Møte i SøknadsWeb/opptaksgruppe

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i /opptaksgruppe Til: Karin Stormo, HiO Svein Jarle Nymark, UiB Ole-Jørgen Torp, UMB Berit Kletthagen, HiL Sven Petter Næss, NMH Jan Sverre Rønning, NTNU Lene Hettervik, UiS Åshild Lunde, UiO Geir Vangen, USIT Jon Kleiser, USIT Stig Benserud, USIT Anne-Lise Lande, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Tid: Tirsdag 12. januar 2010, kl 10:00 15:00 Møtested: USIT, møterom 5. etg., Forskningsveien 3b, Oslo 1

2 Saksdokumenter Sak 1 FS Referat fra møte i sgruppen Sak 3 FS Beskrivelse av de innkomne ønskene Dagsorden 1. Referat fra møte i gruppen (FS ) 2. Status på oppgavene som ble prioritert på møtet Gjennomgang av innkomne ønsker til endringer i og opptakksmodulen, og prioritering av disse (FS ). 4. Orientering og demo av ny 5. Leveranse av neste versjon av og endringer i FS. 6. Oppsummering av opptaket Vedlagt sakspapirene følger de innkomne oppsummeringsnotatene. De er lagt ved til orientering og vil ikke bli gjennomgått på møtet. 7. Eventuelt FS Innkalling til møte i gruppen 12. januar 2010 Side 2

3 Sak 2. Status på oppgavene som ble prioritert på møtet prioritet Oppgave STW-371 Ikke vise frem publiseringsfrist STW-448 Kvitteringsepost: når takket ja/nei STW-499 Ikke vise frem opptaksstudieprogram med utgått søknadsfrist STW-514 vise frem i at omslagsark er mottatt Status Arbeid påbegynt Arbeid påbegynt Arbeid påbegynt Arbeid påbegynt STW-517 Registrering av praksis og annen utdanning 2. prioritet Oppgave STW-240 Sekvens for ny søknad STW-245 Ønske om annen farge i borden STW-437 Ny kode for Ja til venteliste STW-483 Ikke vise frem vekting på opptaksstudieprogram STW-501 Prioritering av studieprogramvalg Status Arbeid påbegynt Utført i nyskrevet versjon Arbeid påbegynt FS Innkalling til møte i gruppen 12. januar 2010 Side 3

4 Sak 3 Gjennomgang av innkomne ønsker til endringer i og opptaksmodulen, og prioritering av disse Oversikt over ønskene Saknr Modul Ønske STW-598 Opptaksmodulen FS Søkerliste STW-602 Opptaksmodulen FS Søkerliste ulike utplukk STW-628 Opptaksmodulen FS Søkerliste - vise Ubesvarte tilbud STW-597 STW-608 STW-611 STW-594 STW-614 Opptaksmodulen FS Behandlingsdokumenter Opptaksmodulen FS Spesielle søkere Opptaksmodulen FS og FS Søkerlister og Person rapport spesielle søkere Opptaksmodulen FS Omslagsark Opptaksmodulen FS Omslagsark - knyttet til ulike opptak STW-619 STW-595 STW-616 STW-603 Opptaksmodulen FS Mangelbrev Opptaksmodulen FS Brev med resultat av opptak Opptaksmodulen FS Brev med resultat av opptak -fletting av pinkode Opptaksmodulen FS Videregående skole dokument STW-622 STW-605 STW-623 STW-609 STW-625 Opptaksmodulen FS Automatisk behandling av søkere med godkjent e-vtm Opptaksmodulen FS Oppretting av student Opptaksmodulen FS Send epost Opptaksmodulen Feilmelding ved matte allmennlærer Opptaksmodulen KL-vitnemål med tilleggsfag - tilrettelegging i FS: STW-627 STW-624 STW-632 STW-613 STW-620 STW-601 STW-630 Opptaksmodulen Kvoterunde og opptak Opptaksmodulen Link fra søkernr til SODA Opptaksmodulen Logging i person og opptakslogg Opptaksmodulen Mottatt omslagsark - ny verdi K Opptaksmodulen NVB Kontrollresultat Opptaksmodulen Opptaksstudieprogram - engelsk og nynorsk tekst for oppmøtetid/sted Opptaksmodulen Opptaksstudieprogram: fjerne opptakstype STW-629 Opptaksmodulen Rapport som viser alle kval som ikke har fått tilbud ennå rangert etter poengsum STW-633 STW-610 Opptaksmodulen Rydding i regelverket vedrørende SKO-xxxberegninger Opptaksmodulen Skolepoengene til ALMLÆR-kravet FS Innkalling til møte i gruppen 12. januar 2010 Side 4

5 Saknr Modul Ønske STW-606 Opptaksmodulen Søkere som ikke svarer på tilbud STW-599 Opptaksmodulen Søknad samlebilde STW-621 Opptaksmodulen Søknad samlebilde - nytt undervindu STW-612 Opptaksmodulen Tilbudskode på REA-søkere som har FKU. STW-618 Opptaksmodulen Underbilde Profil i Søknad samlebilde NOM STW-634 STW-604 STW-596 Opptaksmodulen Venteliste: ubesvarte får tilbud Opptaksmodulen Vitnemålsbehandling: Pra-søkere Opptaksmodulen Ønske om å slippe å opprette kvoterunder for opptaksstudieprogram som ikke skal være med i en runde STW-615 Avkryssing for ettersending av dokumentasjon STW-617 Avvikende frister på opptaksstudieprogram STW-626 Dobbelregistrering av epostadresse ved endring STW-600 Kryss for ønsket kommunikasjonsform STW-437 Ny kode for ja til venteliste STW-607 Ny søknad/mine søknader STW-501 Prioritering av studieprogramvalg STW-364 Registrere at søknaden gjelder tidlig opptak eller utenlandsk utdanning STW-517 Registrering av praksis og annen utdanning STW-578 Sortering av studieprogram STW-579 Vise frem statsborgerskap for alle søkere FS Innkalling til møte i gruppen 12. januar 2010 Side 5

6 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i sgruppa Tilstede: Karin Stormo, HiO Ole-Jørgen Torp, UMB Bjørg Reidun Roland, UiA Berit Kletthagen, HiL Sven Petter Næss, NMH Jan Sverre Rønning, NTNU Svein Jarle Nymark, UiB Åshild Lunde, UiO Julie M. Brkenæs, USIT Jon Kleiser, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Forfall: Stig Benserud, USIT Geir Vangen, USIT Referent: Kathy Foss Haugen, USIT Dato: 26. mai

7 Dagsorden 1. Referat fra møte i gruppen (FS ) Referatet ble godkjent. 2. Status på oppgavene som ble prioritert på møtet prioritet Oppgave STW-366 Utveksling via Søknadsweb STW-379 Kvitteringsetekst knyttet til opptaksstudieprogram STW-443 Skjule pinkodefelt for nye søkere Status En egen gruppe er opprettet og arbeider med dette spørsmålet Utført i versjon FS Utført STW-441 Publisere tilbud for enkeltsøkere Utført i versjon 6.4 STW-265 Tilrettelegge for utenlandske søkere i Søknadsweb En egen gruppe er opprettet og arbeider med dette spørsmålet 2. prioritet Oppgave STW-437 Ny tilbudsstatuskode for Ja til venteliste STW-442 Registrere statsborgerskap i personinformasjon STW-377 Registrere epostadresse 2 ganger Status Kommer i nyskrevet versjon Kommer i nyskrevet versjon STW-368 Tilrettelegge for tidlig opptak STW-444 Lage modulvalg om gsk info skal vises eller ikke Utført til versjon FS Referat fra møte i gruppen 26. mai 2009 Side 2

8 3. Gjennomgang av innkomne ønsker til endringer i og prioritering av disse Saknr Ønske Kommentar Prioritet STW-240 Sekvens for ny søknad. Sekvens som i gammel 2 STW-245 Ønske om annen farge på borden 2 STW-363 Bekrefte tekster Saken avsluttes, UiA vil eventuelt komme tilbake til ønsket STW-371 Ikke vise fram frist omprioritering, Mulighet til sperre for 1 frist ettersending og pbulisering av tilbud fremvisning av publiseringsdato STW-385 ikke vise fram publiseringsdato på websidene Inngår i STW-371 STW-431 Språkvalg på Søknadsweb Ønsket avvises STW-439 Registrering av tilleggsinformasjon Overføres til rapporteringsgruppen STW-448 Kvitteringsepost: når takket ja/nei Ønsker ny tittel på epost og kun avsnitt for ja/nei STW-476 Kontroll av opptaksstudieprogram Ønsket avvises i eksluderingsgrupper STW-483 Ikke vise frem vekting på opptaksstudieprogram STW-484 HTML-kode i opptakstypenavn Ønsket avvises STW-499 Ikke vise frem 1 opptaksstudieprogram med utgått søknadsfrist STW-500 Menyvalg Ny søknad og min søknad Institusjonen kan selv endre navn på menyvalgene STW-501 Prioritering av studieprogramvalg 2 STW-502 Ønske om å sette frist på opptak tidligere enn frist på opptaksstudieprogram Ønsket avvises, dette blir ulogisk og det får betydning i mange sammenhenger. STW-510 evm inn i lokalt opptak En stor jobb som også krever mye i bakgrunnsdataene hos den enkelte institusjon STW-514 Vise frem i at omslagsark er mottatt Ønsker felt på opptaket for å styre om info om mottatt omslagsark skal vises. STW-515 Strekkode på omslagsark Ønsket avvises da det kommer strekkode på omslagsarket dersom det er registrert søkernr og riktig font er installert. STW-516 Endring av tekst på status under saksbehandlingen FS Referat fra møte i gruppen 26. mai 2009 Side 3

9 STW-517 Registring av praksis og 1 annen utdanning STW-437 Ny kode for ja til venteliste 2 Ønsker som har vært behandlet to ganger i gruppen, sendes tilbake til forslagsstiller, slik at ønsket kan begrunnes bedre eller strykes. USIT vil i ettertid gå igjennom de prioriterte ønskene og vil rådføre seg med gruppen dersom en er usikker på løsningen. 4. Orientering om nyskriving av Dagens versjon av søknadsweb er skrevet i WebObjects. Det er nå laget en ny versjon av i JBOSS Seam. Den nye versjonen blir klar til testing ca 10. juni. må testes før den settes i produksjon. Siden dette er et nytt driftsmiljø ønsker ikke de som drifter at alle går over til ny versjon samtidig. UiB og NMH meldte seg til testing. UiO har ikke kapasitet til testing før i september. 5. Leveranse av neste versjon av Det vil bli levert 2 versjoner i året, men nå fremover vil det være en del rettinger og justeringer i den nyskrevne versjonen. Prioriterte oppgaver vil bli løst i ny versjon. I den gamle versjonen vil kun kritiske feil bli rettet. 6. Eventuelt Neste møte holdes tirsdag 12. januar 2010 kl i Forskningsveien 3b FS Referat fra møte i gruppen 26. mai 2009 Side 4

10 FS Ønsker til /opptaksgruppe [STW-598] FS Søkerliste Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen Her savner vi at søkeres e-post adresser inkluderes i utvalget (er klar over at denne funksjonaliteten ligger i andre søkerliste-utvalg, men rapporten er mye i bruk grunnet de gode utvalgene som allerede ligger der. Vi savner kun e-post adresser) Ann-Lisbeth Framaas opptaksleder HiHm 1

11 [STW-602] FS Søkerliste ulike utplukk Created: 16/Dec/09 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen - mulighet til å hake av for studentnummer (slik at det kommer frem på de som allerede har det) - mulighet til å kjøre listene fakultetsvis eventuelt filtervalg i rapporten for å vise søkere knyttet til 'fakultet' Både opptakskontoret og fakultetene bruker mye tid på å summere hvor mange som har takket ja til tilbud om studieplass samlet på fakultetet. Vi har totaltall og forholde oss til per fakultet når det gjelder opptaksrammene NTNU Comments Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 16/Dec/09 11:46 AM ] Ønsker å kunne filtrere på saksbehandlende institusjon (B-rolle). Ønsker Vis-valg for merknadstekst i tabell fagprofil. Vil være svært hensiktsmessig bl.a for enkelte opptak hos oss som benytter dette feltet i stor grad og som vurderer søkerlister etter spesifiserte kriterier registrert i dette feltet. UiO 2

12 [STW-628] FS Søkerliste - vise Ubesvarte tilbud Created: 05/Jan/10 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen RT ticket id: 407,013 Hvorfor kommer ikke ubesvarte tilbud opp på rapport ? Vi gav 23 tilbud, 2 er nå U ubesvarte da fristen gikk ut, men disse synes ikke. Hvordan kan vi finne en full oversikt over alle tilbudene vi har gitt? HiT 3

13 [STW-597] FS Behandlingsdokumenter Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen Vi ønsker følgende utvalg (i tilleg til utvalget for dato): - kun ubehandlede - alle Slik denne fungerer pr i dag er det ikke mulig å fjerne søkere med BEH-status fra lista -annet enn ved datoutvalget. Utvalg på dato er ikke alltid hensiktsmessig. Ann-Lisbeth Framaas opptaksleder HiHm Comments Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 16/Dec/09 11:46 AM ] - Bør kunne hente utplukk på dato godkjent e-vm. Ser ut til at feltet 'Søknader/dokumenter endret etter'-feltet viser til endring foretatt i saken i FS. Mer hensiktsmessig om det viste til dato for godkjent e-vm. Hadde lettet arbeidet med å finne de som allerede er ferdigbehandlet på bakgrunn av godkjent(e) e-vm, men som har (fått og) godkjent et nytt vitnemål på et senere tidspunkt. - Vi har et sterkt ønske om å kunne ta utplukk på dokstatus, heller enn å filtrere i etterkant. Dette fordi rutinen bruker lang tid for først å hente alle som har godkjent e-vm ( I NOM2009 var det for UiO 5346 dokumenter for B- rollesøkere sider) før vi kan sortere/filtrere. Det tar da unødvendig lang tid å finne ønsket utplukk. UiO 4

14 [STW-608] FS Spesielle søkere Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen Vi har behov for å kunne søke opp alle som har krysset for IB (International Baccalaureate) for å vite hvem de er og for å hente personopplysninger (fødselsnummer) Dette er nødvendige opplysninger for å få ut karakter fra IB databasen. Er det mulig å kunne bygge ut rapporten FS Spesielle søkere, slik at denne kan utføre søk etter IB kandidater? HiBu 5

15 [STW-611] FS og FS Søkerlister og Person rapport spesielle søkere Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen 5) Rapportene FS og FS I disse rapportene ønsker vi et kryss for tidlig opptak. Hilsen Karin HiO 6

16 [STW-594] FS Omslagsark Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen I lokalt opptak hos oss må alle søke opptak via nettsøknad (søknadsweb), med unntak av utenlandske søkere. Vi sender ut omslagsark til alle søkere med frist for retur og innsending av dokumnetasjon. I omslagsarket er det behov for å gi en del informasjon. Vi ønsker oss muligheten til at omslagsarket (som er ett tosidig A3-ark) kan inkludere tekst på alle 4 sider. Pr i dag er det kun mulig å få inn tekst på side 1 og side 4 Ann-Lisbeth Framaas opptaksleder HiHm Comments Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 16/Dec/09 11:32 AM ] Omslagsark i FS: Mulighet for standardtekst og utfyllingstabeller på "innsidene/midtsidene" når man kjører ut A3-versjon av omslagsark til de lokale opptakene. Nå må vi forhåndskopiere tekst og tabeller til midtsidene på arkene omslagsarkene skrives ut på. Vennlig hilsen Lene Hettervik Rådgiver ved opptakskontoret Enhet for studentservice. 7

17 [STW-614] FS Omslagsark - knyttet til ulike opptak Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen Omslagsark i FS: Mulighet for å knytte opp forskjellige omslagsarktekster til forskjellige lokale opptak, slik at vi kan spesialtilpasse standardtekstene for omslagsarkene til de forskjellige opptakene. Vi har f.eks forskjellig informasjon og innsendingsadresser til forskjellige opptak (forkursopptak, masteropptak, opptak til enkeltemner etc...). Nå har vi prøvd å gjøre tekstene på forsida av omslagsarket så generelle og med så mye informasjon at det dekker alle opptak, men det fungerer ikke optimalt. Vennlig hilsen Lene Hettervik Rådgiver ved opptakskontoret Enhet for studentservice. 8

18 [STW-619] FS Mangelbrev Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen Generering av dato i underbilde Mang ved utsendelse av mangelbrev Vi ønsker at det genereres dato for utsendelse av e-post i feltet Brev(dato-nr) i underbilde Mang når vi sender mangelbrev per e-post. Slik det er nå ser det ut til at det kun genereres dato her ved utsendelse av Brev ( og vi bruker i stor grad e-post som medium for utsendelse av mangelbrev i NOM) UiO 9

19 [STW-595] FS Brev med resultat av opptak Created: 16/Dec/09 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen Vi gjennomfører en god del løpende opptak i lokalt opptak. Dette betyr at vi har brevutkjøringer over en svært lang periode. Vi ønsker at det ved generering av brev er mulig å ha: 1) eget utvalg for søkere som er behandlet (utvalg: BEH) + har vedtak om "ikke kvalifisert" (ferdig behandlede søkere som reelt ikke er kvalifisert), og 2) eget utvalg for søkere som har mangelkode Pr i dag må det genereres brev med utvalg: "brev til alle" eller "brev til søkere som ikke har fått brev" for å få ut brev til ikke kvalifiserte søkere. Sammen med de reelt ikke-kvalifiserte genereres også brev til søkere med mangelkode (fordi disse teknisk har "ikke-kvalifisert-status", men disse er ikke ferdig behandlet). I praksis betyr dette at vi etter utkjøring av brevene, manuelt må sortere ut de reelt ikke-kvalifiserte når vi har behov for å sende ut til kun disse (og det har vi gjennomhele opptaksperioden mars - sept). Vi håper dette kan prioriteres (det vil sparer oss for mye arbeid!) I tillegg ønsker vi at brev til ikke-kvalifiserte skal kunne flette inn informasjon som ligger under profilbildet i søknad samlebilde og feltet for avslag (søknad samlebilde, gsk-feltet). Vi ønsker slik tekst flettet inn i merknadsfeltet (studiumnivå) i brevet. Se vedlegg for hvordan brevet ser ut. Det er mulig slik funksjonalitet allerede ligger på plass, men vi har i så fall ikke funnet ut hvordan dette kan gjøres.. Ann-Lisbeth Framaas opptaksleder HiHm Comments Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 16/Dec/09 10:58 AM ] - mulighet til å velge "Brev til alle med ny status I og V" I tilfeller der opptaket foretas i 2 runder og de som står på venteliste fra første runde kan få endret status. Noen kan få tilbud, mens andre kan få endret ventelistenummer. Både de med tilbud og de med venteliste må derfor få brev i runde 2. NTNU 10

20 [STW-616] FS Brev med resultat av opptak -fletting av pinkode Created: 16/Dec/09 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen - mulighet til å flette inn pin-kode i tilbudsbrev/e-post og i egendefinerte brev/e-poster Vennlig hilsen Hege Svendsen opptaksleder Avdeling for utdanning Universitetet i Tromsø tlf:

21 [STW-603] FS Videregående skole dokument Created: 16/Dec/09 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen - Det er ikke mulig å få opp mer enn 10 vitnemål i vitnemålsframvisningen. Dette er et problem i de tilfellene der en søker har flere vitnemål og kun har godkjent disse elektronisk. - Vitnemålesammenligningen i vitnemålsframvisningen er uoversiktlig. Det er ønskelig med en fane der man kan få fram hvilke endringer som er gjort på de ulike vitnemålene. For eksempel få opp en oversikt der det framkommer at på vitnemålsnr. *** er norsk hovedmål endret i forhold til vitnemålsnr. *** NTNU Comments Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 16/Dec/09 11:20 AM ] E- vitnemål E-vitnemål i FS viste eksamenstidspunkt på høsten for samtlige eksamener. Denne feilvisningen gjorde det umulig å sjekke kvotetilhørigheten for søkere som faktisk hadde tatt en eksamen om høsten. Vi savnet informasjon om denne feilen i årets opptak og ønsker at dette skal rettes opp til neste år. HiBu Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 16/Dec/09 11:48 AM ] Flere KL-vitnemål var ikke sortert i samme rekkefølge som papirvm. Eksempelvis for søkernr (service/samferdsel) og (idrettsfag). Vi har et inntrykk av at det hovedsakelig gjaldt for disse studieretningene, men kan også gjelde andre. I startfasen av NOM2009 hadde alle KL-vm ulik sortering, det ble rettet for de fleste vm og vi fikk følgende tilbakemeldingen fra Kjetil Skotheim (RT374201). For NOM2010 håper vi at alle vitnemålene kan sorteres lik papirvm. R94-vitnemål skal sorteres som før: Via felt VF4-&vgdokfag.linjenr. > Avsnitt i kravspec: order by vf.linjenr > > Jeg mener KL-vitnemål også bør kunne sorteres kun på det feltet, selv > om man her skal sortere først på VF3-Fagtypekode (muligens via en > decode og ikke direkte alfabetisk? jeg må undersøke...) deretter VF4- > Linjenr. Men vi bør kunne forutsette at systemene i videregående > leverer linjenr som kan brukes direkte. Jeg tenkte å legge inn en > filkontroll for dette i vitnemålsimporten hos SO. Hvis man ikke vil > stole på at VF4 fra skolene er riktig, kan man bruke: > order by decode(vf3,'ff',x,'fp',y,'pf',z,...osv), VF4, VF2 > der x, y og z ikke er kjent (for meg) ennå. UiO 12

22 [STW-622] FS Automatisk behandling av søkere med godkjent e-vtm Created: 16/Dec/09 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen Ved behandling av godkjente e-vm for søkere med DUA-mangel: ønske om at den sletter DUA-mangel for B-rolle og setter dokstatus til BEH for disse. UiO 13

23 [STW-605] FS Oppretting av student Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen Ønsker å kunne sette default i rapport FS på "Overskriv semesteradresse med kontaktadresse". Lett å glemme å hake av dette. HiB 14

24 [STW-623] FS Send epost Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen FS send e-post Vi ønsker utvidet tegnkapasitet i tekstfeltet fra 4000 til 5000 tegn. Vi får p.t. ikke benyttet denne rutinen like mye som vi ønsker pga for liten plass i tekstfeltet. UiO 15

25 [STW-609] Feilmelding ved matte allmennlærer Created: 16/Dec/09 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen 1) Feilmelding ved matte allmennlærer Synes det er unødvendig at FS etterlyser mattekravet til allmennlærer (2. eller 3.klasse) når 1 klasse matte er ok, men ikke norsken. Hilsen Karin HiO 16

26 [STW-625] KL-vitnemål med tilleggsfag - tilrettelegging i FS: Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen RT ticket id: 415,952 Hei, Søkernr Vi har en søker som har et førstegangsvitnemål fra KL som inkluderer FYS1, KJM1 og R1 + et kompetansebevis med R2. Vitnemålet ligger ikke elektronisk. På bakgrunn av kun vitnemålet skal han konkurrere i kvote for førstegangsvitnemål, og han kvalifiserer for kravkode MATRS. Da det i KL ikke lenger er mulig å ta med tilleggsfag i kvote for førstegangsvitnemål (VOT), og han trenger R2 for å kvalifisere for de andre kravkodene han har søkt, lurer vi på hvordan vi på riktig måte kan registrere dette i FS. Siden vitnemålet ikke ligger elektronisk, må vi benytte vitnemålskalkulatoren. Det vil si at vi må registrere beståtte kravelement i profil i søknad samlebilde NOM. Problemet er da at denne søkeren skal ha bestått R2 KUN i ordinærkvote og ikke i kvote for førstegangsvitnemål - og vi kan ikke se at det er mulig å registrere bestått kravelement kun for en av kvotene i FS.. Hvordan kan vi løse dette? Mvh Åshild UiO Comments Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 16/Dec/09 11:56 AM ] USIT: Søkeren ble i NOM 2009 behandlet manuelt. 17

27 [STW-627] Kvoterunde og opptak Created: 05/Jan/10 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen RT ticket id: 502,648 Hei Problem: I bildet Kvoterunde (kvote) søker eg fram alle opptaksstudieprogramma som er aktive "N" på innstilt og "N" på NOM for opptak Lokal (eller andre). Så legg eg inn ny kvoterunde for alle opptaksstudieprogramma. Når eg så har kjørt rutine FS Beregning av kvalifisert og kvotefordeling og skal kjøre FS Opptak får eg feilmelding om at kvoterunda er kjørt frå før. Dette til tross for at eg har sletta alle gamle kvoterunder på dei aktive opptaksstudieprogramma. Det viser seg at eg må også slette alle likelydande kvoterunder også på dei gamle opptaksstudieprogramma, som no står som innstilte ("J" på innstilt) før eg får kjøre ny kvoterunde. Dette var både tungvindt og overraskande. Løsning: Mitt forslag er at kvoterunde kan kjørast med unike kvoterunder seperat frå dei innstilte opptaksstudieprogramma. Håper dette la seg i neste runde;-) Med vennleg helsing Høgskulen i Volda Per Johan Ramsli Fung. opptaksleiar 18

28 [STW-624] Link fra søkernr til SODA Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen Link fra søkernr til SODA: Slik det er nå er det kun søkere hvor SO har scannet inn dokumentasjon, som har direkte lenke fra FS til SODA. Er det mulig å få en slik lenke for alle søkere? UiO 19

29 [STW-632] Logging i person og opptakslogg Created: 05/Jan/10 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen RT ticket id: 409,039 HiB opplevde rot med utsending av tilbudsbrev. Det hadde vært veldig kjekt om det kunne ha blitt logget litt mer i person og opptaksloggen, for eksempel når (dato og gjerne kl.) det settes I (endring av tilbudsstatus) på søknadsalternativ. 20

30 [STW-613] Mottatt omslagsark - ny verdi K Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen 7) Søkere som levere papirer uten omslagsark eller har bare elektronisk vitnemål fra N i feltet mottatt omslagsark når vi behandler de med rutinen FS På statussiden til søkeren står det at omslagsarket er mottatt. Dette blir misvisende. HiO ønsker at feltet mottatt omslagsark utvides med en ny verdi (feks K) for Kun papirer eller at det lages et nytt felt for "kun papirer". Hilsen Karin HiO 21

31 [STW-620] NVB Kontrollresultat Created: 16/Dec/09 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen NVB Kontrollresultat- Tidligere var denne mye mer lesevennlig. Nå kommer veldig mye informasjon, noe som gjør det veldig tidkrevende å lete etter relevant informasjon. Vi ønsker en mer strukturert presentasjon av informasjonen her, slik at bildet blir mer lesevennlig. UiO 22

32 [STW-601] Opptaksstudieprogram - engelsk og nynorsk tekst for oppmøtetid/sted Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen o Mulighet til å legge inn nynorsk og engelsk tekst på oppmøtetid og -sted (opptaksstudieprogram samlebilde - opptakstermin). Vi legger som regel inn litt mer info enn bare selve stedet. Opptaksbrevene på nynorsk og engelsk blir merkelige når det plutselig kommer bokmålstekst inn. NTNU 23

33 [STW-630] Opptaksstudieprogram: fjerne opptakstype Created: 05/Jan/10 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen RT ticket id: 394,459 Huskeliste for USIT: Opptakstudieprogram: Opptakstype bør/må tas vekk fra tabellen opptakstudieprogram, og kun ligge på opptakstudieprogramtermin. Denne gir problemer i forbindelse med søknad (dersom opptakstype avviker mellom opptakstudieprogram og opptakstudieprogramtermin) og for NSD-rapportering (se RT394459). 24

34 [STW-629] Rapport som viser alle kval som ikke har fått tilbud ennå rangert etter poengsum Created: 05/Jan/10 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen RT ticket id: 407,013 Rapporten viser hvem som står på venteliste, men på denne oversikten får vi ikke med søkere som nettopp er blitt kval pga ettersendinger. Kan vi få en rapport som viser alle kval som ikke har fått tilbud ennå rangert etter poengsum. Til bruk i neste opptaksrunde. Grunnen er at saksbehandlerne ønsker en kontroll på hvem som skal få tilbud. mvh Mette Venheim, opptak, HiT 25

35 [STW-633] Rydding i regelverket vedrørende SKO-xxx-beregninger Created: 05/Jan/10 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen RT ticket id: 394,965 Huskeliste for USIT: Det må ryddes opp i regelverket vedrørende SKO-xxx-beregninger. 26

36 [STW-610] Skolepoengene til ALMLÆR-kravet Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen 2) Skolepoengene til ALMLÆR-kravet Her er det ønskelig at poengene blir satt inn automatisk når en søker ikke har nok poeng (slik som når en søker har nok poeng). Hilsen Karin HiO 27

37 [STW-631] Spesiell søknad Created: 05/Jan/10 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen RT ticket id: 395,733 Spørsmål om spesiell søknad, der søker har både lokal og NOM-søknad. Feltet Vurdering sendes da SO, selv om denne gjelder for lokal søknad. Feltet er markert med at det sendes SO. Bør det gjøres en splitt? 28

38 [STW-606] Søkere som ikke svarer på tilbud Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen Søkere som ikke svarer på opptak/ventelisteplass og som blir registrert med U i svaralternativet, blir ikke talt med når vi kjører rapport og ber om antall tilbud i et opptak. Dette gjør at statistikkene våre hvor vi ønsker å dokumentere hvor mange tilbud som er gitt i forhold til antall møtt, blir feil. HiB 29

39 [STW-599] Søknad samlebilde Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen Vi ønsker snarvei i "rullegardinmenyene" i søknad samlebilde, slik at man raskt kan manøvrere fra Lokalt opptak til Nom-opptak Ann-Lisbeth Framaas opptaksleder HiHm Comments Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 16/Dec/09 11:27 AM ] 3) Synlig i FS at søkeren ønsker papirsvar Ønske om et felt/kryss som er ved siden av SMS-varsel (altså under hele-knappen) Hilsen Karin HiO Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 16/Dec/09 11:42 AM ] Vi ønsker også overgang til Søknad samlebilde fra Student samlebilde, som et valg i nedtrekksmenyen til høyre i Student samlebilde. UiO Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 16/Dec/09 11:42 AM ] Vi ønsker oss et søkbart felt for studentnr i dette bildet. Av personvernårsaker benyttes i stor grad studentnr i epostkorrespondanse om søkere, og det er da meget tungvint å ikke kunne søke opp de som har studentnr ved hjelp av dette i søknad samlebilde. UiO 30

40 [STW-621] Søknad samlebilde - nytt undervindu Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen Nytt underbilde: Ønske om underbilde tilsvarende underbildet 'grunnutdanning' i Doktorgradssøknad samlebilde også i Søknad samlebilde. Dette for å sikre at det faktisk foreligger en lavere grad før det skrives ut ev vitnemål for høyere grad. Altså et underbilde for å kunne registrere grad, institusjon, fag (ved opptak til master). Vi har ikke behov for fullstendig stedkode slik det er i Drgr samlebilde, vi ønsker heller kun institusjonskode og aller helst institusjonskodene i nedtrekksmeny. Tilsvarende i Doktorgradssøknad samlebilde ønsker vi at registreringer her overføres til egen underfane i Student samlebilde. UiO 31

41 [STW-612] Tilbudskode på REA-søkere som har FKU. Created: 16/Dec/09 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen 6) Ikke mulig å sette riktig tilbudskode på REA-søkere som har FKU. KVALGRUNNLAGKODE bør styre hva slags tilbudsgarantikode vi kan sette og ikke det som søkeren selv har haket av (sistnevnte er av ymse kvalitet). Eksempel: Feltet tilbudsgarantikode_t kun tillater REA eller RAL. I noen tilfeller er det behov for å sette kode TIL/ALI. Det ligger også en sak på dette på RTen til SO / HiO 32

42 [STW-618] Underbilde Profil i Søknad samlebilde NOM Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen R1R2 bør utløse kvalifisert i REALFA. Ved manuell registrering av dekking av spesielle opptakskrav måtte man i år registrere J både i R1R2 (knyttet til eks HING) og i tillegg R1R2M for å få kval i REALFA. Kan være lett å overse, da R1R2 vel også bør dekke R1R2M? UiO 33

43 [STW-634] Venteliste: ubesvarte får tilbud Created: 05/Jan/10 Updated: 05/Jan/10 Opptaksmodulen RT ticket id: 412,547 Søkere som står på venteliste og med tilbud svar U-ubesvart etter svarfristen, faller ikke bort på varaopptaket men rykker opp å får tilbud. Disse burde få B eller U. 34

44 [STW-604] Vitnemålsbehandling: Pra-søkere Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen Ønsker å ha muligheten til å hake av fag som skal være med i en beregning av 23/5-søkere. Det vil si velge de spesifikke fagene som skal være med i poengberegningen når et av grunnlagene er "PRA". Per i dag må man bruke vitnemålskalkulatoren eller manuell poengberegning. Dette er lite etterkontrollerbart i forhold til hvilke fag som er tatt med eller ikke. NTNU Comments Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 16/Dec/09 11:07 AM ] Plukke fag fra elektronisk vitnemål i PRA-beregning Da vi er pliktet til å dobbeltrangere alle søkere med vitnemål som i tillegg kvalifiserer for 23/5, ønsker vi oss en mulighet for automatisk behandling for PRA dersom en søker har e-vm og i tillegg hake i kvalgrunnlag PRA. Det vil si at dersom vi haker av for kvalgrunnlag PRA, hentes og poengberegnes karakterene fra følgende fag fra e- vm: 1. Norsk hovedmål, sidemål og muntlig, Engelsk, Samfunnsfag (Samfunnslære i R94), Historie (Nyere historie i R94), Matematikk og Naturfag 2. Og i tillegg eventuelle realfag, dersom det lønner seg for søker. Er dette mulig å få til? UiO Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 16/Dec/09 11:09 AM ] For opptaket 2010 ser vi nødvendigheten av at valgfriheten i forhold til elektroniske vitnemål og vitnemålsbehandleren blir mye større. For søkere som har VKI + VKII + fagbrev, må det være mulig å fjerne /"krysse ut" enkelte fag på vitnemålene og likevel få de behandlet elektronisk i vitnemålsbehandleren. For disse søkerne skal allmennfagene telle kun på høyeste nivå, så kontrollmotoren må fungere slik at den ikke teller med "fag vi har krysset ut/strøket" på lavere nivå. Søkere over 23 år (23/5-søkere) kan saksbehandles på 2 måter. Enten på hele vitnemålet eller kun på minstekravsfagene. Her må det være mulig å "krysse av" de fagene som skal være med i karaktersnittet når søkerne skal poengberegnet som 23/5-søker. Dersom vi må skrive ut den elektroniske dokumentasjonen for disse søkerne, er hele gevinsten med elektroniske saksbehandling borte. HiB 35

45 [STW-596] Ønske om å slippe å opprette kvoterunder for opptaksstudieprogram som ikke skal være med i en runde Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Opptaksmodulen Tungvindt å måtte registrere kvoterunde for alle studier, uavhengig av om det skal gis tilbud ved det enkelte studium eller ei. Vi har 66 studier i Lokalt opptak i år, og det er tungvindt å legge inn kvoterunde og antall tilbud for alle studier for hver opptaksrunde, når bare noen studier skal med i opptaksrunden. Er det mulig å løse dette? - at manglende kvoterunde tolkes som 0 (null) tilbud automatisk? Eventuelt at kvoterunde og antall tilbud kan registreres i ett samlet bilde der alle studier ligger. Ann-Lisbeth Framaas opptaksleder HiHM 36

46 [STW-615] Avkryssing for ettersending av dokumentasjon Created: 16/Dec/09 Updated: 05/Jan/10 - mulighet til å krysse av for at dokumentasjon skal ettersendes på søknadsveven (tilsvarende DUE og DUA i NOM-opptaket) Vennlig hilsen Hege Svendsen opptaksleder Avdeling for utdanning Universitetet i Tromsø tlf:

47 [STW-617] Avvikende frister på opptaksstudieprogram Created: 16/Dec/09 Updated: 05/Jan/10 - jf saknr som vi har meldt inn tidligere - vi mener fortsatt at avvikende frister på opptaksstudieprogram må kunne være senere enn fristen på selve opptaket (med mindre funksjonaliteten på den nye søknadsveven som kommer er utformet slik at dette ikke lengre er relevant) Vennlig hilsen Hege Svendsen opptaksleder Avdeling for utdanning Universitetet i Tromsø tlf: Comments Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 05/Jan/10 02:51 PM ] gruppe : Ønsket avvises, dette blir ulogisk og det får betydning i mange sammenhenger. 38

48 [STW-626] Dobbelregistrering av epostadresse ved endring Created: 05/Jan/10 Updated: 05/Jan/10 Dobbelregistrering av e-postadresse: også ved endring av e-postadresse for søkere som allerede er registrert med e-postadresse. I ny søknadsweb er det kun nye personer som ikke er registrert med e-postadresse som må registrere to ganger, dersom en endrer allerede eksisterende adresse må den ikke oppgis to ganger. Mvh Åshild og Anette 39

49 [STW-600] Kryss for ønsket kommunikasjonsform Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 o Mulighet for søkere til å krysse av for ønsket kommunikasjonsform på søknadsweb med tilhørende funksjon ved adressering i FS NTNU 40

50 [STW-437] Ny kode for ja til venteliste Created: 23/Oct/08 Updated: 05/Jan/10 1. Kvittering e-post frå Søknadsweb Problem med kvitteringsmelding frå søknadsweb ved svar å på venteliste,- gir misvisande informasjon. Foreslår kodeendring ved køyring av sjølve opptaksrutina, til for eksempel JV = Ja til venteliste i staden for berre J for ja? Vil forenkle for oss som sakshandsamar og gjere det meir logisk for søkjar? Vi illustrerer saka med følgjande e-post frå ein som fekk rar kvitteringsmail etter å ha svara ja på å ville stå på venteliste: >>> René Gjerde <gjerdre@hivolda.no> :49 >>> "Hei! Eg har følgjande kvittering frå søknadsweb: Kvittering for søknad om opptak Halvårs- og fordjupingssstudium (inkl. opne emne) Søknadsfrist 15-apr-2008 Frist for omprioritering 01-jun-2008 Søknadsfrist hvis du har utanlandsk grunnlag: 15-apr-2008 Tilbod blir publisert 18-jul-2008 Frist for å ettersende 01-jul-2008 Kor mange studiepoeng du ønskjer å ta: 30.0 Ditt søkjarnr: Prioritet Søknadskode Studie Søknadsstatus Registrert svar Mat, kosthald og helse, halvårsstudium 30sp Venteliste Ja 4081 Skuleretta samfunnsfag 1 30sp S/I omgjort til B blir L Naturfag 2, halvårsstudium 30sp Ikkje kvalifisert Har eg takka ja til å stå på venteliste, eller har eg fått tilbod om studieplass på Mat, kosthald og helse? I kvitteringa står det venteliste, men i mailen eg fekk står det at eg har takka ja til studieplass..." Fleire andre opplevde dette, og nokre møtte til studiestart basert på at kvitteringsmailen sa at dei har takka ja til studieplassen. Comments Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 26/May/09 04:00 PM ] USIT: Dette ønsket var også 2. prioritet våren 2009 Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 05/Jan/10 02:27 PM ] USIT: Dette ønsket hadde 2. prioritet høsten

51 [STW-607] Ny søknad/mine søknader Created: 16/Dec/09 Updated: 16/Dec/09 Søknadsweb Ønsker at prosessen for søkere som har søkt studier på søknadsweb og som ønsker å endre/søke nye studier, blir tydeligere. Ikke helt logisk for mange at hvis man allerede har søkt i en søkegruppe, så må man gå inn på "mine søknader" og ikke "ny søknad" for å endre/legge til nye studieønsker. For enkelte av oss er det mye kluss med å komme videre fra Personinfobildet og videre til søkebildet. Mange tastetrykk og mye registrering og lagring av fiktive c/o adresser for å få dette til. HiB 42

52 [STW-501] Prioritering av studieprogramvalg Created: 08/May/09 Updated: 05/Jan/10 Enkelte opptaksstudieprogram har spesialiseringen der studentene velger og helst også skulle kunne prioritere. Dette har vi forsøkt, men det fungerte ikke. (For oss gjelder det foreløpig master i øk.adm og PPU) Med vennlig hilsen Bjørg Reidun Roland, UIA Comments Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 05/Jan/10 02:27 PM ] USIT: Dette ønsket hadde 2. prioritet høsten

53 [STW-364] Registrere at søknaden gjelder tidlig opptak eller utenlandsk utdanning Created: 15/Apr/08 Updated: 26/May/09 Reopened Ønskeliste fra Universitetet i Agder: 3. Mulighet for å angi at søknaden gjelder Tidlig opptak, realkompetanse eller utenlandsk utdanning. (I dag kan man bare angi at søknaden gjelder særskilt vurdering) Comments Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 15/Apr/08 08:21 AM ] USIT: Det er et modulvalg for å styre om det skal være mulig å søke med realkompetanse. Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 17/Apr/08 08:24 AM ] Generellt har eg fått gode tilbakemeldingar frå brukarane i den nye Søknadsweben. Den er meir lik vår Studentweb og kanskje meir logisk enn den forrige? To merknader har eg å komme med; 1. Teksten om PIN kode som må leggast inn må bli betre og komme i tidlegare bilde. Der må klart komme fram at brukaren sjølv må lage seg ein PIN kode på 4 siffer. (PS eg har prøvd å oppdatere tekstane via FS utan heilt å lykkast med det) 2. Knappen for søknad om "Tidleg opptak manglar". Ordnast dette lokalt eller sentralt? Knappen om søknad på realkompetanse ligg der og er aktivert. Per Johan HVO Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 25/Apr/08 12:05 PM ] grupp : Flere ønsket mulighet til tidlig opptak, men så ikke nytten av å markere på utenlandsk utdanning. Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 11/Nov/08 09:42 PM ] gruppe : Institusjonen må kunne avgjøre på det enkelte opptaksstudieprogram om det skal være tidlig opptak eller ikke. En trenger frist for tidligopptak og punbliseringsdato for tidligopptak. Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 26/May/09 04:01 PM ] USIT: Dette ønsket var 2. prioritet våren

54 [STW-517] Registrering av praksis og annen utdanning Created: 15/May/09 Updated: 05/Jan/10 Vi ønsker å få utvidet søknadsweb med innhenting av søkerens utdanning og praksis. Informasjonen om utdanning og praksis som søkeren registrerer i søknaden, kan overføres i bilde for spesiellsøknad. Jeg tenker å legge innhenting av utdanning-og praksisopplysninger i søknadssekvensen. Hos oss ber vi søkeren om å registrere/kontrollere personopplysninger i første sekvens, videre registrering av studieønsker i andre sekvens og vi ville hvis mulig legge inn spørsmål om utdanning og praksis i neste sekvens. Årsaken til at vi ønsker innhenting av disse opplysninger er at mange av studiene på lokal opptak krever høgere utdanning, samt praksis for opptak. Vi ønsker felter for utdanning og praksisinformasjon som vist i vedlagte skjema'r. HiL Comments Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 26/May/09 08:56 PM ] gruppen : Gruppen ønsker at praksisinfo skal kunne legges inn i etter at søkeren har søkt på ett opptak. Praksis info bør overfores til spesiell søknad undervindu praksis og utdanning i undervindu Utd. Comment by Anne Kathrine F Haugen [ 05/Jan/10 02:26 PM ] USIT: Ønsket hadde 1. prioritet høsten

55 [STW-578] Sortering av studieprogram Created: 28/Oct/09 Updated: 05/Jan/10 Ønsker i forbindelse med testing av ny søknadsweb: Selve studieprogrammene blir sortert etter typenummer. Det blir heller ikke alltid bra, så her burde man kunne angitt sortering direkte i "Opptak samlebilde". Dette får vi ikke fikset nå uansett (?). Mvh, Sven Petter 46

56 [STW-579] Vise frem statsborgerskap for alle søkere Created: 29/Oct/09 Updated: 29/Oct/09 Ønske i forbindelse med testing av ny søknadsweb: Men jeg ble plutselig obs på en sak som kan være vanskelig: Statsborgerskap er nå en del av registrering på søknadsweb. Men feltet for dette kommer kun opp ved nyregistrering. Når må logger på weben igjen vil ikke feltet for statsborgerskap vises blant personinformasjonen. Dette har to konsekvenser: - Søkerne kan ikke redigere dette feltet (kanskje greit, men likevel...) - Vi får ikke statsborgerskapsopplysninger for søkere som allerede finnes i FS fra tidligere, men hvor denne infoen savnes (ikke greit. Det vil gjelde mange). Det er nok sak som krever større endringer vi ikke rekker nå, men tenkte likevel å ta det opp. Mvh, Sven Petter Sven Petter Myhr Næss Rådgiver Norges musikkhøgskol 47

57 FS-usit Saksbehandler Opptakskontoret - HIHM Telefon Deres ref Vår ref Dato Side 1 av 2 Oppsummering opptak 2009 ønskede endringer/utvidelse i programvaren Høgskolen i Hedmark synes i hovedsak at programvaren er bra og stadig blir bedre! Nedenfor har vi (Opptakskontoret ved Høgskolen i Hedmark) noen punkter vi håper på endringer/forbedringer på: FS Mangelbrev til søker: Vi ønsker oss muligheten til å inkludere egen tekst (tekstfelt) i tillegg til forklaringsteksten som automatisk kommer avhengig av den mangelkode som er valgt. Det er i svært mange tilfeller nødvendig å spesifisere hvilken dokumentasjon vi etterlyser (spesielt i lokalt opptak hvor opptakskrav til ulike studier er mer differensiert enn i NOM-opptaket). Vi ønsker videre at den teksten vi skriver inn (på søkernivå) blir med i lagring slik at mangelbrevet i sin helhet kan gjenfinnes i dokumentarkivet) FS Omslagsark datagrunnlag: I lokalt opptak hos oss må alle søke opptak via nettsøknad (søknadsweb), med unntak av utenlandske søkere. Vi sender ut omslagsark til alle søkere med frist for retur og innsending av dokumnetasjon. I omslagsarket er det behov for å gi en del informasjon. Vi ønsker oss muligheten til at omslagsarket (som er ett tosidig A3-ark) kan inkludere tekst på alle 4 sider. Pr i dag er det kun mulig å få inn tekst på side 1 og side 4 Søknadsweb, utenlandske søkere: Høgskolen har en god del søkere til studier i lokalt opptak (grunnet engelskspråklige studietilbud). Mange av søkerne kommer fra Afrika og Asia med svært land postgang. Vi ønsker at søknadsweb utvides til å kunne takle søkere uten norsk personnummer, og håper dette kan prioriteres (søknadsweb for NOM-opptaket har funksjonalitet til å takle søkere uten norsk personnummer pr idag) Søknadsweb, pin-kode: Det virker som om gjensøkere (søkere som søker opptak flere år på rad) kun kan benytte den gamle (først opprettede) pin-koden ved nettsøking året etter. Pin-koden er ofte vanskelig å huske. Stemmer dette, eller er dette ett problem hos oss lokalt? FS Brev med resultat av opptak: Vi gjennomfører en god del løpende opptak i lokalt opptak. Dette betyr at vi har brevutkjøringer over en svært lang periode. Vi ønsker at det ved generering av brev er mulig å ha: 1) eget utvalg for søkere som er behandlet (utvalg: BEH) + har vedtak om ikke kvalifisert (ferdig behandlede søkere som reelt ikke er kvalifisert), og 2) eget utvalg for søkere som har mangelkode Pr i dag må det genereres brev med utvalg: brev til alle eller brev til søkere som ikke har fått brev for å få ut brev til ikke kvalifiserte søkere. Sammen med de reelt ikke-kvalifiserte genereres også brev til søkere med mangelkode (fordi disse teknisk har ikke-kvalifisert-status, men disse er ikke ferdig behandlet). I praksis betyr dette at vi etter utkjøring av brevene, manuelt må sortere ut de reelt ikke-kvalifiserte når vi har behov for å sende ut til kun disse (og det har vi gjennomhele opptaksperioden mars sept). Vi håper dette kan prioriteres (det Høgskolen i Hedmark Postadresse: 2418 Elverum Besøksadresse: Lærerskolealléen 1 Telefon Telefaks E-post postmottak@hihm.no Org. nr

58 vil sparer oss for mye arbeid!) I tillegg ønsker vi at brev til ikke-kvalifiserte skal kunne flette inn informasjon som ligger under profilbildet i søknad samlebilde og feltet for avslag (søknad samlebilde, gsk-feltet). Vi ønsker slik tekst flettet inn i merknadsfeltet (studiumnivå) i brevet. Se vedlegg for hvordan brevet ser ut. Det er mulig slik funksjonalitet allerede ligger på plass, men vi har i så fall ikke funnet ut hvordan dette kan gjøres.. automatisk opptak: Tungvindt å måtte registrere kvoterunde for alle studier, uavhengig av om det skal gis tilbud ved det enkelte studium eller ei. Vi har 66 studier i Lokalt opptak i år, og det er tungvindt å legge inn kvoterunde og antall tilbud for alle studier for hver opptaksrunde, når bare noen studier skal med i opptaksrunden. Er det mulig å løse dette? at manglende kvoterunde tolkes som 0 (null) tilbud automatisk? Eventuelt at kvoterunde og antall tilbud kan registreres i ett samlet bilde der alle studier ligger. FS Vi ønsker følgende utvalg (i tilleg til utvalget for dato): - kun ubehandlede - alle Slik denne fungerer pr i dag er det ikke mulig å fjerne søkere med BEH-status fra lista annet enn ved datoutvalget. Utvalg på dato er ikke alltid hensiktsmessig. FS Usikker på om denne har fungert etter hensikten i år (eventuelt må det tilføyes bedre hjelpetekster som forklarer hva rapporten inkluderer). Vår opplevelse er at rutinen ikke har inkludert alle med elektroniske vitnemål som vi trodde rutinen skal dra med seg søkerliste Her savner vi at søkeres e-post adresser inkluderes i utvalget (er klar over at denne funksjonaliteten ligger i andre søkerliste-utvalg, men rapporten er mye i bruk grunnet de gode utvalgene som allerede ligger der. Vi savner kun e-post adresser) FS Sumkolonnene (horisontalt og vertikalt) i statistikken forsvinner ved lagring til excell. Håper dette kan løses! Vi ønsker snarvei i rullegardinmenyene i søknad samlebilde, slik at man raskt kan manøvrere fra Lokalt opptak til Nom-opptak Med vennlig hilsen Ann-Lisbeth Framaas opptaksleder Side 2 av 2 -

59 1 av 2 Studieavdelingen Seksjon for studieadministrative støttesystemer Dato Referanse Notat Til: Utviklergruppen FS Usit Kopi til: Fra: NTNU Signatur: Erfaringer fra opptaket 2009 År for år erfarer vi at de tekniske løsningene ved opptaket fungerer bedre, og i en travel opptakshverdag finner vi tid til å ønske oss bedre løsninger som vil lette arbeidsdagen. Søknadsweb o Mulighet for søkere til å krysse av for ønsket kommunikasjonsform på søknadsweb med tilhørende funksjon ved adressering i FS Grunnlagsdata o Mulighet til å legge inn nynorsk og engelsk tekst på oppmøtetid og -sted (opptaksstudieprogram samlebilde - opptakstermin). Vi legger som regel inn litt mer info enn bare selve stedet. Opptaksbrevene på nynorsk og engelsk blir merkelige når det plutselig kommer bokmålstekst inn. Rapporter o Søkerliste : mulighet til å hake av for studentnummer (slik at det kommer frem på de som allerede har det) o Søkerliste : mulighet til å kjøre listene fakultetsvis eventuelt filtervalg i rapporten for å vise søkere knyttet til fakultet Både opptakskontoret og fakultetene bruker mye tid på å summere hvor mange som har takket ja til tilbud om studieplass samlet på fakultetet. Vi har totaltall og forholde oss til per fakultet når det gjelder opptaksrammene o Brev : mulighet til å velge Brev til alle med ny status I og V I tilfeller der opptaket foretas i 2 runder og de som står på venteliste fra første runde kan få endret status. Noen kan få tilbud, mens andre kan få endret ventelistenummer. Både de med tilbud og de med venteliste må derfor få brev i runde 2. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Førstekonsulent 7491 Trondheim E-post: Dragvoll, Bygg 1, nivå Jan Sverre Rønning 7049 Trondheim Telefaks Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

60 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2 av 2 Vitnemål o Det er ikke mulig å få opp mer enn 10 vitnemål i vitnemålsframvisningen. Dette er et problem i de tilfellene der en søker har flere vitnemål og kun har godkjent disse elektronisk. o Vitnemålesammenligningen i vitnemålsframvisningen er uoversiktlig. Det er ønskelig med en fane der man kan få fram hvilke endringer som er gjort på de ulike vitnemålene. For eksempel få opp en oversikt der det framkommer at på vitnemålsnr. *** er norsk hovedmål endret i forhold til vitnemålsnr. *** o Vitnemålsbehandling: Ønsker å ha muligheten til å hake av fag som skal være med i en beregning av 23/5-søkere. Det vil si velge de spesifikke fagene som skal være med i poengberegningen når et av grunnlagene er PRA. Per i dag må man bruke vitnemålskalkulatoren eller manuell poengberegning. Dette er lite etterkontrollerbart i forhold til hvilke fag som er tatt med eller ikke.

61 Evaluering av FS 2009 NOM-opptaket i FS fungerer veldig greit for HiB sin del. Litt rusk her og der, men det blir løst etter hvert. Utfordringene er lokale opptak hvor vi skal definere alt på egenhånd. Vi har ofte lokale opptak med mange søkere og ulike opptaksregelverk. Opptaket til forkurs gikk i år helt skeis. Opptaket hadde 623 søkere, så det bød på store utfordringer å få rettet opp igjen alle feilene. Ved utskriving av forkursopptaket satte vi som default at vi kun ønsket utskrift per brev, men tilbudsbrevene ble sendt ut både som e-post og til utskrift på kopimaskinen. Dette er et litt halvmanuelt opptak hvor meningen var å plukke ut enkelte brev fra opptaket for så å lage manuelle brev til noen av søkerne. I og med at det gikk ut e-post med en gang til søkerne, så ble hele opptaket ganske kaotisk. Søkerne fikk ulik informasjon i brevet og i e-posten som ble sendt fra høgskolen. Informasjonene som lå i Søknad samlebilde, e-post som var lagret i dokumentarkivet og innholdet i brevet som søkerne fikk, var som regel helt forskjellig. For eksempel: søkere var registrert med I for tilbud i søknad samlebilde, fikk tilbudsbrev i posten, mens i e-posten som ble sendt fikk søker melding om ventelisteplass. søkere som etter opptakslisten hadde fått tilbud om studieplass, fikk e-post om at de ikke nådde opp i konkurransen om studieplass og brev med at de var på ventelisteplass. Ved utskrift av lokale opptak, får vi ofte både dobbel og tredobbel utskrift av en del av brevene. I forkursopptaket var meldingen at opptaket inneholdt 625 brev, mens ved utskrift ble det skrevet ut 770 brev. Vi har en del stopp ved utskrift til kopimaskin når vi kjører ut store opptak og det hender at vi må starte utskriving av opptaket på nytt. Når dette skjer, må vi svare på om vi ønsker å lagre brevet på nytt på hver eneste utskrift. Ofte har vi lokale opptak med flere hundre søkere, så det blir mye trykking. Er det mulig å omgå dette på en eller annen måte? Ønsker å kunne sette default i rapport FS på Overskriv semesteradresse med kontaktadresse. Lett å glemme å hake av dette. Søkere som ikke svarer på opptak/ventelisteplass og som blir registrert med U i svaralternativet, blir ikke talt med når vi kjører rapport og ber om antall tilbud i et opptak. Dette gjør at statistikkene våre hvor vi ønsker å dokumentere hvor mange tilbud som er gitt i forhold til antall møtt, blir feil.