BEREDSKAPSPLAN VED KRISER FOR HEMNE VIDEREGÅENDE SKOLE

Transkript

1 Hemne videregående skole - Beredskapsplan versjon BEREDSKAPSPLAN VED KRISER FOR HEMNE VIDEREGÅENDE SKOLE r Krisedefinisjon: En situasjon som truer eller kan true virksomhetens kjernevirksomhet og/eller troverdighet, kan føre organisasjonen ut i en krise. En krise defineres som ulykker og andre påkjenninger som i art eller omfang går ut over det som regnes som normalbelastning. Einar Hofstad

2 2 1. INNHOLDSFORTEGNELSE 2. ORGANISERING 2.1 Målsetting 2.2 Definisjoner 2.3 Hemne videregående skoles beredskapsgruppe 3. VARSLING OG INNKALLING 3.1 Varsling 3.2 Varslingsmønster Varslingsplan Vedlegg Viktige telefoner Vedlegg Kontorlokaler, samband 4. OPPGAVER 4.1 Beredskapsgruppas oppgaver 4.2 Ansvarsavklaring og samarbeid 5. FULLMAKT 5.1 Delegert fullmakt til beredskapgruppa ved Hemne vg skole Vedlegg 2 6. INFORMASJONSOPPLEGG 6.1 Informasjonsansvar 6.2 Informasjonsplan Vedlegg 3 7. NEDTRAPPING/EVALUERING/OPPFØLGING 7.1 Nedtrappingsfase 7.2 Evaluering 7.3 Øvelser 7.4 Revisjon VEDLEGG: 1. Varslingsplan 2. Viktige telefoner 3. Delegerte fullmakter til fylkeskommunalt beredskapsarbeid 4. Beredskapsgruppas informasjonsplan 5. Sjekkliste for skolens beredskapsgruppe 6. Loggføringsskjema 7. Brannvernplan 8. Beredskaps- og kontinuitetsplan for IKT-tjenester 9. Flytskjema overordnede beredskapsprosesser Side 2

3 3 2. ORGANISERING 2.1 MÅLSETTING Beredskapsplanen angir hvordan krisesituasjoner skal håndteres ved Hemne vg skole Beredskapsplanen bygger på følgende prinsipper: Ansvar krisen skal håndteres av den som har det daglige ansvar og myndighet Likhet beredskapsorganiseringa skal være mest mulig lik den daglige organiseringen Nærhet kriser skal håndteres på lavest mulig nivå 2.2 DEFINISJONER En situasjon som truer eller kan true virksomhetens kjernevirksomhet og/eller troverdighet kan føre organisasjonen ut i en krise. En krise defineres som ulykker og andre påkjenninger som i art eller omfang går ut over det som regnes som normalbelastning. Beredskapsplanen er en overordnet generell plan som skal brukes i alle krisesituasjoner. Om den aktuelle situasjon skal defineres som krise etter denne planen, avgjøres av rektor/beredskapsleder eller dennes stedfortreder. STFKs totale beredskapsplan omfatter Beredskapsplan for Fylkesrådmannen Beredskapsplan for hver videregående skole Beredskapsplanen for Fylkesrådmannen inkluderer beredskap for Regional Utvikling, Tannhelsetjenesten, Fagenhet for viderergående og alle Administrasjon og støttetjenestene i Fylkeshuset Beredskapsplanene inkluderer beskrevne vedlegg jfr innholdsfortegnelse Fagplaner, lover, regelverk og retningslinjer samt prosedyrer, rutiner og andre dokumentasjoner som sikrer handlemåte, risiko, sårbarhet og avvik i ulike situasjoner kommer i tillegg til beredskapsplanene. Side 3

4 4 2.3 HEMNE VGS, BEREDSKAPSGRUPPE Skolens beredskapsgruppe består av : Funksjon/navn Rektor Ole Kjørsvik Ledahl Ass. rektor Elin Adersstuen Fagleder Kurt Hundsnes Ikt-leder Einar Hofstad Fagleder Kjell Singsdal Driftsleder Ottar Heim Rolle Beredskapsleder og pressekontakt Ass beredskapsleder Infoansvarlig eksternt og internt Loggføring Kontaktperson mot politi og redning IKT og kommunikasjon Ansvar for ansatte, elever og pårørende Brannvernleder. Ansvar for bygninger og teknisk Øverste leder, beredskapsleder, avgjør om situasjonen tilsier bruk av hele eller deler av Beredskapsgruppen. Beredskapsgruppen kan forsterkes med de eksterne og/eller interne deltagere som er nødvendig. Vedlegg 1 3. VARSLING OG INNKALLING 3.1 VARSLING Enhver ansatt i skolen skal, når han/hun får kjennskap til en krise straks ringe nærmeste overordnede eller beredskapsleder/rektor (event. ass beredskapsleder) Beredskapsleder varsler og sammenkaller beredskapsgruppa når situasjonen vurderes som en krise for skolen ihht til definisjonen i denne plan. Beredskapsleder skal varsle fylkesrådmannen/stedfortreder om alle kriser der skolens beredskapsplan er iverksatt. 3.2 VARSLINGSMØNSTER Krise varsles til første tilgjengelige person fra liste jfr Vedlegg 1 Hvis denne ikke er tilstede varsles stedfortreder og eventuelt videre nedover lista Varslingslister/plan Vedlegg Andre viktige telefoner Vedlegg 1 Side 4

5 KONTORLOKALER, SAMBAND. Operasjonsrom for beredskapsgruppa er rektors kontor Større møter og stor mediaorientering holdes i auditoriet Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal også i krisesituasjoner i hovedprinsippet følge vanlige kommandolinjer (tjenestevei). Teknisk kommunikasjonsutstyr vil normalt være: Telefon Mobiltelefon PC Radio/TV Tilgjengelig telefaks 4. OPPGAVER 4.1 BEREDSKAPSGRUPPAS OPPGAVER 1. Innhente opplysninger om situasjonen 2. Kontakte og samordne oppgaver med brannvesen, politi, sykehus, lege, event andre samarbeidspartnere 3. Varsle Fylkesrådmannen 4. Ta beslutninger om å iverksette tiltak for å hindre skader på personer, natur, miljø og materielle verdier. 5. Prioritere ressurser fra fylkeskommunens side. 6. Ivareta elever 7. Ivareta egne ansatte 8. Utarbeide og sende ut informasjon til befolkning og media. 9. Føre loggbok om avgjørelser og oppgaver 10. Vurdere informasjons-, omsorgs- og pårørendesenter 11.Etterarbeid og debriefing 12.Rapportering 4.2 ANSVARSAVKLARING OG SAMARBEID Politi/lensmann Redningsorganisasjon Fylkesrådmannen Kommunens kriseteam Har selvstendig ansvar for ledelse av redningstjenesten på skadestedet innen kriseområdet. Varsler pårørende til skadde og døde. Skolen avklarer rolledeling og samarbeid i hver enkelt situasjon. Under ledelse av politi/lensmann. Fylkesrådmannen kan selvstedig vurdere om situasjonen skal defineres som en krise for hele STFK, dvs ut over skolens nivå. Infostøtte og rådgivning kan hentes hos Fylkesrådmannens beredskapsgruppe Skolen avklarer rolledeling og samarbeid i hver Side 5

6 6 Andre samarbeidspartnere enkelt situasjon Skolen avklarer rolledeling og samarbeid i hver enkelt situasjon 5. FULLMAKT 5.1 DELEGERT FULLMAKT TIL BEREDSKAPSGRUPPA Fylkestinget har vedtatt fullmakter til fylkeskommunal beredskapsarbeid (i fredstid). Det vises til vedtak Vedlegg 2 6. INFORMASJONSOPPLEGG 6.1. INFORMASJONSANSVAR Beredskapsleder/rektor/ eller den det delegeres til, har det operative ansvar ihht denne beredskapsplan. Hvis fylkesrådmannens beredskapsplan iverksettes i tillegg, samordnes informasjonen slik at den framstår enhetlig for mottaker. Informasjonsstøtte og rådgiving kan hentes inn fra Fylkesrådmannens beredskapsgruppe 6.2. INFORMASJONSPLAN Vedlegg 3 7. NEDTRAPPING/EVALUERING/OPPFØLGING 7.1 NEDTRAPPINGSFASE Beredskapsgruppa vedtar: At krisen er over og at skolen går tilbake til vanlig drift Om (og eventuelt hvor lenge) opplegg for kriseinformasjonen skal opprettholdes etter at beredskapsgruppens andre oppgaver er avsluttet. Igangsetting av nødvendig tiltak for oppfølging av alt innsatspersonell 7.2 EVALUERING Vurdering/gjennomgang av hendelsesforløp av krisen vurderes så snart som mulig etter at krisen er avsluttet. Vurderingen gjelder alle oppgaver og aktiviteter som beredskapsgruppa har ansvar for. Det skal utarbeides en skriftlig rapport etter evaluering. Side 6

7 7 Ved vesentlige avvik fra beredskapsplanen skal denne endres umiddelbart. 7.3 ØVELSER Beredskapsplanen skal øves etter minst følgende frekvens. 1 table-top øvelse gjennomføres årlig 1 større øvelse gjennomføres hvert 3. år 7.4 REVISJON Beredskapsplanen gjennomgås og revideres hvert 3. år basert på evaluering av den større øvelsen. Hvis avvik avdekkes i forbindelse med den årlige øvelsen, oppdateres planen umiddelbart for dette området. Vedlegg 1- Varslingsplan oppdateres årlig pr og når personer i beredskapsgruppa slutter i funksjon eller organisasjon. Side 7

8 8 VEDLEGG TIL BEREDSKAPSPLAN VED KRISER Vedleggsliste Vedlegg 1 Varslingsplan Vedlegg 1 Viktige telefoner Vedlegg 2 Delegerte fullmakter til fylkeskommunal beredskapsarbeid Vedlegg 3 Beredskapsgruppas informasjonsplan Vedlegg 4 Sjekkliste for skolens beredskapsgruppe Vedlegg 5 Loggføringsskjema. Vedlegg 6 Brannvernplan Vedlegg 7 Beredskapsplan for IKT-tjenester Vedlegg 8 Flytskjema overordnede beredskapsprosesser i STFK Vedlegg 9 Planlagte aktiviteter ved Hemne vgs Vedlegg 10 Ulykker ved skolen elever Vedlegg 11 Ulykker/store hendelser utenfor skolen Vedlegg 12 Dødsfall elev Vedlegg 13 Dødsfall personale Vedlegg 14Elev mister en av sine nærmeste Vedlegg 15 Formidling av alvorlige beskjeder og dødsbudskap Side 8

9 9 VEDLEGG 1 VARSLINGSPLAN NAVN, TELEFON EPOST Sentralbord postmottak.hemne@stfk.no Rektor Ole Kjørsvik Ledahl (jobb) ole.ledahl@stfk.no (mobil) Ass. rektor Elin Andersstuen (jobb) elin.andersstuen@stfk.no (mobil) IKT-leder Einar Hofstad (jobb) einar.hofstad@stfk.no (mobil) Driftsleder Kåre Sæther (jobb) kåre.sæthetr@stfk.no (mobil) Fagleder Kurt Hundsnes (jobb) kurt.hundsnes@stfk.no (mobil) Fagleder Kjell Singsdal (jobb) kjell.singsdal@stfk.no (mobil) Side 9

10 10 VEDLEGG 1 VIKTIGE TELEFONER 113 Lege 110 Brann 112 Politi NØDTELEFONER VIKTIGE KONTAKTER FOR AKUTTINFORMASJON OG VIDEREVARSLING Lokal legekontor, akutt Prest, Frode Kristiansen PPT (Orkdal) Hemne kommunes kriseteam Hero mottak Fylkeskommunens sentralbord Fylkesrådmann Milian Myraunet / Opplæringsdirektør Inger J Christensen / Fylkesinformasjonssjef Morten Volden / STFK-rektorer Fylkeshovedverneombud (Eva H Mathisen) Hovedverneombud Edvin Hageskal Helsesøster Oddlaug Børset Brekken Rådgiver Astrid Nilssen Sosiallærer Rolf Arild Andersen STFK-ALLE-REKTORER / Sodin ungdomsskole / rektor Side 10

11 11 VEDLEGG 2 DELEGERT FULLMAKT TIL FYLKESKOMMUNALT BEREDSKAPSARBEID I krisesituasjoner, jfr. Hemne vg skoles beredskapsplan, har rektor følgende fullmakter: Vedtatt av fylkestinget xxxxxxxxx Side 11

12 12 VEDLEGG 3 6. INFORMASJONSPLAN 6.1 OVERORDNEDE INFORMASJONSPRINSIPPER VED KRISEHÅNDTERING Beredskapsleder eller den som er gitt myndighet er ansvarlig for at informasjon blir gitt - korrekt, raskt og målrettet. Informasjon skal gis samordnet fra alle ledd og framstå enhetlig for mottakeren Informasjon skal komme aktivt fra den som har ansvaret. Informasjon skal følge vanlig kommandolinje for melding i systemet OPPGAVER KNYTTA TIL INFORMASJON: Informere: 1. egne ansatte, 2. elever, 3. pårørende Gi informasjon til befolkningen om situasjonen. Informere media Henvise publikum/media til sted hvor de kan vente på videre informasjon, Hjemmeside: Henvise pårørende til rette vedkommende 6.3. INFORMASJONSKANALER Hjemmeside / intranett Epost Radio TV Aviser Faks Løpesedler Oppslagstavler Side 12

13 13 VEDLEGG 4 SJEKKLISTE FOR HEMNE VG SKOLES BEREDSKAPSGRUPPE Oppgave Utført kl Beredskapsgruppa bestående av opprettet. Avklart ansvarsforholdet til politi.. Første oversikt over inntruffet hendelse fra skade- stedsledelsen... Overordnet nivå varslet ved kriser innenfor STFK ansvar... Fylkesmannen/kommune varslet ved kriser som omfatter områder utenfor fylkeskommunens ansvarsområde... Innkalt følgende ledere: Iverksatt informasjonstjeneste. Iverksatt gjeldende skolens beredskapsplaner:.. Side 13

14 Opphør av skolens beredskapsgruppe Opphør av informasjonstjeneste Side 14

15 15 VEDLEGG 4 SJEKKLISTE FOR BEREDSKAPSGRUPPENS ARBEID Hovedoppgaver Avklare ansvar Rollefordeling Analysere situasjonen Praktisk håndtering Avklares Hvem "eier" krisen? Hvem er kriseledelse? Hvem skal vi forholde oss/rapportere til? Hvilke(t) bidrag er ønsket fra oss? Har virksomheten en godkjent beredskapsplan? Kan den brukes? Har kriseledelsen avklart innbyrdes oppgaver? Hvem har talsmannsfunksjon? Hvem ivaretar interninformasjonen? Finnes det en telefonliste for kriseledelsen? Er det opprettet kontakt med fylkeskommunens ledergruppe? Hvem svarer hva på telefoner? Hvem gir hvilken informasjon? Skal noe informasjon gis av politi, bedriftshelsetjeneste, kriseomsorgsteam eller annet helsefaglig personale? Hvilke målgrupper må ivaretas mht. informasjon? Hvilke kanaler er mest hensiktsmessige for den enkelte målgruppe? Hvilke budskap skal gis når, og hvordan? Hvilke tilsiktede og utilsiktede konsekvenser får de operative grep kriseledelsen iverksetter? Hvilke informasjonsbehov vil oppstå? Hvilke vinklinger vil mediene ha på sin dekning? Syndebukker? Helter? Potensielle intervjuobjekter. Er omgivelsene godt kartlagt? Er det opprettet faste møtetidspunkt for Side 15

16 16 kriseledelsen? Er det opprettet møtested og møtetidspunkt for eventuelle pårørende? Er det opprettet møtested og møtetidspunkt for ansatte? Er det opprettet et møtested og møtetidspunkt for kontakt med mediene? Har sentralbordet tilstrekkelig informasjon og kapasitet? Har sentralbordet fått nøyaktig instruks om hvilket svar som skal gis? Får kriseledelsen direkteinformasjon fra et eventuelt skadested? Er det lagt ut informasjon på nettet skal kriseweb brukes? Loggføres krisesituasjonen? Debriefing Er det sørget for debriefing og evaluering av kriseinformasjonsarbeidet? Blir arbeidet ledet av person med riktig kompetanse? Er det sørget for at alle involverte får delta? Hvilke informasjonsbehov vil dukke opp i etterkant av krisen? Side 16

17 17 VEDLEGG 5 Til loggføring Dato Tid Fra Til Hendelse /hva er gjort Sign Side 17

18 18 VEDLEGG 5 Logg : Dato: / - Side av Nr Tid Fra Til Hendelse/ Hva er gjort Merknad Sign. Side 18

19 19 VEDLEGG 6 BRANNVERNPLAN Brannberedskap Det blir avholdt to rømmingsøvelser i løpet av skoleåret. Før øvelsen settes i verk, skal kontaktlærer ha gjennomgått med sine elever følgende: Branninstruks Rømmingsveier (merket UTGANG OG NØDUTGANG) Plassering av brannslukningsutstyr Branninstruks og skisse over rømmingsveier med angivelse hvor brannslukningsutstyr finnes er oppslått i ulike ganger og korridorer. Ved brann/rømmingsøvelse skal elevene, sammen med lærer, forlate bygningen raskt (korteste tilgjengelig vei ut), og stå samlet på en av oppstillingsplassene til øvelsene er avblåst. Dette er viktig for å få en oversikt over om alle er ute av bygningen. Oppstillingsplasser: Fellesområdet mellom Sodin og Vgs og parkeringsplass. Hvis det går alarm i friminutt eller studietimer skal den enkelte elev gå til nærmeste oppstillingsplass og avventer nærmere beskjed. Alle brannmeldere (manuelle og automatiske) gir alarm over hele skolen. Disse varsler ikke brannvesenet. Brannvesenet må tilkalles over telefon (politi: ambulanse: 0-113). I skoletiden varsler ekspedisjonen brannvesenet. Utenom skoletid varsles brannvesenet av driftsleder eller av den som oppdager brannen. Tillegg branninstruks Ved alarm skal følgende prosedyre følges: 1. Læreren som har undervisning er ansvarlig for at gruppen/klassen kommer seg raskt ut av bygget. Husk også handikappede elever og elever som oppholder seg på andre undervisningsrom. 2. Læreren tar med seg gruppen/klassen(basisgruppen) til nærmeste oppstillingsplass. Her melder han/hun fra til den i skoleledelsen som har ansvaret på oppstillingsplassen. Ansvarlig leder registrerer grupper, klasser (basisgrupper). 3. Personell som ikke har undervisning møter på en av oppstillingsplassene. De kan bli satt til ulike oppgaver (av brannvernleder/ skoleledelsen). 4. Rektor, ass. rektor, fagledere og andre i beredskapsgruppen foretar en gjennomgang av skolen. Alle melder fra til brannvernleder (ved hovedinngang) når gjennomgangen er gjennomført. Skolens brannvernleder: Driftsleder Kåre Sæther. Reserve: Fagleder Kurt Hundsnes Side 19

20 20 Brann Brannalarm varsles med alarm og telefon. Se skilt for rømningsveier. Varsling Oppdages brann, eller mistenkelig røyk, skal det slås alarm ved å knuse nærmeste brannmelder og/eller varsle skolens kontor. Se oppslag/skilting ved klasserom Brannvernleder, eller driftsleder tar umiddelbart kontakt med brannvesenet direkte eller 110. Brannvernleder, eller driftsleder møter brannvesenet ved ankomst. Evakuering 1. Læreren organiserer utmarsjeringen med sin klasse. 2. Alle dører og vinduer lukkes 3. Følg anvisningen som er slått opp på hvert rom så dere kan bruke nærmeste utgang som kan brukes 4. Utmarsjeringen skal foregå på en rolig og ordnet måte. Oppsamlingsplass Alle går rett bort til den store parkeringsplassen mellom Sodin og HVS. Mens evakueringen pågår, vil de på forhånd oppnevnte etasjevakter gå igjennom skolebygget for å se etter personer som ikke har forlatt bygget. De melder fra til brannvernleder om status. Er det mulig å slukke brannen, gjøres dette med det brannslukningsutstyr som er tilgjengelig på brannstedet. Etter samling på plassen skal faglærer telle opp sin klasse og rapportere til rektor om eventuelle savnede personer. Beredskapsleder (rektor) vil befinne seg på de oppsamlingsplasser som er beskrevet ovenfor, og vil fra dette tidspunkt organisere det som videre skal skje med hensyn til videre evakuering. Side 20

21 21 Ved brann: Gå straks ut av bygningen. Bruk ikke heis. Lukk alle dører og vinduer. Brannalarm må alltid respekteres. Bedriftens navn: Hemne Videregående Skole BRANNINSTRUKS Når det brenner: Varsle: Trykk inn knappen i den manuelle melderen for brannalarmanlegget Meld fra til brannvesenet på tlf: 110 Redde: Sørg for at alle kommer ut. Slokke: Prøv å slokke med husbrannslange, handstokkingsapparat eller kvel flammene med et teppe e.l. Rekkefølgen av de ovennevnte punktene må du avgjøre selv ut fra situasjonen. Du må alltid sørge for å tilkalle hjelp. Lukk alle dører så røyk og flammer sprer seg minst mulig. Hold deg orientert om følgende.: o Rømningsveiene. o Slokkeutstyrets plassering o Anvisningstavlen for brannalarmanlegget o Oppmøtested etter rømning av bygningen er: Uteareal mellom HVS og Sodin Skole Side 21

22 22 VEDLEGG 7 BEREDSKAPSPLAN FOR IKT-TJENESTER Det er pr dato ingen beredskapsplan for IKT-tjenester ved skolen. Heller ikke i forhold til overvåking av nett med tanke på kartlegging av trusler om vold. Målsetting. Skolens IKT-utstyr med tilhørende infrastruktur skal fungere best mulig under normal drift, men også ha en optimal funksjon under ekstraordinære forhold som ved kriser og som et viktig hjelpemiddel ved håndtering av disse. Denne planen er under utarbeidelse Side 22

23 23 VEDLEGG 8A FLYTSKJEMA OVERORDNEDE BEREDSKAPSPROSESSER Beredskapsplan - organisering i videregående skole Fylkesrådmannen vurderer Situasjonen kan skade STFKs kjernevirksomhet eller troverdighet Ja Fylkesrådmannens beredskapsplan Varsler Enhetsleder/beredskapsleder vurderer Situasjonen er en krise for enheten løses ved Ja Enhetens beredskapsplan Varsler Enhetsnivå Normal drift Ja Avviksprosedyre Bruk rutinebeskr. HMS Side 23

24 24 VEDLEGG 8B FYLKESHUSET beredskapsprosess (alle enheter i FH ++) Fylkesrådmannen Situasjonen kan skade STFKs kjernevirksomhet eller troverdighet Situasjonen er en krise for enheten Ja Fylkesrådmannens beredskapsplan i Fylkeshuset Varsler Enhetsleder vurderer Fagleder Enhetsnivå Normal drift Ja Avviksprosedyre Bruk rutinebeskr. HMS Side 24

25 25 VEDLEGG 8C Politisk nivå Fylkesrådmannens beredskapsplan Enhetene inkluderes i FRM plan FRM Skolene har egne planer Tannhelse RegUt Opplæring 25 vgs Adm/støtte Enhetenes egne rutiner og a vvi ksb eh an dli ng Fagp la ne r HMS P rose d yrer, re ge lv erk Instrukser mm Side 25

26 26 VEDLEGG 9 Planlagte aktiviteter ved Hemne vgs: Øvelse evakuering av bygning: Brannvarslingsøvelse: Brannslukkingsøvelse for ansatte Orienteringsmøte for ansatte om beredskapsplan Orienteringsmøte for elever om beredskapsplan (evakuering og varsling) Førstehjelpskurs for ansatte Godkjenningstest for alle som har ansvar under svømmeundervisning og turer som inkluderer bading. Side 26

27 27 VEDLEGG 10 Ulykker ved skolen - elever Den som først kommer til stedet sørger for: 1. Ta kommandoen på ulykkesstedet. 2. Ring AMK 3. Varsle kontoret. Kontoret varsler: 1. Rektor eller øverste ansvarlige Rektor eller øverste ansvarlige tar over ansvaret og fordeler oppgaver etter følgende prioriteringer: 1. Assistanse på skadestedet. Vedkommende skal være på skadestedet til den skadde er fraktet bort fra skolen. Vedkommende skal og sikre skadestedet til politi/arbeidstilsyn har tatt over. 2. Kontakt med foresatte. 3. Informasjonsansvar til skolens øvrige elever og ansatte. 4. Varsle arbeidstilsynet 5. Informasjonsansvar til media 6. Debrifing av involverte parter Side 27

28 28 VEDLEGG 11 Ulykker/store hendelser utenfor skolen I dagens mediesamfunn vil opplysninger om ulykker og dramatiske hendelser rask spres mellom elever og ansatte. I den situasjonen oppstår det ofte rykter og antagelser. Det er derfor svært viktig at ansatte som sitter med den typen opplysninger som angår enten elever eller ansatte varsler skolens ledelse om hva man har hørt. Skolens ledelse vil i sin tur verifisere opplysningene for å finne ut hvordan skolen skal behandle saken. 1. Ved opplysninger om ulykker/store hendelser som kan involvere elever eller ansatte skal kontoret varsles umiddelbart. Hvis kontoret ikke er å treffe varsles rektor/avdelingsleder. 2. Ved opplysninger om saken skal kontoret varsle rektor/øverste ansvarlige umiddelbart. Rektor/øverste leder avgjør ev videre tiltak. Side 28

29 29 VEDLEGG 12 Dødsfall elev. Umiddelbart etter dødsfallet 1. Ved forutgående ulykke skal prosedyren for ulykke følges. 2. Når et dødsfall har funnet sted varsles kontoret omgående. Kontoret varsler rektor eller øverste ansvarlige 3. Rektor/øverste ansvarlige sørger for å verifisere meldingen. 4. Rektor informerer sentralbord/kontor og gir instruks om hvordan de skal forholde seg ved forespørsler. Rektor/øverste ansvarlige er den eneste som gir ekstern informasjon. 5. Rektor/øverste ansvarlige samler rådgivingsgruppen for oppgavefordeling 6. Rektor/øverste ansvarlige samler alt personale til informasjon på personalrommet. 7. Kontaktlærerne samler klassene sine og gir informasjon. Tips til møte med elever: Snakk åpent og konkret om det som har skjedd La elevene snakke om det de tenker og føler Gi trøst som faller naturlig Husk at nærhet er viktigere enn trøst Ta fram positive episoder, gode minner om den avdøde Legg forholdene til rette slik at elvene kan være samlet på skolen La elvene eventuelt være sammen med venner fra andre klasser/grupper Kontaktlærer orienterer elever som ikke er på skolen. Side 29

30 30 VEDLEGG13 De påfølgende dagene Minnestund på storrommet for de som ønsker det. Helst dagen etter dødsfallet. Rådgivingsgruppa har ansvaret Besøk hos pårørende av kontaktlærer og rektor/avdelingsleder Avtale praktiske ting i forbindelse med begravelse med pårørende. (rektor/fagleder). Arbeid i klassen/gruppen i forbindelse med begravelsen, så som: begravelsen, minneord i avisen, minnestund i klassen, besøk hos de pårørende. (rektor koordinerer). Begravelsesdagen Alle elever og ansatte har anledning til å delta i begravelsen. Skolen organiserer transport hvis det er nødvendig. Dersom eleven kommer fra en annen kommune skal skolen være representert. Etterarbeid Viktig med støtte og hjelp i kollegafellesskap Vær oppmerksom på elevenes ulike sorgreaksjoner Ressurspersoner utenfor skolen kobles på Kontakt med pårørende Samtaler i klassen uten å stresse emnet. Side 30

31 31 VEDLEGG 14 Dødsfall personale Umiddelbart etter dødsfallet 1. Ved forutgående ulykke skal prosedyren for ulykke følges. 2. Når et dødsfall har funnet sted varsles kontoret omgående. Kontoret varsler rektor eller øverste ansvarlige 3. Rektor/øverste ansvarlige sørger for å verifisere meldingen. 4. Rektor informerer sentralbord/kontor og gir instruks om hvordan de skal forholde seg ved forespørsler. Rektor/øverste ansvarlige er den eneste som gir ekstern informasjon. 5. Rektor/øverste ansvarlige samler rådgivingsgruppen for oppgavefordeling 6. Rektor/øverste ansvarlige samler alt personale til informasjon på personalrommet. 7. Kontaktlærerne samler klassene sine og gir informasjon. De påfølgende dagene Minnestund på storrommet for de som ønsker det. Helst dagen etter dødsfallet. Rådgivingsgruppa har ansvaret Besøk hos pårørende av kontaktlærer og rektor/fagleder Avtale praktiske ting i forbindelse med begravelse med pårørende. (rektor/fagleder). Arbeid i klassen/gruppen i forbindelse med begravelsen, så som: begravelsen, minneord i avisen, minnestund i klassen, besøk hos de pårørende. (rektor koordinerer). Begravelsesdagen Alle elever og ansatte har anledning til å delta i begravelsen. Skolen organiserer transport hvis det er nødvendig. Dersom eleven kommer fra en annen kommune skal skolen være representert. Side 31

32 32 Etterarbeid Viktig med støtte og hjelp i kollegafellesskap Vær oppmerksom på elevenes ulike sorgreaksjoner Ressurspersoner utenfor skolen kobles på Kontakt med pårørende Samtaler i klassen uten å stresse emnet. Side 32

33 33 VEDLEGG 15 En elev mister en av sine nærmeste Tiden etter dødsfallet Enhver som får kjennskap til slikt varsler kontoret umiddelbart. Kontoret varsler rektor/øverste ansvarlige som tar opp saken med kontaktlærer. Kontaktlærer avtaler med berørte elev om det er ønskelig at hans/hennes situasjon tas opp i klassen når han/hun er tilstede. Hvis eleven ikke ønsker å være tilstede må læreren informere eleven om at saken tas opp når ha/hun ikke er tilstede. Kontaktlærer bør i samarbeid med klassen vurdere eventuelle videre tiltak Klassen gis anledning til å delta i begravelsen. Etterarbeid Kontaktlærer følger opp eleven. Vær oppmerksom på ulike sorgreaksjoner, spesielt hvis tilsvarende situasjoner oppstår på skolen. Koble på eksterne ressurspersoner. Side 33

34 34 VEDLEGG 16 Formidling av alvorlige beskjeder og dødsbudskap på skolen. Når kontoret/sentralbordet får denne typen meldinger skal rektor/øverste ansvarlige kontaktes med en gang. Før budskap/melding gis til elever/ansatte skal rektor/øverste ansvarlige få bekreftet riktigheten av informasjonen, og samtidig skaffe seg tilstrekkelig informasjon til at en kan besvare om og når hendelsen har funnet sted. Melding/beskjed gis i et eget rom Etter at melding/beskjed er gitt, må det gis tid til å sitte ned med elev/ansatt, og reaksjoner som måtte komme, får utløp. La ikke elev/ansatt være alene I samråd med elev/ansatt bør de andre elever/ansatte informeres om det som har skjedd raskest mulig. Side 34