Fylkesmannen i Rogaland KOSTRA-seminar Stavanger 10. april Håvard Moe Seniorrådgiver KS-Konsulent as

Transkript

1 Fylkesmannen i Rogaland KOSTRA-seminar Stavanger 10. april 2014 Håvard Moe Seniorrådgiver KS-Konsulent as

2 Kort om meg Seniorrådgiver KS-Konsulent AS Forretningsansvarlig for Styring og analyse og Politikk og samfunn Jobber særlig med spørsmål knyttet til strategi, ledelse- og organisasjonsutvikling, samt økonomiske, administrative og politiske analyser. Utdannet cand.mag UiO (sosiologi, historie, statsvitenskap) og Master of Managment BI (strategi, økonomi, ledelse og scenarier). Ledererfaring fra Oslo kommune 11 år i KS-Konsulent as 3 år i KS Forskning Forfatter av boken Framtidens kommuner med ansvar for egen utvikling

3

4 KOSTRA KOmmunal STatlig RApportering Husgud eller Kommuneplage?

5 Den kommunale trosbekjennelse «Gjør som politikerne befaler, vær lojal mot din rådmann og kjenn din KOSTRA»

6 Hvordan styre en kommune?

7 Styringsutfordringer? Hvordan hadde en privat bedrift sett ut hvis vi sammenligner med en kommune? Et styre bestående ev ekstremt ulike individer, med ekstremt ulik kompetanse, interesser og målsetninger. Et foretningsområde som strakk seg fra hårspenner til atombomber. Et produkt alle mener noe om og som alle mener at de kan produsere bedre enn deg. Hovedformålet er å bruke ikke tjene penger

8 Det organisatoriske isfjell Visjon Systemer Struktur -Tenkemåter -Verdier og normer -Profesjonsinteresser -Følelser -Motivasjon Struktur 20 % Kultur 80 % -Kompetanse mm.

9 Mål og resultatstyring i ulike former Mål og resultatstyring (MRS) Balansert målstyring (BMS) Helhetlig styringssystem (HSS) Fullstendige balanseregnskapet (FBR) Egennavn; Fasett, Kvalitetslosen, etc Min begrepsbruk: Metode: Helhetlig styring Verktøy: KF Bedre Styring, Corperator, Kvalitetslosen, etc

10 Best på kommunal sektor KS Konsulent as

11 Ressurser Brukere Målgrupper Kvalitet De produksjonsfaktorer som settes inn (KOSTRA-tall) Antall brukere av en definert tjeneste Antall potensielle mottakere av en tjeneste Objektiv (målt) og subjektiv (opplevd) kvalitet Effektivitet Kvalitet Behovsdekning Ressurser Produktivitet Brukere Prioritering Analysemodell Målgrupper Dekningsgrader/ Bruksrater

12 Helhetlig styring er tre ting: 1. Resultatfokusering Mindre fokus på tiltak og mer fokus på resultat 2. Styring på flere dimensjoner enn bare økonomi Økonomi Tjenestekvalitet Organisasjonskvalitet Samfunnskvalitet 3. Styringsdialog Et verktøy for å bestille mål og evaluere resultater

13 Resultatfokus

14 Resultatfokus God innsats er bra, men i lengden holder det ikke hvis vi ikke også skaper gode resultater! Vi må styrke den målrettede innsatsen og fokusere på kjerneoppgaver.

15 Kraften i Resultatledelse 1. Hvis du ikke måler resultater, så kan du ikke skille det som virker fra det som ikke virker 2. Hvis du ikke ser hva som virker, så kan du ikke honorere og oppmuntre det 3. Hvis du ikke fokuserer på det som virker, så fokuserer du sannsynligvis på det som ikke virker 4. Hvis du ikke kan se det som virker, så kan du ikke lære fra det 5. Hvis du ikke kan gjenkjenne feil, så kan du ikke korrigere de Kilde: Dr Ray Rist

16 Inntektsforskjellen i kommune-norge er enorme Utgiftskorrigerte frie inntekter 2012 ink skatt, kraft og finans Strand Hvis Strand skulle hatt samme utgangspunkt som Suldal så måtte de øke sitt budsjett med 409 millioner pr år (utgifts korrigert) Suldal AURSKOG-HØLAND SYKKYLVEN HURUM STOKKE HÅ ÅS ORKDAL HURDAL BØMLO RINGERIKE SANDEFJORD NÆRØY FUSA LUND ASKIM GJØVIK SØNDRE LAND NES FARSUND NORDRE LAND ARENDAL ETNE BJERKREIM ALVDAL HOLTÅLEN BODØ SOKNDAL BALLANGEN TRYSIL RANA NARVIK AGDENES FRØYA LOM FAUSKE TORSKEN AUSTRHEIM SAUDA BINDAL BERG LIERNE VAKSDAL BÅTSFJORD FYRESDAL KVALSUND BJARKØY HØYANGER VALLE

17 Sammenheng mellom enhetsutgifter og kvalitet? KS-FoU mai 2011 Fürst og Høverstad Pleie- og omsorgsinstitusjoner: - Ingen sammenheng mellom utgifter per plass og resultater i bruker- og pårørendeundersøkelser. - (83 kommuner med bruker- og 93 kommuner med pårørendeundersøkelser i 2008/09) Grunnskolen: - Ingen sammenheng mellom utgifter per elev og læringsresultater (nasjonale prøver, grunnskolepoeng og overgang til videregående opplæring). Enhetsutgifter i kommunene er avhengig av: - Kommunens økonomiske handlingsrom «man bruker de pengene man har». - Kommunens valg ift. tjenestestruktur (skole- og institusjonsstørrelse). - Og strukturkvalitet lærertetthet, tilpassede enerom. - Vi finner ingen tegn på at høy ressursbruk/høye utgifter per tjenesteenhet fører til bedre resultatkvalitet. Fürst og Høverstad ANS

18

19 Man bruker de penga man har Kommunens frie inntekter har en klar og sterk positiv effekt på tjenesteomfanget og er den enkeltfaktoren som har størst betydning for forskjellene i dekningsgrad mellom kommuner. Jo mer kommunen selv må bekoste av pleie- og omsorgstjenestene, desto lavere dekningsgrad. Rapportens beregninger tyder på at langtidsopphold har lavest egenfinansieringsgrad, ca 80 %, mens korttidsopphold har høyest, ca 95 %. Hjemmetjenester og heldøgnsbemannede omsorgsboliger har en nokså lik egenfinansieringsgrad på rundt 85 %.

20

21 Resultatfokus Aktivitet uten fokus på resultat er godt betalt tidsfordriv Einar Evensen Tidl rådmann Sarpsborg

22 Interessenter Politikk, Strategier, Budsjetter og mål Ressursinnsats Prosesser Produkter Resultater Produktivitet Effektivitet Kilde: Åge Johnsen 2007

23 Hva er resultatet av vår tjenester?

24 Hva er kvalitet? Kvalitet Opplevelse Forventning 1

25 Kvalitet/resultat har tre dimensjoner Brukeropplevd (Subjektiv) kvalitet Den tilfredsheten som den enkelte tjenestemottager opplever ved tjenestens beskaffenhet. Standarddefinert (Objektiv) kvalitet Det nivået som er definert som godt nok av standardsettende organ (kan være både sentrale, regionale eller lokale myndigheter). Lov, forskrift, politiske vedtak, etc. Prosesskvalitet (måten tjenesten blir utført) Med hvilke virkemidler, form, politiske prioriteringer og omdømme tjenesten blir produsert Privat/offentlig, grad av medvirkning, Miljøhensyn, lokale innkjøp, etc

26

27

28 Kvalitet/resultat har tre dimensjoner Brukeropplevd (Subjektiv) kvalitet Den tilfredsheten som den enkelte tjenestemottager opplever ved tjenestens beskaffenhet. Standarddefinert (Objektiv) kvalitet Det nivået som er definert som godt nok av standardsettende organ (kan være både sentrale, regionale eller lokale myndigheter). Lov, forskrift, politiske vedtak, etc. Prosesskvalitet (måten tjenesten blir utført) Med hvilke virkemidler, form, politiske prioriteringer og omdømme tjenesten blir produsert Privat/offentlig, grad av medvirkning, Miljøhensyn, lokale innkjøp, etc

29 Kommunekompasset

30 Interessenter Politikk, Strategier, Budsjetter og mål Ressursinnsats Prosesser Produkter Resultater KOSTRA (Kommunebarometeret) KOSTRA (Kommunebarometeret) BedreKommune Skoleporten SSB etc

31

32 Lom 2011 Bærum Mandal Kristiansund 2012 Orkdal Kristiansund 2010 Hemne 2011 Gausdal Skaun Marnardal 2013 Lillehammer Sauda Ulstein Sykkylven 2012 Rendalen 2012 Lenvik Marnardal 2011 Eide Nannestad Nesodden Tynset Hamarøy Åsnes Ørland Skodje Gloppen Meldal Midtre Gauldal Meland Vanvylven Ibestad Ørskog Storfjord Engerdal Røros Sør-Odal Hjelmeland Rendalen 2010 Marnardal 2009 Kåfjord

33 Summeoppgave Hvor resultatfokuserte er vi egentlig i vår kommune/kommune-norge? På en skala fra 1 til 10 der: 1 er: «Overhode ikke det er mengde og beliggenhet som teller" 10 er: «Vi ser kun etter hva som virker og så gjør vi det» Er det forskjell på politisk og administrativ fokus? Kom med eksempler!

34 Helhetlig styring er tre ting: 1. Resultatfokusering Mindre fokus på tiltak og mer fokus på resultat 2. Styring på flere dimensjoner enn bare økonomi Økonomi Tjenestekvalitet Organisasjonskvalitet Samfunnskvalitet 3. Styringsdialog Et verktøy for å bestille mål og evaluere resultater

35 Flerdimesjonalt

36 Ulike innfallsvinkler for offentlig vs privat Tjenestene er målet (kommune) - pengene er middelet eller pengene er målet (privat bedrift) - tjenestene er middelet

37 Hva er nytt? Vi må begynne å sette mål på det som er målet med en kommune og ikke bare på virkemidlene vi råder over!

38 Styringssystemets elementer Økonomi Brukeropplevd (subjektiv) Resultat/Standard (objektiv) Tjenestekvalitet Brukeropplevd (subjektiv) Standard (objektiv) Organisasjon(kvalitet) Medarbeideropplevd (subjektiv) Standard (objektiv) Samfunn(kvalitet) Befolkningsopplevd (subjektiv) Standard (objektiv)

39 Økonomiplan nivå 1 (hele kommunen) Lom kommune

40 Økonomiplan Lom kommune

41 Årsmelding Lom kommune

42 Lom kommune

43

44 Angsten for å bli talt. Dyrene følte angst for å bli talt - En for kælven, to for kua og tre for oksen - Uææh, nå tælt n deg også! Skrek kalven - Jeg skal lær n, sa oksen - Kom så tar vi n

45

46 «På veggen der har jeg et barometer, jeg ser aldri på det men jeg vet hva det heter» Øystein Sunde «Kjekt å ha»

47 Summeoppgave Styrer vi (reelt) på andre mål en økonomi? Setter vi målbare mål på det? Rapporterer vi på det? Følger vi opp avvik? Årlig? Gjennom året

48 Helhetlig styring er tre ting: 1. Resultatfokusering Mindre fokus på tiltak og mer fokus på resultat 2. Styring på flere dimensjoner enn bare økonomi Økonomi Tjenestekvalitet Organisasjonskvalitet Samfunnskvalitet 3. Styringsdialog Et verktøy for å bestille mål og evaluere resultater

49 Styringsdialog Politisk styringsperspektiv Demokratisk innbyggerperspektiv

50 Styringsutfordringer Synkende valgdeltagelse Manglende tillit til politisk ledelse Aksjonsdemokrati Krav til valgfrihet og tjenestetilpasning Ny kunnskap og innsikt Enormt komplekse tjenester som forutsetter høyt kompetente ansatte

51 Best på kommunal sektor KS Konsulent as

52 Styringsfokus Det finnes i realiteten bare to måte å styre komplekse organisasjoner på: På tiltak (hva gjør du?) På resultat (hva oppnår du?) En (for sterk) kombinasjon fører til målforvirring, ansvarspulverisering og inneffektivitet.

53 Innbyggere Styrings dialogen Administrasjon Politikere

54

55 Revidert : Vedtar økonomiplan med budsjett i Kommunestyre : Medarbeiderundersøkelser : Formannskapets innstilling 15.11: Styringsdokument (øk.plan) til fsk / kst : Enhetene levert endelig forslag til budsj. / øk.plan mål og økonomi : Avgjøre neste års brukerundersøkelser : Samling, budsjett / øk.plan, kom.styre, ledere,till.valgte 2.milepæl : Adm./ ledere utreder tiltak i tråd med kst s bestilling under milepæl : Formannskapets budsjettkonferanser : Økonomirapp : Brukerundersøkelser : Dialog med brukere om forventninger, resultater og løsninger : Avslutta regnskap fra adm : Dialogprosess, resultatet av undersøkelsene i enhetenes årsmeldinger 31.03: Årsmelding og årsberetning : Økonomirapp : Behandling av årsmelding og årsregnskap i kommunestyre : Strategi - / økonomiplankonf. miljepæl 1 Kom.styre, ledere og till.valgte : Dialogkonferanser med politikere (komiteer), brukere, ledere og tillitsvalgte

56 Styringsdialog Vi må utvikle et styringssystem som både gir politikerne mulighet til å sette mål, definere rammer samt sikre resultater HHS Politikk Fag Politikk Visjoner, mål, rammer Tiltak Evaluere, sikre resultater

57 57

58 Summeoppgave Hvordan er kvaliteten på styringsdialogen i vår kommune i dag? Innbygger vs administrasjon Innbygger vs politikere Administrasjon vs politikk Hva kan vi oppnå på å bli bedre her? Hvordan beveger dette oss?

59 Oppsummert

60

61 10 råd om bruk av mål- og resultatstyring i en kommune 1. Målformulering målstyring 2. Resultatmåling målstyring 3. Start med resultatmåling fremfor målformuleringsprosesser men ha fokus på mulighet for målforskyvning - «What you measure is what you get» 4. Datakvalitet er viktig men skal du vente til alt er perfekt kommer du aldri i gang 85 % validitet er helt greit 5. Løse koblinger mellom innsats og effekt kan være en god ting så lenge det skaper bevegelse 6. Gapestokk vs seierspaller: Rangering er bra fordi det skaper diskusjon og bevegelse 7. Desibeleffekten: Demokrati er støy og diskusjon 8. Aktiv bruk gir læring og kompetanse start med det dere har 9. Ting tar tid: men hold fokus gjennom hele året på faste tidspunkt i årshjulet 10. Gjør det! ha fokus på gjennomføringskraft og endringstrykk

62 Håvard Moe