Eiendom og teknisk Namdalseid. Utbygging av Vangstunet barnehage - godkjenning forprosjekt

Transkript

1 Namdalseid kommune Eiendom og teknisk Namdalseid Saksmappe: 2009/ Saksbehandler: Gunvor Aursjø Saksframlegg Utbygging av Vangstunet barnehage - godkjenning forprosjekt Utvalg Utvalgssak Møtedato Namdalseid formannskap Namdalseid kommunestyre Rådmannens innstilling 1. Framlagte forslag til forprosjekt, inkludert 4 kontorarbeidsplasser kombinert med møterom, godkjennes for videre detaljprosjektering. 2. Prosjekt 2072, adkomst og parkering med bevilgning på 100 tusen i 2006 innlemmes i utbygningsprosjektet. 3. Det fremmes egen sak for justering av budsjettet for investeringsprosjektet når løsningen er fastlagt. Driftsmessige konsekvenser innarbeides i økonomiplan

2 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Utbygging av Vangstunet barnehage - valg av løsning for prosjektering X Spørreundersøkelse framtidig behov X Prognoser X Konkurransegrunnlag utbygging Vangstunet Barnehage X Oppsummering foreldreønsker knyttet til lokaler X Ansattes behovsanalyse U Konkurransegrunnlag utbbygging Multiconlult m.fl. Vangstunet barnehage - Namdalseid X Utredning av barnehagetilbudet ved Vangstunet barnehage I Påmelding Arcon Prosjekt AS I Påmelding - ønsker tilsendt div Sørli arkitekter as vedlegg I Tegninger m.m. Planstyring AS v/thea Lauten I Vangstunet barnehage - Planstyring AS v/thea Lauten tegninger/situasjonsplan U Vedr. utbygging av Vangstunet Sørlie Arkitekter AS m.fl. barnehage U Utbygging av Vangstunet barnehage Sørlie Arkitekter AS m.fl. I Vangstunet barnehage - tilbud Rambøll v/tande, Beate Giæver I Ang. Utbygging Vangstunet Asplan Vivak AS barnehage U SV: FORPROSJEKTERING, VVS Norplan AS DETALJPROSJEKTERING, UTARBEIDELSE AV KONKURRANSEGRUNNLAG OG BYGGELEDELSE FOR UTBYGGYNG AV VANGSTUNET BARNEHAGE U Utbygging av Vangstunet barnehage - protokoll fra anbudsåpning Arcon prosjekt AS m.fl. N Anbudsprotokoll Gunvor Aursjø U Anbudsprotokoll Vangstunet barnehage, Namdalseid Kommune I Tilbud Planstyring I Tilbud Arcon Prosjekt AS I Tilbud Rambøl I VANGSTUNET BARNEHAGE - TILBUD: KLAGE I T Vangstunet barnehage - utfyllende opplysninger til tilbudet U Utbygging av Vangstunet barnehage - rettelse innstilling U Utbygging av Vangstunet barnehage - avvisning av tilbud Arcon prosjekt AS, Rambøll, Planstyring Alf Rune Strømhylden Rambøll AS Arcon Prosjekt AS m.fl. Rambøll AS

3 U Resultatbrev prosjektering Planstyring AS utbygging av Vangstunet barnehage - Namdalseid kommune U Resultatbrev utbygging av Arcon Prosjekt AS Vangstunet barnehage - Namdalseid kommune I Vangstunet Barnehage/forprosjekt - Arcon Prosjekt AS - Referat fra møte I VS: Vangstunet barnehage Arcon Prosjekt AS - Prosjekteringsmøte 01 U Utbygging av Vangstunet Arcon Prosjekt AS barnehage, avtale for underskrift. X Underskrevet Avtale om ARCON Prosjekt AS forprosjektering av ny avdeling... I Referat fra Prosjekteringsmøte 01 Arcon Prosjekt AS I Vangstunet barnehage - Arcon Ideskisser I Vangstunet barnehage - Arcon Ideskisse U Vangstunet barnehage Arcon U Vangstunet barnehage Sissel Hustad I Vangstunet Barnehage - Revidert planløsningsforslag Arcon prosjekt Vedlegg 1 Perspektiv 1 2 Perspektiv 2 3 Situasjonsplan 4 Plan 1. etage 5 Uttalelse fra repr. for barn og unge i plansaker 6 Uttalelse/ønske fra personalet til plan for utbygging av barnehagen 7 Uttalelse fra foreldrerådet til planer for utbygging av Vangstunet barnehage 8 Innspill fra driftsavdelinga - vaskerom i barnehagen Saksopplysninger Kommunestyret ga i sak 4/10 klarsignal til igangsetting av arbeidet knyttet til planlegging av utbygging av nye plasser for aldersgruppen 0-3 år ved Vangstunet barnehage. I budsjett og økonomiplan er det satt en økonomisk ramme for prosjektet på 3,5 millioner. I mars 2010 ble det sendt ut et oppdrag på anbud, som omfattet forprosjekt, opsjon på detaljprosjektering og opsjon på byggeledelse. Anbud fra Arcon Prosjekt AS i Namsos ble antatt, og arbeidet med forprosjektering ble igangsatt umiddelbart. Kostnad knyttet til forprosjekt vil være kr, som går av den fastsatte rammen. Utkast til løsning ble i løpet av ukene 34 og 35 framlagt for foreldre, ansatte, herunder både pedagogisk personale og ansatte innafor drift, barnehagens samarbeidsutvalg og barns representant i plansaker. Det har kommet innspill fra barns representant i plansaker, driftspersonale, pedagogisk personale og foreldreråd. Samarbeidsutvalget har valgt å ikke uttale

4 seg i saken. Noen av innspillene er ivaretatt gjennom de endringer av løsning som er foretatt etter denne innspillsrunden. Den økonomiske rammen som er satt, medfører behov for prioritering av tiltak. Oppdraget for konsulenten er derfor delt i funksjoner og bygningsmessige forhold som må omfattes av forslag, og som ønskes ivaretatt av forslag. De innspillene som de berørte partene har lagt fram, referere seg i stor grad til de forhold som i oppdraget er ønsket ivaretatt. De økonomiske kalkylene som er utarbeidet, omfatter to ulike løsninger; ett der møterom og arbeidsplasser for det pedagogiske personalet er tatt med og ett der møterom og arbeidsplasser ikke er tatt med. Kalkylene er satt opp i tabellen under, i 1000 kr: Uten møterom og arbeidsplasser Med møterom og arbeidsplasser Huskostnader Utendørs arbeid Generelle kostnader MVA Reserve TOTALKOSTNAD De generelle kostnadene som er ført opp, dreier seg om den konsulentbistand det vil være nødvendig å benytte til planlegging og byggeledelse. I kalkylen er det lagt inn 7 % reserve, som erfaringsmessig kan være gunstig både av hensyn til usikkerhet knytta til hvordan en anbudsrunde faller ut, og med basis i at her skal nye løsninger knyttes sammen med både gammelt bygg og eksisterende tekniske løsninger. Kalkylene er basert på moderate løsninger med hensyn til kvalitet og plassbehov. Løsningen tilfredsstiller lovpålagte krav, ivaretar hensynet til universell utformig og miljøvennlige løsninger. De statlige investeringstilskuddene som prosjektet kan komme til å utløse, har endret regler underveis i planleggingen. Investeringstilskuddet avhenger av oppholdstid pr uke, og med en fordeling på 5 barn med oppholdstid under 33 timer pr uke og 19 med oppholdstid over 33 timer, ville denne avdelingen i dag utløst et investeringstilskudd på 1,075 millioner. Det kan med basis i dette antydes følgende endring i finansiering, sammenlignet med budsjett 2010, satt opp i millioner kroner: Uten møterom/ Med møterom/ Budsjett 2010 arbeidsplasser arbeidsplasser Totalkostnad 5,0 5,5 3,5 MVA-kompensasjon 1,0 1,1 0,7 Investeringstilskudd 1,1 1,1 0,5 Lånefinansiert/egenkapital 2,9 3,3 2,3 I tillegg skal budsjettrammen dekke nødvendig inventar, og dette er ikke med i de framlagte kalkylene og beregningene. Budsjettrammen skal dekke nødvendig inventar. Dette må avklares nærmere.

5 Adkomst og parkering Kommunestyret bevilget i 2006 et 100 tusen til adkomst og parkering; jf. prosjekt nr dette var basert på en enkel opprusting. Etter dette har kommunestyret bl. a. gjennom reguleringsendringer lagt føringer for en vesentlige mer kostnadskrevende oppussing. Parallelt med planlegging av utbyggingen, har konsulenten også fått i oppdrag å detaljplanlegge adkomst og parkering ved barnehagen i tråd med eksisterende reguleringsplan. Løsningen ivaretar parkeringsbehovet for ansatte og besøkende, behovet for framkommelighet for vareleveranse og behovet for plass til levering og henting av barna. Behovet for en løsning som medfører små praktiske problem i tilknytning til vedlikehold, særlig vinters tid, er vektlagt. Dette tiltaket er en anslått kostnad på 1,0 million inkludert belysning, men uten asfaltering. Det foreslås at prosjektet adkomst og parkering innlemmes i utbyggingsprosjektet og at budsjettet justeres i samsvar med dette når løsningen er avklart. Fysisk opparbeiding av uteområdet inngår i prosjektet. Vurdering Fra eiendom og teknisk er det kommet innspill som knytter seg til plass til vaskemaskin for mopper. Dette kan etter prosjektgruppas vurdering løses i eksisterende bøttekott. I kravspesifikasjon er det tatt med under funksjoner som ønskes tilfredsstillet, møterom og 4 arbeidsplasser for det pedagogiske personalet på 26 km2. Dette er et behov som ble meldt inn på et tidlig tidspunkt i prosessen. Behovet har sin årsak i det pedagogiske personalets behov for planlegging, både alene og i fellesskap, behovet for en fast plass til å utføre det dokumentasjonskravet som stilles i forhold til tiltak både i barnegrupper og mot enkeltbarn, og også behovet for et møtested med eksterne parter, eks foreldre. Pr i dag løses behovene knyttet til møter dels på styrers kontor og dels på pauserom, mens planlegging og dokumentasjon for en del også løses i den ansattes eget hjem. At behovet så tydelig målbæres nå, kan ha sammenheng med en tanke om at nå er det en mulighet til å finne en løsning på et lenge erfart behov, eller det kan også være et resultat av en forsterking av behovet gjennom auka krav til barnehagen. De økonomiske forholdene som er kjent på dette tidspunktet medfører at den økonomiske rammen som er satt, ikke ser ut til å holde. Kommunestyret må ta stilling til: 1. Om utbyggingsomfanget skal reduseres med hensyn til antall plasser slik at prosjektet tilpasses vedtatt ramme 2. Planlagt arealbruk og situasjonsplan 3. Om ønsket møterom/arbeidsplasser skal medtas. En mellomløsning kan være å redusere arealet til kontor/møterom 4. Fastsetting av standard på ny adkomst/parkering og eventuell kuttliste i forhold til det framlagte forslaget I kommunestyret vil det bli redegjort for planløsninger og utformingen av tilbygget. Dette kan danne grunnlag for andre momenter.