Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter

Transkript

1 IS-0256 Veileder Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter

2 Heftets tittel: Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter Utgitt: 08/2009 Bestillingsnummer: IS-0256 Utgitt av: Kontakt: Helsedirektoratet Avd. Sykehustjenester Pb St. Olavsplass, 0130 Oslo Universitetsgata 2, OSLO Tlf.: Faks: Heftet kan lastes ned i PDF-format fra følgende adresse:

3 Forord Denne veilederen for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter er en revidert utgave av veilederen utgitt av Helsedirektoratet 15. april Kompetansenettverk for sykehusplanlegging (KNS) har bistått Helsedirektoratet i arbeidet med å utvikle veilederen. Kompetansenettverk for sykehusplanlegging er et fagnettverk som benyttes av Helsedirektoratet til å utvikle verktøy og spre kunnskap for bedre sykehusplanlegging. I styringsgruppa for KNS sitter representanter fra Helsedirektoratet og de regionale helseforetakene. SINTEF Teknologi og samfunn, avdeling for helsetjenesteforskning har sekretariatsfunksjonen. Helse- og omsorgsdepartementet er observatør i styringsgruppa. Den foreliggende veilederen omhandler hvordan planprosessen for investeringsprosjekter i helseforetakene bør gjennomføres. Veilederen bygger på: Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet til de regionale helseforetakene; Beslutning om og gjennomføring av investeringsprosjekter i de regionale helseforetakene, datert Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet til de regionale helseforetakene; "Styring og kvalitetssikring av investeringsprosjekter i de regionale helseforetakene", datert Rundskriv I-4/2004 Godkjenning av sykehus, datert I tillegg har veilederen tatt hensyn til styringssignaler i foretaksmøter og oppdragsdokumenter. Det er tidligere utgitt Veileder hovedfunksjonsprogram sykehusbygg og Veileder hovedprogram utstyr, begge revidert i Veilederen for tidligfaseplanlegging behandler i noen grad samme problemstillinger, men setter dem inn i en overordnet plansammenheng. Kompetansenettverk for sykehusplanlegging har også utarbeidet en foreløpig veileder for følgeevaluering av utbyggingsprosjekter. Denne gir, med utgangspunkt i Veileder for tidligfaseplanlegging, råd om hvordan gjennomføringen av planleggingsarbeidet kan kvalitetssikres gjennom en følgeevaluering. Vi håper at foreliggende veileder for tidligfaseplanlegging vil være et godt hjelpemiddel i å utvikle en effektiv og målrettet planprosess i sykehusprosjekter! Lykke til! Bjørn Inge Larsen direktør 2

4 Innhold Forord Styringssignaler fra Helse- og omsorgsdepartementet Veilederens formål Planprosessen i tidligfasen Planprosessen bakgrunn, beskrivelse og definisjoner Idéfasen Idéfasens innhold og målsetting Grunnlag for oppstart av idéfasen Beslutninger ved enden av idéfasen (B2) Utredninger og analyser i idéfasen Idèfaserapporten Konseptfasen Konseptfasens innhold og målsetting Grunnlag for oppstart av konseptfasen Beslutninger ved enden av konseptfasen (B3) Utredninger og analyser i konseptfasen Programmering Skisseprosjekt (SPR) Økonomiske analyser Evaluering av alternativer Konseptrapporten Forprosjektfasen Begrepsavklaring Forprosjektfasens innhold og målsetting Grunnlag for oppstart av forprosjektfasen Beslutninger ved enden av forprosjektfasen (B4) Utredninger og analyser i forprosjektfasen Programmering Prosjektering Revidering av økonomiske analyser Utvikling av forprosjekt Valg av entreprisemodell Forprosjektrapporten Definisjoner og forklaringer Kildehenvisninger Vedlegg

5 1 Styringssignaler fra Helse- og omsorgsdepartementet Gjennom innføring av helseforetaksmodellen forutsetter departementet at de regionale helseforetakene har et helhetlig ansvar for investeringer i og drift av sykehusene. Planlegging av sykehusbygg kan være en tid- og ressurskrevende prosess. Det må unngås at det settes i gang omfattende prosesser/ planleggingsarbeider for tidlig i de store prosjektene, men det må settes av rom for idésøk. Det er spesielt viktig at aktuelle prosjekter vurderes opp mot realistiske økonomiske rammer. Styringssignaler og krav utdypes i foretaksmøter og oppdragsdokument. I brevene fra Helseog omsorgsdepartementet fra 2002 og 2004 (ref. forordet) er det gitt føringer for planarbeidet i tidligfasen. Følgende punkt er sentrale når det gjelder dialogen med departementet og krav til godkjenning av prosjektene: De regionale helseforetakene har beslutningskompetanse til å vurdere og prioritere de ulike investeringsprosjektene i regionen, samt igangsette enkeltprosjekter. En viktig forutsetning for å kunne plassere beslutningskompetanse i de regionale helseforetakene, er at prosjektene er innarbeidet i de regionale helseforetakenes overordede planer og budsjetter, og at det på denne måten bekreftes og dokumenteres at prosjektene er vurdert og prioritert innenfor helhetlige faglige og økonomiske rammer, slik at framtidige kostnader kan håndteres når investeringen er ferdigstilt. I det årlige plan- og meldingsdokumentet skal det derfor presenteres en samlet vurdering av planlagte investeringer i de kommende årene, inklusiv at det belyses hvordan prosjektene er planlagt realisert innenfor tilgjengelige ressurser. Gul bok metoden som gjelder store statlige investeringer (over 500 mill NOK - ref. veiledning fra Finansdepartementet), gjelder ikke for de regionale helseforetakene. Departementet legger imidlertid til grunn at de regionale helseforetakene skal ha like gode kvalitetssikringssystemer som andre statlige byggeprosjekter. De regionale helseforetakene er ikke pålagt noen generell foreleggelsesplikt for de enkelte prosjektene. Store prosjekter (kostnadsramme > 1 mrd NOK) skal imidlertid legges fram for departementet i eierdialog. [1] Prosjekter med kostnadsramme på mer enn 500 mill NOK skal fremlegges for faglig myndighetsgodkjenning [2] ihht Rundskriv Godkjenning av sykehus. Rundskrivet åpner også opp for en tidlig myndighetsvurdering. Grunnlaget for myndighetsgodkjenning er forprosjektrapport (konseptrapport inkl HFP skal være vedlagt). Investeringer skal som hovedregel ikke lånefinansieres. Helseforetakene må derfor planlegge framdriften på framtidige investeringsprosjekter innenfor det etablerte nivået i basisbevilgningen. Grunnlaget for eierdialogen med departementets vurdering av prosjektet både faglig og økonomisk skal være konseptrapporten. [1] Styringsdialog med eier, eierdialog [2] Myndighetsgodkjenning omfatter faglig godkjenning av prosjektets innhold iht Lov om spesialisthelsetjenester med mer og Rundskriv I-4/2004 Godkjenning av sykehus 4

6 2 Veilederens formål Formålet med veilederen er å bidra til en effektiv og målrettet planprosess i investeringsprosjekter i sykehus, og det er et mål at veilederen brukes som et verktøy for tidligfaseplanlegging både av RHF og HF. Det anbefales at veilederen følges ved utforming av søknad om myndighetsgodkjenning og/eller prosjekter som forutsettes fremlagt i eierdialog. Veilederen gir, på et overordnet nivå, retningslinjer for hva som bør inngå i de forskjellige planfasene, hvilke analyser som bør gjennomføres og hvilke beslutningsdokumenter som bør utarbeides. Veilederen sier lite om hvordan dette arbeidet skal gjennomføres og hvordan den skal anvendes i større eller mindre prosjekter. Vi anbefaler imidlertid at man ved gjennomføring av store prosjekter også inkluderer ekstern kvalitetssikring. Dette kan skje i form av følgeevaluering organisert som en del av prosjektet [3] eller annen form for ekstern kvalitetssikring. Veilederen skal bidra til å styrke kvaliteten i planprosessen og etablere en felles forventning om innhold og struktur i plandokumenter og beslutningsunderlag. Tidligfase er en fellesbetegnelse på de faser eller trinn et identifisert utviklings- eller utbyggingsbehov må gjennom for å bli utviklet til et fullverdig byggeprosjekt. Hensikten med en fasedelt planprosess for tidligfasen er å kvalitetssikre at prosjektene er i henhold til krav og rammer og møter de behov og overordnede målsettinger som gjelder. Dette skal sikre at ressursene brukes på de riktige prosjektene og bidra til riktig gjennomføring av prosjektene. I tidligfasen kan man med relativt små midler bidra til at målene med gjennomføring av prosjektet nås. Både innhold og løsninger samt mål og rammer kan endres uten at dette får større konsekvenser for planleggingskostnadene. Derimot er det vanskelig å endre grunnleggende premisser eller løsninger for et prosjekt etter at detaljplanlegging og eventuelt bygging er startet. For å kunne opprettholde frihet til å endre strategi så lenge som mulig og gjøre alternative veivalg, er det viktig med bredde i utredningene, men det er ikke ønskelig å benytte unødige ressurser på utredninger av prosjekter som ikke kan gjennomføres. En strukturert og godt planlagt prosess og en god forankring i overordnede mål, strategier og rammer er derfor viktig i tidligfasen. Dette peker på behovet for at det på RHF-nivå løpende utvikles overordnede strategier som anviser hvilke løsningsmodeller som er aktuelle innenfor de rammer som foreligger. Det presiseres at dette dokumentet er en veileder som har til hensikt å sikre en god planleggings- og beslutningsprosess i investeringsprosjekter. Departementet som eier gir sine styringsbudskap gjennom foretaksmøter og oppdragsdokument. Der kan departementet gi utdypende eller nye styringskrav som kan berøre innholdet i denne veilederen. Veilederen beskriver ikke de spesifikke rollene som inngår i planleggings- og beslutningsprosessen. Detter skyldes at det innenfor hvert RHF og HF vil finnes lokale styrings- og beslutningsmodeller og roller og innholdet i rollene vil dermed variere. [3] Følgeevaluering er ikke ment å erstatte punktvis kvalitetssikring gjennom usikkerhetsanalyser 5

7 3 Planprosessen i tidligfasen 3.1 Planprosessen bakgrunn, beskrivelse og definisjoner Tidligfasen er inndelt i tre delfaser: idéfasen, konseptfasen og forprosjektfasen. B1 Idéfase B2 Konseptfase B3 Forprosjekt fase B4 Figur 1. Tidligfasens inndeling i delfaser Samlet omfatter disse fasene rammene for planprosessen og for en beslutningsmodell som definerer fire beslutningspunkter med tilhørende beslutningsdokumenter. Dialogen mellom RHF, HF og prosjektet, herunder de beslutninger som skal fattes, er knyttet til beslutningspunktene B1 til B4. De tre fasene - idéfase, konseptfase og forprosjektfase - definerer hver for seg hvilke aktiviteter og beslutningsdokumenter som prosjektet skal utarbeide som underlag for neste beslutningspunkt. Beslutningspunktene er: Mandat for igangsetting av idéfase underlag for B1 Idéfaserapport underlag for B2 Konseptrapport underlag for B3 Forprosjektrapport underlag for B4 Mandat og beslutningsansvar skal være avklart i lokale retningslinjer og styringssystemer i det enkelte RHF. I modellen skilles det ikke mellom store og små prosjekter. Det anbefales at den planprosessen som modellen legger opp til legges til grunn for alle typer byggeprosjekter, men at omfanget av utredningsarbeidet må tilpasses prosjektenes størrelse og kompleksitet. Veilederens ambisjonsnivå er primært å si noe om hva som bør være innholdet i de tre fasene, både når det gjelder utredninger og beslutninger. Hvordan arbeidet skal gjennomføres er i liten grad omtalt, da dette må tilpasses det enkelte HFs organisasjon og prosjekts omfang og kompleksitet. Ett prinsipp knyttet til planprosessen bør imidlertid fremheves: Selv om tidligfasen har en sekvensiell oppbygging, er lære- og modningsprosessene så viktige at det bør legges opp til å verifisere/korrigere resultatene fra foregående fase før neste fase igangsettes. Læringskorrektivet skal ikke åpne for omkamper, men sikre nødvendige revisjoner før man setter i gang neste fase. I planen for gjennomføring av hver fase skal man sikre ansvarlighet, habilitet og en hensiktsmessig bredde i medvirkningen. Under utredningsarbeidet skal det legges vekt på å sikre konsistens, transparens (gjennomsiktighet), sporbarhet og bruk av anerkjent metodikk for det enkelte analyseområde. Det skal sikres at deltakerne kjenner mandatet og at arbeidsmåten er strukturert. Hovedelementene i de ulike planfasene er vist i figur 2. 6

8 Hovedfaser: Tidligfasen Gjennomføringsfasen Delfaser: B1 B2 B3 B4 B5 B6 Idéfase Konseptfase Forprosjekt Detaljprosjekt Bygging Testing, idriftsetting HFP HPU OTP DFP RFP BUP NUP TP Spesifisering Prosjektering Programmering areal - funksjoner utstyr Programmering teknikk (areal, utstyr og teknikk) SPR FPR DPR Prosjektering Figur 2. Hovedelementer i et samlet prosjektforløp Forkortelse Betydning Forkortelse Betydning HFP Hovedfunksjonsprogram SPR Skisseprosjekt DFP Delfunksjonsprogram FPR Forprosjekt RFP Romfunksjonsprogram DPR Detaljprosjekt HPU Hovedprogram utstyr B1-B6 Beslutningspunkt 1-6 BUP Brutto utstyrsprogram OTP Overordnet teknisk program NUP Netto utstyrsprogram TP Teknisk program Forkortelsene og begrepene er nærmere definert i vedlegg 1 Definisjoner og forklaringer HFP og HPU legges til grunn for utarbeidelse av SPR i konseptfasen. Veilederen anbefaler at det i tillegg utarbeides et overordnet teknisk program (OTP) i denne fasen for å si noe om ambisjonsnivået i tekniske systemer. DFP (med romprogram) utarbeides innledningsvis i forprosjektfasen, eller eventuelt i slutten av konseptfasen dersom prosjekteier har tilstrekkelig sikkerhet med hensyn til videreføring av prosjektet. BUP utarbeides tidlig i forprosjektfasen, og NUP bør foreligge før FPR ferdigstilles slik at dette kan brukes i forprosjektkalkylen. 7

9 RFP kan påbegynnes i forprosjektfasen dersom prosjekteier har tilstrekkelig sikkerhet med hensyn til videreføring av prosjektet, og gir grunnlag for DPR. 8

10 Beslutningspunktene i de enkelte fasene: B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 TIDLIGFASE GJENNOMFØRINGSFASE DRIFT IDÈFASE KONSEPTFASE FORPROSJEKT DETALJPROSJEKT BYGGING IBRUKTAKELSE Beslutning 1: Prosjektstart Initiativ fra HF/RHF. RHF skal ha overordnede planer for utvikling av tilbudene. Beslutning 7: Setter anlegget i ordinær drift Beslutning 2: Er prosjektet "liv laga"? HF/RHF beslutter om videre utredning. Beslutning 6: Oppstart prøvedrift Beslutning 3: Aksept av prosjektet HF og RHF HF/RHF beslutter om igangsetting av forprosjekt skal finne sted. Det viktigste tidspunkt for realitetsvurdering av prosjektet. Eierdialog. Beslutning 5: Kontrahering HF beslutter kontrahering. Ofte overlapp mot foregående aktivitet. Beslutning 4: Verifisering av prosjektet HF/RHF beslutter om prosjektet skal gjennomføres slik det foreligger, eller om det må revurderes. Fremlegging for HOD for de prosjekter der det kreves. Figur 3. De enkelte fasene og beslutningspunktene i planprosessen 9

11 4 Idéfasen 4.1 Idéfasens innhold og målsetting Idéfasen omfatter alle aktiviteter fra prosjektstart til det foreligger et overordnet dokument (Idéfaserapport) som klargjør behovet for helsetjenester, organisering av disse, kapasitetsbehov og kostnader, og gir grunnlag for å beslutte om planleggingen kan videreføres innenfor kravet til økonomisk bæreevne. Målet med idéfasen er å avklare om prosjektet er relevant i forhold til de problemer som skal løses og de tilgjengelige økonomiske rammene. Man skal i idéfasen bygge på overordnede nasjonale og regionale strategiske planer. Idéfaserapporten skal sørge for at ulike konseptuelle modeller for å levere tjenestene blir belyst og systematisk sammenlignet. Modellene må defineres og kvantifiseres som grunnlag for alternativvurderingene. Et sentralt begrep i idéfasen er om prosjektet er liv laga, dvs. om det er: 1. Hensiktsmessig (i forhold til målformuleringene) 2. Gjennomførbart 3. Realistisk Vurderingene av prosjektet settes opp imot disse punktene. Hovedelementene i en idéfaseutredning er illustrert under. Definere problemstilling (øk. rammebetingelser. nåtilstand, behov, kapasitet, mål og ambisjonsnivå) Identifisere alternativer (bred vurdering av ulike løsningsalternativer) Sammenligne alternativer ift brukerbehov, kapasitet og økonomisk realisme Figur 4. Hovedelementene idéfasen (som leder fram til idéfaserapporten) 4.2 Grunnlag for oppstart av idéfasen Før det settes i gang en idéfaseutredning skal det foreligge et mandat (B1). Mandatet bør omfatte følgende punkter: Beskrive de utløsende behovene for prosjektet, inklusiv hovedproblem. Avklare målsettingene med prosjektet. Definere behov, beskrive nåsituasjonen og ønsket sluttilstand (framtidstilstand i et definert tidsperspektiv) og beskrive alternative tiltak for å nå denne hvordan påvirkes oppfyllelsen av sørge-for-ansvaret. Avklare de økonomiske rammebetingelsene for planleggingen og gjennomføringen av prosjektet. Beskrive leveransene i idéfasen. Utarbeide en plan for organisering og gjennomføring av idéfaseutredningen basert på foregående punkter, samt ressursramme og start- og ferdigtidspunkt. 10

12 4.3 Beslutninger ved enden av idéfasen (B2) Idéfasen skal lede fram til en idéfaserapport. Denne rapporten skal danne grunnlag for følgende beslutninger: HF/RHF godkjenner at prosjektet kan føres videre til konseptfasen, eller eventuelt at prosjektet ikke er liv laga, og dermed stoppes I større prosjekter vil RHF ha en slik rolle som beskrevet her, mens det for mindre prosjekter kan være fullmaktsordninger i RHF-ene som avgjør hvor beslutninger om videreføring av prosjektet tas. 4.4 Utredninger og analyser i idéfasen Idéfasen skal bestå av et sett av analyser med relativt stor bredde, men ikke stor dybde. Det legges vekt på overordnede forhold knyttet til dagens tilstand, behovsdekning, tiltak for å ivareta behovsdekningen i framtida og økonomisk bæreevne. Alternative tilnærminger er viktig å få beskrevet i denne fasen. Det dreier seg om en overordnet virksomhets- og utviklingsplan som også må relateres til tilsvarende planer på RHF-nivå. Idéfasen skal vise hvordan planlagte utbyggingstiltak forholder seg til overordnede strategiske føringer gitt i handlingsplaner og styringsdokumenter på nasjonalt og regionalt nivå. Arbeidet i idéfasen skal avstemmes mot overordnede planer og føringer, slik som bl.a.: Overordnede mål og planer for HF/RHF Grensesnitt mot planer i andre HF/RHF Nasjonal helsepolitikk/nasjonale retningslinjer Økonomiske rammebetingelser Følgende bør gjennomføres: Kartlegge og beskrive nåsituasjonen herunder svakheter og styrker i dagens løsninger i forhold til oppfyllelse av sørge-for-ansvaret. Beskrive hvordan dagens løsning er avgrenset i forhold til andre sykehus og til primærhelsetjenesten. Beskrive samhandling/mangel på samhandling med andre sykehus og primærhelsetjenesten. Beskrive dagens funksjoner og løsninger når det gjelder aktivitet, kapasitet og fysiske løsninger. Her bør det inngå sammenligninger med nasjonale tall og områder/enheter det for øvrig er naturlig å sammenligne med. Avklare økonomiske rammebetingelser og vurdere og beskrive hvordan prosjektets målsettinger og fremtidig ambisjonsnivå kan realiseres innenfor disse rammene. Det er viktig å vurdere alternative løsninger som kan ivareta sørge-for-ansvaret og som utnytter potensialet i endrede driftsformer, samhandling med andre sykehus, private aktører og primærhelsetjenesten, teknologi og medisinske behandlingsteknikker. o o Med alternative løsninger menes overordnede, konseptuelle løsninger som viser alternative måter å løse sørge-for-ansvaret på, og ikke kun de fysiske løsningene. Med alternative driftsmodeller menes både alternative modeller for organisering av pasientstrømmene og alternative modeller for drift av sykehuset. Avklare fremtidig behov og kapasitet. Fremskrivinger bør følge det som er alminnelig praksis for slike fremskrivinger på det aktuelle området, og bruke offisielle og relevante datakilder som grunnlag. Fremskrivingen bør skje på grunnlag av dagens aktivitet og 11

13 behov, men korrigert for endringer i forbruksrater, effektivisering som er mulig, men ikke realisert og for effekter av endrede driftsformer, behandlingsmåter og teknologi i framtid. Avklare ambisjonsnivå for framtidige løsninger for bygg og infrastruktur. Beregne kapasitetsbehov basert på anerkjente modeller og standarder. Beskrive avvik mellom bygningsmessig status og ambisjonsnivå for framtidig kapasitet og bygg. Beskrive 0-alternativet og i tillegg 2-3 alternative løsningskonsept. Vurdere eie/leie samt alternative fysiske løsninger. Gjøre grove kapasitetsberegninger for alternative løsningskonsept, med tilhørende grove beregninger av arealbehov og kostnader innhenting av erfaringsmateriale. På dette stadiet er det viktig å få fram bredden i alternativsøket og fokusere på overordnede, strategiske løsningskonsepter. Analyse av investeringskostnader og driftsøkonomiske konsekvenser der det primært fokuseres på en systematisk sammenligning av alternativene. Mangel på dybde betyr at man for bygg ikke vil ha kalkyler basert på tegnede løsninger, men bruker erfaringsbaserte enhetspriser per kvm avhengig av om det er nybygg eller ombygging, eventuelt inndelt etter byggets formål. Gjennomføre overordnede usikkerhets- og følsomhetsvurderinger. I denne fasen må vurderingen, som følge av forrige punkt, primært fokusere på godheten i sammenligningen av alternativene. Gjennomføre dialog med Riksantikvaren i saker som vedrører objekter som er forskriftsfredet. Utarbeide plan for gjennomføring av konseptfasen. Gjennomføre interessentanalyse. 4.5 Idèfaserapporten Idéfasen skal resultere i en idéfaserapport som inneholder følgende hovedpunkter: Organisering og mandat for arbeidet med idéfasen. Bakgrunn, mål og rammer for prosjektet. Dimensjonerende forutsetninger. Dvs oppgaver og funksjonelt innhold, opptaksområde, forbruksrater, samhandling, effektiviseringstiltak, regionale og nasjonale planer, prioriteringer, krav og føringer. Vurdering av helseforetakets økonomiske bæreevne og om prosjektet kan innpasses i regionens finansielle handlingsrom. Dette innebærer vurderinger av investeringsbehov, driftsøkonomiske konsekvenser og potensial for omstilling, samt en helhetlig vurdering av alternativene basert på disse faktorene. Utarbeide foreløpig finansieringsplan. Eventuelt overordnede illustrasjoner med lokalisering. En overordnet plan for gjennomføring av konseptfasen. Plan for kontrahering av leverandører til neste fase. 12

14 5 Konseptfasen 5.1 Konseptfasens innhold og målsetting Konseptfasens målsetting er å etablere et beslutningsgrunnlag for å velge det best egnede konseptet, og utvikle dette til et nivå hvor prosjekteier med akseptabel sikkerhet kan gjøre en realitetsvurdering av prosjektet og fatte vedtak om igangsetting av forprosjekt. Figur 5 viser en prinsippskisse for aktivitetene i konseptfasen. Utredning av alternativer Valg av alternativ Beslutning om videreføring Behovsverifisering og -detaljering Programmering (areal og utstyr) Tekniske krav Evaluering og rangering Utvikling av valgt konsept Utarbeidelse av konseptrapport Beskrivelse av konseptets: Innhold Aktiviteter Kapasiteter Økonomiske analyser Kriterier: Måloppnåelse Behandlingstilbud inkl. gevinster Kvalitet, pasientsikkerhet Universell utforming Fag- og kompetanseutvikling Totaløkonomi Fleksibilitet Lokalisering Miljø Rapportinnhold: Vurderte alternativer HFP og HPU og OTP Øk. analyser og finansieringsplan Skisseprosjekt Plan for neste fase Figur 5. Modell for gjennomføring av Konseptfasen, inklusiv valg av alternativ for godkjenning Fra idéfasen vil det foreligge alternative, konseptuelle løsningsforslag. I konseptfasen skal det gjennomføres utredninger og analyser av inntil 3 av disse alternativene. Som et minimum skal det utredes to alternativer samt 0-alternativet. 0-alternativet skal belyse hvordan behovet for helsetjenester kan tilfredsstilles uten å gjennomføre et større investeringsprosjekt. Konsekvenser må vurderes. Beslutningen om hvilket alternativ som skal legges til grunn for den videre utredning og planlegging, treffes i løpet av konseptfasen av HF eller RHF. I denne fasen må det avklares om de ulike konseptene stiller spesielle krav til driftskonseptet for virksomheten, og dermed kan gi spesielle driftsøkonomiske konsekvenser. Formålet med denne utrednings- og analyseprosessen er å evaluere alternativene mot hverandre og rangere dem for å komme fram til et anbefalt alternativ. Valg av alternativ bør fattes på et grunnlag som er tilstrekkelig for å kunne dokumentere at det valgte alternativet er best egnet til å møte de oppsatte kriteriene, samtidig som det må tas hensyn til tid og kostnader som slike alternativanalyser er forbundet med. Etter at valg av alternativ er foretatt, skal dette utvikles videre fram til et optimalt konsept, i forhold til de kriteriene som er angitt i figur 5 som et minimum. Konseptet bør utvikles videre fram til et detaljeringsnivå som gir grunnlag for beregning av investeringsbehov, etablering av en finansieringsplan og oppstart av forprosjektering. Som grunnlag for valg av foretrukket alternativ bør følgende gjennomføres: 13

15 Behovsverifisering og -detaljering i forhold til aktiviteter og kapasiteter. Gjennomgang av forutsetninger for og beskrivelse av virksomheten. Programmering av areal. Beskrivelse av tekniske krav. Utarbeide grunnlag for å vurdere økonomisk bæreevne (omfatter driftsøkonomi, investeringsbehov, avskrivinger og evt. kostnader knyttet til finansiering). Evaluere alternativene basert på valgte kriterier. Listen i figur 5 er ikke uttømmende. Det utarbeides fullstendig HFP for det valgte alternativ, der avvikene i forhold til de øvrige alternativene synliggjøres. Konseptfasen ferdigstilles med utarbeidelse av en konseptrapport (se figur 5), der den anbefalte løsningen beskrives gjennom en sammenfatning av innholdet i de delutredninger og analyser som er gjennomført. Det er viktig å dokumentere grunnlaget for valg av alternativ. Det skal utarbeides en plan for videre gjennomføring av prosjektet. 5.2 Grunnlag for oppstart av konseptfasen Konseptfasen bygger på idéfaserapporten. Før det settes i gang en konseptutvikling skal det foreligge et mandat fra foretakets ledelse. Mandatet bør omfatte følgende punkter: Beslutning i HF-styret, og ved større investeringer også i RHF-styret, om videreføring av prosjektet og tydeliggjøring av målsettinger, rammer og føringer som gjelder for konseptfasen. Godkjent budsjett for konseptfasen. Omfang og avgrensninger av arbeidet. Beskrivelse av leveransene i konseptfasen. Plan for gjennomføring, inkludert ressursramme for denne delen av arbeidet, prosjektorganisering, start- og ferdigtidspunkt. 5.3 Beslutninger ved enden av konseptfasen (B3) Konseptfasen skal lede fram til en konseptrapport. Konseptrapporten skal danne grunnlag for: Styrevedtak i HF og RHF om å føre prosjektet inn i forprosjektfasen, eller eventuelt at prosjektet ikke skal videreføres. Det er viktig at denne beslutningen er en realitetsvurdering om gjennomføring av prosjektet. Nødvendig kontrahering av tjenester for videre programmering [4] og forprosjektering [5]. RHF melder prosjektet til departementet gjennom ordinært meldingssystem i årlig melding. Eventuell foreløpig myndighetsvurdering/eierdialog der størrelsen tilsier det. Avslutning av konseptfasen er det riktige tidspunktet for å ta standpunkt til realisering av prosjektet, da igangsetting av forprosjekt medfører vesentlig mer ressursbruk enn de to foregående fasene. [4] Funksjonsprogram kan også gjøres parallelt med skisseprosjekt dersom det gjøres tilstrekkelig avklaring mellom HF og RHF for å gjøre dette parallelt. Dette sparer tid, men innebærer en viss risiko [5] Prosjektledelse, programmerings-/utredningsstøtte og prosjekteringsgruppe for skisseprosjekt kan være kontrahert tidligere med opsjon på å føre arbeidet videre. Dette sparer tid i overgangen mellom fasene 14

16 5.4 Utredninger og analyser i konseptfasen Fra idéfasen skal det foreligge overordnede og grove anslag for fremtidig aktivitet og kapasitetsbehov og andre dimensjonerende forutsetninger. I konseptfasen skal de dimensjonerende forutsetningene avklares, detaljeres og utdypes og sammenholdes med strategiske planer for HF og RHF, relevante referansetall og nasjonale målsettinger. Dette omfatter: Beskrivelse av hvilke gevinster som ønskes realisert. Avklaring av prosjektets plassering innenfor det regionale helseforetakets totale tilbud, inklusive avgrensninger til andre sykehus, spesialiteter og funksjoner. Vurdering av hvordan samhandling med primærhelsetjenesten og vertskommuner vil påvirke forutsetningene for prosjektet. Beskrivelse og beregning av befolkningens fremtidige behov for helsetjenester (demografisk og epidemiologisk, tilpassing av forbruksrater). Vurdering av eventuelle muligheter for omstilling og effektivisering av tjenestetilbudet. Vurdering av hvordan framtidige behandlingsformer og prioriteringer vil slå ut for de ulike tjenestene. Vurdering av hvordan prosjektet forholder seg til overordnede krav om ivaretakelse av indre og ytre miljø. Vurdering av pasientsikkerhet, på hvilken måte bygg og infrastruktur kan medvirke til å redusere uønskede hendelser. Vurdering av hvordan prosjektet vil imøtekomme befolkningens krav til kvalitet i tjenestene Programmering I konseptfasen gjennomføres det programmering på et overordnet nivå som grunnlag for å utvikle optimale driftsmodeller og fastlegge rammene for prosjekteringen. Gjennom programmeringen skal det sikres oversikt og forståelse for sammenhenger mellom virksomhetens oppgaver og krav til fasiliteter. Krav til funksjonalitet og fleksibilitet i forhold til endringer i sykehusets aktiviteter og kapasiteter må inngå i programmeringen. Programmeringen omfatter hovedfunksjonsprogram (HFP) med funksjonsbeskrivelser, kapasitets- og arealberegninger og hovedprogram utstyr (HPU). På grunnlag av HFP utføres driftsøkonomiske konsekvensanalyser og analyser av prinsipper for person- og vareflyt. I tillegg utarbeides det et overordnet teknisk program (OTP) Hovedfunksjonsprogram (HFP) [6] HFP bygger på idéfaserapporten som har tatt opp i seg planer og føringer som er gitt i overordnede nasjonale og regionale dokumenter, og dimensjonerende forutsetninger som er gitt i overordnede plandokumenter. I HFP inngår bl.a. de utredninger og analyser som er nevnt under pkt 6.5. I forbindelse med utarbeidelse av HFP kan det være aktuelt å gjennomføre kartlegging av pasientforløp og/eller utføre prosessanalyser. Det skal anvendes transparente og etterprøvbare metoder for beregning av aktivitet, kapasitet og areal. Utarbeidelse av HFP har følgende formål: [6] Se Veileder for hovedfunksjonsprogram 15

17 Gi oversikt over funksjonene som prosjektet omfatter med avgrensing til andre sykehus og til primærhelsetjenesten. Beregne fremtidig aktivitet, vise endringer i forhold til dagens aktivitet med dokumentasjon av årsaken til endringene. Beregne fremtidig kapasitetsbehov og beskrive kapasitetsbehovet fordelt på kapasitetsbærende rom og plasser. Beregne arealramme samlet fordelt på hovedfunksjonsområder i henhold til Klassifikasjonssystem for sykehusarealer [7] som er utarbeidet av KNS. Beregne driftsøkonomiske konsekvenser. Avklare fremtidig driftsmodell og prinsipper for organisering av sykehuset. HFP skal benyttes som underlag for delfunksjonsprogram og skisseprosjekt samt gi premisser for hovedprogram utstyr. HFP viser beregnet netto funksjonsareal i prosjektet. Dette legges til grunn for uttegning og beregning av bruttoareal i skisseprosjektet. Nettoarealet beregnes på grunnlag av: Dimensjonerende forutsetninger inkludert fremskrevet aktivitet og beregnet fremtidig kapasitetsbehov. Antall kapasitetsbærende rom (antall heldøgnsplasser, dagplasser, undersøkelsesrom, operasjonsrom mm) og funksjonelle enheter. Arealstandarder og utnyttelsesgrader. Størrelse på funksjonsenheter basert på erfaringstall og referanser. Metode for å komme fram til nettoareal skal være transparent slik at det er mulig å etterprøve beregningene. Arealstandarder og utnyttelsesgrader skal angis for de respektive funksjonsområdene. HFP skal også beskrive og begrunne nærhetsbehov mellom funksjonsområder. HFP skal også inneholde beskrivelse av overordnet logistikk; person- og vareflyt. Det skal beskrives hovedprinsipper for vareforsyning og avfallshåndtering, dvs. omfang av automatisering og lagringsnivå. Personflyt for pasienter, ansatte og besøkende, som en konsekvens av funksjonsplasseringer skal beskrives. Dette legges til grunn for beregning av driftskostnader ved alternative løsningsforslag. HFP skal inneholde en beskrivelse av driftsmodellen for det nye sykehuset. Dette vil kunne omfatte organisering av sengeområder, dagenheter og poliklinikker (felles/fagdelte) og nivå på intensivbehandling/overvåking, (herunder samhandling med andre sykehus). Felles akuttmottak eller andre modeller for samhandling med primærhelsetjenesten skal beskrives. Utforming av HFP er omtalt i Veileder for hovedfunksjonsprogram utgitt av Helsedirektoratet Hovedprogram utstyr (HPU) HPU skal angi de overordnede retningslinjene for planlegging og anskaffelse av brukerutstyr ved: Beskrivelse av prinsipper for gjenbruk, overflytting og fornyelse av utstyr underveis i prosjektperioden. Vurdering av viktige utstyrsenheter som skal anskaffes, med vekt på særlig kostnadskrevende utstyr og bygg- og installasjonsdimensjonerende utstyr. [7] Klassifikasjonssystem for sykehusarealer utarbeidet av Kompetansenettverk for sykehusplanlegging 16

18 Beskrivelse av sammenheng av mellom utstyr og arbeidsprosesser. Beskrivelse av grensesnitt mellom brukerutstyr og byggutstyr. Beskrivelse av organisering og ansvarsfordeling for grensesnittet mellom bygg og utstyr. I HPU inngår utarbeiding av en overordnet utstyrskalkyle med grove anslag på investeringsbehovet. Utforming av HPU er omtalt i Veileder for hovedprogram utstyr utgitt av Helsedirektoratet Overordnet teknisk program (OTP) OTP skal vise ambisjonsnivået for den tekniske infrastrukturen som skal legges til grunn i den videre planleggingen. Dette vil være ett av grunnlagsdokumentene i arbeidet med skisseprosjektet. Hvis programmet utarbeides i forkant av rangering av alternative løsningsforslag og valg av foretrukket alternativ, vil OTP også kunne være til hjelp i arbeidet med evaluering av alternativene Skisseprosjekt (SPR) Formålet med en overordnet skisseprosjektering er å illustrere alternative løsningsmodeller for å vurdere innplassering på tomt, utvidelsesmuligheter, ekstern og intern logistikk og sammenhenger mellom driftsmodell og fysiske løsninger. Dette skal danne grunnlag for beregning av bruttoareal og analyser av byggekostnader, samt analyser av driftsforhold og driftsøkonomiske konsekvenser. Skisseprosjektet bygger på HFP, HPU og OTP og utarbeides normalt av en prosjekteringsgruppe. Et skisseprosjekt skal være på et overordnet nivå, men vil i mange tilfeller suppleres med mer detaljerte studier av fysiske løsninger for å øke sikkerheten i vurderingene av strategisk viktige løsninger og eventuelt underbygge forskjellene i alternativene. I skisseprosjektet skal bruttoareal i prosjektet fastsettes på grunnlag av summen av netto funksjonsareal sammen med trafikkareal og areal for tekniske rom. Areal for veggtykkelse kommer i tillegg. Kravene til dokumentasjon vil være avhengig av prosjektets omfang og karakter. Dersom det omsøkte prosjektet representerer en mindre utvidelse av eksisterende funksjoner, og det åpenbart ikke får konsekvenser for utbyggingsmønster og utviklingsmuligheter, kan kravet til dokumentasjon reduseres til illustrert utbyggingsløsning som viser: Utbyggings- og planprinsipper Hovedtrafikkårer og viktigste utviklingsretninger Antatt utvikling av arealbruk over tid Fleksibilitet (generalitet, fleksibilitet og elastisitet) Gevinster som oppnås ved det valgte alternativet Økonomiske analyser Det forutsettes at planleggingen skjer slik at de framtidige kostnader knyttet til investeringen kan håndteres gjennom det regionale helseforetakets egen økonomi. Dette innebærer at det må være gjort en samlet økonomisk vurdering der investeringens effekt på framtidige årlige drifts- og kapitalkostnader (avskrivninger og eventuelle renter) sees i sammenheng. Investeringskostnader Det skal gjennomføres analyser av investeringsbehovet for hvert alternativ. Kostnadskalkylen skal baseres på erfaringstall kombinert med konkrete løsninger slik 17

19 dette er vist i SPR, og foreligge på et slikt detaljeringsnivå at alternativene kan differensieres. I forbindelse med optimalisering av det valgte konseptet, skal det utarbeides en investeringskalkyle som er bygd opp i henhold til bygningsdelstabellen. Det må vurderes konsekvenser av avskrivinger og renter knyttet til framtidig avskrivningsnivå for de ulike investeringsbehov. Driftsøkonomi Basert på HFP skal de driftsøkonomiske konsekvenser av de alternative løsningsforslagene analyseres tidlig i konseptfasen. Analyse av kostnadsendringene avgrenses til slike som påvirkes av bygget/investeringene inklusive FDVU-kostnader. Analysene skal vise årlige kostnadseffekter. Forhold som naturlig inngår i analysen er effekt av endringer fra tiden før prosjektstart til etter innflytting i ferdig bygg. Dette vil omfatte: Endringer i antall pasienter behandlet, antall undersøkelser, liggedager, opphold osv. Organisatoriske endringer, endringer i IKT-systemer Endringer i personalkostnader Endringer i logistikk/transport (automatiserte transportløsninger, håndtering av varer, avfall, tøy osv) Endringer i FDVU-kostnader Endringer i kostnader til pasienttransport Konsekvenser for rekruttering I forbindelse med konseptutviklingen vil driftsøkonomiske analyser være viktige for å synliggjøre prosjektets betydning for helseforetakets økonomiske bæreevne. Finansiering I beskrivelsen av finansieringen skal følgende elementer inngå: Plan for hvordan prosjektet skal finansieres (egenfinansiering, tilførsel fra RHF, lånefinansiering, annen finansiering) Vurdering av hvordan prosjektet kan innpasses innenfor regionens finansielle handlingsrom Betjening av eventuell lånefinansiering og rentekostnader Finansieringsbehovet skal kvalifiseres gjennom usikkerhetsanalyse for å vurdere prosjektets økonomiske robusthet, og identifisere samlet finansieringsbehov innenfor de krav til sannsynlighet som man velger for analysen. Samlet økonomisk bæreevne Omfatter driftskostnader, avskrivinger og renter Evaluering av alternativer Evalueringen og rangeringen av alternativene vil bygge på følgende kriterier: Måloppnåelse. Alternativene skal evalueres i forhold til de overordnede, strategiske målene som gjelder for RHF-et. Hvordan prosjektet bidrar til å oppfylle sørge-foransvaret innenfor gjeldende rammer skal vises. 18

20 Behandlingstilbud. Dette omfatter vurdering av på hvilken måte det enkelte alternativ dekker de definerte kvantitative behov, hvilke gevinster som kan oppnås. Kvalitet. Dette gjelder i første rekke behandlingskvalitet og opplevd kvalitet for brukene. Man viser på hvilken måte alternativene reduserer risiko for uønskede hendelser (pasientsikkerhet), er attraktive tjenestetilbud for befolkningen og legger til rette for orientering i anlegget, informasjon og helsefremmende tilbud. Universell utforming. Krav i forhold til tilgjengelighet for alle. Fag- og kompetanseutvikling. Alternativene skal evalueres med hensyn til deres egnethet for fag- og kompetanseutvikling. God tilrettelegging for styrking av kompetanse, både innenfor det enkelte fagfelt og på tvers av fagfelt, er viktig for fremtidig rekruttering og behandlingskvalitet. Totaløkonomi. Alternativene skal evalueres både når det gjelder driftsøkonomi, investeringskostnader og i forhold til økonomisk bæreevne. Nåverdibetraktning kan benyttes som metode. Fleksibilitet. Det skal vurderes hvordan løsningene kan tilpasses fremtidige endringer i aktivitet, kapasitetsbehov og driftsmodeller. Dette gjelder både mulighet for endring i driftsformer uten ombygging, ombygging innenfor eksisterende bygningsmasse ved endring i funksjoner, og mulighet for på- eller tilbygg. Lokalisering. Alternativene skal evalueres med hensyn til lokalisering. Et viktig element i så måte er prosjektets plassering i forhold til andre sykehus, spesialiteter og funksjoner i regionen, konsekvenser for kostnader til ambulanse og pasienttransport, samt samfunnsøkonomiske vurderinger som byutvikling, kommunikasjon/ transport. Miljø. Alternativene vurderes mht indre og ytre miljø. Tilrettelegging for helsefremmende omgivelser for pasienter, besøkende og ansatte og bygningsmassens totale påvirkning av det ytre miljø. Konseptrapporten skal dokumentere hvilke kriterier som er lagt til grunn for alternativvurderingen og hvordan disse er vektlagt. 5.5 Konseptrapporten Konseptfasen skal resultere i en konseptrapport som vil være en sammenstilling av viktige data og en oppsummering av konklusjoner fra de analyser og delutredninger som er utført i konseptfasen. Et viktig krav er at konseptrapporten viser hvordan de anbefalinger og løsninger som det konkluderes med, vil bidra til måloppnåelsen. Konseptrapporten er grunnlag for beslutning om eventuell igangsetting av forprosjektet og må være tilstrekkelig detaljert for dette formålet. Konseptrapporten vil omfatte følgende hovedpunkter: HFP, HPU, og OTP En oppsummering av HFP, HPU og OTP for den anbefalte løsningen, eventuelt korte sammendrag med henvisning til HFP, HPU og OTP. Det skal være oppsummerte aktivitets- og kapasitetstall som samsvarer med HFP og skisseprosjektet. Driftskonseptet Avhengig av hvor utfyllende framtidig drift er behandlet i HFP, kan det være behov for en egen vurdering av hvilke driftskonsepter det foreliggende prosjektforslaget understøtter, beskrivelse av effekter og en begrunnelse for de valgene som er foretatt på dette området. Økonomisk analyse som viser: Investeringsbehov, inkludert kalkyle inndelt etter bygningsdelstabellen og usikkerhetsanalyse 19

21 Økonomisk bæreevne Nåverdianalyse med sensitivitetsanalyser Finansieringsplan - hvordan konseptet er tenkt finansiert (egenfinansiering, lånefinansiering, annen finansiering) Ikke prissatte effekter knyttet til kvalitative parameter bør presenteres i rapporten. Skisseprosjektet I konseptrapporten skal det være en oppsummering av hovedpunktene i SPR, med hovedgrep, plassering på tomt, adkomst, framtidige utvidelsesmuligheter, viktige designog løsningsmessige prinsipper, miljøaspekter ved løsningene, logistikk og tilgjengelighet mm. I prosjekter der det kan være aktuelt med konsekvensutredning etter Plan- og bygningsloven (PBL), eller som krever nye reguleringsvedtak, etableres kontakt med kommunale reguleringsmyndigheter. I prosjekter der dette er relevant gjennomføres forhåndskonferanse for å avklare den videre prosessen mot kulturminnemyndigheter, slik at det tas hensyn til krav til godkjenning av endringer i anlegg som tilhører verneklasse 1 eller 2. Det skal vises oppsummering av netto funksjonsareal og bruttoareal. Vurdering og valg av alternativ Beskrivelse av vurderte alternativer som gir en redegjørelse for hvilke konsepter som er vurdert og evaluert. Oppmerksomhet skal rettes mot de forhold hvor alternativene er signifikant forskjellige. Det må dokumenteres hvordan kriteriene i de alternative konseptene er vurdert opp mot det anbefalte konseptet. Plan for forprosjekt- og byggefase med hovedvekt på forprosjektfasen Følgende forhold skal inngå: Hovedleveranser i forprosjektfasen Suksessfaktorer for å nå målene og oppfylle mandatet Særskilte utfordringer knyttet til gjennomføringen Planprosess, organisering, medvirkning og ansvar (bl.a. relasjonen mellom prosjektog driftsorganisasjon) Tidsplan Kontraktsstrategi for kontrahering av tjenester (programmering, prosjektering, prosjektledelse mv). Dersom Offentlig-privat samarbeid (OPS) er en aktuell tilnærming, må dette avklares før forprosjekt igangsettes. Prinsipper for prosjekt- og risikostyring Opplegg for kvalitetssikring Ressursbruk og kostnader knyttet til forprosjektfasen Forslag til mandat og rammer for gjennomføring av forprosjekt 20

22 6 Forprosjektfasen 6.1 Begrepsavklaring Begrepet forprosjekt er ikke entydig og burde i denne sammenhengen vært erstattet med et annet og mer dekkende begrep. Et slikt nytt ord har man ikke funnet og det er derfor på sin plass med en presisering. Forprosjekt inngår i følgende sammenhenger og skal oppfattes slik: Forprosjekt: En spesifikasjon av de fysiske løsningene. En prosjekteringsaktivitet som inneholder beskrivelser og tegninger for alle dimensjonerende tekniske forutsetninger for bygget, samt en gjennomføringsstrategi for utbyggingen. Det betyr ikke et forstudie som har som hensikt å avklare spørsmål knyttet til gjennomføring av en hovedstudie eller en større utrednings- eller forskningsprosjekt, eller annen investering som krever avklaring før den besluttes iverksatt. Forprosjektfasen: En planfase som i tillegg til forprosjekteringen omfatter romfunksjonsprogrammering og detaljert utstyrsprogrammering (netto og brutto utstyrsprogram). Delfunksjonsprogrammering vil i mange tilfeller inngå i denne fasen, men kan også være avsluttet i konseptfasen. Innledningsvis skal denne fasen omfatte en gjennomgang og oppdatering av programforutsetningene i konseptrapporten og eventuelt i delfunksjonsprogrammet. Forprosjektrapporten: En sluttrapport etter at forprosjektfasen er avsluttet. I forprosjektrapporten inngår bl.a. hovedpunktene fra forprosjekteringen og sammendrag av en rekke andre utredninger/rapporter, ref. kap Forprosjektfasens innhold og målsetting Forprosjektfasens målsetting er å detaljere det valgte konseptet gjennom programmering og prosjektering, slik at man har et grunnlag for beregning av endelig kostnadsoverslag og beslutning om byggestart. Forprosjektfasen omfatter først og fremst videreutvikling og detaljering av den fysiske løsningen som er beskrevet i konseptfasen fram til et grunnlag for endelig beslutning om igangsetting av bygging. I figur 6 vises en prinsippskisse for gjennomføring av forprosjektfasen. Fra konseptfasen vil det foreligge valg av løsningsforslag. I forprosjektfasen vil følgende aktiviteter inngå: Delfunksjonsprogram (dersom dette ikke er utarbeidet parallelt med skisseprosjektet) Detaljering av bygningsmessige og tekniske krav og løsninger Detaljering av investeringsanalyser og driftskostnader for bygget (årskostnader, investeringer, finansiering) Valg av entreprisemodell Plan for videre gjennomføring fram til ferdigstilling, overlevering og idriftsetting Usikkerhetsanalyse Forprosjektfasen ferdigstilles med en forprosjektrapport, der løsningen beskrives og det inngår en plan for videre gjennomføring av prosjektet. 21

23 Valg av entreprisemodell Endelig beslutning om byggestart Funksjonsprogram Detaljering av løsninger og økonomiske analyser. Utvikling av forprosjekt Utarbeidelse av forprosjektrapport Rapportinnhold: Sammendrag konseptrapport Finansieringsplan Forprosjekt Gjennomføringsplan Figur 6. Prinsippskisse for gjennomføring av forprosjektfasen 6.3 Grunnlag for oppstart av forprosjektfasen Før forprosjektfasen settes i gang skal det foreligge et mandat for prosjektet fra foretakets ledelse. Mandatet bør omfatte følgende punkter: Beslutning i HF-styret, og ved større investeringer også i RHF-styret, om videreføring av prosjektet, og de føringer som legges til grunn for forprosjektfasen Konseptrapport utarbeidet i konseptfasen Finansieringsplan og godkjent budsjett for forprosjektfasen Mandat og organisering av arbeidet i forprosjektet Beskrivelse av aktivitetene og leveransene i forprosjektfasen Plan for gjennomføring av forprosjektfasen, samt ressursramme for forprosjektet, startog ferdigtidspunkt 6.4 Beslutninger ved enden av forprosjektfasen (B4) Forprosjektfasen skal lede fram til en forprosjektrapport. Denne rapporten skal danne grunnlag for: Styrevedtak i HF og RHF om å gjennomføre prosjektet. Dette er i praksis en bekreftelse på at eventuelle endringer i forutsetningene som lå til grunn for godkjenningen av konseptrapporten, er akseptable. Faglig myndighetsgodkjenning av departementet for investeringer over 500 mill. NOK [8] Valg av entrepriseform [9] Byggemelding Godkjenning av byggetiltak for bygg i verneklasse Utredninger og analyser i forprosjektfasen Fra konseptfasen vil det foreligge analyser og beskrivelser som viser funksjonelt innhold, fremtidige aktiviteter og kapasitetsbehov og krav til organisering av driften. Hvis det etter fullført konseptrapport har skjedd endringer i dimensjonerende forutsetninger, må disse verifiseres og forankres på foretaks- og regionalt nivå i forbindelse med forprosjektet. [8] Rundskriv I-4/2004 Godkjenning av sykehus [9] Kan i spesielle tilfeller velges tidligere for å igangsette en samspillmodell der entreprenører trekkes inn allerede i siste del av forprosjektfasen 22

24 6.5.1 Programmering Programmeringen som er gjennomført i konseptfasen legges normalt til grunn for videre detaljering, men revideres i tilfelle nødvendige endringer. Disse dokumenteres innledningsvis. I forprosjektfasen er det en interaktiv prosess mellom programmering og prosjektering på et stadig mer detaljert nivå Delfunksjonsprogram (DFP) I DFP konkretiseres og detaljeres beskrivelser av virksomheten og krav til de enkelte funksjoner som er beskrevet i HFP. Tilsvarende gjelder for utstyrsprogram, teknisk program og person- og vareflyt. Arealbehov, nærhetsbehov, spesielle bygningsmessige krav for funksjonsområder og romprogram settes opp for den enkelte funksjon, innenfor rammene gitt i hovedfunksjonsprogrammet. Romliste utarbeides og alle rom og alt areal klassifiseres ihht gjeldende klassifikasjonssystem for sykehusbygg. Delfunksjonsprogram benyttes som grunnlag for forprosjekt, romfunksjonsprogram (RFP) og utstyrsprogram [10] Romfunksjonsprogram (RFP) RFP inneholder en beskrivelse av funksjon i alle rom, samt funksjonelle og tekniske krav til rommene Netto og brutto Utstyrsprogram (NUP og BUP) Utstyrsprogram er delt i et brutto utstyrsprogram (BUP) som omfatter alt utstyr som det er behov for i henhold til de funksjoner og kapasiteter som sykehuset vil ha. Netto utstyrsprogram (NUP) tilsvarer brutto utstyrsprogram med fradrag for overflyttbart utstyr. NUP angir investeringsbehovet for brukerutstyr Prosjektering Forprosjekt uttegning av løsninger De tekniske utredningene som gjøres i forprosjektfasen må være tilstrekkelig grundige til å kunne utarbeide et budsjett som grunnlag for endelig beslutning om bygging. Forprosjektet er grunnlaget for detaljprosjekteringen Revidering av økonomiske analyser Investeringer Det skal gjennomføres investeringskalkyler for prosjektet totalt, både for bygninger og utstyr. Bygningskalkylen gjøres i henhold til bygningsdelstabellen. Investeringskalkylen skal også inneholde kalkyle for brukerutstyr. En viktig avklaring med hensyn til investeringer i utstyr, er hva som kan overføres fra eksisterende virksomhet (sammenholdt med brutto utstyrsprogram gir dette netto utstyrprogram). Kalkylene skal baseres på dette konkrete prosjektets løsning, kombinert med erfaringstall fra sammenlignbare prosjekter. Beløpene skal angis i faste priser. Investeringskalkylen omfatter ikke byggelånsrenter, men disse skal legges til før kostnadsrammen fastsettes. Det skal gjennomføres en usikkerhetsanalyse for å vurdere kalkylens presisjonsnivå og for å identifisere de elementene som bidrar mest til den økonomiske risikoen. Usikkerhetsanalysen skal sammen med kalkylen legges til grunn for fastsettelse av en kostnadsramme og for etablering av en økonomisk styringsmodell for utbyggingen. Det skal identifiseres mulige risikoreduserende tiltak, med en tidsplan for når i planleggingseller utbyggingsfasen disse senest må iverksettes. [10] RFP kan utarbeides samtidig med forprosjektet, men startes som regel opp etter at prosjekteringen har kommet i gang 23