Innstilling fra arbeidsgruppe oppnevnt for å fremme forslag til framtidig styring og ledelse av utdanningsprogrammene

Transkript

1 Innstilling fra arbeidsgruppe oppnevnt for å fremme forslag til framtidig styring og ledelse av utdanningsprogrammene Sammendrag Fusjonen mellom Høgskolen i Troms (HiTø) og Universitet i Tromsø (UiT) er begrunnet i en målsetting om å utnytte institusjonenes felles ressurser for å frambringe undervisning, forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid og formidling på høyt internasjonalt nivå. Utformingen av en hensiktsmessig organisering av framtidig styring og ledelse av universitetets utdanninger vil være viktig for å lykkes i arbeidet med fusjonens overordnede målsettinger. Arbeidsgruppa har hatt som mål å foreslå én felles modell der den faglige ledelsen av utdanningsprogrammene framstår som en integrert del av styringslinjen. Arbeidsgruppa ønsker at styring og ledelse av studieprogrammene i størst mulig grad følger den formelle organiseringen av institusjonen slik den nå er vedtatt: Universitetet, fakultetene, og tredjenivået som vi i denne sammenhengen kaller institutt (andre forslag drøftes ved enkelte fakultet). Derved vil det faglige, økonomiske og personalmessige bli ivaretatt i den ordinære styringslinjen, hvor mandat og myndighetsområder er bestemt. En naturlig konsekvens er å la instituttleder få det formelle ansvar for å lede studieprogrammene. Instituttene ved det nye Universitetet i Tromsø får imidlertid ulik størrelse. Noen få institutt vil kun ha ett program å ivareta, mens de fleste vil være bidragsytere på flere program. Høgskolen bringer dessuten inn et større antall profesjonsutdanninger på bachelornivå. Og videre har institusjonen program som ivaretas av flere institutt og på tvers av fakultetene, som lærerutdanningen, medisinstudiet og biologi. Arbeidsgruppa har derfor diskutert alternative løsninger med utgangspunkt i de to ulike tradisjonene og kulturene ved høgskolen og universitetet: Høgskolens utdanninger som ledes og administreres av studieledere, mens Universitetet har programstyrer for å ivareta programmene. Med dette utgangspunktet foreslår arbeidsgruppa to tilnærminger til styring og ledelse av utdanningsprogrammene, enten gjennom en faglig tilsatt studieleder, eller gjennom et programstyre. I begge tilfeller skal arbeidet med faglig programledelse skje ved at oppgaver og beslutningsmyndighet delegeres fra instituttnivået. Og så langt det er mulig, skal de samme funksjonene ivaretas av enten studieleder eller programstyre. Arbeidsgruppa legger fram en detaljert beskrivelse av ansvars- og oppgavefordeling mellom de ulike styringsnivåene: universitetsstyrets ansvar, fakultetets ansvar, instituttets ansvar og delegert myndighet og oppgaver for den faglige programledelse. Arbeidsgruppa har dermed møtt en utfordring når det gjelder vedtaket om organiseringen av universitetet i tre nivå. Forslaget som fremmes her overlater elementer av styring og ledelse av studieprogrammene til et uformelt fjerdenivå. Dette vurderes som uunngåelig når tredjenivåenhetene blir store og komplekse. Arbeidet i gruppa Våren 2009 ble det ved behandlingen av fusjonen mellom Høgskolen i Tromsø (HiTø) og Universitetet i Tromsø (UiT) bestemt å utrede nærmere hvordan den daglige 1

2 ledelsen av den fusjonerte institusjonens utdanningsprogram skal organiseres. I styresakene om Forslag til modell for styring og ledelse for Universitetet i Tromsø ble det i eget punkt bestemt følgende: Forholdet mellom instituttleder, studieleder og programstyrer utredes nærmere for beslutning høsten Høgskoledirektøren og universitetsdirektøren oppnevnte på denne bakgrunn ei egen arbeidsgruppe for å utrede saken. Oppnevning og mandat av arbeidsgruppa, som nå leverer sin innstilling, er beskrevet i vedlegg 1. Arbeidsgruppa har hatt seks møter. I forkant av møtene gjennomførte fusjonssekretariatet en kartlegging av praksis for styring og ledelse av utdanningsprogrammene ved de to institusjonene, slik det er gjort fram til fusjonen. Det er kort gjort rede for spørsmålene og tilbakemeldingene i vedlegg 2 til denne rapporten. I tillegg til denne kartleggingen, har arbeidsgruppa sett hen til de lover, regler, forskrifter og utfyllende bestemmelser og styringsordninger som er etablert ved de to institusjonene. Arbeidsgruppa har gjennom sine møter hatt en brei gjennomgang, erfaringsutveksling og drøfting av de forhold som ligger til mandatet. Framstillingen av situasjonen ved de to institusjonene viser store ulikheter mellom dem, også internt mellom høgskolens avdelinger og mellom universitetets fakulteter-nfh. Ved høgskolen er det vedtatt ulike ordninger ved de fire avdelingene, og bestemt ulike mandat og myndighet for studielederne. Ved universitetet medfører de store ulikhetene mellom programmene ulike tilnærmeringer for faktisk styring og ledelse, selv om en felles modell for programstyrene er vedtatt og myndighetsfordelingen mellom nivåene, inklusive programstyrene, er fastsatt felles for alle. Arbeidsgruppa vektlegger i sin tolkning av mandatet ønsket om klare ansvarsforhold, faglig ledelse av utdanningsprogrammene og effektive beslutningskanaler. Budsjettstyring og personalforvaltning må også bli ivaretatt innenfor modellen. Hvordan styres programmene ved Universitetet? Universitetsstyret behandlet foran implementeringen av Kvalitetsreformen høsten 2003 en sak om dette (S-29/2003). Her ble prinsippene omkring styring av utdanningene drøftet i relasjon til etableringen av studieprogram ved universitetene. Ordningen med programstyrer ble da vedtatt, og mandatet for alle nivå ble fastlagt som følger: Programstyre Institutt Fakultet Universitet Opprettet som koordinerende, rådgivende og rapporterende organ overfor fakultets- og universitetsstyret, Har ikke beslutningsmyndighet, med mindre dette er delegert fra fakultetsstyret. Har ansvar knyttet til faglige spørsmål, sikre faglig og pedagogisk kvalitet på undervisningen. Instituttnivået forvalter undervisningsressursene. Har faglig myndighet for det samlede emne- og programtilbud ved fakultetet, og forvalter tildelte økonomiske ressurser. Øverste myndighet for all virksomhet, selv om myndigheter delegert til lavere nivå. Ansvar for forskrifter og reglement som regulerer feltet. 2

3 I det felles Kvalitetssikringssystemet ved universitetet er ansvars- og arbeidsoppgaver til de ulike aktørene beskrevet i mer detalj. Hvordan gjøres arbeidet i praksis ved Universitetet Universitetets kvalitetssikringssystem og studieforskrift deler feltet etter omfang av studietilbudet og foreskriver litt ulike rutiner for henholdsvis; enkeltemner, årsstudier, desentraliserte tilbud, etter- og videreutdanningstilbud og studieprogram. Oppretting, nedlegging og endring av enkeltemner foretas av fakultetene/nfh. Det samme gjelder for årsstudier, men her presiseres det i kvalitetssikringssystemet at universitetsstyrets ansvar for hele universitetets studieprogramportefølge medfører at styret selv må ta stilling til eventuell igangsetting av nye tilbud. Etter- og videreutdanning er et svært sammensatt felt, i noen tilfeller med egenbetaling, hvor mange aktiviteter tilbys kun en gang. Departementets retningslinjer tilsier at disse skal godkjennes av universitetsstyret hver gang de gjennomføres. Alle nye studieprogram (herunder studieretninger) skal godkjennes av universitetsstyret. Styret for universitetet fordeler en samlet bevilgning til fakultetene/nfh, som fordeler videre til sine institutter. Programstyrene, som er tildelt en viktig rolle når det gjelder å ivareta det faglige innholdet i utdanningsprogrammene, har ingen formell myndighet over budsjett til drift eller personale. Det kan derved hevdes å være et motsetningsforhold mellom den formelle rollen og det styringsverktøy de er tildelt. Som det framgår innledningsvis er det et omfattende hierarkisk rammeverk som regulerer forvaltningen av studieprogrammene, fra universitets og høgskoleloven, til institusjonens felles bestemmelser omkring studier og eksamen, til beskrivelsen av innholdet i hvert enkelt emne og emnets eksamensform. Utdanningsforvaltning på universitetet må ta hensyn til alle nivåene i dette rammeverket. Universitetets kvalitetssikringssystem har følgende skjematiske oppsett: Rapportering, oppgaver, ansvar og tidsplan INSTITUTTENE Foretar STUDENT- EVALUERINGER (B) og FAGLÆRERS EVALUERING (C) på emnenivå. Oppfølging av funn fra B og C skal fortløpende rapporteres til programstyrene Instituttleder følger opp ansatte gjennom årlige medarbeidesamtaler PROGRAM- STYRENE Foretar STUDIEPROGRAM- EVALUERING (D) 5. oktober Utarbeider årlig kvalitetsrapport for hvert studieprogram -STUDIEPROGRAM- RAPPORTmed samlet vurdering og analyse av A, B, C og D FAKULTETENE Vurderer studieprogramrapportene og sammenstiller disse til en samlet rapport -FAKULTETS- RAPPORT- Vurderer kvalitetsutviklingen over tid Gir tilbakemelding til instituttene om kvalitetsforbedrende tiltak som skal iverksettes umiddelbart 1. november UNIVERSITETS- DIREKTØREN Sekretær-, systemog driftsansvarlig for KS-systemet Kvalitetssikring av FS-data Saksforbereder UTDANNINGS- MELDING Grunnlagsdokumentasjon for utdanningsmeldinga er rapportene fra: Fakultetene, U-vett og UB, 1. desember UNIVERSITETS- STYRET Kan initiere større evalueringer av fagmiljø og/eller studieprogram Behandler UTDANNINGS- MELDINGEA Gir styringssignaler for neste periode FORSKNING- OG STUDIEAVDELINGA Oversender NØKKELDATA (A) til programstyrene to to ganger per studieår. U-VETT OG UNIVERSITETS- BIBLIOTEKET Rapporterer årlig om forhold som angår utdanningskvaliteten LMU Læringsmiljøutvalget utarbeider årlig rapport -LÆRINGSMILJØRAPPORT- 3

4 Ved etableringen av rammeverket som det er gjort rede for her, er emne- og programevalueringer gjort obligatoriske innenfor en bestemt syklus, med deltakelse fra studenter og eksterne aktører, og et omfattende system for kvantitative målinger og vurderinger er etablert. Noen vurderinger av situasjonen ved Universitetet Det overordnet viktige for en høyere utdanningsorganisasjon som Universitetet i Tromsø er å sikre faglig ansvarlighet. Institusjonens utdanningsprogram må planlegges, gjennomføres og kontinuerlig evalueres (eksternt og internt) med utgangspunkt i studentenes, arbeidslivets og Nokuts opplevelse av utdanningskvalitet og fagmiljøenes kompetanse. Universitetets studieprogram er veldig ulike, på samme måte som fakultetene/nfh er av ulik størrelse og med ulik intern organisering. Noen program er primært relatert til ett institutt som tilbyr alle emner som inngår i en fordypning (bestemt til 80 av 180 studiepoeng for bachelorgradsprogrammene). Andre program (her er biologi et godt eksempel) er satt sammen av emner innenfor sin fordypning som ikke bare tilbys av flere institutt, men også av flere fakultet og NFH. Dette gjør det svært utfordrende å formulere et fornuftig felles regelverk for styring og ledelse av utdanningsprogrammene. Kvalitetssikringssystemet utfordrer organisasjonen til å ta ansvaret for kvaliteten i hele programmet, ikke bare enkeltemner og de emnene som utgjør den faglige fordypningen (80 av 180 studiepoeng). I vedtak i universitetsstyret ble det ved innføringen av Kvalitetsreformen i 2003 bestemt at alle program ved universitetet skulle være tilknyttet et programstyre. Fakultetene valgte ulike modeller, fra ett felles programstyre for fakultetet, til programspesifikke programstyrer, sammensatt av representanter fra de instituttene som tilbyr emner som inngår i programmet. Noen programstyrer har blitt oppfattet som byråkratiserende ekstraledd i organisasjonen, og har ikke funnet en velfungerende plassering. Uten at de har blitt tildelt beslutningsmyndighet over budsjett eller ansatte, har de vanskelig kunnet utføre sitt oppdrag. Der instituttleder er med i programstyret, har det fungert bedre. Erfaringene varierer, men synes å variere systematisk ut fra koblingen til formelle strukturer. Det foreligger mye dokumentasjon ved universitetet knyttet til utdanningskvaliteten, jfr også de årlige utdanningsmeldingene, som behandles i både universitetsstyret, i fakultets- og instituttstyrene. I utdanningsmeldingene er det er stilt spørsmål ved om det er styringskvaliteten som er det største problemet for endring og utvikling, ikke dokumentasjonen og analysene. Hvordan styres programmene ved Høgskolen Høgskolen i Tromsø har ansatt studieledere (og studieansvarlige) til å lede studieprogrammene. Studielederressursen varierer fra %. Studielederne har dekan som nærmeste overordnede. 4

5 Avdeling for helsefag har 8 studieledere. Avdelingen hadde i en periode en prodekan for utdanning og en prodekan for FoU. Avdelingen har nå kun en prodekan. Avdeling for lærerutdanning har 3 studieledere med ansvar for hver sine bachelorutdanninger. Avdelingen hadde i en periode en prodekan for utdanning og en prodekan for FoU. Avdelingen har nå kun en prodekan. Avdeling for kunstfag har 3 studieledere hvor 2 har ansvar for hver sine bachelorutdanninger og 1 har ansvar for musikk, dans og drama i lærerutdanningene. Avdelingen har en prodekan. Avdeling for ingeniør- og økonomifag har 7 studieansvarlige med mer begrensede ansvars- og myndighetsområder enn ved de andre avdelingene, hvor 6 har ansvar for hver sine bachelorutdanninger og 1 har ansvar for forkurset til ingeniørutdanningene. Avdelingen har en prodekan for utdanning og en prodekan for FoU. Alle studielederne har det faglige ansvaret for sine studieprogrammer. Det er store variasjoner omkring personal- og økonomiansvar både formelt og reelt. Selv om intern organisering besluttes av høgskolestyret, har det blitt gitt rom for betydelig ulikhet i organisering av nivået under dekan på den enkelte avdeling. Noen vurderinger av situasjonen ved høgskolen De fleste av høgskolens utdanninger på bachelornivå reguleres av sentralt fastsatte rammeplaner og målsettinger. Studielederne styrer i samsvar med mandat fastsatt av høgskolestyret etter forslag fra avdelingene. Praksis varierer en del mellom avdelingene og programmene. Studielederne har en nær faglig forankring til sine program, ordningen sikrer tett økonomisk og personalmessig styring av programmet. Ordningen er kostbar, og faglige stillinger bruker av sin tid på administrative gjøremål. Studieledervervet går i enkelte tilfeller på omgang, en ordning som medfører at det ikke er de formelt sett faglig best kvalifiserte som til enhver tid innehar studielederstillingen. Modellen har også en utfordring med hensyn på den formelle involveringen av studentene og ansatte. Drøfting Arbeidsgruppa har hatt som målsetting å foreslå en felles modell hvor den faglige ledelsen av utdanningsprogrammene organiseres som en integrert del av virksomheten ved instituttene, og derved bidrar til at organisasjonen som helhet blir styringsdyktig etter de mål og strategier som er vedtatt. Arbeidsgruppa ønsker i størst mulig grad, som det er slått fast innledningsvis, at styring og ledelse av studieprogrammene følger den formelle organiseringen av institusjonen slik den allerede er vedtatt: Universitetet, fakultetene, og tredjenivået. Ved å la instituttleder lede programmene, vil det faglige, økonomiske og personalmessige bli ivaretatt i den ordinære, klart definerte styringslinjen. Ved et slikt forslag unngår man også at det innføres et fjerde uformelt beslutningsnivå. Arbeidsgruppas mandat har vært å sikre kvaliteten i undervisningen og i studieprogrammene, samt å avklare arbeids- og ansvarsområdene knyttet til utdanningsvirksomheten. Arbeidsgruppa har diskutert sammenhengen mellom 5

6 muligheten til å utøve faglig ledelse og disposisjonsrett over de nødvendige økonomiske og personellmessige ressurser. Denne sammenhengen kom frem ved høringsrunden som ble gjennomført. De programstyrene som hadde instituttleder som programstyreleder ble beskrevet som velfungerende, mens de som ikke hadde tilsvarende tilknytning til beslutnings- og ressurskanalene var mindre fornøyd med sin mulighet til å utøve reell programstyring. På samme måte uttrykkes det på høgskolen tilfredshet med studielederfunksjonen, som i de fleste tilfeller kombinerer faglig og økonomisk/ personellmessig ansvar. I praksis utfører studielederne sitt oppdrag i samarbeid med de andre faglig ansatte, med studiekulledere, og de gjennomfører rutinemessige møter med studentene. I praksis er ordningen ikke så ulik ordningen universitetet har med programstyrer, selv om den formelt framstår som vesensforskjellig. Forslag Arbeidsgruppa foreslår følgende alternative modeller for ledelse av studieprogrammene: 1. Instituttleder leder selv programstyret 2. Instituttleder oppnevner programstyreleder 3. Fakultetet tilsetter studieleder i åremål, etter forslag fra instituttleder. Begrunnelse Arbeidsgruppa sitt mandat har vært å foreslå en felles ordning for styring og ledelse, som skulle sikre både kvaliteten i programmene og sikre effektiv og rasjonell styring og ledelse av utdanningene. Med støtte i uttalelser fra både dekaner, ledere av programstyrer ved Universitetet og studieledere ved Høgskolen, er arbeidsgruppen av den formening at den faglige ledelsen av utdanningsprogrammene må gis verktøy i form av økonomiske og personellmessige ressurser. Dette ivaretas ved at instituttleder er leder av programstyrene, med ansvar for faglig kvalitet i programmene, undervisningskvalitet og fagutvikling, personal- og undervisningsressurser. Alternativet som foreslås er hovedsakelig en videreføring av ordningen med ansatte studieledere lik den som høgskolen har for flere av sine program. Instituttlederne må også være representert i fler- og tverrfakultære program. Instituttlederne kan i denne modellen velge å delegere oppgaver, men beholder ansvaret for at de samme oppgavene gjennomføres. I den grad studieledere og programstyrer skal ha beslutningsmyndighet og økonomi- og personalansvar, må det skje etter delegasjon fra instituttleder. En instituttleder kan delegere myndighet, men ikke ansvar. Instituttleder kan velge å delegere myndighet til en oppnevnt programstyreleder, eller foreslå å tilsette en studieleder, uten at universitetet innfører et formelt fjerde nivå i organisasjonen. Dersom en instituttleder vurderer det slik at det bør ansettes en studieleder, fremmes dette som forslag til fakultetet. Dette kan være nødvendig i store enheter som fakultetene 1 og 3, som vil ha ansvar for til dels mange og store program. Modellene innebærer at de samme funksjoner og hensyn ivaretas. Når det gjelder 6

7 faglige og pedagogiske hensyn, må en kunne anta at de veier like tungt om en velger studieleder eller programstyre. En avgjørelse om modellvalg bør tillegges fakultetet etter forslag fra instituttet. Dette skyldes blant annet de økonomiske konsekvensene og bruk av stillingsressurser. Instituttleder skal sammen med fakultetsdirektør og dekan vurdere om arbeidet kan organiseres slik at studieadministrativt personell kan utføre noen av de administrative oppgavene som studielederne har i dag. Kvalitetssikringssystemet inneholder bestemmelser om studentenes obligatoriske deltakelse i evaluerings- og utviklingsarbeidet for sin utdanning. Den løsningen som velges for faglig programledelse må sikre at dette ivaretas. Studielederne skal inneha førstestillingskompetanse for å kunne utøve reell faglig ledelse. Dette kravet kan i særtilfeller fravikes i en overgangsperiode. Noen studieprogram undervises fra flere institutt/flere fakultet, og noen program kan legges direkte til fakultetsnivået. Et eksempel er medisin, der tre institutter har medansvar for studiet, og der programstyret er direkte lagt inn under Fakultetet. I slike tilfeller kan fakultetet/fakultetene fastsette alternative prinsipper for organiseringen av den faglige ledelsen av programmet, for å sikre at programmet blir ivaretatt i samsvar med punktene ovenfor. Det primære er at de forhold som er presisert for faglig programledelse ivaretas også når slike alternative løsninger velges. Eventuell uenighet mellom fakultet kan bringes inn for universitetsdirektøren for endelig avgjørelse. Tre alternative modeller for faglig programledelse Modell Fullmakter Sammensetning Faglig ivaretakelse 1. Instituttleder leder selv programstyret Instituttleder med sine fullmakter er leder av programstyret Settes sammen av faglærere og studenter i tillegg til instituttleder Koordinerende og rapporterende funksjon, behandler faglige spørsmål knyttet til programmet 2. Instituttleder oppnevner programstyreleder Programstyreleder delegeres myndighet og gis økonomiske fullmakter innen gitte rammer Settes sammen av faglærere og studenter Koordinerende og rapporterende funksjon, behandler faglige spørsmål knyttet til programmet 3. Fakultetet tilsetter studieleder etter innstilling fra instituttleder Økonomi og personalansvar innenfor nærmere angitt fullmakt Studieleder gjennomfører møter med studenter og faglig ansatte Koordinerende og rapporterende funksjon, behandler faglige spørsmål knyttet til programmet 7

8 De nye fakultetene må i løpet av våren 2009 ta konkret stilling til hvilken av modellene de velger for sine program, etter innstilling fra vedkommende institutt. Fordeler og ulemper ved de nye modellene Hovedforskjellen består i at den faglige ledelsen i den ene modellen legges til en person - studieleder, som har det som en viktig del av sin jobb, mens i den andre er det et organ - programstyre bestående av flere personer, som har det som en mindre del av sine arbeidsoppgaver. Programstyret skal fortrinnsvis ledes av instituttleder. Programstyre: Programstyreorganisering vil være hensiktsmessig ved utdanningsprogrammer som involverer et flerfaglig fagmiljø. Alle fagmiljø som bidrar over et en viss minimumsstørrelse i programmet vil være representert og kan bidra i programutviklingen. En fordel ved programstyreordningen er studentenes formelle involvering. Selve styringsordningen innebærer en demokratisk løsning som kan gi både bevisstgjøring rundt drift av programmet og et godt grunnlag for implementering av endringer. En ulempe kan være at mange bruker tid på møtevirksomhet, men ved delegert beslutningsmyndighet til programstyrene forventes en ansvarliggjøring hos medlemmene. Studieleder Studieleder forventes å ha jevnlig kontakt med både studenter og vitenskapelig ansatte, uten at dette er formalisert i form av et etablert programstyre. En fordel ved denne ordningen er at økonomiske og personalmessige prioriteringer kan foretas av person med nærkontakt til programmet. Denne ordningen vil egne seg best til rammeplanfestede utdanningsprogrammer, som først og fremst involverer en veldefinert gruppe vitenskapelig ansatte. Ved store institutt vil en tilsatt studieleder kunne avlaste instituttleder ved delegert beslutningsmyndighet. Ulemper med denne ordningen kan være at en relativt stor faglig ressurs brukes til faglig-administrative oppgaver. Modellen mangler også formell involvering av studenter og faglig ansatte Siden programstyre-/studielederordningen blir et fjerde uformelt beslutningsnivå vil det være et spørsmål hvor store økonomiske ressurser som faktisk kan delegeres, og hvilke fullmakter innenfor personalområdet som kan følge med. Ordningen forutsetter derfor god dialog om styring og ledelse og økonomiforvaltning mellom studieleder og instituttleder. Også programstyrer kan gis en avgrenset, delegert beslutningsmyndighet, etter vedtak i vedkommende fakultetsstyre. Økonomiske implikasjoner Det nye Universitetet i Tromsø må legge opp til en effektiv utnyttelse av sine økonomiske ressurser. Rene administrative oppgaver må løftes vekk fra studielederne, slik at disse blir reelle faglige lederstillinger. Som det framgår ovenfor, har dagens avdelinger ved høgskolen disponert 14,5 faglige stillinger til funksjonene som studieledere eller studieansvarlige. Ved tre av høgskolens avdelinger er studielederne tillagt økonomisk og personalmessig ansvar, ved AFI har de et mer avgrenset ansvar som faglig leder/koordinator. 8

9 Alle faglige stillinger har administrasjon som del av stillingen. Når studieprogram ivaretas av et programstyre, forutsetter arbeidsgruppa at dette gjøres innenfor den ressursrammen som er avsatt til administrasjon. Det er vanskelig å anslå eksakt hvor mye tid som går til dette totalt. Tiden vil variere avhengig av programmets størrelse og aktivitetsnivået. Arbeids- og ansvarsfordeling for styring og ledelse av utdanningsprogrammene ved Universitetet i Tromsø Arbeidsgruppa foreslår følgende arbeids- og ansvarsfordeling for de ulike organisasjonsnivåene, inkludert den utøvende, faglige programledelsen. Her beskrives beslutningsmyndighet og ansvarsområder for universitetet sentralt, for fakultetene og for instituttene, samt delegert myndighet til programstyrer og studieleder. Universitetsstyrets ansvar Styret er øverste myndighet for all virksomhet ved Universitetet. Dette gjelder selv om myndighet i enkelte saksforhold er delegert til underliggende nivåer i organisasjonen. For utdanningsvirksomheten ved Universitetet har universitetsstyret følgende oppgaver som ikke er delegert: Universitetsstyret fastsetter og endrer studieforskriften, eksamensforskriften, opptaksforskriften og sentrale retningslinjer for utdanningsvirksomheten ved Universitetet i Tromsø Universitetsstyret fastsetter tilleggsbenevnelsene til gradene Universitetsstyret oppretter og nedlegger studieprogram, herunder fastsette studieretninger på programmene Universitetsstyret fastsetter opptakskapasiteten i programmene og bestemmer regulariteten av programmene Universitetsstyret fastsetter eventuelle adgangsreguleringer Universitetsstyret behandler en årlig rapport om kvalitetsarbeidet, og gir føringer for neste års prioriteringer innenfor dette området. Universitetsstyret kan, uavhengig av kvalitetssikringssystemets bestemmelser, initiere større evalueringer av fagmiljø og/eller programmer Universitetsstyret bestemmer hvilket fakultet som er administrativt ansvarlig for programmet Fakultetets ansvar Fakultetet er faglig myndighet for det samlede emne- og programtilbudet fakultet tilbyr. Fakultetet er ansvarlig for studieprogrammene fyller Nokuts krav til faglig kompetanse i den vitenskapelige staben som underviser på programmet. Fakultetsstyret forvalter de økonomiske ressursene det er tildelt. Dette innebærer: Fakultetet gir innstilling til universitetsstyret om den programportefølje fakultet ønsker å tilby/inngå i Fakultetet fastsetter fag- og studieplan for sine emner og program, og underretter universitetsdirektøren 9

10 Fakultetet vedtar utfyllende bestemmelser til felles forskrifter og retningslinjer Fakultetet vurderer og koordinerer fordeling av undervisningsressurser mellom programmene som er knyttet til fakultetet Fakultetet har beslutningsmyndighet med hensyn til ønsker om deltakelse i andre fakultets programmer når nye program planlegges Fakultetet vedtar endring i studieprogrammene og melder umiddelbart endringene til universitetsdirektøren. Først når universitetsdirektøren melder fra om at endringene er tatt til etterretning, kan endringene tre i kraft Fakultetet har administrativt ansvar for interfakultære program dersom universitetsstyret har besluttet å legge forvaltningen av slike til fakultetet Fakultetene skal føre kontinuerlig tilsyn med kvaliteten i programmene Fakultetet skal kunne iverksette større evalueringer etter behov, eller på oppdrag fra universitetsstyret Fakultetet har ansvar for at undervisningsbudsjettets inntekter og utgifter er i balanse Fakultetet oppretter og nedlegger enkeltemner og årsstudier Fakultetet bestemmer hvilket institutt som er administrativt ansvarlig for et program/årsenhet, hvis det er uenighet om dette Fakultetet bestemmer den faglige styringsordningen for de enkelte program ved sine institutter Fakultetet fastsetter grad av delegering av beslutningsmyndighet til faglig programledelse Ved uenighet om forhold knyttet til utdanningsvirksomheten eller undervisningen som angår flere fakulteter, kan en avgjørelse ankes inn for universitetsstyret Instituttets ansvar Instituttets ansvar er knyttet til faglige spørsmål, deriblant faglig og pedagogisk god kvalitet på undervisningen. Det programansvarlige instituttet skal ivareta helheten i programmet og sikre den tematiske organiseringen av det, uavhengig av den organisatoriske avgrensningen som instituttene og fakultetene representerer. Emnene som inngår i programmet må representere en faglig helhet og en faglig fordypning. Videre forvalter instituttet i samarbeid med fakultetet undervisningsressursene, og er ansvarlig for utvikling av faglig kompetanse i den vitenskapelige stab. Dette innebærer: Instituttet er faglig, økonomisk og personellmessig ansvarlig for de program som hører til dets fagområde, eller som instituttet gjennom vedtak er blitt tildelt Instituttet er faglig ansvarlig for emnene, både de som undervises enkeltvis og i emnegrupper/årsenheter og de som inngår i studieprogrammene Instituttet gir innstilling til fakultetet om den program-, og emneportefølje instituttet ønsker å tilby/inngå i Instituttet samarbeider med andre grunnenheter om forslag til program Instituttet er i dialog med andre institutt som ønsker å benytte seg av emner innenfor instituttets fagområde. I de tilfeller der instituttet får en formell forespørsel fra et fagmiljø om å bidra i et program og instituttet avslår dette, skal avslaget begrunnes. En slik avgjørelse kan etter behandling i fakultetsstyret ankes til universitetsstyret 10

11 Instituttet skal foreslå faglig styringsordning for de utdanningsprogram de tilbyr. Instituttet kan foreslå å ansette en studieleder blant de faglig ansatte på instituttet, som tildeles en tidsressurs til ledelse, avhengig av programmets omfang og studenttall. Alternativt kan instituttleder foreslå å opprette programstyrer med medlemmer som har ansvar for viktige deler av programmet. Programstyrene skal ledes av instituttleder eller den han/hun bemyndiger Instituttet har ansvar for å sikre faglig god kvalitet i de emnene som inngår i programmet, vurdert ut fra helheten emnene skal inngå i Instituttet disponerer undervisningsressursene innenfor den ramme fakultetet har satt. Dette skal skje i en avveining mellom den ansattes egne interesser og institusjonens beste. Denne oppgaven omfatter også planlegging av kompetanseutvikling og nyansettelser ved instituttet, jamfør også Nokuts krav Instituttet er ansvarlig for å drive kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av egen undervisning med utgangspunkt i de føringer som er fastsatt i kvalitetssikringssystemet for Universitetet i Tromsø Instituttet skal behandle kvalitetsrapportene for de programmene de deltar i, og følge opp de tilbakemeldinger som gis fra studentene, fakultetet og universitetsstyret Faglig programledelse Alle utdanningsprogram ved Universitetet i Tromsø skal være underlagt en faglig programledelse. Fakultetet bestemmer etter innstilling fra instituttet hvilken ordning som skal gjennomføres for hvert enkelt program. Faglig programledelse innebærer ansvar for å fremme og koordinere en faglig utvikling av programmet, og se til at det er etablert egnede evalueringsmetoder i emnene som inngår, ut fra en vurdering av helheten i programmet. Programledelsen har en koordinerende og rapporterende funksjon for sitt program, og skal se til at programmet har en faglig helhet og en faglig fordypning samt ivareta undervisningskvaliteten Programledelsen skal behandle saker og fatte vedtak om mindre endringer, vedrørende planlegging, revisjon og gjennomføring av studiet Programledelsen skal behandle saker og fremme forslag til instituttet om vesentlige endringer vedrørende planlegging, revisjon og gjennomføring av studiet Programledelsen har ansvaret for å organisere undervisningsvirksomheten og det pedagogiske arbeidet Programledelsen skal sørge for at planlegging og evaluering gjennomføres i henhold til kvalitetssikringssystemets bestemmelser Programledelsen skal sørge for at emner og program evalueres i henhold til kvalitetssikringssystemets bestemmelser Programledelsen har ansvaret for oppfølging og tilbakemelding til studentene på evalueringer Programledelsen skal påse at lover, forskrifter, reglement og andre bestemmelser for utdanningen blir fulgt Programledelsen skal påse at kvalitetssikringssystemets bestemmelser blir fulgt 11

12 Programledelsen er ansvarlig for at de budsjettmidler som særskilt avsettes til programmet blir anvendt ut fra faglige prioriteringer og innenfor de rammer som er satt Programledelsen er ansvarlig for faglige vurderinger ved opptak av studenter Programledelsen har ansvaret for at studentenes tilbakemeldinger undervegs i studiet blir fulgt opp fortløpende Programledelsen skal se til at det eksisterer relevante tilbud om utvekslingsopphold ved utenlandsk lærested Programledelsen skal fremme forslag til eksterne sensorer overfor instituttet Programledelsen skal se til at det finnes ordninger som styrker det faglige og sosiale nettverket blant studentene innenfor programmet Programledelsen skal utarbeide en årlig rapport om kvaliteten og gjennomføringen av programmet (kvalitetssikringsrapport). I rapporten foreslås kvalitetsforbedringer som legges til grunn for planleggingen av neste studieår eller for neste studentkull i henhold til de føringer som blir fastsatt i kvalitetssikringssystemet. Resultatet av tidligere tiltak skal også vurderes i rapporten. 12

13 Vedlegg 1 Mandatet for arbeidsgruppa Bakgrunn Styrene for Høgskolen og Universitetet sluttbehandlet våren 2008 flere saker knyttet til organiseringen av den nye institusjonen etter , herunder overordnet strategi, styring og ledelsesprinsippene for de tre nivåene, og fakultetsinndelingen. Detaljene med hensyn til organiseringen av nivå tre vil bli utredet av fakultetene høsten 2008, og vedtas av institusjonsstyrene. Utdanning er ett av tre hovedvirksomhetsområder for Universitetet i Tromsø. Utdanningsvirksomheten må organiseres, styres og ledes slik at kvaliteten i undervisningen og programmene ivaretas. Utdanningsvirksomheten må også drives mest mulig kostnadseffektivt. Avklaring av arbeids- og ansvarsområdene knyttet til utdanningsvirksomheten blir viktig. Dette gjelder mellom ulike lederstillinger, mellom ulike organ og mellom ulike nivå i organisasjonen. Universitetet i Tromsø innførte i forbindelse med Kvalitetsreformen i 2003 programstyrer med en faglig rolle for å koordinere og kvalitetssikre programmene. Spesielt koordineringsbehovet for tverrfakultære program ble vektlagt ved etableringen. Instituttene og fakultetene har imidlertid det formelle faglige ansvaret og også ansvaret for økonomi- og personalforvaltning. Programstyrene ble ikke gitt beslutningsmyndighet med mindre fakultetsstyrene delegerte slik myndighet til dem. Høgskolen i Tromsø har åremålansatte studieledere, med totalansvar for sine program (fag, økonomi og personal). Statlig gitte rammeplaner legger overordnede føringer for innholdet i de fleste studieprogrammene ved høgskolen. Studieleder er en egen stillingskode i stillingskodeverket. Prosess For å utrede saken, ble det etablert ei arbeidsgruppe sammensatt av faglig og administrativt ansatte fra begge institusjoner, og studentrepresentanter. Følgende personer ble oppnevnt: Professor Nils Erik Huseby, UiT, leder Professor Derek Clark, UiT Assisterende universitetsdirektør Ingrid B. Salvesen, UiT Studieleder Nanna Hauksdottir, HiTø Førsteamanuensis Are Sydnes, HiTø Student Pernille Gjernes Bilde, HiTø Student Astrid Smidt, UiT Sekretær for gruppa har vært rådgiver Morten Sætran. Kontorsjef Randi Meleng, UiT, har bistått sekretæren på noen av møtene. Mandat Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til en felles ordning som sikrer kvaliteten i programmene som helhet og som også sikrer effektiv og rasjonell styring og ledelse av utdanningsprogrammene ved universitetet etter Arbeidet må ta utgangspunkt i de reglement og instrukser som i dag foreligger for instituttene og 13

14 fakultetene, for programstyrene og for studielederne og avdelingene ved universitetet og høgskolen, herunder kvalitetssikringssystemenes beskrivelser av gradsforvaltningen og studieplanarbeidet. Eventuelle økonomiske implikasjoner av forslagene må også utredes. Hovedpunktene: 1. Avklare og beskrive en framtidig arbeids- og ansvarsdeling mellom myndighetsnivåene (institusjon, fakultet, institutt, eventuelt programstyrer/studieutvalg og studieledere). 2. Avklare og beskrive daglig styring og ledelse av programmene. Fastsette ansvarsforhold knyttet til kvalitetssikring/evaluering og oppfølging av studentene. Arbeidsgruppa må levere sin rapport innen Rapporten vil etter høring bli behandlet av styringsgruppa for fusjonsprosessen. Institusjonsstyrene fatter endelig vedtak. Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene. 14

15 Vedlegg 2 Kartlegging av praksis Arbeidsgruppa besluttet å gjennomføre runde med innhenting av informasjon om dagens praksis for styring og ledelse av utdanningsprogrammene ved begge institusjonene. Arbeidsgruppa besluttet å sende følgende spørsmålene til dekaner ved HiTø og prodekaner ved UiT, et utvalg av studieledere ved HiTø og noen programstyreledere ved UiT. Spørsmålene er også sendt de seks studiesjefene på fakultetene ved UiT. Til dekaner og studieledere ved HiTø og prodekaner og programstyreledere ved UiT Styring og ledelse av studieprogrammene Arbeidsgruppa som skal avklare og beskrive framtidig arbeids- og ansvarsdeling mellom myndighetsnivåene institusjon, fakultet, institutt, programstyre/studieutvalg og studieledere har i møte besluttet å innhente informasjon fra fakulteter og avdelinger som grunnlag for det videre arbeid. I den forbindelse ber vi om tilbakemelding på følgende spørsmål: 1. Hvordan vil du beskrive at den faktiske styring og ledelse av studieprogrammene skjer hos dere? (se dette uavhengig av formell arbeidsdeling mellom fakultet, institutt og programstyret ved UiT og avdeling og studieleder ved HiTø) Skill gjerne mellom faglig og administrativ ledelse. 2. Hvem er ansvarlig for å organisere undervisningsaktiviteten knyttet til programmet? 3. Hvem vil du si utøver den daglige ledelse av studieprogrammene? 4. Har du forslag til hvordan styring og ledelse av studieprogrammene bør være organisert i det nye universitetet? 5. Hvilken funksjon har du? (dekan/prodekan, studieleder, programstyreleder) 6. Hvilket studieprogram har du? Sammendrag av tilbakemeldinger fra høgskolen Studielederne ved AFH har et klart definert ansvar for sitt program, for fag og fagutvikling, faktisk og praktisk undervisningsorganisering, økonomi og personalutvikling. Studieledere ved program hvor det ikke er satt av 100% ressurs til lederoppgavene, underviser i resten av stillingen. De spurte er fornøyd med denne ordningen. Studieleder for videreutdanningene innenfor sykepleie viser detaljert hvordan faglig dedikerte studieledere tar hånd om den faglige styringen og det faglige utviklingsarbeidet på sine program. Hun tilrår at ansvar og reell myndighet følges ad. Ansvarsdelingen er litt ulikt definert mellom avdelingene. Ved AFI ledes alle programmene av dekan, men den daglige oppfølging er delegert til studieansvarlig for hvert program. Studieansvarlig organiserer undervisningsaktivitetene, og utøver den daglige ledelse av programmet, men har ikke samme personal- og økonomiansvar som studielederne ved AFH. 15

16 Ved AFL har også studielederne et stort ansvar innenfor alle områdene (fag, økonomi, personal), men ansvaret utøves også samlet i en ledergruppe hvor adm.leder og studieadministrativ rådgiver inngår, sammen med avdelingens dekan. Studielederne har ansvaret for den daglig drift innenfor sine program. De er fornøyd med ordningen. Sammendrag av tilbakemeldinger fra universitetet Ved universitetet er programmene svært ulikt organisert, og styres og ledes på ulike måter, avhengig av størrelse (studenttall) og faglig kompleksitet (ett eller flere institutt eller tverrfakultære program). Programstyrer er opprettet for alle program, formelt godkjent av fakultetsstyrene. Fagmiljø som leverer emner på et program er vanligvis representert i programstyrene. Organiseringen av undervisningsaktivitetene gjøre av det administrative personalet. Ettersom instituttene eier emnene kommer mange innspill til nye emner og andre faglige initiativ fra de enkelte lærerne eller fra faggruppene. Arbeidet innenfor instituttene, med instituttleder som ansvarlig, er viktig, instituttlederne har mulighet til å engasjere seg i utviklingsarbeidet. Det symbiotiske forholdet mellom programstyre og institutt fungerer ofte godt, viser tilbakemeldingene. Tverrfakultære program har vist seg å være spesielt utfordrende, og faller mellom flere stoler pga manglende avklart eierskap. Oppfølging av problematiske forhold som er anskueliggjort gjennom evalueringer har i noen tilfeller strandet pga uavklarte ansvarsforhold og mange eiere til programmet. En programstyreleder foreslår å la programstyrene få midler til studentrekruttering og kvalitetsremmende tiltak. Noen i spørreundersøkelsen peker på at skillet mellom administrativt og faglig ansvar ikke godt nok avklart, og varierer dessuten mellom program. Innholdet i faglig ansvar må defineres bedre. 16