INNKJØPSSAMARBEID VEDTEKTER INNKJØPSSAMARBEID ORGANISERT ETTER KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER PÅ AGDER KOMMUNELOVENS 27

Transkript

1 INNKJØPSSAMARBEID KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER PÅ AGDER VEDTEKTER INNKJØPSSAMARBEID ORGANISERT ETTER KOMMUNELOVENS 27

2 INNKJØPSSAMARBEID ORGANISERT ETTER KOMMUNELOVENS 27 VEDTEKTER for INNKJØPSSENTRALEN OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER 1. Innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder (OFA) er et organ for felles innkjøpstjenester, felles inngåelse av rammeavtaler for varer og tjenester, og organ for veiledning og rådgivning hos de deltakende parter og for leverandørutvikling. Grunnleggende retningslinjer er: OFA er med utgangspunkt i offentlig virksomhet åpen for tilslutning fra alle kommunene og fylkeskommunene på Agder eller i umiddelbar nærhet til Agder. Kommunale og interkommunale enheter organisert som egne rettssubjekter kan være assosierte medlemmer. Andre offentlige instanser kan delta i samarbeidet. 2. Samarbeidet er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27. Øverste myndighet for samarbeidet er styret, hvor hver kommune og fylkeskommune deltar med en representant og en stemme. Hver kommune og fylkeskommune utpeker ett medlem og varamedlem til styret. Styret avholder møte innen desember måned hvert år og ellers når styreleder eller mer enn 3 medlemmer av styret krever det. Styreleder innkaller og leder styremøtene. Styret skal behandle regnskap og årsberetning for foregående år, samt behandle og vedta oppsett til kommende års budsjett som sendes de deltakende parter. Styret behandler forøvrig de saker som fremlegges til behandling. Styret behandler og bestemmer om det skal tas opp nye medlemmer i samarbeidet. Alle styrevedtak fattes med alminnelig flertall og er i tillegg betinget av at minst halvparten av styremedlemmene møter og deltar i forhandlingene. Styret velger en leder og en nestleder. Ett arbeidsutvalg velges av og blant medlemmene i samarbeidet. Arbeidsutvalget består av 8 representanter. Fylkeskommuner/kommuner som bidrar med innkjøpsressurs til OFA skal hver for seg være sikret plass i arbeidsutvalget. Styrets leder og nestleder skal inngå som 2 av 8 representanter i arbeidsutvalget. Leder og nestleder i styret skal bekle leder og nestelederverv i arbeidsutvalget. Valgperioden følger kommunestyreperioden. Arbeidsutvalget skal utvikle organisasjonens felles innkjøpsarbeid og gi nærmere retningslinjer for samarbeidet. Arbeidsutvalget kan opprette SIDE 2 AV 4

3 INNKJØPSSAMARBEID ORGANISERT ETTER KOMMUNELOVENS 27 underliggende organ for løsning av avgrensede oppgaver og kan til disse delegere avgjørelse- og kontraheringsmyndighet. Arbeidsutvalget kan gi både leder og nestleder fullmakt til å opptre på OFA s vegne utad. 3. Prinsipper for samarbeidet om OFA: - innkjøpsprosess: Åpen konkurranse basert på objektive kriterier slik det er fastlagt i lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift. Avtaler inngås med like vilkår for alle deltakende enheter. Avtaler inngås med leverandører etter forutgående behandling i styret eller annet representativt underutvalg hvor medlemmene i samarbeidet deltar. Enhver part i samarbeidet kan reservere seg mot deltakelse i enkeltavtaler før utlysing er gjennomført. - andre innkjøpsrelaterte aktiviteter: OFA gir veiledning i anskaffelsessaker - f.eks. lover og annet regelverk, valg av prosedyrer etc. I en viss utstrekning i utførende enkeltoppdrag, eller henvisningshjelp for ekstern tjenesteinnhenting. 4. Det daglige arbeidet i samarbeidet overlates til en eller flere vertskommuner. Arbeidsutvalget har ansvar for å påse at vertskommunen ivaretar det daglige ansvar for forhandlinger og utarbeidelse av utkast til avtaler, kontraheringer mv. på vegne av partene i ordningen og påse at dette gjennomføres i henhold til gjeldende lover og annet regelverk. 5. Deltakerne i OFA har lojalitetsplikt i forhold til de inngåtte kontrakter, og som medkontrahent for så vidt gjelder gjennomføring av den del av fellesavtaler som angår vedkommende part. Dette omfatter eksempelvis ansvar for rettidig oppgjør, rettidig reklamasjoner og for øvrig de forpliktelser som tilligger en kjøper/kontrahent. 6. De deltakende parter herunder andre offentlige instanser som benytter seg av OFA sine innkjøpstjenester, betaler et årlig bidrag til samarbeidet OFA. Det skal ikke betales innskudd til samarbeidet OFA. Det årlige bidraget er basert på en sats i forhold til innbyggertall eller etter driftsbudsjettets størrelse. Beløpene fastlegges av styret etter forslag fra arbeidsutvalget i forbindelse med budsjettbehandlingen. Det økonomiske bidraget skal innbetales innen 1. juli hvert år. Det fastsatte beløp er forutsatt å skulle dekke deler av utgiftene vedrørende fellesordningen. 7. OFA har ikke myndighet til å ta opp lån eller gi noen form for garanti. 8. Vedtak hos en part om å gå ut av samarbeidet må meldes på styrets møte innen desember. For øvrig gjelder kommunelovens 27 nr. 3 i forbindelse med utmelding. SIDE 3 AV 4

4 INNKJØPSSAMARBEID ORGANISERT ETTER KOMMUNELOVENS Endring av vedtektene for OFA krever tilslutning fra minst 2/3 av de deltakende parter i styremøte når minst halvparten av deltakerne i samarbeidet møter og deltar i forhandlingene. Endringsforslag skal, for å kunne behandles i styremøtet, være utsendt til partene med minst 4 ukers varsel før forslaget behandles i møtet. 10. En endring i vedtektene som ikke angår drift og organisering av samarbeidet og/eller som vil ha rettslig eller økonomisk betydning for en utenforstående tredjeperson eller part, er ikke bindende før kommunene og fylkeskommunene selv har vedtatt endringen. SIDE 4 AV 4

5 INNKJØPSSAMARBEID KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER PÅ AGDER VEDLEGG 1 INNKJØPSSAMARBEID ORGANISERT ETTER KOMMUNELOVENS 27

6 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. FORMÅL OG RETNINGSLINJER FOR SAMARBEIDET ORGANISERING... 3 STYRE... 3 ARBEIDSUTVALG... 3 VERTSKOMMUNE... 3 BRUKERUTVALG... 3 DEN SENTRALE INNKJØPSFUNKSJON -DSI RESERVASJONSRETT KOSTNADER UTMELDING OG OPPLØSNING AV SAMARBEIDET ENDRINGER AV RETNINGSLINJENE STRATEGI FOR OFA PRIORITERING AV ARBEIDSOPPGAVER... 7 AKTIVITETER SOM SKAL PRIORITERES... 7 AKTIVITETER SOM KAN PRIORITERES... 7 AKTIVITETER SOM IKKE SKAL PRIORITERES... 7 SIDE 2 AV 7

7 1. Formål og retningslinjer for samarbeidet Fylkeskommuner og kommuner på eller i umiddelbar nærhet til Agder har, under betegnelsen Innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder (OFA), innledet et interkommunalt samarbeid organisert etter kommunelovens 27. Samarbeidet omhandler inngåelse av avtaler for varer og tjenester og innkjøpsspørsmål generelt. Andre offentlige organ som kommunale eller interkommunale enheter organisert som egne rettsubjekt, kan være medlemmer. Andre offentlige instanser kan benytte samarbeidet etter inngått separat avtale. Samarbeidet skal organiseres og drives iht Vedtekter for Innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder. Samarbeidet er ikke et selvstendig rettssubjekt. Etter oppdrag fra de samarbeidende parter, enkeltvis, i grupper eller samlet, som er medlem av OFA, er det et mål for OFA å etablere best mulige innkjøpsavtaler for avtalepartene. Mulighetene for felles avtaler vil bli vurdert i hvert enkelt tilfelle. Dersom separate avtaler blir vurdert som mest hensiktsmessig, vil en slik løsning bli valgt. 2. Organisering Det avtalebaserte innkjøpssamarbeidet mellom partene nevnt i pkt. 1, skal organiseres som følger: Styre: Arbeidsutvalg: Som beskrevet i Vedtekter for Innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder. Som beskrevet i Vedtekter for Innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder. Vertskommune: Som beskrevet i Vedtekter for Innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder. Det forutsettes at vertskommunen overlater sitt ansvar i henhold til Vedtekter for Innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder pkt 4 til en felles sentral innkjøpsfunksjon - DSI. Brukerutvalg: Bestående av et representativt utvalg av brukere og fagpersonell utpekt av arbeidsutvalget eller den arbeidsutvalget bemyndiger. Utvalget skal, sammen med den sentrale innkjøpsfunksjon DSI- utarbeide konkurransegrunnlag samt evaluere innkomne tilbud og avgi innstilling ovenfor arbeidsutvalget. SIDE 3 AV 7

8 Det vil måtte oppnevnes et antall brukerutvalg til å behandle de ulike avtaleområdene som til en hver tid er aktuelle. Brukerutvalgenes arbeid skal for øvrig være i henhold til Vedtekter for Innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder. Den sentrale innkjøpsfunksjon -DSI: DSI består av innkjøpskompetanse tilknyttet Vest- Agder fylkeskommune, Aust-Agder fylkeskommune samt Arendal kommune. DSI disponerer følgende ressurser: Vest-Agder fylkeskommune Aust-Agder fylkeskommune Arendal kommune 1 årsverk 1 ½ årsverk ½ årsverk DSI skal være faglig premissgiver for styret og arbeidsutvalget ifm videre utvikling av innkjøpssamarbeidet og være sekretariat for disse og for brukerutvalget. Styret utpeker en kontaktperson/koordinator innen DSI. Den respektive DSI medarbeider som knyttes til den enkelte avtaleetableringer, har det fulle og hele ansvar for den innkjøpsfaglige del av avtaleetableringen. DSI skal sammen med brukerutvalg utarbeide konkurransegrunnlag samt evaluere innkomne tilbud. Den skal også fremme anbefaling om valg av leverandør, samt forestå avtaleetablering. DSI skal drifte etablerte rammeavtaler ved å arrangere møter mellom leverandører, brukere og eget fagpersonell og ta initiativ for å etablere informasjonskanaler fra brukere til det apparat som etablerer rammeavtaler. 3. Reservasjonsrett Alle parter i innkjøpssamarbeidet uavhengig av tilknytning, kan reservere seg mot å delta i enhver avtaleetablering der de finner dette ønskelig eller formålstjenlig. Det er videre anledning til å reservere seg mot deler av en avtaleetablering der dette er praktisk mulig med hensyn til å definere omfanget av avtalen. SIDE 4 AV 7

9 Det tilligger styret, eller den styret bemyndiger å bestemme hvilke avtaler som skal etableres i innkjøpssamarbeidets regi og det er avtalepartens representant som reserverer den enkelte avtalepart mot hele eller deler av avtaleetableringer. Det er ikke anledning for noen av avtalepartene å trekke seg fra avtaleetableringer den har gitt sin tilslutning til å delta i, etter at arbeidet er igangsatt. For øvrig skal reservasjonsretten praktiseres i henhold til Vedtekter for Innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder. 4. Kostnader Den enkelte kommune skal gi et økonomisk bidrag til OFA. Bidraget skal være til delvis dekning av felles kostnader og utgjøre et beløp tilsvarende kr per. innbygger per. år. For alle andre offentlige virksomheter som benytter seg av OFA s tjenester, innbetales et beløp tilsvarende kr 165,20 pr. million kroner i driftsbudsjett. Innbetalte beløp justeres fra og med 2006 med prisforutsetningen i statsbudsjettet. Vest-Agder fylkeskommune, Aust-Agder fylkeskommune og Arendal kommune, som sammen ivaretar funksjonene i DSI, betaler ikke kontingent til OFA. Til delvis inndekning av kostnader relatert til DSI, vil innbetalt bidrag fra deltakerne bli fordelt til vertskommunene med 40% til Vest-Agder fylkeskommune og 60% Aust-Agder fylkeskommune. Kostnader relatert til den enkelte avtaleparts arbeid med spesifikke avtaleetableringer og oppfølging av avtaler for eget personell, eksempelvis utgifter relatert til styremøte, arbeidsutvalg, brukerutvalg etc, dekkes av den enkelte deltaker. Godtgjørelse til arbeidsutvalget fastsettes av styret. 5. Utmelding og oppløsning av samarbeidet Som beskrevet i Vedtekter for Innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder. 6. Endringer av retningslinjene Innenfor den ramme som vedtektene for samarbeidet setter, tillegges styret kompetanse til å gjøre endringer i disse retningslinjer. SIDE 5 AV 7

10 7. Strategi for OFA OFA skal medvirke til at deltagende offentlige virksomheter oppnår de økonomisk mest fordelaktige kjøp etter en samlet vurdering av blant annet pris, kvalitet og service. OFA skal medvirke til å optimalisere utnyttelse av ressurser (arbeidstid og kompetanse). Dette så vel ved avtaleetableringer som ved den påfølgende bruk av avtalene. OFA skal medvirke til kvalitetsheving innenfor ulike avtaleområder ved at kommunikasjon mellom brukere og leverandører utvikles, og praktiske erfaringer nyttiggjøres ved fremtidige avtaleetableringer. OFA skal medvirke til at gjeldende lover og bestemmelser relatert til deltagende offentlige virksomheters kjøp av varer og tjenester blir overholdt. OFA skal medvirke til at miljøaspektet vektlegges i anskaffelsesprosessen. OFA skal etablere et innkjøpssamarbeid med utgangspunkt i offentlige virksomheter i eller i umiddelbar nærhet til Agder. Dette for å gi lokalt næringsliv mulighet til å utnytte de komparative fortrinn som geografisk nærhet til kunden gir. OFA skal gjennomføre anbudsprosesser som åpner for leverandørutvikling av lokalt næringsliv. Tiltak i denne sammenheng kan være tidlig informasjon om forestående kontraktutlysninger. Utforme konkurransegrunnlag slik at det åpnes for å dele opp avtaler på produktområder og/eller regioner slik at lokalt næringsliv gis mulighet til å konkurrere der de er konkurransedyktige. Gi tapende anbydere tilbakemelding om hvorfor de ikke når opp i konkurransen. OFA skal bistå deltagende offentlige virksomheter med tilrettelegging av enkeltavtaler. SIDE 6 AV 7

11 8. Prioritering av arbeidsoppgaver Aktiviteter som skal prioriteres Aktiviteter som skal prioriteres innenfor gitt rammer. Anskaffelsesprosesser o Etablering av rammekontrakter o Drifting av rammekontrakter o Større enkeltkjøp o Mindre enkeltkjøp Tjenester til deltagere i innkjøpssamarbeidet o Årlig besøk o Rådgiving i innkjøpsrelaterte saker o Informasjonsarbeid relatert til LOA Regionalutvikling o Delta i regionale innkjøpsprosesser o Delta i regionale tiltak for kompetanseheving relatert til offentlige innkjøp o Gjennomføre leverandørutviklingstiltak Aktiviteter som kan prioriteres Aktiviteter som kan gjennomføres dersom det signaliseres ønske om å prioritere disse. Et eventuelt engasjement på disse områdene vil kun kreve et øket ressursbehov. IKT o o o Informasjon på deltagernes intranett Informasjon på internett Innkjøpssystem Aktiviteter som ikke skal prioriteres Aktiviteter som ikke i utgangspunktet er forutsatt levert gjennom samarbeidsordningen Intern organisering av innkjøp i de respektive deltagende organisasjoner Bygg og anleggskontrakter SIDE 7 AV 7

12 INNKJØPSSAMARBEID KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER PÅ AGDER VEDLEGG 2 KOSTNADER

13 Innkjøpssamarbeid på Agder Innbyggetall - 1. januar 2005 Brutto driftsinntekter i hele tusen (2003) Kostnader innkjøpsarbeid (2005) Samlet FKI IF Øvrige Samlet FKI IF Øvrige Samlet FKI IF Øvrige kr 6,10 kr 6,10 kr 6,10 kr 6, Risør kr kr kr kr Grimstad kr kr kr kr Arendal kr kr kr 0 kr Gjerstad kr kr kr kr Vegårshei kr kr kr kr Tvedestrand kr kr kr kr Froland kr kr kr kr Åmli kr kr kr kr Iveland kr kr kr kr Evje og Hornnes kr kr kr kr Bygland kr kr kr kr Valle kr kr kr kr Bykle kr kr kr kr Mandal kr kr kr kr Farsund kr kr kr kr Flekkefjord kr kr kr kr Marnardal kr kr kr kr Åseral kr kr kr kr Audnedal kr kr kr kr Lindesnes kr kr kr kr Lyngdal kr kr kr kr Hægebostad kr kr kr kr Kvinesdal kr kr kr kr Sirdal kr kr kr kr Sum, innbyggere, kommuner Aust-Agder kr kr kr 0 kr 0 10 Vest-Agder kr kr kr 0 kr 0 Fylkesmannen i AA kr kr kr kr Agder renovasjon kr kr kr kr SUM kr kr kr kr kr kr kr kr