Saksdokumenter 01/15 Godkjenning av innkalling og dagsorden Christine Bergland

Transkript

1 NUIT Møteinnkalling Fra Christine Bergland, Divisjonsdirektør e-helse og IT, Helsedirektoratet. Til Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT) Møteinnkalling Møtetidspunkt kl Sted Møterom 0206, Helsedirektoratet, Universitetsgaten 2 Sak Saksdokumenter 01/15 Godkjenning av innkalling og dagsorden Christine Bergland 02/15 Godkjenning av referat fra møte Forslag til vedtak: Utvalget vil heretter som regel godkjenne referat vha. en skriftlig høringsrunde etter hvert NUIT møte. Christine Bergland Vedlegg 1: Referat NUIT møte /15 Nasjonal e-helseutvikling «Hva skjer» Christine Bergland orienterer om status på e-helseområdet med oppdrag fra HOD mm. Forslag til vedtak: Utvalget tar informasjonen til orientering Christine Bergland Vedlegg 2: Oppdrag om utredning av organisering på IKT-feltet 04/15 Styrings- og finansieringsmodeller Gjennomgang av reviderte mandat for NUIT og NUFA samt forslag til målsetting og plan for NUIT i 2015 legges frem for tilslutning ved Kristin Bang, nasjonalt porteføljekontor. Orientering om pågående arbeidet med styrings- og finansieringsmodeller ved Roar Olsen, Helsedirektoratet. Forslag til vedtak: 1. Utvalget tar informasjon om arbeidet med styrings- og finansieringsmodeller til orientering og ber om at innspill fremkommet i møtet tas med videre. 2. Utvalget gir sin tilslutning til reviderte mandat for NUIT og NUFA for Utvalget gir sin tilslutning til målsetting og plan for 2015 Kl Christine Bergland Vedlegg 3: Toppnotat sak 04/15 Vedlegg 4: Oppdrag om utredning av styrket gjennomføringsevne for IKT-utvikling i helse- og omsorgssektoren Vedlegg 5: Revidert mandat NUIT Vedlegg 6: Revidert mandat NUFA Vedlegg 7: Evaluering av

2 NUIT Møteinnkalling e-helsegruppens sammensetning og arbeidsform LUNSJ Kl /15 Status nasjonal e-helseportefølje (NUIT prioritering) Det vil bli orientert om etablering og utvikling av nasjonalt porteføljekontor og nasjonal porteføljestyring. Basert på rapporteringer fra prosjekteiere legges foreløpig status for nasjonal e-helseportefølje frem til diskusjon. Aktuelle diskusjonspunkter: -Hvorfor er nasjonal porteføljestyring viktig? -Understøtter prosjektene i porteføljen målsettingen i nasjonal handlingsplan om e-helse og er den fremtidsrettet? - Er det gjennomføringskraft i nasjonal e-helseportefølje? Forslag til vedtak: Utvalget tar til orientering status for nasjonal e-helseportefølje og ber om at innspill fremkommet i møte tas med i det videre porteføljearbeidet. 06/15 Strategiske føringer og prioritering 2016, innledende drøfting Representantene i NUIT legger frem områder/prosjekt man mener er viktig å løfte til videre prioritering og hvilke strategiske avklaringer som bør gjøres som grunnlag for prioritering. -Er det prosjekter i aktørenes porteføljer som er av stor strategisk betydning og som bør være nasjonale? -Er det prosjekter som er nedprioritert eller ikke finansiert for 2015 som bør prioriteres for 2016? Inga Nordberg og Kristin Bang Vedlegg 8: Toppnotat sak 05/15 Vedlegg 9: Nasjonal e- helseportefølje (NUIT prioritering) Vedlegg 10: Samlede statusark for prosjekter i porteføljen Christine Bergland Vedlegg 11: Saksnotat 06/15 Forslag til vedtak: Utvalget ber om innspill fremkommet i møte tas med i det videre arbeidet med underlag til 2016 prioritering samt at nødvendige strategiske føringer blir avklart. 07/15 Eventuelt og oppsummering Møter Torsdag 4. juni i Helsedirektoratet - Torsdag 22. oktober i Helsedirektoratet Vel møtt! Med vennlig hilsen Christine Bergland

3 Vedlegg 1 NUIT Møtereferat Formål Møte i Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT) Dato, sted Torsdag 16. oktober kl Helsedirektoratets lokaler, møterom 206 Deltakere Leder: Christine Bergland, Helsedirektoratet Line Richardsen, KS Egil Rasmussen, KS Marit Elisabeth Larssen, KS Camilla Glasø, KS KommIT (stedfortreder for Kirsti Kierulf) Håkon Grimstad, NHN Bjørn Nilsen, Helse Nord Thomas Bagley, Helse Sør-Øst Erik Hansen, Helse Vest (fram til 12.15) Roger Schäffer, Folkehelseinstituttet Morten Laudal, privatpraktiserende leger Dag R. Jordbru, Statens legemiddelverk Norunn Saure, Helsedirektoratet Forfall Arild Pedersen, Helse Midt Marte Vidnes Jensen, NAV Øvrig tilstedeværelse Tor Eid, HOD (observatør) Bjørn Astad (sak 26/14) John Vestengen, Helse Sør-Øst (stedfortreder for Thomas Bagley innledningsvis i møtet) Jan Gunnar Broch, Helsedirektoratet (sak 25/14) Holmar Finnson, Helsedirektoratet (sak 25/14) Torbjørn Nystadnes, Helsedirektoratet (sak 25/14) Fra sekretariat Sak 23/14 Kristin Bang, Helsedirektoratet Thorill Antonsen, Helsedirektoratet Ingvill Eriksen, Helsedirektoratet Anita Lindholt, Helsedirektoratet Truls Korsgaard, Helsedirektoratet Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedtak: Utvalget godkjenner innkalling og dagsorden. Sak 24/14 Godkjenning av referat fra møte 18. september 2014 Vedtak: Utvalget godkjenner referat fra møte i NUIT 18. september Sak 26/14 Prioritering 2015 Statsbudsjettet 2015 v/bjørn Astad, HOD Bjørn Astad, HOD orienterte om statsbudsjettets rammer. Det bemerkes at dette er 1

4 NUIT Møtereferat et forslag fra regjeringen til Stortinget, og at endringer kan komme. Bevilgninger og oppgaver e-helse: Totalt 690 millioner kroner til e-helse i statsbudsjettet for Hovedbudskap: - Godt budsjett, bevilgningene til e-helse øker med cirka 90 millioner - Nye hovedtiltak/midler: - Én innbygger én journal (20 MNOK til utredning som kuttes fra 2016) - Informasjonssikkerhet og administrative registre (55 MNOK) - mhealth - Pasient- og brukerrettighetslov - Nøytral MVA for forvaltningen - Effektiviseringsreform Se vedlagte presentasjon fra HOD, vedlegg 1. Gjennomgang av forslag til prioritering 2015 Prioriteringskategorier: Prioritet 1 (grønne tiltak): Må gjennomføres i 2015, representerer i hovedsak myndighetspålagte og fullføring av igangsatte tiltak. Prioritet 2 (gule tiltak): Viktige å gjennomføre i 2015, forutsatt forventet finansiering Prioritet 3 (oransje tiltak): Kan gjennomføres i 2015 forutsatt ytterligere finansiering Prioritet 4 (røde tiltak): Gjennomføres ikke i 2015 SamUTs innstilling knyttet til meldinger er lagt til grunn for NUITs prioriteringer Det innebærer at 2015 er et konsolideringsår ifht meldinger. Det innebærer at allerede prioriterte meldinger fullføres og at det ikke utarbeides eller piloteres nye meldinger i I tillegg skal det gjøres en gjennomgang av eksisterende meldingstyper med eventuell gjenbruk på andre bruksområder og utvikling av mer generiske meldingsstandarder. Av den grunn blir ikke utvikling og pilotering av nye meldinger proritert i Helsedirektoratet har ansvar for gjennomgang av eksisterende meldingsstandarder mht mer generisk bruk og ikke prioriterte tiltak må utredes nærmere og behandles i NUFA. Samlet oversikt over prioriteringer for 2015, se tabell, vedlegg 2. For ytterligere informasjon vises det til vedlagte presentasjoner fra møtet, vedlegg 3. Helsedirektoratet, divisjon e-helse og IT: Christine Bergland, Helsedirektoratet og leder av NUIT presenterte forslag til prioriteringer av Helsedirektoratets tiltak for 2015 basert på innspill tidligere fremkommet i NUIT. Statsbudsjettet er lagt til grunn samt signaler fra aktørene vedr. samfinansiering jf tabell under: 2

5 NUIT Møtereferat Årsverk fra eksterne til deltakelse i prosjekter er ikke inkludert. Behov for elektroniske løsninger for å forenkle pasientreiser er omtalt i statsbudsjettet, men ikke hensyntatt i oversikten over. Innspill fra utvalget: Prioritet 1 (grønn): - Utvalget hadde spørsmål til innhold i noen av tiltakene med prioritet 1, men hadde ingen innsigelser til prioriteringen av disse tiltakene. Prioritet 2 (gul): - Program for kodeverk og terminologi: o Utvalget mener at arbeidet med terminologi og kodeverk er en forutsetning for realisering av Én innbygger én journal og at tiltaket av den grunn bør knyttes tettere sammen med utredningen. o Utvalget berhelsedirektoratet prioritere arbeidet med ICPC/ICD-10 (kode- og klassifiseringssystem til bruk i primærhelsetjenesten). o HOD påpekte at terminologi og kodeverk knyttet til sykepleietjenesten må ivaretas, jf. Norsk sykepleierforbunds arbeid med ICNP (International Classification for Nursing Language). Prioritet 3 (orange): - Arbeidet med Mine pasientreiser må fortsette og tas opp til drøfting når løsningsforslag foreligger. Må tydeliggjøre at finansiering foregår via Pasientreiser ANS og ikke gjennom Nasjonal IKT. - Tiltakene knyttet til EPJ i kommunene krever tydeligere bestilling og samfinansiering fra kommunesiden for å kunne gjennomføres i EPJ for PLO i kommunene bør ev. vurderes ivaretatt i Utredningen av Én innbygger én journal, alternativt at KS/KommIT tar ansvar. - Tett integrasjon mellom kjernejournal og EPJ bør være et mål, og bør vurderes ivaretatt under tiltaket 8.1 Intergrasjon/styrket samhandling, ev. flyttet til prioritet 2. Prioritet 4 (rød): - Sertifiseringsordning er etterspurt fra små virksomheter. Utvalget er enig i at det er for tidlig å prioritere det nå, fordi sektor ikke er rede for å følge opp konsekvensene av at EPJ-leverandører ikke oppfyller kravene, samt at det ikke foreligger finansiering til å utvikle EPJ-systemene. Det er også ønskelig å få erfaringer med ny forskrift om krav til IKT standarder og tilhørende referansekatalog. Nødvendig med en skrittvis tilnærming. NHN er i dialog med Dnlf mht. kjøpsveiledning for mindre aktører. Både spesialisthelsetjenesten og KS/KommIT kan bidra med erfaringer. 3

6 NUIT Møtereferat Generelle innspill fra utvalget: - Utvalget er enige om at prioriteringene i hovedtrekk er gode, men det er vanskelig å se hva som kan bli eventuelle konsekvenser dersom et tiltak nedprioriteres. - Utvalget understreker viktigheten av at informasjonssikkerhet bør være et gjennomgående tema for Helsedirektoratet, øvrige divisjoner: - Tiltakene er i hovedsak knyttet til myndighetspålagte oppgaver og Norsk Pasientregister (NPR). Tiltakene er kategorisert som prioritet 1 og 2 og gjennomføres i Viktig at tiltakene prosesseres videre i NUFA og andre relevante organer. - Utvalget savner oversikt over hva som er forventede leveranser fra sektoren i 2015 knyttet til bl.a. Pakkeforløp for kreft, Prio 2 m.fl. Folkehelseinstituttet (FHI)/ Sekretariat Nasjonalt helseregisterprosjekt: - Utvalget uttrykker noe bekymring for arkitekturen i tiltak edår og støtter FHIs reviderte plan om ytterligere utredning for å utvikle best mulig løsning, også basert på innspill i brev av fra Dnlf. Det oppfordres til å se på muligheter for gjenbruk av allerede eksisterende løsninger for å holde kostnadene nede. - Viktig å løfte helseregisterområdet med felles informasjonsmodell og teknologisk fellesløsninger som et tema på tvers av aktører inn i NUFA og andre aktuelle fora. Statens strålevern: - Utvalget oppfordrer til at tiltaket Nasjonalt system for overvåking av medisinsk strålebruk blir behandlet i NUFA. - Viktig at prosjektet til Statens strålvern er koordinert med utviklingsarbeid som skjer lokalt/regionalt knyttet til strålevern. Statens legemiddelverk (SLV): - Utvalget understreker viktigheten av at det for tiltak Elektronisk rapportering av legemiddelbivirkninger for helsepersonell legges opp til en fullintegrert løsning. Tiltaket prosesseres mht. løsningsmodell i NUFA. - For tiltaket Interaksjonssøk i EPJ legges det opp til at aktørene gjør bestillingen, men at tiltaket fremdels står på tiltakslisten. KS KommIT: - KS/KommIT har løftet Fødselsepikrise i helsestasjonstjenesten som det enkeltstående tiltak det er størst etterspørsel etter i kommunehelsetjenesten. KS/KommIT tar tiltakseieransvaret for å utrede alternative løsningsmodeller før utvikling av løsning. Tidligere arbeid tas med videre. Øvrige tiltak: - Pasientskadeerstatning er et aktuelt og viktig tema, behov og løsninger bør prosesseres videre i NUFA og andre aktuelle fora. Generelle innspill fra utvalget: 4

7 NUIT Møtereferat - Representantene i utvalgene, NUFA, NUIT og SamUT må selv sørge for at saker/tiltak i utvalgene blir forankret i egne virksomheter. - Det er behov for gode konsekvensutredninger, så samtlige aktører vet hva som prioriteres og hvorfor. - Utvalget etterspør en oversikt over hva alle utredningsaktiviteter koster. Det er positivt at utredningsarbeid nå tydeligere kan ansvarsplasseres via NUIT. Veien videre - Ambisjonsnivå og budsjetter må bearbeides av respektive tiltakseiere, i henhold til endelig behandling av statsbudsjettet og samfinansiering samt NUITs prioriteringer. Tiltakseiere bes orientere NUIT om eventuelle vesentlige endringer og konsekvenser senest til neste møte i mars. - Det henstilles om at tiltakseiere involverer aktuelle interessenter og får utredninger behandlet i NUFA for å sikre best mulige løsninger og best mulig prioriteringsgrunnlag for Vedtak: 1. Utvalget gir sin tilslutning til prioritering av tiltak for Utvalget påpeker at det er viktig at man under arbeidet med integrasjon og samhandling vurderer mulighetene for tett integrasjon med kjernejournal, referanse til epikrise og e-resept i PLO. 3. Videre påpeker utvalget at arbeidet med pasientreiser må fortsette, og at det tas opp til drøfting når løsningsforslag foreligger. Sak 27/14 Forslag til store satsinger 2016 Christine Bergland, Helsedirektoratet, presenterte forslag til store satsinger for Forslaget ble også drøftet i NUIT-møtet 18. september. 1. Én innbygger én journal, forprosjekt fra 2016 som omfatter følgende tiltaksområder: 3.1: Legemiddelinformasjon 4: Styrings- og kunnskapsgrunnlag, inkl. datagrunnlag fra primærhelsetjenesten 6.3: Kodeverk og terminologi 8.4: Nasjonal sikkerhetsinfrastruktur (NSI) 2. Adressering, organisasjon og tjenesteoversikt (helseadministrative registre) Satt av 55 mill i statsbudsjettet for 2015 til informasjonssikkerhet og helseadministrative registre. Et felt som fortsatt bør styrkes i Høytilgjengelige tjenester (ansvar Norsk Helsenett) Tidligere spilt inn fra Norsk helsenett som stor satsing, men ligger ikke i statsbudsjettet for Innspill fra utvalget: - Utvalget stilte spørsmål om hva som er kriteriene for å være en stor satsing. Det er imidlertid enighet i utvalget om at forslagene presentert som store satsinger i 2016 er både nasjonale, sektorovergripende og grunnleggende viktige å få på plass. - Videre prosess rundt Én innbygger én journal: Hva kan være enkle tiltak å gjennomføre i denne sammenheng? Helsedirektoratet tar innspillet med seg. - Utvalget mener at det er stort behov for bedre elektronisk samhandling/en 5

8 NUIT Møtereferat samhandlingsplattform, og ønsker at det generelt prioriteres tiltak som vil gi best effekt i sektor. Vedtak: 1. Utvalget gir sin tilslutning til innspill til store satsingsforslag for Utvalget understreker betydningen av at innbyggerperspektivet ivaretas i satsingene, at innsatsområdene til Én innbygger én journal må være til kontinuerlig vurdering, samt at satsingsforslagene gjenspeiler og underbygger betydningen av digital tillit. Sak 25/14 Referansekatalog med krav til IKT-systemer som benyttes ved elektronisk behandling av helseopplysninger i helse- og omsorgstjenesten Jan Gunnar Broch, Helsedirektoratet, orienterte om overordnet plan for etablering av referansekatalog. NUIT`s rolle i arbeidet med referansekatalog og tilhørende forskift: NUIT innstiller 1. Anbefalte standarder i referansekatalogen, Helsedirektoratet beslutter 2. Obligatoriske standarder til forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgssektoren, Helse- og omsorgsdepartementet beslutter NUIT orienteres om 1. Obligatoriske standarder som følger av andre forskrifter 2. Unntak, Helsedirektoratet kan gi unntak jfr. utkastet til forskrift om IKTstandarder Innspill fra utvalget: - Utvalget stilte spørsmålstegn ved at versjonsnummer på obligatoriske standarder står i forskrift og må endres der, og at det derfor ikke er mulighet for versjonsendring uten forskriftsendring. - Sektoren bruker i dag meldinger som er under utfasing, og det er en risiko for at disse fases ut for tidlig mens man venter på digital dialog. Det er av stor viktighet at disse ikke fjernes før ny dialogmelding foreligger. - Forslag fra utvalget om referansekatalogen alternativt kan referes til fra annen og eksisterende løsning, for eksempel via tilknytningsavtale hos NHN eller Difi`s referansekatalog. - Utvalget oppfordrer samtlige aktører til å bli flinkere til å gi innspill til relevante høringer. Helsedirektoratet tar med seg utvalgets innspill. Vedtak: 1. NUIT gir sin tilslutning til kriteriene for hvilke obligatoriske og anbefalte standarder som skal tas inn i referansekatalogen. 2. NUIT gir sin tilslutning til at det vedlagte utkastet til referansekatalog, etter videre planalgt kvalitetssikring av hjemmelsgrunnlag, danner grunnlaget for referansekatalogen som sendes på sektorhøring. Det gjeldende utkastet kan bli supplert med obligatoriske standarder med hjemmel i annet lovverk enn 6

9 NUIT Møtereferat forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgssektoren. Sak 28/14 Neste møte Eventuelt Neste møte torsdag 5. mars kl i Helsedirektoratet Møter Torsdag 5. mars, i Helsedirektoratet - Torsdag 4. juni, i Helsedirektoratet - Torsdag 22. oktober, møtested ikke avklart 7

10

11

12

13

14 Vedlegg 3 Til: Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren Dato: Saksnr: 04/15 Fra: Christine Bergland Notat Styrings- og finansieringsmodeller Sterkere nasjonal styring og koordinering av IKT-utviklingen i helse- og omsorgssektoren er et av fire strategiske grep som trekkes frem i Meld. St. 9 Én innbygger én journal ( ). Mange selvstendige aktører i sektoren gjør det nødvendig å styrke samordningen av IKT-utviklingen. Det arbeides nå med oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet angående styrket gjennomføringsevne for IKT-utvikling i helse- og omsorgssektoren. Oppdraget skal vurdere nye beslutningsprosesser og finansieringsmodeller. Det vil i møtet vil det bli gitt en orientering om status på arbeidet med oppdraget fra HOD til helsedirektoratet, jf. vedlegg 2. Dette kan bety ytterligere endringer i mandatene til e-helsegruppen, NUIT og NUFA, men forslagene fra november 2014 bør likevel anses som relevante for Reviderte mandater for NUIT og NUFA for 2015 I november 2014 ble det gjennomført en evaluering av e-helsegruppens oppfyllelse av mandat, og dens relasjon til underutvalgene (Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT) og Nasjonalt fag- og arkitekturutvalg (NUFA)). Evalueringen ga forslag til endringer i mandat og sammensetning for henholdsvis e-helsegruppen, NUIT og NUFA. Følgende blir lagt frem i møtet for tilslutning: Reviderte mandat for NUIT og NUFA for 2015 (se vedlegg 4A og 4B) Målsetting og plan for NUIT i 2015 Endringer i mandatet til e-helsegruppen besluttes av Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) og vil ikke bli drøftet i NUIT nå.

15 Målsetting og plan for NUIT i 2015: Forslag til vedtak: 1. Utvalget tar informasjon om arbeidet med styrings- og finansieringsmodeller til orientering og ber om at innspill fremkommet i møtet tas med videre. 2. Utvalget gir sin tilslutning til reviderte mandat for NUIT og NUFA for Utvalget gir sin tilslutning til målsetting og plan for 2015

16

17

18 Forslag til revidert mandat for NUIT november 2014 Mandat for nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helseog omsorgssektoren (NUIT) 1. Bakgrunn NUIT ble etablert i 2012 for å sikre prioritering av nasjonale IKT-tiltak i helse- og omsorgssektoren. Sterkere nasjonal styring og koordinering av IKT-utviklingen i helse- og omsorgssektoren er et av fire strategiske grep som trekkes frem i Meld. St. 9 Én innbygger én journal ( ), og det er definert som et innsatsområde i Nasjonal handlingsplan for e-helse Mange selvstendige aktører i sektoren gjør det nødvendig å styrke samordningen av IKT-utviklingen. I november 2014 ble det gjennomført en evaluering av e-helsegruppens oppfyllelse av mandat, og dens relasjon til underutvalgene (Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT) og Nasjonalt fag- og arkitekturutvalg (NUFA)). Evalueringen ga forslag til endringer i e- helsegruppens mandat og sammensetning for å bidra til sterkere nasjonal styring av IKT i sektoren, og i den forbindelse ble mandatet for NUIT også justert. 2. Formål Formålet med NUIT er å være et innstillingsråd for prioritering av nasjonale IKT-tiltak. Innstilling skal legges frem for e-helsegruppen til beslutning. 3. Oppgaver og ansvar Oppgaver og ansvarsområder for gruppen: Gjennomføre prioritering av nasjonale IKT-tiltak basert på strategiske føringer og prioriteringskriterier fra e-helsegruppen Utarbeide innstilling om prioritering og ansvarsplassering av nasjonale IKT-tiltak for beslutning i e-helsegruppen Utarbeide innstilling om finansiering av nasjonale IKT-tiltak for tilslutning i e-helsegruppen Løfte strategiske diskusjoner og problemstillinger til e-helsegruppen Orienteres om resultater og gevinster av nasjonale IKT-tiltak Orienteres om status på nasjonale IKT-tiltak med store endringer og/eller avvik Gi sin tilslutning til kriterier for prioritering av obligatoriske og anbefalte standarder i referansekatalogen. Ved behov kan Helsedirektoratet legge frem enkeltstandarder til behandling i NUIT Informere og forankre utvalgets innstilling i egne virksomheter Informasjons- og erfaringsutveksling Beslutte endringer i mandat for Nasjonalt utvalg for fag og arkitektur (NUFA) 4. Sammensetning NUIT ledes av øverste leder for e-helse i Helsedirektoratet.

19 Forslag til revidert mandat for NUIT november 2014 De respektive virksomhetene møter med medlemmer som har god innsikt i egen virksomhetsportefølje og sektorens samlede behov for e-helseutvikling. Det forventes at medlemmene representerer sin organisasjon og/eller brukergruppe i møtet. Det skal utpekes faste vararepresentanter. Følgende er representert i NUIT: Helsedirektoratet (leder) De regionale helseforetakene (fire medlemmer) Kommunesektoren (fire medlemmer) Folkehelseinstituttet (et medlem) Norsk Helsenett SF (et medlem) NAV (et medlem) Legemiddelverket (et medlem) Privatpraktiserende leger (et medlem) Helsedirektoratet (et medlem) Helse- og omsorgsdepartementet (observatør) Representanter fra andre aktører, yrkes- og profesjonsforeninger kan delta på møter ved behov. Lederen av NUIT kan beslutte endringer i utvalgets sammensetning. 5. Porteføljekontor og møteplan Det skal etableres et porteføljekontor i Helsedirektoratet som skal understøtte videreutvikling av porteføljestyring av nasjonal e-helseutvikling. Porteføljekontoret skal drive prosessene og legge til rette for e-helsegruppens, NUITs og NUFAs virke. Mandat for porteføljekontoret er under utarbeidelse. NUIT skal avholde tre-fire møter hvert år, og disse skal være koordinert med møtene i e- helsegruppen og NUFA. Porteføljekontoret har ansvar for å utvikle et felles årshjul i god tid før inngangen til et nytt år. 6. Funksjonstid Utvalgets mandat bør evalueres ved endringer i styringsmodeller eller organisering av e-helsefeltet. Det er e-helsegruppen som beslutter endringer i NUITs mandat.

20 Forslag til revidert mandat for NUFA november 2014 Mandat for nasjonalt utvalg for fag og arkitektur (NUFA) 1. Bakgrunn Fagutvalget og arkitekturutvalget ble i 2010 etablert som to separate utvalg, men har i praksis fungert som ett utvalg (NUFA) den senere tiden. Sterkere nasjonal styring og koordinering av IKT-utviklingen i helse- og omsorgssektoren er et av fire strategiske grep som trekkes frem i Meld. St. 9 Én innbygger én journal ( ), og det er definert som et innsatsområde i Nasjonal handlingsplan for e-helse Mange selvstendige aktører i sektoren gjør det nødvendig å styrke samordningen av IKT-utviklingen. I november 2014 ble det gjennomført en evaluering av e-helsegruppens oppfyllelse av mandat, og dens relasjon til underutvalgene (Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT) og Nasjonalt fag- og arkitekturutvalg (NUFA)). Evalueringen ga forslag til endringer i e- helsegruppens mandat og sammensetning for å bidra til sterkere nasjonal styring av IKT i sektoren, og i den forbindelse ble mandatet for NUFA også justert. 2. Formål Formålet med NUFA er å bidra til at helsefaglige behov og nasjonale arkitekturprinsipper, legges til grunn for nasjonal koordinering og prioritering av IKT-tiltak i helse- og omsorgssektoren. Utvalget skal anbefale nasjonale arkitekturløsninger slik at utvikling og innføring av nasjonale utviklingstiltak gjøres på en effektiv og hensiktsmessig måte i sektoren. 3. Oppgaver og ansvar NUFA skal gi anbefalinger vedrørende helsefaglige-, arkitekturmessige og IT-organisatoriske løsninger og problemstillinger. Anbefalingene skal være så tydelige at de kan bidra til å styrke det videre arbeidet med prioritering i respektive virksomheter/porteføljer og NUIT. Oppgaver og ansvarsområder for utvalget: Utarbeide og anbefale helsefaglige og arkitekturmessige løsninger for utvikling og innføring av nasjonale utviklingstiltak Vurdere helsefaglige og arkitekturmessige konsekvenser ved utvikling og innføring av nasjonale IKT-tiltak Vurdere helsefaglige og arkitekturmessige avhengigheter mellom nasjonale IKT-tiltak Beslutte overordnede arkitekturprinsipper for sektoren Informere og forankre utvalgets innstilling i egne virksomheter Informasjons- og erfaringsutveksling Vurderinger og anbefalinger leveres til virksomheten eller utvalget som har initiert saken, eller til NUIT for prioritering av tiltaket. 4. Sammensetning NUFA ledes av øverste leder for e-helse i Helsedirektoratet.

21 Forslag til revidert mandat for NUFA november 2014 Medlemmene fra helsefagsiden må ha god kjennskap til utfordringer, problemstillinger og behov knyttet til fagutøvelse og behovet for elektroniske tjenester i helse- og omsorgssektoren. Medlemmene fra arkitektursiden må ha god kunnskap om IT-arkitektur (prinsipper og løsninger) for helse- og omsorgssektoren. Det forventes at medlemmene representerer sin organisasjon og/eller brukergruppe i møtet. Det skal utpekes faste vararepresentanter. Følgende skal være representert i NUFA: Helsedirektoratet (leder) De regionale helseforetakene/nasjonal IKT (to medlemmer for helsefag og to for arkitektur) Kommunene(to medlemmer for helsefag og to for arkitektur) Folkehelseinstituttet (et medlem for helsefag og et for arkitektur) Norsk Helsenett SF (et medlem for helsefag og et for arkitektur) Helsedirektoratet (to medlemmer for helsefag og to for arkitektur) Privatpraktiserende leger (et medlem) Privatpraktiserende tannleger (et medlem) Representanter fra andre aktører kan delta på møter ved behov. Lederen av NUFA kan beslutte endringer i utvalgets sammensetning. 5. Porteføljekontor og møteplan Det skal etableres et porteføljekontor i Helsedirektoratet som skal understøtte videreutvikling av porteføljestyring av nasjonal e-helseutvikling. Porteføljekontoret skal drive prosessene og legge til rette for e-helsegruppens, NUITs og NUFAs virke. Mandat for porteføljekontoret er under utarbeidelse. NUFA skal avholde fire-seks møter hvert år, og disse skal være koordinert med møtene i e- helsegruppen og NUIT. Porteføljekontoret har ansvar for å utvikle et felles årshjul i god tid før inngangen til et nytt år. 6. Funksjonstid Utvalgets mandat bør evalueres ved endringer i styringsmodeller eller organisering av e-helsefeltet. Det er NUIT som beslutter endringer i NUFAs mandat.

22 Helsedirektoratet Evaluering av e- helsegruppens sammensetning og arbeidsform November 2014

23 1. Innhold 1. Innhold Sammendrag Bakgrunn og metode Bakgrunn Oppdraget Metode Om e-helsegruppen og underutvalgene E-helsegruppen Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT) Nasjonalt utvalg for fag- og arkitektur (NUFA) Evaluering av e-helsegruppen Tilbakemeldinger knyttet til e-helsegruppen E-helsegruppens oppfyllelse av mandat E-helsegruppens sammensetning, sekretariat og møteplan Tilbakemeldinger knyttet til relasjon til underutvalgene Oppsummering og vurdering av tilbakemeldingene Forslag til endringer Målsettinger knyttet til sterkere nasjonal styring av IKT Organisering av e-helsegruppen og underutvalgene fremover Tre ulike organiseringer Anbefalt organisering Implikasjoner for e-helsegruppen Forslag til endringer i e-helsegruppens mandat Forslag til endringer i e-helsegruppens sammensetning Implikasjoner for NUIT og NUFA Forslag til endringer i NUITs mandat Forslag til endringer i NUFAs mandat og sammensetning Etablering av nasjonalt porteføljekontor Veien videre Vedlegg

24 2. Sammendrag E-helsegruppen ble etablert av Helse- og omsorgsdepartementet i 2010 for overordnet samordning, koordinering og prioritering av IKT-tiltak i helse- og omsorgssektoren. Gruppen ledes av Helse- og omsorgsdepartementet ved departementsråden, og består ellers av toppledere i sektoren. E-helsegruppen og underutvalgene (Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT) og Nasjonalt utvalg for fag- og arkitektur (NUFA)) ble etablert for å kompensere for manglende felles styringslinje innen IKT i helse- og omsorgssektoren. I henhold til Nasjonal handlingsplan for e-helse skal utvalgene sikre koordinert, prioritert og forutsigbar utvikling og innføring av nasjonale IKT-tiltak. Helse- og omsorgsdepartementet har bedt Helsedirektoratet foreta en gjennomgang av e- helsegruppen og gi forslag til endringer som vil gi økt gjennomføringskraft i IKT-utviklingen. Retrospektiv evaluering av e-helsegruppens oppfyllelse av mandat er gjort ved hjelp av intervjuer med et utvalg av medlemmer i e-helsegruppen og underutvalgene, samt gjennomgang av sakslister og referater fra e-helsegruppens møter. Man har valgt å intervjue virksomheter med ansvar for iverksettelse av IKT-tiltak, og som har erfaring fra e-helsegruppen, og dermed kan gi tilbakemelding angående arenaenes sammensetning og arbeidsform. Totalt er elleve medlemmer av e-helsegruppen og underutvalgene intervjuet, i tillegg til utvalgte ledere og sekretariatet i Helsedirektoratet. Tilbakemeldingene fra intervjuene har i stor grad vært konsistente. Grunnet oppdragets karakter og omfang har man ikke valgt å intervjue bredt i sektoren, som for eksempel interesseorganisasjoner. De intervjuede synes at etableringen av e-helsegruppen har vært svært bra. Gruppen har fungert godt som informasjons- og forankringsarena og den har satt e-helse på dagsorden på en god måte. Et annet viktig moment er at gruppen har vært en god arena for nettverksbygging i sektoren, noe det var tydelig behov for ved etableringen i De intervjuede er meget positive til etableringen av NUIT som prioriteringsfora og trekker frem at NUIT har høy troverdighet i sektoren. De intervjuede har mindre oversikt over NUFAs mandat og virke, og det er derfor færre tilbakemeldinger knyttet til NUFA. E-helsegruppen synes i liten grad å ha oppfylt sitt mandat med hensyn til å bidra til samordning av IKT-utviklingen i sektoren, og flere trekker også frem at det har vært lite strategiske tema på agendaen. E-helsegruppen fikk styringsgruppeansvar for Nasjonal kjernejournal og Nasjonalt helseregisterprosjekt i begynnelsen av 2013, men de intervjuede mener at gruppen ikke har fungert i denne rollen. De fleste mener e-helsegruppen er for stor, og består av for mange aktører og har for mange deltakere. Flere kommenterer også at det er for mange bisittere og tilhørere på møtene. De intervjuede har gitt innspill til hvilken rolle e-helsegruppen og underutvalgene bør ha fremover for å bidra til økt gjennomføringskraft i IKT-utviklingen i sektoren. Innspillene har variert med hensyn til hvilken grad av styring og beslutningsmyndighet man ønsker i e- helsegruppen. Noen ønsker at gruppen skal fortsette som en informasjons- og forankringsarena, mens andre mener at gruppen bør tildeles egne finansieringsmidler for nasjonale IKT-tiltak og på den måten bli et nytt styringsorgan i sektoren med reell beslutningsmyndighet og styringsverktøy. Det pågår flere arbeider som vurderer styringsmodeller og organiseringen av IKT i sektoren, som for eksempel utredningen av Meld. St. 9 Én innbygger én journal og Nasjonal helse- og 2

25 sykehusplan. I henhold til Meld. St. 9 Én innbygger én journal skal oppgaver, finansiering og organisering av kompetansesentre, koordineringsorganer og andre IKT-miljøer gjennomgås for å sikre en best mulig ressursutnyttelse. Vurderinger knyttet til store endringer i styringsmodell og organisering bør gjøres i de nevnte prosessene, og vil ikke bli gjenstand for konklusjon i denne rapporten. Anbefalingene i denne rapporten gjelder forslag til endringer i e-helsegruppen og underutvalgene som kan realiseres på kort sikt. Rapporten gir ikke anbefaling om en ny styringsmodell, men justering av dagens mandat og sammensetninger. De fleste intervjuede mener at e-helsegruppen bør ha myndighet som ligger et sted mellom forankringsarena og nytt styringsorgan. Man ønsker tydeligere strategisk fokus på møtene, og mener at gruppen bør videreutvikles til å bli en strategisk premissgiver (porteføljestyre) for nasjonale IKT-tiltak. Det innebærer at gruppen fastsetter strategiske føringer for nasjonale IKTtiltak, og beslutter prioritering og ansvarsplassering av tiltakene etter innstilling fra NUIT. Gruppen bør også bidra til samordning av IKT-utviklingen i sektoren, for eksempel ved å øke innsatsen på felles tiltak og vurdere om lokale/regionale tiltak skal være nasjonale. I en modell hvor e-helsegruppen videreutvikles til strategisk premissgiver (porteføljestyre) for nasjonale IKT-tiltak bør NUIT fortsette som prioriteringsfora, og NUFA som fagutvalg. Mandatene til NUIT og NUFA bør spisses for å tydeliggjøre formål og oppgaver. NUIT bør være innstillingsråd for prioritering av nasjonale IKT-tiltak. Innstilling legges frem for e-helsegruppen til beslutning, og NUIT skal også løfte strategiske diskusjoner og problemstillinger til e-helsegruppen. NUFAs mandat bør tydeliggjøre at utvalget skal anbefale konkrete løsninger knyttet til helsefag og arkitektur for nasjonale IKT-tiltak. NUFA skal levere sine anbefalinger til NUIT. For både NUIT og NUFA er det viktig at medlemmene representerer sin virksomhet og/eller brukergruppe i møtene. Det skal etableres et nasjonalt porteføljekontor i Helsedirektoratet for å understøtte videreutvikling av porteføljestyring av nasjonal e-helseutvikling. Det nasjonale porteføljekontoret skal drive prosessene og legge til rette for e-helsegruppens, NUITs og NUFAs virke, og er en viktig forutsetning for å lykkes med de reviderte mandatene. Endringsforslagene i denne rapporten er ikke drøftet eller forankret i sektoren. De intervjuede har ikke fått anledning til å gi innspill på endringsforslag i mandater og sammensetninger slik som de er formulert i rapporten. Endringsforslagene er ikke drøftet i de nasjonale foraene, og aktører som ikke er representert i foraene har ikke blitt invitert til å komme med sine innspill. Neste steg bør være at endringsforslagene drøftes i de nasjonale foraene. 3

26 3. Bakgrunn og metode I dette kapittelet følger en kort beskrivelse av bakgrunn og metode for oppdraget. 3.1 Bakgrunn E-helsegruppen ble etablert av Helse- og omsorgsdepartementet i 2010 for overordnet samordning, koordinering og prioritering av IKT-tiltak i helse- og omsorgssektoren. E- helsegruppen ledes av Helse- og omsorgsdepartementet ved departementsråden, mens Helsedirektoratet har sekretariatsfunksjonen. Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT) ble opprettet i 2012 etter tilslutning fra e-helsegruppen. Utvalget skal sikre en operativ koordinering og prioritering av nasjonale IKT-tiltak. Nasjonalt utvalg for fag- og arkitektur (NUFA) skal på helsefaglig og arkitekturmessig grunnlag gi råd vedrørende prioritering og koordinering av nasjonale IKT-tiltak og valg av samhandlingsarkitektur i helse- og omsorgssektoren. NUIT og NUFA ledes av Helsedirektoratet, som også har sekretariatsfunksjonen. E-helsegruppen og utvalgene er etablert for å kompensere for manglende felles styringslinje innen IKT i helse- og omsorgssektoren, og skal sikre en forutsigbar utvikling og innføring av nasjonale IKT-tiltak. Sterkere nasjonal styring og koordinering av IKT-utviklingen i helse- og omsorgssektoren er et av fire strategiske grep som trekkes frem i Meld. St. 9 ( ) Én innbygger én journal. Mange selvstendige aktører i sektoren gjør det nødvendig å styrke samordningen av IKTutviklingen. Felles målbilder og koordinerte gjennomføringsplaner skal bidra til en mer sammenhengende IKT-utvikling. For å nå dette målet er det viktig at tiltak av nasjonal betydning koordineres nasjonalt, med en tydelig rolle- og ansvarsdeling mellom aktørene. Utredningen av Én innbygger én journal (2014) avdekket utfordringer knyttet til organisering og styring for IKT-utviklingen i sektoren, og konkluderte med at dagens styringsmodell gir lav gjennomføringsevne og lite koordinert utvikling av IKT i sektoren. Riksrevisjonens rapport om styring av elektronisk meldingsutveksling (2014) peker også på at det er behov for sterkere nasjonal styring, prioritering og koordinering. 3.2 Oppdraget Med bakgrunn i utviklingen og målene i Meld. St. 9 ( ) Én innbygger én journal har Helse- og omsorgsdepartementet bedt Helsedirektoratet foreta en gjennomgang av e- helsegruppen og gi forslag til endringer som vil gi økt gjennomføringskraft i IKT-utviklingen. Gjennomgangen bør se på mandat, sammensetning, sekretariat og møteplan, og bør også se på relasjonen mellom e-helsegruppen og underutvalgene i en samlet modell for nasjonal koordinering og prioritering av IKT-utvikling. 3.3 Metode Leveransen deles i to deler. Den første delen omhandler evalueringen av e-helsegruppen, inkludert relasjon til underutvalgene. Dette er en retrospektiv vurdering. Den andre delen gir forslag til endringer som vil bidra til økt gjennomføringskraft i IKT-utviklingen fremover. 4

27 Endringsforslagene innebærer ikke en ny styringsmodell, men justeringer i dagens mandat og sammensetninger. I den første delen er e-helsegruppen evaluert basert på oppfyllelse av mandatet fra 2010 inkludert senere utvidelser. Informasjonsinnhenting er gjort ved hjelp av individuelle intervjuer med et utvalg av medlemmer i e-helsegruppen og underutvalgene. I tillegg er sakslister og referater fra e-helsegruppens møter vurdert og kategorisert. Forslag til endringer er utarbeidet basert på vurderinger knyttet til den retrospektive evalueringen, og uttalte målsettinger om sterkere nasjonal styring fra Meld. St. 9 Én innbygger én journal og Nasjonal handlingsplan for e-helse Informasjonsinnhenting er gjort ved hjelp av individuelle intervjuer med et utvalg av medlemmer i e-helsegruppen og underutvalgene. Man har valgt å intervjue virksomheter med ansvar for iverksettelse av IKT-tiltak, og som har erfaring fra e-helsegruppen, og dermed kan gi tilbakemelding angående arenaenes sammensetning og arbeidsform. Totalt er elleve medlemmer av e-helsegruppen og underutvalgene intervjuet, i tillegg til utvalgte ledere og sekretariatet i Helsedirektoratet. Grunnet oppdragets karakter og omfang har man ikke valgt å intervjue bredt i sektoren, som for eksempel interesseorganisasjoner. Dette kan innebære svakheter ved metoden. Anbefalingene er ikke forankret i sektoren og neste steg bør være å drøfte og forankre disse i de nasjonale foraene. Følgende medlemmer fra e-helsegruppen og underutvalgene er intervjuet: Navn Virksomhet/organisasjon 1 Herlof Nilssen Helse Vest RHF 2 Erik Hansen Helse Vest RHF 3 Steinar Marthinsen Helse Sør-Øst RHF 4 Trond Michael Andersen Helse Midt-Norge RHF 5 Bjørn Nilsen Helse Nord RHF 6 Trude Andresen KS 7 Kirsti Kierulf KS/KommIT 8 Camilla Stoltenberg Nasjonalt folkehelseinstitutt 9 Håkon Grimstad Norsk Helsenett 10 Bjørn Engum Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin 11 Grete Strand og Magne Nylenna Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten Det er benyttet en semistrukturert intervjuguide til støtte i intervjusituasjonen. Intervjuene ble gjennomført stedlige eller ved videokonferanse i september og oktober Intervjuguide finnes i vedlegg 1. 5

28 4. Om e-helsegruppen og underutvalgene I dette kapittelet følger en beskrivelse av e-helsegruppens mandat, sammensetning, sekretariatsfunksjon og møteplan, i tillegg til en kort beskrivelse av Nasjonalt utvalg for ITprioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT) og Nasjonalt utvalg for fag- og arkitektur (NUFA). 4.1 E-helsegruppen E-helsegruppen ble etablert av Helse- og omsorgsdepartementet i 2010 for overordnet samordning, koordinering og prioritering av IKT-tiltak i helse- og omsorgssektoren. Gruppen har en rådgivende funksjon overfor myndighetene og skal på denne måten bidra til samlet ressursutnyttelse og samordnet fremdrift mellom aktørene i sektoren. Den skal også tjene som en arena for informasjonsutveksling og forankring. Med etableringen av e-helsegruppen ble det ikke etablert ikke en ny beslutningsstruktur. Ansvaret for gjennomføringen av IKT-tiltak tilligger den enkelte virksomhet. Mandatet til e-helsegruppen innebærer at gruppen skal fungere som arena for: A. Ivaretakelse av samordningsbehovene på helse-ikt-feltet B. Rådgiving knyttet til policyutforming og myndighetsutøvelse på helse-ikt-feltet C. Koordinering og prioritering av IKT-tiltak D. Bidra til tydeligere forankring av ansvar for gjennomføring av IKT-tiltak E. Informasjons- og erfaringsutveksling F. Forankring E-helsegruppen skal gjennom dette bidra til mer informerte beslutninger, samling om store satsinger og tydeligere forankring av ansvar for gjennomføring av IKT-tiltak i helse- og omsorgssektoren. I tillegg forventes det at gruppen realiserer følgende målbilde: G. Utarbeide overordnede IKT-prinsipper og en nasjonal e-helsestrategi H. Resultatoppfølging av nasjonale IKT-programmer og tiltak I. Evaluering av gjennomføring og fremdrift i sektoren Helse- og omsorgsdepartementet besluttet i 2013 at e-helsegruppen skulle overta funksjonen som styringsgruppe for Nasjonal kjernejournal og Nasjonalt helseregisterprosjekt. Gruppen ledes av Helse- og omsorgsdepartementet ved departementsråden, og består ellers av toppledere fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Helsedirektoratet, Nasjonalt folkehelseinstitutt, Direktoratet for forvaltning og IKT, de fire regionale helseforetakene, Norsk Helsenett, Nasjonal IKT, Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin, Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten, og KS. 6

29 E-helsegruppen har gjennomført fire-fem møter per år i , men vil gjennomføre kun to møter i Helsedirektoratet ivaretar sekretariatsfunksjonen. 4.2 Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT) Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT) ble opprettet 6. juni 2012 etter tilslutning fra e-helsegruppen. Utvalget skal sikre operativ koordinering og prioritering av nasjonale IT-tiltak, gi forutsigbarhet for leverandørene og sikre en helhetlig prosess fra innmelding til anbefalt prioritert utvikling. Nasjonal handlingsplan for e-helse utgjør helse- og omsorgssektorens nasjonale e-helseportefølje. Alle tiltak som er planlagt eller ønskes gjennomført ligger i handlingsplanens tiltaksoversikt som forvaltes av NUIT. NUIT skal i henhold til mandatet utarbeide innstilling til prioriterte IKT-tiltak til e-helsegruppen. Utvalget består av fire representanter fra kommunene, fire representanter fra de regionale helseforetakene (IKT-ansvarlige), Nasjonalt folkehelseinstitutt, privatpraktiserende leger, NAV, Statens legemiddelverk, Norsk Helsenett, og Helsedirektoratet. Helsedirektoratet leder utvalget og ivaretar sekretariatsfunksjonen. 4.3 Nasjonalt utvalg for fag- og arkitektur (NUFA) Fagutvalget og arkitekturutvalget ble i 2010 etablert som to separate utvalg, men har i praksis fungert som ett utvalg (Nasjonalt utvalg for fag- og arkitektur, NUFA) den senere tiden. NUFA skal på helsefaglig og arkitekturmessig grunnlag gi råd vedrørende prioritering og koordinering av nasjonale IKT-tiltak og valg av samhandlingsarkitektur i helse- og omsorgssektoren. NUFA skal i henhold til mandatet avlevere sine anbefalinger til e-helsegruppen. Utvalget består av operative fagpersoner innen henholdsvis helsefag og arkitektur fra kommunene, de regionale helseforetakene, Nasjonalt folkehelseinstitutt, Norsk Helsenett, Direktoratet for forvaltning og IKT (arkitekturutvalget) og Helsedirektoratet. Helsedirektoratet leder utvalget og ivaretar sekretariatsfunksjonen. 7

30 5. Evaluering av e-helsegruppen I dette kapittelet beskrives den retrospektive evalueringen av e-helsegruppen. Gruppen er evaluert basert på oppfyllelse av mandatet fra 2010 inkludert senere utvidelser, og informasjonsinnhenting er gjort ved hjelp av individuelle intervjuer og gjennomgang av sakslister. 5.1 Tilbakemeldinger knyttet til e-helsegruppen De intervjuede er positive til at man gjennomfører en evaluering av e-helsegruppen nå, og tilbakemeldingene fra intervjuene når det gjelder den retrospektive evalueringen har i stor grad vært konsistente E-helsegruppens oppfyllelse av mandat E-helsegruppen har bidratt til nettverksbygging i sektoren De fleste mener at nettverksbygging og samling av aktørene sektoren har vært en av de viktigste fordelene med e-helsegruppen. Flere intervjuede nevner at e-helsegruppen har bidratt til å inkludere kommunesektoren ved KS i e-helsediskusjonene på en god måte. I den senere tid har riktignok nettverkseffekten blitt mindre viktig ettersom aktørene deler andre møteplasser også. E-helsegruppen har fungert bra som informasjonsarena og til forankring Myndighetssiden påpeker at arenaen har fungert godt som en forankringsarena for IKT-arbeidet i sektoren, mens representanter fra virksomhetene legger vekt på deling av informasjon som et viktig bidrag fra møtene. Gruppen har satt e-helse på dagsorden, og har bidratt til at sektoren har mottatt informasjon og gitt sine innspill i fellesskap, og ikke én til én. Dette har bidratt til felles forståelse av behov for nasjonale tiltak innen e-helse. E-helsegruppen har bidratt til prioritering av IKT-tiltak ved etableringen av NUIT De fleste peker på at gruppen i liten grad har ivaretatt prioritering og koordinering direkte, men dette har blitt ivaretatt av NUIT som e-helsegruppen ga sin tilslutning til å opprette i Flere tilbakemeldinger angående NUIT er beskrevet i kapittel 5.2. E-helsegruppen har i liten grad bidratt til samordning i sektoren De intervjuede synes i liten grad at e-helsegruppen har ivaretatt samordning av IKT-utvikling i sektoren. Noen peker på at man har realisert samordning i funksjon av bred deltakelse fra sektoren, og ved etableringen av NUIT som koordinerings- og prioriteringsorgan, mens de fleste mener at e-helsegruppen ikke har bidratt til reell samordning av for eksempel ressurser eller fremdrift. E-helsegruppen har ikke hatt verktøy for å ivareta fremdrift av IKT-utviklingen i sektoren Gruppen har til dels jobbet med resultatoppfølging via rapportering av status på nasjonale prosjekter, men flere av de intervjuede nevner at sakene kommer sent inn til e-helsegruppen og at de derfor har liten mulighet til å foreslå korrektive tiltak dersom for eksempel fremdriften er dårlig. De intervjuede mener at e-helsegruppen har ikke hatt en systematisk rolle med hensyn til 8

31 resultatoppfølging eller evaluering av fremdrift, og gruppen har heller ikke hatt verktøyene til å korrigere prosjekter med lav fremdrift. E-helsegruppen har bidratt med rådgivning knyttet til policyutforming, men har hatt få strategiske diskusjoner Flere av de intervjuede synes e-helsegruppen har bidratt til rådgivning knyttet til policyutforming og myndighetsutøvelse. E-helsegruppen har ikke selv etablert en e-helsestrategi, men har gitt sin tilslutning til nasjonale handlingsplaner som har blitt utarbeidet på e-helsefeltet. Generelt mener de intervjuede at det har vært svært få strategiske diskusjoner på agendaen. E-helsegruppen har ikke fungert i rollen som styringsgruppe for prosjekter Ingen av de intervjuede mener e-helsegruppen har fungert som styringsgruppe for Nasjonalt kjernejournal og Nasjonalt helseregisterprosjekt. Det har ikke vært beslutningssaker fra prosjektene på agendaen, og gruppen er for stor og har for få møter til å være styringsgruppe for slike prosjekter E-helsegruppens sammensetning, sekretariat og møteplan E-helsegruppen består av for mange aktører og for mange deltakere I gjennomsnitt har 31 personer deltatt på møtene, og dette har økt siden slutten av I 2013 var det i snitt 38 personer på møtene. En tydelig tilbakemelding i intervjuene er at e- helsegruppen består av for mange aktører og for mange deltakere. Et flertall mener det er mindre relevant at aktører som Direktoratet for forvaltning og IKT, Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin og Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten er representert i gruppen. Flere av de intervjuede har pekt på at for mange aktører i den senere tid har sendt representanter på for lavt organisatorisk nivå. Noen av de regionale helseforetakene, samt Kommunal- og moderniseringsdepartementet, har blitt trukket frem som aktører som sender representant fra for lavt organisatorisk nivå. Det har også blitt kommentert at det er for mange bisittere på møtene, og at det er for tilfeldig hvem som møter på hvert møte (lite stabil deltakelse). Det oppleves også av flere at det er for mange tilhørere på møtene, spesielt fra Helse- og omsorgsdepartementet og Helsedirektoratet. I mange tilfeller har rollene til de ulike bisitterne og tilhørerne vært uklare, og det kan oppleves som vanskelig å prate fritt med disse tilstede. Det er kommentert at kommunesektoren har kun én representant (pluss bisitter), mens de regionale helseforetakene har fire representanter (pluss fire bisittere). Det kan skape ubalanse i gruppen. Møtene har for mange orienteringssaker De fleste mener at det har vært for mange orienteringssaker, og svært få eller ingen strategiske saker, i møtene. Dette har bidratt til at toppledere ikke alltid prioriterer møtene, noe som svekker e-helsegruppens posisjon. Gjennomgang av sakslistene og referatene fra e-helsegruppens møter fra 2010 til 2014 viser at arenaen har brukt mye tid på orientering og informasjon. Orienteringer fra Helse- og omsorgsdepartementet og Helsedirektoratet har vært faste punkter på agendaen siden Det har også i stor grad blitt orientert om nasjonale prosjekter som for eksempel Meldingsutbredelse og Nasjonalt helseregister, og de ulike aktørene har lagt fram sine strategier 9

32 og satsningsområder, for eksempel IT-strategier fra de regionale helseforetakene, IKTorganisering i kommunesektoren og satsningsområder for Norsk Helsenett. Av totalt 114 saker som er lagt frem for e-helsegruppen siden oppstart i 2010 har 88 vært orienteringssaker, 19 har vært saker til drøfting, og 7 saker har endt med at e-helsegruppen gir sin tilslutning til saken. I tillegg har det vært 34 saker angående godkjenning av dagsorden og referat fra forrige møte Saker til e-helsegruppen Orientering Drøfting Tilslutning Selv om noen saker har invitert til drøfting så har det ofte vært uklart om innspillene har hatt reell verdi for videre arbeid innen gjeldende sak, eller om det kun blir ført i referatet som løse meninger som ikke tas videre. Flere mener også at tilslutningssakene til en viss grad kan vurderes som orienteringssaker siden saksunderlagene ikke inviterer til strategisk diskusjon. Typiske tilslutningssaker har vært tilslutning til etablering av NUIT, tilslutning til NUITs forslag til prioriteringer, og tilslutning til handlingsplan for e-helse. De intervjuede har ikke hatt særlig kommentarer til den praktiske gjennomføringen av møtene. Noen har likevel kommentert at saksunderlag ikke alltid blir sendt ut i forkant, og at der dermed er vanskelig for deltakerne å diskutere saken i egen organisasjon før møtene. Avlysning av møter kan være et symptom på at gruppen har mistet noe av sin relevans Det er gjennomført 18 møter i e-helsegruppen siden oppstarten i Antall møter har gradvis blitt redusert, fra tre møter på et halvt år i 2010, fem møter per år i 2011 og 2012, fire møter i 2013 og to møter i To møter (september 2013 og februar 2014) har blitt avlyst. De intervjuede mener i stor grad at antall møter har vært ok, men at avlysningene det siste året er et symptom på at gruppen har mistet noe av sin relevans. 5.2 Tilbakemeldinger knyttet til relasjon til underutvalgene E-helsegruppen ga sin tilslutning til etableringen av NUIT i NUIT har lagt frem sine forslag til prioriteringer til e-helsegruppen ved to anledninger (november 2013 og mai 2014) og fått tilslutning til forslagene begge ganger. Fagutvalget og arkitekturutvalget ble i 2010 etablert som to separate utvalg, men har den siste tiden fungert som ett utvalg (NUFA). NUIT har høy troverdighet som prioriteringsfora Tilbakemeldingene fra intervjuene er at NUIT har høy troverdighet i sektoren. NUIT-møtene oppfattes som viktige, og aktørene prioriterer disse møtene. Flere kommenterer at det er bra at NUIT foreslår en prioritert liste over IKT-tiltak, men noen nevner også at sakene er ferdig prosessert i NUIT og at det ikke er rom for justeringer når det presenteres til e-helsegruppen, noe som kan være uheldig. 10

33 NUIT har ikke myndighet eller mandat til å ta finansieringsbeslutninger Flere mener at finansiering ikke bør drøftes i NUIT ettersom utvalget ikke har riktig representasjon for å avgjøre finansiering av IKT-tiltak. Flere av de intervjuede kommenterer at det i utgangspunktet er tilstrekkelig med investeringsmidler til IKT-utvikling i sektoren, men at midlene må inn i en finansieringsmodell som gir incentiver og kraft til samordnet utvikling. Flere kommenterer også at e-helsegruppen og andre nasjonale arenaer ikke kan bidra til sterkere styring av IKT-utviklingen før hensiktsmessige finansieringsmodeller er etablert. NUIT mangler strategiske føringer å prioritere ut fra Flere av de intervjuede mener at NUIT mangler strategiske føringer å prioritere ut fra, og at slike føringer, samt prioriteringskriterier, bør komme fra e-helsegruppen. NUIT, som ikke har representanter fra toppledelsesnivå, kan ikke selv beslutte strategiske veivalg innen sektoren. Noen nevner at e-helsegruppen og NUIT bør være tettere knyttet og i et tydeligere samspill, hvor e-helsegruppen legger strategiske føringer for prioritering, og NUIT løfter områder som trenger strategiske avklaringer. Det har blitt nevnt at det er lite engasjement fra e-helsegruppen når det gjelder representasjon i NUIT og NUFA, noe som e-helsegruppen bør ha et aktivt forhold til. NUFA synes å fungere bra som saksbehandlingsarena, men mandatet er ukjent for flere E-helsegruppen synes å ha ingen direkte relasjon til NUFA, slik som det står beskrevet i NUFAs mandat. Det synes som e-helsegruppen forholder seg i stor grad til NUIT, og at NUFA er saksbehandlere som gir innspill på tiltak som skal diskuteres i NUIT. Mandatet til NUFA er ukjent for flere. Representantene fra virksomhetene i NUFA har i noen tilfeller liten forankring i egen organisasjon når det gjelder synspunkter innen helsefag eller arkitektur. Likevel opplever noen at saker som er diskutert i NUFA presenteres som ferdig behandlet og besluttet. Det er viktig at nødvendig kompetanse for NUFA kartlegges, og at det er tydelig hvilket mandat (på vegne av virksomheten) det forventes at representantene innehar på møtene. Et annet innspill er at helsefagsiden er for dårlig representert i NUFA. 5.3 Oppsummering og vurdering av tilbakemeldingene Gruppen har fungert bra for nettverksbygging, informasjonsdeling, forankring og at den har satt e-helse på dagsorden. Vurderingen er at dersom arenaen forventes å legge strategiske føringer, ivareta samordning og sikre fremdrift så må formålet tydeliggjøres og representasjonen endres. E-helsegruppen har ikke fungert som styringsgruppe for Nasjonal kjernejournal eller Nasjonalt helseregisterprosjekt, og vurderingen er at gruppen ikke bør være styringsgruppe for slike prosjekter. Dersom e-helsegruppen skal være styringsgruppe for prosjekter bør det være basert på en vurdering av prosjektets behov, og ikke som en del av gruppens generelle mandat. En generell tilbakemelding er at gruppen er for stor. Det er for mange aktører representert, og for mange deltakere per aktør (for mange bisittere og tilhørere). Det har også blitt nevnt at flere aktører stiller med personer på for lavt organisatorisk nivå. Vurderingen er at gruppen bør reduseres i størrelse, og at deltakere må representere høyt nok organisatorisk nivå i respektive virksomheter. Man bør også sikre stabil deltakelse, for eksempel ved at medlemmene har faste vararepresentanter. Dersom møtene skal oppleves viktigere så er vurderingen fra de fleste at man trenger tydeligere saksunderlag, med spissede problemstillinger på strategisk nivå som gruppen skal ta stilling til. Det vil kreve en annen organisering og bemanning av sekretariatsfunksjonen. 11

34 Etableringen av NUIT har vært veldig bra, og NUIT fungerer godt som prioriteringsarena for nasjonale IKT-tiltak. Den fungerer ikke like bra for drøfting av finansiering og det har også kommet innspill om at NUIT mangler strategiske føringer å prioritere ut fra. Vurderingen fra flere er at disse føringene bør komme fra e-helsegruppen. E-helsegruppen synes å ha ingen direkte relasjon til NUFA i praksis. Mandatet til NUFA er ukjent for flere, og det er følgelig uklart hva det forventes at medlemmer skal representere i NUFA. 12

35 6. Forslag til endringer I dette kapittelet følger forslag til endringer for økt gjennomføringskraft i IKT-utviklingen. Det pågår flere arbeider som vurderer styringsmodeller og organisering i sektoren, og forslag til endringer av e-helsegruppen og underutvalgene må sees i sammenheng med disse. Eksempler på slike arbeider er utredningen av Meld. St. 9 Én innbygger én journal som vurderer styringsmodeller for de ulike konseptvalgene og som skal leveres i 2015, og departementets utarbeidelse av Nasjonal helse- og sykehusplan som skal ferdigstilles i I tillegg pågår det lignende prosesser hos andre aktører i sektoren, og i henhold til Meld. St. 9 Én innbygger én journal skal oppgaver, finansiering og organisering av kompetansesentre, koordineringsorganer og andre IKT-miljøer gjennomgås for å sikre en best mulig ressursutnyttelse. Anbefalingene i denne rapporten må sees i lys av at de parallelle arbeidene som vil påvirke styringsmodell og organiseringen av e-helsefeltet fremover, og denne rapporten velger å komme med forslag til endringer på kort sikt. E-helsegruppen og underutvalgenes mandater og sammensetninger bør videreutvikles etter hvert som nye styringsmodeller og organiseringer etableres. Man bør også høste erfaringer basert på nåværende forslag til endringer og revurdere mandater og sammensetninger basert på disse. 6.1 Målsettinger knyttet til sterkere nasjonal styring av IKT Et av fire strategiske grep i Meld. St. 9 Én innbygger én journal er sterkere nasjonal styring og koordinering av IKT-utviklingen i helse- og omsorgssektoren. Videre er følgende tiltak formulert: Regjeringen vil bidra til å sikre en helhetlig og forutsigbar IKT-utvikling i helse- og omsorgssektoren Det er nødvendig å klargjøre nasjonalt ansvar for IKT-utviklingen, og det er nødvendig med en tydelig rolle- og oppgavedeling mellom aktørene Budsjettmidler skal i større grad samordnes slik at de kan brukes målrettet og gi best mulig effekt Felles målbilde og koordinerte handlingsplaner skal bidra til en mer sammenhengende IKT-utvikling slik at målene om elektronisk samhandling nås. Målene skal være tydelige og kjent for aktørene Nasjonal handlingsplan for e-helse operasjonaliserer målene i Meld. St. 9 Én innbygger én journal, og gjentar at sterkere styring og koordinering i alle faser av nasjonale IKTprosjekter er avgjørende for å kunne oppnå ønskede effekter. Handlingsplanen fastslår at det er et mål å etablere porteføljestyring av alle nasjonale e-helsetiltak i løpet av planperioden. Dette skal sikre felles mål og helhetlig, koordinert og forutsigbar IKT-utvikling i helse- og omsorgssektoren. Videre sier handlingsplanen for e-helse at det er et mål å ha få robuste arenaer for styring, koordinering og faglige innspill. 13

36 6.2 Organisering av e-helsegruppen og underutvalgene fremover I dette kapittelet drøftes mulige fremtidige organiseringer (modeller) for e-helsegruppen og underutvalgene. Modellene er utformet basert på innspill fra intervjuene, men beskrivelser og formuleringer er ikke eksplisitt diskutert med de intervjuede Tre ulike organiseringer De tre modellene skissert under innebærer ulik grad av styring og beslutningsmyndighet for e- helsegruppen, samt ulike finansieringsmodeller. De ulike modellene krever ulik grad av endring av underliggende styringsorganer, som for eksempel Helsedirektoratets e-helse og IT-divisjon, Nasjonal IKT, Norsk Helsenett og KS KommIT. Det er også forskjeller i Helse- og omsorgsdepartementets rolle i de ulike modellene. Beskrivelse av modell 1: E-helsegruppen er informasjons- og forankringsarena I modell 1 er e-helsegruppen en ren informasjons- og forankringsarena. Noen endringer bør gjøres sammenlignet med i dag ved at gruppen ikke lenger bør fungere som styringsgruppe for prosjekter, og at representasjonen endres noe. Utover disse endringene fortsetter gruppen i stor grad som i dag når det gjelder deltakelse, sakslister og møtefrekvens. I denne modellen bør NUIT videreutvikles til å bli nasjonalt porteføljestyre for nasjonale IKTtiltak, og får dermed økt myndighet sammenlignet med i dag, blant annet ved å vedta overordnede strategiske føringer og prioriteringskriterier. Fordelen med en slik modell er at tiltakene som besluttes i NUIT får bred forankring gjennom bred deltakelse i e-helsegruppen. Ulempene er at NUIT ikke har deltakelse fra toppnivå i virksomhetene og forankringen av prioriteringene kan dermed bli liten. I tillegg er det en risiko for at e-helsegruppen mister sin relevans og tilstedeværelse av toppledere på møtene, og at man ikke realiserer sterkere styring av IKT i denne modellen. I denne modellen bør man vurdere å avvikle e-helsegruppen. Beskrivelse av modell 2: E-helsegruppen er strategisk premissgiver for nasjonal e-helse I modell 2 tar e-helsegruppen rollen som strategisk premissgiver, og blir porteføljestyret for nasjonale IKT-tiltak, mens NUIT fortsetter å være prioriteringsfora. Overordnede tema som for eksempel strategiske føringer for IKT-utviklingen, med tilhørende prioriteringskriterier, løftes til e-helsegruppen for diskusjon og beslutning. NUIT prioriterer ut fra kriteriene som e- helsegruppen har besluttet. Finansiering av nasjonale IKT-tiltak skjer fortsatt fra virksomhetenes budsjetter, men kan samordnes ved at prinsipper knyttet til finansiering diskuteres og gis sin tilslutning til i e-helsegruppen. 14