KIRKENES OG OMEGN SKIKLUBB - OPPGAVER OG ANSVAR UNDER SKIRENN

Transkript

1

2 Innhold ARRANGEMENTSANSVARLIG (Styret)... 3 RENNLEDER... 4 ARENASJEF... 5 LØYPESJEF... 6 RENNSEKRETÆR... 6 TIDTAKERSJEF... 7 PREMIESJEF... 7 SPEAKER... 7 STARTER:... 8 MÅLDOMMERE:... 8 KAFE/KJØKKENANSVARLIG... 8 SJEF OVERNATTING OG GARDEROBER... 8 SJEF FOR OPPFØLGING EGNE LØPERE... 9 FELLES FOR ALLE HOVEDFUNKSJONÆRENE... 9 FOR ALLE... 9

3 ARRANGEMENTSANSVARLIG (Styret) 1. Søke om renn på vegne av klubben. Dato og antall renn. Gjøres på kretsmøte i mai 2. Sørge for reservasjon av stadion, utstyr og overnattingssted/kafe 3. Rekruttere følgende funksjoner for rennet: o Rennledere o Stadionsjef o Løypesjef o Rennsekretær o Tidtakere, 2-3 stk o Speaker o Startere, 2 stk o Måldommere 2-3 stk o Premiesjef o Serverings, garderobe og overnattingsansvarlig o Sjef oppfølging egne løpere 4. Sørge for at det utarbeides rennprogram. 5. Informere alle foreldrene i klubben om hvilke renn de er satt opp på. 6. Kontakt med kretsen ang. formelle forhold 7. Sørge for evaluering av alle renn i klubben

4 RENNLEDER 1. Påse at rennet avvikles på en god måte og etter reglementet. Se 2. Bestemme aldersgruppe som kan delta 3. Påse at løyper for barn er i tråd med regler for barneskirenn 4. Sjekke at reservasjon av stadion og løyper er gjort 5. Sikre at kretsen/td er kjent tid og sted for rennet 6. Sørge for at det settes jury for rennet (TD, Løypesjef og Rennleder) 7. Avklare med hovedfunksjonærer de viktigste grensesnittene 8. Gå gjennom instrukser med den enkelte funksjonær og avklare/omfordele oppgaver og evt uklarheter i forhold til gjøremål 9. Fordele grupper/aktuelle personer til dugnad mellom hovedfunksjonærene 10. Sende ut eventuelle innbydelser i samarbeid med rennsekretæren 11. Følge opp sponsorlista i forhold til innkjøp, deltakelse, premiering, profilering på stadion og annet 12. Påse at det finnes beredskap for uttransport av løpere ved uhell 13. Legge løyper i samarbeid med løypesjef 14. Sørge for at det blir lagt ut nyhet og løypekart for rennet på nettsiden i god tid før påmeldingsfristen går ut. 15. Gå gjennom ferdige løyper med løypesjef på ski i god tid før rennstart på renndagen 16. Gå gjennom arrangementet med TD 17. Sørge for medieomtale i forkant og i forbindelse med gjennomføring av renn 18. Kontakte alle hovedfunksjonærer umiddelbart etter rennet for avklaring av at alt er i orden 19. Foreta evaluering i lag med hovedfuksjonærer

5 ARENASJEF 1. Sørge for at det utarbeides arenaplan med kart, herunder plan for merking og gjerding. Gjøres i samarbeid med rennleder 2. Foreta inngjerding av oppløp og målområde alt etter rennets størrelse. 3. Sørge for avgjerding av område etter målgang som er stort nok for målgang 4. Sørge for at det brøytes parkeringsplasser 5. Sørge for tilstrekkelig skilting, kart og informasjon på stadion 6. Sørge for oppsetting av start- og målsegl, samt oppmerking inne på arenaen. Granbar på oppløp og merkespray til målstrek 7. Sørge for oppsetting av boder og telt, evt avsetting av plass dersom dette er aktuelt 8. Sørge for flagging av klubb og sponsorer 9. Hente sponsorseil og bringe dem tilbake på plass etter arrangementet. 10. Evt reklametransparentene henges opp på arenaen i god tid før start 11. Sørge for søppelhåndtering 12. Organisere tilstrekkelig vakthold inne på arenaen 13. Organisere vakthold og drikke ved målgang 14. Samle inn startnummer og leverer disse til rennsekretær raskt etter løpet 15. Det må gjerdes i god avstand fra tidtakersystemet, for å unngå forstyrrelse på systemet 16. Ved større renn bør det etableres sluser/inngjerding inn til/rundt start-/skibytte- /vesklingsområdet. 17. Foreta omrigging til neste dag 18. Sørge for nedrigging og oppryddingen på stadion etter avsluttet renn 19. Sende evaluering til rennleder

6 LØYPESJEF 1. Legge løyper og utarbeide løypekart i samarbeid med rennleder og overlevere disse til rennsekretær 2. Avtale kjøring av løypene med tråkkemannskapen 2 uker før rennet 3. Påse at det er tilstrekkelig beredskap for tråkking 4. Være med i løypemaskinen ved første gangs kjøring av løype(ne) 5. Sørge for forarbeid og oppkjøring av løyper 6. Etablere et testspor for skismørerne (evt bruk løype) 7. Sørge for oppmerking og skilting av løypene, km-angivelse i viktige kryss. Merkingen bør foretas i god tid før rennstart (min 2 timer) 8. Delta i jury med TD og rennleder 9. Foreta nødvendige temperaturmålinger og henge opp resultatet 10. Sørge for nødvendig løypevakthold under renn 11. Sørge for nødvendig antall drikkestasjoner 12. Sørge for løypepatrulje ved fare for dårlig vær 13. Gå gjennom ferdig løype med rennleder i god tid før rennstart 14. Dele ut løypekart, startliste og blyant(fås av rennsekretær) til løypevaktene 15. Sørge for opprydding i løypene etter rennet 16. Sende evaluering til rennleder RENNSEKRETÆR 1. Sekretær for rennkomiteen 2. Sende ut innbydelser i samarbeid med rennleder og motta påmeldinger 3. Lage rennprogram om aktuelt 4. Fordele startnummer i klubb poser inkludert program og startliste 5. Klargjøre startnummer til neste løp 6. Ajourføre protokoll for rennet 7. Sørge for god informasjon på stadion. Startlister, løypekart, stadionkart 8. Organisere rennkontoret, skaffe kontorrekvisita og nok blyanter til løypevakter og startere 9. Sørge for at 1.hjelpsutstyr er tilgjengelig på rennkontoret 10. Fortløpende henge opp resultater på stadion. Fås hos tidtakersjef 11. Påse at fullstendig resultatliste overbringes fra tidtakersjef til TD for signering 12. Påse at resultater henges opp umiddelbart etter godkjenning 13. Påse at premieansvarlig rask får resultatlisten 14. Overbringe klager umiddelbart til rennleder 15. Håndtere eventuelle engangslisenser 16. Rigge ned og rydde rennkontoret 17. Sende evaluering til rennleder

7 TIDTAKERSJEF 1. Å skaffe tilveie nødvendig PC, klokke, skriver, skjøteledninger, speakerskjerm etc. 2. Teste ut program, speakerskjerm, utskrift, backupstrøm til klokke etc FØR renndag 3. Sammen med rennleder gjennomføre trekking av startliste 4. Levere ut startlister (rangerte hvis finale) til startere, løypevakter og for oppslag 5. Overlevere resultatliste til rennsekretær for kontroll, oppslag etc. 6. Etablere backup system med 2 stk stoppeklokker. Synkronisert med PC 7. Utdeling av resultatliste til lagledere og oppmann 8. Oppslag og evt. salg av resultatlister 9. Oversende resultater til avisene og sørge for utlegging på nett 10. Oversende komplette deltakerlister og resultater til kretsen og TD 11. Rigge ned og rydde tidtakerbua etter rennet 12. Sende evaluering til rennleder PREMIESJEF 1. Avklare med rennleder behovet for premie 2. Skaffe til veie premier 3. Gi sponsoropplysninger på eget skriv til speaker dersom dette trengs å opplyses 4. Organisering av premieutdeling, herunder sørge for at pallen er tilgjengelig ved behov. Husk rask og effektiv avvikling. 5. Opprydding etter premieutdeling og eventuell retur av premier 6. Sende evaluering til rennleder SPEAKER 1. Skaffe til veie og kontrollere det utstyr som trengs (mikrofon, høytaleranlegg, musikkanlegg, ). 2. Sørge for musikk og evt fanfarer til premieutdeling 3. Det er en fordel om speaker er kjent med flest mulig løpere 4. Speaker må sørge for å ha tilgang på kikkert 5. Vurdere å utstyre en sentral løypevakt eller annen person med kommunikasjon for innmelding av løpere 6. Speakertjeneste før og under rennet 7. Speakertjeneste under premieutdeling 8. Til- og nedrigging av utstyr 9. Nedrigging og opprydding i speakerbua 10. Sende evaluering til rennleder

8 STARTER: 1. Sette seg inn i reglene for start. Dette varierer etter type renn 2. I samarbeid med tidtakersjef sørge for at startklokke er på plass og i orden 3. Få blyant, startliste og løypekart fra rennsekretær og gå gjennom disse i god tid før start 4. Organisere løperne til start og orientere dem om løypa dersom de ønsker det 5. Vite hva som er regler ved tyvstart og om en løper kommer for sent til start 6. Merke av på startlisten løpere som ikke møter til start, og overlevere denne til tidtaker 7. Rigge ned og rydde ved starten 8. Sende evaluering til rennleder MÅLDOMMERE: 1. Skaffe til veien en flippover og tusjer 2. Føre rekkefølgen for løpere i mål slik at tidtakere ser rekkefølgen 3. Avklare hvordan man løser oppgaven ved mange løpere på vei mot mål 4. Rigge ned og rydde ved mål 5. Sende evaluering til rennleder KAFE/KJØKKENANSVARLIG 1. Avklare med behovet for måltid 2. Innkjøp av mat/varer 3. Tilbereding av mat og organisering av eventuell kakedugnad 4. Ordne drikke til løperne på stadion (Stadion har ansvaret for utdeling) 5. Salg av kioskvarer/mat/drikke 6. Vurdere egen salgsbod for mat på stadion. Behov meldes stadionsjef i god tid 7. Ordne eventuelt loddsalg 8. Oppsetting av bord/stoler til bespisning og premieutdeling 9. Nedrigging, vasking og rydding av kafe, kjøkken og garderobe 10. Sende evaluering til rennleder SJEF OVERNATTING OG GARDEROBER 1. Avtale overnatting på Hesseng Flerbrukssenter 2. Se til at garderober er i orden 3. Håndtere innlosjering og fordeling av rom 4. Påse nattevakt/opplæring av beboere 5. Henge opp varslingsrutiner 6. Rydde og ordne når løperne drar/har dratt 7. Sende evaluering til rennleder

9 SJEF FOR OPPFØLGING EGNE LØPERE 1. Sørge for at nødvendig smurning er tilgjengelig for egne løpere 2. Støtte og motivere egne løpere i forbindelse med rennet 3. Sørge for utdeling av startnummer til egne løpere 4. Gi nødvendig informasjon til egne løpere 5. Sørge for smurning av ski for egne løpere som trenger oppfølging 6. Skaffe eventuell skismørning i forkant av rennet 7. Sende evaluering til rennleder FELLES FOR ALLE HOVEDFUNKSJONÆRENE 1. Skaffe nødvendig antall medhjelpere (gruppevis, avklares med rennleder) 2. Skaffe rekvisisjoner for større innkjøp. Avklares med rennleder 3. Dokumentere personlige utgifter og få refundert beløpet fra rennkasserer så raskt som mulig etter rennet (senest 1 uker etter renndagen) 4. Dokumentere og fakturere utgifter knyttet til rennet dersom fristen for direkte oppgjør med rennkasserer overskrides FOR ALLE 1. Endelige dugnadslister bør være ferdige senest to uker før renndagen 2. Det er et mål å blande nye og erfarne funksjonærer ved gjennomføring av renn 3. Nettpåmelding bør avsluttes 2 døgn før rennet 4. Det må settes av noen frie nr i hver klasse for etteranmelding. Avklares med rennleder 5. Etteranmelding må avsluttes senest en time før rennstart av hensyn til tidtaking og resultatservice. Dette må det gis tydelig beskjed om i all informasjon før rennet 6. Det er en fordel om målgang kan filmes med kamera ved fellesstart 7. Det er viktig med god merking på stadionområdet for å unngå forvirring 8. Det bør lages en telefonliste av hovedfunksjonærene. Oversendes rennleder Juryen skal beslutte om konkurransen skal utsettes, avbrytes eller avlyses hvis temperaturen er under: minus 15 Cº for klassene 16 år og yngre minus 18 Cº for junior og senior minus 15 Cº for junior og senior ved distanser lengre enn 15 km. Dette måles på det kaldeste sted i løypa. Jury avgjør. Husk å ta hensyn til vind. Forsikring for klubben: Gjensidige forsikring, polise nr??????????