Kommunal- og regionaldepartementet. Konkurransegrunnlag. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av

Transkript

1 Kommunal- og regionaldepartementet Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Valgutstyr til bruk i kommunene, bestående av: 1. valgurner 2. valgavlukker 3. skiltprogram Saksnr: 10/2452 Tilbudsfrist: 10. januar 2011 Kl

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Nærmere om anskaffelsen Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Offentlighet Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Aksept av vilkår Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlaget Feil i konkurransedokumentene Tilleggsopplysninger Opplysningsplikt Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER Rammeavtale 1 valgurner Rammeavtale 2 valgavlukke Rammeavtale 3 skiltprogram Beregning av score INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming VEDLEGG

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Kommunal- og regionaldepartementet (KRD), heretter kalt oppdragsgiver, har det overordnede ansvar for gjennomføring av valg i Norge. Departementet administrerer også valgloven med forskrifter. Den enkelte kommune er ansvarlig for tilrettelegging og gjennomføring av selve stemmegivningen. Det skal etableres valglokaler både ved forhåndsstemmegivningen og på selve valgdagen. I tillegg skal kommunene sørge for institusjonsstemmegivning og stemmegivning hjemme hos velger etter søknad (ambulerende stemmegivning) i den perioden forhåndsstemmegivning pågår. Det er den enkelte kommune som er ansvarlig for utstyr til valglokalene i samsvar med valglovens og valgforskriftens krav. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Marie Svendsen Mjøsund KRD, Postboks 8112 Dep, 0032 OSLO anbud.valgutstyr@krd.dep.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Nærmere om anskaffelsen Formål og bakgrunn Formålet med anskaffelsen er å inngå en rammeavtale med produsenter som kan levere valgutstyr til landets 430 kommuner. Valgutstyret består av valgavlukke, valgurne og et skiltprogram som kommunen kan bestille og bruke til gjennomføring av valg. Utstyret er utviklet og testet i forbindelse med en designkonkurranse arrangert i samarbeid med Norsk Form. Ved gjennomføring av valg kan kommunen deles inn i flere valgkretser. I hver valgkrets skal det være ett valglokale på valgdagen. I hvert lokale settes det inn valgavlukker, urner og skilt. Antallet avlukker og urner i hvert lokale fastsettes av den enkelte kommune og avhenger av hvor mange velgere som hører til det aktuelle lokalet. Dette vil variere mellom lokalene. Hvor mange lokaler som etableres i den enkelte kommune vil variere med kommunestørrelse. På valgdagen etableres det ca 3000 valglokaler på landsbasis. I tillegg kommer valglokaler ved forhåndsstemmegivningen. 3

4 Den enkelte kommune er ansvarlig for tilrettelegging og gjennomføring av selve stemmegivningen. Ved institusjonsstemmegivning og stemmegivning hjemme hos velger (ambulerende stemmegivning) i den perioden forhåndsstemmegivning pågår, benyttes det valgurner. Generell informasjon om gjennomføring av valg finnes på KRDs nettsider: Nærmere om oppdragene Det skal inngås tre rammeavtaler som gir kommunene anledning til å kjøpe ny innredning til sine valglokaler i forbindelse med kommunestyre- og fylkestingsvalget 2011 og stortingsvalget Kommunal- og regionaldepartementet inngår disse tre rammeavtalene på vegne av kommunene. Kommunene har rett, men ikke plikt til å gjøre avrop på avtalene. Det skal inngås følgende tre rammeavtaler: 1. Valgurner 2. Valgavlukke 3. Skiltprogram Fullstendig beskrivelse av oppdraget følger av bilag 1 til kontraktene som følger som vedlegg til dette dokument. Tilbyder velger selv om man vil levere tilbud på en eller flere av delkonkurransene. Men, tilbyder må kunne levere alt som er forespurt innenfor den eller de konkurransene man velger å levere tilbud på. For delkonkurranse nr 1, valgurne, er det mulig å levere tilbud både på produksjon i stål og produksjon i aluminium. Manglende prising av enkelte produkter innenfor den eller de rammeavtaler man velger å levere tilbud på medfører avvisning av tilbudet. Rammeavtalene har en varighet på fire år, og omfatter leveranse av utstyr til to valg; kommunestyre- og fylkestingsvalget høsten 2011 og stortingsvalget høsten Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å reforhandle pris etter kommunestyre- og fylkestingsvalget i Omfang på rammeavtalene vil avhenge av hvor mye utstyr kommunene velger å kjøpe. Det er således ikke mulig for oppdragsgiver å angi noe estimat på avrop på de tre rammeavtalene. I en uforpliktende undersøkelse Oppdragsgiver har gjennomført for å kartlegge behov for nytt utstyr blant norske kommuner, ble det meldt inn behov for 500 urner og 500 avlukker før valget i Flere kommuner ønsket ikke svare uten å vite pris på utstyret. Leveringssikkerhet vil være svært sentralt for oppdragsgiver og kommunene. Produktene må være levert kommunene før forhåndsstemmegivningen starter 10. august i valgåret. I noen tilfeller vil det være tilstrekkelig med leveranse før 4

5 valgdagen. Dette er avhengig av om kommunene skal benytte utstyret kun valgdagen eller om det også skal brukes i lokaler for forhåndsstemmegivning. Valgdagen ved kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2011 er mandag 12. september Ca halvparten av landets kommuner har i tillegg valgdag søndag 11. september. Valgdagen for 2013 er ikke fastsatt ennå. Det er svært viktig at produktene som produseres er helt i samsvar med kravspesifikasjonen. På bakgrunn av dette vil valgt leverandør måtte legge frem det aktuelle produkt til godkjenning hos oppdragsgiver før produksjon starter opp, se bilag 1. Oppdragsgiver betaler oppstartskostnader for hver av de tre delkonkurransene, men tilbyder må angi og spesifisere oppstartskostnader. Kommunene skal selv betale for de enkelte elementene de ønsker å kjøpe. Bestilling/avrop vil foregå via en nettportal, som opprettes av Oppdragsgiver. Elementene leveres direkte til den enkelte kommune. Dette er nærmere spesifisert i bilag Prototyper og tilbudsbefaring Det er produsert en prototype av valgavlukket og to ulike prototyper av valgurnen, en i aluminium og en i stål. Det er også laget en video som viser utstyret. Videoen viser de nevnte prototypene og går gjennom funksjonalitet og montering/demontering. Videoen viser også de ulike elementene i skiltprogrammet og gir et helhetlig inntrykk av designløsingen. Videoen vil bli gjort tilgjengelig for alle leverandører på oppdragsgivers nettsider ( For elementene i skiltprogrammet er det er ikke utviklet egne prototyper, men det er laget modeller som ble brukt i en pilottest. Det er disse modellene som vises i videoen. Det vil kunne være avvik mellom disse modellene og spesifikasjonen. Dersom det er ønsket vil det bli avholdt en tilbudsbefaring der prototypene stilles ut. Interesse for tilbudsbefaring må meldes til oppdragsgivers kontaktperson innen 17. november kl Hvis det er minst en leverandør som ønsker tilbudsbefaring, vil det sendes ut invitasjon til alle som har meldt sin interesse for konkurransen 18. november. Tilbudsbefaringen vil i så fall finne sted den 23. november 2010 kl 10.00, i oppdragsgivers lokaler i Oslo. Eventuelle spørsmål knyttet til tilbudsbefaringen skal være oppdragsgiver i hende senest 48 timer før tidspunktet for tilbudsbefaringen. Spørsmål skal rettes til oppdragsgiverens kontaktperson, jf pkt 1.1. Referat med eventuelle spørsmål og svar fra tilbudsbefaringen vil bli sendt ut til alle registerte interessenter på Doffin innen 26. november. 5

6 Deltagelse på en eventuell tilbudsbefaring er frivillig. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudsbefaringen dekkes av den enkelte leverandør. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Kontrakt med tilhørende bilag. Kontraktsgrunnlag er egenutviklede kontrakter for varekjøp for: 1. Valgurner 2. Valgavlukke 3. Skiltprogram Samtlige kontrakter har følgende bilag: Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei): Ja Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 4: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 5: Endringer av leveransen etter avtaleperioden x x x Nei X X 1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Tilbakemelding på om tilbudsbefaring er ønsket 17. november, kl Frist for å sende inn spørsmål til tilbudsbefaringen , kl Eventuell tilbudsbefaring , kl * Referat fra tilbudsbefaring * Frist for å stille spørsmål , kl Frist for å levere tilbud , kl Tilbudsåpning , kl Tilbudets vedståelsesfrist , kl Evaluering * Meddelelse om valg av leverandør * Klagefrist , kl 12:00 * Kontraktsinngåelse * *Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene er veiledende. 6

7 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. 2.2 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 17. oktober 2008 nr gitt i medhold av offentleglova. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot eller avviker fra deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene/avvik skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. 7

8 Forbehold/avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jf. FOA Vesentlige forbehold/avvik, samt forbehold/avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.5 ovenfor. Vedståelsesfrist er , kl Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 2.7 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 2.8 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 2.9 Feil i konkurransedokumentene Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransedokumentene plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandøren plikter å gjennomgå konkurransedokumentene med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 8

9 2.10 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er fremsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgiverens svar sendes samtlige leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no senest 6 dager før tilbudsfristens utløp, jf. FOA 19-1 (6). Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse henvendelse om tilleggsopplysninger, ref saksnummer: 10/2452 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, eller oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 9

10 3 KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskravene i pkt. 3.1 til og med 3.4 er felles for alle tre 3 rammeavtalene. 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav 1. Skatteattest, ikke eldre enn 6 måneder 2. Merverdiavgiftsattest, ikke eldre enn 6 måneder En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3. HMS-erklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav 4. a, for norske selskaper: Firmaattest b for utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten Dokumentasjonskrav 5. Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for siste to eller tre år, kredittrating ikke eldre enn 3 måneder, eller lignende dokumentasjon. 10

11 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav - Leverandør skal ha utført minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de siste 3 år. 6. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene, i forhold til den delkonkurransen leverandøren ønsker å levere tilbud på. Med tilsvarende oppdrag menes: For delkonkurranse 1 Valgurner: Oppdrag bestående av komplekse produkter i tynnplater, sveiset og bøyd, i det aktuelle materialet (aluminium eller stål)basert på spesialdesignede løsninger, og med relevante detaljer slik som f.eks preging og pulverlakkering. Eksempler: Postkasser, innkapslinger, skap, etc. For delkonkurranse 2 Valgavlukker: Oppdrag bestående av komplekse produkter med bevegelige deler sammensatt av blant annet aluminiumsprofiler, plastkomponenter og tre, basert på spesialdesignede løsninger. Eksempler: Møbler, bord, kontorinnredning, etc. For delkonkurranse 3 Skiltprogram: Skiltelementer i ulike formater (roll-ups, skilt for innebruk, skilt for utebruk) med grafisk påtrykk i henhold til en grafisk profil tilhørende et firma, begivenhet, eller organisasjon. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi (hvis mulig), tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet til å gjennomføre oppdraget og levere produkter til avtalt tid. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for produktene som skal leveres. For å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevd, kreves det at leverandøren har tilstrekkelig relevant 7. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. 8. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem 9. Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Dersom dette er beskrevet i 11

12 Krav Dokumentasjonskrav - miljøkompetanse, styringssystemer og virksomhetens kvalitets- eller rutiner for kvalitetssikring av de tjenester miljøledelsessystem i henhold til ISO som omfattes. 9001, ISO eller tilsvarende 3.partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder utkast til kontrakt og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 4.1 Rammeavtale 1 valgurner Kriterium Vekt Pris 45 % Fraktkostnad 10 % Materiale (vekt) 25 % Leveringssikkerhet 20 % - Pris: Oppdragsgiver vil sammenligne tilbudene basert på de tilbudte priser som skal fremgå av bilag 3, pristabell A1. - Fraktkostnader: Det er vanskelig å forutse nøyaktige fraktkostnader før det er klart hvilke kommuner som kjøper utstyret og hvor mye som kjøpes. For likevel å kunne ta hensyn til fraktkostnader, bes Leverandør oppgi fraktkostnader til fire steder, som representerer ulike deler av landet. Oppdragsgiver vil sammenligne tilbudene basert på de oppgitte fraktkostnader som skal fremgå av bilag 3, pristabell B. - Materiale (vekt): Vekten på valgurnen har stor betydning, og i vurdering av tilbud vil dette bli tatt hensyn til. Oppdragsgiver åpner for å levere urner både i stål og aluminium, vekten for en stålurne vil være noe høyere enn en aluminiumsurne. Se pkt 4.4 Beregning av score for vekting mellom de ulike materialene. Leverandør må i bilag 2 oppgi hvilket materiale som tilbys. - Leveringssikkerhet: I dette oppdraget er det avgjørende at produktet leveres til rett tid. Oppdragsgiver vil sammenligne tilbudene basert på beskrivelsen av de tiltak som er beskrevet i bilag 2 knyttet til å sikre at levering skjer i tide, herunder: - Utviklingsprosess og kvalitetssikring for å fremstille et godkjent produkt 12

13 - prosess knyttet til å sikre tilstrekkelig tilgang på materiale - opplegg for å håndtere bestillingen - opplegg for produksjonsprosess - opplegg for transport 4.2 Rammeavtale 2 valgavlukke Kriterium Vekt Pris 70 % Fraktkostnader 10 % Leveringssikkerhet 20 % - Pris: Oppdragsgiver vil sammenligne tilbudene basert på de tilbudte priser som skal fremgå av bilag 3, pristabell A1. - Fraktkostnader: Det er vanskelig å forutse nøyaktige fraktkostnader før det er klart hvilke kommuner som kjøper utstyret og hvor mye som kjøpes. For likevel å kunne ta hensyn til fraktkostnader, bes Leverandør oppgi fraktkostnader til fire steder, som representerer ulike deler av landet og ulike fraktmuligheter. Oppdragsgiver vil sammenligne tilbudene basert på de oppgitte fraktkostnader som skal fremgå av bilag 3, pristabell B. - Leveringssikkerhet: I dette oppdraget er det avgjørende at produktet leveres til rett tid. Oppdragsgiver vil sammenligne tilbudene basert på beskrivelsen av de tiltak som er beskrevet i bilag 2 knyttet til å sikre at levering skjer i tide, herunder: - Utviklingsprosess og kvalitetssikring for å fremstille et godkjent produkt - prosess knyttet til å sikre tilstrekkelig tilgang på materiale - opplegg for å håndtere bestillingen - opplegg for produksjonsprosess - opplegg for transport 4.3 Rammeavtale 3 skiltprogram Kriterium Vekt Pris pr enhet 60 % Pakkepris 20 % Fraktkostnader 10 % Leveringssikkerhet 10 % - Pris: 13

14 Kommunene vil bli tilbudt kjøpe elementene i skiltprogrammet enkeltvis i tråd med sitt behov. Oppdragsgiver vil sammenligne tilbudene basert på de tilbudte priser som skal fremgå av bilag 3, pristabell A1. - Pakkepris: Det er også ønskelig å tilby en grunnpakke, og leverandør bes om å oppgi en pakkepris for skiltprogrammet bestående av 1 stk seil, 2 stk roll up, 5 skiltholdere, 15 idkort, 3 teipruller á 5 meter og 2 duker. Oppdragsgiver vil sammenligne tilbudene basert på de tilbudte priser som skal fremgå av bilag 3, pristabell A3. - Fraktkostnader: Det er vanskelig å forutse nøyaktige fraktkostnader før det er klart hvilke kommuner som kjøper utstyret og hvor mye som kjøpes. For likevel å kunne ta hensyn til fraktkostnader, bes Leverandør oppgi fraktkostnader til fire steder, som representerer ulike deler av landet og ulike fraktmuligheter. Oppdragsgiver vil sammenligne tilbudene basert på de oppgitte fraktkostnader som skal fremgå av bilag 3, pristabell B. - Leveringssikkerhet: I dette oppdraget er det veldig viktig at produktet leveres til rett tid. Oppdragsgiver vil sammenligne tilbudene basert på beskrivelsen av de tiltak som er beskrevet i bilag 2 knyttet til å sikre at levering skjer i tide, herunder: - Utviklingsprosess og kvalitetssikring for å fremstille et godkjent produkt - prosess knyttet til å sikre tilstrekkelig tilgang på materiale - opplegg for å håndtere bestillingen - opplegg for produksjonsprosess - opplegg for transport 4.4 Beregning av score Beregning av score vil bli foretatt på følgende måte for alle rammeavtalene: Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert tildelingskriterium scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert tildelingskriterium. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Beregning av score på tildelingskriteriet frakt: Fraktkostnader oppgitt for de fire ulike stedene vurderes separat først. Dette gjøres gjennom å tildele en score for hvert sted 14

15 i tråd med modellen over. Endelig score på fraktkostnader pr tilbud blir beregnet gjennom å summere scorene for de ulike stedene og dele på fire. Beregning av score på pris pr enhet i delkonkurranse nr. 3 (skiltprogram): Pris pr enhet vurderes først i forhold til hvert av de seks elementene. Dette gjøres gjennom å tildele hvert element i skilprogrammet en score i tråd med modellen over. Endelig score på pris pr enhet blir beregnet gjennom å summere scorene for de ulike elementene og dele på seks. Beregning av score for materiale i delkonkurranse nr. 1 (valgurne): Valgurner produsert i aluminium vil få en score på 10, og valgurner produsert i stål vil få en score på 6. 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Kommunal- og regionaldepartementet Resepsjonen i R5, Akersgata 59, Oslo Tilbudene kan også sendes til: KRD, Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo. Det er ikke anledning til å levere tilbud pr e-post. Tilbudene vil bli påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 10/2452 v/saksbehandler Marie Svendsen Mjøsund Åpnes kun av adressat Sendes tilbudet per post, bud eller lignende har leverandør risikoen for at tilbudet er levert innen fristen. Tilbudet skal leveres i to -2- eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, kun innsatt i en plastlomme eller lignende. Tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD eller minnepinne. Ved motstrid gjelder papirversjonen. Tilbudet skal leveres på norsk. Det er anledning til å svare på engelsk i pkt 1.2 i bilag 2 (besvarelse av krav fra bilag 1b). 15

16 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: I. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert av ansvarlig representant for leverandøren, og inneholde følgende: En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. II. Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner Obligatoriske krav, jf pkt Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 2. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 3. HMS-erklæring Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf pkt a: Firmaattest (for norske selskaper) b: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet av lovgivningen i det land hvor leverandør er etablert (for utenlandske selskaper) Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf pkt Årsregnskap, inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Krav knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf pkt Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. 7. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. 8. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem 9. Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse III. Leverandørens tilbudsbeskrivelse Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon, skal besvares i bilag 2 til kontrakten. Fullstendig utfylt prisbilag skal besvares i bilag 3 til kontrakten. 16

17 6 VEDLEGG Kontrakt m/bilag HMS-erklæring 17