Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: , kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 2/ Christin Kristoffersen leder Side 1

2 Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 64/14 Referatsaker PS 65/14 Godkjenning av protokoll fra møte PS 66/14 Budsjettkorrigeringer - drifts- og investeringsbudsjettet PS 67/14 Handlingsprogram og økonomiplan , budsjett 2015 PS 68/14 Gebyr- og fakturasatser 2015 PS 69/ HP VANN - Endalselva - Utarbeidet forprosjekt og videre arbeid PS 70/14 Søknad om skjenkebevilling i snøhulebar - Radisson Blu Polar Hotel PS 71/14 Oppnevning av styremedlemmer til styret i Stiftelsen Svalbardsamlingen PS 72/14 Møteplan for Lokalstyret og utvalgene - Informasjon fra lokalstyreleder og administrasjonssjef Side 2

3 PS 64/14 Referatsaker RS 24/14 Høringsuttalelse - eventuell sertifiseringsordning for guider på Svalbard og forslag endring turistforskriften RS 25/14 Protokoll fra møte i Oppvekst- og kulturutvalget den RS 26/14 Protokoll fra møte i Teknisk utvalg den RS 27/14 Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget den PS 65/14 Godkjenning av protokoll fra møte Side 3

4 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/ Elin Dolmseth Budsjettkorrigeringer - drifts- og investeringsbudsjettet Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 47/ Lokalstyret 66/ Administrasjonsutvalgets behandling Lokalstyreleder Christin Kristoffersen satte fram flg. tilleggsforslag: Kjøp av lagerbygg i sjøområdet skjer sommeren Budsjett 2014 korrigeres for dette. Administrasjonssjefens anbefaling og lokalstyrelederens tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling Tiltak i investeringsbudsjettet korrigeres i hht vedlagte dokument. Investeringsbudsjettet korrigeres for tilbakebetaling av tilknytningsgebyr vei. Kr av ubundet investeringsfond brukes til delvis finansiering av tilbakebetalingsbeløpet. Energiverkets budsjett korrigeres for innbetaling av 1 mill kr. fra Gjensidige. LL sitt bidra til finansiering av driften ved energiverket reduseres tilsvarende, og redusert bidrag tilføres disposisjonsfond. Kjøp av lagerbygg i sjøområdet skjer sommeren Budsjett 2014 korrigeres for dette. Anbefaling: Tiltak i investeringsbudsjettet korrigeres i hht vedlagte dokument. Investeringsbudsjettet korrigeres for tilbakebetaling av tilknytningsgebyr vei. Kr av ubundet investeringsfond brukes til delvis finansiering av tilbakebetalingsbeløpet. Energiverkets budsjett korrigeres for innbetaling av 1 mill kr. fra Gjensidige. LL sitt bidra til finansiering av driften ved energiverket reduseres tilsvarende, og redusert bidrag tilføres disposisjonsfond. Saksopplysninger: Tilbakebetaling av tilknytningsgebyr vei: Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) fant i avgjørelse 30. september 2013 at to gebyrer fastsatt av LL var ugyldige. Gebyrene gjaldt tilknytningsgebyr vei og var blitt innkrevd i november 2010 og juni KRD vurderte gebyrene som ugyldig på grunn av at det ikke var noen direkte sammenheng mellom kostnadene for utbygging av veien og det innkrevde gebyret. Gebyret ble derfor Side 4

5 2014/324-4 Side 2 av 4 ansett å være i strid med selvkostprinsippet. Selvkostprinsippet er et prinsipp som fastsetter at LL ikke kan kreve et høyere tilknytningsgebyr for vei enn de kostnader LL har hatt med utbygging av veien. Etter lengre tids arbeid (både fra jurist og innad i LL) kan nå tilbakebetaling av tilknytningsgebyr vei starte. Alle innbetalte tilknytningsgebyr vei i perioden dags dato er vurdert. Det er ikke juridisk mulig å kreve inn høyere gebyr fra tiltakshavere, det er bare snakk om å betale tilbake til tiltakshavere som har innbetalt for mye gebyr. Tilbakebetaling vil skje inklusive renter og vil medføre en netto kostnad for lokalstyret på ca 2,85 mill. kr. 28 tiltakshavere ligger an til å få tilbakebetalt ca 3,4 mill. kr. I de to sakene der KRD fant at gebyrene var ugyldige, ble hele gebyret tilbakebetalt i desember Det ble samtidig orientert om at nytt vedtak om tilknytningsgebyr ville bli fattet. Nye gebyr utgjør ca kr Tilknytningsfond for vei er på ca kr og fondet er derfor for lite til å dekke beløpet som skal tilbakebetales. Differansen, kr dekkes fra ubundne investeringsfond. Det foreligger fortsatt to tomter i en av de aktuelle veiene som ikke er ferdig utbygd og som ventes å gi LL ca 1,2 millioner kroner i tilknytningsgebyr for vei i fremtiden. Når LL får disse inntektene vil inntektene bli godskrevet ubundet investeringsfond. Investeringstiltak: Vedlagte rapport viser investeringstiltak der det foreslås budsjettendringer, og hvorfor budsjettendringene foreslås. Oppsummering av foreslåtte budsjettendringer: Side 5

6 2014/324-4 Side 3 av 4 Prosjekt Budsjett pr : Budsjettendring Kommentar/tiltak 6012 Flytekai - skisseprosjekt Økning av rammen som følge av tilsagn om statstilskudd Tilsagn om statstilskudd til delfinansiering av prosjektet 6029 Energibesparende gatebelysning Reduksjon av rammen. Prosjektet er ferdigstilt Tilbakeføring til ubundet investeringsfond 6030 Bru Museumsveien Økning av rammen. Dyrere enn forutsatt Forventet refusjon fra Sweco Bruk av ubundet investeringsfond 6032 Nærmiljløanlegg: belysning sentrum Reduksjon av rammen. Gjennomføres i Redusert låneopptak 6041 HP avfall: Sigevannsrensing Reduksjon av rammen. Gjennomføres i Ubrukte lånemidler som overføres til Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd Reduksjon av rammen. Sluttføres i Redusert låneopptak 6081 Slagg- og askedeponi Reduksjon av rammen. Gjennomføres i Redusert låneopptak 6084 Skisseprosjekt/ombygging Næringsbygget Reduksjon av rammen. Sluttføres i Redusert overføring fra driftsbudsjettet Endring i driftsbudsjettet: Redusert overføring til investeringsbudsjettet Avsetning til disposisjonsfond 6089 RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper Reduksjon av rammen. Se egen sak i TU og lokalstyret Avsetning til bundet fond 6091 HP Vann - Dosing elveløp mv Reduksjon av rammen. Se egen sak i TU og lokalstyret Redusert låneopptak 6207 TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper Reduksjon av rammen. Sluttføres i Redusert låneopptak 6213 TA Energiverk - Reguleringsventiler for vannbehandling Økning av rammen. Dyrere enn budsjettert Opptak av lån 6303 Lønn-/personal- /økonomisystem Reduksjon av rammen. Sluttføres i Tilbakeføring til disposisjonsfond Tilbakebetaling av egenandel etter brann på energiverket : Gjensidige sin regressavdeling har fått inn like i underkant av 2,5 millioner fra skadevolders forsikringsselskap i denne saken. Brannårsaken var at taktekkingen til Protan var utført på en svært klanderverdig måte, og som medførte meget stor brannfare. Iflg. Gjensidige sin utreder ville brann oppstått før eller siden uansett. Byggeforskriften var ikke overholdt. Gjensidige betaler derfor tilbake den egenandelen på 1 mill kr. som LL ble trukket i det opprinnelige skadeoppgjøret etter brannen. Egenandelen var belastet energiverket i 2012 / 2013 og tilbakebetalingen på 1 mill kr. inntektsføres derfor på energiverket. I revidert budsjett for energiverket er det forutsatt at LL skal bidra med ca 11 mill kr. til finansiering av driften ved energiverket i Når energiverket nå får en innbetaling på 1 mill fra Gjensidige, reduseres LL sitt bidrag tilsvarende. Beløpet tilføres disposisjonsfond. Side 6

7 2014/324-4 Side 4 av 4 Vedlegg: 1 Investeringstiltak som foreslås budsjettkorrigert Side 7

8 Vedlegg: Investeringstiltak som foreslås budsjettkorrigert. Prosjekt Regnskap Budsjett inkl. endring Avvik Budsjettendring Kommentar/tiltak 6012 Flytekai - skisseprosjekt Fremdrift: Konsept ferdig utarbeidet. Har hatt oppstartsmøte for å se på et samarbeidsprosjekt med Tschudi shipping og Dr. techn. Olav Olsen med realisering av prosjektet. Herunder en søknad til Innovasjon Norge for finansiering av videre prosess. Kvalitet: Økonomi: Videre prosess er delfinansiert med tilskudd fra JD kr Må budsjettreguleres med tilskuddet fra JD kr Generelle avvik: Tiltak for å lukke avvik: HMS: 6029 Energibesparende gatebelysning Fremdrift: Revisorerklæring er sendt Enova, venter på svar. Andre tiltak må melde tilbake før tilbakebetaling kommer inn. Kvalitet: Økonomi: Prosjektet er ferdigstilt. Mangler støtte fra Enova. Generelle avvik: Tiltak for å lukke avvik: HMS: 6030 Bru Museumsveien Fremdrift: Prosjektet er gjennomført. Refusjonskrav oversendt Sweco. Kvalitet: OK Økonomi: Forventer refusjon på kr fra Sweco. Sen faktura fra LNS Generelle avvik: Tiltak for å lukke avvik: HMS: Ingen personskader eller tilløp til personskader 6032 Nærmiljløanlegg: belysning sentrum Fremdrift: I rute i forhold til ny fremdriftsplan. Sommer Får ikke kjøpt inn materiell i år. Kvalitet: Økonomi: Høynet kostnad i budsjett 2015 til 1.3 mill (fra ) Generelle avvik: Tiltak for å lukke avvik: HMS: 6041 HP avfall: Sigevannsrensing Fremdrift: Måtte avlyse pga diverse problemer. Prøver på nytt til høsten Kvalitet: Kommunikasjonsproblemer mellom oss og leverandør, materiell var ikke klart. Økonomi: Kostnadene overføres til Generelle avvik: Tiltak for å lukke avvik: HMS Utbedringer fjernvarme i hht 6076 tilstandsvurd Fremdrift: Materiell er ankommet øya. Første faktura er mottatt. Ligger bak intern fremdriftsplan. Kvalitet: Økonomi: Budsjettkorrigering til 5 mill. i 2014, jfr sak 31/14 i lokalstyret. Mindreforbruk på 2,8 mill i 2014 på grunn av forsinket oppstart. Overføres til Generelle avvik: Tiltak for å lukke avvik: HMS: 6081 Slagg- og askedeponi Fremdrift: Søknad ligger inne til behandling i Miljøverndir. Usikkert når søknad blir godkjent. Kvalitet: Økonomi: Avhenger av tilbakemelding fra Miljødir. hvor langt vi kommer i år med etableringen. Generelle avvik: Tiltak for å lukke avvik: HMS: 6084 Fremdrift: Flere små prosjekter og noen store. Ombygging av kontorer er ferdig. Arkiv er bestilt og ankommet, monteres ikke før i uke Kvalitet: Økonomi: Pga. problemer med entreprenør er ferdigstillelse flyttet til Vi vil stå igjen med rest til overføring på ca ,-. Skisseprosjekt/ombygging HMS/SHA: Ingen skader. Næringsbygget Eventuelt generelle avvik. Side 8

9 Prosjekt Regnskap Budsjett inkl. endring Avvik Budsjettendring Kommentar/tiltak Fremdrift: Ligger etter plan siden vi fant ut at det kunne være hensiktsmessig å se på et nytt bygg og fjerne H320 og Sandlagret. Sweco har tatt fram prisoverslag for nytt bygg. Installasjon av reservepumpe i fyrhus 4 er bestlt.i TU 18/ Kvalitet: Økonomi: Finansieres ved mottatt statstilskudd i Revidert Nasjonalbudsjett Generelle avvik: RNB 2013: Fyrhus H320 med 6089 fjernvarmepumper Tiltak for å lukke avvik: HMS: 6091 HP Vann - Dosing elveløp mv Fremdrift: Mye arbeid med detaljprosjekteringen. Bak fremdrift. Detaljprosjekteringen viser høy kostnad. Sak i TU 18/ Kvalitet: Økonomi: Ubenyttede midler fra 2014 overføres til Generelle avvik: Tiltak for å lukke avvik: HMS: TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter 6207 pumper Fremdrift: Etablering av nytt bygg pågår. Forventer å bli ferdig i løpet av november. Avventer med å montere innkjøpte filter til våren Kvalitet: Økonomi: Prognose for prosjektet er 3 MNOK der dette vil bli belastet i år. Generelle avvik: Tiltak for å lukke avvik: HMS: TA Energiverk - Reguleringsventiler 6213 for vannbehandling Fremdrift: Slutt montering pågår og forventes ferdig i uke 46 Kvalitet: Økonomi: Må budsjettreguleres med kr HMS/SHA: 6303 Lønn-/personal-/økonomisystem Fremdrift:Prosjektet startet i Grunnmodulene i regnskap og lønn i Visma Enterprise tatt i bruk I 2014 innføres flere fagmoduler innen økonomi og personal. Prosjektet holder i hovedsak framdriftsplanen. Kvalitet: Systemet virker tilfredsstillende. Økonomi: Utestående i 2014 er ca kr Øvrige utgifter kommer først i 2015, da noen moduler er forsinket fra leverandør. Generelle avvik:enkelte moduler er forsinket fra leverandørens side, og noen moduler vil ikke bli innført før i Tiltak for å lukke avvik: HMS: Side 9

10 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/ Marit Virkesdal Handlingsprogram og økonomiplan , budsjett 2015 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 48/ Lokalstyret 67/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling Handlingsprogram og økonomiplan og Budsjett 2015 med kommentarer og premisser vedtas. Bevilgningene til drift (jfr. budsjettskjema 1 b) er nettobevilgninger som administrasjonssjefen har fullmakt til å disponere. Administrasjonssjefen skal senest 2 måneder etter utløpet av hvert tertial utarbeide økonomisk rapport for Longyearbyen lokalstyre. Rapporten fremmes for AU og lokalstyret. Rapporteres større avvik, skal rapporten foreslå nødvendige tiltak for å bringe regnskapet i balanse. Lokalstyret vedtar følgende låneopptak i 2015, jfr budsjettskjema 2 B - Investeringsbudsjettet for 2015: Låneopptak til følgende prosjekt: Lånebeløp i 2015 Avdragstid HP Avfall - Restavfallscontainere år Kaidekke og kulvert Bykaia år Havnebygg: Prosjektering år Havnelager: Prosjektering år Forlengelse av turistkaia år Slagg- og askedeponi år Tiltak i hht trafikksikkerhetsplan år Nærmiljøanlegg: belysning sentrum år Utbedring rørkasse U261 - Blåmyra år SD-anlegg fjernvarme år Utbedringer fjernvarme ihht tilstandsvurdering år Nytt fyrhus H år Skolen - Nye rørkasser under gamle skolen år Energiverket - ny heis år Utbedring fundamenter 212, 214 og spisshus år HP Vann - Dosing elveløp mv år HP Vann Manganfilter år HP Vann - ledning Energiverket år HP Vann - ledning Haugen år Oppgraderinger ledninger vann Sjøskrenten år Oppgraderinger ledninger avløp Sjøskrenten år IKT-investeringer skolen år Side 10

11 2013/ Side 2 av 3 Totalt låneopptak Administrasjonssjefen får fullmakt til å godkjenne avdragsvilkår og rentebetingelser og evt. rentebindingsperiode, i hele lånets løpetid. Lokalstyret er klar over at gjennomføring av tiltak i hht vedlikeholdsplanen og tilstandsanalysen for energiverket krever effektuering av bestilling til leverandører i lang tid før tiltaket skal iverksettes grunnet lang leveringstid og planlegging. Lokalstyret godkjenner at administrasjonssjefen inngår bindende avtaler innenfor økonomiplanperioden og innenfor beskrevne økonomiske rammer for gjennomføring av tiltak i vedlikeholdsplanen og tilstandsanalysen for energiverket. Tjenestene vann, energi og fjernvarme behandles etter reglene om selvkost ved avslutning av regnskapet for Renter på korkpengefondet godskrives korkpengefondet. Anbefaling: Handlingsprogram og økonomiplan og Budsjett 2015 med kommentarer og premisser vedtas. Bevilgningene til drift (jfr. budsjettskjema 1 b) er nettobevilgninger som administrasjonssjefen har fullmakt til å disponere. Administrasjonssjefen skal senest 2 måneder etter utløpet av hvert tertial utarbeide økonomisk rapport for Longyearbyen lokalstyre. Rapporten fremmes for AU og lokalstyret. Rapporteres større avvik, skal rapporten foreslå nødvendige tiltak for å bringe regnskapet i balanse. Lokalstyret vedtar følgende låneopptak i 2015, jfr budsjettskjema 2 B - Investeringsbudsjettet for 2015: Låneopptak til følgende prosjekt: Lånebeløp i 2015 Avdragstid HP Avfall - Restavfallscontainere år Kaidekke og kulvert Bykaia år Havnebygg: Prosjektering år Havnelager: Prosjektering år Forlengelse av turistkaia år Slagg- og askedeponi år Tiltak i hht trafikksikkerhetsplan år Nærmiljøanlegg: belysning sentrum år Utbedring rørkasse U261 - Blåmyra år SD-anlegg fjernvarme år Utbedringer fjernvarme ihht tilstandsvurdering år Nytt fyrhus H år Skolen - Nye rørkasser under gamle skolen år Energiverket - ny heis år Utbedring fundamenter 212, 214 og spisshus år HP Vann - Dosing elveløp mv år HP Vann Manganfilter år HP Vann - ledning Energiverket år HP Vann - ledning Haugen år Oppgraderinger ledninger vann Sjøskrenten år Oppgraderinger ledninger avløp Sjøskrenten år Side 11

12 2013/ Side 3 av IKT-investeringer skolen år Totalt låneopptak Administrasjonssjefen får fullmakt til å godkjenne avdragsvilkår og rentebetingelser og evt. rentebindingsperiode, i hele lånets løpetid. Lokalstyret er klar over at gjennomføring av tiltak i hht vedlikeholdsplanen og tilstandsanalysen for energiverket krever effektuering av bestilling til leverandører i lang tid før tiltaket skal iverksettes grunnet lang leveringstid og planlegging. Lokalstyret godkjenner at administrasjonssjefen inngår bindende avtaler innenfor økonomiplanperioden og innenfor beskrevne økonomiske rammer for gjennomføring av tiltak i vedlikeholdsplanen og tilstandsanalysen for energiverket. Tjenestene vann, energi og fjernvarme behandles etter reglene om selvkost ved avslutning av regnskapet for Renter på korkpengefondet godskrives korkpengefondet. Saksopplysninger: Det vises til vedlagte dokument. Vedlegg: 1 Handlingsprogram og økonomiplan , budsjett 2015 (EGET DOKUMENT) Side 12

13 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/ Belinda Brendlien Gebyr- og fakturasatser 2015 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 49/ Lokalstyret 68/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling Lokalstyret vedtar vedlagte forslag til gebyrregulativ og fakturasatser for Anbefaling: Lokalstyret vedtar vedlagte forslag til gebyrregulativ og fakturasatser for Saksopplysninger: Forslag til gebyr- og fakturasatser bygger på presentasjoner fra økonomikonferansen i juni samt enhetenes budsjettforslag for 2015 og AU sitt arbeid med handlingsprogram og økonomiplan og budsjett Gebyrregulativet fastsettes av lokalstyret med hjemmel i Svalbardloven 31 annet ledd: Longyearbyen lokalstyre har ansvaret for infrastrukturen i Longyearbyen som ikke er tillagt staten eller andre. Svalbardmiljølovens 72, jfr. Forskrift om miljøgifter, avfall og gebyr for avløp og avfall på Svalbard (FOR ) og Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyr og byggavfall i Longyearbyen planområde (FOR ), jfr. delegasjon fra Miljøverndepartementet datert 09. juli 2002 og 20. oktober Svalbardloven 25 annet ledd, jfr. Forskrift om delegering av myndighet til Longyearbyen lokalstyre etter lov om Svalbard 25 annet ledd (FOR ). Svalbardloven 4, jfr. delegasjonsvedtak 14. desember 2001 nr (FOR ), jfr. delegasjonsvedtak 7. oktober 2002 nr (FOR ), jfr. Byggeforskriften for Longyearbyen 2012 (FOR ) 3-1. Vedtekter for Longyearbyen lokalstyrets barnehager, vedtatt av lokalstyret 11. mai 2009, og avtale om barnehageplass. Svalbardloven 4, jfr. forskrift om grunnskoleopplæring og videregående opplæring på Svalbard (FOR ), jfr. opplæringsloven 13-6 og Prisregulativ for Longyearbyen havn som er hjemlet i lov av 17. april 2009 nr. 19 om havner og farvann 10 og 25, jfr. forskrift av 30. desember 2010 om havner og farvann på Svalbard. Side 75

14 2014/831-1 Side 2 av 2 Teksten for tilknytningsgebyr for strøm er noe justert for å sikre at gebyret fastsettes slik at Longyearbyen lokalstyres nødvendige kostnader i forbindelse med tilknytningen eller forsterkningen av nettet blir dekket, samtidig som at gebyret ikke overstiger de kostnader Longyearbyen lokalstyre har hatt med den enkelte tilknytningen. Gebyret for tilknytning til Longyearbyen lokalstyres strømforsyning benevnes som anleggsbidrag. Hovedregelen i medhold av nåværende gebyrregulativ er at det er utbygger som skal ta kostnadene med utbygging og tilknytning til den tekniske infrastrukturen (vei, vann og avløp) der hvor det bygges nytt. For å ivareta tilfeller hvor Longyearbyen lokalstyre allerede har tatt kostnaden med utbyggingen av den tekniske infrastrukturen og det fremmes søknad om utbygging som utløser tilknytningsplikt til vei, vann og avløp, er det tatt inn en setning i nytt gebyrregulativ om at gebyrregulativets kapittel 5 vedtatt av lokalstyret også gjelder i disse tilfeller. Vedlegg: (EGET DOKUMENT) 1 Gebyr- og fakturasatser 2015 for Longyearbyen lokalstyre 2 Gebyrregulativet kapittel 5 vedtatt av lokalstyret Forretningsbetingelser for Longyearbyen havn 4 Oversikt over utviklingen i gebyrene over flere år Side 76

15 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/244-7-Q00 Kjersti Holte HP VANN - Endalselva - Utarbeidet forprosjekt og videre arbeid Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Teknisk utvalg 21/ Lokalstyret 69/ Teknisk utvalgs behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Teknisk utvalgs innstilling Lokalstyret er klar over at vurderinger i forhold til prosjekt Endalselva, definert i HP Vann, tas i forbindelse med budsjettforhandlinger for Prosjektet kan utgå i sin helhet hvis det viser seg å være overflødig. Tiltaket innarbeides i investeringsbudsjett for Anbefaling: Lokalstyret er klar over at vurderinger i forhold til prosjekt Endalselva, definert i HP Vann, tas i forbindelse med budsjettforhandlinger for Prosjektet kan utgå i sin helhet hvis det viser seg å være overflødig. Tiltaket innarbeides i investeringsbudsjett for Saksopplysninger: I HP vann (godkjent i Lokalstyret 25/9-12) er det under belyst følgende problemer med Isdammen som vannkilde: - Sedimentproblemer fra Endalselva - Dårlig flomkontroll og sikkerhet for overtopping på demningen - Overløpet er ikke konstruert for riktig vannmengde - Overløpet er usikkert i forhold til HMS - Lekkasjer Det ble foreslått følgende for å bedre sikkerheten: 1. Lage sandfang til Endalselva på oppstrøms side av Isdammen 2. Legge om elveløpet til Endalselva og lede den utenom Isdammen og inn i Adventdalen 3. Forhøye demningen 4. Fornye overløp Side 136

16 2014/244-7 Side 2 av 2 I forbindelse med de 4 overstående punktene ble det bestilt en konsekvensanalyse for å se om det var muligheter for å legge om Endalselva (vedlagt rapport). Der ble det konkludert med at elveløpet burde gå inn i Isdammen og det burde bygges terskel i Isdammen. Det ble så bestilt en kostnadsestimering av prosjektet, denne kom på og (avhengig av valg av manuell og hydraulisk lukebetjening på overløpet). Teknisk ønsker å se mer på problemet for å finne ut om det virkelig er nødvendig med denne store kostnaden. Det ble i 2009 foretatt en batymetrisk måling (kartlegging av bunnforholdene) av Isdammen. Det er ønskelig å gjennomføre en ny batymetrisk måling i år etter forrige måling, for å se endringene av bunnforholdene. Etter dette kan vi vurdere problemene som sedimentasjonen fører med seg. Dette estimeres til en kostnad rundt ,-. Da denne målingen er utført, kan vi se på om det er nødvendig å skulle bruke så mye penger som foreslått på terskel i Isdammen. Det er også nødvendig å utbedre overløpet på Isdammen med tanke på HMS for de som jobber der. Det ble i 2011 estimert til ,-. Med en jevn prisindeks på 4% gir det et budsjettert prosjekt på rundt ,-. For å kunne ta uforutsette kostnader er det ønskelig å sette av ,-. Vurdering: Det settes av ,- i 2015 for å gjennomføre en batymetrisk måling samt å rehabilitere overløpet. Prosjektet gjennomføres i Den batymetriske målingen vil kunne vise om det er nødvendig å gjennomføre større tiltak i forbindelse med sedimentasjon i Isdammen. Vedlegg: HP VANN - Forprosjekt (EGET DOKUMENT) Side 137

17 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/2-151-U63 Svein Olav Ween Søknad om skjenkebevilling i snøhulebar - Radisson Blu Polar Hotel Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 50/ Lokalstyret 70/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak Radisson Blu Polar Hotel Spitsbergen gis tillatelse til å skjenke øl, vin og brennevin i snøhulebar på parkeringsplassen utenfor Radisson Blu Polar Hotel i perioden 18/ / Skjenketiden fastsettes til kl Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Trude Helen Brenden Stein Ove S. Johannessen Alkoholholdig drikkevare skal ikke medbringes inn eller ut av snøhulebaren. Det forutsettes at det er tilstrekkelig vakthold i området. Bevillingen må for øvrig utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. Anbefaling: Radisson Blu Polar Hotel Spitsbergen gis tillatelse til å skjenke øl, vin og brennevin i snøhulebar på parkeringsplassen utenfor Radisson Blu Polar Hotel i perioden 18/ / Skjenketiden fastsettes til kl Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Trude Helen Brenden Stein Ove S. Johannessen Alkoholholdig drikkevare skal ikke medbringes inn eller ut av snøhulebaren. Det forutsettes at det er tilstrekkelig vakthold i området. Bevillingen må for øvrig utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. Side 183

18 2014/2-151 Side 2 av 2 Saksopplysninger: I forbindelse med årets jule- og nyttårsfeiring søker Radisson Blu Polar Hotel Spitsbergen om tillatelse til å skjenke øl, vin og brennevin i perioden 18/ / i en snøhulebar som vil bli bygd opp på parkeringsplassen utenfor Radisson Blu Polar Hotel. Administrasjonssjefen er gitt delegert myndighet til å avgjøre søknader om skjenkebevillinger for enkeltstående anledninger for arrangementer med en varighet på inntil 6 dager. Siden denne søknaden strekker seg ut over dette, må søknaden avgjøres av lokalstyret. Sysselmannen har ingen merknader til søknaden. Vurdering: I forbindelse med ølfestivalen i teltet ved Polarhotellet tidligere i høst, ble det rapportert at det ble observert at alkoholholdig drikkevare ved flere tilfeller ble tatt med ut av teltet. Dette tyder på at vaktholdet ikke var godt nok og/eller at vaktene ikke var godt nok kjent med betingelsene for bevillingen ved dette arrangementet. Med henvisning til dette vil det være viktig at Polarhotellet nå sørger for at det etableres tilfredsstillende vakthold slik at ro og orden i og omkring snøhulebaren blir ivaretatt. Ut over dette har ikke administrasjonssjefen noen kommentarer til søknaden. Alternativt til anbefalingen kan lokalstyret velge å begrense bevillingen til kun å gjelde øl og vin, eller evt. avslå søknaden. Andre vedlegg (ikke vedlagt): 1 Søknad om skjenkebevilling for enkeltanledning Side 184

19 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2010/ Einar Buø Oppnevning av styremedlemmer til styret i Stiftelsen Svalbardsamlingen Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 12/ Lokalstyret 71/ Oppvekst- og kulturutvalgets behandling Lokalstyreleder Christin Kristoffersen foreslo at styret for skal bestå av medlemmene i oppvekstog kulturutvalget. Lokalstyrelederens forslag ble enstemmig vedtatt. Oppvekst- og kulturutvalgets innstilling Medlemmene i oppvekst- og kulturutvalget oppnevnes som medlemmer i styret for Stiftelsen Svalbardsamlingen. Anbefaling: Fremmes uten anbefaling Saksopplysninger: Vedtektenes 6 inneholder bl.a.: "Styret består av det til enhver tid sittende styret for Longyearbyen lokalstyre Kultur og fritidsforetak KF." Etter omorganisering av LL må nytt styre oppnevnes, og vedtektene justeres tilsvarende. Oppnevnelsen følger iht vedtektene Longyearbyen lokalstyres valgperiode, eller den varighet som Longyearbyen lokalstyre bestemmer. Vurdering: Styret bør ha en funksjonell størrelse. I denne sammenheng nevnes at Enhet for Kultur og idrett også administrerer Stiftelsen Kåre Tveter-samlingen. Her består styret av tre personer med gallerileder som sekretær. Etter administrasjonens oppfatning bør også styret i Stiftelsen Svalbardsamlingen bestå av tre medlemmer, med gallerileder som sekretær. Side 185

20 2010/ Side 2 av 2 Vedlegg: 1 Vedtekter Stiftelsen Svalbardsamlingen pr 2010 Side 186

21 Vedtekter for Stiftelsen Svalbardsamlingen Innholdsfortegnelse 1. Navn 2. Opprettelse 3. Samlingens innhold 4. Formål 5. Økonomi 6. Styrende organer 7. Styrets funksjoner 8. Daglig ledelse 9. Vedtektsendringer 10.Opphevelse og avvikling 1. Navn Stiftelsens navn er Stiftelsen Svalbardsamlingen. 2. Opprettelse Stiftelsen Svalbardsamlingen er en ideell stiftelse opprettet 6. februar 1991 av Svalbardrådet. Stiftelsen har sete i Longyearbyen. 3. Samlingens innhold Svalbardsamlingen består av kart, bøker, sedler og andre kulturhistoriske gjenstander med tilknytning til Svalbard. Ved etablering i 1991 bestod samlingen av kart og bøker innkjøpt av Henrik Varming. I 2000 ble en ny samling bøker kjøpt inn av Henrik Varming (Del II). Den 5. mars 2002 ble det innkjøpt en stor seddelsamling fra Ingvald Johansen. 4. Formål Stiftelsens formål er å forvalte, utvide og spre kunnskap om samlingen. Stiftelsen kan søke samarbeid med andre institusjoner/selskaper for lokalisering, forvaltning og drift av samlingen. Stiftelsen er en ikke-næringsdrivende stiftelse. 5. Økonomi Stiftelsen skaffer det økonomiske grunnlag for sin virksomhet gjennom gaver, tilskudd og evnt. salg av reproduksjoner og dubletter. 6. Styrende organer Stiftelsen ledes av et styre. Styret består av det til enhver tid sittende styret for Longyearbyen lokalstyre Kultur og fritidsforetak KF. Styret konstituerer seg selv, og velger selv leder og nestleder. Side 187

22 Oppnevnelsen følger lokalstyrets valgperiode, eller den varighet som Longyearbyen lokalstyre måtte bestemme. 7. Styrets funksjoner Styret har den øverste ledelse av stiftelsens virksomhet. Styret sørger for forsvarlig ivaretakelse av stiftelsens kontanter, verdipapirer og andre eiendeler. Styret velger revisor. Styret har ansvar for at virksomheten drives i samsvar med den til enhver tid gjeldende lovgivning om stiftelser. Styret er beslutningsdyktig når minst tre (3) medlemmer, inkludert leder eller nestleder, er til stede. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle medlemmene av styret så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken. Ved stemmelikhet gjelder det som lederen har stemt for. Styret avgir årsberetning som oversendes Longyearbyen lokalstyre til orientering. 8. Daglig ledelse Styret velger eller ansetter en forretningsfører som forestår den daglige drift. 9. Vedtektsendringer Longyearbyen lokalstyre kan med 2/3 flertall endre vedtektene, forutsatt at lovens øvrige vilkår for omdanning er oppfylt. Styret kan foreslå vedtektsendringer. 10. Opphevelse og avvikling Stiftelsen kan oppheves av et enstemmig og fulltallig styre, forutsatt at lovens øvrige vilkår for omdanning er oppfylt. Stiftelsen kan dessuten oppheves av Longyearbyen lokalstyre med 2/3 flertall, forutsatt at lovens øvrige vilkår for omdanning er oppfylt. Opphevelsen kan foreslås av styret. Dersom Stiftelsen omdannes, overføres Svalbardsamlingen til Longyearbyen lokalstyre. Justert (Lokalstyresak 2010/1107-1) Side 188

23 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/ Svein Olav Ween Møteplan for Lokalstyret og utvalgene Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 52/ Lokalstyret 72/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling For 2015 fastsettes følgende møtedatoer: Administrasjonsutvalget Lokalstyret 1. halvår 27. januar 10. februar 24. februar 10. mars 17. mars april 5. mai 19. mai (Regnskap og årsberetning) 2. juni (Regnskap og årsberetning) 9. juni 16. juni (Strategikonferanse) 2. halvår 25. august 8. september 29. september 27. oktober Konstituerende møte nytt LS 3. november (Arbeidsmøte budsjett) 3. november (Inkl. folkevalgtopplæring) 10. november (Arbeidsmøte budsjett) november (Budsjett) 15. desember (Budsjett) Møtene i Oppvekst- og kulturutvalget og Teknisk utvalg holdes i utgangpunktet på samme datoer som AU-møtene, med møtestart kl Lokalstyrets møter starter kl Anbefaling: For 2015 fastsettes følgende møtedatoer: Administrasjonsutvalget Lokalstyret 1. halvår 27. januar 10. februar 24. februar 10. mars 17. mars april 5. mai 19. mai (Regnskap og årsberetning) 2. juni (Regnskap og årsberetning) 9. juni 16. juni (Strategikonferanse) Side 189

24 2013/974-2 Side 2 av 2 2. halvår 25. august 8. september 29. september 27. oktober Konstituerende møte nytt LS 3. november (Arbeidsmøte budsjett) 3. november (Inkl. folkevalgtopplæring) 10. november (Arbeidsmøte budsjett) november (Budsjett) 15. desember (Budsjett) Møtene i Oppvekst- og kulturutvalget og Teknisk utvalg holdes i utgangpunktet på samme datoer som AU-møtene, med møtestart kl Lokalstyrets møter starter kl Saksopplysninger: Etter 8 i saksbehandlerforskriftene for Longyearbyen lokalstyre skal organet selv, eller lokalstyret, vedta hvilke tidspunkt møter skal avholdes. I tillegg kan det fastsettes møter når organets leder finner det påkrevd, eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Vurdering: Administrasjonssjefen legger fram forslag til møteplan for 2015 for administrasjonsutvalget og lokalstyret. I forslaget er det i lagt til grunn at møtene i AU, oppvekst- og kulturutvalget og teknisk utvalg i utgangspunktet holdes på samme dag. Møtene i AU, OKU og TU bør i utgangspunktet legges dager i forkant av lokalstyremøtene, slik at det er mulig å få med saker fra AU, OKU og TU til videre behandling i lokalstyret på en hensiktsmessig måte. 4. og 5. oktober er det lokalstyrevalg. Konstituerende møte i nytt lokalstyre skal kalles inn med minst 14 dagers varsel, og det foreslås derfor at dato for konstituerende møte settes til 27. oktober. Medlemmer til AU, OKU og TU velges på det konstituerende møtet. Grunnet valget vil det også være nødvendig å forskyve tidspunktene for arbeidsmøtene om budsjettet noe. AU har vanligvis disse møtene i oktober. Det foreslås at lokalstyret har møte med innlagt folkevalgtopplæring (budsjett/økonomi) den 3. november. Dette er samme dato som første budsjettarbeidsmøte i AU. Forslaget til møteplan er tilpasset bl.a. budsjett og regnskapsrapportene. Det er også tatt hensyn til at kontrollutvalget skal behandle regnskapet (uke 18) før dette går til behandling i AU (19. mai). Datoene som er satt opp skal ikke være problematisk i forhold til ferie/skolefridager (inkl. at det er skolefri i uke 13/uka før påske). Administrasjonssjefen har også forutsatt at tirsdag opprettholdes som møtedag Side 190