Rammeavtale på datautstyr med programvare og tilhøyrande konsulenttenester for

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale på datautstyr med programvare og tilhøyrande konsulenttenester for Kvam herad Jondal kommune Tilbodsfrist: kl.: 12:00 Merk anbodet med: «Sak 16/1389 Tilbod rammeavtale på datautstyr med programvare og konsulenttenester» Avtaleperiode: opsjon 1 år + opsjon 1 år Open anbodskonkurranse, FOA del I og III

2 Innhaldsliste 1 OPPDRAGET OPPDRAGSGJEVAR KONTAKTPERSON(AR) HJÅ OPPDRAGSGJEVAR DOKUMENT I KONKURRANSEN ANSKAFFINGA FØREMÅL AVTALEPERIODE OG OPSJON KONKURRANSEN KUNNGJERING REGELVERK OG INNKJØPSPROSEDYRE PLANLAGT FRAMDRIFT SPRÅK KOMMUNIKASJON OG SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET ENDRING I KOKURRANSEGRUNNLAGET TILBYDAREN SINE DELTAKINGSKOSTNADAR ALTERNATIVE TILBOD ELLER DELTILBOD TILBYDAREN SINE ATTERHALD OG AVVIK TILBAKEKALLING AV TILBOD RETUR AV TILBOD KONFIDENSIALITET INNSYN GJENNOMFØRING AV KJØP INNANFOR RAMMEAVTALAR KONTRAKTSVILKÅR KRAV TIL TILBODET TILBODSFRIST LEVERINGSMÅTE OG LEVERINGSADRESSE FORMKRAV OG STRUKTUR KVALIFIKASJONSKRAV BRUK AV UNDERLEVERANDØRAR/SAMARBEIDSPARTNARAR KRAV TIL ORGANISATORISK OG JURIDISK STILLING OBLIGATORISKE KRAV KRAV TIL ØKONOMISK OG FINANSIELL KAPASITET BESTILLING, FAKTURERING OG BETALING TEKNISKE OG FAGLEGE KVALIFIKASJONAR TILDELINGSKRITERIUM OG EVALUERING TILDELINGSKRITERIUM EVALUERINGSMETODIKK OPNING, EVALUERING OG AVSLUTNING AV KONKURRANSEN OPNING AV TILBODET AVVISING AV TILBOD AVLYSING AV KONKURRANSE MELDING OM VAL AV LEVERANDØR(AR) KLAGE Side 2 av 14

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgjevar Kvam herad, Jondal kommune og Kvam kraftverk AS, etter dette kalla KH, JK og KK, inviterer til open anbodskonkurranse i samband med rammeavtale for levering av datautstyr med programvare og tilhøyrande konsulenttenester. 1.2 Kontaktperson(ar) hjå oppdragsgjevar Kontaktperson(ar) i Kvam herad: Hans C. Berstad IKT leiar E-post: hcbe@kvam.kommune.no Anita Hesthamar Stabs- og økonomisjef E-post: anhe@kvam.kommune.no 1.3 Dokument i konkurransen Konkurransegrunnlaget består av følgjande dokument: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Innhald Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) Tilbodserklæring Tilbydaren sine atterhald og avvik Prisskjema og eit utval av varer og tenester til konkurransegrunnlag som skal prissetjast. Standard avtale for IT Tilsagnsbrev frå Jondal kommune Tilsagnsbrev frå Kvam Kraftverk Side 3 av 14

4 2 ANSKAFFINGA 2.1 Føremål KH, JK og KK ynskjer 3 parallelle rammeavtaler med leverandørar på datautstyr med programvare og tilhøyrande konsulenttenester. Kvam Herad vil tinga hjå den rammeavtaleleverandøren som til ei kvar tid har det beste tilbodet på vegne av KH, JK og KK. Med programvare meinest t.d. Citrix og Vmware. Det vil seia, programvare som ikkje er knytt til fagområder eller Microsoft. Oppdragsgjevar kan i kortare eller lengre periodar ha behov for kjøp av konsulenttenester til t.d. rådgjeving og prosjektleiing knytt til både maskinvare og programvare. Tilbydar må difor ha kompetanse på produkt oppdragsgjevar nyttar, som omfattar dei store internasjonale datautstyrsleverandørane. Status per juli 2016 Kvam herad driftar i dag datautstyr og nettverk for eigen organisasjon i tillegg til JK og KK. Per i dag er det ca brukarar totalt for KH, JK og KK i administrative nettverk og skulenett. Desse brukarane er spreidd på mange ulike geografisk plasserte lokasjonar. Nokre av brukarane er òg i lukka soner. KH, JK og KK nyttar løysingar som i hovudsak er pc-basert, men har og ipad og tynne klientar. KH, JK og KK har ei standardisert Citrix Presentation-løysing samt berbare og stasjonære pc-ar med for tida win.7. Programvare til desse vert distribuert via system center for alle sentrale applikasjonar og alle brukarar i adm.nettet. På adm.nettet får brukarane tilgang til internett (Iexpl.), intranett, MS Office 2013, e-post (Outlook/Exchange/), sakarkiv og regnskap/lønn. Det er og noko bruk av skytenester som Office 365. Oppdragsgjevar har for det meste HP og Lenovo som pc-utstyr. Skrivarar og anna mindre utstyr er i hovudsak frå HP. Det meste av skrivarar har oppdragsgjevar gjennom ein eigen leasing-avtale. KH, JK og KK har pr. i dag standardisert på HP Blade-løysing kopla saman med HP 3Par San, med VMVARE. Når det gjeld nettverk og svitsjar nyttar reibandsavdelinga i Kvam kraftverk AS Cisco. Kommunane sine nettverk er HP- basert. Kjøp av datautstyr med programvare og konsulenttenester vert som regel gjort som enkeltkjøp, men det førekjem og samlekjøp som til dømes klassesett av nettbrett og berbar pc. Verdien er mellom 2 3 millioner kroner per år. Omfanget for kommunane avheng av politiske vedtekne budsjettrammer, som kan endra seg i kontraktsperioden. Side 4 av 14

5 2.2 Avtaleperiode og opsjon Rammeavtalen skal ha ei lengd på 2 år frå underskriven kontrakt. I tillegg skal oppdragsgjevar ha opsjon på å kunne forlengja avtalen i ytterlegare 2 år, 1 år av gongen. Total avtaleperiode skal maksimum vera 4 år. Estimert oppstartsdato er 1. oktober Opsjon vert automatisk løyst ut ved avtaledato. Dersom opsjon ikkje skal løysast ut, skal oppdragsgjevar melda dette skriftleg til leverandørar sine kontaktpersonar minimum 3 månader før avtaledato. Side 5 av 14

6 3 KONKURRANSEN 3.1 Kunngjering Konkurransen er kunngjort i TED- og DOFFIN-databasen ( for offentlege innkjøp på dato oppgitt under punkt Regelverk og innkjøpsprosedyre Konkurransen er regulert av lov om offentlege anskaffingar av 17. juni 2016, med tilhøyrande forskrifter, spesielt forskrift om offentlege anskaffingar del I og III. Det vert oppfordra til at dei enkelte tilbydarane gjer seg kjent med rammevilkåra for offentlege innkjøp. Informasjon om regelverket, forskrift og vegleiing finn de her: (LOA) (FOA) (VOA) Konkurransegrunnlaget er basert på prosedyren open anbodskonkurranse etter FOA 14-1(1). Dette inneber at alle interesserte leverandørar kan gje tilbod, og at det ikkje er tillete å forhandla på grunnlag av dei innleverte tilboda. jf. lov av 17. juni nr. 73 om offentlige anskaffingar, oppdatert forskrift om offentlige anskaffingar med verknad frå Planlagt framdrift Oppdragsgjevaren har lagt opp til følgjande tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjering i DOFFIN / TED Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbodsfrist :00 Tilbodsopning :00 Tilbodsevaluering Veke Melding om tildeling Veke Utløp karenstid 10 dagar etter tildeling Kontraktsinngåing Veke Vedståingsfrist 90 dagar frå tilbodsfrist 3.4 Språk Alle dokument og all kommunikasjon som omhandlar denne konkurransen skal vera/gå føre seg på norsk. Det vert gjort merksam på at det same kravet også vil gjelda i gjennomføringa av rammeavtalen. Side 6 av 14

7 3.5 Kommunikasjon og spørsmål til konkurransegrunnlaget Kommunikasjon skal gå føre seg pr. e-post til oppdragsgjevaren sin(e) kontaktperson(ar) som oppgitt i pkt. 1.2, med kopi til innkjøpsansvarleg Jan Aril Sivertsen, epost: jansiv@kvam.kommune.no, på språk i samsvar til språkkrava i pkt Ingen andre personer enn oppdragsgjevar sin kontaktperson har mynde til å svara på vegne av oppdragsgjevaren i samband med denne konkurransen. Svar på ein eventuell førespurnad vil bli anonymisert og sendt ut til alle som har registrert interesse for konkurransen i Doffin/TED. 3.6 Endring i konkurransegrunnlaget Innan utløp av tilbodsfristen har oppdragsgjevar rett til å gjera rettingar, suppleringar og endringar av konkurransegrunnlaget som ikkje er vesentlege, jf. FOA 17-2(1). Informasjon om eventuelle rettingar mv. vert meddelt gjennom Dersom oppdragsgjevaren vurderer at det er naudsynt med utvida tilbodsfrist grunna rettingar, endringar og/eller suppleringar vil dette bli kommunisert til alle som har registrert interesse for konkurransen i Doffin. 3.7 Tilbydaren sine deltakingskostnadar Kostnadar som tilbydaren pådreg seg i samband med utarbeiding, levering, og oppfølging vil ikkje verta refundert. Deltaking vil ikkje på nokon måte forplikta oppdragsgjevaren til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvera oppdragsgjevaren i økonomiske forpliktingar. 3.8 Alternative tilbod eller deltilbod Det vil ikkje verta opna for levering av alternative tilbod i konkurransen. Tilbydarar kan ikkje levera tilbod som berre omfattar deler av omfanget i kontrakten. 3.9 Tilbydaren sine atterhald og avvik Tilbod som inneheld vesentlege atterhald til eller avvik frå konkurransegrunnlag og/eller kontrakt vil verta avvist. Atterhald og avvik skal opplysast presist og eintydig slik at oppdragsgjevaren kan evaluera tilbodet utan å ta kontakt med tilbydaren. Atterhald og avvik skal på ein klår og presis måte referera til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og/eller kontrakt. Alle atterhald og avvik skal takast inn i eit eige fylgjeskriv. Sjå vedlegg 2 - Tilbydaren sine atterhald og avvik. Side 7 av 14

8 3.10 Tilbakekalling av tilbod Tilbod kan tilbakekallast eller endrast inntil utløpet av tilbodsfristen. Tilbakekalling skal skje skriftleg. Endring av tilbodet er å rekna som eit nytt tilbod Retur av tilbod Oppdragsgjevar returnerer ikkje innsendte tilbod Konfidensialitet Informasjon som partane blir kjent med i samband med konkurransen og gjennomføringa av kontrakten skal behandlast konfidensielt, og ikkje gjerast tilgjengeleg for utanforståande utan etter samtykke frå den andre parten. Teieplikta er likevel ikkje meir omfattande enn det som følgjer av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarande sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova., sjå pkt. 6.2 nedanfor Innsyn Inntil val av leverandør er gjort kan det nektast innsyn i tilbod og innkjøpsprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at val av leverandør er gjort er tilbod og protokollar som utgangspunkt opne for innsyn. Det er likevel gjort nokre unntak frå innsynsretten i offentleglova. Av desse unntaka er unntaket for innsyn i opplysningar som er underlagt teieplikt i lov eller i medhald av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbydarane skal levera ei oversikt over kva opplysningar dei meiner er unntatt innsyn, samt signera eigenerklæring på at oppdragsgjevaren er fritatt frå teieplikt i forhold til opplysningar som ikkje er særskilt identifisert som teiepliktige i tilbydaren si opplisting. Ved krav om innsyn skal oppdragsgjevaren gjera ei konkret og sjølvstendig vurdering av kor vidt opplysningane tilbydaren har lista opp er av en slik art at oppdragsgjevaren pliktar å nekta innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgjevaren er pålagt å følgja prinsippet om meirinnsyn, jf. offentleglova Gjennomføring av kjøp innanfor rammeavtalar Enkeltkjøp opp til kr ,- vert tinga på nettsidene til leverandørane i rammeavtalen hjå den leverandøren som har det beste tilbodet. Enkeltprodukt eller samlekjøp over kr ,- og opp til kr ,- vert gjennomført som minikonkurranse mellom leverandørane i rammeavtalen. Minikonkurransen vert utført ved bruk av e-post og svar kan verta motteke på e-post. Der me finn det tenleg vil leverandørane kunne levere kryptert tilbod og ettersende passord etter tilbodsfrist. Minikonkurranse er underlagt same krav til kvalifikasjon og tildelingskriterie som dette Side 8 av 14

9 konkurransegrunnlaget. Der dette ikkje er tenleg for oppdragsgjevar vert minikonkurranse gjennomført med tildelingskriterier; Pris vektar 50% og Kvalitet vektar 50%. Enkeltprodukt eller samlekjøp over kr vert lyst ut på Doffin som enkeltkjøp. Dersom det ikkje er reell konkurranse på eit produkt vil me vurdera å gå ut med nytt anbod for kjøpet Kontraktsvilkår Kommunane vil nytta følgjande kontrakt som mal : Staten sin standard avtale for it-anskaffingar. Sjå vedlegg 4. Side 9 av 14

10 4 KRAV TIL TILBODET 4.1 Tilbodsfrist Tilbodet skal vera oppdragsgjevaren i hende på adresse oppgitt under pkt. 4.2 seinast innan utløpet av tilbodsfristen. Tilbodsfristen går fram av tabellen under pkt Tilbodsfristen er absolutt. For seint innkomne tilbod vil bli avvist. Tilbydarane ber all risiko for feil eller forseinkingar i sendinga. 4.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbodet kan leverast enten pr. post eller ved hjelp av bod eller ved personlig oppmøte innanfor opningstida (kl. 09:00-15:00) til adressa under: Kvam herad Grovagjelet Norheimsund 4.3 Formkrav og struktur Tilbodet vil vera uttømande grunnlag for evaluering basert på tildelingskriteria. Tilbydaren er sjølv ansvarleg for at alle kvalifikasjonskrav, tildelingskriterium og andre krav i konkurransen vert svart på og dokumentert. Tilbodet skal leverast skriftleg. E-post er ikkje gyldig leveringsmåte. Tilbodet skal leverast i nøytral, lukka konvolutt som er tydeleg merka med følgjande tekst: Sak 16/ Tilbod - rammeavtale på datautstyr Tilbodet skal leverast i følgjande format: - Ein original papirversjon innsett i perm. Elektronisk kopi av tilbodet levert på CD, DVD eller minnepinne kan leggjast ved papirversjonen, men merk at det er papirversjonen som er einaste gyldige og teljande leveringsmåte i konkurransen. Tilbodet skal innehalda dei elementa som er oppført i tabellen under, og skal organiserast bak nummererte skiljekort eller liknande, i rekkefølgje: Dokumentrekkefølgje Kommentar 1. Tilbodserklæring Vedlegg 1 - Tilbodserklæring 2. Innhaldsliste 3. Leverandøren sitt tilbodsbrev 4. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav Sjå konkurransegrunnlag kap Dokumentasjon knytt til tildelingskriterium Sjå konkurransegrunnlag kap Signert prisskjema Vedlegg 3 - Prisskjema 7. Eventuelle atterhald og avvik Vedlegg 2 Atterhald og avvik 8. Eventuell annan relevant informasjon Side 10 av 14

11 5 KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrava er absolutte krav. Manglande oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføra avvising frå konkurransen, jf. FOA Tilbodne kvalifikasjonar må oppretthaldast i heile avtaleperioden. 5.1 Bruk av underleverandørar/samarbeidspartnarar Dersom tilbydaren ønskjer å støtta seg på underleverandørar eller samarbeidspartnarar for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 7.4, og/eller krav til tekniske og faglege kvalifikasjonar, jf. pkt. 7.5, skal tilbodet innehalda naudsynt dokumentasjon knytt til underleverandør eller samarbeidspartnar. I slike tilfelle skal kvalifikasjonssøknaden også innehalda ei signert forpliktingserklæring, samarbeidsavtale eller liknande som stadfestar at tilbydaren vil ha rådigheit over de naudsynte ressursane. 5.2 Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav Tilbydaren skal vera eit lovleg etablert føretak. Dokumentasjon Norske tilbydarar: Firmaattest Utanlandske tilbydarar: Stadfesting på at tilbydaren er registrert i bransjeregister eller føretaksregister i samsvar med lovgjevinga i det landet kor tilbydaren er etablert. 5.3 Obligatoriske krav Krav Tilbydaren skal ha ordna forhold med omsyn til betaling av skatt, arbeidsgjevaravgift og meirverdiavgift. Dokumentasjon Attest for skatt og meirverdiavgift. Attesten skal ikkje vere eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfristen. Attesten er elektronisk i Altinn. Gå inn på Skatteetaten.no for nærare informasjon. For utanlandske tilbydarar: Utanlandske tilbydarar må leggja fram tilsvarande attestar frå sine land som viser at dei har ordna skatte- og avgiftsforhold. Side 11 av 14

12 5.4 Krav til økonomisk og finansiell kapasitet Krav Tilbydar skal ha tilstrekkeleg finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Dokumentasjon Kredittvurdering/rating, ikkje eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfristen, som baserar seg på siste kjente regnskapstal. Ratinga skal vere utførd av offentleg godkjent kredittvurderingsinstitusjon. 5.5 Bestilling, fakturering og betaling Krav Tilbydar leverer ei nettløysing for bestilling på norsk språk. Tilbydar skal levera faktura på elektronisk handelsformat (EHF) til kvar av selskapa. (KK, JK og KH). Betalingsvilkår 30 dagar frå leveringsdato Bekreft med ja/nei 5.6 Tekniske og faglege kvalifikasjonar Krav Tilbydar må ha tilstrekkeleg tekniske og faglege kvalifikasjonar til å sikra ein god gjennomføring av oppdraget i samsvar med kontrakten. Tilbydar må ha tilstrekkeleg produktomfang frå store internasjonale datautstyrleverandørar Dokumentasjon a. Tilbydar skal leggja ved oversikt over føretaket sin totale bemanning og bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan). b. Tilbydar skal leggja ved ei liste med referansar på minst 3 relevante leveransar siste 3 år Tilbydar skal gje demo-tilgang til nettbasert varekatalog. Med bakgrunn i den informasjonen som ligg i dokumentasjonen som nemnt ovanfor, kan ein tilbydar verte vurdert til ikkje å vere kvalifisert for dei aktuelle oppgåvene. Manglande vedlegg kan føre med seg at leverandøren sitt tilbod vert avvist. Dei same dokumentasjonskrava gjeld eventuelle underleverandørar som inngår i tilbodet. Side 12 av 14

13 6 TILDELINGSKRITERIUM OG EVALUERING Tildeling vert gjort ut frå dei kriteria som oppdragsgjevar legg vekt på ved val av tilbod. Ei samla vurdering av tildelingskriterie vil avgjera kven som vert tildelt kontrakt av dei kvalifiserte tilbydarane. 6.1 Tildelingskriterium Me ynskjer parallelle rammeavtalar med 3 leverandørar. Me vel dei 3 mest fordelaktige leverandørane ut frå følgjande tildelingskriterier: Nr. Tildelingskriterier Vekting Dokumentasjon 1 Pris 60% Vedlegg 3 2 Leveransetid 10% Vedlegg 3 3 Kompetanse 20% Tilbydar legg ved dokument 4 Service og garantiordningar 10% Tilbydar legg ved dokument SUM 100 % Utfyllande informasjon til tildelingskriterier: 1. Pris: Fyll ut skjema i vedlegg 3 for eit estimert utval av årleg kjøp av datautstyr. Prisane skal vera i norske kroner (NOK) utan meirverdiavgift og inklusiv alle kostnader/ avgifter. Oppdragsgjevar ynskjer ikkje vera bunden av utval i priskjema, men oppdragsgjevar forventar at prisar som vert lagt inn i skjema signaliserer nivå for aktuelle produkt/varegrupper i avtaleperioden. Ved å bruka parallelle rammeavtalar og minikonkurransar med 3 leverandørar, forventar oppdragsgjevar at konkurranse-elementet vert ivareteke internt i rammeavtalen, sjølv om spesifikasjonar for datautstyr vert endra. 2. Leveransetid skal fyllast ut i skjema i vedlegg 3 (ja/nei til (vekta) leveringstid innanfor 48 timer) 3. Kompetanse: Tilbydar skal legge ved dokumentasjon av relevante sertifikat som leverandør innehar. Skjønsmessig vurdering. 4. Service og garanti: Tilbydar skal dokumentere returordning og serviceordningar ved feil på produkta. Skjønsmessig vurdering. 6.2 Evalueringsmetodikk I evalueringa av tilboda vert tildelingskriteria nytta for å avgjera kva tilbod som totalt sett er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgjevar. Svara frå tilbydarane på tildelingskriteria vert poengsett frå 0,00 til 10,00, der 10,00 er best. Poenga vert deretter rekna om til score, som tar omsyn til den prosentvise vektinga av tildelingskriteria. Tilbydaren som endar opp med høgast score, har det beste tilbodet. Side 13 av 14

14 7 OPNING, EVALUERING OG AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 7.1 Opning av tilbodet Det vil ikkje bli arrangert offentleg opning. Opning vert gjort av to eller fleire representantar for oppdragsgjevaren i fellesskap og det vert ført eigen opningsprotokoll. 7.2 Avvising av tilbod Avvisingsreglane i FOA kjem til bruk. Tilbydarane vert oppmoda om å gjera seg kjent med desse. 7.3 Avlysing av konkurranse Oppdragsgjevaren kan avlysa konkurransen ved sakleg grunn, jf. FOA 13-1 (1). Som sakleg grunn vert rekna blant anna bortfall av planlagt finansiering, manglande godkjenning frå politisk hald og manglande konkurranse. 7.4 Melding om val av leverandør(ar) Etter at val av leverandør(ar) er gjort vil alle tilbydarane informerast skriftleg om dette. Meldinga vil innehalda namn på kven som er tildelt kontrakt samt ei grunngjeving for valet, jf. FOA 11-14, samt tidspunkt for utløp av karensperioden. 7.5 Klage Tilbydarar kan klaga på val av leverandør. Dersom oppdragsgjevaren finn at tildelingsavgjerda ikkje er i samsvar med tildelingskriteria kan tildelingsavgjerda annullerast fram til kontrakt er signert. Side 14 av 14