FORVALTNINGSREVISJON. Iverksetting av politiske vedtak NORD. Nordreisa kommune. Vi skaper trygghet K O M R E V

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Iverksetting av politiske vedtak Nordreisa kommune Vi skaper trygghet K O M R E V NORD Rapport 2008

2

3 Forord Kontrollutvalget i Nordreisa kommune har gjennom bestilling datert vedtatt å få utført forvaltningsrevisjon av administrasjonens iverksetting av politiske vedtak i Nordreisa kommune. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til kommunelovens 77 nr 4 og 78 nr 2, samt forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7., forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9 og forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 6 og 7. Forvaltningsrevisjon er iflg. nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Revisjonen har blitt godt mottatt i kommunen. Datainnsamling har gått relativt raskt, men med noen forsinkelser. KomRev NORD har undersøkt Nordreisa kommune med henblikk på administrasjonens iverksettelse av politiske vedtak fattet av kommunestyret og formannskapet i 2003, 2004 og I alt 39 vedtak har blitt vurdert. Revisjonen konkluderer med at administrasjonen i Nordreisa kommune delvis oppfyller de krav som er foreskrevet i kommunelovens 23. nr. 2. Videre konkluderes det at administrasjonen i hovedsak gir tilbakemeldinger til politikerne der det forutsettes, og at denne utredningen anses som tilstrekkelig. Tromsø, Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen Prosjektleder, forvaltningsrevisor

4

5 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Bakgrunn Hjemmel PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER Problemstillinger Revisjonskriterier METODE OG DATAMATERIALE Metode og datamateriale Avgrensing av prosjektet ER POLITISKE VEDTAK IVERKSATT? Revisors funn Delvis iverksatte tiltak Ikke iverksatte tiltak Oppsummering...7 Revisors vurdering ER IVERKSATTE VEDTAK TILBAKEMELDT TIL POLITIKERNE SOM FORUTSATT? Revisors funn Sak som anses som ikke tilbakemeldt Frist for tilbakemelding Revisors vurdering GIR TILBAKEMELDINGENE INNTRYKK AV Å VÆRE FORSVARLIGE SAKSUTREDNINGER? Revisors funn Revisors vurdering HØRING SAMLET KONKLUSJON VEDLEGG...10

6

7 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn I kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon av Nordreisa kommunes virksomhet, er oppfølging av politiske vedtak utpekt som et prioritert område for nærmere undersøkelser. Kontrollutvalget i Nordreisa kommune har gjennom bestilling datert , vedtatt å få utført forvaltningsrevisjon av administrasjonens iverksetting av politiske vedtak i Nordreisa kommune. 1.2 Hjemmel Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til kommunelovens 77 nr 4 og 78 nr 2, samt forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7., forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9 og forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 6 og 7. Forvaltningsrevisjon er iflg. nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstillinger Vi har utledet følgende problemstillinger for undersøkelsen: 1. Er politiske vedtak iverksatt? 2. Er iverksatte vedtak tilbakemeldt til politikerne som forutsatt? 3. Gir tilbakemeldingene inntrykk av å være forsvarlige saksutredninger? 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som undersøkes. Revisjonskriterier er basis for de analyser og vurderinger som foretas, konklusjoner som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. I dette forvaltningsrevisjonsprosjektet har følgende kriterier blitt brukt til å vurdere kommunens iverksetting av politiske vedtak: Kommuneloven 1 23 nr 2 pålegger administrasjonssjefen bl.a. å påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Av bestemmelsen utleder vi som kriterium for vurdering av faktiske funn i forhold til problemstillingene 1) og 2) at vedtak skal iverksettes. For vurdering av fakta under problemstilling 3) tar vi utgangspunkt i utredningsplikten etter kml. 23 nr 2. Å påse at saker som legges frem for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet forstår vi som et krav om at relevante faktiske forhold skal være klarlagt og at opplysningene er korrekte og fullstendige. Av dette utleder vi revisjonskriteriet at administrasjonens tilbakemelding til politikerne skal være utfyllende og riktig. 1 Lov av nr 107 om kommuner og fylkeskommuner Side: 2

8 3 METODE OG DATAMATERIALE 3.1 Metode og datamateriale Faktagrunnlaget i forvaltningsrevisjonsprosjektet er innhentet gjennom dokumentanalyse av møteprotokoller og saksutredninger for kommunestyre og formannskap. Vi har innhentet supplerende muntlig informasjon fra tilsatte i kommunen. Datainnsamlingen foregikk sommeren/høsten Revisjonen har undersøkt administrasjonens oppfølging og iverksetting av i alt 39 kommunestyre- og formannskapsvedtak fra 2003 til De utvalgte vedtakene inneholder bestillinger eller pålegg til administrasjonen om igangsetting eller utføring av ulike oppgaver. I noen av de undersøkte vedtakene ber politikerne direkte om tilbakemelding, for eksempel som utredning av et spørsmål eller at administrasjonen blir bedt om å lage en plan. Vi har kontrollert og vurdert tilbakemeldinger som er gitt etter pålegg fra politikerne, og om disse er gitt innen de tidsfrister politikerne eventuelt har satt. Revisjonen har blitt godt mottatt i kommunen. Dokumentasjon har blitt etterspurt over flere omganger, og revisjonen har vært i kontakt med flere av kommunens ansatte i innsamlingen. Oversendelse av dokumentasjon, samt gjennomføring av intervjuer og verifisering av referat av intervju har gått relativt raskt, men med noen forsinkelser. 3.2 Avgrensing av prosjektet Undersøkelsen er avgrenset til kommunestyre- og formannskapsvedtak fra 2003 til Vi har ikke vurdert den politiske hensiktsmessigheten i de undersøkte vedtakene, da dette faller utenfor revisjonens oppgaver. 4 ER POLITISKE VEDTAK IVERKSATT? Kommuneloven 1 23 nr 2 pålegger administrasjonssjefen bl.a. å påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Av bestemmelsen utleder vi som kriterium for vurdering av faktiske funn i forhold til problemstilling nummer 1 at vedtak skal iverksettes. 4.1 Revisors funn Tabell 1 Totalt antall kontrollerte tiltak Iverksatt Delvis iverksatt Ikke iverksatt De 24 undersøkte tiltakene som er fullt ut iverksatt, blir ikke kommentert nærmere. En liste over samtlige vedtak er lagt ved rapporten. De til sammen 15 delvis iverksatte og ikke iverksatte tiltakene utgjør avvikene i revisjonens undersøkelse, og begrunnes med følgende: Side: 3

9 4.1.1 Delvis iverksatte tiltak F-sak 31/3 Offentlige anskaffelser/kommunale innkjøp Vedtaket er formulert som følgende: Arbeidet med å få kommunale innkjøp i hht lover og forskrifter må prioriteres. I forbindelse med innsamling av dokumentasjon, ble revisjonen informert om at kommunen kjøper innkjøpstjenester fra én tilbyder av slike tjenester, men at kommunen har noen rammeavtaler som det ble benyttet ekstern hjelp for å få på plass. Men rutinene for generelle kjøp er i følge administrasjonen ikke kvalitetssikret godt. Revisjonen ble videre kjent med at Nordreisa kommune ikke har et innkjøpsreglement, men benytter veilederen Beste praksis offentlige anskaffelser utgitt av Nærings- og handelsdepartementet. Revisjonen konkluderte med at kommunen ikke vil finne svar på alle forhold vedrørende innkjøp i denne veilederen. Den kan ikke erstatte et reglement. Administrasjonen hadde i høringen følgende kommentar til denne saken: Administrasjonen vil i kommunestyret 6. mars 08 legge fram et nytt anskaffelsesreglement for Nordreisa kommune. I forlengelsen av dette vil vi også implementere ny administrativ anskaffelsesrutine som i større grad enn tidligere vil sørge for at innkjøp gjøres ihht lover og forskrifter og at dokumentasjonen fra leverandørene foreligger. Revisjonen ser positivt på at Nordreisa kommune har iverksatt tiltak for å forbedre rutiner/reglementer i forhold til anskaffelsesregelverket. K-sak 52/03 Oksfjord fiskerihavn Vedtaket går ut på at Nordreisa kommune skal påta seg ansvaret for å bygge ut Oksfjord fiskerihavn. Kommunen jobber med saken, men det er ikke realisert ennå ettersom prosjektet ikke er fullfinansiert (kostnadsberegnet til ,- i 2003). Ekstern finansiering er sikret fra Kystverket (bevilget ,- for bruk i 2007 og 2008). Intern finansiering som er bevilget, er på 2.5 millioner i 2009, samt bevilgninger til prosjektering. I F-sak 20/07 ble det avsatt ,- kroner til planlegging av Oksfjord havn. K-sak 70/03 Nordreisa kommune budsjett 2004 Vedtakets fjerde punkt pålegger administrasjonen å starte en prosess hvor det tas sikte på at kommunens drift, tjenesteproduksjon og investeringer tilpasses de økonomiske ressurser som er til rådighet. Under datainnsamlingen ble revisjonen informert om at prosjektet ikke har blitt fulgt opp. Sluttrapport foreligger ikke, men midlertidig rapport laget av Bedriftskompetanse (datert ) ble forelagt revisjonen. Administrasjonen har kommentert følgende i forbindelse med høringen: Dette må også ses i sammenheng med kommunestyresak 0028/05 der kommunestyret mente at prosjektet bør avsluttes som prosjekt og at rådmannen får ansvaret for å tilpasse drift av organisasjonen slik det er mest hensiktsmessig. Gjennom budsjettbehandlingene hvert år gjennomgås kommunens drift slik at det er tilpasset kommende budsjett. I årene har driften blitt redusert med 17,5 mill kr. Det akkumulerte underskuddet er redusert fra ca 22 mill kr til 9,3 mill kr ved utgangen av Dette er en kontinuerlig prosess som ikke kan defineres som et prosjekt med definert start- og stopptidspunkt. Etter vedtaket har administrasjonen foretatt flere organisasjonsendringer for å tilpasse kommunens drift, tjenesteproduksjon og investeringer til de økonomiske ressursene som er til rådighet. De ansattes organisasjoner har vært med på prosessen, gjennom en rekke høringer, informasjons- og drøftingsmøter. Innspillene er dokumentert i k-sak 0028/05. Kommunestyret er blitt orientert flere ganger om prosessen, og ble senest orientert i kommunestyremøtet 18. mai 2007 om dagens administrative organisasjon, som iverksatt 1. april Side: 4

10 Revisjonen anser vedtaket som delvis iverksatt, men viser til at etterfølgende politiske vedtak i kommunestyret ( ), fritar administrasjonen fra å fullføre prosjektet i den form det i utgangspunktet ble forventet. K-sak 61/04 Stedsutviklingsprosess Rapportering Nordreisa kommunestyre satte i gang et stedsutviklingsprosjekt for Storslett, Elveparken, Sørkjosen og Museumsvollen. Dette for å utvikle strategier, mål og premisser som skal legges til grunn for framtidig kommunal planlegging. Vedtakets femte punkt pålegger administrasjonen å sørge for at tiltaksprogrammet oppdateres og prioriteres hvert år i kommunens budsjettbehandling. Revisjonen har blitt informert om at det ikke er laget en rutine for dette ennå, men intensjonen er å få dette på plass. Kommunen vil i første omgang formalisere planen i arealplanen, samt få denne knyttet til en handlingsplan. Kommunen har fondsmidler som kan benyttes til formålet. Det ble i 2006 satt av 1 million til tiltaket. I høringen ble revisjonen informert om at arbeidet gjennomføres selv om rutinen ikke er på plass. Stedsutviklingsplanen justeres fortløpende, tiltakene for 2008 er planlagt sammen med andre eksterne finansierer og det er også satt av ressurser til tiltaket i budsjettet for K-sak 89/04 Forvaltningsrevisjonsrapport Utbygging av Halti 1. byggetrinn I vedtakets punkt fem, ber kommunestyret om at det foretas en gjennomgang av roller og myndighet som de forskjellige organ og instanser har i forbindelse med prosjekt og utbyggingstiltak i kommunen. Det er ikke gjort en formell gjennomgang. Kommunen har i etterkant av vedtaket hatt en gjennomgang av anvisnings- og attestasjonsreglement ( ), rutiner for rapportering i økonomiske saker både kapital- og driftsbudsjett (2001 og ). Funn tyder på at alle roller og myndighet ikke er tilstrekkelig avklart gjennom dette. K-sak 37/05 Offentlige anskaffelser - en evaluering av innkjøp i Nordreisa kommune 2003 I vedtaket står det at det skal sikres at alle leverandører som tildeles kontrakter dokumenterer sitt skatte- og avgiftsforhold og HMS-arbeid. Revisjonen blir av administrasjonen informert om at dette skjer ved alle kontrakter over ,-. Revisjonen har ikke undersøkt kommunens arkiv for å få dette bekreftet. Administrasjonen hadde i høringen følgende kommentar til denne saken: I 2005 ble det inngått 5 rammeavtaler der all dokumentasjon ble innkrevd fra leverandørene. Administrasjonen vil i kommunestyre 6. mars 08 legge fram et nytt anskaffelsesreglement for Nordreisa kommune. I forlengelsen av dette vil vi også implementere ny administrativ anskaffelsesrutine som i større grad enn tidligere vil sørge for at innkjøp gjøres ihht lover og forskrifter og at dokumentasjonen fra leverandørene foreligger. Revisjonen ser positivt på at administrasjonen jobber med å bedre sine rutiner, og forutsetter at disse vil være i bruk i løpet av kort tid. F-sak 37/05 Nordreisa kommune - budsjett for 2006 Det ble avsatt ,- til miljørettet helsevern i skoler og barnehager til bruk i Vedtaket er fulgt opp i så måte at budsjettregulering er gjennomført. Men midlene står fortsatt på kapitalfond, ansvar Vedtaket kan derfor bare sies å være delvis iverksatt. Administrasjonen informerer om at dette skyldes uklarheter vedrørende eventuell flytting til nye barnehager, samt nedlegging av skoler. Side: 5

11 K-sak 39/05 Organisasjonsform Halti nasjonalparksenter Kommunestyret ber administrasjonen iverksette følgende vedtak: Nordreisa kommune vedtar å etablere Halti Nasjonalpark- og kvenkultursenter AS innen Senteret ble opprettet som et AS. Stiftelsesmøte ble avholdt 28. november Revisjonen finner derfor at senteret ikke ble etablert innen den fristen kommunestyret satte. Dette begrunner administrasjonen med at de andre medeierne ikke var i stand til å fatte vedtak om deltakelse før høsten K-sak 40/05 Opprustning kommunale veger prioritering Under forutsetning av salg av kommunale boliger til NYBO, bevilges kr 10 mill til opprustning av kommunale veger i Det er satt av 7 millioner til veg, og 2,6 millioner til inventar og utstyr. Investeringsprosjektet er ikke avsluttet ennå, og arbeidet pågår. Regnskapet ventes avsluttet ved årsskiftet 2007/ Ikke iverksatte tiltak K-sak 39/04 Forprosjekt - redskapslager for fiskere Vedtakets første punkt lyder som følger: Nordreisa kommune skal stå som eier av nytt redskapslager og kai i Sørkjosen. Tiltaket søkes innarbeidet i økonomiplanen. Revisjonen kan ikke se at tiltaket er innarbeidet i økonomiplanen. Saken ble behandlet i næringsutvalget Revisjonen har blitt informert om at ansvar for dette prosjektet er opprettet i regnskapssystemet, og budsjettregulering er gjennomført. K-sak 02/05 Forskyvet åpningstid svømmebasseng Vedtaket lyder som følger: Bassenget holdes åpent ut mars Formannskapet delegeres å gjøre vurderinger av høstens åpningstider. Administrasjonen opplyser i en e-post til revisjonen at saken er behandlet i formannskapet i forbindelse med sak 11/05 i møte Budsjettkontroll 1. kvartal Her ble det vedtatt følgende: Åpningstiden for svømmehallen ble forlenget til 1. april. Dette betyr at den ikke åpnes før 1. november. Dette er i følge administrasjonen tatt til etterretning, uten ytterligere saksbehandling. Da revisjonen ikke har mottatt dokumentasjon på dette, og at vedtak gjort i sak 11/05 ikke er publisert på kommunens nettsider, vurderes vedtaket som ikke iverksatt. F-sak 35/05 Omsorgsboliger - nybygg Saken omhandlet byggingen av omsorgsboliger på Guleng. Vedtakets tredje punkt pålegger administrasjonen å realisere byggeprosjektet i Administrasjonen kommenterer at prosessen er gjenopptatt etter forsinkelser som har ulike årsaker, og at bygget nå er under oppføring. Revisjonen har ikke etterspurt dokumentasjon for å bekrefte dette. Revisjonen finner derfor at bygget er under oppføring, men to år forsinket i forhold til frist i vedtaket. K-sak 37/05 Offentlige anskaffelser - en evaluering av innkjøp i Nordreisa kommune 2003 I forbindelse med denne saken fremmes det at det er et behov for å sikre at kommunens innkjøp gjøres i henhold til regelverk. Som et tillegg til saken, ble det vedtatt at rådmannen skal påse at alle leverandører opptrer i henhold til inngåtte avtaler mellom partene i norsk arbeidsliv. Administrasjonen har ikke iverksatt dette vedtaket. Side: 6

12 Begrunnelsen fra administrasjonen er at dette anses som vanskelig og ressurskrevende å gjennomføre. 90 % av firmaene kommunen handler med er kjente selskap, og man anser derfor dem for å være hederlige. Kommunen sjekker moms, skatt og slike formaliteter, men finner det vanskelig å skulle sjekke deres avtaler internt. Administrasjonen finner det tvilsomt at kommunen har anledning til å nedprioritere tilbydere på bakgrunn av forhold som ikke er lovpålagt. Revisjonen har gått gjennom regelverket som gjaldt på det tidspunkt vedtaket ble gjort, og finner at regelverket ikke gir grunnlag for å stille et slikt krav til leverandørene. F-sak 12/05 Tiltak budsjettunderskudd 2004 I vedtakets tredje punkt pålegger kommunestyret rådmannen å legge fram for formannskapet en oversikt over om rådmannen har tilstrekkelig ressurser mht. personell, kompetanse og verktøy for å ivareta rådmannens rolle i forhold til økonomisk oversikt og kontroll. Dette er ikke gjort. Begrunnelsen som gis, er at det er en stor jobb, som ikke har blitt prioritert i en hektisk hverdag. Det er imidlertid gjort en gjennomgang av IT-verktøy og administrativ organisering. I forbindelse med at kommunen har iverksatt en prosess for å omorganisere administrasjonen, må man forutsette at det er valgt en organisering som er tilpasset kommunens tilgjengelige ressurser. F-sak 24/05 Regnskap 2004 for Nordreisa kommune I forbindelse med behandlingen av kommunens regnskap for 2004, ble det besluttet at underskuddet i kapitalregnskapet skulle dekkes inn når forsikringsoppgjør fra brannskade avsluttes i Forsikringsoppgjøret det henvises til, var et hus som brant. Kommunen skal bygge opp et nytt hus på en annen lokalitet enn det som brant, for så å selge det. Huset er ikke oppført, noe som begrunnes med hensyn til kvalitet på bygget. Kommunen har derfor ikke iverksatt vedtaket Oppsummering Tre av vedtakene som er kategorisert som delvis vedtatt, og to av vedtakene som er funnet ikke iverksatt kan forklares med at det har oppstått ting i etterkant av vedtaket ble gjort, og forhold som ikke administrasjonen har kunnet påvirke. Dette har gjort det nødvendig å utsette iverksetting av tiltak, eller å ikke iverksette. Det gjelder k-sak 52/03, k-sak 70/03, k-sak 39/05, samt f-sakene 24/05 og 37/05. I forbindelse med f-sak 12/05, kan man argumentere med at behovet for den pålagte gjennomgangen av administrasjonens ressurser ble tilfredsstilt gjennom omorganiseringsprosessen som ble iverksatt i etterkant av vedtaket. I tillegg fant revisjonen at kommunen trolig ville opptrådt i strid med lovverket om vedtaket som ble gjort i k-sak 37/05 ble fulgt opp. 4.2 Revisors vurdering Ettersom en så stor andel av utvalgte vedtak er delvis eller ikke iverksatt (15 av 39), vurderer revisjonen det dit hen at administrasjonen i Nordreisa kommune kan sies å bare delvis iverksette politiske vedtak slik forutsatt i kommunelovens 23. nr. 2. Men man må ta høyde for at noen av vedtakene har blitt påvirket av forhold som har gjort det nødvendig å utsette/avbryte iverksettingen, eller har gjort det mindre hensiktsmessig å gjennomføre tiltakene som ble pålagt administrasjonen å realisere. Side: 7

13 5 ER IVERKSATTE VEDTAK TILBAKEMELDT TIL POLITIKERNE SOM FORUTSATT? Kommuneloven 1 23 nr 2 pålegger administrasjonssjefen bl.a. å påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Av bestemmelsen utleder vi som kriterium for vurdering av faktiske funn i forhold til problemstilling 2 at vedtak skal iverksettes. 5.1 Revisors funn Tabell 2 Vedtatte tiltak som forutsatte Tiltak Tiltak delvis Tiltak ikke tilbakemelding fra administrasjonen tilbakemeldt tilbakemeldt tilbakemeldt Tabellen over viser at for fire av de undersøkte tiltakene, var det forutsatt at politikerne skulle få en eller annen form for tilbakemelding fra administrasjonen Sak som anses som ikke tilbakemeldt F-sak 12/05 Tiltak budsjettunderskudd 2004 I vedtakets tredje punkt pålegger kommunestyret rådmannen å legge fram for formannskapet oversikt over om rådmannen har tilstrekkelig ressurser mht. personell, kompetanse og verktøy for å ivareta rådmannens rolle i forhold til økonomisk oversikt og kontroll. Slik redegjort for under avsnittet ikke iverksatte tiltak, er oversikten ikke utarbeidet, og følgelig heller ikke lagt frem for formannskapet. Det var ikke knyttet en frist for tilbakemelding til vedtaket Frist for tilbakemelding Som følgende tabell viser, var det knyttet en frist for tilbakemelding i tre av de fire vedtak der tilbakemelding var forutsatt. Tilbakemelding er gitt innen fristen i alle sakene. Tabell 3 Tiltak med vedtatt tidsfrist for tilbakemelding Herav tilbakemeldt Tilbakemeldte tiltak som overholdt vedtatt frist Tilbakemeldte tiltak der fastsatt frist ikke er overholdt Revisors vurdering På grunn av at det i forbindelse med vedtak i svært få tilfeller er bedt om tilbakemelding, er grunnlaget for lite til å dra noen konklusjoner ut over å konstatere hva som er tilbakemeldt og ikke. Revisjonen vurderer revisjonskriteriet for problemstilling nr 2; at vedtak skal iverksettes, som hovedsakelig oppfylt. Side: 8

14 6 GIR TILBAKEMELDINGENE INNTRYKK AV Å VÆRE FORSVARLIGE SAKSUTREDNINGER? For vurdering av fakta under problemstilling 3, tar vi utgangspunkt i utredningsplikten etter kml. 23 nr 2. Å påse at saker som legges frem for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet forstår vi som et krav om at relevante faktiske forhold skal være klarlagt og at opplysningene er korrekte og fullstendige. Av dette utleder vi revisjonskriteriet at administrasjonens tilbakemelding til politikerne skal være utfyllende og riktig. 6.1 Revisors funn Tilbakemeldingene politikerne har fått fra administrasjonen gir tilstrekkelig og ryddig informasjon. Som leser av utredningene blir revisor opplyst om saksforholdene. I sak 81/04 mener revisjonen at evalueringen som ble lagt ved sakspapirene ikke nødvendigvis er lett forståelig for personer uten økonomisk bakgrunn. Vi forutsetter imidlertid at det i forbindelse med den muntlige presentasjonen som ble holdt, ble åpnet for spørsmål fra kommunestyremedlemmene slik at eventuelle uklarheter ble belyst. 6.2 Revisors vurdering Selv om revisjonen har vurdert et begrenset materiale, gir de utredningene vi har vurdert inntrykk av å være forsvarlig saksbehandlet. Dermed anses revisjonskriteriet for undersøkelsens tredje problemstilling som oppfylt. Side: 9

15 7 HØRING Rapporten ble sendt på høring til rådmannen i Nordreisa kommune Høringsfrist ble satt til Revisjonen mottok administrasjonens høringskommentarer Høringskommentarene er innarbeidet i den endelige rapporten. Nordreisa kommune hadde imidlertid følgende tilføyelse til høringskommentarene: Nordreisa kommune mener det er viktig å ta med seg hvorfor vedtakene ikke er iverksatt. Dersom det er på grunn av manglende finansiering kan ikke administrasjonen iverksette tiltakene, noe som ofte er tilfellet. Dette kan forbedres gjennom flere ting, bedre saksforberedelse, bedre utforming av vedtak og bedre overvåkenhet administrasjonen i vedtaksprosessene. Dette er momenter i kommunelovens 23 nr 2 som administrasjonen kan bli bedre på. 8 SAMLET KONKLUSJON Revisjonen finner at 15 av 39 vurderte vedtak ikke er, eller er bare delvis, iverksatt. Det er 38,5 % av vedtakene. Tar man høyde for at noen tiltak ble påvirket av hendelser i etterkant av vedtaket ble gjort, er iverksettingsprosenten på 76,9 %. Revisjonen konkluderer derfor at administrasjonen i Nordreisa kommune bare delvis kan sies å iverksette politiske vedtak. Revisjonen konkluderer med at administrasjonen hovedsakelig rapporterer tilbake til politisk nivå der hvor det er forutsatt, og at utredningene gir inntrykk av å være forsvarlig saksbehandlet. 9 VEDLEGG Kontrolliste for vurderte vedtak Høringsbrev fra rådmannen Side: 10