Kontrollutvalget i Ballangen kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Ballangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag den 21. april 2008, kl ved rådhuset i Ballangen. Sakskart Sak 08/08 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 12. februar Sak 09/08 Sak 10/08 Sak 11/08 Sak 12/08 Sak 13/08 Oppfølging KU-sak 03/08 arbeidsmiljø i kommunen, svar fra rådmann. Oppfølging KU-sak 04/08 arbeid med plan for forvaltningsrevisjon. Oppfølging KU-sak 05/08 arbeid med plan for selskapskontroller. Oppfølging KU-sak 06/08 gjennomgang av kommunale avtaler med ikkekommunale aktører. Eventuelt/orienteringssaker Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Ballangen, 15. april 2008 Narvik, 15. april 2008 Olav Steinland Hålogaland Revisjon AS Kontrollutvalgets leder Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet

2 Kontrollutvalgssak 08/08

3 KontrollutvalgetiBallangen Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, møterommet i2.etasje 12.febr Fra sak: Til sak: 01/ /2008 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmermøtte: OlavH. Steinland (leder) Odd Skogvold (nestleder) Ågot Gjærde Benjaminsen Karl-Otto Kaati KjerstiDalinSimonsen IKKEMØTT /IKKEMELDTFORFALL: Ingen MELDTFORFALL: Ingen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: EspenLund møtte for sekretariatet ANDRE: Ingen 5av5medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling enstemmig godkjent. Det ble bedt omat sakslisteogsaksdokumenter itillegg til å blisendt ut elektronisk, også sendes ipostentilalle medlemmene. Sak 01/08 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 17. desember Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 17. desember 2007 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Protokoll fra møte iballangenkontrollutvalg den17. desember 2008 godkjennes. Enstemmigvedtak. PDF laget med uregistrert versjon av pdffactory

4 KontrollutvalgetiBallangen Sak 02/08 Behandling av brev fra Jorunn Haugan Bergland angående saksbehandling iforbindelse med Åsveien iballangen. Leder kommentertekort sakensdokumenterog sekretariatet referertetil telefonsamtale med administrasjonen i sakens anledning. Kontrollutvalget konkluderte med at saken syneskorrekt behandlet ide riktige organerog at en eventuell klage over de vedtak somer fattet mårettestil fylkesmannen. Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Sakentas ikke opptilbehandling ikontrollutvalget og det svarestil Jorunn HauganBergland med henvisning til Fylkesmannensomklageorgan. Enstemmigvedtak. Sak 03/08 Vurdering av status i arbeidsmiljøprosjekt effektuering av kommunestyretsvedtak fattet høsten Det ble fremlagt utskrift avreferat fra politikernes spørretime i kommunestyrets møte 28. mars2007 hvor det etter forslag fraordfører ble satt ned et utvalg bestående vwenche A. Storfjell, Odd Skogvollog Torbjørn Kilavik til å se påsaken. Nestleder ikontrollutvalget (og leder avutvalget nedsatttil å se påkommunenes sykefravær) Odd Skogvold refererte fra utvalgetsarbeid og fremla mailkorrespondanse somrefererte saksgangen fra denne komopp ikommunestyrets siste mail datert14. september Det var da besluttet at administrasjonenskullevidereføre arbeidet uten politikernes medvirkning. Etterdet erdet ikke registrert dokumenter eller kommunikasjonisaken. Iforbindelse med diskusjonenomkring kommunens sykefravær ble det også stilt spørsmål omkommunensstatusnårdet gjelder arbeidsmiljøutvalg (AMU). Basert pådiskusjonene fattet kontrollutvalget slikt VEDTAK: Kontrollutvalgetsleder ogsekretariatet retter enhenvendelse til administrasjonssjefenog ber omskriftlig tilbakemelding omstatusi administrasjonensarbeid med sykefraværet. Kontrollutvalgetsleder ogsekretariatet retter videre enhenvendelse til administrasjonssjefenog ber omskriftlig redegjørelse omkommunensstatus hva gjelder arbeidsmiljøutvalg ihht arbeidsmiljølovensbestemmelser. Enstemmigvedtak. PDF laget med uregistrert versjon av pdffactory

5 KontrollutvalgetiBallangen Sak 04/08 Oppstart arbeid med plan for forvaltningsrevisjon i hht. kommunelovens bestemmelseri 77 nr. 4. Sekretariatet gjennomgikk kort kravet ikommunelovenom forvaltningsrevisjonog kontrollutvalget diskutertebehovet for å komme i gang med arbeidet såtidligsommulig for påbest mulig måte kunne fremlegge en forsvarlig og fornuftig plan for forvaltningsrevisjonsprosjekter for kontrollutvalgsperioden. Kontrollutvalget fattet etterdettefølgende VEDTAK: Sekretariatet innhenter informasjonomkring tidligere forvaltningsrevisjonsprosjekter og kontrollutvalget fortsetterarbeidet med utarbeidelseavplan for forvaltningsprosjekter ineste møte. Enstemmigvedtak. Sak 05/08 Oppstart arbeid med plan forselskapskontrollihht. kommunelovens bestemmelseri 77 nr. 5. Sekretariatet gjennomgikk kort kravet ikommunelovenomselskapskontroll ogkontrollutvalget diskuterte behovet for å komme igang med arbeidet så tidlig sommulig for påbest mulig måte kunne fremlegge en forsvarlig og fornuftigplanfor selskapskontrollavselskaper Ballangenkommunehar eierinteresser ifor kontrollutvalgsperioden. Kontrollutvalget fattet etterdettefølgende VEDTAK: Sekretariatet innhenter informasjonomkring tidligere selskapskontroller og kontrollutvalget fortsetter arbeidet med utarbeidelseavplan for selskapskontroller ineste møte. Sekretariatet innhenter oversikt over alle selskaper Ballangenkommune har eierinteresser i. Enstemmigvedtak. PDF laget med uregistrert versjon av pdffactory

6 KontrollutvalgetiBallangen Sak 06/08 Gjennomgang av kommunale avtaler med ikkekomunale parter. Unntatt offentlighet, jfr. off.l. 6, 2. ledd, litrab. Somet ledd iat kontrollutvalgetsskalføre det løpende tilsynog kontroll med denkommunale forvaltningenpåvegne avkommunestyret,fattet kontrollutvalget følgende VEDTAK: Sekretariatet retter enhenvendelsetiladministrasjonenog ber omenoversikt over avtaler kommunenhar inngått med ikkekommunale aktører. Enstemmigvedtak. Sak 07/08 Eventuelt/orienteringssaker - Brevav fra KomRevNORD omoppdragsansvarlig revisors uavhengighet - Brevav fra KomRevNORD om årsoppgjøret 2007 frister ogformalia - Skatteregnskapet for 2007 Årsmelding for 2007 fra SkatteoppkrevereniBallangenkommune. - Notat omtaushetsplikt ogoffentlighet for kontrollutvalget. Sekretariatet refererte brevene fra KomRevNordog Skatteregnskapet for BallangenKommune for Notat omtaushetsplikt ogoffentlighet ble gjennomgått. Kontrollutvalget fattet etterdettefølgende VEDTAK: 1.Brevene fra KomRevNORD og skatteregnskapet forballangen Kommune for 2007tastiletterretning. 2.Sekretariatet utarbeider forslag til formular for uavhengighetserklæring for kontrollutvalgets medlemmer. Enstemmig vedtak. Møtet ble etter dettehevet. Ballangen, 13. februar 2008 OlavH. Steinland Leder iballangenkontrollutvalg PDF laget med uregistrert versjon av pdffactory

7 Kontrollutvalgssak 09/08

8

9

10 Kontrollutvalgssak 10/08

11 Notat om forvaltningsrevisjon i hht. kommunelovens 77, nr. 4 Sekretariatet ved Espen Lund Notat om forvaltningsrevisjon i hht. kommunelovens 77, nr. 4. Innledning Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Av kommunelovens 77, nr. 4 fremkommer at Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kommunelovens definisjon av forvaltningsrevisjon er likelydende med tilsvarende definisjon i lov om Riksrevisjon. Det er gitt utvidede beskrivelser av kontrollutvalgenes oppgaver ved forvaltningsrevisjon i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 5. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens årsregnskap eller et kommunalt foretaks årsregnskap. Kontrollutvalgets ansvar for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret. Dette kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. For at slike planer skal være tidsaktuelle, effektive og inneha nødvendige kvaliteter for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, kan det være hensiktsmessig at slike planer utarbeides årlig eventuelt at planen hvert år undergis en vurdering med henblikk på behov for endringer. Det kan også være hensiktsmessig å samordne planen av forvaltningsrevisjon med planleggingen av selskapskontrollen, se eget notat. Hvilke endringer kontrollutvalget kan gjør i disse planene vil avhenge av hvilke rammer kommunestyret setter. Det stilles ingen krav til planens utforming mht innhold og detaljeringsgrad. Planen bør nok likevel være detaljert nok til at kommunestyret har et tilstrekkelig grunnlag til å fatte et forsvarlig vedtak. Også hensynet til finansiering stiller krav til innholdet i planen. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger.

12 Notat om forvaltningsrevisjon i hht. kommunelovens 77, nr. 4 Sekretariatet ved Espen Lund I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurdering ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Gjennom analysen skal det samles nødvendig informasjon om det aktuelle området, identifiseres mulige avvik eller svakheter og legges grunnlag for beslutningen om hvor det skal iverksettes forvaltningsrevisjon. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Endelig skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Avslutning I 2004 fikk kommuneloven ved en lovendring et eget kapittel som omhandler internt tilsyn, kontroll og revisjon. I høringsutkastet som lå til grunn for lovendringen, fremgår det at forvaltningsrevisjon er et nyttig virkemiddel i kommunestyrets kontroll og tilsyn med administrasjon. Denne typen undersøkelser gir de folkevalgte i kommunen informasjon om administrasjonens oppfølging og resultatene av vedtak i kommunestyret. Forvaltningsrevisjon kan virke som en kontrollmekanisme mellom kommunestyret og administrasjonen og i tillegg ha effekter knyttet til læring. I en tolkningsuttalelse fra departementet, slås det fast at forvaltningsrevisjon bør gjennomføres hvert år. I siste instans påhviler det kommunestyret å sørge for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon årlig i kommunen. Dette krever at det blir stillet tilstrekkelige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget, da det nærmere ansvaret for å påse at forvaltningsrevisjon blir gjennomført ligger til kontrollutvalget. Norges kommunerevisorforbund har fastsatt en egen standard for forvaltningsrevisjon. Denne ligger vedlagt. I tillegg har NKRF gitt ut en egen bok om forvaltningsrevisjon, Veileder i forvaltningsrevisjon. For at kontrollutvalget skal kunne etterkomme bestemmelsene i kommunelovens 77, er det viktig at de har forstått innholdet i begrepet forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være behov for at kontrollutvalgene arbeider kontinuerlig med planlegging og gjennomføring av forvaltningsrevisjon og at medlemmene underveis skaffer seg kunnskap om og innsikt i de ulike prosjektene som gjennomføres.

13 Kontrollutvalgssak 11/08

14 Notat om selskapskontroll i hht. kommunelovens 77, nr. 5 og 80 Sekretariatet ved Espen Lund Notat om selskapskontroll i hht. komm.lovens 77, nr. 5 og 80. Innledning Eierskaps- og selskpaskontroll spiller en økende rolle i kommunal sektor. Begrunnelsen for å innføre selskapskontroll i kommuneloven, er erkjennelsen av at kommunal sektor blir stadig mer fragmentert. Dette skjer gjennom organisasjonsformer som ligger utenfor kommunestyrets instruksjonsmyndighet. I selskaper og organisasjoner som har samfunnsmessige formål, mener lovgiver at kommunestyret har behov for å føre tilsyn med hele sin virksomhet, inklusiv virksomhet som utføres av andre. Slikt tilsyn kan bare gjennomføres når kommunen har rett til innsyn i selskapene. Kommunelovens 77, nr. 5 lyder som følger: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Bestemmelsen i 77, nr. 5 må ses i sammenheng med 80 som gir kontrollutvalget adgang til å kreve informasjon i slike selskaper. Nærmere regler om innholdet av selskapskontrollen er gitt i kontrollutvalgsforskriften, kapittel 6. Det er viktig å skille mellom begrepene eierskapskontroll og selskapskontroll. Det er kun i heleide selskaper kommunen kan kreve de opplysninger som finnes påkrevd for sin kontroll. Dette fremkommer av 80, 1. ledd der det heter: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. I proposisjonen forut for kommunelovens 77, er forholdet til selskapenes egne organer diskutert. I et aksjeselskap utøver eierne sin påvirkning gjennom generalforsamlingen, mens ansvaret for driften av selskapet ligger til styret. Tilsvarende modell ligger til grunn for interkommunale selskaper. Innføringen av selskapskontroll i kommuneloven er ikke ment å endre dette forholdet. I kontrollutvalgets tilsynsrolle må det derfor skilles mellom tilsynet med kommunens utøvelse av sin eierrolle, eierskapskontroll, som følger av kommunelovens 77, nr. 5 og innsynsmulighetene som følger av kommunelovens 80 (selskpaskontroll). Kontrollutvalgets ansvar for gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av

15 Notat om selskapskontroll i hht. kommunelovens 77, nr. 5 og 80 Sekretariatet ved Espen Lund selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret. Dette kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. For at slike planer skal være tidsaktuelle, effektive og inneha nødvendige kvaliteter for gjennomføring av selskapskontrollen, kan det være hensiktsmessig at slike planer utarbeides årlig eventuelt at planen hvert år undergis en vurdering med henblikk på behov for endringer. Det kan også være hensiktsmessig å samordne planen av selskapskontrollen med planleggingen av forvaltningskontrollen, se eget notat. Hvilke endringer kontrollutvalget kan gjør i disse planene vil avhenge av hvilke rammer kommunestyret setter. Det stilles ingen krav til planens utforming mht innhold og detaljeringsgrad. Planen bør nok likevel være detaljert nok til at kommunestyret har et tilstrekkelig grunnlag til å fatte et forsvarlig vedtak. Også hensynet til finansiering stiller krav til innholdet i planen. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Avslutning Som nevnt innledningsvis, er selskapskontroll inntatt i kommuneloven for at kommunestyret skal kunne ha innsyn i hele sin virksomhet. Det er likevel viktig at en har klart for seg skillet mellom full innsynsrett i eide kommunale foretak og foretak hvor andre eiere er representert. Dersom et selskap er 99 % kommunalt eid, og 1 % er eid av andre, kommer ikke reglene i kommunelovens 80 inn, og kommunene er henvist til de regelsett som regulerer eiernes innsynsrett i andre bestemmelser, jfr. for eksempel aksjelovens bestemmelser i kapitlene 5 og 6. Det er satt ned en egen organisasjon, NUES (norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse) som har utarbeidet en anbefaling for eierstyring og selskapsledelse som etter hvert flere kommuner har adoptert og omarbeidet til å passe egne forhold. I de tilfeller kommunen allerede har utarbeidet retningslinjer for god eierstyring og selskapsledelse, bør en følge med på utviklingen av denne anbefalingen, da denne er i kontinuerlig utvikling. Har en ikke utarbeidet slike retningslinjer, kan anbefalingen være en hjelp til dette arbeidet. En må da være oppmerksom på at anbefalingen som utgangspunkt er utarbeidet for børsnoterte foretak.

16 Notat om selskapskontroll i hht. kommunelovens 77, nr. 5 og 80 Sekretariatet ved Espen Lund

17 Kontrollutvalgssak 12/08 Ingen saksdokumenter

18 Kontrollutvalgssak 13/08 Ingen saksdokumenter