KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLINGER. Planlegging og gjennomføring av lederutviklingsprogram i Klæbu kommune

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLINGER Planlegging og gjennomføring av lederutviklingsprogram i Klæbu kommune Tilbudsfrist:

2 Om oppdragsgiver Klæbu kommune har ca innbyggere. Administrasjonssenter i kommunen er tettstedet Klæbu, som ligger ca. 15 km. sør for Trondheim. Klæbu kommune er en vekstkommune, med en årlig befolkningsvekst godt over landsgjennomsnittet. Andelen innbyggere under 15 år er blant de høyeste i landet, mens det motsatte er tilfelle når det gjelder andelen eldre over 80 år. Kommunens bruttobudsjett er i 2012 på om lag 370 millioner kr. De viktigste inntektskildene er skatt på inntekt og formue, samt rammeoverføringer fra staten. Lønn inkl. sosiale utgifter utgjør rundt 70 % av kommunens utgifter. Antall årsverk i kommunen er om lag 350 fordelt på 460 ansatte. Vedlegg 1 viser en oversikt over kommunens administrative organisering. 1. Generelle tilbudsregler 1.1 Tilbudsprosedyre Dette er en konkurranse med forhandlinger. Etter tilbudsåpningen vil Klæbu kommune gjennomføre forhandlinger med aktuelle leverandører. Forhandlingene vil kunne omfatte alle sider av leverandørens tilbud. Formålet er å tilpasse leverandørens tilbud til de krav som er stilt i konkurransegrunnlaget. Tid for gjennomføring av eventuelle møter/ forhandlinger vil bli meddelt etter tilbudsfristens utløp. Møter med aktuelle tilbydere i tilbudsfasen vil ikke bli gjennomført. Tilbudene skal utformes innenfor de kriterier som er spesifisert i dette dokumentets kapittel 2. Grunnlaget for denne anbudskonkurransen er dette konkurransegrunnlaget, samt utlysingsteksten på DOFFIN. 1.2 Tilbudsfrist og levering av tilbud Tilbudene skal være mottatt senest fredag 17. februar 2012 kl Tilbudet skal bestå av to sett i papirformat, og ett sett i elektronisk format (USB, CD eller tilsvarende). Tilbudet sendes/leveres i lukket konvolutt tydelig merket Anbud lederutvikling til: Klæbu kommune v/rådmannen Postboks Klæbu (eller direkte til rådhusets publikumsmottak) For sent innkomne tilbud vil bli forkastet. Tilbud levert per e-post eller telefaks vil bli avvist. 1.3 Tilbudsåpning Tilbudene åpnes etter tilbudsfristens utløp. Det vil ikke bli gjennomført offentlig tilbudsåpning. 1.4 Vedståelse av tilbud Tilbudet skal vedstås i 2 måneder etter tilbudsfristens utløp.

3 1.5 Krav til leverandør Følgende dokumentasjon må vedlegges tilbudet: Firmaattest Skatteattest og mva-attest Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) (se vedlegg 2) Årsberetning/årsregnskap med revisorberetning for siste år Leverandørens organisering, herunder eventuelle samarbeid og/eller underleverandører Bemanning for dette oppdraget 1.6 Forbehold Klæbu kommune forbeholder seg retten til å anta hele eller deler av et tilbud, forkaste alle tilbud, samt avlyse konkurransen fullstendig dersom det foreligger saklige grunner for dette. Klæbu kommune er ikke ansvarlig for noen kostnader generert av tilbyder i samband med klargjøring eller levering av tilbud. Dette gjelder både for antatte og ikke antatte tilbud. Gjennomføring av lederutviklingsprogrammet forutsetter finansiering via KS OU-midler. Tilbudene må derfor tilfredsstille kravene for dette. 1.7 Planlagt framdriftsplan Uke 4 Kunngjøring på DOFFIN 17. februar 2012, kl Tilbudsfrist Uke 9 Gjennomføring av forhandlinger Innen 9. mars Valg av leverandør Framdriftsplanen er veiledende. Mindre avvik fra planen kan oppstå. 1.8 Kriterier for valg av tilbud Ved kontraktstildeling velges den (de) tilbyder(e) med det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende kriterier i prioritert rekkefølge: Pris 60 % Kvalitet (herunder kompetanse og metode) 20 % Referanser 20 % Krav til leverandøren i pkt. 1.5 skal være oppfylt. 1.9 Informasjon om oppdragsgiver og konkurransegrunnlaget Kontaktpersoner hos Klæbu kommune er: Rådmann Olaf Løberg, tlf , e-post: olaf.loberg@klabu.kommune.no Alle relevante spørsmål og svar blir anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/tilbydere via kunngjøringssiden på Doffin.

4 2. Beskrivelse av oppdraget Klæbu kommune ønsker å gjennomføre et lederutviklingsprogram med interne prosesser på gruppenivå som gir økt kompetanse på organisasjonsnivå. I tillegg ønsker vi at programmet skal gi den enkelte deltaker en økt formell kompetanse, gjennom et samarbeid med en utdanningssituasjon på høgskole- /universitetsnivå. I utgangspunktet legges det opp til et 2-årig utviklingsprogram, tilsvarende 60 studiepoeng. Derfor må lederprogrammet gjennomføres som en kombinasjon av teori og praksis. Den ledelsesteorien som benyttes må kunne knyttes opp mot de konkrete lokale forholdene og aktuell saker/prosesser som pågår i kommunen til en hver tid. Prosessene må derfor involvere både individ-, gruppe- og organisasjonsperspektivet. Vi ser for oss en arbeidsform som veksler mellom kunnskapsformidling, individuell konsultasjon, refleksjon og arbeid i grupper. Programmet må gjennomføres ved bruk av samlinger på 2-3 dager, med individuelle- og gruppeoppgaver som må løses mellom samlingene. Antall deltakere vil bli og består av rådmann, kommunalsjefer, enhetsledere, avdelingsledere og fagsjefer. På enkelte av samlingene kan gruppeledere og rådgivere delta etter nærmere avtale. Vi ønsker at det før oppstart på lederutviklingsprogrammet gjennomføres en analyse i samarbeid med rådmannen for å få kartlagt på hvilke områder kommunen har størst behov for kompetanseøkning. Samtidig har rådmannen fastsatt et formål og fokusområder som skal ligge til grunn for lederutviklingsprogrammet: 1. Formål: Klæbu kommune har nylig gjennomført en organisasjonsendring med kommunalsjefer og enheter. I denne forbindelse ble det utarbeidet organisering av enhetene med blant annet mandat og funksjonsbeskrivelse av lederrollene. Lederprogrammet skal bidra til å realisere dette. 2. Sentrale utfordringer for Klæbu kommune: Økonomien; o Knappe rammer husholde bedre o Økt krav til effektivitet jobbe smartere Felles arbeidsmarked med Trondheim o Konkurranse om arbeidskraften o Behov for flinke folk nødvendig for å håndtere bedre tjenester med knappe ressurser o Hvordan beholde dyktige folk o Bredde i kompetanse og utfordringer i oppgaver og roller som fortrinn Tjenesteutvikling o Eldrebølge sammen med økning i de yngre årskullene o Større krav til samhandling o Private tilbud konkurranse

5 Organisatoriske utfordringer o Midt inne i omstilling; Mindre lederspenn; flere ledere / flere ledernivåer Lokalsamfunnet o Omdømme til Klæbu som kommune og organisasjon Borgerundersøkelse i 2010 Klæbu skåret ikke spesielt godt i forhold til omgivelsene Konflikter i Klæbu Bruker fornøyd innbygger ikke fornøyd 3. Fokusområder: Inspirerende lederskap som virkemiddel for å beholde og rekruttere flinke folk og rett kompetanse Aktivt lederskap /bevisste / gode ledere gjøre en forskjell o Skille fag og ledelse; men opprettholde faglig ledelse o Skille administrasjon og ledelse Felles forståelse for lederrollen (må forståelse i en gitt kontekst; geografisk, demografisk, kulturelt, utfordringsbilde, organisatorisk) o Rådmannsrollen hvem utøver / hva betyr det o Ta i bruk delegert myndighet o Sammenheng og samhandling rådmann kommunalsjefer og enhetsledere o Være i lederrollen som leder identitet/tilhørighet/lojalitet o Være god arbeidsgiver Felles lederkultur i Klæbu kommune o Hva legger vi i lederrollen o Felles forståelse og aksept av lederrollen Organisasjonskultur o Fra de og vi til vi og vi o Kultur for læring erfaringslæring o Organisasjonskultur for endring og utvikling 4. Skisse for oppbygging av programmet: Skissen omfatter 10 samlinger hvorav 9 av samlingene vil ha varighet på 2 dager. En samling (samling nr 7 anbefales pga sitt innhold / kompleksitet å ha varighet over 3 dager). Kategori 1; Jeg og meg selv om lederrollen Samling nr. 1; Grunnleggende organisasjonsforståelse. (Obligatorisk) Grunnleggende innsikt i en organisasjons dynamikk Forstå seg selv og egen rolle i relasjon til helheten De sentrale begrepene i læringsprosessen

6 Samling nr. 2; Ledelse av folkevalgt styrte organisasjoner. (Obligatorisk) Ledelse i det skapende spenningsfeltet mellom forventninger og krav fra folkevalgte, medarbeidere og innbyggere / interessegrupper. Hva betyr ledelse i folkevalgt styrte organisasjoner o Forståelse for folkevalgtes oppgave og roller o Folkevalgt styring som rammevilkår for egen rolle o Samspillet folkevalgte og administrative ledere Samling nr. 3; Lederen som rollemodell hvordan utvikle ønsket organisasjonskultur Problemstilling; med utgangspunkt i dagens Overordnede personalpolitiske retningslinjer ; hvordan vurderer vi dette hva er relevant (hva skal vi beholde) hva bør justeres for å oppnå ønsket organisasjonskultur. Innsikt i hva skaper og hemmer egen autoritet i lederrollen Hvordan styrke egen autoritet som rollemodell for ønsket organisasjonskultur Indentifisere, forstå og håndtere kulturutfordringer i egen organisasjon Samling nr. 4; Oppgave og rolledeling; rådmannsnivået - enhetsledere stab/støtte Utdypning av forståelsen av egen rolle i kommunen som organisasjon Oppgave og rolleklarhet mellom linjeledere og stab/støtte Tydelighet på samhandling mellom nivåer og funksjoner Kategori 2: Jeg og mine medarbeidere Samling nr. 5; Arbeidsledelse i praksis. Delegasjon praktisk arbeidsledelse (hva kan vi forvente / forlange) god fot teori Sette grenser, stille krav og følge opp Skape og gjøre bruk av organisasjonens kompetanse for å løse organisasjonens oppgaver Tid til ledelse Samling nr.6; Leder som prosessleder hvordan lede / skape de gode prosessene på gruppenivå /individnivå Gruppenivå dag 1 / individnivå dag 2 (praktisk metodikk - team/teamledelse) Planlegge for de gode prosesser Ledelse av prosesser Prosessverktøy og metoder

7 Samling nr. 7; (NB: 3 dager) Ledelse i motstand hvordan håndtere motstand / konflikt (obligatorisk) Identifisere og forstå bevisste og ubevisste krefter og motkrefter Utforske seg selv og sine egne reaksjoner på motstand Hvordan skape og bruke roller og makt Samling nr 8; Samhandling der svar ikke finnes men må skapes Tørre å stole på egne krefter; individuelle og organisasjonens Hvordan arbeide med sammensatte oppgaver som krever samhandling Utvikle og skape tilslutning til den felles faglige oppgave Kategori 3; Leder i forhold til brukerne Samling nr 9; Omdømmebygging/rekruttering Lederen som omdømmebygger Fra indre organisasjonskultur til ytre omdømme Kommunikasjon som virkemiddel Samling nr 10; Skape og bruke. Synliggjøring av kunnskap Identifisering av hva som er skapt og lært i læringsprosessen Fra lært til bruk 5. Mulig framdriftsplan: Vår 2012 April/mai: Samling 1 Juni: Samling 2 Juni: Plan og evaluering Høst 2012 September: Samling 3 November: Samling 4 Desember: Plan og evaluering Vår 2013 Januar: Samling 5 Mars: Samling 6 Mai: Samling 7 Juni: Plan og evaluering

8 Høst 2013 August: Samling 8 November: Samling 9 Vår 2014 Januar Samling 10 Februar Sluttevaluering Februar levering av eksamensoppgaven Mars Muntlig eksamen

9 Vedlegg 1

10 Vedlegg 2 Vedlegg Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse. Postnr./-sted.. Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: