Kontrollutvalget i Stavanger INNKALLES TIL MØTE 06. september 2011 kl på Møterom Breiavannet

Transkript

1 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr Kontrollutvalget i Stavanger INNKALLES TIL MØTE 06. september 2011 kl på Møterom Breiavannet SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste 43/11 Godkjenning av protokoll fra møte /11 Rapport fra selskapskontroll i Rogaland Revisjon IKS 45/11 Utkast til prosjektmandat; forvaltningsrevisjon Barnevern 46/11 Oppfølging av revisors merknader knyttet til årsregnskap m/årsmelding 2010 for Stavanger kommune 47/11 Oppfølging av selskapskontroll i Stavangerregionen Havn IKS. 48/11 Oppfølging av rapport fra selskapskontroll i Sørmarka Flerbrukshall IKS 49/11 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport: Tilbudet til utsatte grupper (Rusvern 50/11 Forespørsel om deltagelse i forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Lyse Energi AS 51/11 Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalgets budsjettforslag 52/11 Statusoversikt kontrollutvalgets saker pr. september /11 Evaluering av kontrollutvalgets arbeid i inneværende periode 54/11 Orientering om revisors overordnede revisjonsstrategi for regnskapsåret Behandles for lukkede dører, jfr. KL 31.3 EVENTUELT MELDINGER 7/11 Rapport nr. 3 fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen 6/11 Saksprotokoll - Oppfølging av FR-rapport: Miljø og bærekraftig utvikling Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon , som sms til mobiltlf eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Stavanger, Arnt-Heikki Steinbakk Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet

2 REFERAT-/MELDINGSSAKER Periode: 28. juni september 2011 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 7/ Rapport nr. 3 fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen 6/ Saksprotokoll - Oppfølging av FR-rapport: Miljø og bærekraftig utvikling 2

3 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 049 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2011 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Se vedlagte protokoll fra møtet i kontrollutvalget den 28. juni Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger godkjenner protokollen fra møtet den SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Protokoll fra møte Tilbake 3

4 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2011 RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL I ROGALAND REVISJON IKS Bakgrunn: Kontrollutvalget bestilte våren 2011 selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Rogaland Revisjon IKS. Selskapet eies av kommunene Bjerkreim, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Kvitsøy, Lund, Rogaland Fylkeskommune, Randaberg, Sandnes, Sokndal, Sola, Stavanger og Strand. Alle eierkommunene unntatt Eigersund kommune har deltatt i selskapskontrollen. Formålet har vært å påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskapet, i tillegg til en overordnet forvaltningsrevisjon av utvalgte forhold i selskapet. Nærmere bestemt ble det vedtatt å se nærmere på følgende: Eierskapskontroll: Fører kommunene kontroll med sine eierinteresser i Rogaland Revisjon IKS? o Har kommunene etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Forvaltningsrevisjon: Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Har selskapet en økonomiforvaltning, herunder budsjettrutiner og regnskapsrapportering, som er i tråd med gjeldende lovregler og inngåtte avtaler? Hvordan er finansforvaltningen lagt opp? Overholdes lov om offentlige anskaffelser (dersom denne er aktuell for selskapet)? Saksutredning: Rapporten er nå klar, og legges fram for kontrollutvalgene til behandling. Da denne selskapskontrollen ikke kunne gjennomføres av kommunenes faste revisor som er Rogaland Revisjon IKS, har oppdraget vært utført av ReVisor AS, som er et datterselskap av Hedmark Kommunerevisjon IKS. Da selskapet har kontorene sine på Elverum, har vi funnet det mest praktisk at det legges opp til en felles presentasjon av rapporten for alle kontrollutvalgene som har bestilt denne. Dette er å se på som første del av behandlingen. Det vil ikke foregå noen realitetsbehandling på dette møtet, men vil være anledning til å stille spørsmål og evt. ha en diskusjon rundt rapporten. Endelig behandling der det fattes vedtak vil bli foretatt i første ordinære møte i kontrollutvalget. For orientering om selve rapporten vises det derfor til presentasjonen den 25. august

5 Eierskapskontrollen: ReVisor viser i gjennomgang av eierskapet spesielt for Stavanger kommunes del til siste vedtatte eiermelding. Det pekes for alle eiernes del på at det ikke er vedtatt eierstrategi for selskapet. Sekretariatet er imidlertid kjent med at sistnevnte er under arbeid for alle eierkommunene. På generell basis blir det spesielt følgende forhold kommentert: de fleste eierrepresentantene har ifølge egne uttaler i liten grad fått opplæring om eierstyring flere av eierrepresentantene er kontrollutvalgsmedlemmer. Da vedkommende både får ansvar for tilsyn med revisor og samtidig skal ivareta eierinteressene til kommunen vil dette etter ReVisors vurdering medføre utfordringer knyttet til habilitet (dette gjelder ikke for Stavanger kommune). representantskapets leder bør ikke møte som observatør i styremøtene, da det fort kan bli en blanding av eierrollen og styrerollen. Dette er heller ikke anbefalt i KS eiermelding. ReVisors anbefaling til eierne (representantskapet) er følgende: De eierkommunene som ikke har vedtatt eierstrategi og eller eiermelding, anbefales å legge fram slik sak til politisk behandling. For å sikre at eierrepresentantene etterlever de strategier som er vedtatt, anbefales det å styrke opplæringen knyttet til eierstrategi og eierstyring. Gjennomgangen knyttet til selskapet peker først og fremst på følgende forhold: selskapet gir gjennom sitt regnskap uttrykk for at selskapet er av forretningsmessig karakter i og med at selskapet anses som skattepliktig. På den annen side gir eierne gjennom direkte anskaffelse av revisjonstjenester uttrykk for at selskapet drives i egenregi. styrevervene i selskapet er ikke registrert i styrevervregisteret ReVisors anbefalinger til selskapets styre er følgende: Eierkommunene anbefales å ta stilling til hvorvidt selskapets oppgaver er tildelt i egenregi og hvorvidt selskapet har erverv til formål. Bestemmelser om dette bør tydelig fremgå av selskapsavtalen, eventuelt av vedtektene. Selskapet anbefales å registrere styrerepresentantene i styrevervregisteret i tråd med de krav som stilles av kommunene, jf. 19 anbefalinger til godt eierskap pkt. 16. Forvaltningsrevisjon: Når det gjelder områdene knyttet til forvaltningsrevisjon i selskapet, har selskapet etter ReVisors vurdering etablert tilfredsstillende retningslinjer knyttet til etikk. ReVisor presiserer imidlertid at man ikke har kontrollert i hvilken grad retningslinjene er gjort kjent for ansatte, i hvilken grad de er tema på kontormøter og i hvilken grad retningslinjene faktisk etterleves. ReVisor har heller ikke kommentarer til den gjennomgangen som er gjort når det gjelder rutiner knyttet til arbeidsmiljøet. Det presiseres at man heller ikke her har kontrollert i hvilken grad rutinene er gjort kjent, er tema på kontormøter og ellers etterleves. ReVisor peker videre på at eierne etter deres vurdering har gitt overordnede signaler som til dels omhandler miljøvern. Det pekes spesielt på at en av de største eierne; Stavanger kommune, har hatt 5

6 som mål at alle virksomheter skal være miljøsertifisert innen 2011, selv om dette arbeidet er noe forsinket. Selskapet opplyser imidlertid at det ikke er stilt krav fra eierne mht miljøvern. Dette viser etter revisors vurdering at selskapet ikke fullt ut har tatt hensyn til de signalene som har kommet fra enkelte av eierne, deriblant Stavanger kommune. Revisor har følgende anbefaling knyttet til områdene etikk, arbeidsmiljø og miljøvern. Rogaland Revisjon IKS anbefales å vurdere overordnede krav knyttet til miljøvern i eiermeldingen hos enkelte av eierne, og Stavanger kommune spesielt, og vurdere hvordan disse skal innarbeides i selskapets retningslinjer og rutiner. Etter ReVisors vurdering er behandlingen i av årsregnskap, årsbudsjett og økonomiplanen i samsvar med bestemmelser i lov og forskrift. Økonomiforvaltningen for øvrig er etter ReVisors vurdering tilfredsstillende, og revisjonsdirektøren sørger for jevnlig regnskaps-rapportering til styret i selskapet. ReVisor har derfor heller ikke anbefalinger knyttet til dette punktet. Det samme gjelder for selskapets finansforvaltning, men ReVisor finner likevel her grunn til å peke på at midlene som er opptjent i selskapet i det alt vesentligste er midler fra eier-kommunene. Det er i første omgang styret og representantskapet som må vurdere om midler skal tilbakeføres til / utbetales til eierne, og om opptjent egenkapital i selskapet er tilstrekkelig. ReVisor har til slutt sett på selskapets etterlevelse av regleverk om offentlige anskaffelser, og har ikke funnet signaler på at selskapet ikke etterlever regelverket. Som tidligere nevnt anbefales imidlertid selskapet å ta stilling til hvorvidt selskapet drives i egenregi og eventuelt nedfelle dette i selskapsavtalen. Oppsummert har ReVisor kommet med disse anbefalingene: De eierkommunene som ikke har vedtatt eierstrategi og/eller eiermelding, anbefales å legge fram slik sak til politisk behandling. For å sikre at eierrepresentantene etterlever de strategier som er vedtatt, anbefales det å styrke opplæringen knyttet til eierstrategi og eierstyring. Eierkommunene anbefales å ta stilling til hvorvidt selskapets oppgaver er tildelt i egenregi og hvorvidt selskapet har erverv til formål. Bestemmelser om dette bør tydelig fremgå av selskapsavtalen, eventuelt av vedtektene. Selskapet anbefales å registrere styrerepresentantene i styrevervregisteret i tråd med de krav som stilles av kommunene, jf. 19 anbefalinger til godt eierskap pkt. 16. Rogaland Revisjon IKS anbefales å vurdere overordnede krav knyttet til miljøvern i eiermeldingen hos enkelte av eierne, og Stavanger kommune spesielt, og vurdere hvordan disse skal innarbeides i selskapets retningslinjer og rutiner. Representantskapet og styret har fått anledning til å knytte kommentarer til rapporten. Det samme gjelder eierrepresentantene fra den enkelte kommune. Det har kommet tilbakemelding fra seks av kommunene. Kommentarene finnes i sin helhet som vedlegg i rapportens siste del. Flere av kommentarene går på oppretting av feil i rapporten, noe som er gjort i den versjonen som nå foreligger til behandling. Ellers kan det pekes på følgende kommentarer (utdrag): Revisjonsdirektøren har uttalt at rapporten gir et godt grunnlag for pågående prosess med utvikling av eierstrategi i selskapet. Man forventer at eiernes syn på ramme- betingelser og skattesituasjon vil avklares i løpet av høsten. 6

7 Bjerkreim kommune peker i sin uttalelse på at det er ønskelig å få besvart spørsmålet om hvor stor buffer som er nødvendig i et interkommunalt selskap med 20 ansatte. Sola kommune peker på skatteproblematikken i sin høringsuttalelse, og gir uttrykk for at denne problemstillingen bør drøftes i styre og representantskap. For fullstendig oversikt over innkomne kommentarer vises det til rapporten. Siden revisor er inhabil i denne saken, skal revisor fratre og innta tilhørerplass eller har anledning til å forlate møtet ved behandling av saken. Forslag til VEDTAK: Bystyret i Stavanger tar den framlagte selskapskontrollen av Rogaland Revisjon IKS til etterretning. Rapporten oversendes selskapets styre og eierorgan. Kontrollutvalget får tilbakemelding fra eierne på hvordan rapportens anbefalinger er fulgt opp innen 1. juni SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Rapport Tilbake 7

8 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 F47 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2011 UTKAST TIL PROSJEKTMANDAT; FORVALTNINGSREVISJON BARNEVERN Bakgrunn: Kontrollutvalget ba på møte den 28. juni revisor om å legge fram utkast til prosjektmandat knyttet til barnevern. Utkastet skal bør både være en oppfølging av tidligere rapport som mest var knyttet til økonomiske forhold og en gjennomgang av forhold knyttet opp mot barn i fosterhjem og om barnevernstjenesten yter sine tjenester i tråd med lover og regler. Det bør også ses nærmere på kostnadsutvikling og økonomistyring i barnevernet. Saksutredning: Sekretariatet har mottatt utkast til prosjektmandandat fra Rogaland Revisjon IKS, se vedlegg. Revisor foreslår at prosjektets formål skal være å finne ut hvordan vanskeligstilte ungdom, i overgangen fra barn til voksen, følges opp av Stavanger kommune. Hovedfokus rettes mot barnevernet, men prosjektet vil også undersøke hvordan barnevernet samarbeider med det øvrige tjenesteapparatet. Ut fra dette formålet blir det foreslått å se nærmere på følgende problemstillinger: Hvor stor andel av barnevernets brukere mottar ettervern etter fylte 18, hvilket ettervernstilbud har de, og hvordan har tilbud og antall brukere utviklet seg de siste årene? Hvor stor andel av barnevernets brukere mottar ikke et ettervernstilbud (takker nei eller får avslag) etter at de har fylt 18, og hvilket tilbud har disse? Hvordan fungerer koordineringen av tjenestetilbudet for de som mottar tjenester fra flere enheter, og etter flere lovverk? Hvordan er ansvarsdelingen mellom barnevernet og det øvrige tjenesteapparatet, fra barn til voksen, og hvordan fungerer denne ansvarsdelingen? Hvordan fungerer samarbeidet mellom barnevernet og det øvrige tjenesteapparatet i overgangen fra barn til voksen? Er det noen grupper som faller utenfor, eller som ikke fanges godt nok opp av det kommunale tjenesteapparatet? Kontrollutvalget må ved bestilling ta stilling til om forslaget innbefatter de forhold det er ønskelig å se nærmere på, bl.a. om det er ønskelig å gå nærmere inn på økonomistyring og kostnadsutvikling. Det vises også til revisors avgrensninger i kapitlet om avgrensing og metode. Slik prosjektet nå foreligger, er det kostnadsregnet til 400 timer. 8

9 Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger bestiller forvaltningsrevisjon innenfor Barnevern i tråd med det utkastet til mandat som foreligger, med de eventuelle endringer som kom fram i møtet. SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Tilbake Vedlegg: Utkast til prosjektmandat 9

10 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Enhet: Utarbeidet dato/sign.: /skv Gjennomgått dato/sign.: /BEM Forvaltningsrevisjon Sak: Prosjektmandat Barnevern overgangen fra barn til voksen År: Side: 1 av 3 Bakgrunn Tidligere forvaltningsrevisjoner. I 2007 ble det gjennomført to forvaltningsrevisjoner av barnevernet. Den første var i all hovedsak en evaluering av omorganiseringen av barnevernet, fra en distriktsorganisering til en bydekkende tjeneste. Evalueringen viste at enheten var på vei mot å oppfylle forutsetningene bak omorganiseringen, men at det også forelå et forbedringspotensial innenfor flere områder. Den andre forvaltningsrevisjonen ble gjennomført på bakgrunn av et oppslag i Rogalands Avis, der det ble påstått at fosterbarn ble sviktet av barnevernet i Stavanger. I forvaltningsrevisjonen ble det gjennomført spørreundersøkelser med både fosterforeldre og tilsynsførere. Tilbakemeldingene støttet ikke påstandene i avisen, men tydet på at fosterhjemmene i all hovedsak var godt fornøyde med oppfølgingen fra barnevernet. Vi har nylig gjennomført en tilsvarende undersøkelse i Sandnes kommune, og undersøkelsen i Stavanger fra 2007 står seg godt. Stavanger kommer betydelig bedre ut på alle indikatorene. Nøkkeltall. Sammenlignet med ASSS-kommunene ligger barnevernet i Stavanger litt over snittet når det gjelder netto driftsutgifter pr. barn i barnevernet, men lavere enn Bergen og Trondheim. Stavanger bruker imidlertid en større andel av utgiftene til barn utenfor familien, dette er også en utgiftspost som har økt betydelig fra 2005 til 2010 (42 %). Utgiftsveksten skyldes dels at det har blitt flere barn utenfor hjemmet, og dels at utgiftene pr. barn er høyere i I perioden er det blitt 6 % færre barn med omsorgstiltak (tvang), men 16 % flere barn med tiltak utenfor familien (tvang og frivillig). Dette skyldes i første rekke en økning i antall unge over 18 som mottar etterverntiltak i form av fosterhjem eller lignende. Etterverntiltak skal som hovedregel ikke skal pålegges mot den unges vilje. Dette innebærer at plassering utenfor hjemmet må være et frivillig hjelpetiltak for denne gruppen. Hovedårsaken til at antall tiltak utenfor hjemmet har gått opp mens antall omsorgstiltak har gått ned, er at barnevernets årskull over 18 er langt større enn de nye årskullene. I forrige møte ba Kontrollutvalget Rogaland Revisjon om å utarbeide et mandat for en forvaltningsrevisjon av barnevernet. Barnevern står på plan for forvaltningsrevisjon, og har blitt aktualisert som tema gjennom den såkalte Kampen-saken. Flere av de siktede i Kampen-saken hadde bakgrunn som barnevernsbarn Et sentralt spørsmål her er hvordan kommunen følger opp vanskeligstilte barn, etter at de er blitt voksne. Barnevernet kan, ifølge barnevernloven, tilby etterverntiltak til ungdom som har fylt 18 år. Det er mulig å fortsette med tiltak til den dagen de fyller 23 år. I januar 2011 mottok ca. 120 ungdommer mellom 18 og 23 ettervernstiltak fra barnevernet i Stavanger. Men det finnes også en del som enten takker nei til etterverntiltak, eller får avslag. Disse får gjerne tjenester etter sosialtjenesteloven. Men det er også flere som har rettigheter etter både barnevern- og sosialtjenesteloven, og kanskje også andre lovverk. Disse får tjenester fra flere instanser.

11 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Enhet: Utarbeidet dato/sign.: /skv Gjennomgått dato/sign.: /BEM Forvaltningsrevisjon Sak: Prosjektmandat Barnevern overgangen fra barn til voksen År: Side: 2 av 3 Erkjennelsen av ettervernets betydning har vokst kraftig de siste 5-10 årene, men det er forsket lite på temaet. Pr. i dag er det ikke gjennomført forvaltningsrevisjoner av ettervern i Norge. Formål Formålet med prosjektet er å finne ut hvordan vanskeligstilte ungdom, i overgangen fra barn til voksen, følges opp av Stavanger kommune. Hovedfokus rettes mot barnevernet, men prosjektet vil også undersøke hvordan barnevernet samarbeider med det øvrige tjenesteapparatet. Problemstillinger Hvor stor andel av barnevernets brukere mottar ettervern etter fylte 18, hvilket ettervernstilbud har de, og hvordan har tilbud og antall brukere utviklet seg de siste årene? Hvor stor andel av barnevernets brukere mottar ikke et ettervernstilbud (takker nei eller får avslag) etter at de har fylt 18, og hvilket tilbud har disse? Hvordan fungerer koordineringen av tjenestetilbudet for de som mottar tjenester fra flere enheter, og etter flere lovverk? Hvordan er ansvarsdelingen mellom barnevernet og det øvrige tjenesteapparatet, fra barn til voksen, og hvordan fungerer denne ansvarsdelingen? Hvordan fungerer samarbeidet mellom barnevernet og det øvrige tjenesteapparatet i overgangen fra barn til voksen? Er det noen grupper som faller utenfor, eller som ikke fanges godt nok opp av det kommunale tjenesteapparatet? Revisjonskriterier Følgende kilder til revisjonskriterier kan være aktuelle. De kildene til kriterier som er presentert under er høyst foreløpige, og vil utvikles og presiseres underveis i prosjektet. Barnvernsloven og sosialtjenesteloven. Kommentar: I mange saker vil brukerne som er omtalt i prosjektet ha rettigheter etter begge lovene. Barnvernslovens ettervernbestemmelser (selv om ettervern ikke brukes som begrep her): o 1-3, andre ledd: Når barnet samtykker, kan tiltak som er iverksatt før barnet har fylt 18 år, opprettholdes eller erstattes av andre tiltak som er omhandlet i denne lov inntil barnet har fylt 23 år. Jf. likevel 4-24 tredje ledd. Opphør av tiltak ved fylte 18 år og avslag på søknad om tiltak etter fylte 18 år skal regnes som enkeltvedtak og skal begrunnes ut fra hensynet til barnets beste, jf. 4-1 o 4-15, femte ledd: I god tid før barnet fyller 18 år, skal barneverntjenesten i samarbeid med barnet vurdere om plasseringen skal opprettholdes eller om barnet skal motta andre hjelpetiltak etter fylte 18 år. Dersom barnet samtykker skal barneverntjenesten utarbeide en plan for framtidige tiltak. Planen kan endres. o 9-4, annet ledd: Denne paragrafen presiserer at det statlige barnevernet ikke har ansvar for å dekke utgifter for unge som har fylt 20 år. Disse utgiftene må kommunen selv dekke. I dette ligger det et signal om at barnevernet ikke bør sette opp for dyre og omfattende tiltak for de over 20 år.

12 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Enhet: Utarbeidet dato/sign.: /skv Gjennomgått dato/sign.: /BEM Forvaltningsrevisjon Sak: Prosjektmandat Barnevern overgangen fra barn til voksen År: Side: 3 av 3 Interne retningslinjer og samarbeidsprosedyrer. Det finnes blant annet nylig reviderte retningslinjer og prosedyrer for samarbeid mellom barnevern og helse- og sosialkontor. Eventuelle politiske vedtak, mål og føringer Offentlige føringer, veiledere og lignende Avgrensning og metode Ettervernsbegrepet brukes ikke i barnevernsloven, men er blitt definert slik: Forberedende og støttende arbeid med unge voksne som flytter fra et opphold til institusjon eller fosterhjem til en selvstendig voksentilværelse med tanke på at de skal gjøres i stand til å klare seg selv (Jan Storø, På begge sider av atten, 2001). På bakgrunn av denne definisjonen forstår man ettervern som en prosess i tre faser: Forberedelse, flytting og oppfølging. Dette innebærer at ettervernet ikke starter den dagen ungdommen flytter ut. Arbeidet starter i god tid før det. Formålet med ettervern er å bidra til at ungdommen etter en tid skal kunne klare seg på egenhånd. Det vil med andre ord si at målet er selvstendiggjøring. Prosjektet vil se nærmere på kommunens arbeid mot selvstendiggjøring av vanskeligstilte ungdom, enten det gjøres med hjemmel i barnevernloven, eller med hjemmel i annet lovverk (for eksempel sosialtjenesteloven). I prosjektet kan det bli aktuelt å følge de tre fasene, forberedelse, flytting og oppfølging, og knytte koordineringen og samhandlingen opp mot disse fasene. Dette innebærer at målgruppen i denne forvaltningsrevisjonen blir ungdom/unge voksne i alderen Årsaken til at det kan bli aktuelt å ta med barn helt ned i 16-årsalderen er at ettervernets forberedende fase kan starte opp til to år før barnet blir myndig. Det kan bli aktuelt å avgrense prosjektet til overgangen for barn kommunen har overtatt omsorgen for, og som har bodd i fosterhjem eller institusjon. I praksis mottar også en del barn som har hatt hjelpetiltak frem til de er atten, ettervern fra barnevernet. Men hoveddelen av ettervernsbrukerne er de kommunen har overtatt omsorgen for, og som ikke har en familie som kan gi dem tilstrekkelig støtte og veiledning. I prosjektet kan det bli aktuelt å kombinere flere metoder, som dokumentanalyse, statistisk analyse og kanskje også prosessanalyse. Det blir lagt opp til å gjennomføre en rekke intervjuer med barnevern og samarbeidspartnere, brukerorganisasjoner og primærbrukere. Når det gjelder primærbrukere kan det blir aktuelt med gruppeintervjuer/brukerpanel. Rogaland Revisjon er kjent med at dette har fungert godt overfor denne brukergruppen ved andre anledninger. Det kan aktuelt å kombinere gruppeintervjuer med enkeltintervjuer, men dette blir det tatt stilling til underveis. Omfang Prosjektet utarbeides under ledelse av fagansvarlig forvaltningsrevisjon Bernt Mæland. Det forutsettes et tett samarbeid med representanter for kommunen. Ettersom ettervern er relativt upløyd mark er det knyttet en del usikkerhet til datainnsamlingens omfang. Tidsanslag til prosjektplanlegging, kartlegging, analyser og rapportering er ca. 400 timer.

13 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 210 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2011 OPPFØLGING AV REVISORS MERKNADER KNYTTET TIL ÅRSREGNSKAP M/ÅRSMELDING 2010 FOR STAVANGER KOMMUNE Bakgrunn: Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. I revisjonsberetningen for hadde revisor presisert at kommunen i løpet av året ikke har hatt tilstrekkelig med skattetrekksmidler på bundet bankkonto slik skattebetalingslovens 5-12 krever. Det er i tillegg tatt forbehold om at kommunen ikke har etablert rutiner for oppdatering av eiendomsoversikter. Det er derfor ikke mulig å konstatere om alle eiendommer er med i balansen, om deler av balanseførte eiendommer eksisterer eller om eiendommer er oppført i balansen til riktig verdi. Eventuelle avvik vil ikke ha betydning for netto driftsresultat. Denne presiseringen ble også gitt i revisjonsberetningen for Kontrollutvalget fattet i forbindelse med sak om godkjenning av regnskap og årsmelding for 2010 slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget i Stavanger har ingen kommentarer til det framlagte årsregnskapet for 2009 med noter og revisjonsberetning ut over det som framgår av revisjonsberetningen og revisors årsoppgjørsnotat. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen gi tilbakemelding innen 1. oktober 2010 på hvordan en vil følge opp revisors presisering og forbehold i revisjonsberetningen for regnskapsåret 2009, jfr. Forskrift om kontrollutvalg 8. I tillegg til ovennevnte, har kontrollutvalget også merket seg andre forhold i revisors årsoppgjørsnotat, og fattet følgende vedtak : 1. Kontrollutvalget i Stavanger har følgende kommentarer til det framlagte årsregnskapet for 2010 med noter og revisjonsberetning: Kommunen har ikke etablert rutiner for oppdatering av eiendomsoversikter. Revisor kan derfor ikke konstatere om alle eiendommer er med i balansen, om deler av balanseførte eiendommer eksisterer, eller om eiendommer er oppført i balansen med riktig verdi. Kommunen har i løpet av året ikke hatt tilstrekkelig med skattetrekksmidler på bundet bankkonto slik skattebetalingsloven krever. Utbyggingsavdelingen har mangelfulle rutiner for oppdatering av sin egen eiendomsoversikt. Denne viser dessuten helt andre verdier for tomtene enn kommunens balanse. 10

14 Selvkostregnskap for renovasjon viser et underskudd på 4,8 mill. kr., hvor 0,6 er brukt opp av fond. Resten må dekkes inn med gebyrinntekter over de neste år. 2. Kontrollutvalget merker seg at det er avdekket få mislighetssaker i kommunen. 3. Kontrollutvalget ber rådmannen gi tilbakemelding innen 1. september 2011 på hvordan en vil følge opp revisors presisering og forbehold i revisjons-beretningen for regnskapsåret 2010, jfr. Forskrift om kontrollutvalg 8. Saksutredning: Stavanger kommune var gitt frist for tilbakemelding til 1. september, dette var sett opp mot opprinnelig møtedato, som var 13. september. Vi har fått opplyst at de av kapasitetsmessige grunner må holde seg til opprinnelig frist. Tilbakemelding var derfor ikke mottatt ved utsending av sakene. Forslag til Kontrollutvalget i Stavanger VEDTAK: SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Tilbake Vedlegg: Brev av xx.xx

15 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2011 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL I STAVANGERREGIONEN HAVN IKS. Bakgrunn: Kontrollutvalget behandlet i november 2010 rapport fra selskapskontroll i Stavanger Interkommunale Havn IKS. Rapporten er behandlet av bystyret i januar 2011, der det ble fattet følgende vedtak: Saksutredning: Rapportens konklusjoner og anbefalinger var: Til selskapet: Selskapet bør utarbeide en økonomiplan for morselskapet (IKS et). Dette er et lov-krav iht. IKS-lovens 20. Det bør vurderes om en økonomiplan skal utarbeides for hele konsernet. Styret bør foreta en skriftlig egenvurdering. Selskapet bør foreta risikovurderinger ved store kjøp i andre selskaper. Selskapet bør arbeide for en mulig endring av leieavtalen for utenriksterminalen i Risavika. Til eierne: Kommunene bør utarbeide en eierskapsstrategi for selskapet. Det anses mest praktisk at denne eierskapsstrategien utarbeides i et samarbeid med alle eierkommunene. Rennesøy kommune bør utarbeide eierskapsmelding med generelle eierstrategier og med årlig eiermøte i kommunestyret om kommunens samlede eierskap. (Gjelder ikke Stavanger) Kommunene bør ha en obligatorisk opplæring av folkevalgte eierrepresentanter. Det samme gjelder også for styreforhold i selskaper. Kommunene bør benytte en valgkomité for styreutnevnelse i selskapet. Valgkomité gjelder i utgangspunktet for hver kommune. Men en samordnet valgkomité med de andre eierkommunene kan vurderes dersom dette er praktisk. Selskapet har i brev av gitt følgende tilbakemelding: Økonomiplanen er vedtatt av styret og representantskapet i april 2011 Styret har til hensikt å foreta egenvurdering i løpet av 2011 Styret har notert seg dette, men det her ikke vært aktuelt med kjøp i andre selskaper så langt i

16 Den inngåtte avtalen løper til 2026 med rett for leietakere til å kreve forlengelse for 10 år om gangen. Avtalen åpner ikke for reforhandlinger. Styret v/styreleder bemerker i tillegg bl.a. at det forut for oppføring av ny utenriksterminal ble foretatt grundige vurderinger knyttet til økonomi og risiko. Det bemerkes også at etablering av havnen ikke utelukkende kan vurderes ut fra bedriftsøkonomiske motiver. Det er også næringsmessige og markedsføringsmessige motiver bak en slik etablering. Det vises ellers til vedlagte tilbakemelding. Når det gjelder anbefalinger til eierne, er sekretariatet ut fra tidligere tilbakemeldinger kjent med følgende forhold når det gjelder Stavanger kommune som eier: Kommunen har startet arbeidet med å utarbeide en eierstrategi for sine selskaper i samarbeid med andre eierkommuner Det går fram av vedtatt eierskapsmelding at kommunen skal tilby grunnopplæring i eierstyring og selskapsledelse som en del av folkevalgtopplæringen Stavanger kommune har i sin eierskapsmelding anbefalt at det benyttes valgkomité for valg av styremedlemmer og at dette vedtektsfestet ved utarbeidelse av eller revidering av eierstrategi/vedtekter i selskap. Det er etter sekretariatets syn gitt tilbakemelding på de punktene som var nevnt i bystyrets vedtak og anbefalingene i rapporten. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger tar styret og eiers oppfølging av rapport fra selskapskontroll i Stavangerregionen Havn IKS til etterretning. Saken videresendes bystyret i Stavanger til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Brev av Tilbake 13

17

18

19 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2011 OPPFØLGING AV RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL I SØRMARKA FLERBRUKSHALL IKS Bakgrunn: Kontrollutvalget behandlet i september 2010 rapport fra selskapskontroll isørmarka Flerbrukshall IKS. Rapporten er behandlet av bystyret i januar 2011, der det ble fattet følgende vedtak: 1. Bystyret i Stavanger tar den framlagte selskapskontrollen i Sørmarka flerbrukshall IKS til etterretning. 2. Anbefalingene overfor eierne følges opp innen september Kontrollutvalget anbefaler at prosjektet følges opp med en ny selskapskontroll når anlegget har kommet i ordinær drift. Saksutredning: Revisor kom med følgende anbefalinger overfor eierne og selskapet: Selskapet: Selskapet bør ansette daglig leder i full stilling. Det bør også ansettes egen økonomisjef. Styret bør utarbeide en styreinstruks og gjennomføre egenvurdering. Eierne: Eierkommunene bør sammen utarbeide eierstrategier for selskapet. Vi anbefaler at det foretas obligatorisk opplæring av de folkevalgte representantene. Dette gjelder både for styrer og eierorganer. Stavanger og Sandnes gir tilbud om dette, men det er ikke obligatorisk. Det kan tenkes at dette er noe som kommunene kan gjøre i felles regi eventuelt også med andre. De kommuner som ikke har registrert sine styreverv på bør prioritere å få utført denne registreringen. Dette gjelder Sandnes og Sola. Sola har mange i registeret, men ikke styremedlemmet i Sørmarka flerbrukshall IKS. Sandnes har ingen oppføringer i styrevervregisteret. Representantskapet bør for hvert år påse at de får behandlet årsregnskapet. Saksutredning: Ut fra tidligere mottatte tilbakemeldinger fra Stavanger kommune som eier, er sekretariatet gjort kjent med at Kommunen har startet arbeidet med å utarbeide en eierstrategi for sine selskaper i samarbeid med andre eierkommuner Det går fram av vedtatt eierskapsmelding at kommunen skal tilby grunnopplæring i eierstyring og selskapsledelse som en del av folkevalgtopplæringen. Det er ikke presisert i eiermeldingen om denne opplæringen skal være obligatorisk eller ikke. 14

20 Representantskapet har i tilbakemelding til annet kontrollutvalg opplyst at det er sørget for årlig behandling av selskapets årsregnskap. Når det gjelder punktene som var nevnt ovenfor styret i rapporten, har vi fått følgende tilbakemelding fra daglig leder: 1. Full stilling daglig leder. Daglig leder har i sin ansettelseskontrakt en stillingsprosent på 60 %. Imidlertid har det vært mulig å skalere opp arbeidsandelen til 100% ved selskapenes behov for dette, etter nærmere avtale. Dette har sammenheng med at Daglig leder har et eget firma som har hatt noe aktivitet fra tiden før ansettelsen. Imidlertid er status denne at daglig leder i hele 2010 har arbeidet i 100% stilling for selskapet, og dette er også situasjonen hittil i Selskapet har gjort en tillegsavtale med daglig leder om at det vil være behov for tilnærmet 100% arbeidskapasitet frem til og med april Det er en åpning i denne avtalen for daglig leder å utføre noe arbeide i sitt selskap hvis dette er nødvendig, som en permisjon uten lønn ordning. Hittil har ikke dette vært aktuelt, da den fulle arbeidssinnsatsen har blitt viet Sørmarka Flerbrukshall IKS. 2. Ansettelse av økonomisjef. Selskapet har gjort en midlertidig ansettelse av økonomisjef. Denne har vært ansatt i 25 % stilling siden september 2010, og kontrakten utgår april Det er selskapets hensikt å etablere en mer permanent ordning på denne funksjonen, dog er det pr idag ikke behov for en 100% stilling. Oppfølging av rapportens konklusjoner overfor styret var forøvrig ikke eksplisitt nevnt i bystyrets vedtak. Etter sekretariatets syn er det gitt tilbakemeldinger på bystyrets vedtak. Kontrollutvalget må vurdere om man finner de tilbakemeldinger som er gitt tilfresstillende. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger tar eiernes tilbakemelding på oppfølging av bystyrets vedtak knyttet til rapporten til etterretning. Saken oversendes bystyret i Stavanger til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Tilbake 15

21 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2011 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: TILBUDET TIL UTSATTE GRUPPER (RUSVERN) Bakgrunn: Bystyret i Stavanger behandlet den 28. februar 2011 forvaltningsrapport vedr. Rusvern i Stavanger. Det ble her fattet følgende vedtak: Bystyret i Stavanger slutter seg til de anbefalinger som går fram av den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Tilbudet til utsatte grupper (rusvern) og tar rapporten til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. Kontrollutvalget får melding om hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp i løpet av våren 2011, ca. 3 mnd. etter at den er vedtatt i bystyret. Saksutredning: Rapporten konkluderte med at kommunen anbefales 1. Å skaffe en oversikt over det eksisterende rusverntilbudet i kommunen, og synliggjøre dette overfor brukere, pårørende og ansatte. 2. Å gjøre ventelistene til bedre styringsredskaper i forbindelse med tildeling av rehabiliteringsboliger. 3. Å se nærmere på praksisen for avviksregistrering på rusfeltet. 4. Å sørge for at alle rusmisbrukere som har behov for Individuell plan får tilbud om det. Sekretariatet har mottatt brev av (se vedlegg) fra Stavanger kommune. I tilbakemeldingen pekes det spesielt på følgende forhold: 1. Det er i løpet av 2010/2011 utarbeidet ny ruspolitisk handlingsplan for perioden Her går det bl.a. fram at kommunen skal sørge for lett tilgjengelig informasjon om tjenestetilbud på rusfeltet ved å utarbeide ny nettside og en katalog/trykksak med oversikt. 2. Å gjøre ventelistene til et bedre styringsredskap krever en teknisk tilrettelegging i fagsystemet som forventes å kunne prioriteres i Kommunen fokuserer på 3 hovedområder: Gjennomgang av prinsipper for forbdringsarbeid, teknisk tilrettelegging i fagsystemet og forbedringsarbeid som eget tema på nettverkssamling. 4. Det er vedtatt i den nye handlingsplanen at kommunen skal øke bruken av Individuell Plan i oppfølgingen av rusmisbrukere. Det vises til vedlegget for utfyllende opplysninger. 16

22 Det er gitt tilbakemelding til kontrollutvalget på de anbefalinger som ble gitt i rapporten. Kontrollutvalget må selv vurdere om man finner tilbakemeldingen tilfredsstillende, eller ønsker ytterligere opplysninger. Det foreslås at tilbakemeldingen tas til etterretning og oversendes bystyret til orientering. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger tar rådmannens tilbakemeling på oppfølging av rapporten Tilbudet til utsatte grupper (rusvern) til etterretning. Saken oversendes bystyret i Stavanger til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Brev av Tilbake 17

23

24

25 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2011 FORESPØRSEL OM DELTAGELSE I FORVALTNINGSREVISJON - INNKJØP I LYSE ENERGI AS Bakgrunn: Kontrollutvalget i Stavanger er forespurt fra kontrollutvalget i Sandnes om utvalget ønsker å delta i en forvaltningsrevisjon i Lyse Energi AS, der man ser nærmere på innkjøp i selskapet. Det ble gjennomført selskapskontroll i selskapet i samarbeid med øvrige eierkommuner i 2007/2008. I den forbindelse vedtok kontrollutvalget i Sandnes et vedtak i fire punkter, der punkt 2 var følgende: I tilknytning til selskapskontroller som skal gjennomføres innenfor valgperioden forutsetter kontrollutvalget at revisjonen kontrollerer praktisk gjennomføring av forsyningsforskriften og lovregler om offentlige anskaffelser i Lyse Energi AS Med bakgrunn i dette vedtaket har kontrollutvalget i Sandnes bedt om et prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i selskapet ang. Innkjøp. Mandatet ble vedtatt slik det foreligger på møte i Sandnes kontrollutvalg den , under forutsetning av at også andre av de vesentlige eierne vil delta i prosjektet. Prosjektmandatet legges derfor fram for kontrollutvalget i Stavanger, som er største eier. Det ble ved behandling av rapporten i kontrollutvalget/bystyret i Stavanger ikke fattet tilsvarende vedtak som i kontrollutvalget i Sandnes. Bystyret i Stavanger gikk enstemmig inn for kontrollutvalgets innstilling, som var følgende: Bystyret i Stavanger slutter seg til de kommentarene og anbefalingene som framkommer i rapporten: Selskapskontroll Lyse Energi AS. Lyse Energi AS er et selskap som er heleid av kommunene. Ifølge Kommunelovens 80 kan forvaltningsrevisjon i den utstrekning det finnes nødvendig gjennomføres i selskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer. Saksutredning: Revisor foreslår i sitt utkast til prosjektmandat at formålet med prosjekter skal være å gjennomgå og vurdere konsernets innkjøpsfunksjon og overholdelse av regelverket, herunder innkjøp etter forsyningsforskriften. Ut fra dette formålet blir det foreslått å se nærmere på følgende problemstillinger: Hvordan er innkjøp organisert i den delen av Lyse konsernet som omfattes av LOA og forsyningsforskriften? Har konsernet klare skiller når loven gjelder og når det er unntak? Basert på konsernets prosedyrer, i hvilken grad overholder Lyse Energi AS loven og forskriftene for offentlige anskaffelser? Det er behov for å verifisere flere av anskaffelsene opp mot LOA og forsyningsforskriften ved å gjennomgå konkrete anskaffelser. 18

26 Slik prosjektet foreligger nå er det kostnadsregnet til et arbeidsforbruk på timer. Kommunene som deltar må bli enige om en fordeling av disse utgiftene. Det er ikke forventet at alle kommunene vil delta, da mange ikke har midler til å gjennomføre mer enn ett forvaltningsrevisjonsprosjekt årlig, og dette vil i så fall gå ut over planlagte prosjekter i egen kommune. Fordeling av utgiftene må en derfor komme tilbake til når det er kjent hvor mange kommuner som vil delta. Saken legges fram uten forslag til vedtak. Forslag til VEDTAK: SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Tilbake Vedlegg: Utkast til prosjektmandat 19

27 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Sandnes kommune Enhet: Forvaltningsrevisjon Sak Prosjektmandat Innkjøp i Lyse Energi AS Utarbeidet dato/sign.: IT 5.8 Gjennomgått dato/sign.: cta År: Side: av 3 Bakgrunn Kontrollutvalget i Sandnes kommune ba i møte den Rogaland Revisjon IKS om å foreslå et mandat som gjelder offentlige anskaffelser i Lyse Energi AS. Lyse Energi AS er et selskap som eies av 16 kommuner i Rogaland. Selskapet er 100 % offentlig, og det er ikke adgang til å selge aksjer til andre enn kommunene. Selskapets kjernevirksomhet er produksjon og distribusjon av kraft og i tillegg er selskapet landets ledende innenfor fiberbasert bredbånd. Selskapets formål er i følge eiermeldingen fra 2010: Skape verdier for kundene, eierne og samfunnet Sørge for en sikker og rasjonell energiforsyning til selskapets kunder Være en kundeorientert, konkurransedyktig aktør og en attraktiv samarbeidspartner Kunne tilby kundeløsninger som gir kunden valgfrihet og mulighet for effektive og miljøvennlige energiløsninger Delta i næringsutvikling og næringsvirksomhet med relevans til kjernevirksomhetene, enten selv eller i samarbeid med andre gjennom etablering, aksjekjøp, sammenslutning m.v. I utgangspunktet er Lyse Energi et offentlig eid selskapet og skal gjøre sine innkjøp etter lov om offentlige anskaffelser, se lov om offentlige anskaffelser (LOA) 2 og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 1-2. Lyse Energi AS har ifølge regelverket en del unntak fra dette: Energidelen av konsernet: Når det gjelder energidelen av konsernet, kommer forskrift av 7. april 2006 nr. 403 om innkjøpsregler i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og posttjenester), heretter kalt forsyningsforskriften, til anvendelse, se forsyningsforskriften 2. Disse reglene er noe annerledes enn de alminnelige innkjøpsregler, blant annet er terskelverdiene høyere, og det kan alltid velges anskaffelse med forhandlinger. Forsyningsforskriften gjelder alle selskaper, også private som produserer kraft. Forsyningsforskriften gjelder bare energidelen av anskaffelsene. For de andre innkjøp i de deler av konsernet som driver med produksjon og distribusjon av kraft, gjelder de alminnelige reglene i LOA. I følge eiermeldingen til Lyse Energi, gjelder dette følgende selskaper i konsernet: Lyse produksjon AS. Lyse Handel AS, Lyse Neo AS. Bredbåndsvirksomheten: Den delen av Lyse Energi AS som gjelder bredbåndsvirksomheten, er konkurranseutsatt virksomhet, og dette er unntatt reglene i FOA etter ledd:

28 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Sandnes kommune Enhet: Forvaltningsrevisjon Sak Prosjektmandat Innkjøp i Lyse Energi AS Utarbeidet dato/sign.: IT 5.8 Gjennomgått dato/sign.: cta År: Side: av 3 Et offentligrettslig organ er ethvert organ: a. som tjener allmennhetens behov, og ikke er av industriell eller forretningsmessig karakter, og b. som er et selvstendig rettssubjekt og c. som i hovedsak er finansiert av myndigheter eller organer som nevnt i første ledd, eller hvis forvaltning er underlagt slike myndigheters eller organers kontroll, eller som har et administrasjons-, ledelses- eller kontrollorgan der over halvparten av medlemmene er oppnevnt av slike myndigheter eller organer. Lyse konsernets bredbåndsvirksomhet er av forretningsmessig karakter, og dette er en aktivitet som driver forretning i konkurranse med andre aktører. Dette innebærer at denne delen av virksomheten er unntatt fra LOA. Dette gjelder selskapene: Altibox AS, bredbåndspartnerdelen i Lyse AS, Lyse Fibernett AS, Lyse Fiberinvest AS, Viken Fibernett AS, Altibox Danmark AS, Lyse IT, Noralarm AS og Østfold fibernett AS. I tillegg er det tilknyttede selskaper, der Lyse konsernet har andeler. I regnskapet for 2010, kan vi se at energidelen av konsernet har en omsetning på 3,773 milliard kroner og har investert 734 millioner kroner. Den delen av konsernet som omfatter bredbånd har til sammenligning en omsetning på 1,233 milliarder og har i 2010 investert 145 millioner. Til tross for

29 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Sandnes kommune Enhet: Forvaltningsrevisjon Sak Prosjektmandat Innkjøp i Lyse Energi AS Utarbeidet dato/sign.: IT 5.8 Gjennomgått dato/sign.: cta År: Side: av 3 at vi ikke har de direkte tallene på innkjøp i de enkelte deler av konsernet, viser oversikten at det er store summer. De største anskaffelsene vil trolig relatere seg til forsyningsforskriften. Formål Prosjektet skal gjennomgå og vurdere konsernets innkjøpsfunksjon og overholdelse av regelverket, herunder innkjøp etter forsyningsforskriften. Problemstillinger Ut i fra ovenstående bakgrunn og formål vil prosjektet kartlegge og vurdere følgende konkrete problemstillinger: Hvordan er innkjøp organisert i den delen av Lyse konsernet som omfattes av LOA og forsyningsforskriften? Har konsernet klare skiller når loven gjelder og når det er unntak? Basert på konsernets prosedyrer, i hvilken grad overholder Lyse Energi AS loven og forskriftene for offentlige anskaffelser? Det er behov for å verifisere flere av anskaffelsene opp mot LOA og forsyningsforskriften ved å gjennomgå konkrete anskaffelser. Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er elementer som inneholder krav eller forventninger, og vil bli brukt til å vurdere funnene i de undersøkelser som gjennomføres. I dette prosjektet er LOA og FOA og forsyningsforskriften samt interne rutiner og retningslinjer hovedkriteriene. Metodevalg Tilnærmingen vil basere seg på gjennomgang av relevante planer og dokumenter fra konsernet, intervjuer med innkjøpere, eventuelt på flere nivå, samt gjennomgang av et betydelig antall innkjøp. I den grad det finnes statistiske data, oversikter over foretatte innkjøp og inngåtte avtaler som kan bidra til å belyse problemstillingene, vil også disse bli tatt med i vurderingsgrunnlaget. Omfang Prosjektet utarbeides under ledelse av fagansvarlig forvaltningsrevisjon Bernt Mæland i samarbeid med regnskapsrevisjonen. Det forutsettes et tett samarbeid med representanter for Lyse Energi AS og fra kommunen som eier. Tidsanslag til prosjektplanlegging, kartlegging med gjennomgang av anskaffelser, analyser og rapportering er ca timer.

30 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 151 : Wencke S: Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2011 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN KONTROLL- UTVALGETS BUDSJETTFORSLAG Bakgrunn: Kontrollutvalget har et lovpålagt ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Da kontrollutvalget kun er underlagt bystyret, skal kontrollutvalgets budsjettvedtak i henhold til forskriften legges fram for bystyret i forbindelse med at kommunens samlede budsjett for 2012 skal vedtas. Budsjettet skal omfatte alle utgifter forbundet med kontrollutvalgets arbeid. Kontrollutvalget blir derfor å se på som en avdeling med budsjettansvar for eget budsjett. Dette innebærer også et ansvar for regnskap og regnskapsoppfølging. Saksutredning: Forskriften pålegger kommunen å ha en forsvarlig revisjonsordning og et uavhengig sekreta-riat. Budsjettforslaget omfatter derfor lovpålagte oppgaver. Budsjettforslaget er delt inn i 2 hovedpunkter; utgifter til kjøp av revisjonstjenester og til sekretariat. Kontrollutvalgets øvrige utgifter (møtegodtgjørelse, kurs-/opplæring m.m.) håndteres i Stavanger kommune av ordførerens kontor. Revisors budsjettforslag: Stavanger kommune er medeier i og kjøper sine revisjonstjenester fra det interkommunale selskapet Rogaland Revisjon IKS. Sekretariatet har mottatt forslag til budsjett fra revisor, styrebehandlet 25.august Budsjettforslaget i et IKS skal også behandles i representant-skapet, og vil bli behandlet her i oktober. Revisors budsjett omfatter i grove trekk utgifter til vanlig regnskapsrevisjon, attestasjoner, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i henhold til planer vedtatt av bystyret, samt oppmøte i kontrollutvalget. Det vises til eget vedlegg fra revisor for oversikt over hva som er forventet brukt til de forskjellige formålene. Revisor har foretatt en mindre justering av timeprisen for Det er imidlertid foreslått noe redusert timeforbruk på de fleste områdene, slik at samlet budsjettforslag er ca kroner under fjorårets. Sekretariatets budsjettforslag: Stavanger komme er medeier i det interkommunale 27-samarbeidet Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS, og kjøper administrasjonstjenester for kontrollutvalget herfra. Sekretariatet sitt budsjett med fordeling av grunnbeløp til kommunene ble godkjent av styret den 26. august Det er foretatt en ubetydelig økning av grunnbeløpet for 2012 med 1,4%. Endelig avregning foretas i hht vedtektene ved regnskapsavleggelse. Her ble kommunen i 2011 tilbakebetalt kr ,- (del av regnskapsoverskudd for 2010). Det påløper ingen ekstrautgifter ut over grunnbeløpet ved ordinær møtevirksomhet. Kontrollutvalgets samlede budsjettforslag 20