Intern kontroll i kommunen for

Transkript

1 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. R Forvaltningsrevisjon i Rennebu kommune Intern kontroll i kommunen for gjennomføring og oppfølging av lovpålagte Forvaltningsrevisjon i Os oppgaver kommune: Formålet med prosjektet er å undersøke om kommunen har gode nok Internkontrollsystemer for gjennomføring og oppfølging av lovpålagte oppgaver Kommunehuset 2550 Os i Østerdalen Tlf.OS e-post: post@revisjonfjell.no Org.nr.: NO

2 INNHOLD 1 INNLEDNING Bakgrunn Forvaltningsrevisjon Hva er internkontroll? Ot.prp. nr 108 ( ) forarbeidet til ny politiregisterlov FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING Formål Problemstillinger Avgrensning METODE REVISJONSKRITERIER FAKTADEL REVISJONENS VURDERINGER OG KONKLUSJONER Har kommunen rutiner for vurdering av risiko på internkontrollpliktige områder og er risikovurderinger gjennomført? Arbeider kommunen systematisk med oppfølging av kartlagt risiko og tiltak for bedring? RÅDMANNENS UTTALELSE REVISJONENS ANBEFALING SAMMENDRAG KILDER Berkåk, 22. januar 2015 Svein Magne Evavold Revisjonssjef Merete Lykken Revisor - 1 -

3 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Rennebu kommune har vedtatt plan for forvaltningsrevisjon for perioden som ble behandlet av kontrollutvalget i sak 29/2012 og av kommunestyret i sak 55/2012. Planen har internkontroll for gjennomføring og oppfølging av lovpålagte oppgaver som tema for undersøkelse i I 2003 ble rådmannens internkontrollansvar tatt inn i kommuneloven som Lovendringen tydeliggjorde rådmannens plikt til å etablere og følge opp internkontrollen. Formål og problemstillinger er utarbeidet i samsvar med denne bestillingen. Det er flere lover som beskriver krav til internkontroll for kommunale tjenester. Vi har i denne rapporten med aktuelle lover og forskrifter som danner grunnlag for revisjonskriteriene i rapporten. Kommunal- og Regionaldepartementet nedsatte en arbeidsgruppe som innen utgangen av 2009 skulle foreslå tiltak for å styrke kontrollutvalget, revisjonen og den administrative internkontrollen i kommunene og fylkeskommunene. I den forbindelse ble PriceWaterhouseCoopers (PWC) engasjert av departementet med oppdrag å fremstille kunnskap om den praktiske internkontrollen i kommunal sektor, herunder udokumenterte kontrollaktiviteter som lokalt ikke umiddelbart ses som en del av administrasjonssjefens internkontroll. Rapporten gir tilrådinger om hvordan internkontrollen i kommunene kan styrkes. Med denne rapporten som bakgrunn utarbeidet arbeidsgruppen dokumentet «85 tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunene» som ble utgitt desember Av de 85 tilrådinger gjelder tilrådingene fra 12 til 38 administrasjonssjefens internkontroll. Kommunenes Sentralforbund (KS) har sammen med departementet fulgt opp tilrådingene og har blant annet utarbeidet idèheftet «Rådmannens internkontroll: hvordan få orden i eget hus?» 1.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Rennebu kommune skal påse at de føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon)

4 Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet undersøkelser om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) Regelverket etterleves, d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) Resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd I følge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 1. februar 2011 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. 1.3 Hva er internkontroll? En definisjon på internkontroll: «Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter utformes, gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko som styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser» Internkontroll er basert på risikovurderinger. Risikobegrepet er hendelser man vil unngå (risikostyring), ikke mål man vil oppnå (målstyring). Ikke-risikobaserte tilnærminger til internkontroll gir fare for overdrevne kostnader til kontroll, og at kontroller settes inn på feil sted. Nødvendig informasjon må være identifisert, dokumentert og tilgjengelig for at aktiviteter og kontroll kan utføres slik de er ment. Det finnes flere internasjonale rammeverk for virksomhetsstyring. De tre mest kjente er: 1. COSO med fokus på kontrollaktiviteter. Sentrale begrep er: Kontrollmiljø Risikovurderinger Kontrollaktiviteter Informasjon og kommunikasjon Ledelsesmessig oppfølging/overvåking. Rammeverket har sin opprinnelse i regnskap og revisjon 2. ISO 9001 Kvalitetssystem med fokus på arbeidsprosessen. Sentrale begrep er gjerne Planlegg Utfør Kontroller Korriger. 3. Balansert målstyring (BMS) med hensikten å gi økt fokus på måloppnåelse og strategisk styring. BMS vektlegger kunder og kvalitet (som ISO 9001), men har fokus på mål og resultatet, ikke arbeidsprosesser og forbedring av disse. Videre vektlegger BMS ikke design og gjennomføring av kontrollaktiviteter (i motsetning til COSO), utover kartlegging av resultater og dialog over disse mellom ledere

5 I rapporten «Rådmannens internkontroll: hvordan få orden i eget hus?» fra KS er det fremhevet de tre viktigste rådene til kommuner som vil forbedre sin internkontroll: 1. internkontroll og kontrollaktiviteter må være basert på risikoanalyser 2. internkontroll må i større grad være en del av ordinær ledelse og virksomhetsstyring 3. det er nødvendig med mer formalisering av internkontrollen Diagnoseverktøy for å kartlegge internkontroll i en kommune 1 : Område/Prosess Eksempler på kontrollområder/ aktiviteter Overordnede ledelseskontroller Organisering/ roller & -organisasjonsstruktur ansvar -etisk regelverk -risikostyring, målstyring mv. Økonomi & finans Personal Innkjøp IKT Saksbehandling og myndighets- utøvelse Tjenesteproduksjon Informasjon & kommunikasjon Opplæring Oppfølging & overvåking Håndheving Støtteprosesser Kjerneprosesser -styringsdokumenter med roller & ansvar og krav til aktiviteter, prosesser og kontroller Definerte kontrollaktiviteter på vesentlige risikoområder Prosesser for å sikre etterlevelse -styringsdokumenter med roller & ansvar og krav til aktiviteter, prosesser og kontroller -rutiner/system som sikrer etterlevelse av krav, herunder internkontrollkrav i lovgivningen -internkontrollkrav/ system er kommunisert til målgruppen. Nødvendig opplæring er gitt. Ledelsen følger opp, overvåker og håndhever etterlevelsen. 1 Tabellen er hentet fra rapporten «internkontroll i kommuner» avgitt av PWC i 2009 til KRD - 4 -

6 1.4 Ot.prp. nr 108 ( ) forarbeidet til ny politiregisterlov Framlagt av Justis- og beredskapsdepartementet. Kapittel 12 omhandler kravene til politiattest, og innføring av en ny type attest som heter barneomsorgsattest. Politiregisterloven fra 2010 endrer Lov fra Det var også krav til å levere politiattester før 2010, og det er omtalt i tidligere versjoner av barnehageloven og opplæringsloven. Det var krav til såkalte begrensede politiattester med kun anmerkninger for overtredelse som rammer seksuelle overgrep mot mindreårige. Bakgrunnen til endringer i regelverket er at våren 2005 fremla Bondevik II regjeringen en «Strategi mot seksuelle og fysiske overgrep mot barn ( )». Handlingsplanen var et resultat av et ønske om å styrke innsatsen overfor barn og unge med tanke på å avdekke og forhindre overgrep, samt å gi bistand til de utsatte. Et av tiltakene i handlingsplanen hadde følgende ordlyd: «Det vil bli foretatt en gjennomgang av alle ordninger med politiattest for personer som utfører oppgaver overfor barn og unge. Det bør blant annet vurderes om ordningen skal utvides til å omfatte andre forhold enn seksuelle overgrep mot barn....» Våren 2006 opprettet Barne- og likestillingsdepartementet en interdepartemental arbeidsgruppe som foretok en helhetlig gjennomgang av krav om politiattester for personer som skal ha oppgaver overfor barn og unge. Arbeidsgruppen bestod foruten Barne- og likestillingsdepartementet, av representanter fra Helse- og omsorgsdepartementet, Kunnskapsdepartementet og Justisdepartementet. Justisdepartementet sendte den 12. februar 2008, som ansvarlig fagdepartement for strafferegistreringsloven, forslaget ut på høring med frist for uttalelser 5. mai Høringsnotatet var basert på arbeidsgruppens vurderinger og anbefalinger. 2 FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING 2.1 Formål Formålet med revisjonen er å undersøke om kommunen har gode nok internkontrollsystemer for gjennomføring og oppfølging av lovpålagt oppgaver. Hvis avvik avdekkes, å bidra til at rutiner og praksis forbedres

7 2.2 Problemstillinger 1) Har kommunen rutiner for vurdering av risiko på internkontrollpliktige områder og er risikovurderinger gjennomført? 2) Arbeider kommunen systematisk med oppfølging av kartlagt risiko og tiltak for bedring? 2.3 Avgrensning Internkontroll for gjennomføring og oppfølging av lovpålagte oppgaver er et omfattende område som vi må avgrense. I denne forvaltningsrevisjonen vil vi i hovedsak se på: - Intern kontroll jf kommuneloven 23 - Velge ut noen tjenesteområder med krav til internkontroll Kommunen deltar i ulike samarbeidsformer med andre kommuner. Vi avgrenser forvaltningsrevisjonen til oppgaver som utføres i kommunen. I rapporten vil vi gjennomgå internkontroll på et overordnet (sentralt) nivå, og på avgrensede tjenester innenfor tjenesteområdene skole og helse & omsorg. Overordnet nivå Kommunen skal ha internkontroll i tråd med kravene i internkontrollforskriften. I denne rapporten er undersøkelsen avgrenset til tiltak på området som dekkes av arbeidsmiljøloven. Internkontrollen skal blant annet omfatte: Tiltak for å sikre at en har oversikt over innhold i farlige produkt som kommunen benytter, og systematisk vurdering om en kan bytte til mindre farlig produkt. Produktene skal vurderes ut fra hensyn til ytre miljø og til arbeidstakerne/indre miljø. Tiltak for å sikre at kommunens lekeplassutstyr er sikkert. I tillegg vil vi presentere «Quality Mananger + som er kommunens eget kvalitetsstyringsprogram innført høsten 2008 etter signert abonnementsavtale 15. august

8 Tjenestenivå 1. Om det er etablert internkontroll for å sikre at det er innhentet politiattest av lærere og personell som skal tilsettes fast eller midlertidig i grunnskolen, kulturskolen eller skolefritidsordningen, jf 10-9 i opplæringsloven. 2. Om det er etablert internkontroll for å sikre at det er innhentet politiattest av dem som er ansatt fast eller midlertidig i barnehagen jf. Barnehageloven Om det er etablert internkontroll for å sikre at det er innhentet politiattest ved tilbud om stilling eller oppdrag for helsepersonell som skal yte helse- og omsorgstjenester til barn og unge eller personer med utviklingshemming (helse- og omsorgstjenesteloven 5-4). 4. Et annet område er pasienters og brukers innflytelse på helse- og omsorgstjenesten i kommunen. Kommunen skal sørge for at virksomheter som yter helse- og omsorgstjenester omfattet av loven etablerer systemer for innhenting av pasienters og brukernes erfaringer og synspunkter. Det legges vekt på internkontrollkravene gitt i forskrift om internkontroll i helse- og omsorgtjenesten. 3. METODE Prosjektet er gjennomført med bakgrunn i prosjektbeskrivelse som er behandlet av kontrollutvalget i kommunen. Oppstart Det ble sendt oppstartbrev til rådmannen der vi varslet om oppstart av prosjektet og ba om kontaktpersoner i kommunen for videre oppfølging gjennom forvaltningsrevisjonen. Rådmannen oppga kontaktperson for forvaltningsrevisjonen og kontakten videre er med kontaktpersonen. Metodisk tilnærming Er betinget av undersøkelsens problemstillinger. Her valgte vi å innhente informasjon ved å sende brev til rådmannen hvor vi ba om informasjon om hva kommunen har foretatt seg på områdene vi hadde valgt ut. Vi fikk svar innen ønsket frist med svar på de opplysningene vi ba om og ytterligere informasjon gjennom samtaler. Aktuelle lover, forskrifter og annet grunnlag for revisjonskriterier ble så innhentet. Kommunens rutiner er vurdert om de er i samsvar med regelverket. Det ble også foretatt en kontroll på to tjenestesteder om internkontrollen funger i praksis. Gjennomføring Etter å ha gjennomført våre vurderinger ble rapporten sendt til rådmannen for uttalelse. Kontrollutvalget blir løpende informert om gjennomføring av prosjektet

9 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene skal danne grunnlag for norm eller en referanse som de innsamlede data vurderes opp mot, og dermed danne grunnlag for om det foreligger avvik eller svakheter på området som er gjenstand for undersøkelsen. Revisjonskriteriene er uttrykk for en norm eller ideal for hvordan tilstanden bør være på det reviderte området og danner også et naturlig utgangspunkt for revisjonens anbefalinger. Revisjonskriterier kan for eksempel hentes fra lover, forskrifter, forarbeid, rettspraksis, politiske vedtak, administrative retningslinjer, mål og føringer osv. Revisjonskriteriene for denne undersøkelsen er hentet fra: 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner LOV , (Kommuneloven) Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter FOR (Internkontrollforskriften) 3. Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. FOR Det er også krav om internkontroll for å sikre etterleving etter: 4. Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester mm LOV (Helse- og omsorgstjenesteloven) med forskrift 5. Lov om behandling av personopplysninger LOV (Personopplysningsloven) 6. Lov om behandling av opplysninger i politiet og påtalemyndigheten LOV (politiregisterloven) 7. Lov om grunnskolen og den videregående opplæring LOV (Opplæringsloven) 8. Forskrift til Opplæringsloven FOR Lov om barnehager LOV Forskrift om politiattest i barnehager FOR Tidligere versjoner av lover og forskrifter som angår politiattest Kraven omfatter internkontroll knyttet til skolen, helse og omsorg, miljøretta helsevern, miljøretta helsevern i barnehager og skoler, håndtering av næringsmiddel og arbeid med personopplysninger. 1. Kommunelovens 23.2 Her tydeliggjøres rådmannens plikt til å etablere og følge opp internkontrollen: «Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» - 8 -

10 2. Internkontrollforskriften setter krav til systematisk gjennomføring av tiltak for å fremme forbedringsarbeid i virksomheten både knyttet til arbeidsmiljø og trygghet, forebygging av helseskade eller miljøforstyrring fra produkt eller forbrukstjenester og vern av det ytre miljø mot forurensing og en bedre håndtering av avfall (nye arbeidsmiljøforskrifter fra ). Forskriften gjelder for virksomhet som omfattes av: Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (lov 24.mai 1929 nr 4) Sivilbeskyttelsesloven 23 egenbeskyttelsestiltak ved virksomheter (lov 25. juni 2010 nr 45) Produktkontrolloven (lov 11. juni 1976 nr 79) Arbeidsmiljøloven (lov 17. juni 2005 nr 62) Forurensningsloven, dersom virksomheten sysselsetter arbeidstaker (lov 13. mars 1981 nr 6) Genteknologiloven (lov 2. april 1993 nr 38) Strålevernloven (lov 12. mai 2000 nr 36) Brann- og eksplosjonsvernloven (lov 14.juni 2002 nr 20) 3. Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Forskriftens formål er å bidra til at miljøet i barnehager, skoler og andre virksomheter nevnt i 2 fremmer helse, trivsel, gode sosiale og miljømessige forhold samt forebygger sykdom og skade. I 4 opplyses det at virksomhetens eier skal påse at det er etablert et internkontrollsystem. Videre står det beskrevet i 14 at virksomheten skal ha rutiner og utstyr for håndtering av ulykkes- og faresituasjoner. Rutinene og sikkerhetsutstyret skal være kjent for alle, herunder barn og elever. Med utgangspunkt i internkontrollforskriften 5 og krav som er satt i andre aktuelle forskrifter og rettledere, er det noen felles krav til et internkontrollsystem; Aktuelle lover og forskrifter skal være tilgjengelige og virksomheten skal ha oversikt over krav og hva som er særlig viktig for virksomheten. Virksomheten bør ta standpunkt til hva kravene innebærer. Arbeidstakerne skal ha tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter Arbeidstakerne skal medvirke slik at samlet kunnskap og erfaring nyttes. Det skal fastsettes mål (gjelder HMS og skal dokumenteres). Oversikt over organisering og ansvar (skal dokumenteres). Risikovurdering og utarbeiding av planar med tilhørende tiltak for å redusere risiko (skal dokumenteres). Utarbeide og implementere rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på lovkrav (skal dokumenteres). Systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen (skal dokumenteres)

11 4. Helse- og omsorgstjenesteloven med forskrift Kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester ( 3-1): Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester. Kommunens ansvar etter avsnittet ovenfor innebærer plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift Pasienters og brukernes innflytelse og samarbeid med frivillige organisasjoner Kommunen skal sørge for at representanter for pasienter og brukere blir hørt ved utformingen av kommunens helse- og omsorgstjeneste. Kommunen skal sørge for at virksomheter som yter helse- og omsorgstjenester omfattet av loven etablerer systemer for innhenting av pasientenes og brukernes erfaringer og synspunkter. Helse- og omsorgstjenesten skal legge til rette for samarbeid med brukergruppenes organisasjoner og med frivillige organisasjoner som arbeider med de samme oppgaver som helse- og omsorgstjenesten. 4 1 Forsvarlighet Helse- og omsorgstjenester som tilbys eller ytes etter loven her skal være forsvarlige. Kommunen skal tilrettelegge tjenestene slik at: a) den enkelte pasient eller bruker gis et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjenestetilbud, b) den enkelte pasient eller bruker gis et verdig tjenestetilbud, c) helse- og omsorgstjenesten og personell som utfører tjenestene blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter og d) tilstrekkelig fagkompetanse sikres i tjenestene 4-2 Kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet Enhver som yter helse- og omsorgstjeneste etter loven her skal sørge for at virksomheten arbeider systematisk for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet Politiattest Kommunen skal ved tilbud om stilling eller oppdrag kreve politiattest i samsvar med helsepersonelloven 20 a fra personell som skal yte helse- og omsorgstjenester til barn eller personer med utviklingshemming. Plikten omfatter ikke personell som bare sporadisk yter slike tjenester og som i alminnelighet ikke vil være alene med barn eller personer med utviklingshemming

12 Den som er har vedtatt forelegg eller er dømt for overtredelser som nevnt i straffeloven 192, 193, 194, 195, 196, 197, 199, 200 andre ledd, 201 bokstav c, 203 eller 204 a, er utelukket fra å utføre arbeid eller oppgaver som omhandler første ledd. Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten av nr 1731: Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen ( 4). Internkontroll innebærer at den/de ansvarlige for virksomheten skal: a) Beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, b) Sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten, c) Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll, d) Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, e) Gjøre bruk av erfaringer fra pasienter/ tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten, f) Skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g) Utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendig prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen, h) Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten. Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig ( 5). 5. Personopplysningsloven Loven gjelder for ( 3): a)behandling av personopplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler, b)annen behandling av personopplysninger når disse inngår eller skal inngå i et personregister og c) alle former for kameraovervåking, slik det er definert i 36 første ledd Internkontroll ( 14) Den behandlingsansvarlige skal etablere og holde vedlike planlagte og systematiske tiltak som er nødvendige for å oppfylle kravene i eller i medhold av denne loven, herunder sikre personopplysningenes kvalitet

13 Den behandlingsansvarlige skal dokumentere tiltakene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for medarbeiderne hos den behandlingsansvarlige og hos databehandleren. Dokumentasjonen skal også være tilgjengelig for Datatilsynet og Personvernnemnda. 6. Lov om behandling av opplysninger i politiet og påtalemyndigheten LOV (politiregisterloven) Loven endrer LOV , og innfører i tillegg til tidligere krav til politiattest en barneomsorgsattest. Kapittel 7 vandelskontroll og attester 36 Vandelskontroll. Vandelskontroll kan bare foretas når den har hjemmel i lov eller i forskrift gitt i medhold av lov. Opplysninger fra kontrollen gis som politiattest. Dokumentet utstedes til bruk i mottakers interesse og kan inneholde opplysninger om hvorvidt en fysisk eller juridisk person har vært ilagt straff eller andre strafferettslige reaksjoner eller andre tiltak som følge av lovbrudd, eller er under straffeforfølgning. Politiattest utstedt i annet EØS-land likestilles med norsk politiattest. For utlevering av nye eller oppdaterte opplysninger etter at politiattest er utstedt gjelder Formål som berettiger bruk av politiattest Politiattest, jf. 36 første ledd nr. 1, kan bare brukes for å utelukke fysiske og juridiske personer fra stilling, virksomhet, aktivitet eller annen funksjon dersom lovbruddet gjør en person uegnet, og manglende utelukkelse vil kunne medføre betydelige skadevirkninger. 39 Politiattest for personer som skal ha omsorg for eller oppgaver knytet til mindreårige (barneomsorgsattest) På politiattest som er begrunnet i formål som nevnt i 37 første ledd nr. 4 skal det anmerkes om personen er siktet, tiltalt, har vedtatt forelegg eller er dømt for overtredelse av straffeloven 162, 192, 193, 194, 195, 196, 197, 199, 200 annet ledd, 201 første ledd bokstav c, 201a, 203, 204a, 219, 224, 229 annet og tredje straffalternativ, 231, 233 og 268 jf Overtredelse av straffeloven 192, 193, 194, 195, 196, 197, 199, 200 annet ledd, 201 første ledd bokstav c, 201a, 204a og 233 skal anmerkes i samsvar med 41 nr. 1. Overtredelse av straffeloven 162, 203, 219, 224, 229 annet og tredje straffalternativ, 231 og 268 jf. 267 skal anmerkes i samsvar med 40. Det må foreligge særlige grunner for at det i forskrift gitt i medhold av annen lovgivning skal kunne innføres krav om flere eller færre straffebestemmelser enn de som følger av første ledd. Politiattest som er begrunnet i formål som nevnt i 37 første ledd nr. 5 kan være uttømmende og utvidet, jf. 41, dersom det følger av annen lovgivning

14 7. Lov om grunnskolen og den videregående opplæring LOV (Opplæringsloven) Kapittel 10 i Opplæringsloven som gjelder personalet i skolen mm 10-9 Politiattest Den som skal tilsettes fast eller midlertidig i grunnskolen eller i videregående skole, i musikk og kulturskolen etter 13-6, i skole- og fritidsordningen etter 13-7 eller å gi leksehjelp etter 13-7 a, må legge frem politiattest med tilsvarende innhold som er nevnt i politiregisterloven 39 første ledd. Kravet gjelder også for personer som skal tilsettes fast eller midlertidig i skolelignende aktivitetstilbud. Skolelignende aktivitetstilbud vil si aktivitetstilbud i regi av skoleeieren med tilknytning til skolen, og som har karakter av opplæring. Skoleeieren kan også kreve politiattest som nevnt i politiregisterloven 39 første ledd av andre personer som regelmessig oppholder seg i grunnskolen, i videregående skole eller i tilbud som en nevnt i første ledd. Personer som er dømt for seksuelle overgrep mot mindreårige, kan ikke tilsettes fast eller midlertidig i grunnskolen eller i musikk- og kulturskolen, i skolefritidsordningen, for å gi leksehjelp eller i skolelignende aktivitetstilbud som nevnt i første ledd. I andre tilfeller må konsekvensene av merknader på politiattesten vurderes konkret. Ansvarsomfang ( 13 10): Kommunen/fylkeskommunen og skoleeieren for privat skole etter 2-12 har ansvaret for at krav i opplæringsloven og forskriftene til loven blir oppfylte, under dette å stille til disposisjon de ressursene som er nødvendige for at kravene skal kunne oppfylles. I tillegg er det Forskrift til Opplæringsloven. Det er ingen egen paragraf som befester at det skal etableres og vedlikeholdes internkontroll. Men det er mange områder i opplæringsloven som det bør være internkontroll på. 8. Forskrift til opplæringsloven FOR Framgangsmåte Arbeidsgiveren innhenter politiattest i samsvar med reglene i opplæringsloven 10-9, 13-6, 13-7 og 13-7a. Politiattesten skal ikke være eldre enn tre måneder. Arbeidsgiveren skal i utlysingsteksten gjøre søkerne oppmerksomme på at det vil bli krevd politiattest ved tilsetting, men at slik attest ikke skal legges ved søknaden. Attest skal bare kreves av den søkeren som får tilbud om stillingen. Det skal i tilbudet tas forbehold om at merknader på politiattesten kan føre til endring i tilbudet om stilling. Politiattest skal foreligge før arbeidstakeren blir tilsett i stillingen Behandling av politiattest Politiattesten skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende, og skal makuleres straks etter at attesten har vært nyttet i tilsettingssaken eller til det formålet attesten er innhentet med hjemmel i opplæringslova 10-9, 13-6, 13-7 og 13-7a

15 9. Lov om barnehager LOV Politiattest Den som skal ansettes fast eller midlertidig i barnehage skal legge frem politiattest som nevnt i politiregisterloven 39 første ledd. Barnehageeier og kommunen som barnehagemyndighet kan kreve politiattest som nevnt i første ledd for andre personer som regelmessig oppholder seg i barnehagen eller har vesentlig innflytelse på barnehagens drift. Personer som er dømt for seksuelle overgrep mot mindreårige er utelukket fra fast eller midlertidig ansettelse i barnehager. I andre tilfeller må konsekvensene av merknader på politiattesten vurderes i det enkelte tilfellet. Departementet gir nærmere forskrifter om gjennomføring av denne paragrafen. (Endret ved lov 21 juni 2013 nr. 99 og ikr. 1 aug 2013 iflg. res. 14 juni 2013 nr. 688). 10. Forskrift om politiattest i barnehagen FOR krav til politiattest Den som skal arbeide i barnehage skal legge fram tilfredsstillende attest som viser om personen er siktet, tiltalt eller dømt for overtredelser av de bestemmelser i straffeloven som er nevnt i denne forskrift 3 andre ledd. Attesten skal ikke være eldre enn 3 måneder. Med den som skal arbeide i barnehage menes alt barnehagepersonale som har ulike arbeidsoppgaver i barnehagen, personer som innehar langvarige vikariater, vikarer tilknyttet en mer etablert vikarordning og sivilarbeidere. 3 Attestens innhold Politiattesten skal vise om vedkommende er siktet, tiltalt eller dømt for seksuelle overgrep mot barn. 4 Framgangsmåte Arbeidsgiver skal i utlysingsteksten gjøre søkere oppmerksom på at det vil bli krevd politiattest ved ansettelse, men at denne ikke skal legges ved søknaden. Attest skal kun kreves av den søkeren som tilbys stillingen. Politiattest skal foreligge før arbeidstaker tiltrer stillingen. 5 Behandling av politiattest og taushetsplikt Politiattesten skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende og skal makuleres umiddelbart etter å ha vært benyttet i ansettelsessaken eller ved godkjenningen. Den som får kjennskap til opplysninger gjennom en politiattest, plikter å hindre at uvedkommende får adgang eller kjennskap til disse. Overtredelse kan straffes etter straffeloven

16 6 Personer som ikke kan framlegge tilfredsstillende politiattest, er utelukket fra arbeid i barnehager. Revisjonskriter er utledet med utgangspunkt i problemstillingene og er: Kommunen skal ha systematiske tiltak som skal sikre at virksomheten planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder aktiviteter i samsvar med gjeldende krav i regelverket. Dette innebærer at kommunen skal; Ha et system for internkontroll som er basert på risikovurderinger Gjennomføre systematisk oppfølging av at internkontrollen fungerer som forutsatt Gjennomføre systematiske risikovurderinger på internkontrollpliktige område Utarbeide planer og tiltak for å minske risiko og følge opp planene Kommunen skal ha et system for å innhente politiattest Kommunen skal ha et system for innhenting av brukernes erfaringer og synspunkter Ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik Risikovurderingene og internkontrollsystemet skal dokumenteres 5. FAKTADEL Kommunen skal ha internkontroll i tråd med kravene i internkontrollforskriften. I denne forvaltningsrevisjonen ser vi på hvilke internkontroller kommunen har etablert for de lovpålagte oppgavene for fem områder. Overordnet nivå: Rennebu kommune har inngått en rammeavtale med Bedriftshelsetjenesten. De medvirker i prosessene i utarbeidelse av internkontrollprosedyrer. Det gjelder spesielt på HMS-områdene. Det er praktisk å innlede faktadelen med en kort gjennomgang av kommunens eget kvalitetsstyringsprogram Quality Manager+ (heretter kalt Qm+). Programmet er oppbygd rundt: Internkontroll Kvalitetsstyring ISO 9001 HMS/ OSHAS 18001/14001 IK mat

17 Programmets system er oppbygd i modulene Info, Grafer, Admin, Aktivitetsplan, Innboks og Arkiv. Systemet kan benyttes som kommunens internkontrollsystem, både på overordnet nivå og på tjenestenivå. Litt om innholdet som er bygd opp i Qm+ for Rennebu kommune: sjekklister som kan benyttes i enhetenes arbeid med risikoanalyser og internkontroll. Sjekklistene vedlikeholdes i denne modulen, og brukes i modulen Aktivitetsplan. tilrettelagt for å kunne gjennomføre og dokumentere konsekvens- og sannsynlighets vurderinger registrere og håndtere avviksmeldinger for hele driften av kommunen mulig å arkivere tjenesteområdenes egne rutiner, overordnede rutiner, møtereferater osv. tilgang til aktuelle lover, forskrifter mm via Qm+. oppfølging av HMS med regelverk og sjekklister, prosedyrer mm. tiltaksmeldinger for Helsesenteret, til vaktmester, og tiltaksmeldinger på skole stoffregister/datablad programmet er også godt egnet til å gjennomføre spørreundersøkelser blant ansatte i kommunen. Det er blant annet utarbeidet prosedyre for avviksbehandling i Rennebu kommune (2008). Formålet med denne prosedyren er å forebygge og tilrettelegge for trygge arbeidsplasser gjennom at «uønskede hendelser» blir registrert, rapportert og håndtert. Hendelser som skal meldes er avvik fra lover og forskrifter, retningslinjer eller skrevne prosedyrer. Det skal ikke brukes navn i rapportering i Qm+. Kommunen opplyser at denne prosedyren fungerer ute på enhetene, men at det gjenstår arbeid med å samle dokumentasjonen fra alle tjenesteområdene i Qm+. Noe av avviksbehandlingen blir registrert i Qm+. Fakta inndelt etter: - OVERORDNET NIVÅ - TJENESTENIVÅ OVERORDNET NIVÅ 1. Tiltak for å sikre at en har oversikt over innhold i farlige produkt som kommunen benytter, og systematisk vurdering om en kan bytte til mindre farlig produkt. Produktene skal vurderes ut fra hensyn til ytre miljø og til arbeidstakerne/indre miljø. Skoler og barnehager i Rennebu bruker ikke farlige produkter/stoffer i undervisning

18 Renhold i kommunen. På alle enhetene i kommunen (inkl. Kommunegarasjen, Gruva og Berkåksmoen) er det laget en perm med produkt datablad over kjemikalier som er i bruk. Permene skal være tilgjengelig i hvert bøttekott, og være lett tilgjengelig hvis uhell skjer. Alle produkt datablad er lagt inn i kommunens eget QM+ og kan hentes ut elektronisk. Hansker, øyeskyllevann og beskyttelsesmasker er kjøpt inn på enhetene. Alle gamle og farlige renholdsprodukter er kastet. Innen renhold brukes nå kjemi som er svanemerket. For driftsavdelingen (teknisk) er dette lagret i permer ute på avdelingene. Når det gjelder å bytte til mindre farlige produkter så er dette vurdert i forbindelse med renholdsplanene for alle bygg, samt opprydding i å minske antall produkt. Ved driftsavdelingen er det en del produkter som er beskrevet av leverandører. De som har levert maskiner/ utstyr til kommunen leverer også datablad og oppdateringer av datablad etter behov. Risikoanalyse Det foreligger ingen skriftlig dokumentasjon på at det er gjennomført en risikoanalyse i forkant av utarbeidelsen av prosedyrene. 2. Tiltak for å sikre at kommunens lekeplassutstyr er sikkert I barnehagene er det styrer, verneombud og vaktmester som har ansvar for gjennomgang av sjekklister for barnehagens inne- og uteområdet hver vår innen utgangen av mai, jf 14 i Prosedyre for sikkerhet og helsemessig beredskap (lagret i Qm+). Det er felles rutiner for barnehagene i kommunen, på Innset er det felles uteområde for barnehage og skole; der har barnehagen ansvaret og samme prosedyre gjelder der. Det samme gjelder for Voll skole og barnehage som er felles enhet. Kommunen har utarbeidet egen prosedyre som omfatter blant annet kommunens lekeplasser i barnehage og i skole: 14 PROSEDYRE FOR SIKKERHET OG HELSEMESSIG BEREDSSKAP ( ) Formål og omfang ( 14 sikkerhet og helsemessige forhold iht forskrift om miljøretta helsevern i barnehager og skoler m.v, 3 i lov om barnehager og Produktkontrollloven). Virksomheten skal planlegges og drives slik at skader og ulykker forebygges. Virksomheten skal ha rutiner og utstyr for håndtering av ulykkes- og faresituasjoner. Rutinene og sikkerhetsutstyret skal være kjent for alle, herunder barn og elever. Utdrag fra prosedyren: «Alle rutinebeskrivelser for tilsyn, brann, ulykker og lignende skal være plassert i en perm på hver avdeling og i en perm for nytilsatte /vikarer. Personalet har selv ansvar for å gjøre seg kjent med rutinene etter at de har fått nødvendig opplæring i skadeforebyggende arbeid. Renholdsartikler og evt. andre helseskadelige produkter må oppbevares utenfor barns rekkevidde. For å kunne håndtere uhell raskt og riktig, er det viktig at en har lett tilgjengelig HMS- datablad for helsefarlige stoffer

19 Styrer, verneombud og vaktmester har ansvar for gjennomgang av sjekklister for barnehagens inne- og uteområde hver vår innen utgangen av mai.» Det er utarbeidet en Sjekkliste for uteområdet til barnehagene som er vedlegg til prosedyren og den består av 21 spørsmål om uteområdet. Det er spørsmål som kan relateres til risikoer, og som det skal svares ja eller nei på. Den enkelte barnehage oppfordres til å lage en egen sjekkliste tilpasset eget utelekeareal, som en del av barnehagens internkontrollsystem. Berkåk skole/ Rennebu ungdomsskole har egen sjekkliste for gjennomgang av uteområdet og som omfatter lekeplassutstyr. Det står at den skal gjennomgås to ganger pr år, i mai og oktober. Det er Enhetsleder (rektor eller ass. Rektor) som har hovedansvaret, og vaktmester, verneombud og ev. andre som enhetsleder bestemmer skal delta. I sjekklisten gjennomgås lekeplassutstyret punktvis og det skal opplyses om krav til utstyret, avvik som avdekkes, oppfølging, ansvar og det gis en frist for oppfølging. Arkivering og oppfølging av sjekklistene Sjekklistene arkiveres i egen perm på enheten og oppbevares lett tilgjengelig for både vaktmester og ledelsen. Vaktmester og enhetsleder foretar en felles gjennomgang minst en gang pr. år. Etter hver sjekkrunde skal det settes opp en handlingsplan med prioritert liste over hva som må utbedres. Det skal kvitteres på listen når tiltakene er utført. Listen blir utgangspunkt for neste kontroll. Avvik som skal rettes og rutiner som trenger å forbedres kan legges inn som avviksmelding i Qm+. Ved Voll skole er det vaktmester som gjennomfører dette, og informerer enhetsleder ved større avvik. Risikoanalyser Det foreligger generelt ikke risikoanalyser som grunnlag for utarbeidelsen av internkontrollrutinene. I barnehagene er det gjennomført risikoanalyser for brann og matbehandling. Sjekkpunktene i sjekklistene for lekeplassutstyr avviker ikke så vesentlig fra hvordan en risikoanalyse på området kan være. Nedenfor har vi hentet to eksempler fra sjekklistene og det er: 1. Fra sjekkliste barnehage: «Er alle konstruksjoner/ apparater godt festet?» svar ja eller nei 2. Fra sjekkliste Berkåk skole/rennebu ungdomsskole: sjekkpunkt: klatre/svingstativ mellom hallen og skolen krav: materiale, feste, underlag avvik: oppfølging: ansvar: frist: Risiko kan være (som ikke er dokumentert skriftlig): konstruksjonen faller over barnet så det blir sittende fast

20 TJENSTENIVÅ 3. Om det er etablert internkontroll for å sikre at det er innhentet politiattest av lærere og personell som skal tilsettes fast eller midlertidig i grunnskolen, kulturskolen eller skolefritidsordningen, jf 10-9 i opplæringsloven Kommunen har utarbeidet prosedyrer for Krav til politiattest som er lagret i Qm+. I prosedyren beskrives rutinene for barnehage, grunnskole, helse og omsorg og barnevern hver for seg, og en fellesbit til slutt. Prosedyren gjelder fra og revidert I prosedyren for grunnskolen (også kulturskolen og sfo) er det presisert fremgangsmåte og behandling. «Det skal gå frem av utlysningsteksten at politiattest vil bli krevd ved tilsetting. Stillingen tilbys under forutsetning av tilfredsstillende attest, og stillingen kan ikke tiltres før attest er fremlagt og kontrollert. Søkeren må selv innhente attest, og attesten skal ikke være eldre enn tre måneder.» Enhetsleder er ansvarlig for: Å gi beskjed til den som får stillingen om at politiattest må leveres før tiltredelse, samt beskrive bekreftelse på arbeidsforhold ved søknad om politiattest At politiattesten oppbevares utilgjengelig for uvedkommende Vurdering av attest opp mot gjeldene lov og forskrift At standard notat for hver tilsatt med dato og signatur fylles ut og leveres lønnskontor for oppbevaring i sentralt personalarkiv. Det er egen mal for dokumentasjon på levert politiattest Påtegning i oversiktsskjema for enheten om at tilfredsstillende attest er levert og kontrollert, og at eget notat for den enkelte er levert lønnskontor. Det er egen mal for registrerte politiattester. Makulering av politiattester etter bruk Beskjed til personalrådgiver/ Servicetorg om at tilsettingsbrev kan skrives Meddele søker at vedkommende ikke kan tilsettes hvis det er merknader i forhold til lovkrav. Kvitteringsliste for politiattest på tjenestesteder Revisjonen har innhentet kvitteringsliste fra Berkåk skole/rennebu ungdomsskole med sfo for å se etter hvordan rutinen praktiseres. Vi har kryss-sjekket utlønninger på de aktuelle tjenestestedene i 2014 fra lønnssystemet mot kvitteringslistene om det er kvittert for politiattest for personalet som er lønnet i Vi kjenner ikke til om det tidligere har vært innhentet politiattester før prosedyren ble innført. For skole gjelder kravet til politiattest for de som ble tilsatt etter 1998 (Opplæringsloven). I 2010 ble kravet skjerpet og det ble innført barneomsorgsatttest» jf politiregisterloven

21 Berkåk skole/rennebu ungdomsskole og sfo: Kvitteringslisten ble tatt i bruk i 2010 etter innføring av prosedyren. Listen viser at det er kvittert for mottatt, sjekket og makulert politiattest for til sammen 40 personer frem til Det fremgår av listen at noen av personalet som var tilsatt før prosedyren ble innført er kontrollert etter at prosedyren ble innført. Vi har kryss-sjekket 67 utlønninger i 2014 registrert på tjenestestedene mot kvitteringslisten. Vi fant at 32 personer som var registrert med fastlønn på tjenestestedene ikke var med på kvitteringslisten, og at 7 personer registrert med noen timer med timelønn/vikartimer ikke var med på kvitteringslisten. Vi har ikke mottatt opplysninger om det tidligere er innhentet politiattester for dem som ikke er med på kvitteringslisten og ansatt før Risikoanalyse Kommunen har utfyllende prosedyrer for internkontroll av at politiattester skal innhentes på lovpålagte tjenesteområder. Det er ikke dokumentert med risikoanalyser i forkant av utarbeidelsen av internkontrollrutinene. 4. Om det er etablert internkontroll for å sikre at det er innhentet politiattest av dem som er ansatt fast eller midlertidig i barnehagen jf. Barnehageloven 19. I kommunens prosedyre for barnehagen er det presisert følgende: Hvem skal levere politiattest: Den som skal arbeide i barnehagen, det vil si alt barnehagepersonale som har ulike typer arbeidsoppgaver inkludert lærlinger, studenter, sivilarbeidere, faste vikarer og andre. Kan også gjelde for rengjøringspersonale og vaktmester som er mye i barnehagen i dens åpningstid, og som av den grunn etablerer et tillitsforhold til barna i barnehagen. Tilfeldige vikarer kan jobbe i 14 dager før det er krav om politiattest. Krav gjelder alle tilsatte etter , og også tilsatte før denne dato hvis de får ny stilling i samme virksomhet, etter utlysning av stilling. Hensikt: Politiattesten skal vise om vedkommende er siktet, tiltalt eller dømt for seksuelle overgrep mot mindreårige, og i tillegg vise andre straffbare forhold som seksualforbrytelser, volds- og ransforbrytelser og narkotikaforbrytelser. Personer som er dømt for seksuelle overgrep mot mindreårige, er utelukket fra arbeid i barnehage. I tilfeller der politiattesten viser andre straffbare forhold, er det opp til barnehageeier å vurdere om søkeren er egnet til å jobbe i barnehage. Framgangsmåte og behandling: Det skal gå fram av utlysningstekst at politiattest vil bli krevd ved tilsetting. Stillingen tilbys under forutsetning av tilfredsstillende attest, og stillingen kan ikke tiltres før attest er framlagt og kontrollert. Søkeren selv må innhente attest, og attesten skal ikke være eldre enn 3 mnd

22 Enhetsleder er ansvarlig for: - gi beskjed til den som får stillingen om at politiattest må leveres før tiltredelse - politiattesten oppbevares utilgjengelig for uvedkommende - vurdering av attest opp mot gjeldende lov og forskrift - standard notat for hver tilsatt med dato og signatur fylles ut og leveres lønnskontor for oppbevaring i sentralt personalarkiv - påtegning i standard oversiktsskjema for enheten om at tilfredsstillende attest er levert og kontrollert, og at eget notat for den enkelte er levert lønnskontor - makulering av politiattest etter bruk - beskjed til personalrådgiver/servicetorg om at tilsettingsbrev kan skrives - meddele søker at vedkommende ikke kan tilsettes hvis det er merknader i forhold til lovkrav Kvitteringsliste for politiattest på Innset og Vonheim barnehage Revisjonen har innhentet kvitteringsliste fra Innset og Vonheim barnehage for å se etter hvordan rutinen praktiseres. Vi har kryss-sjekket utlønninger på de aktuelle tjenestestedene i 2014 fra lønnssystemet mot kvitteringslistene om det er kvittert for politiattest for personalet som er lønnet i Vi kjenner ikke til om det tidligere har vært innhentet politiattester før prosedyren ble innført. For barnehage gjelder kravet til politiattest for de som ble tilsatt etter I 2010 ble kravet skjerpet og det ble innført barneomsorgsatttest» jf politiregisterloven 19. Kvitteringslisten ble tatt i bruk i 2010 etter innføring av prosedyren. Listen viser at det er kvittert for mottatt, sjekket og makulert politiattest for til sammen 85 personer frem til Det fremgår av listen at også personale som var ansatt før prosedyren ble innført er kontrollert etter at prosedyren ble innført. Vi har krysssjekket utlønninger i 2014 registrert på tjenestestedet mot kvitteringslisten. Vi fant at 4 personer som var registrert med fastlønn på tjenestestedet ikke var med på kvitteringslisten, og at 4 personer registrert med noen timer med timelønn ikke var med på kvitteringslisten. Vi har ikke mottatt opplysninger om det tidligere er innhentet politiattester for dem som ikke er med på kvitteringslisten og ansatt før Risikoanalyse Kommunen har utfyllende prosedyrer for internkontroll av at politiattester skal innhentes på lovpålagte tjenesteområder. Det er ikke dokumentert med risikoanalyser i forkant av utarbeidelsen av internkontrollrutinene. 5. Om det er etablert internkontroll for å sikre at det er innhentet politiattest ved tilbud om stilling eller oppdrag for helsepersonell som skal yte helse- og omsorgstjenester til barn og unge eller personer med utviklingshemming (helse- og omsorgstjenesteloven 5-4)

23 Det er beskrevet i prosedyren «Krav til politiattest» hvem som skal levere politiattest for ansatte i helse og omsorgstjenesten. Prosedyren gjelder for støttekontakter, ansatte i hjemmetjenesten, brukerstyrte personlige assistenter, ansatte i bofellesskap og boliger med heldøgns omsorgstjenester, ansatte i ungdomsklubber og ulike andre sosiale aktiviteter for barn og utviklingshemmede, helsesøster, annet helsepersonell i skolehelsetjenesten og på helsestasjonen, fastleger og fysioterapeuter. Prosedyren gjelder også for elever og studenter som i forbindelse med helsefaglig opplæring yter helsehjelp, jf. Helsepersonelloven 3 nr. 3. Det er viktig å merke seg at lovteksten ikke gjør noe unntak for sommervikarer, ekstravakter, elever, studenter eller lignende, jf Helsepersonelloven 20 a. Tilsetting skal skje etter behandling av politiattest, og politiattesten oppbevares så lenge vedkommende er ansatt i tjenesten. Ansvarlig er enhetsleder. Felles regler for behandling av politiattest Krav til politiattest skal stå i utlysningsteksten Kreves av den som tilbys stillingen Politiattest skal ikke være eldre enn tre måneder Vedtak og tilsettingsbrev skrives først etter at tilfredsstillende politiattest foreligger. Enhetsleder er ansvarlig for å sjekke opp mot gjeldende lover og ev. forskrifter For lederstillinger vil personalrådgiver gjøre dette der det er nødvendig ihht lov og forskrifter Prosedyren evalueres minst en gang pr år som er i løpet av februar måned Personalrådgiver skal varsles om det er endringer i lover og forskrifter Felles maler for behandling av politiattest Bekreftelse på arbeidsforhold ved søknad om politiattest Dokumentasjon på levert politiattest Skjema over registrerte politiattester for grunnskolen Risikoanalyse Kommunen har utfyllende prosedyrer for internkontroll av at politiattester skal innhentes på lovpålagte tjenesteområder. Det er ikke dokumentert med risikoanalyser i forkant av utarbeidelsen av internkontrollrutinene. 6. Et annet område er pasienters og brukers innflytelse på helse- og omsorgstjenestene i kommunen. Kommunen skal sørge for at virksomheter som yter helse- og omsorgstjenester omfattet av loven, etablerer systemer for innhenting av pasienters og brukernes erfaringer og synspunkter

24 Det legges vekt på internkontrollkravene gitt i forskrift om internkontroll i helse- og omsorgtjenesten. I Rennebu kommune er det etablert en pårørendeforening som er for alle virksomhetsområdene innen helse og omsorg. Foreningen drives av pårørende i samarbeid med Frivilligsentralen. Foreningen er ment å være et talerør for brukere og pårørende inn mot ledelsen innen helse og omsorg og kommunens ledelse for øvrig. Ledere innen helse og omsorg deltar på møter i foreningen etter behov. Rennebu kommune har ingen fast rutine for å gjennomføre brukerundersøkelser, men har våren 2014 gjennomført brukerundersøkelser for brukere av: - Dagsenter for hjemmeboende eldre - Brukere av hjemmesykepleien - Beboere på sykehjemmet For beboere som ikke hadde mulighet til å svare på undersøkelsen selv, ble pårørende kontaktet. Bakgrunnen for undersøkelsen var å få oversikt over hvor fornøyde brukerne var med tjenestene. Svarene blir gjennomgått og analysert, og rutiner og tjenester blir vurdert og tilpasset. Kommunen opplyser at dette er første gangen det har vært gjennomført brukerundersøkelser innenfor helse og omsorg. Kommunen opplyser at de vil gjennomføre undersøkelser jevnlig, og sannsynlig hvert andre år. Risikoanalyse Det er ikke dokumentert med risikoanalyser i forkant av utarbeidelsen av brukerundersøkelsene. 6. REVISJONENS VURDERINGER OG KONKLUSJONER 6.1 Har kommunen rutiner for vurdering av risiko på internkontrollpliktige områder og er risikovurderinger gjennomført? Revisjonskriterier Ha et system for internkontroll som er basert på risikovurderinger Gjennomføre systematiske risikovurderinger på internkontrollpliktige område Utarbeide planer og tiltak for å minske risiko og følge opp planene Risikovurderingene og internkontrollsystemet skal dokumenteres