Økonomireglement for Tinn kommune

Transkript

1 Økonomireglement for Tinn kommune Vedtatt av kommunestyret, sak

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Innledning 3 1. Reglement for delegering av budsjettmyndighet 4. Reglement for økonomiplan med kommuneplanens handlingsdel og årsbudsjett 8 3. Reglement for anvisning Reglement for innkjøp Reglement for investeringsprosjekt 0 6. Reglement for rammestyring 5 7. Reglement for finans- og gjeldsforvaltning 7 8. Reglement for årsavslutning Reglement for avskrivning av fordringer Reglement for startlån 45 Side av 45

3 INNLEDNING Historikk: Vedtatt i kommunestyret sak, den Rullert i kommunestyret sak 166/16, den Side 3 av 45

4 1. REGLEMENT FOR DELEGERING AV BUDSJETTMYNDIGHET 1.1 OVERORDNETE RAMMER Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i lov av 5. september 199 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, 47 nr. og nr.3 og forskrift av 15.desember 000 om årsbudsjett. Reglementet dekker hele kommunens myndighet til å disponere budsjettet og er gjeldende til kommunestyret vedtar noe annet. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11 og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven FORMÅL Reglementet skal ivareta grunnprinsippet i kommunelovens formålsbestemmelser om at bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organ. All myndighet er lagt til kommunestyret som så må delegere videre. Andre politiske organer kan ikke delegere myndighet til administrasjonen. Reglementet har som formål å plassere myndigheten til å ta beslutninger på de nivå i organisasjonen som gir best og mest effektivt resultat. 1.3 DEFINISJONER Delegering Delegering vil si å overføre avgjørelsesmyndighet fra seg selv til andre. Den som delegerer myndighet kan når som helst ta tilbake den myndighet som er delegert. Delegering av myndighet innebærer ikke at den som delegerer gir fra seg ansvaret på vedkommende område. All delegert myndighet skal utøves i samsvar med lover, forskrifter og ellers innenfor budsjettrammer, retningslinjer og målsettinger som er fastsatt av kommunestyret Disponeringsfullmakt Med disponeringsfullmakt (anvisningsmyndighet) menes myndighet til å disponere de bevilgninger som er ført opp i årsbudsjettet begrenset av kommunestyrets fordeling. Begrepet omfatter både anvisningsmyndighet og myndighet til å justere budsjettet innen gitt nettoramme i løpet av året. Side 4 av 45

5 Rådmannen har etter forskriften fullmakt til å disponere bevilgningene, og har ansvaret for å iverksette kommunestyrets vedtak. Rådmannen tildeles fullmakt til å disponere nettoramme samlet for alle enhetene og kan videre delegere denne fullmakten ned ett nivå (til enhetsledere) gjennom delegasjon av anvisningsfullmakt fra rådmannen. Rådmannen kan omdisponere driftsrammene mellom enhetene innenfor totalbudsjettets vedtatte ramme. Rådmannen kan videre delegere sin disponeringsfullmakt Budsjettramme t vedtar budsjett på nettorammer pr. tjenesteområde. Dette innebærer at det er de budsjetterte nettoutgifter som utgjør den økonomiske rammen for tjenesteområdet. Hensikten med rammebudsjettering er å sikre en bedre overordnet styring kombinert med større lokal handlefrihet. Rammebudsjettering gir stor grad av fleksibilitet som muliggjør en rask tilpasning og derigjennom styrker budsjettet som styringsredskap Budsjettjusteringer Budsjettjusteringer er endringer innenfor en enhets nettoramme eller i mellom enhetenes nettorammer som er foretatt av den budsjettansvarlige. Budsjettjusteringer må skje i overensstemmelse med de mål, forutsetninger og premisser som er lagt av kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen. Budsjettjusteringer på områder som er av prinsipiell betydning skal legges frem for kommunestyret Budsjettendringer Dersom rådmannen finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdig avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i tertialrapporten, foreslås nødvendige tiltak. Den budsjettansvarlige skal i god tid melde til rådmannen om behovet for budsjettendring. Det er kun kommunestyret selv som kan foreta budsjettendringer. Endringen gjøres i forbindelse med behandlingen av tertialrapportene og etterfølgende budsjettendringssak. 1.4 RETNINGSLINJER FOR DELEGERING AV BUDSJETTMYNDIGHET I DRIFTSBUDSJETTET Kun kommunestyret har myndighet til å vedta årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet jfr. kommuneloven, 45. t fastsetter årsbudsjettet med en netto driftsramme for tjenesteområdene. Side 5 av 45

6 t gir styret i kommunalt foretak fullmakt til å disponere innenfor vedtatt ramme. Delegert myndighet i budsjettsaker må ikke anvendes slik at kommunestyrets forutsetninger og premisser i årsbudsjettet undergraves. Budsjettjusteringer må skje med dekning innenfor de rammer som er fastsatt. Budsjettjusteringer innenfor netto driftsramme for den enkelte enhet er det enhetsleder som forvalter etter delegert fullmakt fra rådmann. Når bevilgningene gis som netto driftsrammer pr. tjenesteområde, er det først når denne nettorammen er i ferd med å bli oversteget, eller skal reduseres, at eventuelle budsjettendringer må til kommunestyret for behandling. Budsjettmyndigheten kan ikke delegeres. 1.5 RETNINGSLINJER FOR DELEGERING AV BUDSJETTMYNDIGHET I INVESTERINGSBUDSJETTET t vedtar investeringsbudsjettets inntektsside og fordeler rammen pr. investeringsprosjekt. t vedtar selv ramme på de enkelte prosjekt, slik disse er spesifisert i skjema B. t skal selv foreta endringer i investeringsbudsjettet på samme nivå som dette ble vedtatt i opprinnelig budsjett. Ut over bevilgninger til prosjekter kan det komme sentrale bevilgninger til for eksempel utlån og mottatte avdrag på utlån, kjøp og salg av aksjer, og salg av eiendommer, bygg og anlegg. Sentrale bevilgninger disponerer kommunestyret. I den utstrekning bevilgningene til nybygg og nyanlegg mv. forutsetter låneopptak, kan bevilgningen ikke brukes før låneopptaket er godkjent. Investeringsprosjekt i henhold til skjema B, er det prosjektansvarlig som forvalter etter delegert myndighet fra rådmannen. Se reglement for investeringsprosjekt. 1.6 OVERFØRINGER MELLOM DRIFTS- OG INVESTERINGSBUDSJETTET I henhold til forskrift om årsregnskap 9, kan overføring fra drifts- til investeringsregnskapet foretas av andre enn kommunestyret selv. Rådmannen får fullmakt til å overføre midler fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet i den hensikt å finansiere mindre utstyrsanskaffelser som i henhold til god kommunal regnskapsskikk skal føres i investeringsregnskapet. Fullmakten begrenses oppad til 1 mill. kr. pr. anskaffelse inkl. mva, og det forutsettes at det er avsatt tilsvarende beløp i driftsbudsjettet til samme formål. Side 6 av 45

7 1.7 OVERSKRIDELSER Bevilgningene i drifts- og investeringsbudsjettet skal ikke overskrides før det er gitt tilleggsbevilgning. Rådmannen skal gjennom sin budsjettkontroll føre slikt tilsyn med at budsjettoverskridelser unngås. 1.8 TILLEGGSBEVILGNINGER Forslag om tilleggsbevilgninger på budsjettet skal i god tid meldes til rådmannen. Når det er nødvendig med tilleggsbevilgninger, må der foreligge forslag til hvordan dette skal dekkes. Side 7 av 45

8 . REGLEMENT FOR ØKONOMIPLAN MED KOMMUNEPLANENS HANDLINGSDEL OG ÅRSBUDSJETT.1 OVERORDNETE RAMMER Reglementet er vedtatt av kommunestyret, med hjemmel i lov av 5. september 199 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner 44-47, og forskrift om årsbudsjett, fastsatt av KRD Arbeidet med økonomiplan og kommuneplanens handlingsdel er hjemlet i: a) Plan- og bygningslovens 11 om at kommuneplanens samfunnsdel skal ha en handlingsdel som skal rulleres årlig. b) Kommunelovens 44 Økonomiplan som pålegger kommunene en gang i året å vedta en rullerende økonomiplan som skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige planleggingsvirksomhet. Økonomiplanen skal minst omfatte de fire neste budsjettår. Økonomiplan og kommuneplanens handlingsdel skal behandles samtidig og i en integrert prosess. Økonomiplan med handlingsdel vedtas innen utgangen av juni hvert år og er retningsgivende for behandling av årsbudsjett for påfølgende år som skjer på høsten. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11 og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 7. Dette reglement inneholder retningslinjer og fullmakter i tilknytning til budsjett- og økonomiplanarbeidet og disponering av de bevilgninger som kommunestyret gir.. FORMÅL Budsjettforskriften av åpner for å legge til rette for at kommunestyret kan drive utstrakt rammebudsjettering og målstyring på kort og lang sikt. Målet med reglementet er å klargjøre innholdet i og fordelingen av de rammer som kommunestyret bevilger i sitt vedtak. I tilknytning til bevilgningene angis kommunestyrets prioriteringer samt de mål og forutsetninger som er knyttet opp mot bevilgningene. Reglementet dekker hele kommunens arbeid med økonomiplan med kommuneplanens handlingsdel og årsbudsjett, budsjettoppfølging og rapportering i henhold til vedtatte budsjettrammer og til enhver tid gjeldende kommuneplan. Side 8 av 45

9 .3 PROSESS FOR ØKONOMIPLAN MED KOMMUNEPLANENS HANDLINGSDEL OG ÅRSBUDSJETT. Arbeidsform og fremdriftsplan Økonomiplan med kommuneplanens (samfunnsdelens) handlingsdel behandles samtidig og i en integrert prosess. Økonomiplan/handlingsdel vedtas innen utgangen av juni hvert år og er retningsgivende for behandling av årsbudsjett for påfølgende år som skjer på høsten. Årsbudsjettet for påfølgende år behandles på høsten innenfor de rammer som fastsettes i økonomiplan med nødvendige justeringer som følge av statsbudsjett ol. Årsbudsjettet er bindende for underliggende organer..3.1 Rådmannens ansvar Rådmannen utformer forslag til Økonomiplan med kommuneplanens handlingsdel i perioden januar april. Dette skjer i samhandling med de kommunale enhetene. Rådmannen/enhetene skal legge til grunn kommuneplan og sektorplaner, samt foreta en oppdatering av utviklingstrekk og rammebetingelser, økonomisk status og utsikter for neste 4-årsperiode. Etter sommerferien, i midten av august, starter rådmannen arbeidet med årsbudsjettet for neste år. Vedtak om økonomiplan er utgangspunktet for arbeidet med årsbudsjettet. Dette sender rådmannen ut til enhetene sammen med budsjettskriv som beskriver planer, aktiviteter og datoer for høstens budsjettarbeid. Økonomiplan/handlingsdel skal bestå av en driftsdel og en investeringsdel. Kommuneplanens handlingsdel skal vise: o oversikt over nåværende status og rammebetingelser o utviklingstrekk, status og evaluering av måloppnåelse innenfor ulike områder, o satsningsområder eller sektorområdet o rammebetingelser, økonomiske og andre pålegg kommunen må forholde seg til o prioriteringer og ressursfordeling (samordnet med økonomiplan) o utfordringer de neste fire år o operative mål for den enkelte enhet Årsbudsjettet skal også bestå av en driftsdel og en investeringsdel. I årsbudsjettarbeidet arbeider enhetsledere med å konsekvensjustere driften til neste års drift. Nettorammene vedtatt i økonomiplanen skal ligge til grunn for dette arbeidet. Evt. avvik mellom konsekvensjustert budsjett for neste år og vedtatte nettorammer, justert for evt. ny informasjon i regjeringens forslag til statsbudsjett skal synligjøres. I midten av oktober, etter at regjeringen har lagt fram statsbudsjettet, framstiller rådmannen en skisse på rådmannens forslag til årsbudsjett for formannskapet. Denne blir drøftet og rådmannen får innspill på nye tiltak og endringer. Side 9 av 45

10 Rådmannens salderte forslag til årsbudsjett behandles i formannskap og deretter i kommunestyret. t vedtar årsbudsjettet i desember..3. Formannskapets ansvar Formannskapet innstiller til kommunestyret på saldert årsbudsjett og økonomiplan/handlingsdel. Formannskapets innstilling treffes på grunnlag av forslag fra rådmannen. Hovedutvalgene gis anledning til å uttale seg om formannskapets innstilling før vedtak i kommunestyret. Formannskapets innstilling til Økonomiplan med handlingsdel skal gjøres offentlig minst 30 dager før kommunestyrets behandling. Formannskapets innstilling til årsbudsjett skal gjøres offentlig minst 14 dager før kommunestyrets behandling..3.3 ts ansvar t vedtar saldert årsbudsjett og økonomiplan/handlingsdel. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet og etter innspill fra hovedutvalgene..4 ØKONOMIPLAN MED KOMMUNEPLANENS (SAMFUNNSDELENS) HANDLINGSDEL. Med økonomiplan menes oppstilling av forventede inntekter og utgifter for neste fireårsperiode hvor første år utgjør kommunens årsbudsjett. Økonomiplanen/handlingsdel skal: o vise utfordringer og ønsket utvikling i planperioden o synliggjøre kommunens prioritering av oppgaver i perioden o gjenspeile og konkretisere føringer som er lagt i kommuneplanens handlingsdel o skal vise samlet investeringsramme samt budsjett pr. investeringsprosjekt fordelt på de ulike årene Når kommunestyret vedtar økonomiplanen/handlingsdelen har kommunestyret samtidig gjennom selve vedtaket eller kommentarer til økonomiplanen lagt premisser for hvordan midlene skal disponeres. Side 10 av 45

11 .5 ÅRSBUDSJETT Med årsbudsjett menes oppstilling av forventede inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger, og utgifter, utbetalinger og avsetninger for kommende år for kommunen. Årsbudsjettet: o skal utgjøre første året i økonomiplanperioden og gjelde ett år o er en bindende plan for kommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret o skal angi ramme for hvor mye midler som kan disponeres til ulike formål/tjenester. De økonomiske rammene er overordnet. Dette betyr at det ikke kan disponeres mer midler til et formål enn det som er ført opp i budsjettet o skal fremstilles i ett samlet dokument, hvor drifts- og investeringsbudsjettet inngår.5.1 Driftsbudsjett Driftsbudsjettet omfatter forventede løpende inntekter og innbetalinger kommende år, tillagt planlagt bruk av løpende inntekter og innbetalinger avsatt i tidligere år, samt oppstilling over kommunestyrets bevilgninger som er inndekket ved inntekter, innbetalinger og avsetninger som nevnt..5. Investeringsbudsjett Investeringsbudsjettet omfatter forventet bruk av lånemidler, forventede inntekter og innbetalinger i det år budsjettet gjelder for, samt planlagt bruk av slike inntekter og innbetalinger.5.3 Fordeling av årsbudsjett Driftsbudsjettet Årsbudsjettets driftsdel vedtas av kommunestyret på tjenesteområde: Rammene vedtas som en nettobevilgning (nettoramme), dvs. utgifter etter fradrag av inntekter. Til det enkelte tjenesteområdets nettoramme skal det knyttes mål og premisser som kommunestyret skal vedta. Disse vedtas fortrinnsvis i økonomiplan/handlingsdel, men kan operasjonaliseres nærmere i årsbudsjettet Investeringsbudsjettet Investeringsbudsjettet er sum tiltak/prosjekter som kommunestyret vedtar for budsjettåret, med tilhørende finansiering. Det er bare kommunestyret som kan fastsette finansiering av investeringsprosjekt og disponere eventuelle innsparinger. Side 11 av 45

12 .6 FULLMAKTER Låneopptak gjennomføres i samsvar ned kommunestyrets budsjettvedtak og kommunens finansreglement. t fastsetter husleie for kommunale eiendommer gjennom budsjettvedtaket t fastsetter egenandeler og priser ved salg av varer og tjenester i kommunen gjennom budsjettvedtaket. Fullmakten kan videredelegeres ett nivå. Se også reglement for delegering av budsjettmyndighet..7 ØKONOMISTYRING OG RAPPORTERING Rådmannen skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Dersom rådmannen finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret foreslås nødvendige tiltak. Det skal rapporteres som følger på økonomisk status: o t skal hvert tertial ( og ) få seg forelagt regnskapsrapport så langt i året som viser avvik sett i forhold til vedtatt årsbudsjett. Det skal også rapporteres i forhold til vedtatte økonomiske mål for budsjettperioden. o Vesentlige avvik skal kommenteres særskilt med angivelse av hvilke tiltak som blir iverksatt for overholdelse av budsjett og vedtatte økonomiske mål. o For investeringsprosjekter skal vesentlige avvik fra budsjett kommenteres særskilt med angivelse av hvilke tiltak som blir iverksatt o Prognoser for resten av året beskrives i tertialrapporten. Side 1 av 45

13 3. REGLEMENT FOR ANVISNING 3.1 OVERORDNETE RAMMER Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11 og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven FORMÅL Ha en effektiv rutine for intern kontroll av kommunens utbetalinger. 3.3 RETNINGSLINJER 1) Anvisningsmyndighet på kommunens vegne tilligger rådmannen. Rådmannen kan på sine vegne delegere denne myndighet til andre, jf. dog begrensninger som følger av forskrifter. Den som er delegert anvisningsmyndighet fra rådmannen kan videredelegere sin fullmakt ett ledd. Dette skal varsles skriftlig til rådmannen med kopi til økonomiavdelingen. Delegeringen kan gjøres fast eller for et avgrenset tidsrom. Den som er delegert anvisningsmyndighet skal utpeke personer som skal attestere. ) Den som deleger anvisningsmyndighet må fylle ut skjema for anvisningsfullmakt. Skjemaet skal fylles ut i to eksemplar og sendes økonomiavdelingen og lønningsavdelingen. Anvisningsmyndigheten er ikke gjeldene før økonomiavdelingen har mottatt skjemaet for delegering av anvisningsmyndighet. 3) Den som anviser skal påse at det er budsjettdekning innen enheten. At disponeringen av budsjettmidlene er formelt, reelt og økonomisk i orden jf. forskrifter og veiledning for budsjettoppstilling og regnskapsføring i kommunen. Anviser skal også påse at attestasjon og kontroll er foretatt av personer som er tillagt denne oppgaven. 4) Anvisningsmyndigheten gjelder ikke ved anvisning av egne regninger/fakturaer, eller hvor inhabilitet kan bli gjort gjeldende. I slike tilfeller skal anvisningen foretas av overordnet anvisningsmyndighet Eksempel: nærmeste overordnet anviser en leders egne regninger/refusjonskrav. Ordfører anviser rådmannens egne regninger. 5) Anvisning og regnskaps- eller lønnsregistrering skal ikke foretas av samme person. Samme person kan ikke både attestere og anvise samme faktura/timeliste. 6) Økonomiavdelingen skal straks ha melding når anvisningsmyndighet opphører, for eksempel ved opphør av tjenesteforhold, endringer o.l. Dersom utøvelse av delegert anvisningsmyndighet ikke tilfredsstiller de krav som stilles til god intern kontroll (jf. foranstående punkter), skal dette rapporteres til vedkommendes leder. Side 13 av 45

14 7) Ved tildeling av bagatellmessig støtte til næringsformål skal saksbehandler anvise utbetalingsbilaget. Vedtaket og tilsagnsbrev skal inneholde følgende tekst som er Tinn kommunes standardvilkår: Tildelingen skjer i henhold til reglene for bagatellmessig støtte. Ifølge disse reglene kan støttemottaker ikke motta mer enn til sammen Euro (ca. 1,8 mill. kr pr. nov.016) over et tidsrom på 3 regnskapsår. Før støtten kan komme til utbetaling, må støttemottaker bekrefte at det ikke er mottatt tilbud om annen bagatellmessig støtte i inneværende og de to foregående regnskapsår, eller i tilfelle slik støtte er mottatt oppgi beløpets størrelse, støttekilde og tilbudstidspunkt. Videre må støttemottaker signere på følgende tilsagnsbrev: Vi aksepterer ovenstående tilbud, er kjent med Tinn kommunes standardvilkår for tilskudd og godtar disse. - kontonummer: -navn på kontoeier: For utbetaling må det sendes en skriftlig anmodning til Tinn kommune. Ved endring av bankforbindelse/kontonummer må omstillingsorganisasjonen bli informert. Sted/dato: Mottakers underskrift Org.nr./Personnr. Ved utbetaling av øvrige tilskudd, som er vedtatt i kommunestyret, har saksbehandler ansvaret for at tilskuddet blir utbetalt. 8) Attestasjon Den som har attestasjonsfullmakt, skal påse at varen/tjenesten er mottatt, og at det er overenstemmelse mellom faktura/regning og avtalt mengde og pris, samt at kontonummer og andre data er riktig påført. Den som har attestasjonsfullmakt har ansvar for at timelister og lignende er etterregnet og i henhold til utført arbeid. Ved kjøp av varer over en viss verdi må det gis beskjed til økonomiavdelingen for evt. aktivering i anleggsregisteret. For varer eller tjenester som er momskomp. berettiget er verdien kr u/mva. og for varer og tjenester innenfor ordinært avgiftsområde er verdien kr u/mva. Bestillingsmyndighet og attestasjonsmyndighet kan gis til samme person. Side 14 av 45

15 4. REGLEMENT FOR INNKJØP 4.1 OVERORDNETE RAMMER Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11 og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven FORMÅL OG OMFANG Målet med innkjøpsreglementet er å kjøpe riktige varer og tjenester til riktig tid og pris. Reglementet skal bidra til at alle anskaffelser til Tinn kommune utføres iht. gjeldende lover, forskrifter, retningslinjer og samarbeidsavtaler. Reglementet gjelder for alle innkjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for eller på vegne av Tinn kommune. Tinn kommune skal i alle sine innkjøp/anskaffelser opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet. 4.3 BEGREPSDEFINISJONER Anskaffelse: Engangskjøp: Nasjonal grenseverdi: Et kjøp eller en forpliktelse om kjøp av varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider. Kjøp av en vare eller tjeneste som ikke utføres mer enn en gang i året. Den verdi som til enhver tid fastsettes i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Verdien fastsettes av Fornyings- og administrasjonsdepartementet og rådmannen oppdaterer ved endringer i denne verdien. Anskaffelser under kr (husk man her må se på dette over en 4 års periode): - unntatt fra regelverket Anskaffelser under nasjonal terskelverdi 1,1 mill. kr (FOA ) : - loven og del 1 - grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet Anskaffelser under EØS-terskelverdiene og særlige tjenester (FOA ): - loven og del - grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet Side 15 av 45

16 Anskaffelser over EØS-terskelverdiene (FOA ): - loven og del 3 - grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet Anskaffelser av helse- og sosialtjenester (FOA ): - loven og del 4 - grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet Anvendelsesområder for forskriftens 4 deler. (vedlegg finnes i forskriften): Økonomisk mest fordelaktig tilbud: Det tilbudet som for kommunen er mest fordelaktig i forhold til gitte tildelingskriterier. 4.4 ANSVAR Rådmannen er ansvarlig for etablering, implementering og vedlikehold av dette reglementet. Rådmannen har ansvaret for at alle medarbeidere som deltar i anskaffelser gjøres kjent med og følger reglementet, og at det er rutiner innenfor kommunen som ivaretar reglementet. 4.5 GENERELLE KRAV TIL INNKJØPSARBEIDET Ved planleggingen av en anskaffelse skal det tas hensyn til: o anskaffelsens virkning på helse, miljø og sikkerhet o de avhendelses- eller kondemneringsproblemer som kan oppstå o universell utforming med tanke på best mulig tilgjengelighet for flest mulig brukere Side 16 av 45

17 Alle anskaffelser skal: o utføres iht. gjeldende lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter o utføres iht. relevante gjeldende lover, forskrifter og standarder innenfor aktuelt fag, bransje eller sektor og gjeldende HMS regelverk o utføres iht. kommunens til enhver tid gjeldende etiske retningslinjer o utføres iht. kommunens til enhver tid gjeldende alminnelige vilkår for kjøp av varer og tjenester o der det er mulig, vurderes ut fra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet 4.6 KJØPSTYPE INNDELING For at det skal bli enklere å forholde seg til reglementet, er kjøpene delt inn i typer (se pkt. 4.3 i dette reglement). Beløpsgrensen skal praktiseres ut fra totalkostvurdering. Det er ikke tillatt å dele opp kjøp i prosjekter eller liknende for å komme under eksempelvis den nasjonale grenseverdi, og det er kommunen som helhet som skal vurderes i denne sammenhengen. Beløpsgrensene beregnes eksklusiv merverdiavgift. 4.7 VIKTIGE PRINSIPPER FOR INNKJØPSARBEIDET Nedenfor belyses viktige prinsipper som den enkelte utfører skal basere sine innkjøp på: o konkurranseprinsippet. Ethvert kjøp skal så sant det er mulig baseres på konkurranse. Det er den enkelte utfører som er ansvarlig for å dokumentere at det skjer (og har bevisbyrden) o likebehandling. Direkte eller indirekte forskjellsbehandling av tilbydere på grunn av deres nasjonalitet eller geografisk tilhørighet skal ikke finne sted, utvelgelse gjennom objektive og ikke-diskriminerende kriterier. o forutberegnelighet. Kravet til forutberegnelighet innebærer at leverandørene skal ha tilstrekkelig informasjon om konkurransen og gjennomføringen av det til at de kan foreta forsvarlige vurderinger og valg med hensyn til tilbudets innhold. Plikten for oppdragsgiver til å informere markedet om hvordan anskaffelsesprosedyren skal gjennomføres, hvilke kvalifikasjonskrav som oppstilles, og hva oppdragsgiver vil vektlegge i tildelingsfasen. o etterprøvbarhet. Innebærer at oppdragsgiver må kunne dokumentere hva som har foregått i anskaffelsesprosessen. Oppdragsgivers protokollplikt for anskaffelser over kr o forholdsmessighet innebærer at man gjennomfører konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen. Kravene til oppdragsgivers fremgangsmåte øker proporsjonalt med anskaffelsens verdi. o fortrolig saksbehandling. Det skal hindres at konfidensiell informasjon vedrørende anskaffelsesarbeidet kommer uvedkommende til kunnskap. Spredning av slik informasjon under saksbehandlingen skal derfor begrenses til det strengt nødvendige o habilitet. Her gjelder forvaltningslovens regler om habilitet o ved anskaffelser med verdi større enn kr eksklusiv merverdiavgift bør ikke saksbehandling og beslutninger ivaretas av en og samme person alene, men utføres med flere personer involverte i prosessen. Oppstår det uenighet mellom partene skal tvisten avgjøres av rådmannen Side 17 av 45

18 4.8 DIVERSE AVTALER o alle personforsikringsavtaler inngås i samsvar med hovedavtalen o pensjonsforsikring skal drøftes med arbeidstakerorganisasjonene før og underveis i kjøpsprosessen og skifte av pensjonsforsikringsleverandør skal alltid legges fram for kommunestyret o rådmannen har fullmakt til å inngå avtaler om kjøp av banktjenester o rådmannen har fullmakt til å inngå rammeavtaler i BTV-regionen o rådmannen har fullmakt til å inngå avtaler/innkjøpssamarbeid i Kongsbergregionen 4.9 ANTIKONTRAKTØRBESTEMMELSER I FORBINDELSE MED OFFENTLIG ANBUD Følgende antikontraktørbestemmelser gjelder i forbindelse med Tinn kommunes utlysninger av offentlige anbud innenfor bygge- og anleggskontrakter og kontrakter innenfor kjøp av varer og tjenester så langt de passer: 1. Arbeidet skal uføres av tilbyderen og dens ansatte i tjenesteforhold, eventuelt ved underentreprenør og deres ansatte. Tilbyder skal til enhver tid kunne framlegge dokumentasjon på ansettelsesforholdet. Tilbyder skal dokumentere at majoriteten av de ansatte har fagbrev innenfor sitt fagområde.. Avtale om underentreprise med enmannsforetak eller anvendelse av innleid arbeidskraft krever skriftlig begrunnelse fra entreprenøren. 3. Tilbyder plikter å sørge for at likelydende bestemmelser om bruk av egne ansatte, enmannsforetak, innleid arbeidskraft og krav om dokumentasjon av fagbrev inntas i kontrakter med underentreprenører. Arbeidskraften skal være innleid i samsvar med arbeidsmiljøloven paragraf 14-1a og Norsk er hovedspråk på kommunens byggeplasser, både skriftlig og muntlig. Det kreves at minst en person på hvert arbeidslag forstår og kan gjøre seg godt forstått på norsk. 5. Byggherren tillater ikke mer en ett ledd i kontraktskjeden. Oppdragsgiver kan godkjenne to ledd når det foreligger en god begrunnelse. Det skal aldri være mer enn to ledd i kontraktskjeden. 6. Tilbyder og underentreprenører som skal engasjeres i prosjekter skal være godkjente og aktive lærlingebedrifter. Når størrelsen på prosjektet tilsier dette kan oppdragsgiver kreve at det skal være lærlinger i prosjektet. ( gjelder norske bedrifter). 7. Etter ligningsloven paragraf 6-10 med tilhørende forskrifter, plikter næringsdrivende som har gitt noen oppdrag på byggeplass å gi melding til Sentralskattekontoret for utenlandssaker om enhver utenlandsk oppdragstaker eller utenlandsk arbeidstaker som utfører oppdrag på byggeplassen. Side 18 av 45

19 8. Tilbyder er ansvarlig for å rapportere fortløpende om bruk av utenlandsk arbeidskraft i alle ledd i kontraktskjeden, herunder framskaffe og framlegge for byggherren kopi av innsendt melding for den enkelte utenlandske oppdragstaker eller utenlandske arbeidstaker. 9. Lønn og annen godtgjørelse for samtlige arbeidstaker skal utbetales til konto i en norsk bank. 10. Tilbyder skal dokumentere at han har gyldig yrkesskadeforsikring for alle ansatte og gi oppdragsgiver rett til å kontrollere opplysningene. 11. Byggherren kan kreve dagmulkt av tilbyderen dersom han selv eller noen av hans underentreprenører anvender ulovlig eller ikke kontraktsmessig arbeidskraft og forholdet ikke er blitt rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel fra byggherren. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør. Mulkten skal utgjøre en promille av kontraktssummen, men ikke mindre enn kr 1000 pr. hverdag. 1. Tilbyder skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underentreprenører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som inngår ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. paragraf 5 i forskrift om lønn- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Tilbyder skal på oppfordring legge fram dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til de ansatte. Alle avtaler tilbyder inngår og som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende dokumentasjon. Dersom tilbyder ikke etterlever disse pliktene og forholdet ikke er rettet innen en fastatt frist har oppdragsgiver rett til å kreve dagmulkt. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør og størrelsen fastsettes på samme måte som i punkt Det skal bekreftes på egenerklæring at tilbyder følger ILO-konvensjonen nr Ved konstatert brudd på ovennevnte bestemmelser og entreprenøren ikke har rettet feilen innen fristens utløp, kan byggherren heve kontrakten. Side 19 av 45

20 5. REGLEMENT FOR INVESTERINGSPROSJEKT 5.1 OVERORDNETE RAMME Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11 og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 7. Reglementet gjelder investeringer i anleggsmidler slik det kommer frem i linje 1 i budsjettskjema A. Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i lov av 5. september 199 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner og dertil veileder om budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskapet utgitt av KRD oktober FORMÅL Reglementet har som formål å skape en enhetlig forståelse av prosessen knyttet til investeringsprosjekter for hele kommunens virksomhet, for å oppnå en lik saksbehandling av alle investeringsprosjekter i samsvar med gjeldene økonomiplan og politiske vedtak. 5.3 DEFINISJONER Et investeringsprosjekt er: Investering i et driftsmiddel til varig eie eller bruk. Et driftsmiddel er for eksempel fast eiendom, bygninger, anlegg, inventar, utstyr, transportmidler, maskiner mv. som forventes brukt mer enn en regnskapsperiode (1 år). Anskaffelseskosten må være på minimum kr og ha en økonomisk levetid på minst 3 år regnet fra anskaffelsestidspunktet. Reglementet gjelder også utgifter til påkostning, jf. KRS 4 (F): Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Ved klassifisering av en utgift som påkostning skal det derfor vurderes hvorvidt utgiften bidrar til å øke eiendelens økonomiske levetid i forhold til det som ble lagt til grunn ved anskaffelsen og/eller bidrar til å øke eiendelens kapasitet og funksjonalitet, eller utvider eller endrer bruksområdet. Finansielle leieavtaler (finansiell leasing) skal behandles som øvrige investeringer, og må behandles av kommunestyret. 5.4 HJEMMEL FOR INVESTERING Alle investeringer skal være begrunnet ut fra følgende behov: a. Virksomhetsrelatert, bygningsmasse eller inventar og utstyr er ikke tilpasset dagens virksomhet, eller det skjer vesentlige endringer i enhetens oppgaver/størrelse eller normal Side 0 av 45

21 utskifting pga. elde og slitasje. Det er feil eller mangler iht. til lovverk og forskrift, eller ved endring i lovverk og forskrift. b. Det har oppstått en ulykke eller skade på varige driftsmidler. Brann, havari, tap eller skade på utstyr eller fast eiendom. 5.5 BEHOVSUTDREDNING Rådmannen har ansvaret for å legge fram investeringsbehov for kommunestyret. For prosjekter over 1 mill. kr skal saken inneholde: a. Behovsanalyse b. Funksjonsbeskrivelse c. Forventet kostnadsramme, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet (rente- og avdragsutgifter, drifts- og framtidige vedlikeholdsutgifter) d. Framdriftsplan Samlet prioritering av investeringsbehov koordineres av økonomiavdelingen og legges frem for rådmannen som avgjør hvilke investeringsprosjekt som skal tas inn i forslag til økonomiplan og årsbudsjett. 5.6 POLITISKE VEDTAK FØR IGANGSETTING Alle investeringer skal vedtas av kommunestyret jf. til enhver tid gjeldende delegeringsreglement og budsjettreglementet. Prosjekter over 5 mill. kr skal ha en egen behovsutredning. Prosjekt over 5 mill. kr skal være behandlet i kommunestyret før forprosjekt kan iverksettes. For byggeprosjekter skal lånerentene belastes byggeprosjektet. Vedtaket skal inneholde: a. Utgifter til forprosjektering der dette er påkrevd. b. Behovsutredning jf. pkt. 5.5 c. Kostnadsramme for hele investeringsprosjektet, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet inklusiv fremtidige forvaltnings, drifts- og vedlikeholdsutgifter. Alle prosjekter skal vedtas som en del av opprinnelig budsjett. Kun unntaksvis kan det vedtas nye investeringsprosjekt i løpet av året. Eventuelle endringer i løpende prosjekter gjøres ved budsjettrulleringen. Før et investeringsprosjekt kan igangsettes må finansiering være i orden. Prosjektene skal igangsettes i det året de er budsjettert. 5.7 PROSJEKTANSVARLIG Prosjektansvarlig er ansvarlig for at prosjektet blir realisert. For alle prosjekter innen eiendom, bygg og anlegg er teknisk enhet prosjektansvarlig. Og prosjekter over kr 5 mill. skal ha en egen prosjektansvarlig. For øvrige prosjekter er det leder for enheten der investeringen føres som er prosjektansvarlig. Prosjektansvarlig er ansvarlig for framdriftsplanen og den økonomiske styringen, samt rapportering under veis i prosjektet og utarbeidelse av sluttregnskap. Side 1 av 45

22 5.8 FORPROSJEKT For alle prosjekter over kr 5 mill. skal det utarbeides forprosjekt, jf. pkt. 5.6 Når det foreligger vedtak om forprosjekt skal prosjektansvarlig utarbeide dette. Forprosjekt skal inneholde ytterligere spesifikasjon av: a. Behovsutredning b. Kostnadsramme for hele investeringsprosjektet, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet inklusiv fremtidige forvaltnings, drifts- og vedlikeholdsutgifter. c. Framdriftsplan d. Grunnlaget for kostnadsramme og framdriftsplan skal framgå. Rådmannen legger fram forprosjekt for kommunestyret for endelig vedtak. Utgifter i forbindelse med forprosjektering av et konkret vedtatt prosjekt som senere vedtas ikke gjennomført, skal nedskrives mot kapitalkontoen, jf. KRS nr. 4 pkt Dersom det ikke blir noe av den planlagte investeringen, skal utgiften til forprosjekt bokføres i driftsregnskapet. Generelle forprosjektutgifter for å vurdere flere alternativer anses som driftsutgift. 5.9 DETALJPROSJEKT AV BYGGEPROSJEKT Detaljprosjektering igangsettes når forprosjektering er vedtatt av kommunestyret. Dersom kommunestyrets kostnadsramme for hovedprosjektet er for lavt må saken legges fram for kommunestyret for ny politisk behandling før prosjektet igangsettes. Før saken legges fram for kommunestyret skal en forsøke å finne løsninger slik at man kan gjennomføre investeringsprosjektet innenfor den opprinnelige kostnadsrammen. Ved detaljprosjektering av byggeprosjekt må en påse at: a. Byggeløyve blir innhentet, herunder alle godkjenninger fra offentlige instanser. b. Anbud/tilbud på det planlagte arbeidet må innhentes innenfor gjelde regelverk og retningslinjer. c. Med bakgrunn i anbud/tilbud blir ny kostnadsramme over utgifter og framdriftsplan lagt fram for politisk behandling Byggestart a. Byggeleder engasjeres ved behov. b. Før investeringsprosjektet starter opp skal kontrakt med entreprenør(er) og leverandør(er) være inngått. c. Endelig framdrifts- og betalingsplan oversendes. d. All finansiering må være på plass. Side av 45

23 5.9.3 Oppfølgning av byggetiden Det skal påses at byggearbeidet blir utført innenfor gjeldende regelverk og budsjettramme, samt at byggeregnskapet skal innrettes på en slik måte at man til enhver tid har full oversikt Overtaking Investeringsprosjektet er ferdig når man har skrevet under overtakelsesforretning, eller at kjøper har overtatt det fulle ansvar (ansvar og risiko er overført). Det skal utarbeides byggedokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold for byggeprosjekt før overtakelsesforretning gjøres Prosjektregnskap Det skal utarbeides prosjektregnskap for alle investeringsprosjekter. Prosjektregnskapet skal vise hva som er opprinnelig kostnadsramme, justert kostnadsramme og totalt påløpte kostnader samt evt. finansiering med øremerkede midler REBUDSJETTERING Det er krav om realistisk budsjettering for hvert budsjettår. Det skal foretas nødvendige endringer i budsjettet gjennom året. Etter en regnskapsavslutning skal gjenstående bevilgning rebudsjetteres SLUTTREGNSKAP Det skal utarbeides sluttregnskap for ethvert investeringsprosjekt. Det settes en beløpsgrense på 5 mill. kr for at sluttregnskap må legges fram for kommunestyret. Sluttregnskap legges fram for kommunestyret senes 6 måneder etter overtakelsesforretning har funnet sted, eller når ansvar og risiko er overført. Sluttregnskapet skal vise hva som er opprinnelig kostnadsramme, justert kostnadsramme og totalt påløpte kostnader samt evt. finansiering med øremerkede midler. Dekking av udekket/disponering av udisponert gjøres i forbindelse med det enkelte års behandling av årsregnskapet, eventuelt i forbindelse med budsjettendringssaker. Heller ikke samlede besparelser vil være aktuelt å behandle i prosjektsammenheng. Dersom det påløper utgifter etter at sluttregnskapet er fremlagt, og dette ikke dekkes av garantibestemmelsene må eventuelle tilleggsutgifter bokføres på et nytt prosjektnummer, men aktiveres sammen med hovedprosjektet i balansen. Finansieringen av slike utgifter må tas opp i ny sak til kommunestyret. Påløpte utgifter etter ferdigstillelse, som ikke er over kr , skal bokføres i driftsregnskapet. Side 3 av 45

24 5.1 OPPFØLGNING OG RAPPORTERING AV INVESTERINGSPROSJEKT Det skal rapporteres på alle investeringsprosjekter i forbindelse med tertialrapporteringer og i årsregnskapet. Rapporteringen skal vise: a. Regnskap b. Budsjett c. Prognose innenfor budsjettåret d. Prognose for hele prosjektet totalt (årsuavhengig regnskap) e. Forklaring på eventuelle mer- eller mindreforbruk i forhold til totalrammen for prosjektet Rådmannen har til en hver tid fullmakt til å stoppe investeringsprosjekter dersom det oppstår vesentlige økonomiske avvik, frem til sak legges frem for kommunestyret. Dersom kommunestyrets kostnadsramme for prosjektet er for lav, må saken legges fram for kommunestyrer for ny politisk behandling. Investeringsprosjektene er årsuavhengige, og prosjektregnskapet må følge prosjektets levetid og følges opp i forhold til prosjektets vedtatte kostnadsramme. Ved rullering av økonomiplanen skal det hvert år foretas en ny vurdering av det enkelte investeringsprosjekt i samsvar med pkt Side 4 av 45

25 6. REGLEMENT FOR RAMMESTYRING 6.1 OVERORDNETE RAMMER Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11 og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven FORMÅL Reglementet har som formål å bidra til best mulig forvaltning av kommunens ressurser ved at hver enkelt enhet har resultatansvar. Reglementet skal sikre mest mulig forutsigbarhet for enhetene ved at reglement for rammestyring, setter rammer for kommunestyrets årlige vedtak for rammestyring. Enhetene avgjør selv hvordan et mer-/mindreforbruk (under-/overskudd) skal finansieres/brukes innenfor sitt område. 6.3 RETNINGSLINJER 1. t fastsetter en netto driftsramme for hvert tjenesteområde ved budsjettbehandlingen. Netto driftsramme for den enkelte enhet inkluderer alle budsjettposter, også bruk og avsetning til fond. Unntak: o kommunens felles inntekter og utgifter (enhet 1011 og 1110) holdes utenfor rammestyringen o budsjett for tilskudd til eksterne holdes utenfor rammestyringen o kommunestyret kan bestemme at enkelte utgiftsposter og/eller inntektsposter innenfor enhetenes budsjett holdes utenfor rammestyringen. Dette gjelder bare uforutsigbare utgifter med store variasjoner mellom år. Inntekter av tilfeldig art kan også holdes utenfor. Postene som holdes utenfor rammestyringen skal kommuniseres tydelig til de enhetene det gjelder i forbindelse med budsjettbehandlingen.. Reglene for økonomisk rammestyring som fastsettes i forbindelse med budsjettbehandlingen skal ikke fravikes i løpet av budsjettåret. Endringer i rammestyringen skal foretas ved budsjettbehandlingen og ikke gis virkning for det budsjettåret man er inne i. 3. Rådmannen sørger for at enhetene gis opplæring og informasjon om rammestyringen. Side 5 av 45

26 4. Det skal synliggjøres et merforbruk eller mindreforbruk (underskudd/overskudd) i forhold til budsjett for hver enhet. Resultatet måles som forskjellen mellom regnskapets nettoramme og nettorammen i budsjettet til enheten. Ved fastsettelse av budsjettresultatet skal det korrigeres for eventuelt manglende resultatoppnåelse i forhold til de oppgaver enhetene er pålagt å løse. 5. Dersom kommunen totalt sett har et merforbruk (underskudd) og kommunelovens strykningsbestemmelser kommer til anvendelse vil ingen enheter få tilført sitt positive budsjettresultat. 6. Enheter som har mindreforbruk (overskudd) får tilført en andel (jf. budsjettvedtak det aktuelle året) av dette i tillegg til vedtatt budsjettramme i året etter. Dette kan settes av til disposisjonsfond. Enheter som har merforbruk (underskudd) blir trukket for en andel (jf. budsjettvedtak det aktuelle året) av dette i vedtatt budsjettramme i året etter. Det settes en maks grense for størrelsen på mer/mindreforbruket (underskudd/overskudd), som videreføres for en enhet, på 10 % av brutto driftsutgift i enheten, opp til maks 1 mill. kr. 7. Merforbruk (underskudd) som skyldes forhold som virksomheten ikke kan sies å ha reell påvirkningsmulighet til å endre, må hensyntas og vurderes i hvert enkelt tilfelle. Tilsvarende gjelder for mindreforbruk (overskudd). 8. I forbindelse med behandling av årsregnskapet til kommunen i det påfølgende budsjettår, fastsetter kommunestyret et endelig budsjettresultat for den budsjettramma som er underlagt økonomisk rammestyring. 9. Ettergivelse av merforbruk (underskudd) må fremmes for kommunestyret. I saksfremlegget må det tas stilling til finansiering av inndekningen. 10. t skal i det samme møtet som årsregnskapet behandles, fastsette det endelige resultatet for de enkelte rammeområdene i egen sak. 11. t vedtar hvert år etter at regnskapet er vedtatt hvor mye den enkelte enhet kan disponere av positivt eller negativt budsjettresultat. Side 6 av 45

27 7. REGLEMENT FOR FINANS- OG GJELDSFORVALTNING 7.1 OVERORDNETE RAMMER Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11 og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 7. Reglementet er utarbeidet på bakgrunn av lov om kommuner og fylkeskommuner 5. Samt ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Kommunen kan ikke pådra seg finansielle risiko utover rammer som er vedtatt i dette reglementet eller benytte finansielle instrumenter i sin finansforvaltning som ikke er nevnt i dette reglementet. t delegerer gjennom dette reglementet til administrasjonen å utarbeide detaljerte instrukser innenfor nødvendige områder og å utøve finansforvaltningen iht. reglementet. 7. FORVALTNING OG FORVALTNINGSTYPER I samsvar med bestemmelsene i forskriften om kommuners og fylkeskommuners finans- og gjeldsforvaltning skal reglementet omfatte forvaltningen av alle kommunens finansielle aktiva (plasseringer) og passiva (rentebærende gjeld). Gjennom dette finans- og gjeldsreglementet er det vedtatt målsettinger, strategier og rammer for: o forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål o forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler o plassering og forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva Forvaltning av ledig likviditet, gjeldsportefølje og langsiktige finansielle aktiva kan settes bort til fondsforvaltningsselskap eller foretak med konsesjon til å drive aktiv forvaltning. For aktiv forvaltning gjelder reglene for direkteeide verdipapirer. 7.3 FORMÅLET MED KOMMUNENS FINANSFORVALTNING Reglementet skal gi rammer og retningslinjer for kommunens finans- og gjeldsforvaltning. Reglementet skal ivareta grunnprinsippet i kommunelovens formålsbestemmelse om optimal utnyttelse av kommunens tilgjengelige ressurser med sikte på å kunne gi et best mulig tjenestetilbud. Kommunens finansielle posisjoner skal forvaltes som en helhet hvor en søker å oppnå lavest mulig finansutgifter over tid samtidig som det sikres størst mulig forutsigbarhet i kommunens finansielle stilling. Side 7 av 45

28 Finansforvaltningen har som overordnet formål å sikre en tilfredsstillende avkastning samt stabile og lave netto finansieringskostnader for kommunens aktiviteter innenfor definerte risikorammer. Dette søkes oppnådd gjennom følgende delmål: a. kommunen skal til en hver tid har likviditet (inkludert trekkrettigheter) til å dekke løpende forpliktelse. b. plassert overskuddslikviditet skal over tid gi en god og konkurransedyktig avkastning innenfor definerte krav til likviditet og risiko, hensyntatt tidsperspektiv på plasseringene c. lånte midler skal over tid gi lavest mulig totalkostnad innenfor definerte krav til refinansieringsrisiko og renterisiko, hensyntatt behov for forutsigbarhet i lånekostnader d. forvaltning av langsiktige finansielle aktiva skal gi en god langsiktig avkastning til akseptabel risiko som over tid skal bidra til å gi kommunens innbyggere et best mulig tjenestetilbud Eksterne forvaltere må rette seg etter det sist vedtatte finansreglement for kommunen. 7.4 GENERELLE RAMMER OG BEGRENSNINGER o kommunestyret skal selv gjennom fastsettelse av dette finans- og gjeldsreglement, ta stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansielle risiko, jf. kommunelovens 5 o reglementet skal baseres på kommunens egen kunnskap om finansielle markeder og instrumenter. Dette gjelder også når kommunen kjøper finans- og gjeldsforvaltningstjenester fra andre parter, jf. forskrift om finansforvaltning 3, siste ledd o kommunestyret skal ta stilling til prinsipielle spørsmål om finans- og gjeldsforvaltningen, herunder hva som regnes som langsiktige finansielle aktiva. Det påligger rådmannen en selvstendig plikt til å utrede og legge frem saker for kommunestyret som anses som prinsipielle o rådmannen skal fortløpende vurdere egnetheten av reglementets forskjellige rammer og begrensninger, og om disse på en klar og tydelig måte sikrer at kapitalforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer kommunen er eksponert for o det tilligger rådmannen å inngå avtaler i overensstemmelse med dette reglementet o det tilligger rådmannen med hjemmel i dette finans- og gjeldsreglement, å utarbeide nødvendige fullmakter/instrukser/rutiner for de enkelte forvaltningsformer som er i overensstemmelse med kommunens overordnede økonomibestemmelser o finansielle instrumenter og/eller produkter som ikke er eksplisitt tillatt brukt gjennom dette reglementet, kan ikke benyttes i kommunens finans- og gjeldsforvaltning Kommunen kan i sin finans- og gjeldsforvaltning benytte seg av andre finansielle instrumenter, såkalte avledede instrumenter/derivater. Slike instrumenter skal være konkret angitt under de enkelte forvaltningsformer og må benyttes innenfor risikorammene for underliggende aktiva eller gjeld og skal inngå ved beregning av finansiell risiko. Side 8 av 45

29 Plassering av Tinn kommunes midler i verdipapirer, skal skje iht. etiske kriterier. Kriteriene er beskrevet under forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva, pkt Så langt det er praktisk mulig skal disse etiske kriterier også gjelde for plasseringer i verdipapirfond. Konkrete rammer for forvaltning av henholdsvis kommunens midler til driftsformål (inkl. ledig likviditet), gjeldsporteføljen og langsiktige finansielle aktiva omtales i fortsettelsen hver for seg. 7.5 FORVALTNING AV LEDIG LIKVIDITET OG ANDRE MIDLER BEREGNET FOR DRIFTSMÅL Kommunens midler til driftsformål (herunder ledig likviditet) kan plasseres i bankinnskudd, pengemarkedsfond og rentebærende verdipapirer med kort løpetid. Alle plasseringer skal gjøres i norske kroner (NOK). Kommunen kan inngå rammeavtale for å ivareta det løpende behov for banktjenester. Det kan gjøres avtale om trekkrettighet. Denne skal være på maksimum kr 40 mill. Kommunens driftslikviditet skal plasseres i kommunens hovedbank, eventuelt supplert med innskudd i andre spare- og/eller forretningsbanker med forvaltningskapital på minimum kr milliarder. Bankforbindelsen kan ikke ha lavere kredittrating enn tilsvarende BBB- ( investment grade ). Kredittratingen skal foretas av anerkjente kredittratingbyrå, større norske verdipapirforetak, eller de skal være vurdert av forvalter til å ha minimum tilsvarende kredittkvalitet. Ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål, utover hva som trengs til dekning av kommunens løpende forpliktelser de nærmeste 3 måneder, kan plasseres etter følgende retningslinjer: Innskudd i bank For bankinnskudd gjelder følgende begrensninger: a) Tidsbinding kan ikke avtales for en periode på mer enn 6 måneder. b) Et enkelt innskudd med tidsbinding kan ikke utgjøre mer enn 5 mill. kr Andeler i pengemarkedsfond For plassering i pengemarkedsfond gjelder følgende: a) Det skal kun plasseres i fond med vektet gjennomsnittlig rentefølsomhet på maksimum 1 måneder. b) Ingen av fondets enkeltpapirer skal ha lavere kredittrating enn tilsvarende BBB- ( investment grade ). Kredittrating skal foretas av anerkjent kredittratingbyrå, større norske verdipapirforetak, eller de skal være vurdert av forvalter til å ha minimum tilsvarende kredittkvalitet. Side 9 av 45