RUTINER FOR TILSYN. OPPFØLGING AV FORESPØRSEL I UTVALGSMØTE

Transkript

1 SANDNES KOMMUNE RÅDMANNEN Melding til utvalg for kultur og oppvekst Dato: meldingsnr. 36/11 Arkivsak : Arkivkode : Saksbehandler : Kirsten S. in t Veld RUTINER FOR TILSYN. OPPFØLGING AV FORESPØRSEL I UTVALGSMØTE Kommunaldirektør oppvekst barn og unge legger med dette frem til orientering. Rutinebeskrivelse for tilsyn av barnehager Barnehagens rapportering til kommunen Kommunens tilbakemelding i forhold til tilsyn Rutinene ble vedtatt i utvalgsmøte og legge frem etter forespørsel i utvalgsmøte den 28. februar 2011 i forbindelse med behandlingen av sak om endring av Retningslinjer for tilsyn og veiledning av barnehager i Sandnes kommune i henhold til lov om barnehager Endringene er lagt inn i vedleggene. I tillegg legges ved tema for stedlig tilsyn inneværende periode til orientering og plan for tilsyn og kontakt mellom private og kommunale barnehager 2010/2011 RÅDMANNEN I SANDNES, Torill J. Kind Kommunaldirektør Side 1 av 1

2 RUTINEBESKRIVELSE Interne krav Tjenesteområde: resultatenhet: Tilsyn av private og kommunale barnehager Oppvekst Fagstab Lovgrunnlag Lov om barnehager 16 Kommunen fører tilsyn med virksomheter etter denne lov. Kommunen kan gi pålegg om retting av uforsvarlige eller ulovlige forhold ved godkjente eller godkjenningspliktige virksomheter. Hvis fristen for å etterkomme pålegget ikke overholdes, eller hvis forholdet ikke lar seg rette, kan kommunen vedta tidsbegrenset eller varig stenging av virksomheten. Kommunens stengingsvedtak skal sendes fylkesmannen til orientering. Vedtak om retting og stenging kan påklages til fylkesmannen. Metode og prinsipper Formål Tilsynet skal bygge på de prinsipper og de metoder som fremkommer i sak til utvalg for kultur og oppvekst av (vedlegg 1) Tilsynet skal sikre at alle barnehager bygger sin virksomhet på det verdigrunnlaget og innholdet som er fastsatt i barnehageloven og i internasjonale konvensjoner, herunder barnekonvensjonen om barns beste prinsippet. Handling Barnehagens rapportering til kommunen Hver barnehage skal avgi en skriftlig rapportering til tilsynsmyndighet. Det skal rapporteres hvert annet år på fastlagt skjema.(skjema nr 1) Rapporten skal underskrives av både styrer og eier. Årsplan Hver barnehage skal utarbeide en årsplan. Denne skal oversendes kommunen hvert år innen utgangen av oktober. Årsplanen skal være fastsatt av samarbeidsutvalget i barnehagen. Årsmelding Hver barnehage fyller ut årsmelding pr. desember. Denne skal sendes kommunen innen fristen i begynnelsen av januar påfølgende år. Årsmeldingen danner grunnlaget for de offentlige tilskuddene og skal i den sammenheng kontrolleres av kommunen. Tilsynsbesøk: Det skal hvert år utarbeides en plan for tilsynsbesøk. Det skal forestas stedlig tilsyn i både kommunale og private barnehager minimum hvert 4. år. I tillegg skal det foretas besøk i alle nystartede barnehager innen utgangen av tredje driftsmåned. Utarbeidet av kommunaldirektør Vedtatt i utvalg for kultur og oppvekst , med endringer av Revisjonr.:3

3 RUTINEBESKRIVELSE Fortsettelse tilsyn Handling Oppfølging Ansvar Klage Internt tilsyn Stenging Skjema Med utgangspunkt i plan for tilsyn sendes det varsel om tilsyn i god tid før det enkelte besøk. (vanligvis tre uker) Uanmeldt tilsyn foretas bare i tilfeller der omstendighetene er slik at dette er nødvendig for å kunne undersøke saken. Undersøkelse ved bekymring: I tilfeller der kommunen selv, eller der andre melder om uforsvarlige forhold, skal kommunen ta kontakt for å undersøke grunnlaget for bekymringen innen utløpet av påfølgende virkedag. Kommunen som tilsynsmyndighet skal oppsummere både tilsynsbesøk og gjennomgang av barnehagens rapportering på eget skjema.(skjema 2) Kommunens tilbakemelding skal minimum inneholde melding om avvik, merknader og dato for når avvik skal være utbedret. Det skal gis en kort oppsummende kommentar om innhold. Bekymringsmeldinger om en barnehage skal følges opp med en rapport. Selv i tilfeller der en sak legges bort skal det skrives et notat om sakens gang. Kommunaldirektør ved fagstab er ansvarlig for å planlegge, varsle, sende ut skjema, foreta tilsynet og rapportere dette. Den enkelte barnehage ved eier er ansvarlig for å fylle ut rapporter og sende inn etterspurt materiell til rett tid. Eier er ansvarlig for å rette opp avvik innen fastsatt frist. Barnehagen kan klage inn et vedtak innen tre uker fra melding ble mottatt. Det er fylkesmannen som er klageinstans. Fagstab skal ha oppdaterte lister over alle virksomheter i kommunen som kommer inn under Lov om barnehager. Det skal hvert år foretas en kontroll som sikrer at ingen virksomhet blir glemt. Barnehagens rapporteringsskjema og kommunens tilbakemeldingsskjema skal arkiveres som dokumentasjon på at tilsynet er gjennomført etter planen. Dersom pålegg om retting ikke utføres innen tidsfristen kan tilsynsmyndighet vedta tidsbegrenset stenging. Dette kan ikke gjøres uten i samråd med leder for utvalg for kultur og oppvekst. Vedtak om stenging skal sendes Fylkesmannen til orientering. Rutinebeskrivelsen bygger på vedtak i utvalg for kultur og oppvekst og henviser til følgende skjema: Skjema nr 1 Barnehagens rapportering til kommunen Skjema nr 2 Kommunens tilbakemelding i forhold til tilsyn Utarbeidet av kommunaldirektør Vedtatt i utvalg for kultur og oppvekst , med endringer av Revisjonr.:3

4 Vedlegg til rutinebeskrivelse : Tilsyn med kommunale og private barnehager Skjema 1 BARNEHAGENS RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Utvalg for kultur og oppvekst vedtok den rutiner for tilsyn i alle kommunens barnehager. Hjemmel for tilsynet er barnehagelovens 8 og 16 Kommunens fører tilsyn med virksomheter etter denne lov. Kommunen kan gi pålegg om retting av uforsvarlige eller ulovlige forhold ved godkjente eller godkjenningspliktige virksomheter. Som ledd i tilsynet ber kommunen som tilsynsmyndighet eier om å sørge for at det blir gitt en egenrapportering hvert annet år. Dette vil i noen tilfeller erstatte et tilsynsbesøk, andre ganger vil det danne grunnlag for et videre tilsyn eller for nærmere veiledning om et spesielt tema. Erklæringen fylles ut på beste måte. Kommunen kan kreve dokumentasjon for alle forhold som her blir rapportert. 1. FAKTA OM BARNEHAGEN Barnehagens navn:... Barnehagens adresse :... Navn på styrer/daglig leder: Tlf.: E-post adresse: Eierform :.. Eierrepresentant/styreformann : Telefon : E-post adresse :... 2) SAMARBEIDSUTVALGET består av følgende representanter dette barnehageåret: Eier: og Foreldre og Personal : og Leders navn: adresse: tlf.dagtid 3. VEDTEKTER I henhold til lov om barnehager 7 med forskrifter samt 10 er det eiers ansvar å fastsette vedtekter for barnehagens drift. Vedtektene skal inneha de opplysninger som er av betydning for foresattes forhold til barnehagen (her nevens: eierforhold, formål, opptakskrets, opptakskriterier, åpningstid, henvisning til internkontrollsystem og leke- og oppholdsareal pr. barn. Foreldrebetaling, matpenger og eventuelle regler for dugnader er også opplysninger som må inngå i vedtektene. Dato for siste vedtektsendring : Er vedtektene gjort kjent for foreldrene Er det kontrollert at det er siste utgavene av vedtektene som ligger på kommunens hjemmesider?

5 Vedlegg til rutinebeskrivelse : Tilsyn med kommunale og private barnehager Skjema 1 Barnehagen holder åpent fra... til... Foreldrebetaling: 100 % plass:... 80%... 60%...50%:... Antall terminer... Planleggingsdager dette barnehageåret oppgi dato:... Merknader 4 BARNEGRUPPEN Antall barn 0-2 år Omgjort i hele plasser Antall barn 3 år Omgjort i hele plasser Antall barn 4-5 år Omgjort til hele plasser Barn med fortrinnrett etter barnehageloven (barnevern nedsatt funksjonsevne) Barn tatt inn med fortrinn etter kommunens opptaksregler særlige grunner Barn fra språklige og kulturelle minoriteter Antall Antall timer spesial pedagogisk hjelp Antall tildelte støttetimer /språkstimulering Har barnehagen støttestillinger? Beskriv stillingsomfang (Språk, støtte, spesialped, annet; 5 PERSONALET (knyttet til ordinært barnehagetilbud ikke støttestillinger) 1. Styrers stillingsstørrelse som ikke er knyttet til barnegrupper (adm.tid) % 2. Finnes det andre pedagogressurser eller administrasjonsressurser som ikke er knyttet direkte opp mot barn? % _dette er : 3. Antall årsverk førskolelærere (pedagogiske ledere og førskolelærere på avdeling/base) utenom styrer: % 4. Antall årsverk for assistenter: % Antall årsverk for fagarb/hjelpepleier/ barnevernsped.: % 5. Andre ansatte % Dette er: 6. Hvor mange av førskolelærerne i punkt 3 er tilsatt på dispensasjon fra utdanningskravet?

6 Vedlegg til rutinebeskrivelse : Tilsyn med kommunale og private barnehager Skjema 1 7. Har styrer dispensasjon fra utdanningskravet? Beskriv barnehagens vikarordning: Politiattest: Har alle som ble ansatt i barnehagen etter , og andre som oppholder seg regelmessig i barnehagen levert tilfredstillende politiattest? Har alle ansatte, representanter i styret og i SU underskrevet taushetserklæring? Merknader: 6 ØVINGSLÆRER Ifølge barnehagelovens 24 plikter barnehagens eier å stille barnehagen til disposisjon for øvingsopplæring for studenter ved førskolelærerutdanningen. Tar barnehagen imot studenter fra førskoleutdanningen? Ja.. Nei Hvis nei, kommentar :.. 7 OPPFØLGING AV TIDLIGERE PÅLEGG Er det forhold fra tidligere tilsyn som ikke er rettet opp? I tilfelle hvilke: Pålegg Merknader Frist Utført (dato) Ikke utført Merknad: 8 INTERNKONTROLL Rutiner må kunne fremvises ved forespørsel Foreligger det et IK-system for helse, miljø og sikkerhet : ( Voksne) Er det etablert rutiner i forhold til miljørettet helsevern (Barn): Er det fylt ut helseskjema for alle barn Er barnehagen kjent med forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr? Ja Nei Hva gjøres for å sikre at alle ansatte er informert om de rutiner som gjelder sikkerhet og beredskap......

7 Vedlegg til rutinebeskrivelse : Tilsyn med kommunale og private barnehager Skjema 1 9) Opplysningsplikt/taushetsplikt Har barnehagen rutiner som sikrer at alle ansatte blir orientert om opplysningsplikten og taushetsplikten i henhold til barnehagelovens 20 taushetsplikt (sosialtjenesten ).. 22 (barnevernstjenesten). Ja Nei 9 ÅRSPLAN Barnehagelovens 2 Med utgangspunkt i rammeplan for barnehagen skal samarbeidsutvalget for hver barnehage fastsette en årsplan. (Krav til årsplanens innhold står i rammeplanen under punkt 4.1.planlegging) Er barnehagens årsplan oversendt kommunen? ja den ble sendt den Nei:. Er barnehagens årsplan fastsatt i SU? : Ja Nei Inneholder årsplanen forpliktende mål i henhold til Rammeplanen? Ja Nei Inneholder årsplanen en beskrivelse av hvordan vurderingen av barnehagens arbeid skal gjennomføres? Ja Nei Sandnes den... Underskrift styrer: Underskrift eier:

8 Vedlegg til rutinebeskrivelse: Tilsyn av kommunale og private barnehager Skjema 2 KOMMUNENS TILBAKEMELDING ETTER TIL TILSYN GJENNOM EGENRAPPORTERING FRA NN BARNEHAGE Kommunens fører tilsyn med virksomheter etter denne lov. Kommunen kan gi pålegg om retting av uforsvarlige eller ulovlige forhold ved godkjente eller godkjenningspliktige virksomheter. Tilsynsmyndighet gir tilbakemelding på bakgrunn opplysninger fremkommet gjennom: Rutinemessig tilsynsbesøk Barnehagens egenrapportering Gjennomgang av årsmelding Rutinemessig tilsyn ved driftsendring Temabasert tilsyn På bakgrunn av hendelsesbasert tilsyn for eksempel bekymringsmeling Uanmeldt tilsyn X Tilsynet er basert på barnehagens rapportering av OPPSUMMERING ETTER TILSYN Eventuelle funn ved tilsynet blir formulert som avvik og eller merknader. Avvik blir definert som mangel på oppfylling av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad: gjelder forhold som ikke blir oppfattet som definisjon av avvik, men som tilsynet mener det er nødvendig å påpeke slik at barnehagen kan bedre på forholdet. Dersom kommunen som tilsynsmyndighet oppdager ulovlige eller uforsvarlige forhold, kan det gis pålegg om retting. Oppfølging av tidligere pålegg Det ble ikke funnet pålegg som ikke var rettet opp Avvik: Tilsynsmyndigheten avdekket følgende avvik der det ble gitt pålegg om retting av ulovlige eller uforsvarlige forhold Alternativ 1: Det ble ikke avdekket avvik i henhold til Lov om barnehager Alternativ 2 Avvik nr 1) angående.. Lovkrav: Lov om barnehager.. Gjengi innholdet her.. Pålegg om retting : Barnehagen må Pålegget må rettes opp innen : dato

9 Vedlegg til rutinebeskrivelse: Tilsyn av kommunale og private barnehager Skjema 2 Merknad Tilsynsmyndigheten avdekket følgende andre forhold som barnehagen bør endre for å bedre forholdene Alt 1 Merknad nr 1) Angående.. Lovhenvisning: Lov om barnehager -- med forskrifter gjengi innholdet her..r Alt.2 Det ble ikke gitt merknader i henhold til Lov om barnehager OPPSUMMERING : På bakgrunn av tilsynet og de opplysninger som fremkom der, har tilsynsmyndigheten gjort følgende observasjoner: Så langt en kunne se av tilsendte dokumenter og gitte opplysninger, drives _NN_ barnehage innenfor rammen av godkjenningen. Det var ingen forhold fra tidligere tilsyn som ikke var rettet opp. Det ble avdekket 1 avvik som må rettes innen Det ble ikke avdekket uforsvarlig forhold. Det ble /ble ikke gitt merknad Oppfølging: Alternativ 1 Kommunen ber om tilbakemelding fra NN barnehage om hvordan avviket er lukket innen Alternativ 2: Tilsynet betraktes som avsluttet og krever ingen nærmere tilbakemelding Krav om retting av avvik er et enkeltvedtak, og kan påklages innen 3 uker fra mottatt svar. Fylkesmannen er klageinstans og klagen fremmes via kommunen. Sandnes den Torill J. Kind Tilsynsmyndighetens underskrift underskrift fra utøver av tilsynet

10 Til private og kommunale barnehager oppvekst Sandnes, Deres ref: Vår ref: Saksbehandler KIVS Arkiv: E: A10 &58 VARSEL OM TILSYN ETTER LOV OM BARNEHAGER Kommunen er pålagt å føre tilsyn med barnehagevirksomheten etter Lov om barnehager. Denne tilsynsplikten omfatter både kommunens egne barnehager og private barnehager. Bestemmelsen om tilsyn og rett til innsyn fremkommer i Lov om barnehager 10 og 16. I Sandnes kommune er tilsynsoppgaven lagt til Kommunaldirektør barn og unge. Tilsynet utøves som en kombinasjon av tilsyn og veiledning og foregår gjennom formelle møter, uformelle samtaler, egenrapportering fra barnehage til tilsynsmyndighet, gjennom kontroll av rapporter og gjennom formelle stedlige tilsyn.. I henhold til vedtatte rutiner vil tilsynsmyndighet i år gjennomføre varslet tilsyn i 5 eksisterende barnehager i tillegg til de som er nye i år. Kommunaldirektøren oppvekst barn og unge varsler med dette tilsyn i : NN BARNEHAGE den Klokken Til stede for barnehagen: Styrer, eierrepresentant og foreldrerepresentanten i SU bes møte. Videre kan barnehagen bringe inn aktuelle personer etter ønske, her vil personalrepresentanten i SU være aktuell. Fra tilsynsmyndighet møter: Tilsynet vil ha en varighet på ca 2 timer. Vi ønsker en rask befaring gjennom leke og oppholdsarealene ute og inne for å kontrollere at lekeområdene benyttes i tråd med godkjenningen. Videre vil vi ha dialog/intervju med hovedfokus på Hvordan sikrer barnehagen at barnas rett til et individuelt og tilrettelagt tilbud blir ivaretatt på planstadiet og i praksis. Hvordan sikres barns og foreldres medvirkning i planlegging, gjennomføring og evaluering av virksomheten? Postadresse: Postboks 583, 4305 Sandnes. E-post: postmottak@sandnes.kommune.no Besøksadresse: oppvekst, Rådhuset, Jærveien 33, Sandnes Sandnes - i sentrum for framtiden. Romslig, modig og sunn

11 Dokumentinnsyn bes oversendt før tilsynet Det bes om at følgende dokumentasjon sendes inn på forhånd: årsplan SU protokoll for siste barnehageår Eksempel på brukerundersøkelse dersom slik er avholdt Referat fra siste foreldrerådsmøte Vi ber om å få dokumentasjonen innen. Andre dokumenter som kan underbygge hvordan det arbeides innenfor temaet må tas med til møtet da de kan bli etterspurt. Her kan nevnes : Månedsplaner ukeplaner møtereferater - møteinnkallinger, observasjonsskjema Rutinebeskrivelser Dersom det er spørsmål angående tilsynet kan disse rettes til. Med hilsen Torill Jacobsen Kind kommunaldirektør Kirsten Svindland in't Veld rådgiver

12 PLAN FOR TILSYN OG KONTAKT MELLOM KOMMUNEN SOM TILSYNS- OG MYNDIGHETSUTØVER OG BARNEHAGENE 2010/2011 Måned Dag Oppgave Hensikt Ansvar Sept 30 Sende ut årsplan for kontakt /tilsyn Til informasjon Fagstab Fortløpende Hele året Søknader om dispensasjon fra utdanningskravet for styrer, ped. leder eller annen der kravet er førskolelærer eller tilsvarende. MÅ inneholde kopi av annonse Krav i Lov om barnehager. Disp. kan søkes etter offentlig utlysing dersom det ikke har meldt seg kvalifisert søker Styrer/eier søker på eget skjema som en får ved henvendelse til fagstab. Møter: 31 Informasjon veiledning i egne møter gjennom året ved behov. Kommunale og private styrermøter gjennom året, der kommunens representanter inviteres til deler av møtet. Informasjons utveksling, opplæring om tilskuddsordninger barnehageopptak, samarbeid mellom tjenestetilbudene el.l. Økonomi, Opptakskont./ fagstab Aktuelle staber Privat styrernettverk. Okt 7 Felles styrermøte kommunale og private barnehager. 11 Felles fagdag private og kommunale barnehager Oktober 15 Frist innsending av barnehagens årsplan. 30 Kontaktinformasjon: barnehagen sjekker om rett informasjon(tlf.nr etc) ligger på kommunens hjemmesider. Vedtekter: Barnehagen har ansvar for å kontrollere at kommunens hjemmesider har siste reviderte utgave. Nye vedtekter sendes kommunen til orientering. 30 Skriftlig egenrapportering fra barnehagene (Halvdelen av barnehagene hvert år.) Aktuell bhg. får tilsendt brev m/skjema Dialog, veiledning, informasjon, felles kompetanseløft. Dagens tema: invitasjon sendt Kvalitetsutvikling Tilsyn etter lov om barnehager. Kan kontrolleres i forhold til Lov og rammeplan Viktig informasjon for foreldre før de søker barnehageplass. Informasjon og kontroll for tilsynsmyndighet Tilsyn etter Lov om barnehager. KD med Fagstab fagstab styrer Styrer/eier Styrer/Eier rapporterer på eget skjema.

13 Måned Dag Oppgave Hensikt Ansvar Nov. 30 Stedlig tilsyn i nye barnehager åpnet i august. Ellers gjøres dette innen 3 mnd fra oppstart. Aktuelle bhg. får varsel. Des. Ca dg settes av der barnehagen kommer og registrerer årsmeldingene elektronisk. Endelig dag fastsettes når nye skjema fra dep. er kommet Des. 15. Årsmelding for barnehagen pr. 15. des. Kontroll i forhold til godkjenning og lov om barnehager med forskrifter Kontroll / tilsyn Avklaringer Grunnlag for tilskudds beregning og tilsyn Kommunaldir./ ved Fagstab Økonomi, fagstab styrer Styrer/eier på eget skjema 31. Eventuelle tilsynsbesøk Følge opp event. avvik fra egenrapport.+ i nystartede bhg. Kommunal- Direktør/ved fagstab jan 29 Gjennomgang årsmeldinger Utmåling av tilskudd. Økonomi Februar 1. Samordnet hovedopptak til barnehageplasser starter Ca 20. Tid for innlevering av barnehagens årsregnskap, med revisors signatur. Endelig dato for 2010 kommer. (Kommunale bhg. har egne rutiner) Fremdriftsplan sendes ut i forkant. Ledd i kontroll Opptakskontoret Styrer/eier Mars Felles styrermøte private og kommunale barnehager. Kommer tilbake med dato Dialog, veiledning, informasjon. Fagstab April juni Stedlige tilsyn i henhold til Lov om bhg. Hvert 4. år. ca 18 bhg årlig KD ved Fagstab Sandnes 15. september 2010 m/endringer av Kirsten Svindland in t Veld Rådgiver