Evalueringsrapport - konsert ved Operaen

Transkript

1

2 Beredskapsetaten Side 1

3 Forord 30. mai 2012 sto Justin Bieber på scenen på sjøen utenfor taket til Den Norske Opera & Ballett i Oslo, og holdt en kort, men intens konsert for inviterte og andre fremmøtte. Denne konserten medførte svært stor publikumspågang, hvilket igjen medførte en god del utfordringer for arrangører, nødetater og kontinuiteten til trafikkavvikling og transport. I tillegg førte pågangen av tilhengere til flere farlige situasjoner og fare for alvorlige hendelser. Byrådslederen besluttet at det skulle foretas en helhetlig evaluering av arrangementet og ba Beredskapsetaten om å gjennomføre denne. Byrådsavdeling for miljø og samferdsel (MOS) ber Beredskapsetaten (BER) om å foreta en gjennomgang av hendelsesforløpet i samband med konserten ved Operaen onsdag Dette med sikte på å klarlegge hvorfor det oppstod problemer. MOS forutsetter at BER tar kontakt med aktuelle berørte virksomheter. Frist for levering er Målet med evalueringen er å klarlegge hvorfor det oppstod problemer i forkant og under konserten med Justin Bieber i Oslo , i den hensikt å se på forbedringspotensial ved lignende arrangementer i fremtiden. Evalueringen er gjennomført av Oslo kommune, Beredskapsetaten. Prosjektet er ledet av avdelingssjef Kåre Ellingsen. Vi vil takke alle aktørene som velvillig har bidratt til at vi har kunnet foreta en grundig gjennomgang av hendelsen Beredskapsetaten Side 2

4 Innhold Forord... 2 Hovedbudskap... 4 Sammendrag Innledning Bakgrunn og formål Undersøkelsens problemstillinger Avgrensninger Prosjektets metoder Rapportens oppbygging Aktører Universal Music AS Pro Sec Professional Security AS Akershus Røde Kors Hjelpekorps Oslo politidistrikt Oslo universitetssykehus Ullevål, Ambulansetjenesten Oslo/Akershus Den Norske Opera & Ballett Oslo kommune Oslo Havn KF Ruter AS Oslo kommune Bymiljøetaten Oslo kommune Brann- og redningsetaten Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Oslo kommune Bydel Gamle Oslo Oslo kommune Kommuneoverlegen Oslo kommune Beredskapsetaten Risikoer Oppsummering av konklusjoner og anbefalinger Sammendrag Konklusjoner Anbefalinger Beredskapsetaten Side 3

5 Hovedbudskap Gjennom denne evalueringen har Beredskapsetaten undersøkt hendelsesforløpet ved Justin Biebers konsert ved Den Norske Opera & Ballett samt potensielle uønskede hendelser i Oslo sentrum samme dag. Undersøkelsen viser at: de enkelte aktørene har god evne til å håndtere potensielle krisesituasjoner og at de, når en situasjon oppstår, er i stand til å kraftsamle og å løse utfordringene på en god måte det blant aktørene er høy grad av profesjonalitet når det gjelder gjennomføring og håndtering Undersøkelsen viser samtidig at det var mangler ved: overordnet planlegging og koordinering informasjon og kommunikasjon kriseerkjennelse og proaktiv planlegging og proaktive tiltak Sammendrag I denne rapporten har Beredskapsetaten sett på problemene som oppstod i forbindelse med avholdelse av Justin Bieber konserten i Oslo onsdag Beredskapsetaten har også kommet med noen anbefalinger til lignende arrangementer. Beredskapsetaten har spesielt sett på: Planlegging og koordinering Den enkelte aktørs rolle, ansvar og utførelse Overordnet koordinering Forutsigbarhet Potensielle initierende uønskede situasjoner Informasjon og kommunikasjon Proaktiv planlegging Hendelsesforløp Konklusjoner Arrangementer av denne typen krever en høy grad av tverrsektoriell samordning og koordinering mellom offentlige og private aktører. Det er viktig at man har rutiner og prosedyrer som sikrer at alle nødvendige vurderinger og tiltak blir iverksatt og kontrollert for å unngå at uønskede alvorlige situasjoner skal oppstå. Konsertkonseptet med en del hemmelighold rundt konserten ga en del utfordringer rundt informasjon og kommunikasjon mellom de forskjellige aktørene. Det er viktig at enhetlig informasjon når alle aktørene og at det legges en enhetlig media- og informasjonsstrategi ut mot publikum og involverte/berørte. Beredskapsetaten mener at man på et tidligere tidspunkt burde ha erkjent at situasjonen kunne bli problematisk og at de forskjellige aktørene proaktivt burde ha tatt nødvendige beslutninger og iverksatt tiltak. Beredskapsetaten Side 4

6 Anbefalinger Med bakgrunn i rapporten anbefaler Beredskapsetaten følgende tiltak: Store arrangementer implementeres som en fast del av risikovurderingene, beredskapsanalysene og tiltaksplanene hos aktører som er tiltenkt en rolle i håndteringen av uønskede hendelser i forbindelse med arrangement. Flere aktører har allerede dette på plass. Det bør settes krav til en overordnet risikovurdering ved denne type arrangementer. Denne risikovurderingen bør sammenfatte hver enkelte aktørs vurdering samt se på hele det berørte området, herunder transport, sikkerhet, kontinuitet generelt mv. Beredskapsetaten kan bistå med å utarbeide forslag til en mal for risikovurdering. Utarbeide sjekkliste for de som søker om tillatelser i forbindelse med arrangementer, som sluttgodkjenner skal kontrollere. Sjekklisten må inneholde alle momenter som det etter regelverket skal søkes om og som ansees som minstekrav til ansvarlig arrangør. Beredskapsetaten kan bistå med å utarbeide forslag til en sjekkliste. Det må legges planer for tverrsektoriell planlegging og beredskap, herunder også private aktører. Rutinene ved søknad og godkjennelse av denne type arrangementer må koordineres og bekjentgjøres for søkerne (se pkt 6.9 Bymiljøetaten). Beredskapsetaten anbefaler at Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) sin veileder for sikkerhet ved store arrangementer blir bekjentgjort for aktuelle søkere av større arrangement. 1. Innledning Justin Bieber regnes i dag som en av verdens største tenåringsidoler, og som eksempel kan her nevnes at han pr hadde likes på sin offisielle Facebookside samt followers på sin offisielle Twitterkonto. Blant tilhengerne gikk mye av kommunikasjonen via sosiale media som Twitter og Facebook, og dette medførte at store menneskemasser forflyttet seg raskt rundt i Oslo etter hvert som ryktene om hvor Bieber oppholdt seg ble spredt. Ifølge politiet og Pro Sec AS var anslagsvis mellom og mennesker etter hvert samlet på og ved Den Norske Opera & Ballett, noe som førte til trengsel, og på grunn av det, en del mindre skader. Imidlertid var, som nevnt, risikoen for at noe mer alvorlig kunne skje tilstede. Det har i ettertid blitt stilt en del spørsmål rundt trygghets- og sikkerhetsvurderingene og tiltakene rundt arrangementet. Oslo kommune ønsker å se nærmere på dette og har samlet informasjon fra de fleste involverte aktører, i den hensikt å finne fakta og å se på tiltak og rutiner som kan forbedres eller innføres ved framtidige større arrangementer. Beredskapsetaten har også mottatt en del innspill fra andre som ikke var aktører. Disse innspillene er tatt til etterretning for det videre arbeidet, men ikke innarbeidet i rapporten. Beredskapsetaten Side 5

7 1.1. Bakgrunn og formål Byrådets mål: Oslo skal ligge i forkant av utviklingen på forebyggende virksomhet innen brann, sikkerhet og beredskap. Bakgrunnen for rapporten er de uønskede situasjonene som oppsto i forbindelse med Justin Biebers konsert i Oslo Formålet med rapporten er å avdekke de årsaker og årsaksforhold som førte til disse uønskede hendelsene, samt å se på tiltak som kan iverksettes for å unngå dette i fremtiden Undersøkelsens problemstillinger Hvilke årsaker og årsaksforhold førte til uønskede hendelser og potensielle farlige situasjoner. Hvilke tiltak kan iverksettes for at man i fremtiden unngår denne type utfordringer og problemer Avgrensninger Beredskapsetaten har i rapporten konsentrert seg om å avdekke årsakene og årsakssammenhengene til at det oppsto faresituasjoner under konserten i Oslo onsdag Beredskapsetaten har ikke vurdert skyldspørsmål. Beredskapsetaten har ikke vurdert politiets rolle i forbindelse med arrangementet da politiet selv vil utarbeide egen evalueringsrapport Prosjektets metoder Beredskapsetaten har valgt en kvalitativ tilnærming ved å foreta intervjuer i møter, pr telefon, samt innhente informasjon fra de viktigste aktørene knyttet til forberedelse til og gjennomføring av arrangementet. Informasjonen vil så bli brukt til å sammenstille en rapport med hovedvekt på årsaker og forbedringspotensial. Innspill fra aktørene var frivillig og alle bidragsyterne har fått anledning til å lese igjennom eller få opplest sin del av rapporten. Bidragsyterne har godkjent sin del av innspillene. Med bakgrunn i dette har Beredskapsetaten utarbeidet konklusjoner og anbefalinger Rapportens oppbygging Rapporten er i hovedsak bygget på de forskjellige aktørenes erfaringer og deres dokumentasjon på planlegging og gjennomføring. Med bakgrunn i dette har Beredskapsetaten trukket ut noen konklusjoner og arbeidet frem noen forslag til forbedring/tiltak. Beredskapsetaten Side 6

8 2. Aktører 2.1. Universal Music AS Universal Music AS er verdens og Norges største musikkselskap og representerer mange store artister. Universal Music Group er operative i 59 land som representerer lablene A&M/Octone, Decca, Def Jam Recordings, Deutsche Grammophon, Disa, Emarcy,Fonovisa, Geffen Records, Interscope Records, Island Records, Lost Highway Records, Machete Music, MCA Nashville, MercuryNashville, Mercury Records, Polydor Records, Motown, Universal Music Latino, Universal Republic og Verve Music Group Kilde: Universal Music AS Norsk hjemmeside internet Universal Music AS har hatt møte to ganger hos Beredskapsetaten, og Fra Universal Music AS møtte begge ganger adm. dir. Petter Singsaas og prosjektleder Leon Hill. Fra Beredskapsetaten møtte på første møte beredskapssjef Jon Birger Berntsen og avdelingssjef Kåre Ellingsen. På møte 2 møtte Kåre Ellingsen fra Beredskapsetaten. På møtene ble forberedelse og gjennomføring samt samarbeidsrutiner og prosedyrer gjennomgått. Universal Music AS har i tillegg til opplysninger gitt på møtene utarbeidet en egen rapport som er innarbeidet i dette punktet. Rapporten refereres i sin helhet på engelsk. Universal Music AS var arrangør av arrangementet med Justin Bieber Arrangementet var et promoterings event for Justin Bieber og hans musikk, og Universal Music AS så på dette som en sjanse til å gjøre noe unikt. Lokasjonen skulle være unik og det ville være en enestående sjanse til å vise fram Oslo for resten av verden. Det var i slutten av april 2012 at Justin Bieber signaliserte at han ville komme til Oslo. Det skulle i den forbindelse lages en TV-special med en liten gruppe spesielt innbudte gjester. Billettene, eller adgangsarmbåndene, til dette arrangementet skulle deles ut blant annet gjennom partnere samt gjennom interne konkurranser. Maksimum antall publikum på denne konserten ble satt til 600. Beredskapsetaten Side 7

9 Figur 1: Billetter. Universal Music AS Universal Music AS arbeidet med å innhente opplysninger om alternative plasser for gjennomføring av konserten og valget falt på taket på Den Norske Opera & Ballett. Ifølge Universal Music AS var alle de var i kontakt med svært positive til dette og som nevnt ble dette sett på som en unik sjanse til å vise Oslo fra sin beste side. Viktig her var også at det meste av nødvendig infrastruktur allerede var på plass, noe som lettet arbeidet betraktelig. Universal Music AS skjønte etter hvert at arrangementet kunne bli større enn først antatt og det ble derfor ca 1 uke før konserten satt opp en storskjerm ved Den Norske Opera & Ballett. Universal Music AS inngikk også et samarbeid med Pro Sec AS om sikkerheten rundt arrangementet. Universal Music AS ønsket å holde tid og sted hemmelig for å begrense antall tilskuere. Videre ønsket de å legge konserten noe sent på kvelden for å unngå tilstrømming av de aller yngste. Tid og sted for konserten skulle offentliggjøres på Justin Biebers pressekonferanse kl 1500 onsdag på Comfort Hotel Grand Central i Oslo. Samtidig skulle dette offentliggjøres på Universal Music AS hjemmeside. Denne pressekonferansen ble imidlertid avlyst på grunn av sikkerheten rundt Justin Bieber. Universal Music AS mener at politiets offentliggjøring av forventet tid og sted ca kl 1400 samme dag kunne ha innvirket på tilstrømningen til området. Sikkerheten rundt arrangementet var lagt opp slik at innbudte gjester skulle slippes inn på nedre del av operataket, andre tilskuere, inntil 5000 personer (etter prinsippet først til mølla ), skulle sluses opp på taket, mens resterende skulle følge konserten på storskjerm. Beredskapsetaten Side 8

10 Tilstrømningen ble imidlertid så stor at det oppstod problemer som kunne ha ført til farlige situasjoner. Universal Music AS mener de fulgte alle prosedyrer for gjennomføring og at de tok de hensyn som var nødvendig. De sier også at de nok undervurderte publikumstilstrømningen og at mange faktorer førte til at det oppstod mange, men mindre alvorlige skader samt potensielle alvorlige faresituasjoner. Universal Music AS presiserer at de så på arrangementet som en svært positiv event for Oslo og for Justin Biebers tilhengere, og de synes derfor at det er svært beklagelig at det skulle oppstå problemer rundt dette. Egenrapport fra Universal Music AS av : Assessment Report Prepared By Universal Music Justin Bieber Oslo Performance 30 th May Background and General Information Preparation began on 23rd of April. A number of venues were considered, and during this process various organisations were approached and introduced to the idea of the outdoor performance. This included ProSec (initial meeting 30 April) and the Mayors office (initial meeting 27 April). We felt this was going to be a great opportunity to showcase the City and wanted to stage the performance in a location that was as representative of Oslo as possible. Following several introductory meetings, the Opera House was settled on as a venue. The Opera House management were approached and they approved the request immediately. They were extremely positive and saw the event as good for both the Opera House and Oslo. No objections were raised and we were informed that the usual fee would be waived, a reflection of their interest in being involved. As the Royal household celebrations were planned to take place the following day, permission was sought from the Foreign Ministry, on Universals behalf (by Eyeworks Dinamo) to use the stage and technical infrastructure. A decision was made at this stage to keep the performance confidential. This was partially in an effort to try to keep the number of people attending to a minimum (although there was no expectation at this stage that the amount of people would be so great) but also so that there was a surprise element to the performance. Any communication by Universal and/or Universals business partners regarding the performance was to be very specifically worded. There was not to be (and there was not) any mention of a free concert. The message to be communicated was that the artist would be in Oslo to record a TV special and that as part of the recording he would perform songs from his new album to a Beredskapsetaten Side 9

11 specially invited studio audience (see Appendix A). It was extremely important that the message free concert was not communicated so as to ensure the crowd remained manageable. Universal delegated a number of responsibilities to ProSec, however the two companies worked closely in all stages of planning the event. ProSec prepared a risk analysis and were communicating with the local police on behalf of Universal. Once the relative permission had been obtained Universal worked closely with ProSec and the Opera House to determine how best to manage crowd safety and security around the event. Several site-visits took place, attended by representatives of the three companies (ProSec, Universal and Opera House) and a number of plans were drawn-up. These plans specified where fences and barriers were to be placed on, and around, the Opera House roof and detailed the order in which areas of the roof would be filled (see Appendix B). Appendix B: This shows where fences and barriers were to be erected around the venue. The colour coded areas are where audience members were to be placed. Foto Universal Music AS For the day of the performance a plan was agreed to clear the Opera House roof at and to prevent public access from thereafter. The performance would be announced at that day, with the expectation that people would start to arrive at the location soon after They would then be managed into a line-up system. So that numbers could be monitored they would be provided with numbered tickets at the line-up. Toilets and water were also to be provided and at people would be processed onto the roof. At the performance would commence. A late performance time (21.30) was agreed as it was believed there would be fewer people on the streets, and therefore reduce the number of casual attendees to the performance. A week before the performance was due to take place it became clear that details around the performance had leaked and that there was a growing expectation that there would be a performance on the Opera House roof. A high-volume of calls were being received on the Beredskapsetaten Side 10

12 Universal switchboard and a decision was made to attempt to dispel these rumors. A post on one of the Universal Facebook sites was placed stating that there was not going to be a performance on the Opera House roof and that an alternative venue was being sought. At this time additional fencing and barriers were requested to be placed around the venue and as higher than expected volume of attendees were expected. It was felt that there may be too many people for the Opera House roof to accommodate comfortably so Oslo Havn were approached (22 May) to seek permission to use the car-park area on the side of the Opera House. It was suggested that a screen be placed on this site and that it be used as an over-flow area Following further planning it was decided that crowd management and ticketing could take place in this area, before the Opera House roof was opened. There was plenty of space and could barriers could be set up so that the audience could be managed and channeled onto the Opera House roof in a safe and orderly manner. Barriers were to be set-up so that a line-up system would snake up and won the side of the Opera House. It was also felt that this area was big enough to accommodate any extra people that might attend the performance (see Appendix C). Appendix C: This shows the plan of the side elevation of the Opera House and details the placement of the line-up system and a proposed placement of the big-screen. Foto Universal Music AS The Police were also approached and Universal paid for additional policing for the event as requested. The Police gave their permission for the even to go ahead based on the analysis and report prepared by ProSec. The Red Cross were also contacted. They were requested to be in attendance from on the day of the performance. The Opera House were to liaise with the Fire Brigade and to provide Universal with details of the extent of the services they would provide. Despite being told there would be no fee for the use of Beredskapsetaten Side 11

13 the Opera House, Universal were notified on 24 th May that a fee would be levied for the use of the Opera House. Repeated requests were made by Universal for a contract confirming all details, but no such document was received until the evening of the 29 th May. A security boat and diver were to be placed in the harbor and the presence of the Harbor Patrol was to be requested however this was not possible due to them being on strike at the time. A week before the performance was due to take place it became clear that details around the performance had leaked and that there was a growing expectation that there would be a performance on the Opera House roof. A high-volume of calls were received on the Universal switchboard and a decision was made to attempt to dispel these rumors. A post on one of the Universal Facebook sites was placed stating that there was not going to be a performance on the Opera House roof and that and alternative venue was being sought. At this time additional fencing and barriers were requested to be placed around the venue as higher than anticipated volume of attendees were expected. The car park area around Oslo Havn was to be prepared to handle a separate audience with a big screen to allow a much larger crowd to see the performance, in the event there were too many people for the Opera roof. A dedicated team of security personnel were to be deployed at the Hotel Royal Christiania for the duration of the artists visit and the hotel were informed that barriers were to be placed outside as small crowds would certainly gather, as had been witnessed recently in London. Nordic Choice Hotels were approached by Universal to provide sponsorship (financial and resources) on the 9 th May. No tickets had been sold or distributed ahead of the concert. Guests of Universal were issued with yellow wristbands which provided access to the front of stage area (the blue area, illustrated in Appendix B). This was intended to ensure that those near the stage and waterline were guests who had all received instructions that access to the area was dependent on them being seated for the duration of the performance. A maximum of 600 wristbands were distributed to guests of Universal. Detailed Timeline Up To Performance (all timings are approximate) 28 th May We were informed that there were reports of young girls preparing to spend the night at Gardermoen Airport in anticipation of the artists arrival on the afternoon of 29 th May. A member of the artists security party arrived in advance and reviewed all of the locations, preparations and transport routes that had been planned for the 29 th /30 th May. He was happy with the level of preparedness and did not request any additional steps to be taken. 29 th May Beredskapsetaten Side 12

14 At around lunchtime a crowd started to gather around the Grand Hotel in anticipation of the artists arrival. This crowd soon grew to around people despite the fact the artist was staying at the Royal Christiania, The artist arrived at Gardermoen Airport at approx and was met by Universal representatives. Although the artist was managed through the VIP arrival system, there were a large number of people that had gathered at the airport to in the hope of seeing him (see Appendix D). Airport officials commented that they had never seen anything like the crowds that had gathered at the airport and that this was the first time the VIP arrival channel had to be used for a non-royal/diplomatic passenger. Appendix D: Ankomsthallen Gardermoen Bilde fra Universal Music AS ProSec erected barriers and fencing on, and around, the Opera House roof in preparation for the following day. Toilets were also in place The police send a Twitter message confirming that the artist is staying at the Royal Christiania Hotel. 30 th May Contact from ProSec to say that a significant number of people had either spent the night on the Opera House roof, or had arrived on the roof very early that morning. They had been asked to move but were refusing. A decision was made that they could remain on the top of roof where Beredskapsetaten Side 13

15 they would be relatively out of the way, and the rest of the roof could be cleared by as planned Confirmation was received that the numbers on the Opera House roof had grown to 2-3,000 and the car park area was rapidly filling up. At this stage it was clear that the line-up/ticketing system would not be operable as had been planned There were a considerable number of young girls gathering in, and around, Oslo center in a disorganised and chaotic fashion. Girls were witnessed gathering outside buildings that the artist was not visiting, and would gather at an extremely rapid rate as soon as they had located (or thought they had located) the artist. This was witnessed outside the restaurant where the artist was having lunch (Annen Etage) The crowd had grown outside the restaurant so rapidly that getting the artist to the next location (press and media interviews and press conference at the Hotel Grand Central) was extremely difficult Interviews with the artist were taking place at the Hotel Grand Central and the crowd outside was increasing rapidly The police issue a Twitter message that the artist is preforming on a stage outside the Opera tonight at around We were informed that the police wanted to move the artist out of the hotel due to the rate at which crowds were gathering outside. It was requested that a secure location be arranged where the artist could be placed until the performance time. All future engagements (including the press conference) were cancelled and Universal representatives travelled to the Holmenkollen Park Hotel to confirm its suitability as a safe location to move the artist to The artist was taken in a police car and a request was made that no one be informed that he had left the building until the police were safely out of the area with the artist on board. The assembled press were informed that the press conference was cancelled. A notice was placed on the Universal website informing people not to gather at the Opera House as it was already at capacity (see Appendix E). Beredskapsetaten Side 14

16 Appendix E: The notice placed on the Universal Music website on the 30 May. Universal Music AS The artist remained at the Holmenkollen Park Hotel until the performance time The Opera House roof was secured and no further people were allowed in. At this time the number of people on the roof was estimated at approx 3,000. The perimeter fencing that had been erected, with the purpose of obscuring views of the stage from outside the venue location, was now being relied on to maintain a secure perimeter. The fencing was not intended for this purpose and could not withstand high volumes of people pushing and climbing on it The crowd pushed fencing down and breached the perimeter that was being maintained around the Oslo Havn area, flowing on to the Opera House roof. This breach was swiftly remedied and the fencing replaced by ProSec and police A meeting took place at the office of Tom Remlov (inside the Opera House) attended by representatives from the police force, the Opera House, Eyeworks Dinamo and Universal. The safety of the growing crowd was a priority and the cancellation of the performance was discussed. A decision was made by those attending that there would be greater potential for civic disruption and injury to the crowd if the performance was cancelled and the crowd were asked to disperse. As such the dialogue moved to how the performance could be brought forward from the planned performance time. The meeting was suspended so that enquiries could be made of bringing the performance forward Efforts to bring the performance forward were hampered by the crowd. The band and crew could not get onto the Opera House site to set-up and sound check their equipment. Universal made arrangements to have the equipment loaded onto the stage by boat The meeting in Tom Remlovs office reconvened and it was confirmed that crew were setting up and the performance time would be brought forward as soon as possible. Beredskapsetaten Side 15

17 Universal requested that the artist make Twitter announcements that people do listen to the police advice and that they consider their safety At around this time the crowd within the Opera House and Oslo Havn area started to stop growing and were becoming more manageable. An announcement was made to crowd that the performance time was being brought forward. Universal requested that the artist make Twitter announcements that people do listen to the police advice and that they consider their safety Artist makes Twitter announcement that the crowds listen to the police for their own safety, and for the performance to go ahead. Operataket Foto Universal Music AS Beredskapsetaten Side 16

18 Kaiområde Foto Universal Music AS Den Norske Opera & Ballett mot storskjerm. Foto: Universal Music AS Following discussion with the artist production team it was confirmed that set-up could be expedited and the performance could be brought forward by 1 hour An announcement was made by the chief of police to the audience requesting that they stay calm and that the performance would go ahead. Beredskapsetaten Side 17

19 Arrangements were being made to transport the artist from the Holmenkollen Park Hotel by police car to the Fire and Rescue dock The artist arrived at the stage by Fire and Rescue boat and went onstage at approximately The performance concluded and the artist left the stage by Fire and Rescue boat. The crowd dispersed in an orderly fashion Cleaners arrived to commence the clean up of the Opera Roof. During the afternoon an number of conversations were had ProSec, Eyeworks Dinamo, the Police and other involved parties regarding changes to be made to the plans and productions to ensure the safety of all those in attendance. Additional staff (security, stage hands, Red Cross etc) were requested, and requests immediately approved, to meet the growing demands on, and around, the venue location. At Appendix F a number of pictures are attached that were taken form an aerial camera showing the Opera House roof and the surrounding areas. These pictures show that the areas under ProSec s supervision were not subject to overcrowding, and where crowds had concentrated in areas outside of the Opera House that were not under ProSec s supervision. Leon Hill Petter Singsaas 2.2. Pro Sec Professional Security AS Pro Sec ble etablert 1986 av personer som hadde lang erfaring fra sikkerhetsbransjen. Pro Sec har levert det meste av sikkerhetstjenester til de største konsertene fra 80-tallet i Drammenshallen og Skedsmohallen til 90-tallet med Oslo Spektrum, Valle Hovin, Oslo Konserthus og Rockefeller. Pro Sec leverer i dag sikkerhetstjenester til ca. 90 % av alle konserter med internasjonale artister. Vi har jobbet fra Midnattsolfestivalen i Lakseelv i nord til Quart festivalen i sør. Våre mest erfarne sikkerhetskonsulenter har erfaring fra slutten på 70-tallet. Pro Sec er Norges største leverandør av sikkerhet til festivaler. Vi leverer i tillegg sikkerhet til de største russearrangementene, messer og andre sammenkomster med store menneskemasser. Kilde: Pro Sec Professional Security AS Norsk hjemmeside internet Pro Sec Professional Security AS ved operativ leder/styreformann Henning Kristiansen møtte ved Beredskapsetaten for en gjennomgang av Justin Bieberkonserten Fra Beredskapsetaten møtte avdelingssjef Kåre Ellingsen. Beredskapsetaten Side 18

20 Kristiansen forklarte oppdraget de fikk av Universal Music AS i forbindelse med konserten samt at utfordringene og rutinene rundt dette ble diskutert. Pro Sec Professional Security AS har i tillegg utarbeidet en egen rapport som er innarbeidet under dette punktet. Kristiansen opplyste at første møte med Universal Music AS angående konserten var Det var Pro Sec AS som på vegne av Universal Music AS søkte politiet om tillatelse til gjennomføring av arrangementet. Bemanning og avsperring ble gjort ut ifra en erfaringsbasert risikovurdering. Han opplyste videre at de under arrangementet hadde 30 utdannede vaktmannskaper og 30 såkalte gjerdevakter. Alle var uniformert. Han påpeker at samarbeidet med politiet fungerte meget bra. Under konserten var Pro Sec mest redd for de som satt på kanten til kanalen. Det var, slik de så det, betydelig fare for at noen ville falle i vannet. Kristiansen opplevde at Pro Sec AS hadde god kontroll innenfor sperringene. Han viser til sin rapport angående problemene på yttersiden. Som sikkerhetsleverandør kunne Pro Sec ønske seg en samordningsgruppe for større arrangementer, både av hensyn til informasjonsflyt og av hensyn til erfaringsutveksling. Egenrapport fra Pro Sec Professional Security AS av : Forutsetningene for bemannings- og gjerdeplanen var følgende; Sette ut gjerder og barrikader dagen før konserten Rigge innslipp etter all varetransport var slutt og avslutte tildekningen av de høye gjerdene for å hindre innsyn på formiddagen på konsertdagen. Avslutte all rigg i god tid før kl på konsertdagen Halve bemanningen på kl for å kunne stenge taket og kontrollere køen. Pressekonferanse med kunngjøring av konserten kl 14.00! Full bemanning på kl for å kunne slippe publikum inn på taket. Dagen før den planlagte konserten ble alle barrikader plassert ut etter planen. Vi fikk ikke montere opp frontbarrikade før ut på kvelden, men da vi forlot taket - var alt på plass. Det ble også plassert høye gjerder på landsiden ved siden av marmorporten, langs sjøsiden på taket og langs vannet bak storskjermen. Alle disse ble i tillegg dekket til med sort duk på morgenen konsertdagen. Det var pga varelevering til taket ikke mulig og sette opp inngangsslusene, men de ble satt opp på dagen i god tid til den planlagte billett utdelingen. Da undertegnede ankom Operaen ved 09 tiden ble jeg møtt av ca fans som hadde ankommet stedet i løpet av morgentimene. Disse ble geleidet til skråtaket innenfor det området vi hadde planlagt å plassere de som ankom først, men da etter billett utdelingen! Vi plasserte dem på dette feltet for å kunne kontrollere tilsiget og også for å kunne ha en kontroll på antallet. Beredskapsetaten Side 19

21 Tilsiget på dette tidspunktet var moderat, men samtidig ganske jevn. Vi startet opp med å dekke til de høye gjerdene rundt og sette opp gjerdene for å starte en kø på baksiden av operaen for å kunne dele ut billettene. Planen på dette tidspunktet var å flytte de som stod på taket over til denne etter hvert. Mellom kl og øket tilsiget av fans dramatisk for hvert minutt. På grunn av dette stoppet vi opp innslippet til taket og geleidet publikum inn i køen på baksiden av operaen. Samtidig varslet vi politiet om situasjonen og oppfordret dem til å komme tidligere. De ankom ca kl og iverksatte sammen med de mannskapene vi hadde til opprigg et forsøk på å holde køen kontrollert. Tilsiget var nå så stort av fans, at vi tok en rask beslutning på at vi ikke ville kunne klare å kontrollere køen og at lengden på den, ville gå ut i veien i løpet av kort tid. Derfor flyttet vi køen over til grusplassen foran storskjermen. Det ble samtidig besluttet at vi IKKE skulle åpne taket for flere gjester utenom de på forhånd inviterte. Dette pga at vi ikke ville «uroe» og provosere fansen med at flere kunne komme inn på taket. Det var på dette tidspunktet en mengde «guttegjenger» i området. Det var disse som lagde problemer i køen og utløste press og trengsel. Alder på disse guttene var fra 15 år til nærmere 18/19 år. Flere av disse var kjente fra området i nærheten av Oslo City og Grønlands Torg. Samtidig med at vi flyttet publikum over til grusplassen var det enormt trykk på gangbruen over veien og mot marmorbruen over til operataket. Politiet og våre mannskaper hadde store problemer med å holde igjen for presset og det resulterte i at publikum løftet opp gjerdet på landsiden og stelte seg opp mellom dette og kanalen. Vi brukte på dette tidspunkt store ressurser på å forhindre at publikum langs kanalen ikke skulle bli presset ut over bryggekanten. Etter at tilsiget av publikum var så stort at veien og gangbruen ble pakket med publikum, avtok presset langs kanalen og faren for press mot de som var i dette området avtok og situasjonen var under omstendighetene under kontrollerte former! Stemningen på grusplassen ble på det samme tidspunktet «opphetet». Det var stort press på gjerdene og den sorte duken ble revet ned. Det var flere forsøk på å storme gjerdet og flere av forsøkene lykkes. Det var kun titalls mennesker som klare å ta seg inn under disse aksjonene. I alle disse aksjonene var det de nevnte «guttegjengene» som ledet an. Mellom kl 17 og var vi mannskaps fulltallig og vi brukte nå alle våre ressurser på å holde gjerdene sikret. Vi ble tvunget til å kalle inn ekstra mannskaper for å kunne ivareta denne kontrollen på grusplassen. Vi flyttet en mengde «franskgjerder» fra det planlagte innslippet til grusplassen for å doble gjerdene i pressområdet. Politiet hentet på det tidspunktet vi brukte alle våre ressurser på grusplassen og innslippet på baksiden inn ekstra gjerder og mannskaper for å sikre området på landsiden av operaen og langs kanalen. Det var nå store publikumsmengder i veien og all trafikk stoppet opp. Beredskapsetaten Side 20

22 På taket var situasjonen kontrollert og det ble iverksatt «vanning» av publikum. Flere av fansen var begynt å bli slitne og trengte førstehjelp. Området var hele tiden under kontrollerte former og stemningen var god. I løpet av dagen hadde det kommet inn fler journalister og fotografer på taket for å dekke begivenheten og etter hvert den alvorlige situasjonen dette utviklet seg til. Vi hadde ikke mulighet for å bortvise disse og da konserten startet var de fortsatt mange inn på taket. Når det ytre området var nødvendig sikret og situasjonen var under kontroll ble ikke ønsket presse fjernet. Dette skjedde dessverre alt for sent i forholde til konsertstarten. Vår planlagte bemanning med erfarne vektere for å sikre gjestene på taket og innslippet - ble under dag og ettermiddag frem til konsertstart brukt på å sikre ytre området. Dette var ikke ut fra opprinnelig plan, da vi hadde planlagt at andre gjerdevakter skulle ha denne oppgaven. Dette medførte at vi under store deler av kvelden jobbet med mye større ressurser enn planlagt på ytre sikring og at bemanningen oppe på taket var redusert til et minimum. Ca en time før konserten startet og under konserten roet situasjonen seg på ytre sikring. Oppmerksomheten ble rettet mot scenen og storskjermen og stemningen var lystig - men kontrollert. Vi hadde på dette tidspunktet kontroll på inngangen med det resultat, at vi kunne slippe inn gjester med forhåndsutlevert adgang. Etter konserten var over ble det et rolig og fint utslipp. Det var ingen nevneverdige hendelser og området var nesten helt tomt for publikum etter ca 45 minutter Akershus Røde Kors Hjelpekorps Beredskapsetaten v/avdelingssjef Kåre Ellingsen gjennomførte fredag et møte med Akershus Røde Kors hjelpekorps v/operativ leder Chrisitan Ødegård. Sammendrag v/avdelingssjef Kåre Ellingsen, Beredskapsetaten: Røde Kors Hjelpekorps Akershus fikk i oppdrag av Pro Sec AS å forestå sanitetstjenesten ved arrangementet. Akershus Røde Kors Hjelpekorps fikk forespørselen mandag og fikk beskjed om at tjenesten skulle holdes hemmelig frem til arrangementsstart. Bestillingen var at de skulle ha 6 sanitetsmannskaper på plassen fra 1800 til 2200, , og 1 ambulanse på plass fra 2000 til 2200 samme dag kl 1200 ble Akershus Røde Kors Hjelpekorps kontaktet av operativ leder/styreformann Henning Kristiansen i Pro Sec som meddelte at de trengte et større antall sanitetsmannskaper på grunn av utviklingen i tilstrømming av tilskuere. Akershus Røde Kors Hjelpekorps stilte da opp med 35 sanitetsmannskaper, 4 ambulanser (meldt inn til AMK) samt en ATV (All Terrain Vehicle). Alle mannskapene møtte frem mellom kl 1400 og Pro Sec AS skulle ta seg av nødvendig vann mv. Beredskapsetaten Side 21

23 Akershus Røde Kors Hjelpekorps rapporterte at de hadde 78 personer til behandling og at 14 ble sendt til legevakt med mindre skader eller til utredning. Hovedandelen av behandlede tilfeller var lavt blodsukker, dehydrering, kuttskader mv. Akershus Røde Kors Hjelpekorps sier seg fornøyd med arrangøren, men at de med fordel kunne ha fått oppdraget tidligere slik at de kunne ha forberedt seg bedre samt hatt en bedre kommunikasjon rundt oppdraget. En annen utfordring var registrering av pasienter. Det var noe uklare rutiner med registrering fra pasienten første gang ble behandlet og frem til for eksempel behandling på legevakt Oslo politidistrikt Oslo politidistrikt som sentral aktør ved situasjoner som oppstod ble kontaktet av Beredskapsetaten med forespørsel om innspill i forbindelse med arbeidet rundt arrangementet. Oslo politidistrikt v/stabssjef Johan Fredriksen meddelte i en telefonsamtale med Beredskapsetaten v/beredskapssjef Jon B. Berntsen den 15. juni at politiet ville gjennomgå sine rutiner, forberedelser og gjennomføring av sitt arbeid i forbindelse med konserten 30. mai. Oslo politidistrikt vil på denne bakgrunn utarbeide en intern rapport. Det ble enighet mellom politiet og Beredskapsetaten at man, hver på sin kant, skulle evaluere alt arbeid inkl. forberedelser og gjennomføring av konserten. Det var videre enighet om at når rapportene/evalueringene foreligger vil det være viktig å komme sammen i et møte for å bli enig om en praksis som ivaretar kommende store arrangementer på en helhetlig og god måte. Deltagerne på dette møtet vil være politiet, Bymiljøetaten v/arrangements- og utleieavdelingen og Beredskapsetaten. Beredskapsetaten vil derfor ikke gjennomføre intervjuer med politiet, men avvente politiets rapport og senere det ovenfor nevnte møtet Oslo universitetssykehus Ullevål, Ambulansetjenesten Oslo/Akershus Beredskapsetaten gjennomførte to møter med Oslo universitetssykehus Ullevål, Ambulansetjenesten Oslo/Akershus, og , der vi gjennomgikk deres rolle under konserten Tilstede på første møte var ass avdelingssjef Anders Halden og operativ leder Atle Frøberg. På møte 2 deltok i tillegg til de ovennevnte, fagleder helse under konserten, Anders Holtan. Oslo universitetssykehus Ullevål, Ambulansetjenesten Oslo/Akershus, fylte så ut et spørreskjema fra Beredskapsetaten om deres rolle. Rapport fra Oslo universitetssykehus Ullevål Ambulansetjenesten Oslo/Akershus av : Virksomhet: Oslo Universitetssykehus HF Ambulanseavdelingen Ansvarlig: Beredskapsetaten Side 22

24 Rolle: Ivaretakelse av tilskadekommende. Når ble virksomheten kjent med arrangementet: Via media Antall personell i virksomhet under arrangementet: 13 fra Oslo Universitetssykehus pluss mannskapene til Røde kors. Hvilke virksomheter hadde denne virksomheten kontakt med: ProSec, politi, brannvesen, Operaen, Røde kors hjelpekorps. Forberedelse: Vanskelig å gjøre forberedelser når vi i utgangspunktet ikke hadde mottatt noen plan for arrangementet. Satt kun på informasjon fra media. Gjennomføring og organisering generelt: Som gjennomføring når vi hadde fått satt vår organisasjon fungerte det greit. Samarbeid mellom prehospitale tjenester og Røde kors var uproblematisk. Stoppet Røde kors media strategi, og laget en plan hvor det var politiet som utalte seg om pasienter og sikkerhet. Eventuelt at media tok kontakt med media vakten ved Oslo Universitetssykehus HF. Dette for at det skulle være en enhetlig og troverdig informasjonsflyt ut til publikum. Når skjønte virksomheten at det kunne oppstå problemer, hvem ble kontaktet og hva ble gjort hvilke beslutninger ble tatt og tiltak iverksatt: AMK ble kontaktet første gang av politiet kl 1357 arrangement dagen med anmodning om helse bistand ved operaen. Operativ leder helse beslutter da at vår motorsykkelenhet sendes ned for å få oversikt. Tilbakemeldingene kl 1534 var at han som eneste enhet ikke hadde mulighet til å holde oversikt over dette arrangementet. Operativ leder beslutter derfor å sende en akuttambulanse til ned til Operaen. Kl 1615 deltar Operativ leder fra Ambulansetjenesten Oslo / Akershus på et krisemøte med arrangør og innsatsleder fra politiet. Det blir vurdert forskjellige tiltak som gikk på å avlyse, fremskynde osv. Det ble også gjort en befaring av Innsatsleder, arrangør og Operativ leder helse med det resultat at det beste alternativet var å gjennomføre konserten, men at den ble fremskyndet. Når møtet var ferdig ble det fordelt oppgaver, samt at Fagleder helse ble innformert om de utfordringene som vi sto ovenfor. Operaen ble delt inn i sektorer med samleplass på sort side. Fagleder helse ble plassert på hvit side som var ved scenen, hvor det ble fryktet flest skader. Evakueringsakse ble opprettet rød side til samleplass. Utfordringen ble grønn side hvor det bygget seg opp store menneskemasser. Dette medførte at vi måtte sette på enda en akuttressurs, slik at vi var i nærheten ved skadetilfeller på utsiden av avsperret område. Utfordringer: Evakueringsakser rød og grønn side. Avtalte med Oslo Brann og Redningsetat at vi skulle benytte brannbåt Redningen til evakuering av tidskritiske syke pasienter ved rød side. Ved grønn side umulig å evakuere gjennom avsperret område, slik at tilskadekommende måtte transporteres ut på rød side. Forslag til forbedringer: Beredskapsetaten Side 23

25 Vi i de prehospitale tjenester MÅ inn i planlegging og godkjenning av helseberedskapen ved slike arrangementer av en viss størrelse. Andre kommentarer: Vår utfordring er at ved slike arrangementer hvor vi ikke er forberedt, vil vi måtte spise av ordinær beredskap. I dette tilfellet ble både vår motorsykkelenhet og legeressursen bunnet opp i dette arrangementet. Man kan da anta at dette kanskje har fått konsekvenser for en tredjepart, uten at det er meg kjent nå. Oslo Kommunale legevakt ble heller ikke informert om dette arrangementet av oss, da vi ikke hadde noen forutsetninger for å kunne gi informasjon. Det ble av oss transportert i alt 14 pasienter fra arrangementet, og det må derfor antas at dette har medført betydelig mer belastning for OKL Den Norske Opera & Ballett Beredskapsetaten v/avdelingssjef Willy Olsen gjennomførte mandag et møte med Den Norske Opera & Ballet for å se på deres rolle i forbindelse med Justin Bieber -arrangementet Til stede på møtet var sikkerhetssjef for Den Norske Opera & Ballett, Thore Næss. Det ble også gjennomført et kort møte med direktør for Den Norske Opera & Ballett Tom Remlov. Sammendrag v/avdelingssjef Willy Olsen, Beredskapsetaten: Den Norske Opera & Ballett. Ansvarlig i Operaen er direktør Tom Remlov. Dette arrangementet spesielt ble håndtert av arrangementskontoret. Forespørselen kom til Operaen fra Universal Music Group. Det ble i utgangspunktet ikke gitt noe samtykke eller tillatelse til å benytte Operataket, som det var omsøkt om. Pga misforståelser ble manglende skriftlig bekreftelse fra Operaen allikevel sett på som aksept til bruk av Operataket fra Universal Music Groups side. Fordi forberedelsene var kommet så langt, selv uten aksept fra Operaen, ble arrangementet tilslutt godkjent av Operaen. Operaen leide ut taket, og Dinamo foretok TV-opptak av konserten. Dette program er satt opp for sending på NRK1, onsdag 20. juni 2012, kl. 21:30. Den 21. mai ble det avholdt kontaktmøte mellom Operaen og arrangørens sikkerhetsentreprenør ProSec. Tegninger til rigg og site ble framlagt; man ventet ca personer på øvre tak samt inviterte på nedre tak. Opplegget var at man på parkeringsplassen på Operaens sjøside skulle dele ut maks billetter til de først fremmøtte. Dette skulle skje etter at nyheten ble sluppet kl samme dag. Med de framlagte fakta anså Operaen seg fornøyd med forberedelsene. Beredskapsetaten Side 24

26 Den 25. mai ble det avholdt sikkerhetsmøte mellom ProSec og Oslo politidistrikt v/ Grønland stasjon, hvor sikkerhetssjef i Operaen deltok. Nok en gang var alle enige om at de framlagte tegninger for avviklingen så riktige ut. På konsertdagen ankom Operaens sikkerhetssjef kontoret kl. 08:30. Han observerte da at det allerede var folk på taket; selv om dette ikke var annonsert som konsertarena. ProSec var i gang med å gjøre ferdig barrikader og gjerder rundt Operaen. Operaens sikkerhetssjef fulgte så situasjonen, og kunne kl 12:00 rapportere at taket var fullt. I samråd med ProSec beslutter sikkerhetssjefen at tilgangen til taket stenges straks, slik at ikke uhell skal forekomme. ProSec varslet politiet omkring kl 13:00 etter påtrykk fra Operaen. Det ble gitt melding om at sperringene var for svake og at det var for få folk til å håndtere menneskemassene. Patruljer ble da sendt til stedet. Ut over ettermiddagen setter Operaen stab, og innkaller i tillegg ProSec og politiet. Universal var på dette tidspunkt ikke tilgjengelig. Det ble avholdt 2 møter, hvor avlysning av hele arrangementet ble diskutert. På det siste møtet deltok også Universal. Her ble det besluttet at konserten skulle fremskyndes og gjennomføres. Det var ustabile forhold i folkemassene i området rundt Operaen i tiden 13:00 17:00; spesielt var sperringene for svake. Arrangørens tanke var å tømme taket for så å slippe folk inn på nytt, denne gang med billett. Denne tanke ble straks avvist av Operaen som ikke gjennomførbar. Man opprettholdt da situasjonen. Fra kl. 17:00 hadde man kontroll over arenaen. Det er ikke rapport om uønskede hendelser på Operaens område, men noen uhell skjedde på områdene utenfor. Operaen delte på eget initiativ ut flasker vann til publikum. Overrisling; spyling, av publikum ble også vurdert. Dette ble forkastet da temperaturen begynte å falle på ettermiddagen og man ville ikke risikere nedkjølinger. Operaens sikkerhetssjef mener at alt som skjedde innenfor Operaens område skjedde innenfor de rammer og forutsetninger som gjelder for avvikling av denne type arrangement. Erfaringer fra oppstyr i byen dagen før burde vært fanget opp av arrangøren, slik at rigg og sperringer hadde vært klart fra morgenen av, aller helst kvelden før Oslo kommune Oslo Havn KF Beredskapsetaten v/avdelingssjef Willy Olsen gjennomførte mandag et møte med Oslo Havn KF (HAV) for å se på deres rolle i forbindelse med Justin Bieber -arrangementet Tilstede på møtet fra Oslo Havn KF var maritim direktør og havnekaptein Paal Waage og trafikksjef Jens Petter Christiansen. Beredskapsetaten Side 25