2016/ Kvinnherad kommunestyre hadde saka føre i møte som sak 2016/74.

Transkript

1 Kontrollutvalet v/kari Nygaard Fellestenester Politisk sekretariat Rosendalsvegen ROSENDAL Tel: Fax: Org. nr: Bankgiro: www. kvinnherad.kommune.no facebook.com/kvinnherad _ Saksbehandlar Gunn Tove Petterteig Prosjekt kontorbygg Aksen Tlf. direkte innval Vår ref. 2016/ Dykkar ref. styre hadde saka føre i møte som sak 2016/74. Dato Vedlagt fylgjer utskrift av møteboka der vi syner til vedtaket. Med helsing Bente Høyland Møtesekretær Brevet er godkjent elektronisk og har difor inga underskrift.

2 Side 2 Saksframlegg Saksmappe Saksbehandlar 2016/ Gunn Tove Petterteig Saksgang Saksnr Utval Møtedato 2016/103 Formannskapet /74 Kommunestyret Alternative løysingar - Kontorfellesskap Husnes Innstilling frå rådmannen: 1. Kommunen kjøper gamle og nye Aksen 2. Berre nye Aksen blir bygd oppatt. 3. Det blir sett av 60 millionar kroner i økonomiplanen 2017 og 55 millionar for Rådmannen får fullmakt til å gjennomføra kjøpet. 5. Rådmannen får fullmakt til å utarbeida forprosjekt. Forprosjektet skal leggjast fram for formannskapet for endeleg godkjenning. Behandling i Formannskapet den NYTT FRAMSETT FORSLAG FRÅ HØGRE, SENTERPARTIET OG FRAMSKRITTSPARTIET: går utan opphald i tingingar med UNION om forlenging av eksisterande leigeavtale i Aksen. Bygget skal rehabiliterast og tilpassast det offentlege sitt behov. NYTT FRAMSETT FORSLAG FRÅ ARBEIDERPARTIET OG KRISTELEG FOLKEPARTI: Saka vert sendt tilbake til administrasjonen for å lage ei utgreiing av begge dei skisserte alternativa frå formannskapet sitt mai-møte i Røysting: Rådmannen si innstilling vart sett opp mot nye framsette forslag og fall; samrøystes. Nye framsette forslag vart sett opp mot kvarandre. H SP FRP fekk 6 røyster. AP KRF fekk 3 røyster og fall. Sølvi Ulvenes (H) sette fram følgjande forslag: Ordføraren blir med i forhandlingane med rådmann. Dette forslaget fekk 4 røyster og fall.

3 Side 3 NYTT FRAMSETT FORSLAG FRÅ AP OG KRF: Vidaresende saken til KS og ber om at alternativa: 1. Leige rehab. Aksen 2. Nytt bygg på ny tomt eigd av kommunen/eventuelt ein annan ny tomt vert utgreidd. Røysting: Forslaget vart samrøystes og saka går vidare til kommunestyret for vedtak. Innstilling frå Formannskapet den går utan opphald i tingingar med UNION om forlenging av eksisterande leigeavtale i Aksen. Bygget skal rehabiliterast og tilpassast det offentlege sitt behov. NYTT FRAMSETT FORSLAG FRÅ AP OG KRF: Vidaresende saken til KS og ber om at alternativa: 1. Leige rehab. Aksen 2. Nytt bygg på ny tomt eigd av kommunen/eventuelt ein annan ny tomt vert utgreidd. Røysting: Forslaget vart samrøystes og saka går vidare til kommunestyret. Behandling i Kommunestyret den Inhabil: Jan B Ingvaldsen(H) innkalla vara Hogne Gjuvsland(H) Stig Rusten(H) 34 repr. under avrøysting. NYTT FRAMSETT FORSLAG FRÅ FRP,H,SP: 1. går inn for å kjøpa gamle og nye Aksen inkl. tilbydd tomteareal, for inntil kr. 2. Nye Aksen skal ikkje rivast. Rådmannen får i oppdrag straks å gå i gong med å førebu arbeidet med rehabilitering og oppgradering i samsvar med kommunen sine behov, basert på teikningar og prosjektgrunnlaget som Union allereie har utarbeidd. Dette gjeld også kostnadskalkylar og budsjett. Ein legg til grunn ei ramme for dette arbeidet på kr ,-. Sak på val av løysing kjem til formannskapet i januar. NYTT FRAMSETT FORSLAG FRÅ GRETHA RØD, AP: Kommunestyret ber rådmannen om å utgreie mht. Kostnader for investering og drift for følgande alternativ: 1. Kjøpa Aksen (ny+gammal) og bygge den om. 2. Bygge på eiga tomt eit nytt bygg. RØYSTING: Formannskapet si innstilling fall samrøystes Nye forslag vart sett opp mot kvarandre: Frp/H/Sp fekk 21 røyster og vart vedteke Ap fekk 13 røyster og fall.

4 Side 4 Saka vert oversendt til kontrollutvalet, etter ønskje frå Irene Nielsen-Sjo (Ap). Vedtak frå Kommunestyret den går inn for å kjøpa gamle og nye Aksen inkl. tilbydd tomteareal, for inntil kr. 2. Nye Aksen skal ikkje rivast. Rådmannen får i oppdrag straks å gå i gong med å førebu arbeidet med rehabilitering og oppgradering i samsvar med kommunen sine behov, basert på teikningar og prosjektgrunnlaget som Union allereie har utarbeidd. Dette gjeld også kostnadskalkylar og budsjett. Ein legg til grunn ei ramme for dette arbeidet på kr ,-. Sak på val av løysing kjem til formannskapet i januar. Saka vert oversendt til kontrollutvalet, etter ønskje frå Irene Nielsen-Sjo (Ap). Saksutgreiing: Skilnad av omtala bygg: Nye Aksen er det vasskada bygget. Gamle Aksen er det bygget som var bygd tidlegare, er lavast og som heng saman med den nye. Prosess Etter vasslekasjen i nye Aksen har det vore jobba mykje med ulike alternativ for korleis vi skulle løyse utfordringane. Første samla møte med tenesteområdet var allereie gjort ei veke etter lekkasjen. Skulle vi gå tilbake og leige som før med same kontorstruktur?, skulle vi nytta høve til å få til nokre organisatoriske endringar?, skulle vi sjå på ei samdrift med dei andre kommunale bygga? eller skulle vi byrja heilt på nytt? Det vart haldt eit partnerskapsmøte med NAV stat og med eigarselskapet, Union AS, der denne saka var drøfta. Det første utkastet for rom-programmet vart sendt frå kommunen den 31 april Deretter gjekk det ei stund der union AS hadde ulike møter med fagområda i høve til romprogram. Først såg dei på å byggje oppatt Aksen som den var, så tilbydde dei oss eit større lokal i gamle senteret. (der møbelbutikken var) Då Union AS hadde rekna på dette, viste det seg å bli for dyrt og var ikkje lenger realistisk. I starten på november 2015 presenterte Union AS eit nytt kontorfellesskap «i ny drakt» som var plassert i nye Aksen. Dette var eit nytt rom-program som hadde dei funksjonane som var jobba fram gjennom sommaren og hausten. (Her var delar av gamle Aksen med) Gjennom heile denne prosessen var det kunn snakk om erstatning for dei lokala som vi hadde mista. Ramma som var gitt Union AS var identisk med det vi den dagen betalte for husleiga og drift (ca 3,5 millionar kr per år). Med ei så stor ombygging var det eit krav frå Union AS om at kommunen måtte gå inn på ein ny kontrakt på 15 år frå den dag dei flytta tilbake. Parallelt med dette arbeidet vart det jobba med utkast til leigeavtale. Union AS hadde sjekka ut det juridiske ved å anskaffingslova, om det var lov å fortsette ein kontrakt i heilt nye kontor. Kommunen var ikkje komen så langt, at vi kunne stadfesta om dette var korrekte opplysningar. Det vart tilsett ny rådmann i januar/februar Ny rådmann stansa arbeidet med å inngå ein ny avtale om fortsatt leige. Rådmannen ville ha utgreidd om det var rekningssvarande å byggje kontora sjølv. Det vart kalla inn til møte med Union AS den 4. Februar for å informera dei om våre nye planar. Rådmannen sette ned ei arbeidsgruppe som skulle utgreia ulike alternativ. 15. Februar vart det lyst ut i lokalavisene der Kommunen inviterte mogelege utleigeaktørar i Husnes sentrum til å

5 Side 5 melda si interesse. Totalt kom det inn 8 tilbod. Saka vart drøfta i formannskapsmøte 14. April i år og rådmannen fekk fullmakt til å gå vidare med arbeidet. Arbeidsgruppa jobba med desse 8 alternativa og konkluderte med 2 ulike alternativ. Aksen og nytt bygg på ny tomt ved sida av Nav sine kontor. Aksen hadde den beste plasseringa, men fekk noko minus for utformingsmulighetar som kunne påverka samdriftsfordelar internt i bygget og mellom dei andre kommunale bygga (bibliotek og kulturhus). Det andre alternativet var å byggje sjølv på ubrukt tomt. Her var samdriftsfordelane med bibliotek og kulturhus ikkje så bra, men utforming internt i huset og samdriftsfordelane blei betre. I dette alternativet vart det lettare å tilfredstilla krav til parkering. Ny sak vart lagt fram for formannskapet der rådmannen ville jobbe vidare med to alternativ. Men vedtaket vart slik: Kvinnherad formannskap bed rådmannen å utan opphald starta eit prosjekt der føremålet er å arbeida vidare med ombygging av Aksen. Rådmannen hadde nytt møte med prosjektgruppa der han bad om at gruppa skulle finna ut: konsekvensane over kva mulighetar og begrensingar kommunen får dersom vi kjøper Aksen til kontorlokaler for kommunalt tilsette. Kontorlokalet skal fremja Husnes som regionssenter. Rådmannen ville ha eit romprogram som viste utviklingsmulighetar (med tanke på regionssenterfunksjonen) Han ville at meirkostnaden med å bruka Aksen skulle koma fram. På dette tidspunktet hadde vi fått ein ca pris frå Union AS, for gamle og nye Aksen. LINK Arkitektar AS og Multiconsult vart engasjert (- kommunen har rammeavtale) for å gå gjennom bygget og gje eit tilstandsanalyse på bygning, tekniske anlegg, elektro, VVS og brann. Link arkitekter fekk oppdrag med å utarbeide mogligheitsstudie og romløysing for å sjå om dei ulike funksjonane fekk plass. Tilstandsanalysen var klar 8 august og rådmannen fekk analysen i hende 10 august. Den konkluderte med (i grove trekk) Begge bygga (gamle og nye Aksen) ville bli svært dyrt å byggje om. Lite kunne nyttast oppatt og kostnaden per m2 ville koma på var kr. (normal kostnad ligg mellom kr per m2) Det er ein skilnad i beste fall på 30 millionar i høve nybygg på ubygd tomt. Rådmannen informerte formannskapet i møtet Rådmannen bestilte ny vurdering av Aksen (kunn nye Aksen) som omhandlar ei utviding i 5 etasjar, der 1 etasje er næringsutleige og 5 etasje er utleige bustadar. I håp om at det ville gje ei betre økonomisk utteljing. Denne er forventa utarbeida Med denne løysinga vil kommunen vera forrentingsutleigar og kommersiell utleigar for husvære. Skjemaet under viser kostnaden ved ulike alternativ. Forutsettningar: Tal for finanskostnad har tatt utgangspungt i ei gjennomsnitteleg rente på 2,1% i 40 år. (serielån) Byggekostnad er basert på erfaringstal frå Norsk prisbok som er ein erfaringsbank levert av Norconsult AS og bygger på reelle erfaringstal for tilsvarande byggningstype. (aktiviteten i byggjemarkedet vil vera avgjerande om ein får eit gunstigt tilbod) FDV kostnadar er henta i frå Norsk prisbok. Alternativ Investering Driftostnad per år Merknad

6 Side 6 1. Alternativ: Dersom Union AS bygger ut «nye» Aksen (til kommunen og kommunen leiger kontora tilbake, kva vil det kosta? 2000m2 2. Dersom Union AS byggjer for kommunen og vi kjøper bygget, kva vil det kosta? 3. Dersom kommunen kjøper og bygger ut gamle og nye Aksen, Kva vil det kosta for 3600m2 4. Dersom kommunen kjøper «nye» aksen, river bygget, og bygger opp på nytt i 5 etg med næringsutleige i 1. etg og 10 utleigebustader 0.- kr Husleige 3,5 millionar Energi kr /m2 Vatn og avlaup 20 kr /m2 Renovasjon 20 kr/m2 Reinhaldskostnad 220 kr/m2 Samanlagt årskostnadar: kroner Samla årskostnad per.1000m2: kroner Finanskostand 1789 kr/m2 Drift og vedlikehaldskostnad 225 kr/m2 Energi kr /m2 Vatn og avlaup 20 kr /m2 Renovasjon 20 kr/m2 Reinhaldskostnad 220 kr/m2 Samanlagt årskostnad: kroner Samla årskostnad per 1000m2 : kroner Finanskostand 1536 kr/m2 Drift og vedlikehaldskostnad 225 kr/m2 Energi kr /m2 Vatn og avlaup 20 kr /m2 Renovasjon 20 kr/m2 Her må det inngåast ny leigeavtale minimum 15 år. NB: det er lite areal og støttar ikkje Husnes som regionsenter. Union AS har sagt i møte 1/11 at dette tilbodet må reknast om på nytt fordi det har gått lang tid. Prisen er usikker! Dette kan ikkje gjennomførast utan utlysing av konkurranse i hht. Lov om offentlige anskaffelser. Det må sjåast på som ein bygge- og anleggskontrakt. Her er det utarbeida ein tilstandsanalyse med kostnader på gjennoppbygging. (Dersom vi overtek leigetakarane kan vi rekna med ei inntekt på ca 1,5 million per år. Ny årsberekning per 1000m2 er i dette tilfelle ca 1,99 mill.) Her må ein sjå på kva areal som skal nyttast til kommunal drift og kva areal som skal til utleige. Dette vil bli førande kva inntekt som kan nyttast til finansiering av bygget.

7 Side 7 i 5. etg. Kva vil det kosta? 4555m2 Reinhaldskostnad 220 kr/m2 Inntekter utleige1,8 mill kr. Samanlagt årskostnad: kroner Samla årskostnad per 1000m2 : kroner Kommunen går inn som kommersiell aktør i utleigemarknaden. Dette krev meir parkering. Alternativ Investering Driftostnad per år Merknad 5. Kva vil ny tomt og nytt bygg på Finanskostand 1610 kr/m2 Husnes kosta Drift og med vedlikehaldskostnad 225 utgangspunkt i kr/m2 romskjema som.- Energi kr /m2 samlar Vatn og avlaup 20 kr /m2 kommunele tenester ca 3500m2? Renovasjon 20 kr/m2 Reinhaldskostnad 220 kr/m2 Samanlagt årskostnad: Samla årskostnad per 1000m2 : kroner Dette er tatt med for å synleggjera prisforskjell. Vi har lagt opp til den dyraste m2 prisen i Norsk prisbok. Likevel ser vi at denne prisen ligg ca 17,5 mill billegare enn alternativ 3. Formannskapsmøtet 12/5 sa: Kvinnherad formannskap bed rådmannen å utan opphald starta eit prosjekt der føremålet er å arbeida vidare med ombygging av Aksen. Det siste alternativet er ikkje eit reelt alternativ, men er tatt med for å synleggjera ulike måtar å synleggjera kostnadar på. Alternativ 1 er eit alternativ som kommunen leiger. Leigetakarane har i møtet 1/11 signalisert ei auke. Prisen er difor usikker, og vil truleg gå opp. Rådmannen vil gjera merksam på at ved dette alternativet vil årskostnadane gå opp. Dei andre alternativa vil årskostnadane gå ned (fordi vi låner og bygger sjølv). I tillegg vil rådmannen gjera merksam på at ein truleg vil sjå på ein ny leigekontrakt på 15 nye år som ein anskaffelse som må ut på anbod. Konklusjon: Rådmannen meinar at beste løysing kan vera å kjøpa både gamle Aksen og nye Aksen. Gamle Aksen blir verande slik den er og kommunen overtek leigetakarane her. Nye Aksen blir riven og delar av 1. etasje gamle Aksen kan brukast til kommunale kontor. Her er det ca 450 m2 til disposisjon. Vi kan spara noko av dei 140 millionane dersom vi berre byggjer om nye Aksen. Då vil kommunen ha ca 2700 m2 til disposisjon. (samanlagt 3100 m2) Samstundes blir kommunen ikkje ein konkurrent til andre private aktørar. Dersom kommunen kjøper begge bygga gjer at vi har høve til å utvida seinare. Gamle Aksen vil om få år ha behov for meir omfattande bygningstekniske utskiftingar.

8 Side 8 Når ein berre byggjer 3 etasjar på nye Aksen, vil det bli mindre belastning på parkeringsarealet enn ein bygning på 5 etasjar. (alternativ 4) Økonomisk konsekvens: Miljømessig konsekvens: Vedlegg: