Kontrollutvalgets årsmelding 2015

Transkript

1 Bamble kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Temark Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS

2 1. KONTROLLUTVALGET I BAMBLE KOMMUNE Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kommunestyret kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer i valgperioden. Regler for valg av medlemmer til kontrollutvalget er fastsatt i egen forskrift. Det er strenge begrensninger i hvem som er valgbare til utvalget. Kontrollutvalget har i 2015 hatt følgende medlemmer og varamedlemmer valgt av kommunestyret: Medlemmer og varamedlemmer ( ): Medlemmer Steinar Syversen (Ap) Leder Mette Palerud (AP) Nestleder Elise Røe (AP) Anne Verdich (H) Tor Lyngmo (FrP) Medlemmer og varamedlemmer ( ): Medlemmer Bård Hoksrud (Frp) Leder Aase Kristine Salen Hagen (H) Nestleder Carl-Otto Thommesen (Frp) Tom Rune Olsen (Ap) Ann Helen Storø (V) Varamedlemmer Fellesliste AP/R: Ana Isabel Taylor Lopez, Jostein Rise og Egil Røe Fellesliste FrP/H/KrF/Sp/V: Inge Glittum, Ørnulf Thunes, Thomas Rudolf Thomassen og Nils Jacob Bleikalia Varamedlemmer Fellesliste Frp/H: Steinar Johnsen, Anne Verdich Fellesliste Ap/Sp/V/R: Svein Inge Nyhus, Ingebjørg Jakola Lillemoen, Ingjerd Abrahamsen, Lars Kristian Rugtvedt GRUNNPILARER I ARBEIDET: Kontrollutvalget opptrer som et kollegium Kontrollutvalget er ikke en arena for partipolitikk Kontrollutvalget er ikke en arena for politisk omkamp Kontrollutvalget er ikke et klageorgan Kommuneloven krever at minst ett av medlemmene skal velges blant kommunestyrets faste medlemmer. Kravet er oppfylt for både avtroppende og påtroppende kontrollutvalg.

3 2. RAMMER OG OPPGAVER Etter Kommunelovens 77 er kommunestyret pålagt å opprette et eget kontrollutvalg som skal forestå det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltning og de folkevalgte organ som kommunestyret har opprettet. Tilsynet og kontrollen skjer på vegne av kommunestyret. Kommunelovens 77 punkt 4 og 5 slår fast: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en vel fungerende egenkontroll i den enkelte kommune eller fylkeskommune. En vel fungerende egenkontroll styrker innbyggerne sin tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. Kommunen er samfunnet sin viktigste velferdsprodusent og forvalter store ressurser på vegne av innbyggerne. Omfanget av og bredden i den kommunale tjenesteproduksjonen gjør det nødvendig med utstrakt styring og kontroll. Kommunen skal sikre at innbyggerne får de tjenestene de har krav på, og at ressursene blir forvaltet på en effektiv måte i samsvar med kommunestyret sine føringer. Kommunal egenkontroll er den kontrollen kommunen selv gjennomfører i egen virksomhet. Egenkontroll er et viktig element i det lokale folkestyret, og skal bidra til at kommunen når de mål som er satt, innenfor rammene av gjeldende regelverk og tildelte ressurser. Egenkontrollen skal også bidra til å styrke folk sin tillit til forvaltningen, gjennom forebygging og avdekking av ulovlige og andre uheldige forhold. En kommunesektor med god egenkontroll kan også redusere statlig detaljstyring og kontroll. Egenkontrollen i kommunene utføres i hovedsak av rådmannen, revisjonen og kontrollutvalget. 3. KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget er kommunestyret sitt verktøy, og det er kommunestyret som har det overordnede kontrollansvaret for den kommunale virksomheten. Kommunestyret spiller derfor en avgjørende rolle for hvilken oppmerksomhet kontroll- og tilsynsarbeidet har i kommunen. For at kontrollutvalget skal være et godt verktøy for kommunestyret, må kommunestyret gi kontrollutvalget gode arbeidsmuligheter. I dette ligger bl.a. at det eksisterer gode relasjoner mellom utvalget og kommunestyret. Derfor skal minst ett medlem i kontrollutvalget være medlem i kommunestyret. I Bamble er dette lederen av kontrollutvalget. I tillegg er det naturlig at ordfører med jevne mellomrom deltar i kontrollutvalgets diskusjoner. Ordfører har alltid

4 møte- og talerett i kontrollutvalget. Kommunestyret er videre ansvarlig for at kontrollutvalget får de økonomiske rammene som er nødvendige for å utføre arbeidet sitt. 4. OPPLÆRING Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Behovet for kompetanse for å utøve den gode egenkontrollen gjør det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursvirksomhet for alle medlemmer av kontrollutvalget. Kunnskap om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og lovverk er nødvendig for å utføre de oppgaver som fremgår av lov og forskrift. Slik opplæring og kursvirksomhet kan skje lokalt (f.eks. høst- og vårkonferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbud. Kontrollutvalget inviteres blant annet årlig til landskonferansen for kontrollutvalg i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og den tilsvarende fagkonferansen til Forum for kontroll og tilsyn (FKT). Dette er viktige samlinger for å tilføre kontrollutvalgets medlemmer ny kunnskap, og det er en arena der kontrollutvalgsmedlemmer fra hele landet møtes og drøfter saker og arbeidsmetoder. Kontrollutvalgets leder deltok på NKRF sin konferanse i februar Hele det nye kontrollutvalget og første vara på begge varalister deltok på fellesopplæring i regi av Temark i november SEKRETARIAT Sekretariatet forbereder sakene til kontrollutvalget, bistår kontrollutvalget med faglig rådgivning og praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, og følger opp kontrollutvalgets vedtak. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap og mellom utvalg og administrasjon, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Kontrollutvalget er medeier i og får sekretariatsbistand fra Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Med oppdrag for 31 kommunale og 3 fylkeskommunale eiere i Agder og Telemark er Temark landets største kontrollutvalgssekretariat. Sekretariatet har seks ansatte, og fast sekretær for kontrollutvalget frem til kommunestyrevalget høsten 2015 var nå daglig leder Line Bosnes Hegna. Fra og med valget 2015 er rådgiver Benedikte Vonen fast sekretær for utvalget. 6. REVISJON Bamble kommunes revisor er Telemark kommunerevisjon IKS. De utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Oppdragsrevisor er Lisbet Fines. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor er Kjell Ekman og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor er Kirsti Torbjørnson.

5 Kontrollutvalget skal påse at revisjonen av kommunen skjer på en betryggende måte. Det er derfor viktig at utvalget har god dialog med revisor og holder seg orientert om revisjonens arbeid. Kontrollutvalget har som regel et eget punkt for orienteringer fra revisjonen i hvert møte, og revisor er alltid til stede på møtene. Forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroll er større oppgaver som blir bestilt av kommunestyret ut fra overordnet analyse av risiko og vesentlighet i kommunen. De blir behandlet som egne saker i kontrollutvalget og videresendt med innstilling til vedtak til kommunestyret. De aktuelle undersøkelsene er tatt med i egne avsnitt for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i årsmeldingen. Det er inngått ny oppdragsavtale mellom Telemark kommunerevisjon IKS og Bamble kommune med virkning fra Ny oppdragsavtale er inngått med alle eierne av selskapet. Den nye avtalen innebærer en endret kostnadsfordeling mellom eierkommunene av selskapet, til en ordning som vil fordele mer etter den faktiske innsatsen revisjonen legger ned i den enkelte medlemskommunen. For Bamble kommune innebærer avtalen hovedsakelig at kostnadene i 2015 vil bli videreført på 2014-nivå, og det ligger en intensjon om at kostnaden for 2016 og 2017 skal holdes på samme nivå. Fra 2018 vil selskapet ha rett til å oppjustere driftstilskuddet i tråd med den kommunale deflatoren som fastsettes i forbindelse med statsbudsjettet. Det er definert i avtalen hvilke tjenester som ikke lenger vil omfattes av driftstilskuddet, men som nå er trukket ut av dette og vil bli fakturert separat. 7. ØKONOMI For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunen om økonomiske rammer som muliggjør den aktiviteten som det legges opp til i møte- og arbeidsplanen. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontrollog tilsynsvirksomheten i kommunen, med selvstendig innstillingsrett overfor kommunestyret, dvs. at rådmannen eller formannskapet ikke kan overstyre innstillingen som kommer fra kontrollutvalget innen dette området. Budsjettet blir vedtatt av kommunestyret. Budsjettet fra kontrollutvalget omfatter kostnader til drift av kontrollutvalget, kjøp av sekretariattjenester og kjøp av revisjonstjenester. Budsjett og regnskap for 2015 viser følgende:

6 Beskrivelse Budsjett 2015 Regnskap 2015 Godtgjørelse til folkevalgte, tapt arbeidsfortjeneste mm Arbeidsgiveravgift Reiser, diett, bil mm Opplæring/kurs Aviser, abn., tidsskrifter mm. 0 0 Servering SUM KONTROLLUTVALG Sekretariat Revisjon Selskapskontroll SUM KJØP FRA IKS Sum kontroll, tilsyn og revisjon Kommentar: Vi tar forbehold om at denne tidlige rapporteringen av resultat for 2015 kan innebære mindre feil pga. at kommunen ennå ikke har fått gjennomført fullstendig kvalitetskontroll av sine tall for Regnskapet for Bamble kontrollutvalg er en integrert del av regnskapet til Bamble kommune. Kontroll, tilsyn og revisjon i Bamble kommune hadde totalt et mindreforbruk på kr i Det meste av dette skyldes at samlet post for møtegodtgjørelser og tapt arbeidsfortjeneste/refusjon til arbeidsgiver har blitt lavere enn budsjettert. Dette er størrelser som vil variere etter hvem som er med i utvalget, og er derfor en nokså uforutsigbar størrelse. Det har vært litt færre med på kurs enn hva budsjettet tillot, og dette gir et mindreforbruk på både opplæring/kurs og reiser mm. Det varierer også hvor mye kjøregodtgjørelse medlemmene eller varamedlemmer krever til hvert møte. Utvalget har ikke budsjettert med servering, men ved en del av utvalgets møter er det naturlig å legge inn en lunsj eller annen enkel servering. Totalt har drift av selve utvalget et mindreforbruk på kr Utgifter til sekretariat og revisjon (inkl. selskapskontroll) har vært omtrent som budsjettert, kun noe lavere enn budsjett på revisjon som følge av den nye oppdragsavtalen.

7 8. KONTROLLUTVALGETS ARBEID MØTER OG SAKER Kontrollutvalget har i 2015 avholdt 4 møter og behandlet 25 saker. Kontrollutvalgets møter har i likhet med andre folkevalgte organ som hovedregel åpne møter. Sakskart, saksdokumenter og protokoller legges løpende ut på sekretariatets hjemmeside Kontrollutvalget inviterer ledere og andre nøkkelpersoner i organisasjonen for å bli orientert om og stille aktuelle spørsmål knyttet til forvaltningen, og for å bli gjensidig oppdatert og orientert om det enkelte tjenesteområdet og kontrollutvalgets rolle. I tillegg blir selskap Bamble kommune har eierinteresser i invitert til dialog og orienteringer. Følgende personer har møtt i kontrollutvalget i 2015 (utover medlemmer, sekretariat og revisjon): - Plan- og økonomisjef Gunn Ellen Berg - Administrasjonskonsulent Therese Zuarez, Frisk Bris Bamble KF En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold utvalget er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Kontrollutvalget er også opptatt av hvordan kommunen følger opp rapporter fra andre tilsyn. Saker i kontrollutvalget i 2015: - Årsmelding 2014 for kontrollutvalget - Krav om taushetsplikt i saker for lukkede dører i Bamble - Innspill til ny plan for forvaltningsrevisjon for perioden Innspill til ny plan for selskapskontroll for perioden Årsrapport 2014 fra skatteoppkreveren i Bamble kommune - Årsregnskap for 2014 for Frisk Bris Bamble KF - Årsregnskap og årsmelding 2014 Bamble kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport «Uønsket deltid» - Behandling av rapport fra eierskapskontroll Grenland Havn IKS - Bestilling av plan for selskapskontroll Budsjett for kontroll og tilsyn Revisors erklæring om uavhengighet - Revisjonsstrategi Nytt kontrollutvalg Bamble kommune - Orientering om 2. tertial 2015 Bamble - Forvaltningsrevisjon «Tilsyn med byggesaker» Bamble - Møte- og arbeidsplan for 2016 for Bamble kontrollutvalg - Orientering fra revisor om det løpende revisjonsarbeidet i hvert møte - Referat- og drøftingssaker og eventuelt.

8 9. REGNSKAPSREVISJON Revisjon av årsregnskapet er en helt sentral del av kommunens egenkontroll. Revisor skal gi trygghet for at en kan stole på informasjonen kommunen gir om sin økonomi. Revisor er en uavhengig og objektiv tredjeperson som gjennom sine kontroller kan avdekke og forebygge feil og mangler i den økonomiske rapporteringen. Revisor vil i tillegg veilede kommunen for å bidra til å forebygge og avdekke feil og misligheter. Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Utvalget er derfor avhengig av at revisor gir tilstrekkelig rapportering om revisjonsarbeidet. At kontrollutvalget og revisor har en god dialog og god forståelse av sine oppgaver, er viktige forutsetninger for å være trygg på at revisjonsarbeidet blir forsvarlig utført. Kontrollutvalget har gitt uttalelse til årsregnskap 2014 for Bamble kommune og Frisk Bris Bamble KF. Utvalget hadde ingen bemerkninger til årsregnskapene og sluttet seg til revisors respektive beretninger. Kontrollutvalget registrerer at revisors arbeid med å utføre regnskapsrevisjon de siste årene er blitt mer omfattende, spesielt knyttet til de mange attestasjonsoppgaver (særattestasjoner) som utføres på vegne av staten og andre offentlige organer. I tillegg til avgitte beretninger og uttalelser mottar kontrollutvalget jevnlig i møter informasjon om utført regnskapsrevisjon. Kontrollutvalget har ved flere anledninger gitt utrykk for at det gjøres mye godt arbeid innenfor området regnskapsrevisjon og at de er fornøyd med måten Telemark kommunerevisjon IKS løser oppdraget på. 10. FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er et verktøy som kommunestyret og kontrollutvalget skal bruke for å sikre at kommunen drives på en måte som ivaretar innbyggernes behov og rettigheter best mulig. Forvaltningsrevisjon er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget. Gjennom forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalget undersøke om kommunen etterlever regelverk, når fastsatte mål, og om ressursene forvaltes på en effektiv måte. Det er revisjonen som skal gjennomføre forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret, men det kan delegere til kontrollutvalget å gjøre endringer i planperioden. Kontrollutvalget har vedtatt overordnet analyse/plan for forvaltningsrevisjon for Bamble kommune for perioden utarbeidet av Telemark kommunerevisjon IKS. Planen er godkjent av kommunestyret. Det er denne planen kontrollutvalget har arbeidet etter i 2015, i tillegg har utvalget gitt sine innspill til ny overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon i ny valgperiode. Selv om det er spesifikke krav til gjennomføring av en forvaltningsrevisjon, er det viktig at kontrollutvalget involverer seg i valg av problemstillinger, avgrensninger og tilnærming.

9 Forvaltningsrevisjon gir kontrollutvalget muligheten til å gå i dybden i ulike saksforhold, innen ethvert virksomhetsområde i kommunen. Forvaltningsrevisjon vil derfor kunne ha høy nytteverdi, både i utvalgets kontrollvirksomhet, og i kommunens internkontroll og forbedringsarbeid. Kontrollutvalget har i 2015 behandlet to forvaltningsrevisjonsrapporter, begge ble bestilt i 2014: - Uønsket deltid - Tilsyn med byggesaker Uønsket deltid: Forvaltningsrevisjonen har hatt som formål å undersøke følgende problemstilling: - I hvilken grad oppfyller administrasjonen sine forpliktelser i arbeidet med å redusere uønsket deltid? Revisjonen konkluderte med at kommunen i stor grad oppfyller sine forpliktelser i arbeidet med å redusere uønsket deltid. Revisjonen fant likevel noen områder der kommunen har utfordringer, og de ga følgende anbefalinger i rapporten: - Sørge for at ansettelsesreglementet viser tydelig hva som er gjeldende krav - Vurdere tiltak for å sikre god informasjon om databasen for uønsket deltid - Sikre at det ikke er avvik mellom praksis og føringer for ordningen med årsarbeidstid Kommunestyret tok rapporten til orientering og ba rådmannen følge opp anbefalingene i rapporten og orientere kontrollutvalget og kommunestyret om status i dette arbeidet våren Tilsyn med byggesaker Forvaltningsrevisjonen har hatt som formål å undersøke følgende problemstillinger: - I hvilken grad driver Bamble kommune tilsyn med byggesaker i samsvar med plan- og bygningsloven? - Er organiseringen av Tilsynskontorets oppgaver i tråd med bestemmelsene i kommuneloven? - I hvilken grad driver Tilsynskontoret byggesakstilsyn i samsvar med inngått avtale? - I hvilken grad er ansvars- og oppgavefordelingen mellom Tilsynskontoret og Bamble, Drangedal, Kragerø og Porsgrunn tydeliggjort når det gjelder tilsyn med byggesaker? Revisjonen konkluderte med at en del oppgaver knyttet til tilsynet med byggesaker ikke blir utført i tråd med de regler og avtaler som gjelder, og rapporten ga følgende anbefalinger: Bamble kommune bør: - Sørge for at kommunen utfører tilsynsvirksomhet i tråd med plan- og bygningsloven - Ta initiativ til at samarbeidet om byggesakstilsyn organiseres i samsvar med kommunelovens bestemmelser om interkommunal myndighetsutøvelse - Iverksette tiltak for å sikre riktig arkivering av dokumenter mottatt av Tilsynskontoret

10 - Iverksette tiltak for å tydeliggjøre ansvar- og oppgavefordelingen mellom kommunene og Tilsynskontoret. Kontrollutvalget har i sin innstilling til vedtak i kommunestyret anbefalt kommunestyret å ta rapporten til orientering og be rådmannen følge opp anbefalingene i rapporten og komme tilbake til kontrollutvalget med en skriftlig orientering om hvordan anbefalingene er blitt fulgt i løpet av våren Kommunestyret får saken til behandling SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget og er et viktig virkemiddel for å sikre at selskapene underlegges demokratisk styring og kontroll. Kontrollutvalget har i 2015 behandlet rapport fra selskapskontroll om Grenland Havn IKS. Selskapskontrollen ble utført av Telemark kommunerevisjon IKS, som ga følgende anbefalinger: Eierskapskommunene bør: - Vurdere om det er behov for å justere formålet i selskapsavtalen - Sikre at vara til representantskapet velges i tråd med selskapsavtalen - Vurdere om det er behov for å endre bestemmelser om godtgjøring i eieravtalen slik at avtalen er i tråd med praksis og gjeldende regler og retningslinjer - Sikre at det blir utarbeidet instruks til styret - Sikre at det utarbeides egne etiske retningslinjer for selskapet Bamble kommune bør: - Sikre at kommunens forventninger til selskap er forankret i eierorganet og gjort kjent for selskapene - Sikre at eiermeldingen har korrekt informasjon om valg av styremedlemmer Kommunestyret tok eierskapskontrollen til orientering og ba rådmannen følge opp rapportens anbefalinger. 12. KONKLUSJON OG AVSLUTTENDE KOMMENTARER Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 er godkjent av kontrollutvalget og legges med dette frem for kommunestyret til orientering. Årsmeldingen gir kommunestyret grunnlag for å følge med på om kontrollutvalget utfører sitt arbeid i tråd med kommunestyrets vedtak. Bamble, Bård Hoksrud Leder Benedikte Vonen Sekretær