RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2006 MÅSØY KOMMUNE. Saksbehandling av enkeltvedtak

Transkript

1 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2006 MÅSØY KOMMUNE Saksbehandling av enkeltvedtak

2 FORORD Bakgrunnen for denne rapporten er at kontrollutvalget den 21. desember 2004 vedtok at revisjonen skulle følge opp tidligere rapport på kommunens saksbehandlingsrutiner etter forvaltningsloven ved henvendelser fra publikum. Det framgår videre av Plan for forvaltningsrevisjon , vedtatt av kontrollutvalget 5. oktober 2005 og kommunestyret 4. november 2005, at det skal gjennomføres en forvaltningsrevisjon av kommunens saksbehandling av enkeltvedtak. Datainnsamlingen ble foretatt i november 2005 og januar Prosjektgruppa har bestått av forvaltningsrevisor Bente Willumsen, som har vært prosjektleder, 1. revisor Jonny Riise og fagansvarlig forvaltningsrevisjon Tove Mathisen. Sluttrapporten er gjennomgått av assisterende revisjonssjef Tor-Otto Gamst, som også er leder for forvaltningsrevisjonen. Våre kontaktpersoner i kommunen har vært teknisk sjef Marianne Juul, helse- og sosialsjef Frøydis Larsen, avdelingsleder i hjemmetjenesten Ann Jorunn Stock og konsulent ved formannskapskontoret Eli Moe. Vi takker alle for et positivt samarbeid. Alta, 15. februar 2006 Tor-Otto Gamst assisterende revisjonssjef Bente Willumsen forvaltningsrevisor

3 INNHOLD 0. SAMMENDRAG MÅLSETTING FOR PROSJEKTET REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER ANBEFALINGER INNLEDNING PROSJEKTETS BAKGRUNN OG FORMÅL Bakgrunn Formål FORVALTNINGSLOVENS VIRKEOMRÅDE OG DEFINISJON AV ENKELTVEDTAK Lovens formål og generelle virkeområde Definisjon av enkeltvedtak PROBLEMSTILLING OG AVGRENSING PROBLEMSTILLING AVGRENSING REVISJONSKRITERIER FORVALTNINGSLOVENS BESTEMMELSER OPERASJONALISERING METODE DATA OG VURDERINGER SAKSBEHANDLING PÅ TEKNISK ETAT Noen bakgrunnsopplysninger Data om de undersøkte sakene Vurdering SAKSBEHANDLING PÅ HELSE OG SOSIALETATEN Noen bakgrunnsopplysninger Data om de undersøkte sakene Vurderinger SAKSBEHANDLING VED SENTRALADMINISTRASJONEN Noen bakgrunnsopplysninger Data om de undersøkte sakene Vurderinger KONKLUSJONER OG SAMLET VURDERING ER SAKSBEHANDLINGSTIDEN TILFREDSSTILLENDE? UNDERRETTES PARTENE PÅ RIKTIG MÅTE? ANBEFALINGER... 12

4 0. SAMMENDRAG 0.1 Målsetting for prosjektet Målsettingen med prosjektet har vært å undersøke om saksbehandlingen i Måsøy kommune foregår i henhold til forvaltningslovens bestemmelser om saksbehandling av enkeltvedtak, herunder om saksbehandlingstiden er tilfredsstillende og om partene underrettes på riktig måte. 0.2 Revisors vurderinger og konklusjoner Saksbehandlingstiden er i hovedsak tilfredsstillende på de utvalgte områdene i Måsøy kommune. Hvis vi ser bort fra fradelingssaker og søknader til næringsfond er det bare syv saker der saksbehandlingstiden er over en måned. Årsaken til at saksbehandlingstiden er lengre ved fradelingssaker er at sakene må behandles i flere instanser. Når det gjelder søknader til næringsfond skyldes det at fondsstyret bare har møter to ganger i året. Det er imidlertid ikke tilfredsstillende at det ikke systematisk sendes ut foreløpig svar når saksbehandlingstiden er lengre enn en måned. Alle søkerne i de undersøkte sakene er underrettet om utfallet av søknaden, men underretningene er i flere tilfeller mangelfull. Både ved teknisk etat og sentraladministrasjonen mangler underretningen ofte begrunnelse for vedtakene, og noen underretninger mangler opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans og framgangsmåte ved klage, samt retten til innsyn i sakens dokumenter. 0.3 Anbefalinger Revisjonen anbefaler en gjennomgang av rutinene ved saksbehandling av enkeltvedtak, med vekt på følgende punkter. Det bør holdes oversikt over innkomne søknader og saker under behandling. Det må innføres rutiner for utsending av foreløpig svar. Enkeltvedtak skal begrunnes, spesielt ved avslag, delvis innvilgelse og utmåling av tilbud. I underretning om vedtak må det opplyses om klageadgang, klagefrist, klageinstans og framgangsmåte ved klage, samt retten til å se sakens dokumenter. Det kan være hensiktsmessig å bruke faste maler ved underretning om enkeltvedtak. 1

5 1. INNLEDNING 1.1 Prosjektets bakgrunn og formål Bakgrunn Bakgrunnen til dette prosjektet er vedtak i kontrollutvalget 21. desember 2004 (sak 09/04) og 5. oktober 2005 (sak 11/05), og vedtak i kommunestyret 4. november 2005 (sak 0046/05), som alle slår fast at det skal gjennomføres en forvaltningsrevisjon på saksbehandling av enkeltvedtak i Måsøy kommune Formål Formålet med prosjektet har vært å finne ut om Måsøy kommune følger forvaltningslovens bestemmelser om saksbehandling av enkeltvedtak. 1.2 Forvaltningslovens virkeområde og definisjon av enkeltvedtak Lovens formål og generelle virkeområde Hovedhensikten med forvaltningsloven er å legge til rette for en betryggende saksbehandling i forvaltningen. Det vil si en saksbehandling som kan styrke den enkeltes rettssikkerhet og sikre materielt riktige resultater. Forvaltningslovens generelle virkeområde er beskrevet i lovens 1 der det heter: Loven gjelder den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i eller i medhold av lov. Som forvaltningsorgan reknes i denne lov et hvert organ for stat og kommune. Prinsipielt gjelder loven uansett om avgjørelsen treffes av folkevalgte eller ansatte tjenestemenn Definisjon av enkeltvedtak Legaldefinisjonen av begrepet enkeltvedtak står i forvaltningslovens 2 bokstav b. En avgjørelse er et enkeltvedtak når det gjelder rettigheter og plikter til en eller flere bestemte personer. Dette i motsetning til vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til et ubestemt antall eller en ubestemt krets av personer. 2. PROBLEMSTILLING OG AVGRENSING 2.1 Problemstilling Behandles enkeltvedtak i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser? Vi har undersøkt hvor lang tid saksbehandlingen har tatt. Forvaltningsloven har ingen bestemmelser om hva som er tilfredsstillende saksbehandlingstid, men slår fast at saker skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold, og at det skal sendes foreløpig svar dersom en 2

6 henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned. Hovedvekten i undersøkelsen har imidlertid vært lagt på spørsmål to der vi har vært opptatt av hvordan vedtak grunngis og om partene underrettes om klageadgang, klagefrist, klageinstans og framgangsmåte ved klage, samt retten til å se sakens dokumenter. 2.2 Avgrensing Det er foretatt et utvalg av saker på teknisk etat, helse- og sosialetaten og ved sentraladministrasjonen (jf. kap.4). Valget av avdelinger og saker er til dels gjort på bakgrunn av funn i undersøkelsen som Ytre Vest-Finnmark kommunerevisjon gjennomførte i Tidsmessig er sakene avgrenset til henvendelser som er kommet inn i løpet av 2004 og innen 1. november 2005, med hovedvekt på saker fra Revisor har ikke vurdert det faglige eller skjønnsmessige innholdet i vedtakene, men om sakene er behandlet i tråd med forvaltningslovens bestemmelser om saksbehandling ved enkeltvedtak. 3. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er samlebetegnelsen på de krav og forventninger som brukes i den enkelte forvaltningsrevisjon for å vurdere den reviderte virksomhet. Kriteriene holdes opp mot faktagrunnlaget, og danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er utledet fra forvaltningslovens kapittel III ( 11) og kapittel V ( 24, 25 og 27). De utvalgte paragrafene er gjengitt nedenfor. 3.1 Forvaltningslovens bestemmelser Saksbehandlingstid, foreløpig svar 11 a Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorgan som mottok henvendelsen, snarest mulig gi foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Formene for enkeltvedtak 23 Et enkeltvedtak skal være skriftlig om ikke dette av praktiske grunner vil være særlig byrdefullt for forvaltningsorganet. Når enkeltvedtak skal grunngis 24, 1. ledd Enkeltvedtak skal grunngis. Forvaltningsorganet skal gi begrunnelse samtidig med at vedtaket treffes. 24, 2. ledd I andre saker enn klagesaker kan forvaltningsorganet la være å gi samtidig begrunnelse dersom det innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Det samme gjelder i saker om fordeling av tillatelser eller andre fordeler mellom flere parter. 3

7 Begrunnelsens innhold 25 I begrunnelsen skal det vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på. I begrunnelsen skal dessuten nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på. Er de faktiske forhold beskrevet av parten selv eller i et dokument som er gjort kjent for parten, er en henvisning til den tidligere framstilling tilstrekkelig. I tilfelle skal det i underretningen til parten legges ved kopi av framstillingen. De hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsmessig skjønn, bør nevnes. Er det gitt retningslinjer for skjønnsutøvingen, vil i alminnelighet en henvisning til retningslinjene være tilstrekkelig. Underretning om vedtaket 27, 1. ledd Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, skal sørge for at partene underrettes om vedtaket så snart som mulig. Underretning skal gis av det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, hvis ikke særlige grunner tilsier at dette overlates til et annet organ. I regelen gis underretningen skriftlig. 27, 3. ledd I underretningen skal videre gis opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere framgangsmåte ved klage, samt om retten etter 18 jf 19 til å se sakens dokumenter. 3.2 Operasjonalisering På bakgrunn av problemstillingen og de utvalgte paragrafene har vi utledet noen spørsmål som ønskes besvart ved gjennomgangen av den enkelte sak. Problemstilling Er etatens saksbehandlingstid tilfredsstillende? Underrettes partene på riktig måte? Revisjonskriterier 1.1 Er saken avgjort innen en måned? Hvis nei? 1.2 Er det sendt foreløpig svar? 1.3 Er det gjort rede for grunnen til forsinkelsen og når svar kan ventes? 1.4 Hvor lang tid har saksbehandlingen tatt? 2.1 Er enkeltvedtaket gjort skriftlig? 2.2 Er vedtaket grunngitt? Hvis ja: 2.3. Er begrunnelsen gitt samtidig med vedtaket eller i ettertid? 2.4. Viser begrunnelsen til de regler vedtaket bygger på? 2.5. Inneholder begrunnelsen gjengivelse av innholdet av reglene eller den problemstillingen vedtaket bygger på? 2.6. Nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på eller henvises det til tidligere framstilling? 2.7. Dersom henvisning til tidligere framstilling, er det lagt ved kopi av denne framstillingen? 2.8. Er det foretatt skjønnsmessige vurderinger? Hvis ja: 2.9 Inneholder begrunnelsen hovedhensyn eller retningslinjer ved skjønnsutøvelsen? 2.10 Er underretning sendt partene? Hvis ja: 2.11 Hvor lenge etter vedtaket er underretning sendt? 2.12 Har forvaltningsorganet som traff vedtaket underrettet partene? 2.13 Inneholder underretningen opplysninger om klageordningen? ( klageadgang, klagefrist, klageinstans, framgangsmåte) 2.14 Gis det informasjon om retten til å se sakens dokumenter? 4

8 4. METODE Arbeidsmetoden i denne undersøkelsen har vært gjennomgang av et tilfeldig utvalg av saker med utgangspunkt i spørsmålene over (revisjonskriteriene). Hver sak er systematisk gjennomgått ved bruk av skjemaet som er gjengitt i kapittel 3.2. På teknisk etat gjorde vi et utvalg av saker blant søknader om byggetillatelse, søknader om fradeling og søknader om fritak fra kommunale avgifter. Ved helse- og sosialetaten så vi på søknader om hjemmehjelp. Ved sentraladministrasjonen undersøkte vi søknader om startlån, søknader om midler fra næringsfond, samt noen andre forskjellige henvendelser. Kommunens saksbehandlingssystem (Kontor 2000) viser at det kom inn totalt 26 søknader om byggetillatelse, 14 søknader om deling av grunneiendom og 7 søknader om fritak eller reduksjon i kommunale avgifter i perioden 1. januar til 1. november Det ble gjort en systematisk utvelgelse av saker ved å trekke hver fjerde søknad om byggetillatelse, og hver andre søknad om deling av grunneiendom, mens alle søknadene om fritak for kommunale avgifter ble undersøkt. Kommunen regner at saksbehandlingstiden på søknad om byggetillatelse og søknad om deling av grunneiendom begynner å løpe fra saksgebyret er betalt. Vi har derfor tatt utgangspunkt i opplysninger fra økonomikontoret om når gebyret på de utvalgte sakene er mottatt. Det var mottatt 5 søknader om startlån i 2004 og 3 søknader innen 1. november Det vil si totalt 8 saker på to år, og vi gjennomgikk alle. Møteinnkalling til næringsfondsstyret viser at det var behandlet 27 søknader om tilskudd fra næringsfondet i 2004 og 34 søknader i Av disse trakk vi ut 6 tilfeldige saker fra 2004 og 14 saker fra 2005 for gjennomgang. I tillegg trakk vi ut 13 andre tilfeldige henvendelser til kommunen fra 2005 for undersøkelse. Sakene på teknisk avdeling og sentraladministrasjonen ble gjennomgått ved hjelp av saksbehandlings- og arkivsystemet Kontor 2000, der hver sak har en dokumentoversikt og alle dokumenter som er opprettet i Kontor 2000 (protokoller, brev osv) er lagret. Hjemmetjenesten er ikke tilknyttet kommunens elektroniske saksbehandlings og arkivsystem. Alle vedtak var imidlertid ført kronologisk i en håndskrevet protokoll, og alle brev inn og ut var arkivert i en ringperm. Protokollen viste at det var mottatt 12 søknader om hjemmehjelp i perioden 1. januar til 1. november Vi gikk gjennom alle sakene. Utvalgte saker Mottatte saker Undersøkte saker Søknad om byggetillatelse 26 7 Søknad om deling av grunneiendom 14 6 Søknad om reduksjon i kommunale avgifter 6 6 Søknad om hjemmehjelp Søknad om startlån 8 8 Søknad om tilskudd fra næringsfond Andre henvendelser/søknader til kommunen 13 Totalt 72 Det vil si at vi totalt har gjennomgått 72 saker. Det er også foretatt samtaler med de respektive avdelingsledere og saksbehandlere. I tillegg har vi undersøkt saksbehandlingstiden på 17 søknader om hjemmehjelp fra

9 5. DATA OG VURDERINGER 5.1 Saksbehandling på teknisk etat Noen bakgrunnsopplysninger Teknisk etat fatter enkeltvedtak blant annet ved søknad om byggetillatelse, ved søknad om deling av grunneiendom og ved søknad om fritak eller reduksjon i kommunale avgifter. Rutinen ved søknad om byggetillatelse er at saksbehandlingen starter når alle nødvendige dokumenter i saken (nabovarsel, søknad om ansvarsrett m.m.) er sendt inn, og gebyret er betalt. Også i delingssaker må gebyret være betalt før saksbehandlingen starter. Det har kommunen anledning til i henhold til plan- og bygningsloven 109 som sier at søknad om deling og tillatelse, og annet arbeid som det etter plan- og bygningsloven påhviler kommunen å gjennomføre, kan gjøres betinget av at gebyr er innbetalt. Etaten har vanligvis fire ansatte, 1 men en stilling er per februar 2006 ubesatt. I følge teknisk sjef har etaten problemer med saksbehandlingskapasiteten. Alle inngående og utgående brev registreres i saksbehandlingssystemet Kontor Etaten har imidlertid ingen rutiner for å ta ut sakslister fra Kontor 2000 for å holde oversikt over saker under arbeid, og de ansatte gir uttrykk for manglende kompetanse i bruk av Kontor Etaten har heller ikke et tilfredsstillende arkivsystem. Saksmapper ligger på de enkelte kontorene, og det står bokser med arkivmateriale på møterommet. På tidspunktet for undersøkelsen lå flere saksmapper på vent for registrering i GAB-registeret Data om de undersøkte sakene Byggesaker De syv sakene som ble undersøkt var søknader om tillatelse til mindre byggeprosjekter som hytter, uthus og fasadeendringer. Det var gitt tillatelse til tiltak i fire av sakene. Tre av sakene var ikke behandlet. I to av sakene skyldtes det at søker ikke hadde betalt saksgebyr, og i en sak var saksgebyret betalt like før undersøkelsen fant sted. Vi har beregnet saksbehandlingstiden fra den datoen gebyret er betalt til den datoen vedtaket er fattet. Av de fire sakene der det var gitt tillatelse til tiltak, var tre saker avgjort innen en måned, mens en sak hadde en saksbehandlingstid på 12 uker. Det var ikke sendt foreløpig svar i denne saken. De fire enkeltvedtakene var gjort skriftlig, og det var sendt underretning til søkerne samme dag som vedtaket ble fattet. Tre av underretningene inneholdt saksopplysninger, vurderinger og vedtak med betingelser, samt opplysninger om klagerettigheter, mens en underretning bare inneholdt selve vedtaket. Fradelingssaker Av de seks undersøkte sakene var fem saker avsluttet, mens en var stanset inntil videre på grunn av påstander om feil oppmerking. To av sakene var behandlet i teknisk komite, mens de andre var behandlet administrativt. I en av fradelingssakene ble gebyret betalt først to måneder etter at saken var avsluttet. 1 Teknisk sjef, to avdelingsingeniører og en kontorfaglært 6

10 I de fem sakene som var avsluttet varierte saksbehandlingstiden fra 1,5 til 3 måneder, regnet fra gebyret var betalt til melding om politisk vedtak eller utsending av tinglyst dokument. Årsaken til lang saksbehandlingstid er høringsuttalelser og tinglysning av dokumenter. I en av sakene ble imidlertid gebyret først betalt to måneder etter at saken var avsluttet. Kommunen har anledning til å kreve at gebyret skal være betalt før saksbehandlingen starter, og dersom man velger denne praksisen bør den gjennomføres konsekvent. I de to sakene som var avgjort i teknisk komite fikk søkerne skriftlig underretning med melding om vedtak og opplysning om klagerett. I de øvrige sakene ble partene innkalt til kart og delingsforretning, og fikk seinere oversendt tinglyst målebrev. Fritak for kommunale avgifter Av seks søknader om fritak fra kommunale avgifter 2 var bare tre ferdig behandlet på undersøkelsestidspunktet. En av disse var innvilget og to hadde fått avslag. To søknader var ikke behandlet på grunn av manglende dokumentasjon, mens en sak var omgjort til søknad om bruksending. Vi har beregnet saksbehandlingstiden fra den datoen søknad ble registret inn til kommunen til den datoen vedtaket ble fattet. Av de tre søknadene som var ferdig behandlet varierte saksbehandlingstiden fra to til syv uker. I to av sakene var saksbehandlingstiden på over en måned, men det var ikke sendt foreløpig svar. I de øvrige sakene har etaten sendt ut brev med forespørsel om flere opplysninger før de kan behandle saken. I to av sakene var forespørsel sendt ut samme dag som søknad var mottatt. I en sak var forespørsel sendt ut etter en uke. Vi kan ikke se at kommunen har mottatt svar på forespørslene. Søkerne i de tre sakene er skriftlig underrettet om utfallet av søknaden. Underretningene hadde imidlertid litt forskjellig innhold. I to av sakene (et avslag og en innvilget søknad) er det sendt ut melding om delegert vedtak. Det er vist til faktiske forhold og kommunale retningslinjer, og retningslinjene er vedlagt. Det er også gitt opplysninger om klageadgang, klagefrist og klageinstans. I den tredje saken har søker bare fått et svarbrev om at kriteriene for fritak ikke er oppfylt. Det er ikke vist til verken faktiske forhold eller retningslinjer, og retningslinjene er ikke vedlagt. Det er heller ikke gitt opplysninger om klagerettighetene Vurdering Det er stor variasjon i saksbehandlingstiden på de undersøkte saken på teknisk etat. Det er lengst saksbehandlingstid ved delingssaker på grunn av at disse sakene ofte må behandles i flere instanser. Saksbehandlingstiden varierer også når det gjelder søknad om tillatelse til tiltak og søknader om fritak/reduksjon av kommunale avgifter. I tre av syv saker hadde saksbehandlingstiden tatt over en måned, men det var ikke sendt foreløpig svar i disse sakene. Det skal gis foreløpig svar i alle saker som gjelder enkeltvedtak dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at henvendelsen er mottatt. 2 Tre søknader om reduksjon eller fritak fra vannavgift, og tre søknader om reduksjon eller fritak av renovasjonsavgift 7

11 Alle enkeltvedtakene var gjort skriftlig, og i de fleste tilfeller var underretning sendt til søkeren umiddelbart. Innholdet i underretningen var imidlertid litt forskjellig i de undersøkte sakene. De fleste underretningene inneholder vedtak, informasjon om de faktiske forhold i saken og regelverk eller retningslinjer på området. Det er også vanlig å opplyse om klagemulighetene. Underretningen i to av de undersøkte sakene skiller seg imidlertid ut. I en underretning om tillatelse til tiltak er bare vedtaket gjengitt, og det er ikke opplyst om klagerettighetene. I en underretning om avslag på søknad om fritak fra vannavgift er heller ikke vedtaket begrunnet. Det heter bare at kriteriene for fritak ikke er oppfylt jamfør gjeldende retningslinjer. Det er heller ikke opplyst om klageadgang og klagefrist. Når det gjelder den første saken kan forvaltningsorganet la være å gi samtidig begrunnelse dersom de innvilger en søknad, og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Opplysningene om klagerettigheter er heller ikke like viktig ved innvilgelse av en søknad. Når det gjelder avslag er både begrunnelse og opplysninger om klagerettigheter viktig. Opplysningene om klagerettighetene kan på en enkel måte tas med i brevmalen som benyttes ved underretning. 5.2 Saksbehandling på helse og sosialetaten Noen bakgrunnsopplysninger Helse- og sosialetaten fatter blant annet enkeltvedtak ved søknader om hjemmetjenester (hjemmehjelp og hjemmesykepleie), plass i omsorgsbolig eller på sykehjem og søknad om bostøtte. I tillegg kommer vedtak innenfor sosialtjenesten og barneverntjenesten. Vi har her sett på behandling av søknad om hjemmehjelp. Søknadene var fylt ut på eget skjema slik at alle nødvendige opplysninger for å fatte vedtak var til stede. Malene som ble brukt i saksbehandlingen ble på tidspunktet for undersøkelsen lagret på diskett. Planen var å ta i bruk nytt elektronisk saksbehandlingssystem fra januar Søknadene var behandlet av avdelingsleder i hjemmetjenesten. Alle vedtak var ført kronologisk i en håndskrevet protokoll, og alle brev inn og ut var arkivert i en ringperm Data om de undersøkte sakene Søknad om hjemmehjelp Hjemmetjenesten hadde mottatt 12 søknader om hjemmehjelp i perioden 1. januar til 1. november Alle søkerne var innvilget hjelp. I 2004 var 16 av 17 søknader om hjemmehjelp innvilget. Vi har beregnet saksbehandlingstiden fra registrert søknad om hjemmehjelp til vedtaksdato. Med ett unntak var alle sakene fra 2005 avgjort innen en måned. I den ene saken var imidlertid vedtaket iverksatt ni dager før det ble nedtegnet. Når det gjelder de 17 søknadene om hjemmehjelp for 2004 var saksbehandlingstiden i siste halvår fra en dag til tre uker. Det er vanskelig å si noe om saksbehandlingstiden når det gjelder første halvår av 2004 da disse vedtakene ikke var datert. Alle enkeltvedtakene er skriftlig, og søkerne er underrettet om vedtaket umiddelbart. Underretningene inneholder henvisning til søknad, vedtak, lovhjemmel og begrunnelse, samt opplysninger om betaling, innsynsrett og klagerettigheter. Det benyttes maler for underretningene, og alle underretningene inneholder de samme opplysningene. 8

12 5.2.3 Vurderinger Saksbehandlingstiden ved søknad om hjemmehjelp vurderes som tilfredsstillende, da alle sakene var behandlet innen en måned. Det har derfor ikke vært nødvendig med utsending av foreløpig svar. De som har søkt om hjemmehjelp underrettes på en meget ryddig, og etter forvaltningsloven riktig, måte. Vi har ingen merknader til måten det gjøres på. 5.3 Saksbehandling ved sentraladministrasjonen Noen bakgrunnsopplysninger Formannskapskontoret saksutreder og har sekretærfunksjonen til formannskapet, kommunestyret, næringsfondsstyret og en rekke andre utvalg. De behandler også søknader om startlån, alkoholsaker og leie av kommunale boliger, samt svarer på ulike andre forespørsler. Vi har her sett på søknader om startlån og søknader om tilskudd fra det kommunale næringsfondet, samt noen andre ulike henvendelser. Startlån er midler som hver enkelt kommune kan låne av Husbanken til videreutlån til enkeltpersoner og familier. Lånet er behovsprøvd og kan gis til unge i etableringsfasen, barnefamilier, enslige forsørgere, uføretrygdede, funksjonshemmede og andre sosialt og økonomisk vanskeligstilte. Næringsfondet består av midler kommunen årlig mottar fra fylkeskommunen. Fondet kan brukes til mindre investeringer og prosjekter. Tilskudd fra næringsfondet bevilges av fondsstyret på bakgrunn av søknad og vedtekter for næringsfondet. Fondsstyret består av formannskapet og to valgte representanter, og har møter 2 ganger i året Data om de undersøkte sakene Startlån Det var bare fem personer som søkte om startlån i 2004 og tre personer som hadde søkt innen 1. november Alle de åtte søknadene var innvilget. Søkerne i de undersøkte sakene var innvilget fra kr til kr i startlån. Saksbehandlingstiden ble beregnet fra registrert søknad til vedtak. Alle de undersøkte sakene var avgjort innen en måned. Saksbehandlingstiden varierte fra en dag til tre uker. Alle enkeltvedtakene var gjort skriftlig, og underretning var sendt til søkeren umiddelbart. Underretningene inneholdt henvisning til søknad, vedtak og betingelsene ved lånet. Vedtakene er ikke begrunnet, det er ikke gjort rede for skjønnsmessige vurderinger eller opplyst om klageadgang og retten til dokumentinnsyn. Næringsfond Det kom inn 27 søknader om tilskudd fra næringsfondet i 2004 og 34 søknader i Av de 20 undersøkte sakene (6 saker fra 2004 og 14 saker fra 2005) var 16 søknader innvilget, mens fire hadde fått avslag. Av de fire som fikk avslag etter første gangs behandling, var det to som fikk innvilget tilskudd etter klage. 9

13 Åtte av sakene var behandlet innen en måned, mens tolv saker hadde lengre behandlingstid. Kortest behandlingstid var to dager, og lengst behandlingstid var åtte måneder. Det var sendt foreløpig svar i fire av de tolv sakene som hadde saksbehandlingstid over en måned. Disse sakene hadde ekstra lang saksbehandlingstid (åtte måneder) fordi behandlingen av søknaden ble utsatt til neste møte på grunn av begrensede midler i fondet. Søkerne fikk melding om dette fra to til seks uker etter at de hadde sendt søknad. Det er også sendt foreløpig svar i de to klagesakene med opplysninger om når klagen ville bli behandlet. Foreløpig svar var sendt ut innen en måned etter at klage var mottatt. Alle enkeltvedtakene var skriftlig, og underretning var sendt til søker innen åtte dager etter at vedtak var fattet. Bare fem av vedtakene var begrunnet, herav de to avslagene. I begrunnelsen ble det vist til faktiske forhold. Ingen av underretningene inneholdt henvisninger til vedtektene, men alle vedtakene hadde opplysninger om hvor stor prosentsats det innvilgede tilskuddet utgjorde av det samlede kapitalbehovet, og dette kan relateres til vedtektene. To av sakene manglet opplysninger om klageretten. Diverse andre henvendelser De tretten henvendelsene/søknadene som ble plukket tilfeldig ut fra postlista fordelte seg på tre søknader om økonomisk støtte, fire søknader om lån, en søknad om forlenget nedbetaling av lån, to søknader om leie av bolig, en søknad om tomt, en søknad om treningsområde og en søknad om fritak fra kommunale avgifter. Årsaken til at sistenevnte sak ble behandlet av formannskapet, og ikke administrativt ved teknisk etat, er ikke kjent. Saksbehandlingstiden er beregnet fra registrert søknad/henvendelse til vedtak eller svarbrev. På de tretten undersøkte sakene varierte saksbehandlingstiden fra tre dager til seks måneder. Alle henvendelsene (ni saker) som kunne behandles administrativt var besvart innen ti dager. Fire av tretten saker var ikke behandlet innen en måned. To saker som var behandlet av formannskapet hadde tatt henholdsvis syv og åtte uker. 3 Det var sendt foreløpig svar i en av sakene. En sak som gjaldt tildeling av økonomisk støtte til trossamfunn hadde en saksbehandlingstid på seks måneder. Årsaken var at søknadene fra de ulike trossamfunnene kommer gjennom hele året, mens utbetaling av tilskudd til alle søkerne foregår samtidig på slutten av året. Det var sendt foreløpig svar. En søknad om tildeling av tomt hadde tatt syv uker. Det var ikke sendt foreløpig svar. Ikke alle de tretten henvendelsene er enkeltvedtak etter forvaltningsloven, og de har fått noe ulik behandling. Noen er behandlet politisk, noen administrativt og i noen tilfeller har kommunen bare sendt et svarbrev med informasjon. Det var imidlertid sendt underretning om utfallet av saken i elleve av tretten saker. I to tilfeller var saken videresendt til riktig instans. 4 Tre av henvendelsene er etter vår vurdering enkeltvedtak. Det gjelder en søknad om fritak fra kommunale avgifter, en søknad om sletting av lån og en søknad om forlenget nedbetaling av lån. I den første saken (fritak fra kommunale avgifter) var det sendt ut melding om politisk vedtak. Søknaden var avslått, men ikke begrunnet. Det var heller ikke opplyst om klagerettighetene. I den andre saken (søknad om sletting av lån) var det sendt ut melding om at formannskapet hadde vedtatt å slette restgjelden til søkeren. Vedtaket var ikke begrunnet. 3 Søknad om fritak fra kommunale avgifter og søknad om sletting av lån. 4 To søknader om lån var videresendt til Husbanken. 10

14 Den tredje saken (søknad om forlenget nedbetaling av lån) var behandlet administrativt. Søknaden var avslått og begrunnet. Det var ikke opplyst om klagerettighetene Vurderinger Saksbehandlingstiden ved søknad om startlån vurderes som tilfredsstillende, da alle sakene var behandlet innen en måned, de fleste i løpet av 2-3 dager. Det har derfor ikke vært nødvendig med utsending av foreløpig svar. Når det gjelder søknader om tilskudd fra næringsfondet var det ganske lang behandlingstid på noen av sakene fordi fondsstyret bare har møte to ganger i året. Kommunen bør sende foreløpig svar i saker som ikke kan behandles innen en måned, og gjøre rede for når svar kan ventes. Saksbehandlingstiden ved de andre undersøkte henvendelsene var tilfredsstillende. I fire av tretten saker hadde saksbehandlingen tatt mer enn en måned. Her må kommunen være konsekvent med utsending av foreløpig svar. Alle som hadde søkt om startlån hadde fått skriftlig underretning med informasjon om vedtaket, men vedtakene var ikke begrunnet. Når det gjelder søknader til næringsfond var også alle søkerne underrettet, men bare 5 av 20 vedtak var begrunnet. Forvaltningsorganet kan la være å gi samtidig begrunnelse dersom de innvilger en søknad, og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Ved søknad om startlån eller om tilskudd fra næringsfond kan det i realiteten foregå en utmåling av lånebeløpet/tilskuddsbeløpet slik at søker får innvilget søknad, men med mindre beløp enn det er søkt om. I dette tilfellet var alle søknadene om startlån innvilget i henhold til søknad, mens 7 av 18 søknader om lån fra næringsfond var innvilget mindre enn søkt om. Forvaltningsorganet ikke se bort fra kravet om begrunnelse ved delvis innvilgelse av en søknad. Når det gjelder de andre søknadene hadde elleve av tretten søkere fått skriftlig svar fra kommunen innen relativt kort tid, men underretningene kunne i noen tilfeller vært mer utfyllende eller bedre begrunnet. Det er ikke tilfredsstillende at det ikke opplyses konsekvent om klageadgang, klagefrist, klageinstans og framgangsmåte ved klage ved underretning om vedtak. Dette gjelder alle sakstyper. Opplysningene om klagerettigheter er spesielt viktig ved avslag og delvis innvilgelse, men det kan være hensiktsmessig å ta det med både ved avslag, delvis innvilgelse og full innvilgelse av en søknad. 6. KONKLUSJONER OG SAMLET VURDERING 6.1 Saksbehandlingstiden er i hovedsak tilfredsstillende på de utvalgte områdene i Måsøy kommune. Saksbehandlingstiden er noe lengre ved fradelingssaker og søknader til næringsfond enn på de andre områdene, men det har som tidligere nevnt akseptable årsaker. Hvis vi holder fradelingssaker og næringsfond utenfor er det bare syv saker med saksbehandlingstid over en måned. Forvaltningsloven har ingen tidsfrister for tilfredsstillende saksbehandlingstid, men et krav om at saker skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Kriteriet er skjønnsmessig og betydningen vil kunne variere fra sak til sak, blant annet avhengig av sakstype og om saken skal behandles i flere instanser. 11

15 Utsending av foreløpig svar ser ut til å skje tilfeldig. Det er ikke tilfredsstillende at det ikke systematisk sendes ut foreløpig svar når saksbehandlingstiden er lengre enn en måned. Det skal gis foreløpig svar i alle saker som gjelder enkeltvedtak dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned. Det er ikke satt noen frist for når foreløpig svar skal gis, men det framgår av lovteksten at det skal gis snarest mulig. Det er ikke meningen at forvaltningsorganet skal vente å se an situasjonen før man sender ut svarbrev. I saker som erfaringsmessig tar lang tid bør man så snart som mulig etter at henvendelsen er registrert sende ut svar om at søknaden er mottatt, opplyse om den videre saksgang og så vidt mulig angi når svar kan ventes. 6.2 Det er positivt at alle søkerne i de undersøkte sakene er underrettet om utfall av søknaden, men underretningene er i flere tilfeller mangelfull. Både ved teknisk etat og sentraladministrasjonen mangler imidlertid underretningen ofte begrunnelse for vedtakene. Forvaltningsorganet kan la være å begrunne et vedtak dersom de innvilger en søknad, og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Minimumskravene for begrunnelse av enkeltvedtak er ellers at man viser til de regler vedtaket bygger på og i den grad det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstillingen vedtaket bygger på. Dessuten skal de faktiske forhold som vedtaket bygger på nevnes. Forvaltningsorganet bør ofte vurdere å gi en mer utfyllende begrunnelse. Hvis det ikke gis begrunnelse, eller hvis denne er mangelfull, kan parten bli i tvil om vedtaket kan påklages og hvordan det eventuelt skal angripes. En god begrunnelse styrker partens rettssikkerhet, og kan gjøre det enklere for parten ved en klagesak. En god begrunnelse kan imidlertid også føre til at parten avfinner seg med situasjonen, og at det blir færre klagesaker og mindre merarbeid for kommunen. En klagesak på et vedtak med mangelfull begrunnelse kan også føre til at klageorganet opphever vedtaket og sender det tilbake til ny behandling. Det er ikke tilfredsstillende at det ikke opplyses konsekvent om klageadgang, klagefrist, klageinstans og framgangsmåte ved klage, samt retten til innsyn i sakens dokumenter. Dette gjelder både ved teknisk etat og ved sentraladministrasjonen. 7. ANBEFALINGER Enkeltvedtak behandles i hovedsak i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser på de utvalgte områdene i Måsøy kommune. Vi vil likevel anbefale en gjennomgang av rutinene ved saksbehandling av enkeltvedtak, med vekt på kommunens plikter og publikums rettigheter etter forvaltningsloven, og med særlig fokus på følgende punkter. Det bør holdes oversikt over innkomne søknader og saker under behandling. Det må innføres rutiner for utsending av foreløpig svar. Enkeltvedtak skal begrunnes, spesielt ved avslag, delvis innvilgelse og utmåling av tilbud. I underretning om vedtak må det opplyses om klageadgang, klagefrist, klageinstans og framgangsmåte ved klage, samt retten til å se sakens dokumenter. Det kan være hensiktsmessig å bruke faste maler ved underretning om enkeltvedtak. 12