RAPPORTERINGSHÅNDBOK FOR VRI

Transkript

1 RAPPORTERINGSHÅNDBOK FOR VRI Versjon 2, april 2009

2 INNLEDNING Dette heftet sammenfatter alt rapporteringsansvaret de regionale VRI-satsingene har til Forskningsrådet, både den generelle Forskningsrådet som helhet krever og den VRI-spesifikke. Heftet gjelder både samhandlingsprosjektene, innovasjonsforskningsprosjektene, forskerprosjekter på tvers og brukerstyrte prosjekter (BIP). Rapporteringsansvaret er kontraktsfestet gjennom kontrakten med Forskningsrådet. Det er prosjektansvarlig for henholdsvis samhandlingsprosjektet, forskerprosjektet og BIP-prosjektene som er ansvarlig, men prosjektlederen vil ofte gjøre jobben. Vi har i teksten valgt å skrive at prosjektleder må utføre de ulike oppgavene, men det kunne også stått prosjektansvarlig. Uansett hvordan regionen velger å organisere oppgavene bør både prosjektansvarlig og styringsgruppen/partnerskapet kjenne godt til og godkjenne rapporteringen. Dette heftet er en hjelp til de ansvarlige for VRI-satsingene/VRI-BIP til å få levert riktig rapportering til rett tid på rett måte! I tillegg til den nasjonale rapporteringen vil den enkelte VRI-satsing sannsynligvis ha behov for verktøy for oppfølging av delprosjektene i mer detalj enn det Forskningsrådet ber om direkte. Vi minner i denne forbindelse spesielt om paragraf 4.2 i Forskningsrådets kontraktsvilkår. Dette må den enkelte region selv ta ansvar for, men vi vil absolutt oppfordre til erfaringsdeling! Du trenger bare lese det som gjelder den typen prosjekt du er ansvarlig for/deltager i. Dersom noe gjelder flere prosjekttyper (for eksempel både samhandlingsprosjektet og forskningsprosjektene) vil det stå begge steder. Alle rapporteringsskjema vil bli gjort tilgjengelig på Forskningsrådets ekstranett dersom ikke annet er spesifisert i skjemaene eller noen spesifikt reserverer seg mot dette. Hensikten er å bidra til læring mellom prosjektene, både om prosjektinnhold og rapporteringsform. Også besvarelsene fra bedriftene som har vært med på spørreundersøkelse vil bli lagt ut, slik at alle kan benytte disse dataene i egen forskning og prosjektoppfølging. Alle spørsmål som skulle dukke opp når det gjelder rapportering kan stilles til Kristine Ziegler Gundersen: kzg@forskningsradet.no, telefon eller til din regionkontakt i VRIsekretariatet. Lykke til! Oslo 1.april 2009 VRI-sekretariatet 2

3 INNHOLD INNLEDNING... 2 Kap.1: RAPPORTERINGSKALENDER FOR VRI... 4 Kap.2: RAPPORTERING FRA SAMHANDLINGSPROSJEKTET HALVÅRLIG RAPPORTERING: 1. JUNI OG 1. DESEMBER Framdriftsrapportering ÅRSRAPPORTERING: 20. JANUAR Årsrapportering fra den regionale VRI-satsingen Excel-skjema om bedriftsarbeid Prosjektregnskapsrapportering SLUTTRAPPORTERING... 6 Kap.3: RAPPORTERING FRA FORSKERPROSJEKTET HALVÅRLIG RAPPORTERING: 1. JUNI OG 1. DESEMBER Framdriftsrapportering ÅRSRAPPORTERING: 20. JANUAR Årsrapportering fra den regionale VRI-satsingen Excel-skjema om bedriftsarbeid Prosjektregnskapsrapportering SLUTTRAPPORTERING... 8 KAP 4. RAPPORTERING FRA BIP I VRI FRAMDRIFTSRAPPORTERING 1. JUNI OG 1. DESEMBER PROSJEKTREGNSKAPSRAPPORTERING 20. JANUAR SLUTTRAPPORTERING... 9 Kap.5: FORSKERPROSJEKTER PÅ TVERS HALVÅRLIG RAPPORTERING: 1. JUNI OG 1. DESEMBER Framdriftsrapportering ÅRSRAPPORTERING: 20. JANUAR Årsrapportering fra den regionale VRI-satsingen Prosjektregnskapsrapportering SLUTTRAPPORTERING Kap.6: GENERELLE RETNINGSLINJER VEILEDNING TIL PROSJEKTREGNSKAPSRAPPORT Regnskapsrapportering fra samhandlingsprosjektene Regnskapsrapportering fra innovasjonsforskningsprosjektene Regnskapsrapportering for BIP i VRI BEREGNING AV TIMESATSER I VRI Bedrifter Fou-personell og offentlige ansatte Grupper av bedrifter/forskere/offentlige ansatte Definisjon av nominell årslønn STØTTEGRADER OG PRINSIPPER FOR FINANSIERING I VRI Finansiering av regionale VRI-satsinger Prinsipper for samfinansiering av regionale VRI-satsinger Prinsipper for samfinansiering av BIP og andre prosjekter i bedrifter gjennom VRI VRI I FORHOLD TIL ARENA OG NCE MERVERDIAVGIFT OG KONSORTIEKONTRAKTER VEDLEGG

4 Kap.1: RAPPORTERINGSKALENDER FOR VRI Dato Ansvarlig Oppgave Mottager og innsendingsmetode 1.juni og Prosjektleder samhandlingsprosjekt Sende framdriftsrapport Forskningsrådet via Mitt nettsted 1.des Prosjektleder forskerprosjekt Prosjektleder BIP Des Delprosjektledere/ledere for innsatsområder/ operatører av virkemidler På oppfordring fra prosjektleder for samhandlingsprosjektet levere informasjon som skal benyttes til årsrapporteringen og delta i diskusjon rundt Prosjektleder for samhandlingsprosjektet Des/ Jan Før 20.jan Prosjektledere for samhandling og forskning Partnerskapet/ styringsgruppa Prosjektleder samhandlingsprosjekt 20.jan Prosjektleder samhandlingsprosjekt Prosjektleder forskerprosjekt Prosjektleder BIP årsrapporten Samarbeide om utarbeidelse av årsrapport Vedta endelig årsrapportering til Forskningsrådet Sende bedriftsskjemaet til Forskningsrådet Sende årsrapporteringen til Forskningsrådet på vegne av den regionale VRI-satsingen Sende regnskapsrapport Partnerskapet/ styringsgruppa Prosjektleder sender inn rapporten Forskningsrådet via e-post Forskningsrådet via Mitt nettsted Forskningsrådet via Mitt nettsted Prosjektslutt Prosjektledere samhandlingsprosjekt/for skerprosjekt/bip Sende sluttrapport Forskningsrådet via Mitt nettsted

5 Kap.2: RAPPORTERING FRA SAMHANDLINGSPROSJEKTET Ansvarlig: Prosjektansvarlig/prosjektleder for samhandlingsprosjektene 2.1 HALVÅRLIG RAPPORTERING: 1. JUNI OG 1. DESEMBER Framdriftsrapportering Alle prosjekter i Forskningsrådet må levere framdriftsrapport innen 1.juni og 1.desember. Disse rapportene danner blant annet grunnlaget for de aggregerte tall Forskningsrådet presenterer departementer og storting når det gjelder innovasjoner, publisering etc fra prosjektene. Det er viktig at delene økonomi, framdrift og tellekanter er utfylt korrekt og utfyllende, ellers framkommer annen info om den regionale VRI-satsingen i årsrapporten (punkt 2.2.1). Mer info og et eksempel på rapporten finnes her: og tellekantene finnes i heftet Rapportering for VRI Rapporten må sendes til Forskningsrådet via Mitt nettsted på Forskningsrådets nettsider. Prosjektleder får e-post når rapporteringen er klargjort for utfylling. Vi har laget et eget ark i bedriftsskjemaet som kan være et hjelpemiddel til å få med seg alt som skal telles opp i framdriftsrapporteringen. 2.2 ÅRSRAPPORTERING: 20. JANUAR Årsrapportering fra den regionale VRI-satsingen Forskningsrådet rapporterer til de finansierende departementene som så rapporterer videre til Stortinget. Fra 2009 benyttes et skjema for årsrapportering som bør være mulig å benytte også ovenfor regionale VRI-styrer og som vi håper sporer til refleksjon og diskusjon i regionene. Prosjektleder for samhandlingsprosjektet er ansvarlig for å sende rapportering til Forskningsrådet om hele den regionale VRI-satsingen, inkludert forskningsprosjektet(/ene). Prosjektleder for samhandlings- og forskerprosjektet/-ene bør derfor samarbeide om utformingen av rapporteringen. Der det er delprosjektledere bør også disse involveres i diskusjoner om og utfylling av rapporten. Årsrapporteringen skal reflektere partnerskapet/styringsgruppens syn på året som har gått. Prosjektleder må dermed i god tid før fristen innhente relevant informasjon fra delprosjektledere/ledere for innsatsområder/virkemiddeloperatører i den regionale VRI-satsingen,, utarbeide et utkast til årsrapportering og diskutere dette med delprosjektlederne før det sendes til partnerskapet/styringsgruppen for godkjenning/vedtak. Eksempel på rapporten finnes i heftet Rapportering for VRI Rapporten legges ut på Mitt nettsted på Forskningsrådets nettsider i god tid før fristen og leveres samme sted. Prosjektleder får e-post når rapporten er klargjort for utfylling. Rapporten leveres som forenklet rapport. Alle dokumenter må leveres i PDF. I heftet Rapportering for VRI 2009 finnes også et forslag til prosess for utarbeidelse av årsrapporten.

6 2.2.2 Excel-skjema om bedriftsarbeid Forskningsrådet trenger informasjon om det konkrete arbeidet som skjer i bedriftene og hvilke bedrifter dette arbeidet foregår i. Forskningsrådet vil sende spørreskjema i questback til de bedriftene dere har skrevet i skjemaet at er klare for å motta dette. En oversikt over spørsmålene som sendes til bedriftene finnes i heftet Rapportering for VRI Det sendes som vedlegg i en epost. Alle bedrifter som har deltatt i virkemidler som involverer bedrifter eller nettverk av bedrifter over en viss tid, som kompetansemegling, dialog og bred medvirkning, personmobilitet etc skal registreres. Bedrifter som er involvert som deltakere i forskerprosjekt skal også rapporteres. Prosjektleder for samhandlingsprosjektet må innen 20.januar sende inn excel-skjemaet med rapportering om bedriftsarbeid til Forskningsrådet. NB! Skjemaet bør fylles ut kontinuerlig av de ansvarlige operatørene av de ulike virkemidlene, men prosjektleder må samle opplysningene i ett skjema som sendes Forskningsrådet. Prosjektleder for samhandlingsprosjektet skal også sørge for at eventuelle bedrifter som er involvert kun i Forskningsprosjektet blir inkludert i bedriftsskjemaet under andre virkemidler. Skjemaet sendes Forskningsrådet ved Kristine Ziegler Gundersen, kzg@forskningsradet.no. Skjemaet, Bedriftsskjema_VRI_2009, finnes som vedlegg til denne håndboken Prosjektregnskapsrapportering Prosjektleder skal innen 20. januar sende prosjektregnskapsrapport til Forskningsrådet. Mer informasjon om utfylling av rapporten finnes i kapittel 6, generelle retningslinjer og det er SVÆRT VIKTIG at disse leses grundig. Selve regnskapsrapporten er Forskningsrådets standardrapport. Som vedlegg til denne må samhandlingsprosjektene fylle ut skjemaet Kostnadsspesifikasjon_VRI_samh som er en spesialtilpasset versjon av Forskningsrådets kostnadsspesifikasjonsskjema. Rapporten legges ut til prosjektleder for samhandlingsprosjektet på Mitt nettsted på Forskningsrådets nettsider i god tid før fristen og leveres samme sted. Prosjektleder får e-post når rapporten er klargjort for utfylling. Rapporten leveres som forenklet rapport og både underskrevet rapport og vedlegg må leveres i PDF. NB! Søknad om overføring av midler Eventuell søknad om overføring av ubrukte midler til året etter må leveres via Mitt nettsted sammen med regnskapsrapporten. Søknaden må begrunnes og det må begrunnes at prosjektet har kapasitet til å benytte midlene året etter i tillegg til den opprinnelige prosjektbevilgningen for det året. Overføring av midler vil bli vurdert i hvert tilfelle, men kan ikke påregnes. 2.3 SLUTTRAPPORTERING Ved avslutning av hver VRI-satsing skal sluttrapport sendes Forskningsrådet innen en måned. Det vil si rapporten må sendes innen 31. januar 2011, 2014, osv. Framdriftsrapporteringen og prosjektregnskapsrapporteringen for siste (halv)år av prosjektet går inn i sluttrapporteringen. Årsrapportering (punkt 2.2.1) og bedriftsskjema (punkt 2.2.2) leveres på vanlig måte også det året det er sluttrapportering. Rapportene sendes inn via Mitt nettsted på Forskningsrådets nettsider. Mer info og et eksempel på rapporten finnes her: 6

7 Kap.3: RAPPORTERING FRA FORSKERPROSJEKTET Ansvarlig: Prosjektansvarlig/prosjektleder for forskningsprosjektet(/ene) 3.1 HALVÅRLIG RAPPORTERING: 1. JUNI OG 1. DESEMBER Framdriftsrapportering Alle prosjekter i Forskningsrådet må levere framdriftsrapport innen 1. juni og 1. desember. Disse rapportene danner grunnlag for de aggregerte tall Forskningsrådet presenterer departementer og storting når det gjelder innovasjoner, publisering etc fra prosjektene. Det er viktig at delene økonomi, framdrift og tellekanter er utfylt korrekt og utfyllende, ellers framkommer annen info om den regionale VRI-satsingen i årsrapporten (punkt 3.2.1). Vi ber om at publikasjoner spesifiseres med navn og enten sendes oss eller legges link til slik at vi kan spre informasjon om dem videre. Mer info og et eksempel på rapporten finnes her: Rapporten må sendes til Forskningsrådet via Mitt nettsted på Forskningsrådets nettsider. Prosjektleder får e-post når rapporteringen er klargjort for utfylling. I bedriftsskjemaet finnes et ark som kan brukes som logg og opptellingsark for eventuelle bedriftsresultater og formidlingstiltak også fra forskerprosjektet. 3.2 ÅRSRAPPORTERING: 20. JANUAR Årsrapportering fra den regionale VRI-satsingen Årsrapporteringen fra forskningsprosjektene er en del av rapporteringen fra hele den regionale VRI-satsingen. Rapporten sendes Forskningsrådet av prosjektleder for samhandlingsprosjektet, men prosjektleder(e) for forskningsprosjektene har ansvar for å levere bidrag til og delta i diskusjonen av fellesrapporteringen. Eksempel på rapporten finnes i heftet Rapportering for VRI Her finnes også et forslag til prosess for utfylling av rapporten Excel-skjema om bedriftsarbeid Forskningsrådet trenger informasjon om det konkrete arbeidet som skjer i bedriftene og hvilke bedrifter dette arbeidet foregår i. Forskningsrådet vil sende spørreskjema i questback til de bedriftene dere har skrevet i skjemaet at er klare for å motta dette. En oversikt over spørsmålene som sendes til bedriftene finnes i heftet Rapportering for VRI Dersom forskerprosjektet har kontakt med bedrifter eller nettverk av bedrifter over en viss tid som ikke er involvert i samhandlingsprosjektet, skal disse registreres i bedriftsskjemaet, arket for andre virkemidler. 7

8 Skjemaet bør fylles ut kontinuerlig og sendes så prosjektleder for samhandlingsprosjektet som sender informasjonen til Forskningsrådet samlet for hele den regionale VRI-satsingen Prosjektregnskapsrapportering Prosjektleder skal innen 20. januar sende prosjektregnskapsrapport til Forskningsrådet. Mer informasjon om utfylling av rapporten finnes i kapittel 6, generelle retningslinjer. Det er svært viktig at disse leses nøye. Eksempel på skjema og vedlegg for rapportering finnes her: Skjema for rapport og vedlegg legges ut til prosjektleder på Mitt nettsted på Forskningsrådets nettsider i god tid før fristen og leveres samme sted. Prosjektleder får e-post når rapporten er klargjort for utfylling. Rapporten leveres som forenklet rapport. Underskrevet rapport og vedlegg må leveres i PDF. NB! Søknad om overføring av midler Eventuell søknad om overføring av ubrukte midler til året etter må leveres via Mitt nettsted sammen med regnskapsrapporten. Søknaden må begrunnes og det må begrunnes at prosjektet har kapasitet til å benytte midlene året etter i tillegg til den opprinnelige prosjektbevilgningen for det året. Overføring av midler vil bli vurdert i hvert tilfelle, men kan ikke påregnes. 3.3 SLUTTRAPPORTERING Ved avslutning av et innovasjonsforskningsprosjekt skal sluttrapport sendes Forskningsrådet innen en måned. Framdriftsrapportering og prosjektregnskapsrapportering for siste (halv)år av prosjektet går inn i sluttrapporteringen. Årsrapportering (punkt 3.2.1) og eventuelt bedriftsskjema (punkt 3.3.2) leveres på vanlig måte også det året det er sluttrapportering. Alle publikasjoner fra forskningsprosjektet skal spesifiseres og de som ikke er sendt informasjon om sendes Forskningsrådet slik at vi kan spre informasjon om dem videre. Rapportene sendes inn via Mitt nettsted på Forskningsrådets nettsider. Mer info og et eksempel på rapporten finnes her: 8

9 KAP 4. RAPPORTERING FRA BIP I VRI Per 2009 gjelder dette kun de som har fått midler til brukerstyrte innovasjonsprosjekter innen kulturnæringene og kulturbasert næringsutvikling. Bedriftsstyrte innovasjonsprosjekter (BIP) i VRI rapporterer på lik linje med andre BIP-prosjekter i Forskningsrådet. Det betyr følgende: 4.1 FRAMDRIFTSRAPPORTERING 1. JUNI OG 1. DESEMBER Alle prosjekter i Forskningsrådet må levere framdriftsrapport innen 1. juni og 1. desember. Rapporten må prosjektleder sende til Forskningsrådet via Mitt nettsted på Forskningsrådets nettsider. Mer info og et eksempel på rapporten finnes her: NB! Søknad om overføring av midler Eventuell søknad om overføring av ubrukte midler til året etter må skrives inn i framdriftsrapporten eller sendes Forskningsrådet som et separat brev innen samme år. Søknaden må begrunnes. Overføring av midler vil bli vurdert i hvert tilfelle, men kan ikke påregnes. 4.2 PROSJEKTREGNSKAPSRAPPORTERING 20. JANUAR Prosjektleder må innen 20. januar sende prosjektregnskapsrapport til Forskningsrådet. Mer informasjon om utfylling av rapporten finnes i kapittel 6, generelle retningslinjer. Det er svært viktig at disse leses nøye. Eksempel på skjema for rapportering finnes her: Rapporten legges ut til prosjektleder for samhandlingsprosjektet på Mitt nettsted på Forskningsrådets nettsider i god tid før fristen og leveres samme sted. Prosjektleder får e-post når rapporten er klargjort for utfylling. Rapporten leveres som forenklet rapport. Underskrevet rapport og vedlegg må leveres i PDF. 4.3 SLUTTRAPPORTERING Senest 30 dager etter prosjektslutt skal sluttrapport sendes Forskningsrådet. Alle publikasjoner fra prosjektet skal legges ved sluttrapporten. Vi vil også oppfordre alle prosjektledere til å skrive noen setninger i et av kommentarfeltene i rapporten om det har vært en kobling mellom BIPprosjektet og den regionale VRI-satsingen og i så fall om eller hvordan dette har vært av betydning for prosjektet. Mer info og et eksempel på rapporten finnes her: Rapportene sendes inn via Mitt nettsted på Forskningsrådets nettsider. Prosjektleder får e-post når rapporten er klargjort for utfylling. 9

10 Kap.5: FORSKERPROSJEKTER PÅ TVERS Ansvarlig: Prosjektansvarlig/prosjektleder for forskningsprosjektet(/ene) 5.1 HALVÅRLIG RAPPORTERING: 1. JUNI OG 1. DESEMBER Framdriftsrapportering Alle prosjekter i Forskningsrådet må levere framdriftsrapport innen 1. juni og 1. desember. Disse rapportene danner grunnlag for de aggregerte tall Forskningsrådet presenterer departementer og storting når det gjelder innovasjoner, publisering etc fra prosjektene. Det er viktig at delene økonomi, framdrift og tellekanter er utfylt korrekt og utfyllende, ellers framkommer annen info om den regionale VRI-satsingen i årsrapporten (punkt 3.2.1). Vi ber om at publikasjoner spesifiseres med navn og enten sendes oss eller legges link til slik at vi kan spre informasjon om dem videre. Mer info og et eksempel på rapporten finnes her: Rapporten må sendes til Forskningsrådet via Mitt nettsted på Forskningsrådets nettsider. Prosjektleder får e-post når rapporteringen er klargjort for utfylling. I bedriftsskjemaet finnes et ark som kan brukes som logg og opptellingsark for eventuelle bedriftsresultater og formidlingstiltak også fra forskerprosjektet. Resultatene rapporteres fra det fylket der resultatene oppstår. 5.2 ÅRSRAPPORTERING: 20. JANUAR Årsrapportering fra den regionale VRI-satsingen Årsrapporteringen fra forskningsprosjektene på tvers er en del av rapporteringen fra hele den regionale VRI-satsingen. Rapporten sendes Forskningsrådet av prosjektleder for samhandlingsprosjektet, men prosjektleder(e) for forskningsprosjektene har ansvar for å levere bidrag til og delta i diskusjonen av fellesrapporteringen. Eksempel på rapporten finnes i heftet Rapportering for VRI Her finnes også et forslag til prosess for utfylling av rapporten Prosjektregnskapsrapportering Forskerprosjektene på tvers leverer ikke regnskapsrapport, men er selv ansvarlig for at midlene benyttes riktig og eventuelle avvik i framdriften rapporteres i framdriftsrapporten. NB! Søknad om overføring av midler Eventuell søknad om overføring av ubrukte midler til året etter må leveres via Mitt nettsted sammen med regnskapsrapporten. Søknaden må begrunnes og det må begrunnes at prosjektet har kapasitet til å benytte midlene året etter i tillegg til den opprinnelige prosjektbevilgningen for det året. Overføring av midler vil bli vurdert i hvert tilfelle, men kan ikke påregnes. 10

11 5.3 SLUTTRAPPORTERING Ved avslutning av et innovasjonsforskningsprosjekt skal sluttrapport sendes Forskningsrådet innen en måned. Framdriftsrapportering og prosjektregnskapsrapportering for siste (halv)år av prosjektet går inn i sluttrapporteringen. Årsrapportering (punkt 3.2.1) og eventuelt bedriftsskjema (punkt 3.3.2) leveres på vanlig måte også det året det er sluttrapportering. Alle publikasjoner fra forskningsprosjektet skal spesifiseres og de som ikke er sendt informasjon om sendes Forskningsrådet slik at vi kan spre informasjon om dem videre. Rapportene sendes inn via Mitt nettsted på Forskningsrådets nettsider. Mer info og et eksempel på rapporten finnes her: Kap.6: GENERELLE RETNINGSLINJER 6.1 VEILEDNING TIL PROSJEKTREGNSKAPSRAPPORT Prosjektregnskapsrapport skal utarbeides årlig per og være sendt Forskningsrådet senest 20. januar påfølgende år. Dette er nødvendig for at Forskningsrådet skal kunne sende inn sine regnskaper innen fastsatte frister. Prosjektregnskapsrapporten skal vise totale kostnader som har blitt belastet prosjektet gjeldende regnskapsperiode. Manglende prosjektregnskapsrapport vil av Forskningsrådet bli sett på som vesentlig mislighold og gir grunnlag for å heve kontrakten. Se generelle kontraktsvilkår. På anmodning fra Forskningsrådet eller Riksrevisjonen plikter prosjektansvarlig å legge fram bilag, timelister, beregninger og annet relevant underlagsmateriale som vedrører belastninger på prosjektet. I prosjektregnskapet skal det kun tas med kostnader som er direkte knyttet til gjennomføring av prosjektet iht. kontrakten. Totalsum for faktiske kostnader og faktisk finansiering må være den samme i de to tabellene i prosjektregnskapsrapporten Regnskapsrapportering fra samhandlingsprosjektene VRI samhandlingsprosjektene benytter egne regler for utfylling av regnskapsrapporten og disse er beskrevet under og bør leses nøye. Skjema for regnskapsrapportering er Forskningsrådets standardskjema. Det er utviklet et eget skjema for kostadsspesifikasjon for VRI som skal leveres som vedlegg til regnskapsrapporten. Regnskapsrapporten skal vise reelle kostnader i prosjektet. Det betyr at midlene skal være brukt, ikke bare utbetalt til andre institusjoner. Vi anbefaler dermed at samarbeidende institusjoner fakturerer faktiske kostnader etter at disse har påløpt. Institusjonene må selv vurdere om de har behov for å føre skyggeregnskap på slutten av året for å komme i mål med prosjektregnskapsrapporteringen innen fristen. NB! Kostnader som er kjent/fakturert, men ikke utbetalt regnes som reelle kostnader. Dette kan for eksempel gjelder timekostnader i samarbeidende FoU-institusjoner, eller tilsagn til for 11

12 eksempel kompetansemeglingsprosjekter som er arbeidet fram et år, men må utføres året etter. Dokumentasjon av tilsagn må legges ved rapporten Faktiske kostnader (Samhandlingsprosjekt) Personalkostnader og indirekte kostnader Alle kostnader til prosjektledelse føres her, også dersom kostnadene inngår i prosjektet som egeninnsats. Kostnadene skal føres her uavhengig av om prosjektleder er en FoU-institusjon eller en Fylkeskommune. Personalkostnader og indirekte kostnader skal dekke lønn, sosiale kostnader og indirekte kostnader som husleie, sekretærassistanse, IKT-kostnader etc. Personalkostnader og indirekte kostnader beregnes med utgangspunkt i timepriser. Informasjon om beregning av timesatser finnes i kapittel 6.2. Innkjøp av FoU-tjenester Her føres bare eventuelt innkjøp av FoU-tjenester fra norske universiteter, høgskoler og forskningsinstitutter 1. Kostnader til FoU-institusjoner som er operatører av virkemidler i VRI skal føres under Andre driftskostnader. Innkjøp av FoUtjenester fra andre, også utenlandske, føres på "Andre driftskostnader". Informasjon om beregning av timesatser finnes i kapittel 6.2 Utstyr. Leie eller anskaffelse av utstyr kan ikke belastes VRI-satsingen Andre driftskostnader. Her føres direkte prosjektrelaterte kostnader, det vil si utgifter til varer og tjenester knyttet til prosjektet, og innkjøp av FoU-tjenester som har karakter av driftskostnader i opereringen av prosjektet og dermed ikke faller inn under punktet "Innkjøp av FoU-tjenester". Her føres altså innkjøp av tjenester fra (andre) FoU-institusjoner som for eksempel er operatører av virkemidler i VRI, bidrar med kompetansemeglere etc. Informasjon om beregning av timesatser finnes i kapittel Faktisk finansiering (Samhandlingsprosjekt) Egenfinansiering Egne midler er prosjektansvarliges innsats av egne ressurser (kontantfinansiering, personell, infrastruktur, varer, utstyr) til gjennomføringen av prosjektet. Annen offentlig finansiering Andre offentlige midler er offentlige tilskuddsmidler. Det kan være direkte støtte fra departementer, tilskuddsmidler fra Innovasjon Norge, regionale støtteordninger, midler fra jordbruks- eller fiskeriavtaler, kommunale tiltaksmidler, midler fra Fylkeskommunen, etc. Lån fra statsbanker regnes ikke som offentlige tilskuddsmidler. Privat finansiering Private midler er ressurser (kontantfinansiering, personell, infrastruktur, varer, utstyr) fra samarbeidende bedrifter, bransjeorganisasjoner, private fond etc. Statseide selskaper som drives på forretningsmessig grunnlag, betraktes i denne sammenhengen som en privat finansieringskilde. Internasjonale midler Her føres midler til prosjektet fra internasjonale kilder (bl.a. fra EUs forskningsprogrammer). Dette gjelder både omsøkte og tildelte midler. Forskningsrådet Her føres opp den andel av kostnadene Forskningsrådet skal finansiere i henhold til kontrakten. Øvre grense er beløpet bevilget av Norges forskningsråd. Dette beløpet vil alltid være <50 %. Finansiering gjennom øvrige nasjonale programmer kan ikke inngå i den regionale finansieringsandelen. 1 Beløp som føres her inngår i norsk FoU-statistikk over utført forskning. Dette er grunnen til at prosjektledelse føres under personalkostnader og andre indirekte kostnader og tjenester fra FoU-institusjoner i samband med operering av virkemidler føres under andre driftskostnader. 12

13 Vedlegg Viktig! Det skal ved hver rapportering uoppfordret gis følgende spesifikasjoner i vedlegg til prosjektregnskapsrapporten:. Utfylt skjema for kostnadsspesifikasjon i VRI. Skjema ligger vedlagt og leveres sammen med regnskapsrapporten via Mitt nettsted. Informasjon om beregning av timesatser finnes i kapittel 6.2 Eventuell dokumentasjon av kostnader som er kjent/fakturert, men ikke utbetalt Revisorattestasjon Det er ikke krav til revisorattestasjon Regnskapsrapportering fra innovasjonsforskningsprosjektene Innovasjonsforskningsprosjektene fyller ut regnskapsrapporteringsskjema på samme måte som kompetanseprosjekter med brukermedvirkning (KMB). Regnskapsrapporten skal vise reelle kostnader i prosjektet. Det betyr at midlene skal være brukt, ikke bare utbetalt til andre institusjoner. Vi anbefaler dermed at samarbeidende institusjoner fakturerer faktiske kostnader etter at disse har påløpt. Ved eventuell forhåndsutbetaling til samarbeidende institusjoner må informasjon innhentes om bruken av de utbetalte midlene. Kostnader som er kjent/fakturert, men ikke utbetalt regnes som reelle kostnader. Dette kan for eksempel gjelder timekostnader i samarbeidende FoU-institusjoner. Dokumentasjon må legges ved rapporten Faktiske kostnader (Forskerprosjekt) Personalkostnader og indirekte kostnader Dette er kostnader/egeninnsats hos prosjektansvarlig. Bare timer som utføres av eget FoU-personell, dvs. prosjektleder, vitenskapelig og teknisk personell, skal inkluderes. Tilsvarende kostnader hos samarbeidende FoU-institusjoner føres under "Innkjøp av FoU-tjenester". Kostnader hos bedrifter som deltar i gjennomføringen av FoU-arbeidet skal ikke inngå i rapporterte kostnader. Personalkostnader og indirekte kostnader skal dekke lønn, sosiale kostnader og indirekte kostnader som husleie, sekretærassistanse, IKTkostnader etc., knyttet til gjennomføringen av FoU-arbeidet. Personalkostnader og indirekte kostnader beregnes med utgangspunkt i timepriser. Informasjon om beregning av timesatser finnes i kapittel 6.2. Innkjøp av FoU-tjenester Her føres bare innkjøp av slike tjenester fra norske universiteter, høgskoler og forskningsinstitutter, herunder kostnader knyttet til prosjektstipendiater hos andre enn søker. Benytt spesifikasjonsfeltet under. Innkjøp av FoU-tjenester fra andre, også utenlandske, føres på "Andre driftskostnader". Utstyr Leie eller anskaffelse av utstyr kan ikke belastes VRI. Andre driftskostnader Her føres direkte prosjektrelaterte kostnader, det vil si utgifter til varer og tjenester knyttet til prosjektet, og innkjøp av FoU-tjenester som ikke faller inn under punktet "Innkjøp av FoU-tjenester". Enkeltposter på mer enn kr skal spesifiseres Faktisk finansiering (Forskerprosjekt) Egenfinansiering Egne midler er prosjektansvarliges innsats av egne ressurser (kontantfinansiering, personell, infrastruktur, varer, utstyr) til gjennomføringen av prosjektet. 13

14 Annen offentlig finansiering Andre offentlige midler er offentlige tilskuddsmidler. Det kan være direkte støtte fra departementer, tilskuddsmidler fra Innovasjon Norge, regionale støtteordninger, midler fra jordbruks- eller fiskeriavtaler, kommunale tiltaksmidler, midler fra Fylkeskommunen, etc. Lån fra statsbanker regnes ikke som offentlige tilskuddsmidler. Privat finansiering Her skal eventuelt kontantbidrag fra medvirkende bedrifter føres opp. Internasjonale midler Her føres midler til prosjektet fra internasjonale kilder (bl.a. fra EUs forskningsprogrammer). Dette gjelder både omsøkte og tildelte midler. Forskningsrådet Her føres opp den andel av kostnadene Forskningsrådet skal finansiere i henhold til kontrakten. Øvre grense er beløpet bevilget av Norges forskningsråd. Dette beløpet vil alltid være <60 %. Finansiering gjennom øvrige nasjonale programmer kan ikke inngå i den regionale finansieringsandelen Vedlegg Viktig! Det skal ved hver rapportering uoppfordret gis følgende spesifikasjoner i vedlegg til prosjektregnskapsrapporten: Oversikt som gir navn, timetall og timesats for personell som belaster personal- og indirekte kostnader. Det må her framgå hvordan timesatsene er utregnet, se retningslinjene i kapittel 6.2. Innsendt timeliste trenger ikke være underskrevet av hver enkelt som har ført timer. Oversikt som forklarer alle enkeltposter på mer enn kr ,- under posten Andre driftskostnader. Oversikt som gir navn og kostnadsbelastning for samtlige norske universiteter, høgskoler og institutter som er tatt med under posten Innkjøpte FoU-tjenester. Eventuell dokumentasjon av kostnader som er kjent/fakturert, men ikke utbetalt. Informasjonen i punkt 1-3 fylles inn i skjemaet Kostnadsspesifikasjon som finnes her: Dokumentasjon av kjente/fakturerte kostnader legges ved som egne vedlegg Revisorattestasjon Det er ikke krav til revisorattestasjon Regnskapsrapportering for BIP i VRI BIP-prosjekter i VRI leverer regnskapsrapport for BIP. Regnskapsrapporten skal vise reelle kostnader i prosjektet. Det betyr at midlene skal være brukt, ikke bare utbetalt til andre institusjoner. Vi anbefaler dermed at samarbeidende institusjoner fakturerer faktiske kostnader etter at disse har påløpt. Ved eventuell forhåndsutbetaling til samarbeidende institusjoner må informasjon innhentes om bruken av de utbetalte midlene. Kostnader som er kjent/fakturert, men ikke utbetalt regnes som reelle kostnader. Dette kan for eksempel gjelder timekostnader i samarbeidende FoU-institusjoner. Dokumentasjon må legges ved rapporten Faktiske kostnader (BIP) Personalkostnader og indirekte kostnader Dette er kostnader/egeninnsats hos prosjektansvarlig og andre samarbeidspartnere i næringslivet. Kostnader i forskningsinstitusjoner føres under 14

15 "Innkjøp av FoU-tjenester". Personalkostnader og indirekte kostnader skal dekke lønn, sosiale kostnader og indirekte kostnader som husleie, sekretærassistanse, IKT-kostnader etc., knyttet til gjennomføringen av FoU-arbeidet. Personalkostnader og indirekte kostnader beregnes med utgangspunkt i timepriser. Informasjon om beregning av timesatser finnes i kapittel 6.2. Innkjøp av FoU-tjenester Her føres bare innkjøp av slike tjenester fra norske universiteter, høgskoler og forskningsinstitutter, herunder kostnader knyttet til prosjektstipendiater hos andre enn søker. Benytt spesifikasjonsfeltet under. Innkjøp av FoU-tjenester fra andre, også utenlandske, føres på "Andre driftskostnader". Kostnader beregnes med utgangspunkt i timepriser. Informasjon om beregning av timesatser finnes i kapittel 6.2. Utstyr Leie eller anskaffelse av utstyr føres her. Andre driftskostnader Her føres direkte prosjektrelaterte kostnader, det vil si utgifter til varer og tjenester knyttet til prosjektet, og innkjøp av FoU-tjenester som ikke faller inn under punktet "Innkjøp av FoU-tjenester". Enkeltposter på mer enn kr skal spesifiseres Faktiske finansiering (BIP) Egenfinansiering Egne midler er prosjektansvarliges innsats av egne ressurser (kontantfinansiering, personell, infrastruktur, varer, utstyr) til gjennomføringen av prosjektet. Andre offentlig finansiering Andre offentlige midler er offentlige tilskuddsmidler. Det kan være direkte støtte fra departementer, tilskuddsmidler fra Innovasjon Norge, regionale støtteordninger, midler fra jordbruks- eller fiskeriavtaler, kommunale tiltaksmidler etc. Lån fra statsbanker regnes ikke som offentlige tilskuddsmidler. Privat finansiering Andre private midler er ressurser (kontantfinansiering, personell, infrastruktur, varer, utstyr) fra samarbeidende bedrifter, bransjeorganisasjoner, private fond etc. Statseide selskaper som drives på forretningsmessig grunnlag, betraktes i denne sammenhengen som en privat finansieringskilde. Internasjonale midler Her føres midler til prosjektet fra internasjonale kilder (bl.a. fra EUs forskningsprogrammer). Dette gjelder både omsøkte og tildelte midler. Forskningsrådet Her føres opp den andel av kostnadene Forskningsrådet skal finansiere i henhold til kontrakten. Øvre grense er beløpet bevilget av Norges forskningsråd Vedlegg Viktig! Det skal ved hver rapportering uoppfordret gis følgende spesifikasjoner i vedlegg til prosjektregnskapsrapporten: Oversikt som gir navn, timetall og timesats for personell som belaster personal- og indirekte kostnader. Det må her framgå hvordan timesatsene er utregnet, se retningslinjene i kapittel 6.2. Innsendt timeliste trenger ikke være underskrevet av hver enkelt som har ført timer. Oversikt som forklarer alle enkeltposter på mer enn kr ,- under posten Andre driftskostnader og Utstyr. Oversikt som gir navn og kostnadsbelastning for samtlige norske universiteter, høgskoler og institutter som er tatt med under posten Innkjøpte FoU-tjenester. Eventuell dokumentasjon av kostnader som er kjent/fakturert, men ikke utbetalt Informasjonen i punkt 1-3 fylles inn i skjemaet Kostnadsspesifikasjon som finnes her: Dokumentasjon av kjente/fakturerte kostnader legges ved som egne vedlegg. 15

16 Revisorattestasjon Det er ikke krav til revisorattestasjon. 6.2 BEREGNING AV TIMESATSER I VRI Bedrifter Følgende retningslinjer gjelder for alle BIP i VRI, og for alle delprosjekter, forprosjekter etc innenfor VRI-satsingen. Fra gjelder retningslinjene også for delprosjektledere etc i den regionale VRI-satsingen som er fra bedrifter. Det er svært viktig at regnskapsføringen for ALLE involverte bedrifter følger disse retningslinjene. a) Egeninnsats i bedrifter: Bedriftenes timebruk i forbindelse med VRI-prosjektene kan regnes som egeninnsats i prosjektet dersom denne kan dokumenteres. Som dokumentasjon benyttes skjema for egenandeler som finnes i bedriftsrapporten. I tillegg må VRI-regionen ved forespørsel kunne dokumentere med navn hvem som har deltatt i de ulike aktivitetene som rapporteres inn. b) Registrerte timer definerer grunnlaget for kompensasjon av personalkostnader og indirekte kostnader. Med personalkostnader forstås direkte kostnader knyttet til den enkelte medarbeider: Lønn (nominell årslønn), sosiale kostnader, pensjonskostnader. Kostnader knyttet til ferie, fravær, videreutdannelse etc. anses inkludert i dette, og kompenseres ikke separat. Med indirekte kostnader forstås kostnader som er knyttet til nødvendig infrastruktur for å gjennomføre FoU-aktivitetene, så som husleie, telekommunikasjon/it, drift av laboratorier eller lignende, administrative støttefunksjoner (som sekretærbistand og regnskapsføring), ledelse av FoU-personale, etc. c) For personalkostnader og indirekte kostnader godkjennes kostnader beregnet gjennom timesatser i henhold til følgende regler: o En medarbeider kan maksimalt belaste prosjektet med 1850 timer per år. o Timesatsen beregnes med utgangspunkt i nominell årslønn, med en maksimalsats på 1,2. o Timesatsen kan likevel ikke overstige kr 1000,-. o Det kan benyttes gjennomsnittsatser for grupper av medarbeidere. Unntak fra disse retningslinjene kan i spesielle tilfeller godkjennes. Dette krever skriftlig henvendelse til Forskningsrådet med nøyaktig dokumentasjon av beregningsgrunnlaget for en eventuell høyere timesats Fou-personell og offentlige ansatte Timesatsen kan være inntil 1,6 promille av nominell årslønn for FoU-personalet som deltar i prosjektet. Med FoU-personell menes prosjektleder, vitenskapelig og teknisk personell. Forskningsrådet vurderer om denne maksimalsatsen skal senkes på linje med bedriftssatsen og anbefales derfor å benytte 1,2 promille og maksimalt kr 1000,- også i disse tilfellene. Det presiseres at det er reelle kostnader og reell nominell årslønn som skal legges til grunn. 16

17 6.2.3 Grupper av bedrifter/forskere/offentlige ansatte Det kan benyttes en - eller flere - gjennomsnittssatser for timekostnadene i et prosjekt. Kontraktspartner vil da være ansvarlig for at de benyttede satser er slik at de samlede timekostnadene ikke overstiger 1,2/1,6 promille av relevante (veiet gjennomsnitt) årslønner. Et forslag til timesatser kan da være: Årslønn over ,- : timesats kr.1000,- Årslønn mellom ,- og ,-: timesats 900,- Årslønn mellom ,- og ,-: timesats 800,- osv Det kan opereres med bare én timesats i et prosjekt, men denne må da være så lav at den ikke overstiger 1,2/1,6 promille av nominell årslønn for noen av deltagerne i prosjektet. Den praktiske tilnærmingen i et nettverksprosjekt med mange partnere bør være slik at partnerne enkelt kan fortelle hvilken sats som skal brukes Definisjon av nominell årslønn Med "nominell årslønn" forstås avtalt årslønn ved utgangen av aktuelt kalenderår, ekskl. arbeidsgiveravgift og sosiale utgifter. Nominell årslønn inneholder ikke variable lønnsytelser som overtid etc. 6.3 STØTTEGRADER OG PRINSIPPER FOR FINANSIERING I VRI Finansiering av regionale VRI-satsinger Som presisert i programplanen finansierer VRI-programmet følgende: Virkemidler: Dette omfatter de virkemidler som er nærmere beskrevet i heftet Virkemidler i VRI, der også hva som kan finansieres for hvert virkemiddel er spesifisert. Eventuelle nye, regionalt initierte virkemidler kan også vurderes finansiert Prosjektledelse: Faglig ledelse av prosjekter og aktiviteter som igangsettes under de prioriterte innsatsområdene, herunder reise- og oppholdskostnader til VRI-samlinger og andre relevante arrangement for prosjektleder og andre VRI-aktører Forskning: VRI støtter forskning innenfor innovasjonsforskningstemaene definert i programplanen. Formidling: Formidling av forskningen og fra prosjektene og aktivitetene i VRI Prinsipper for samfinansiering av regionale VRI-satsinger For de regionale VRI-satsingene som helhet (samhandlingsprosjektene og forskningsprosjektene) gjelder følgende: VRI-aktiviteter støttes fra Forskningsrådet som hovedregel med inntil 50 % av totale kostnader. Øvrig finansiering forutsettes å komme fra regionale aktører. For den regionale finansieringen av aktivitetene gjelder følgende prinsipper: Inntil 50 % kan finansieres gjennom dokumentert egeninnsats fra nærings- og kunnskapsaktører, etter timesatsene spesifisert i kapittel 6.2. Resterende finansieringsbehov dekkes gjennom midler fra de deltakende aktørene. Finansiering gjennom øvrige nasjonale programmer kan ikke inngå i den regionale finansieringsandelen. 17

18 6.3.3 Prinsipper for samfinansiering av BIP og andre prosjekter i bedrifter gjennom VRI Regionale VRI-satsinger kan bevilge midler direkte til bedrifter i forprosjekter, kandidatmobilitetsprosjekter etc. Forskningsrådet bevilger midler direkte til bedrifter i BIPprosjekter i VRI. Hovedregelen for slik støtte direkte til bedrifter er at den offentlige støtteandel totalt sett ikke skal overstige 50 % av godkjente prosjektkostnader. Dette gjelder uavhengig av om de offentlige midlene kommer fra nasjonalt eller regionalt hold. Støttegraden skal i alle tilfeller være i tråd med statsstøttereglene i EØS. For enkelte typer prosjekter og dersom bedriften(e) ikke oppfyller EUs kriterier for små- og mellomstore bedrifter (SMB), vil det kun være tillatt å gi % støtte. Dette framgår av vedlegg 2. En kortversjon av EUs definisjon av små- og mellomstore bedrifter (SMB): Bedrifter med under 250 ansatte og med en årlig omsetning som ikke overstiger 50 millioner Euro og/eller årlig balanse som ikke overstiger 43 millioner Euro. Herunder er små bedrifter de med under 50 ansatte og med en årlig omsetning/balanse som ikke overstiger 10 millioner euro. Dersom bedriften er partner enterprise eller linked til andre bedrifter er det egne regler for hvordan antall ansatte og omsetning/balanse skal beregnes, se EUs statsstøtteregelverk (vedlegg 2.). Generelt er seksjon 7 i EUs statsstøtteregelverk (vedlegg 2), AID FOR RESEARCH, DEVELOPMENT AND INNOVATION, er relevant for VRI. 6.4 VRI I FORHOLD TIL ARENA OG NCE Det poengteres i programplanen for VRI og i andre dokumenter at VRI skal støtte oppunder og virke sammen med andre satsinger, som Arena og NCE. Slikt samvirke krever imidlertid ryddig regnskapsføring og ryddighet i rapporteringen til de ulike prosjektene. Generelt må hver region komme fram til retningslinjer som passer med den aktuelle situasjonen i regionen og det må brukes skjønn i hvert enkelt tilfelle. Generelt gjelder likevel følgende retningslinjer: Samme resultat kan ikke rapporteres inn til flere prosjekter dersom det ikke har vært et reelt samarbeid om å oppnå det aktuelle resultatet. Det bør i så fall framgå av rapporteringen hva som er hvert programs bidrag til resultatet Samme kostnad kan ikke rapporteres i flere prosjekter VRI finansierer prosjektledelse, virkemidlene i VRI og formidling (se programplanen/kapittel 6.3 over). Andre utgifter må finansieres fra andre kilder Det må på forespørsel kunne framvises budsjett/regnskap for samarbeidsprosjekter der det framgår hvilket program som har finansiert de ulike delene av prosjektet. Dersom aktiviteter i Arena/NCE finansieres med VRI-midler regnes dette som nasjonale midler, ikke regionale Ta kontakt med programsekretariatet for de ulike programmene dersom dere er usikre. 6.5 MERVERDIAVGIFT OG KONSORTIEKONTRAKTER Parter som samarbeider i et prosjekt (f. eks BIP eller VRI), og som har signert en konsortieavtale der oppgavene til den enkelte i prosjektet fremgår, kan få momsfritak for tjenester som utveksles innen prosjektet. Momsfritaket er det fylkesskattekontoret som tar endelig stilling til, men de har som formelt krav at konsortieavtale skal være på plass. 18

19 Spørsmål om merverdiavgift i Forskningsrådets programmer er under utredning hos Skatteetaten, så endringer kan komme. Det som gjelder per i dag framgår av et brev fra Finansdepartementet som finnes her: Der finnes også maler for konsortieavtale. Vi vil altså PÅ DET STERKESTE oppfordre til at ALLE prosjektene skriver en konsortieavtale. 7. VEDLEGG Følgende legges ved elektroniske utsendinger av denne rapporteringshåndboken: 1. Heftet Rapportering i VRI Utdrag fra EUs statsstøtteregelverk 3. Skjema for bedriftsrapportering 19