ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE FOR LEVERING AV: Byggtjenster

Transkript

1 ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE FOR LEVERING AV: Byggtjenster TIL GJEMNES KOMMUNE MARS, 2016

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OMFANGET AV TILBUDET... 3 Produktområde... 3 Leveringsområde... 3 Avtaleperiode og praktisering... 3 Forbehold KRAV TIL TILBYDERNE... 3 Kvalifikasjonskrav... 3 Vedlegg til tilbudet ALMINNELIGE INNKJØPSVILKÅR TILDELINGSKRITERIER FOR VALG AV LEVERANDØR... 5 Pris på tjenester... 5 Pris på materiell... 5 Referanse TILBUDSUTFORMING... 5 Tilbudsutforming... 5 Spørsmål om tilbudet INNLEVERING AV TILBUD KONTRAKTSBESTEMMELSER INNDELING TILBUDSPERM... 8

3 KONKURRANSEGRUNNLAG I henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med tilhørende forskrifter inviterer Gjemnes kommune til lukket tilbudskonkurranse. 1. OMFANGET AV TILBUDET Produktområde Tilbudet gjelder leveranse av byggtjenester og tilhørende materiell til vedlikehold og mindre byggearbeidene i eksisterende byggninger tilhørende Gjemnes kommune. Kommunen kan uavhengig av denne avtale invitere til anbudskonkuranse for enkeltprosjekter. Leveringsområde Tilbudet gjelder levering til alle virksomheter tilknyttet kommunen. Avtaleperiode og praktisering Det vil bli inngått rammeavtale med den valgte leverandøren. Avtalen vil gjelde suksessive leveranser for en 2-årsperiode fra det tidspunktet avtalen trer i kraft, med opsjon på leveranser i ytterligere år. Det tas sikte på at avtalen skal gjelde fra 2. mai Avtalen vil være bindende for begge parter. Virksomhetene som avtalen omfatter, plikter å benytte den leverandøren som det er inngått avtale med, såfremt denne er leveringsdyktig i samsvar med avtalte leveringsbetingelser. Forbehold Kommunen tar forbehold om leveranser i tilfeller der kommunale virksomheter blir konkurranseutsatt i kontraktsperioden. Kommunene forbeholder seg retten til å la kommunale virksomheter som etablerer seg i avtaleperioden, slutte seg til avtalen på samme vilkår som de øvrige. Kommunene forbeholder seg retten til å benytte egne ansatte når dette er hensiktsmessig og mulig. 2. KRAV TIL TILBYDERNE Kvalifikasjonskrav Leverandøren må: Tilfredsstille de krav som er gitt av offentlig myndighet til registrering. (I Norge: Enhetsregisteret i Brønnøysund). Være à jour med innbetaling av skatter og avgifter. Ikke være i pågående gjelds-, akkord- eller konkursforhandlinger. Ha en profesjonell og etisk forretningsførsel. Være autorisert, ha et godt HMS-system og faglig dyktige medarbeidere med fagbrev. Det er for øvrig ønskelig at leverandørene er tilknyttet en godkjent lærlingeordning. Ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem. Ha godkjente forsikringsordninger. Ha et system for internkontroll (i følge internkontroll-loven). Bruk av underentreprenører skal godkjens av kommune.

4 Godkjent lærebedrift. Vedlegg til tilbudet Attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivning i det landet der anbyderen er etablert (I Norge: firmaattest). Skatteattest fra kommunekasserer/kemner/fylkesskattesjef ikke eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfristen, jf. skjema RF-1244). Attesten skal være original eller bekreftet kopi. HMS-erklæring. Et eksempel på HMS-erklæring finnes på adressen: Oversikt over organisasjonen, medarbeidernes faglige kvalifikasjoner og en beskrivelse av eventuell lærlingeordning. Oversikt over forsikringsordninger, internkontroll- og kvalitetssikringssystem. Referanser på tilsvarende avtaler. 3. ALMINNELIGE INNKJØPSVILKÅR A) Det er leverandøren sitt ansvar at leveransene er i samsvar med norske lover og forskrifter. B) Prisen på tjenestene skal oppgis som nettopriser. Alle priser skal oppgis i NOK eks. mva. C) Prisendringer som skyldes endringer i offentlige skatter og avgifter kan gjennomføres etter at kommunene v/innkjøpsavdelingen er forhåndsvarslet. Leverandøren kan ellers regulere prisene 1 gang per år, første gang 12 måneder etter avtaledato. Det er bare dokumentert kostnadsøkning i lønn og sosiale kostnader, material- og råvarekostnader eller endringer i valutakursene på mer enn +/- 2% i snitt for de tre siste måneder, som kan gi anledning til slik prisendring. Dette skal begrenses til den betydning det har for den enkelte tjeneste. Alle krav om prisendringer skal være grunngitt skriftlig minst 2 måneder før de trer i kraft. Endringene kan ikke iverksettes før de godkjennes av kommunenes innkjøpsavdeling. Slik godkjenning skal foreligge senest 14 dager etter at nødvendig dokumentasjon er mottatt. Øker prisene uforholdsmessig mye, har kommunene rett til forhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. Prisfall på en tjeneste skal føre til samme reduksjon i prisen til kommunene. D) Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager netto. Faktureringsgebyr o.l. godtas ikke. Eventuell morarente beregnes etter morarenteloven. Fakturering skal skje 1 gang per måned som samlefaktura til den kommunale virksomheten som har bestilt varene eller etter avtale med den enkelte virksomhet. Det er et vilkår for betaling til rett tid at faktura er fremme hos kunden senest 4 dager etter fakturadato og at varen er mottatt/tjenesten utført og godkjent av kunden. For å redusere antallet fakturaer og minimalisere mangelfulle leveranser, skal ikke faktura utstedes før hele ordren er komplett levert.

5 E) Det er særdeles viktig at leverandøren har gode leveringsbetingelser samt et godt og pålitelig distribusjonsapparat. Kommunen har ofte behov for raske leveranser og må kunne stole på at leverandøren kan levere til riktig tid og sted. Det er nødvendig med levering samme dag for hasteordrer og responstiden må være på maksimum 1 time. Utover dette avtales leveringstidspunkt med den virksomhet som har bestilt varen eller tjenesten. I tillegg må leverandøren ha 24-timers vaktordning. F) Leverandøren må så langt som mulig sikre at forbruksvarer og materiell i leveranser til kommunene er miljøvennlige. G) Tilbud som ikke er i samsvar med tilbudsvilkårene, kan kommunen avvise. Kommunen har ellers rett til å forkaste samtlige tilbud helt eller delvis, i henhold til lov om offentlige anskaffelser. 4. TILDELINGSKRITERIER FOR VALG AV LEVERANDØR Kriteriene er oppført i prioritert rekkefølge. Hvert kriterium vil bli vektet etter en målestokk fra 1 til 10 poeng. Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet totalt sett blir valgt etter en vurdering ut i fra følgende kriterier og vektlegging: Pris på tjenester 70% Pris på materiell 20% Referanse 10% Pris på tjenester I den økonomiske vurderingen vil timeprisen bli vektlagt. Pris per utrykning vil også vektlegges og skal oppgis. Både utrykningstillegg og timepris skal oppgis for dag, kveld, helg og helligdager. Pris på materiell Pris på materiell skal oppgis som inntakskost fra grossist pluss påslag. Referanse Referanse på tilsvarende avtaler. 5. TILBUDSUTFORMING Tilbudsutforming Tilbudet skal leveres utskrevet på papir og undertegnes. Tilbudet må sendes/leveres i nøytral innpakning, være lukket og merket Byggtjenster 2016

6 Oppgi priser på følgende: Snekker Timepris dag Utryknings -tillegg dag Timepris kveld (50%) Utrykningstillegg kveld Timepris natt/helg (100%) Utryknings -tillegg natt/helg Timepris helligdag (133%) Utryknings -tillegg helligdag Andre tillegg Tømrer Blikkenslager Taktekker Hjelpearbeider Læringer Annet Tilbudsdokumentene samles i en brevordner/perm som skal merkes på ryggen med leverandørens firmanavn samt tilbudsnavnet Byggtjenster For å sikre en forsvarlig behandling av tilbudet, skal tilbudsdokumentene settes inn i permen i en bestemt rekkefølge, se pkt. 8 inndeling av tilbudsperm. Leverandørene bør merke seg at kun de som oppfyller kvalifikasjonskravene i pkt. 2, vil bli vurdert videre i tilbudsprosessen. Avtale vil bli gjort med den leverandøren som, etter en totalvurdering av tildelingskriteriene i pkt. 4, har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Vi gjør også oppmerksom på at tilbudsprinsippet ikke gir anledning til forhandlinger om tilbudet, det er kun tillatt å oppklare uklarheter. Leverandøren kan derfor bli innkalt til avklaringsmøter. Tilbud som kommer inn etter fristens utløp, vil bli avvist. Spørsmål om tilbudet Spørsmål om tilbudet kan rettes til: Alf Høgset alf.høgset@gjemnes.kommune.no Telf Sentralbord, tlf: INNLEVERING AV TILBUD Ved innlevering av tilbudet må en merke seg følgende: Siste frist for å levere inn tilbud er , kl. 10:00 Tilbud som kommer inn etter fristens utløp, blir avvist. Tilbudet skal være på norsk.

7 Tilbudet må være underskrevet. Tilbudet er bindende i 90 dager Tilbudet må sendes i merket konvolutt. Konvolutten skal være nøytral, lukket og merket med tilbudsnavnet: Byggtjenster 2016 Tilbudet må være levert til: Gjemnes kommune Areal og Drift 6631 Batnfjordsøra Leverandørens eventuelle forbehold inntas i eget følgeskriv. Innsendt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Det vil ikke bli offentlig åpning av tilbudene. Tilbuds åpning , kl. 10:30 De mottatte tilbudene vil behandles konfidensielt og informasjon om priser o.a. vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen. 7. KONTRAKTSBESTEMMELSER NS 8406 Alminnelige kontraksbestemmelser om utførelse av bygg- og anleggsarbeider med følgende andringer og tilføyelser: Pkt. 13.3: Byggherrens sikkerhetsstillelse Byggherren stiller ikke sikkerhet etter pkt Pkt. 23.1: Regulering av kontraktssummen Kontraktssummen reguleres enten med et fast tillegg eller etter prisindeks, jfr. Tilbudsskjemaet.

8 8. INNDELING TILBUDSPERM NB! Husk å merke permen med firmanavn og anbudsnavn Tilleggsopplysninger til det enkelte punkt, plasseres inn under det punktet de hører til Skilleark 1: Tilbudsdokumenter o Underskrevet tilbudsbrev. o Eventuelle forbehold og reservasjoner. o Eventuell. Skilleark 2: Krav o Firmaattest. o Original/bekreftet attest fra kemner og fylkesskattesjef. o HMS-egenerklæring. Skilleark 3: Finansiell stilling o Revisors melding for de 3 siste år. o Årsregnskap for de 3 siste år. Skilleark 4: o Organisasjonsplan. o Faglige kvalifikasjoner. o Evt. Lærlingeordning. Skilleark 5: Kvalifikasjoner Forsikring o Forsikringsordninger. Skilleark 6: Internkontroll o System for internkontroll. Skilleark 7: Kvalitet o Kvalitetssikringssystem. o Eventuelle kopier av kvalitetssikringssertifikater o.l. (jf. NS og ISO-9000-serien eller tilsvarende). Skilleark 8: Referanser o Kort oversikt over referansekunder med kontaktperson og telefonnummer Skilleark 9: Pris o Timepriser som vist i tabell pkt. 5. o Materiell: Inntakskost fra grossist med påslag på materiell. o Transport. Skilleark 10: Andre opplysninger o Opplysninger som ikke passer inn under beskrevne punkt plasseres her.