REFERAT LEDERMØTE NKF, DESEMBER 2011

Transkript

1 REFERAT LEDERMØTE NKF, DESEMBER 2011 WORK SHOP NKF s medlemssystem: Hva gjør NKF s medlemssystem? NKF s medlemssystem optimaliserer og rasjonaliserer den daglige driften av de enkelte klubbene, arrangement og stilarten. Startsiden for medlemssystemet inneholder dermed brukermanualer for ulike målgrupper; klubbene, dommerkomiteer og stilartsledere. Her står også hvem som får mail om hva. «Her er alt hva medlemmene ikke vet at de ikke vet», ifølge Trond Søvik. Hvordan ta medlemssystemet i bruk? For å kunne ta systemet i bruk må adressen til alle klubbmedlemmene være registrert i systemet, og stilartsleder må ha inngått avtale med NKF. Dersom det i startfasen er vanskelig å få systemet til å virke kan det være en fordel å ta kontakt med Trond Søvik for nærmere informasjon. Dersom det er noe du ønsker skulle vært annerledes i systemet for din stilart, er det også mulig å etterspørre dette. Logg Inn Logg inn på Øverst til høyre: Trykk «Logg Inn» (på kampsportsforbundets hjemmeside). Dere kommer da inn på medlemssystemets startside, hvor brukermanualene ligger. Logg inn videre nederst på siden. «Bruker» vil være den enkeltes medlemsnummer, og passord er KS«postnummer». Passordet kan endres. Det må bestå av minst fem tegn, der det ene er et tall. Brukere Etter at stilartsleder har inngått avtale kan alle stilartsmedlemmene gå inn på sin medlemsprofil øverst til høyre ved å trykke på et ikon definert som en person. Ikonet definert som flere personer er for stilartens administrasjon. 1

2 Mye av den administrative delen i klubben vil med dette bli lagt over på hvert enkelt medlem, med at de aktivt bruker sin medlemsprofil online til påmeldinger, oppmeldinger, betalinger, retting av egne data, bestilling av utstyr osv. La det gjerne gå sport i å ha en kampsport CV, ha størst oppmøte på treninger, arrangement ol. Eventuelt kan klubben ha ulike premieringer for dette. Stilartslederen med sine ledere og administrasjon vil i systemet ha oversikt over alle sine medlemmer, og om de er aktive, passive eller utgått. Ved bruk av systemet går vi i stor grad bort fra manuell plotting, og inn i en digitalisert, forenklet og nesten papirløs verden. Aktiv bruk av medlemsoversikter i Exel, flettes med Word i ulike sammenheng; alt fra graderinger til ulike arrangement med deltaker lister, premiering, diplomutskrifter osv. Så godt som «ALT» er mulig, og er veldig tidsbesparende. Fletting av dokumenter er detaljert beskrevet på Power Point presentasjon fra møtet, som ettersendes. Frivillige foreldre kan også registreres i systemet som «frivillig», og videre hva slags arbeidsgruppe(r) de lar seg benyttes i. Sponsorer kan også registreres. Slike verktøy vil lette arbeidet for arrangør. Økonomi Der er to brukerfunksjoner i medlemssystemet. En begrenset funksjon med «Basisløsning», og dette er gratis å bruke. Videre en utvidet «Fullskalaløsning», som man får betalt for å bruke! Av hver femte krone får klubben betalt kr2,-, mens NKF får kr3,-. For å kunne benytte seg av en fullskalaløsning må klubbene være med i betalingsløsningen NKF har. Innbetalinger er også noe som systemet tar seg av å administrere, så klubbkasse er ikke lenger et behov, da alle penger går direkte inn på klubbkonto. Forutsetningen er selvfølgelig at medlemsmassen har fått grunnleggende informasjon om hvordan de skal bruke sin medlemsprofil. Det er laget et forslag sammen med brukermanualene. Ved bruk av fullskalaløsning vil der også være muligheter for å legge inn bestillinger på varer og å se varebeholdning mm. Hvordan stilarten ønsker å fakturere medlemmene kan de selv definere i systemet. Noen klubber gir rabatter for årlige medlemsavtaler. Det foreslås at det i den definerte medlemsavtaleperioden brukes månedlige trekk. Dette vil være en vennlig løsning for 2

3 familieøkonomien, da det gir små beløp som trekkes jevnt, i stedefor større beløp som trekkes halvårlig eller årlig. Personlig ville jeg foretrukket medlemsperioder over 6måneder, med månedlige trekk. Dette fordi barn i en oppstartsfase ikke alltid vet om dette er noe for dem, og fordi vi godt voksne med ulike skavanker kan ha en helse som går litt i bølgedaler. Dersom et medlem blir skadet eller syk for en lengre periode (måneder), kan dato for neste månedlige trekk flyttes. Det er opp til hver enkelt stilart om de ønsker å kreve legeerklæring. Det som er så bra med systemet er at klubben kan tilby både halvårlige og årlige avtaler, skreddersy dem akkurat som de selv vil! Systemet vil kreve «aktiv innmelding» og «aktiv utmelding» av alle medlemmer. Det er også mulig å tilby ulike pakketilbud, slik vi i SKAN eksempelvis allerede gjør per i dag, med treningsavgift krx,- for trening+gi+kompedie+klubbmerke. Dette er gunstig for nybegynnere og særlig barn som syns det er veldig stas med drakt. Videre kan det også gis medlemspoeng for rekruttering til klubben gjennom god omtale, og premiere dette med rabatt på noe utstyr, eller gratis kompendiet osv. Ikke penger. Saldoliste Reskonto Dette er et ok verktøy for oversikt over «dårlige betalere». Det er her mulighet for å sende medlemmet kopi av treningsavgiften per mail om regningen er kommet bort. Emner: purring, inkasso. Tester med påfølgende graderinger Graderingsskala i hver enkelt stilart skal nå være plottet inn og tilrettelagt av NKF sentralt. Dette var bakgrunnen for etterspørselen av hver enkelt stilarts graderingssystem. Det er student Daniel Sønstevold ved Norges Idrettshøyskole som jobber med blant annet dette under sin utplassering hos NKF. Han er kampsportutøver og har tidligere tatt bachelorgrad innenfor teknologi og kommunikasjon, og studerer nå idrettsadministrasjon. Han har dermed grunnleggende programmeringskunnskap som kommer forbundet til gode. 3

4 Når nye medlemmer skal testes for første gang, må dette gjøres manuelt i systemet ved å registrere dem som gulstripe eller gult belte. De neste gangene vil beltegrad bli foreslått automatisk til neste kyu/dan grad. Medlemmene kan selv gå inn å melde seg opp til test i systemet. Trykk på +tegnet der det står informasjon for registrering. De kommer derimot ikke ut av systemet uten å ha betalt graderingsavgift. Det samme vil gjelde deltakere på ulike arrangement som går inn på sin medlemsprofil og melder seg på. Ved graderinger flettes Exel dokument med Word (masseutsendelser), blant annet for utskrift av diplom med navn og grad osv. Det kan være en fordel å skrive ut en og en diplom, i tilfelle skriver slår seg vrang. Som nevnt tidligere er fletting av dokumenter godt beskrevet i ettersendte Power Point presentasjoner. Medlemskort med strekkode Det vil i fremtiden være mulig for klubbene å få kjøpt ulike kvanta av plastkort for strekkode. Tanken er da at i stedefor å bruke manuelle oppmøtelister, slik vi gjør i dag, bruker man strekkodeleser ved oppmøte. En strekkodeleser koster ca kr1000,-, og kan kobles til bærbar PC med USB-kobling. Videre er det viktig at plastkortene deles ut fra hver enkelt klubb, da faren for at enkelte medlemmer kan miste sitt medlemskort alltid vil være tilstede. Klubben vil da kunne utstede et nytt kort til sitt medlem mot en avgift på kr 50,- per kort. Kort med strekkode vil bli å foretrekke med tanke på at magnetkort kan slettes i kontakt med mobil og annet. Kommunikasjon via SMS Alle medlemmer er ikke alltid online til daglig. Det kan derfor være praktisk å gi korte meldinger over SMS; det la seg være purringer, trening avlyst el. Hvert medlem vil belastes med kr3.- per SMS. Det kan derimot være en billigløsning, mot å betale busspenger eller annen transport til trening som er avlyst. Jo lengre SMS meldingen er, jo dyrere blir det for medlemmet; kr6,- videre kr9,- etc. 4

5 For at medlemmene skal kunne motta slike meldinger per SMS, må de deaktivere sin reservasjon på sin medlemsprofil. Dette gjøres ved et enkelt museklikk. Det vil derimot være lurt å sende i tillegg til SMS, da ikke alle medlemmer har deaktivert sin reservasjon. Sportscover forsikringer Forsikringer via NKF vil i fremtiden også gi utvidede muligheter til også å gjelde innbo, bil mm. GENERELT Informasjonsflyt Send gjerne inn kopier av referater etter stilartsmøter så NKF får innsikt i hva som rører seg i klubbene lokalt. Tosidig avtale krever toveiskommunikasjon. NKF ønsker løsningsorienterte medlemmer, og uenighet er helt ok! NKF ønsker å være et endringsvillig forbund med utvikling, noe de siste 20årene bør være et bevis på. «Mange bekker små gjør en stor Å», som gjør at vi sammen stiller sterkere i møte med politikere og kulturdepartementet. NKF består av 416 klubber og fikk i 2011 kr ,- i midler. (Mer om dette kommer på nett når det er ferdig utarbeidet). NKF jobber ennå med å få med de minste stilartene, og å bli kvitt «NIF-stempelet». NKF er veldig fornøyde med konstruktive tilbakemeldinger fra stilartene. Dette er et sundhetstegn. Alle Power Points som ble brukt under ledermøtet vil bli sendt til de ulike stilartene per mail. Det er også tenkt å få de lagt ut på NKF s hjemmeside, evt på medlemssystemets forside sammen med brukermanualene. Kikk etter. Det oppfordres sentralt at alle bruker systemet, da dette også vil gi en økonomisk gevinst for alle. Jo flere som er lojale til medlemssystemet, jo mer penger får vi på konto. NB! Ved medlemsinnbetaling må KID-nummeret være med, viss ikke blir det rot i systemet. Referent Lise Fuhr Stedfortreder for stilartsleder i SKAN, Terje Årdal 5