere som overstiger disse basis-timene. Dette for å kompensere for forskjeller i tjenestebehov hos brukeren i den enkelte bolig. Tjenester forbundet med levering av boliger i miljøtjenesten foreslås finansiert ved hjelp av en grunnfinansiering per bruker/bolig, i tillegg til en timesats for vedtatte tjenester rettet mot den enkelte bruker. Modellen er ment å kunne ta opp i seg forskjeller i tjenestebehov mellom brukerne i de enkelte ansvar. Som en del av gjennomgangen av dette tjenesteområdet, er det avdekket relativt store kostnadsforskjeller mellom de ulike ansvarene, som ikke fullt ut kan forklares gjennom forskjeller i antall boliger, eller mengden vedtatte tjenester knyttet til den enkelte bolig. Se vedlegg 3 for flere detaljer. Det anbefales at det i førsteomgang tilrettelegges for styringsinformasjon for botilbud i miljøtjenesten i løpet av 2017, se vedlegg 1. På grunnlag av tilrettelagt styringsinformasjon vil kalkylen kunne bli verifisert før en iverksetter dette økonomistyringstiltaket fra I løpet av 2017 forutsettes involvering av medarbeidere og arbeidstagerorganisasjoner.

9 På grunn av manglende aktivitetsdata for ambulante tjenester i miljøtjenesten har en ikke kunnet gjøre noen beregninger på nåværende tidspunkt. ABF iverksettes ikke for denne tjenesten før aktivitetsdata foreligger. For avlastningstjenesten ansees underliggende tall for kostnad og aktivitet innenfor denne tjenesten å være særdeles usikkert. Det er derfor vurdert som uhensiktsmessig å gjøre ABC-kalkyler basert på dette grunnlaget. I stedet bør det gjennomføres såkalte «bottom-up» beregninger før en kan iverksette ABF for denne tjenesten. 8.0 Styringsinformasjon Kommune har en omfattende tjenesteproduksjon. Det er mange «fagsiloer» som inneholder mye styringsinformasjon som må gjøres bedre tilgjengelig. Styringssystemet til Bodø kommune skal være et dynamisk styringsverktøy som legger vekt på styringsinformasjon som endres hyppig og som er avgjørende for den løpende tjenesteproduksjonen. Ledere i Bodø kommune skal få oppdatert styringsinformasjon daglig. Innfasingen av styringssystemet styrhuset i Bodø kommune må sees på som en del av digitaliseringen som foregår i kommunal sektor. Digitalisering er å forenkle ting vi gjør. Ved å endre på måten vi gjør ting på, kan ansatte i Bodø kommune bli mer effektive gjennom forenklet tilgangen til informasjon. 8.1 Styringsinformasjon for oppfølging av ordinær hjemmetjeneste Hjemmetjenesten er noe av det mest kompliserte i Bodø kommune sett fra et styringsperspektiv. Brukerne endres hyppig, tjenestenivået endres hyppig og logistikken i form av kjøring til brukerne er et komplisert område. I styrhuset er det i forbindelse med innføring av aktivitetsbasert finansiering (ABF) utviklet et sett med grafer som skal hjelpe lederne i hjemmetjenesten til daglig styring. Det omfatter både generell styringsinformasjon til hjemmetjenesten og spesifikke grafer for ABF. Vedlegg 2 beskriver dette i detalj. Utviklingen av styringsdata for hjemmetjenesten har vært en del av prosjekt helhetlig styringssystem fase 2. Daglig oppdatert styringsinformasjon til hjemmetjenesten og øvrige virksomheter i Bodø kommune krever daglig datafangst fra fagsystemene. Det er nå etablert daglige datafangst fra Gerica og Visma ressurs. Dette har vært utfordrende. Det er bare Bodø kommune av alle landets kommuner som har gjort dette på en systematisk måte. I tillegg til å presentere oppdatert informasjon fra fagsystemene er det nå tilrettelagt for å koble sammen informasjon fra disse fagsystemene. F.eks fremkommer andel direktetid for hjemmetjenesten ved å sammenstille data fra Gerica og Visma ressurs. Dette er helt nytt. Datafangst fra Visma økonomi og Visma HR er også etablert og styringsdata oppdateres daglig. Når det gjelder oppfølgingstjenesten kan denne virksomheten benytte den samme presentasjonsformen av styringsinformasjon som ordinær hjemmetjeneste. For at det skal bli komplett må oppfølgingstjenesten, på lik linje med ordinær hjemmetjeneste, ta i bruk Lifecare Mobil Pleie. 8.2 Utvidelse og tilrettelegging for et komplett styringssystem til pleie og omsorg (HOavdelingen)

10 I den videre utviklingen av styrhuset ønsker en å fokusere på kjernevirksomheten til helse og omsorg. Kjernevirksomheten ansees å være hjemmetjenesten (inkl oppfølgingstjenesten og rehabilitering), institusjon og miljøtjenesten. Kjernevirksomheten omtales som pleie og omsorg. Et komplett styringssystem for pleie og omsorg vil kreve å etablere flere indikatorer for tjenesteområdene institusjon og miljøtjenesten, samt tildelingskontoret. Dette kan kreve utvidelse av datafangst fra Gerica, men en må bygge på det som allerede er gjort innen hjemmetjenesten. Utvidelse av datafangst fra Visma ressurs er sannsynligvis ikke nødvendig. For å definere behovet for styringsinformasjon ble det i juli 2016 gjennomført en workshop med deltagelse fra ledere i pleie- omsorg. Dette blir detaljert beskrevet i vedlegg 1. På bakgrunn av evaluering og vurderinger knyttet til gjennomføring av aktivitetsbasert finansiering må en sannsynligvis gjøre noen tilpasninger. Det er stor variasjon i de ulike virksomheters egenart innen kjerneområdene, noe som skaper utfordringer når en skal tilrettelegge for styringsinformasjon for disse områdene. En felles oppbygging vil være krevende. En må finne noen fellestrekk for alle fagområder og deretter få frem den enkeltes virksomhets egenart. I vedlegg 1 er det gjort noen vurderinger rundt dette. Befolkningsprognosene tilsier også at HO-avdelingen vil få en enda mere omfattende virksomhet. I et slikt perspektiv vil aktivitet og bemanningsstyring være et sentralt område også fremover. Gode styringssystemer vil være en nødvendighet for kontrollert drift inn i fremtiden. Et komplett styringssystem for pleie og omsorg vil kreve ressurser i form av investeringsmidler. Datafangst fra Gerica er etablert. Dette er den mest kritiske faktoren for utvikling av et komplett styringssystem for pleie og omsorg. På bakgrunn av de erfaringene en har gjort til nå i utvikling og tilrettelegging av styringsinformasjon antar en at det er behov for opptil 1 mill. kroner for å ferdigstille et komplett styringssystem for pleie og omsorg. Når dette er realisert vil HO-avdelingen ha fått et ledelses verktøy av god kvalitet som vil bidra til økonomistyring av Bodø kommunes mest kompliserte og sammensatte avdeling. Rolf Kåre Jensen Rådmann Ingunn Lie Mosti Kommunaldirektør Saksbehandler: Gunnar Sveen Trykte vedlegg: Vedlegg 1 Utvidelse av styringskonseptet for pleie og omsorg i styrhuset 2 Styringsinformasjon for oppfølging av ordinær hjemmetjeneste 3 BDO rapport - evaluering og videre implementering av ABF (utkast)

11 4 BDO Rapport - Kapasitetsvurdering av tildelingskontoret 5 BDO Rapport - ABF vurderinger og beregninger 6 Prosjektmandat ABF Utrykte vedlegg: Ingen