De spesifikasjoner som fremgår av tabellen danner grunnlaget for Leverandørens løsningsforslag, jf. bilag 2.

Transkript

1 Bilag 1 - Oppdragsgivers spesifikasjon 1 Anskaffelsen gjelder Havforskningsinstituttet, Fiskeridirektoratet, NIFES og Kystverket ønsker å inngå en rammeavtale på reisebyråtjenester. Rammeavtalen skal omfatte reisebyråtjenester med bestilling av reiser (innenlands og utenlands) med fly, tog og leiebil, overnatting (innenlands og utenlands) samt andre transportbehov som buss og båt, i tilknytning til de ansattes tjenestereiser. Oppdragsgiver ønsker å inngå avtale med én leverandør som sikrer tilgang på en effektiv og smidig bestillingsprosess, både for enkeltpersoner og grupper. Leverandøren skal tilrettelegge for kostnadseffektive anskaffelser av reiserelaterte tjenester, samt reiser og opphold av god kvalitet. Reisebyrået skal kunne tilby en portal med komplett innhold som skal kunne gi konkurransedyktige priser uten at oppdragsgiver trenger å inngå egne avtaler med flyselskap, hotellkjeder etc. Alle reisebestillinger skal skje gjennom reisebyrået vi inngår avtale med, så langt som dette er mulig. Når det gjelder hotellovernatting, samt kurs / konferansereiser eller arrangering og gjennomføring av konferanser, events og lignende, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å bestille utenfor avtalen/ arrangere selv, i tilfeller der dette er hensiktsmessig. 2 Tabell De spesifikasjoner som fremgår av tabellen danner grunnlaget for Leverandørens løsningsforslag, jf. bilag 2. Leverandør må gi en utfyllende beskrivelse av hvordan de oppgitte krav og ønsker vil bli oppfylt, og det er viktig at denne er presis og entydig. Spesifikasjonens krav og ønsker er prioritert som følger: Parafer / Side 1 av 10

2 Prioritet A = Kravspesifikasjon som beskriver de absolutte krav som produktene må oppfylle, jf. avvisningsbestemmelsene i FOA 11-11/ Prioritet B = Viktige egenskaper som bør oppfylles. Graden av oppfyllelse vurderes i forhold til tildelingskriteriene, og resultatet vil inngå i oppdragsgivers endelig evaluering. Utfylling av tabellen gjøres i Bilag 2 leverandørens løsningsbeskrivelse Nr. Prioritet Beskrivelse 1 Generelle krav 1.1 A Leverandøren skal tilby en fast kontaktperson kombinert med et felles fast team for hver av oppdragsgiverne i denne avtalen. Det er opp til leverandør om det er samme, eller om det er ulike kontaktpersoner/ team for de fire oppdragsgiverne, men hver oppdragsgiver skal forholde seg til sin kontaktperson og sitt team. 1.2 A Ved bytte av personell i serviceteamet eller bytte av kontaktperson, skal oppdragsgiver informeres om dette. 1.3 A Ved utskiftninger i serviceteam eller av kontaktperson skal den som erstatter i så stor grad som mulig, ha samme kompetanse som den som blir erstattet. 1.4 A Leverandøren skal ha, samt vedlikeholde, en database med kundeprofiler. Profilene skal kunne benyttes ved bestilling av reiser, og skal kunne inneholde bestillers ansattnummer. 1.5 A Oppdragsgiver har som målsetting å øke andelen bestillinger gjort via web/ app. Beskrivelse av hvordan leverandøren kan bidra til at oppdragsgiver når sin målsetning legges inn i Bilag 2. Parafer / Side 2 av 10

3 1.6 A Leverandøren må forplikte seg til å benytte og synliggjøre overfor bestillerne de avtalene som oppdragsgiverne til en hver tid har, uten tillegg i prisen. Avtaleprisene skal komme tydelig fram i web- /app-løsning. Dette kan eksempelvis være avtaler med spesifikke hoteller eller flyselskap. Det er ikke nødvendigvis slik at de fire oppdragsgiverne har de samme avtalene. 1.7 A Uavhengig av avtalene som oppdragsgiverne til en hver tid har, skal leverandør kunne tilby reiser til konkurransedyktige priser. 1.8 A Leverandør skal ikke være bundet til sine underleverandører på en slik måte at det hindrer oppdragsgiver å få lavest mulig pris. 1.9 A Ved alvorlige kriser, katastrofer, krigsutbrudd eller lignende, plikter reisebyrået uoppfordret å ta kontakt med oppdragsgiver. Reisebyrået skal kunne gi informasjon om noen av oppdragsgivers ansatte befinner seg i området, hvem det er, og om mulig hvor de befinner seg A Leverandør skal bidra til at retningslinjer i Statens personalhåndbok, innenlands - og utenlandsregulativet, samt oppdragsgivernes egen reisepolicy, følges i størst mulig grad A Denne rammeavtalen skal ikke kunne benyttes til private reiser, eller gi ansatte andre fordeler til privat bruk. Leverandør skal derfor ikke markedsføre tjenester ment for privat bruk, som feriereiser, overfor de ansatte A All intern markedsføring av avtalen hos oppdragsgiver utført av leverandør skal skje etter nærmere avtale med oppdragsgiver A Betalingsmåter avtales nærmere med hver enkelt oppdragsgiver, men minimum følgende betalingsmåter må være mulig: Betale hele reisen med kredittkort fra arbeidsgiver Betale hele reisen med privat kredittkort Parafer / Side 3 av 10

4 2 Krav til tjenestene Reisebyrået sender faktura til fakturamottak via EHF. Reisebyrået sender faktura til den enkelte reisende på e-post (gjelder ansatte med profil, men uten kredittkort). Faktura sendes etter at reisen er gjennomført. Tjenestekjøp bilag A Reisebyrået må kunne tilby følgende tjenester: - Billetter til fly, tog, buss og båt (med båt menes Hurtigruten, hurtigbåter langs kysten og ferjer -inn- og utland.) - Hotellovernatting (innenlands og utenlands) - Charter- og taxifly - Pakkereiser med rute-/charterfly - Gruppereiser/studiereiser - Leiebil - Kombinasjoner av ovennevnte 2.2 A Leverandøren må kunne tilby reiser til hele verden. Dersom leverandøren har restriksjoner på bestillinger til enkelte destinasjoner, for eksempel av konsernmessige årsaker, må tilbyder kunne tilby disse tjenestene via samarbeidspartner eller lignende. Dette må kunne dokumenteres i henhold til punkt 3.5 i konkurransegrunnlaget. Dersom slike restriksjoner finnes, må leverandør også kunne gi informasjon til oppdragsgiver om reisende til disse destinasjonene ved eventuelle kriser, katastrofer, krigsutbrudd eller lignende. 2.3 A Mannskapsskifter på fartøy skal kunne bestilles (innenlands og utenlands). 2.4 B Det er en fordel om mannskapsskifter også kan bestilles online. 2.5 A Sjømannsbilletter skal kunne bestilles. Parafer / Side 4 av 10

5 2.6 B Det er en fordel om sjømannsbilletter også kan bestilles online. 2.7 B Det er en fordel om leverandør har et opplegg for smidige bestillinger av større mannskapsskifter. Beskrivelse må legges ved. 2.8 A Åpningstiden for ordinære telefonbestillinger skal minimum være kl alle virkedager. 2.9 A Leverandør skal ha en form for døgnkontinuerlig bemanning med bookingmuligheter, organisert på en slik måte at en kan løse problemer og svare på spørsmål som kan ha oppstått utenom ordinær arbeidstid. Tjenesten skal også være tilgjengelig for personer på tjenestereise i inn- og utland A Sporingssystem og døgnkontinuerlig bemanning skal kunne benyttes uansett hvilken måte reisen er bestilt på gjennom reisebyrået, om det er via leverandørens reisekonsulent, leverandørens reiseportal, app, e-post eller annet A Ved anrop på telefon skal kontakt med kundebehandler hos leverandøren oppnås senest innen 20 sekunder i minimum 90 % av tilfellene. Dette skal kunne måles og dokumenteres A Leverandøren skal ha tilstrekkelig bemanning til å utføre de tjenester kontrakten omfatter innenfor de frister som er satt A Ved oppstart av avtalen skal det være utarbeidet et informasjonsopplegg for avtalens innhold og virkemåte B Reisebyrået bør ha en webbasert karttjeneste som viser hvor ansatte på reise befinner seg, og som gir informasjon om uforutsette hendelser som streik, kriser, katastrofer, krigsutbrudd og lignende. Tjenesten bør være tilgjengelig for utpekte personer hos oppdragsgiverne A Det skal leveres en miljørapport for hvert år som minst skal inneholde antall reiser med ulike transportmidler, antall reiste kilometer, samt følgende utslipp totalt: Antall kilo CO2, antall gram SO, antall gram NOx og antall gram CO. Parafer / Side 5 av 10

6 2.16 A Leverandøren skal ha bemanning som kan gi oppdragsgiverne råd i forbindelse med planlegging av beste og mest effektive reiserute, pris på denne og aktuelle overnattingssteder B Leverandøren bør kunne hjelpe til ved praktisk gjennomføring av kurs og konferanser, bl.a. gjennom en påmeldingsfunksjon. Leverandøren skal beskrive hvilke tjenester som tilbys i denne sammenheng A Leverandør skal ha evne til å fremskaffe billetter og ordne overnatting på kort varsel, også når det tilsynelatende er vanskelig å finne ledig plass B Leverandør bør ha et godt utvalg av hotellovernatting. Det bør være mulig å bestille hotellovernatting på mindre tettsteder også, ikke bare i byer og ved flyplasser. Beskrivelse og dokumentasjon på hotellutvalg må legges ved B Frister for avbestilling av reiser og reservasjoner før billetter er produsert og eller kredittkort belastet, skal klart fremkomme, det samme gjelder frister for endring av reiserute og lignende A/B Det skal være en kostnadsfri angrefrist på minimum 4 timer etter bestilling (gjelder ikke bestillinger gjort umiddelbart før avreise, eventuelle andre begrensninger må beskrives og vil bli en del av tildelingskriteriene) A I de tilfeller hvor leverandør foretar reiseplanlegging for oppdragsgiverne, skal den enkelte bestiller få se den endelige reiseruten før den bestilles A Leverandør skal ha etablerte samarbeidsforhold med flyselskap, hoteller og andre reisevirksomheter i inn- og utland. Samarbeidet skal ikke medføre begrensninger på oppdragsgivers valgmulighet ved bestillinger B I tilbudet skal det gis en beskrivelse av leverandørens samarbeidspartnere; hvor disse er lokalisert, samt hvilke type tjenester og service de kan yte. (Samarbeidet skal ikke medføre begrensninger på oppdragsgivers valgmulighet ved bestilling.) Parafer / Side 6 av 10

7 2.25 A Leverandøren skal behandle personopplysninger korrekt i forhold til Lov om behandling om personopplysninger og forskrift om behandling av personopplysninger og undertegne taushetserklæring dersom oppdragsgiver ber om dette B Leverandør bør kunne bidra med hjelp på alle områder når det gjelder bestilling av visum. Beskrivelse av tjenestene må vedlegges B Leverandøren bør kunne tilby kommunikasjon via chat i portalen A Leverandør skal ha kompetanse til å dekke våre behov for effektive reiser i inn- og utland. Mange av våre reiser skjer i Norge langs kysten, og leverandør må dokumentere sin lokalkunnskap i tilbudet A Leverandør skal tilby opplæring av ansatte i bruk av webportal/ applikasjon. Opplæringen skjer i forbindelse med større samling hos oppdragsgiver. 3 Bestilling 3.1 A Tilbyder skal tilby applikasjon til smarttelefoner/ nettbrett som kan brukes til bestilling/ informasjon om reiser. Applikasjonen skal være synkron med webløsning med hensyn til brukernavn, profil, bestillinger etc. 3.2 B Tilbyder skal gi en beskrivelse av funksjonalitet og muligheter som ligger i tilbudt løsning for applikasjon til smarttelefoner. Applikasjonen bør kunne håndtere som et minimum fly og hotellbestilling, endring og kansellering. Tilbyder bør gi tilgang til en demoversjon av applikasjonen slik at oppdragsgiver kan få mest mulig realistisk inntrykk av funksjonalitet, brukervennlighet mv. 3.3 A Bestilling skal primært foregå via leverandørens egen webbaserte portal, eventuelt via smarttelefon, men må også Parafer / Side 7 av 10

8 kunne foregå på telefon og e-post. 3.4 A Alle bestillinger skal bekreftes elektronisk på e-post til bestiller og til alle som bestillingen gjelder for. 3.5 A Reisebyrået skal ved bestilling uoppfordret gi rimeligste og mest hensiktsmessige alternativ på reiserute på bestillingstidspunktet. 3.6 A Den reisende har ansvar for å påse at billetter eller annen bestillingsbekreftelse er i samsvar med bestilling. Ved feil skal reisebyrået kontaktes så raskt som mulig for å få rettet manglene. Skyldes feilen reisebyrået, skal ombestilling/endring ikke medføre noe ekstra kostnad for bestiller. I tvilstilfeller har reisebyrået bevisbyrden. 3.7 A Oppdragsgiverne skal ha mulighet til å velge å legge inn et obligatorisk felt for "reisens formål" som må fylles ut av ansatte ved bestilling av reiser og hotellopphold. Feltet skal ha minst 15 tegn, og teksten skal vises på faktura. 3.8 A Ved bestilling av hotellopphold via telefon, skal leverandør kunne opplyse om frokost er inkludert, om hotellet har wifi, samt om hotellet er miljømerket og hvilke type rom som er tilgjengelig (allergi/ universelt utformet/ røykfritt etc.). 3.9 A Alle bestillinger skal bekreftes. Enkle bestillinger skal bekreftes innen 30 minutter. Ved kompliserte bestillinger skal svarfrist avtales, og bekreftelser alltid gis innen svarfrist. Bekreftelse skal også leveres skriftlig om bestiller krever det. Eventuelle bestillinger på faks skal bekreftes innen to timer i vanlig kontortid (08-16) B Ved bestilling bør leverandør bør kunne tilby samme tilleggstjenester som ved bestilling direkte hos flyselskap/ hotell/ leiebilfirma. Dette gjelder for eksempel valg av foretrukket sete, ekstra beinplass etc. ved bestilling av flybillett. Parafer / Side 8 av 10

9 4 Reiseportal 4.1 A Tilbyder skal ha webbasert portal, som minimum skal kunne benyttes for selvbooking av Flyreiser i inn- og utland Hotellovernattinger Leiebil Tog 1 Nærmere beskrivelse av funksjonalitet må vedlegges. 4.2 A Leverandør skal til en hver tid orientere oppdragsgiver om endringer og nye muligheter som finnes i nettportalen. 4.3 A Portalen skal inneholde reiserelatert informasjon, og mulighet for oppdragsgiverne til å få lagt inn viktige meldinger til brukerne. 4.4 A Portalen skal kunne gi status på bestilte og gjennomførte reiser og hotellopphold. 4.5 A Reiseportalen skal vise minst 5 avgangstider for tur/retur reiser i kronologisk rekkefølge, der laveste pris er tydelig markert. 4.6 A Portalen må gi muligheten til å bestille reiser for flere personer samtidig gjennom å opprette en egen brukerprofil. Bestillingene må også kunne gjelde personer uten profil. 4.7 B Det er ønskelig at så mange som mulig av tjenestene i krav 2.1 er tilgjengelig via webportalen. 4.8 B Tilbyder skal gi en beskrivelse av funksjonalitet og muligheter som ligger i tilbudt løsning for reiseportalen. Tilbyder skal gi tilgang til en demoversjon av reiseportalen slik at oppdragsgiver kan få mest mulig realistisk inntrykk av funksjonalitet, brukervennlighet mv. 1 Dersom leverandør ikke allerede har integrasjon med NSB bør det være et mål at dette kommer på plass i løpet av avtaleperioden. Parafer / Side 9 av 10

10 4.9 B Det bør være mulig for reisebestiller å utføre endringer av billetter i portalen (også lavprisbilletter) 4.10 B Eventuell miljømerking på hvert enkelt hotell bør fremkomme i portalen før bestilling B Type hotellrom (allergi/ universelt utformet/ røykfritt etc.), samt om frokost er inkludert, og om hotellet har wifi, bør fremkomme ved visning av hotellrom i webportalen før bestilling B Visning av hoteller i reiseportalen bør ha lenke direkte til hotellets webside A Ved bestilling i portal eller via mobil applikasjon skal følgende dokumenter sendes på e-post: Ved bestilling: Reiserute som minimum viser kostnader for fly, hotell etc., Faktura eller kredittkortkvittering for bestilt tjenester Etter reisen Flown kvittering, senest 1 dag etter gjennomført flyreise Dokumentene skal også være tilgjengelig i portalen A Portalløsning skal kunne tilbys som Single Sign On løsning for de av oppdragsgiverne som ønsker dette A Portalen skal ha oversiktlige og fleksible filtreringsmuligheter ved søk. Ved søk skal all nødvendig informasjon knyttet til tjenesten tydelig fremkomme inkl. pris. Parafer / Side 10 av 10