Sakspapirer. Utvalg: Kommunestyret Møtedato: Møtested: Kjøllefjord Kino Møtetid: kl Saksliste

Transkript

1 Sakspapirer Utvalg: Kommunestyret Møtedato: Møtested: Kjøllefjord Kino Møtetid: kl Saksliste Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel PS 21/11 09/867 FELLES LEGETJENESTE LEBESBY OG GAMVIK KOMMUNER PS 22/11 09/1432 FINANSIERING AV NYTT ORGEL - KJØLLEFJORD KIRKE Postadresse Besøksadresse postmottak@lebesby.kommune.no Postboks 38 Strandveien 152 Telefon: Bankkonto: KJØLLEFJORD KJØLLEFJORD Telefaks: Bankkonto skatt: org.nr.:

2 Sak 21/11 FELLES LEGETJENESTE LEBESBY OG GAMVIK KOMMUNER Saksbehandler: Christian Rokkestad Arkiv: G21 Arkivsaksnr.: 09/867 Saksnr.: Utvalg Møtedato PS 1/11 Arbeidsmiljøutvalget PS 1/11 Administrasjonsutvalget PS 25/11 Formannskapet PS 9/11 Kommunestyret PS 1/11 Interkommunalt råd for funksjonshemmede PS 37/11 Formannskapet PS 21/11 Kommunestyret Innstilling: 1. Lebesby kommunestyre vedtar vedlagte avtale om vertskommunesamarbeid om felles legetjenester inkl legevakt i Gamvik og Lebesby kommuner i hht kommunelovens 28 b og med Lebesby kommune som vertskommune. Alt personell, med unntak av sekretærressursene i Gamvik kommune (som leies inn), blir ansatt i Lebesby kommune, og at rådmannen i Lebesby delegeres myndighet til å treffe avgjørelser som gjelder den felles legetjeneste, i enkeltsaker eller typer av saker, som ikke er av prinsipiell betydning jf kommunelovens 28 b, pkt 1 og Den økonomiske årsrammen for samarbeidet settes som et utgangspunkt maksimalt lik netto driftsbudsjett 2011 for legekontoret i Kjøllefjord. 3. Det opprettes et fellesbudsjett med eget ansvarsområde i Lebesby kommunes budsjett der alle lønnsrelaterte kostnader, kontordrift, reiser og kompetanseheving for tjenesten ved kontorene i Mehamn og Kjøllefjord inngår. 4. Budsjettforslag for felles budsjett utarbeides i samarbeid på rådmannsnivå og legges fram for kommunestyret for endelig godkjenning som en del av årsbudsjettprosessen i respektive kommuner. Hver kommune står for 50 % av netto driftsutgifter. 5. Legevakt-sentralen skal vekselvis være 2 år i Kjøllefjord og 2 år i Mehamn. Budsjett og regnskap for legevakten er, inntil videre, hver kommune sitt ansvar og skal ikke fordeles.. jf. Avtalens punkt 4, 2. avsnitt 6. Legetjenester levert til Laksefjord gjennom legekontor i Lebesby og gjestepasientutgifter for kommunen belastes Lebesby kommune. Gjestepasientutgiftene for Gamvik Side 2 av 35

3 Sak 21/11 belastes Gamvik. 7. Gamvik kommunes faktureres med 20 % av helse- og omsorgssjefens lønn som kompensasjon for sin del av administrasjonskostnaden. 8. Samarbeidet etableres fra 1. juli Rådmannen får fullmakt til å justere 2011 budsjettet innenfor den økonomiske rammen gitt i pkt 2 ovenfor slik at Lebesby kommunes «inngangsbudsjett» blir tilsvarene Gamviks budsjett. 10. Rådmannen delegeres myndighet til å avtale praktiske forhold og detaljer i samarbeidet i samsvar med de rammer som er skissert i avtalen. 11. Formaliteter og avtaler vedrørende personalet som inngår i tjenesten skal være avklart i god tid før 1.juli Samarbeidet evalueres juli Det skal utarbeides en serviceerklæring for legetjenesten jfr. Avtalens punkt 13. BEHANDLINGENE SOM LIGGER TIL GRUNN FOR INNSTILLINGEN OVENFOR Behandling/vedtak i Arbeidsmiljøutvalget den sak 1/11 Forslag fra Svein Slåtsveen om tillegg: 13. Et punkt der det vises til formålet/ intensjonen med samarbeidet. Nytt pkt.: Formål. 14. NB Avklaring pkt. 2 i andre ledd. Tydeligere vise hensikten med ordlyden. 15. Avklaring om legevaktordningen Administrasjonen utarbeider en serviceerklæring. ***Enstemmig vedtatt med tillegg. Side 3 av 35

4 Sak 21/11 Behandling/vedtak i Administrasjonsutvalget den sak 1/11 Forslag fra Svein Slåtsveen om tillegg: 13. Et punkt der det vises til formålet/ intensjonen med samarbeidet. Nytt pkt.: Formål. 14. NB Avklaring pkt. 2 i andre ledd. Tydeligere vise hensikten med ordlyden. 15. Avklaring om legevaktordningen Administrasjonen utarbeider en serviceerklæring. ***Enstemmig vedtatt med tillegg. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 25/11 Forslag fra Stine Akselsen: Ekstra punkt: Legevakt-sentralen skal vekselvis være 2 år i Kjøllefjord og 2 år i Mehamn. ***Enstemmig vedtatt m/ ekstrapunktet. Behandling/vedtak i Interkommunalt råd for funksjonshemmede den sak 1/11 Forslag: Det interkommunale rådet for funksjonshemmede slutter seg til samarbeidsavtalen. Men forutsetter at tilbudet til brukerne ikke forringes, men blir bedre. IRFF ber om at Lebesby legekontor oftere blir besøkt av folks fastlege på legedager der. Videre at legedagene på Skjånes gjenopprettes med 1 dag i måneden. ***Forslaget samt innstillinga ble enstemmig vedtatt. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 9/11 Forslag fra Elisabeth Lyngedal om utsettelse av saken. ***Forslaget falt enstemmig. Side 4 av 35

5 Sak 21/11 Nytt forslag fra Stine Akselsen om utsettelse. ***Enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken ble utsatt. Rådmannens innstilling i saken: 1. Lebesby kommunestyre vedtar vedlagte avtale om vertskommunesamarbeid om felles legetjenester inkl legevakt i Gamvik og Lebesby kommuner i hht kommunelovens 28 b og med Lebesby kommune som vertskommune. Det betyr at alt personell blir ansatt i Lebesby kommune, og at rådmannen i Lebesby delegeres myndighet til å treffe avgjørelser som gjelder den felles legetjeneste, i enkeltsaker eller typer av saker, som ikke er av prinsipiell betydning jf kommunelovens 28 b, pkt 1 og Den økonomiske årsrammen for samarbeidet settes som et utgangspunkt maksimalt lik netto driftsbudsjett 2011 for legekontoret i Kjøllefjord. 3. Det opprettes et fellesbudsjett med eget ansvarsområde i Lebesby kommunes budsjett der alle lønnsrelaterte kostnader, kontordrift, reiser og kompetanseheving for tjenesten ved kontorene i Mehamn og Kjøllefjord inngår. 4. Budsjettforslag for felles budsjett utarbeides i samarbeid på rådmannsnivå og legges fram for kommunestyret for endelig godkjenning som en del av årsbudsjettprosessen i respektive kommuner. Hver kommune står for 50 % av netto driftsutgifter. 5. Budsjett og regnskap for legevakten er, inntil videre, hver kommune sitt ansvar og skal ikke fordeles. 6. Legetjenester levert til Laksefjord gjennom legekontor i Lebesby og gjestepasientutgifter for kommunen belastes Lebesby kommune. Gjestepasientutgiftene for Gamvik belastes Gamvik. Side 5 av 35

6 Sak 21/11 7. Gamvik kommunes faktureres med 20 % av helse- og omsorgssjefens lønn som kompensasjon for sin del av administrasjonskostnaden. 8. Samarbeidet etableres fra 1. juli Rådmannen får fullmakt til å justere 2011 budsjettet innenfor den økonomiske rammen gitt i pkt 2 ovenfor slik at Lebesby kommunes «inngangsbudsjett» blir tilsvarene Gamviks budsjett. 10. Rådmannen delegeres myndighet til å avtale praktiske forhold og detaljer i samarbeidet i samsvar med de rammer som er skissert i avtalen og/eller i denne saksutredningens pkt Formaliteter og avtaler vedrørende personalet som inngår i tjenesten skal være avklart i god tid før 1.juli Samarbeidet evalueres juli Saksutredning: Dokumenter: -Vedlegg: Forslag til avtale om felles legetjenester for Lebesby og Gamvik kommuner -Utrykte vedlegg: Diverse referat og dokumenter Faktaopplysning inkl vurdering: 1.0 Innledning Kommunestyret i Lebesby kommune vedtok følgende: 1. Lebesby kommune skal være vertskommune for Nordkyn legetjeneste. 2. Rådmennene i samarbeid med kommuneoverlege legger fram det faglige, organisatoriske og økonomiske beslutningsgrunnlaget innen oktober Det vises til flere tidligere behandlinger av denne saken i Gamvik og Lebesby kommunes formannskap og kommunestyrer. Administrasjonens intensjon var at man skulle være klar til å fatte et endelig vedtak om etablering av tjenesten, herunder avklaring av faglige, organisatoriske og økonomiske spørsmål innen oktober Side 6 av 35

7 Sak 21/11 Det har blitt arbeidet med disse temaene hele våren Det har vært avholdt møte mellom formannskapene (juni 2010) i de to kommunene før kommunestyrene fattet prinsippvedtakene på sine møter henholdsvis (Gamvik) og (Lebesby) Intensjonen med dette møtet var å orientere om status på arbeidet i prosjektet. Rådmennene på Nordkyn legger med dette frem forslag om å etablere interkommunalt samarbeid i felles legetjeneste. Forslaget er ment praktisk etterlevet gjennom kommunelovens 28 og vertskommunemodellen. Målsettingen er primært å etablere et større, robust kollegium, sekundært å møte samhandlingsreformen forberedt, og tertiært sikre god helse og oppfølging i Nordkyns befolkning. Primærlegetjenesten er definert som fundament for all kommunal helse og omsorgstjeneste og dens viktigste oppgave er å sikre alle med behov for gode helse og omsorgstjenester i nærheten av stedet de bor. Videre å bidra til at kommunenes del av måloppfyllelsen for det norske helsesystemet nås. Trender viser at mange små kommuner ser behovet for å dele lovpålagte helseoppgaver og personell interkommunalt, og at større samlende fagmiljø og medisinske enheter er mer attraktive, rekrutterende, trygghetsskapende, stabiliserende, utviklingsfremmende, kompetansehevende og kvalitetssikrende enn små praksiser og solodrift. Tilstrekkelig trygg, virkningsfull, samordnet, koordinert, tilgjengelig, rettferdig fordelt og godt ressursutnyttede tjenester er avgjørende for at hele kommunehelsetjenesten skal fungere optimalt. Rådmennene, helsesjefene og kommuneoverlegen forstår felles interkommunal legetjeneste avgjørende for at helsemyndighetenes visjon om tilstrekkelig gode og stabile kommunale helsetjenester skal finne sted også på Nordkyn. I lang tid har lokale legetjenester hatt klare forbedringspotensial. De siste tre årene har mange endringer blitt gjort til det bedre. Ikke desto mindre står det et gjenværende lerret å bleke, og det er i denne sammenheng at Nordkyn-kommunene trenger å samle all legetjeneste i felles overbygging m.m. Lebesby har èn stillingshjemmel som kommunelege og èn hjemmel for turnuslege. Det samme har Gamvik. I tillegg har man felles kommuneoverlege med halv arbeidstid i hver av kommunene. Hjelpepersonell er 2 årsverk i Gamvik og 2 årsverk i Lebesby. I tillegg har man tatt imot 5. års medisinerstudenter. Kommunene har de tre siste årene hatt stabil legedekning. Situasjonen er sårbar. Ved ulike fravær, har man vært tvunget til vikarløsninger. Dette er særlig uheldig for pasienter med kroniske sykdommer der det er en meget stor fordel at legen følger pasienten over tid. Det er også uheldig for de offentlige legetjenestene; særlig tjenestene hjemlet under miljørettet helsevern (kommunehelsetjenestelovens kap 4 A) samt planlegging og utvikling av helsetjenestene. Delvis gjorde dette seg gjeldende sommeren og høsten 2010 da det var langtidssykefravær samtidig med ferieavvikling for legene. Erfaringene fra denne tiden med samarbeidet om legeressursene var vellykket, og man klarte å løse problemer ved samdrift av legeressurser. I de administrative drøftingene i forkant av denne saken hvor fagpersonell har vært sterkt representert, har det ikke vært fokusert på at samarbeidet skal gi en rimeligere legetjeneste. Hovedfokuset har vært å se på en ordning som kan gi en stabil drift og dermed et bedre kvalitativt tilbud til kommunenes innbyggere. Med etablering av felles legetjeneste er målsettingen å oppnå bl a: En attraktiv legetjeneste i et forholdsvis lett tilgjengelig geografisk distrikt. Side 7 av 35

8 Sak 21/11 Hjelpepersonell med faglig god utdanning (sykepleier, bioingeniør og legesekretær). Utvikle et robust faglig miljø og hvor videreutvikling står i fokus. Felles ledelse og administrasjon som gir gode muligheter for overlapping av personell i forbindelse med ferier, permisjoner og annet fravær. God ressursutnyttelse. Ressurs til å møte Samhandlingsreformen Rådmennene anbefaler at kommunestyrene, dersom det blir vedtatt en ordning med felles legekontor, også vedtar forslag til samarbeidsavtale. Ordningen forelås iverksatt 1. juli Resymé fra nedsatt arbeidsgruppe: Det har vært nedsatt en arbeidsgruppe bestående av helsesjefen, kommuneoverlegen, èn medarbeider fra hvert legekontor og tillitsvalgte. Rådmennene har deltatt etter behov. Gruppen har arbeidet med praktiske ordninger for et interkommunalt samarbeid mellom legekontorene, og har stort sett vurdert praktiske deler av et eventuelt samarbeid..2.1 Arbeidsgruppens momenter/synspunkter: For å sikre god kvalitet er det en forutsetning for samarbeidet, at kontorene drives som en enhet med bl a felles datasystem (journaler), felles rutiner, prisliste osv. Rutinemessige oppgaver legges til ett av kontorene som drifter den for begge kontor f eks felles timebestilling og andre rutiner som ikke er stedsspesifikke. Absolutt standardisering av begge legekontor med likt utstyr og innreding, plassering av forbruksmateriell mv. Gruppen er enig om at samarbeidet reguleres jf vertskommunemodellen jf kommuneloven. Oppmøtested for hjelpepersonell er den kommune som man arbeidet i før samarbeidet tok til. Det vil før behandlingen i AMU bli avholdt et drøftingsmøte med hjelpepersonellet ved Kjøllefjord legekontor. 3.0 Organisering 3.1 Vertskommunemodellen Kommuneloven skisserer følgende 2 modeller for vertskommunesamarbeid: 28b. Administrativt vertskommunesamarbeid Side 8 av 35

9 Sak 21/11 1. En kommune (samarbeidskommune) kan avtale med en annen kommune (vertskommune) at vertskommunen skal utføre oppgaver og treffe avgjørelser etter delegert myndighet fra samarbeidskommunen i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 2. Bestemmelsen i nr. 1 gjelder tilsvarende for vertskommunesamarbeid mellom fylkeskommuner 3. Delegasjon av myndighet som nevnt i nr. 1 skjer ved at kommunestyret eller fylkestinget selv gir instruks til egen administrasjonssjef om delegasjon til administrasjonssjefen i vertskommunen. 4. Folkevalgte organer i vertskommunen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet der delegasjon er skjedd i samsvar med nr En samarbeidskommune kan gi vertskommunen instruks om utøvelsen av den delegerte myndighet i saker som alene gjelder samarbeidskommunen eller berørte innbyggere. 6. For vedtak vertskommunen treffer etter delegasjon fra en samarbeidskommune, har samarbeidskommunen samme omgjøringsmyndighet som etter forvaltningsloven 35 første ledd. 28c. Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd 1. Kommuner som deltar i et vertskommunesamarbeid, kan avtale å opprette én felles folkevalgt nemnd i vertskommunen. 2. Bestemmelsen i nr. 1 gjelder tilsvarende for vertskommunesamarbeid mellom fylkeskommuner. 3. Deltakerkommunene kan delegere til nemnda myndighet til å treffe vedtak også i saker av prinsipiell betydning. Dette skal skje ved at kommunestyrene eller fylkestingene selv delegerer samme kompetanse til nemnda. Nemnda kan delegere til vertskommunens administrasjon myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 4. Hver av deltakerne skal være representert med to eller flere representanter i nemnda. Nemnda velger selv blant sine medlemmer leder og nestleder. Det kan avtales at ledervervet skal gå på omgang mellom deltakerne. Nærmere regulering av dette skal fremgå av avtalen. 5. For øvrig gjelder bestemmelsene for faste utvalg så langt de passer. 6. Folkevalgte organer i vertskommunen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet der delegasjon er skjedd i samsvar med nr En samarbeidskommune kan gi vertskommunen instruks om utøvelsen av den delegerte myndighet i saker som alene gjelder samarbeidskommunen eller berørte innbyggere. 8. For vedtak vertskommunen treffer etter delegasjon fra en samarbeidskommune, har samarbeidskommunen samme omgjøringsmyndighet som etter forvaltningsloven 35 første ledd. 9. Der det i lov er satt en grense for antallet medlemmer i et folkevalgt organ, og representasjonskravet i nr. 4 fører til at den felles nemnda får flere medlemmer enn det Side 9 av 35

10 Sak 21/11 loven tillater, skal antallet medlemmer reduseres på følgende måte: Det antall medlemmer av nemnda som overstiger det tillatte maksimum, skal ved loddtrekning skytes ut av nemnda. Dersom denne fremgangsmåten fører til at en deltakerkommune ikke blir representert i nemnda ved behandling av saker fra vedkommende kommune, skal det skytes ut ytterligere ett medlem som erstattes med ett medlem fra denne kommunen. Den vesentlige forskjellen b og c i 28 går på delegasjon. Etter punkt b gis delegasjon til vertskommunens rådmann. I c gis delegasjonen til et felles oppnevnt folkevalg organ. Felles barnevern for Lebesby og Gamvik er organisert etter 28 b. Rådmennene mener at den formen også bør gjelde for felles legekontor. 3.2 Organisatorisk tilknytning i vertskommunen Lebesby kommunestyre slo, i vedtak av , fast at Lebesby skal være vertskommune. Lebesby kommune skal derfor forvalte tjenestene som gis til befolkningen i begge kommunene. Den organisatoriske administrative modellen vil følge nåværende modell ved at Nordkyn Legetjenester innlemmes i helse- og omsorgssjefens tjenesteportefølge i linje under rådmannen. Ordningen vil derfor ikke betinges av organisatoriske endring i noe omfang. IKT og regnskapsteknisk blir ordningen også den samme ved at Lebesby kommunes ordninger for dette videreføres så langt de passer. Alt Gamviks personell under tjenestenes ansvar legekontoret og legevakt får Lebesby kommune som arbeidsgiver. Dette kan medføre konflikter der kommunenes interne reglement er ulike, og Gamviks reglement gir bedre vilkår enn Lebesbys. Derfor bør utarbeidelse /revideringer av interne reglementer i Gamvik og Lebesby koordineres så langt det er mulig. 4.0 Økonomi: 4.1 Generelt om økonomi: Hovedfokus i forhold til et tettere samarbeide mellom våre to legekontor er muligheten for mer kollegial fraværsdekning, økt fagkompetanse og lettere rekruttering. Med dette ønsker man så en forbedring av kvalitet i tjenesten og forbedring av stabilitet ved at den felles legetjenesten blir en attraktiv arbeidsplass for de ansatte. God ressursutnyttelse er naturligvis et viktig delmål. 4.2 Fordeling av netto driftsutgifter: Ved fordeling av utgifter i forbindelse med interkommunal fellesdrift blir ofte innbyggertall brukt som fordelingsnøkkel for de utgifter som henger sammen med volumet på tjenesten, og ofte slik at en del av utgiftene deles likt. Legekontorene i Gamvik og Kjøllefjord har pr dato, slike driftsbetingelser at man kan karakterisere driften som lik. Side 10 av 35

11 Sak 21/11 Det bør opprettes et fellesbudsjett med eget ansvarsområde i vertskommunens budsjett der alle lønnsrelaterte kostnader, kontordrift, reiser og kompetanseheving for tjenesten ved kontorene i Mehamn og Kjøllefjord inngår. Budsjettforslag utarbeides i samarbeid på rådmannsnivå og legges fram for kommunestyret for endelig godkjenning som en del av årsbudsjettprosessen i respektive kommuner. Hver kommune står for 50 % av netto driftsutgifter. På legevaktsiden er forskjellene større idet driftsbetingelsene er noe ulike. Inntil en større harmonisering på legevaktsiden, bør derfor kommunene selv stå for sine kostnader med egne budsjett og regnskap. Dette er likhetene: 50 % kommuneoverlege 100 % kommunelege 100 % turnuslege 200 % hjelpepersonell Dette er ulikhetene: Lebesby refunderer Gamvik omkring kr for legevaktstelefon. Lebesby har to legekontor der utgiftene for legekontoret i Lebesby tettsted er på ca kr /år netto; omfatter om lag 10 % lege og 10 % sekretærårsverk. Kjøllefjord legekontor har bil som brukes av flere i helse bl.a fysioterapeut og helsesøster. Totale kostnader ca kr /år; helse-bilen Kjøp av utstyr legevakten, gjelder bare for 2011, kr ,- Innbyggertal Geografi Refusjonene for gjestepasienter; grovt regnet kr Gamvik og kr Lebesby Folketall i Lebesby er 1336 og Gamvik 989 (pr ). Forskjellen er 347 flere innbyggere i Lebesby kommune. Mange av innbyggerne i Veidnes-/Kunes-området har fastlege i Porsanger kommune. Lebesby tettsted har legedekning èn dag hver 14. dag Tabell 1 Budsjett 2011 og regnskap 2010 Side 11 av 35

12 Sak 21/11 Legekontor Gamvik 2010 Regnskap Lebesby 2010 Regnskap Gamvik 2011 Budsjett Lebesby 2011 Budsjett Totalt 2011 Lønnsutgifter Øvrig drift Inntekt Netto dr res u/felles legetj Legevakt Gamvik 2010 Regnskap Lebesby 2010 Regnskap Gamvik 2011 Budsjett Lebesby 2011 Budsjett Totalt 2011 Lønnsutgifter Øvrig drift Inntekt Netto dr res u/felles legetjenester Tabell 2. Korrigert 2011-budsjett jf ulikhetene Legekontor Gamvik 2011 Budsjett Lebesby 2011 Budsjett Totalt 2011 Lønnsutgifter Øvrig drift Inntekt Netto dr res u/felles legetj Minus Lebesby lk og gj pas utg Legevakt Gamvik 2011 Budsjett Lebesby 2011 Budsjett Totalt 2011 Lønnsutgifter Øvrig drift Inntekt Netto dr res u/felles legetjenester Minus kommunespesifikke utg Når vi ser på regnskapet 2010 og budsjett 2011 og korrigerer ca kr for utgiftene til Lebesby legekontor, blir driften noenlunde likt. Legevakten trenger en del harmonisering, og budsjett/regnskap her foreslås ført i hver kommune og ikke fordelt. Side 12 av 35

13 Sak 21/ Økonomiske fordelingsforhold De samlede regnskapsmessige driftsutgifter for begge legekontorene settes i utgangspunktet til 50 % på hver kommune med unntak av legevakt der hver kommune har sitt eget budsjett/regnskap inntil en større harmonisering vedrørende lønn og transport har blitt utarbeidet For å utligne forskjellene i folketall holdes Lebesby legekontor utenfor det felles budsjettet ved at disse samles med budsjett og regnskap i et eget ansvarsområde. Ved bruk av helsebilen faktureres samarbeidet på samme måte som ved sektorenes bruk av de felles administrasjonsbilene.. Når det gjelder kjøring mellom de to legekontorene, foreslås det at den ordningen som gjelder for felles barnevern, og hvor Gamvik er vertskommune, også gjelder for den felles legetjenesten. Det vil si at ansatte har fast oppmøtested som i dette tilfelle vil være det kontoret de opprinnelig var ansatt ved. Nødvendig kjøring mellom kontorene skal foregå i arbeidstiden og godtgjøres etter offentlig regulativ. Slik rådmennene vurderer det, vil kjøring mellom kontorene ha begrenset omfang. Ved bruk av leasingbil som tilhører Lebesby kommune faktureres den til en hver tid fastsatte km-kostnad. Utgifter til kontorfasiliteter inkl kontorutstyr samt medisinsk utstyr/apparater, skal ikke føres felles. Kommunene skal hver for seg holde egnede lokaler og ordinært kontorinventar, IT- og kontorteknisk- og medisinsk utstyr/apparater, men utgifter til felles programvare og skal være med. Lebesby kommune belaster Gamvik kommune med 20 % av helse- og omsorgssjefs lønn som kompensasjon for drift for administrasjon, herunder remittering, innfordring og regnskapsførsel. Dette utgjør pr dato kr Som utgangspunkt for samarbeidet settes netto budsjettene 2011 for begge kommuner. Disse budsjettene i begge kommuner, må derved justeres til et basis inngangbudsjett for den felles driften. Dette delegeres til rådmannen. 5.0 Avtale Avtalen er utarbeidet med bakgrunn i opplysningene og vurderingene i dette saksfremlegget samt med hensyntagen til innspill som har kommet underveis i arbeidet. Side 13 av 35

14 Sak 21/11 Vedlagte forslag til avtale må vedtas politisk i begge kommunene. Avtalen er detaljert og skal regulere driftssamarbeidet på grunnlag av følgende målsetting: Felles legetjeneste mellom Gamvik og Lebesby kommune, Nordkyn legetjeneste, skal være faglig kvalitetsmessig god, nær befolkningen, økonomisk effektiv og ha evne til å rekruttere medarbeidere av god faglig kvalitet. Vurdering: Rådmannen viser til opplysninger og vurderinger ovenfor og tilrår at Lebesby kommune vedtar opprettelse av Nordkyn legetjeneste med Lebesby som vertskommune og Gamvik som samarbeidende kommune fra jf vedlagte avtale. I innstillingen er det tatt høyde for at avtalen skal evalueres etter 1 års drift. Rådmannen forutsetter at det da vil være mulig med justering av samarbeidet dersom det viser seg at samarbeidskonseptet har ført til utilsiktede fordelingsvirkninger mellom kommunene eller at det har oppstått forhold som det ikke har vært tatt høyde for i vedtaket. NORDKYN LEGETJENESTE Samarbeidsavtale mellom Gamvik og Lebesby kommune 1. Nordkyn Legetjeneste etableres med virkning fra som et administrativt vertskommunesamarbeid i henhold til Kommunelovens 28 b). a. Der formålet med felles legetjeneste er å få et større fagmiljø som forbedrer rekrutteringen og dermed redusere tjenestens sårbarhet i Lebesby og Gamvik kommuner samt derved også å gi en kvalitativ bedre tjeneste. 2. Lebesby kommune er vertskommune og Gamvik kommune er samarbeidende kommune. Tjenesten opprettes med 400 % merkantile stillinger ved legekontorene og 300 % faste legestillinger. I tillegg kommer 200 % turnuslegestillinger etter tildeling fra fylkeslegen. Nordkyn legetjeneste ledes av en kommuneoverlege som inngår i de 300 % faste fagstillingene. Alt personell, med unntak av merkantilpersonell (sekretærene) i Gamvik kommune, tilsettes i Lebesby kommune som får arbeidsgiveransvar for øvrige ansatte. Sekretærene ved Gamvik legekontor har delte stillinger som til sammen utgjør 100 % stilling. Disse får fortsette sitt arbeidsforhold til Gamvik kommune, Side 14 av 35

15 Sak 21/11 men leies inn av Nordkyn legetjeneste tilsvarende stillingsprosenter som Gamvik legetjeneste har i dag. Ansatte på legekontorene i Kjøllefjord og Mehamn som berøres av omorganiseringen har fortrinn til tilsetting i disse stillingene 3. Lebesby kommunes ansettelses- og arbeidsvilkår gjelder, men der det er avvik mellom kommunenes vilkår tilstrebes en harmonisering av disse. 4. Nordkyn legetjeneste vil ha hovedkontor i vertskommunen der leder for tjenesten er ansatt, men det skal også være lokalkontor i den samarbeidende kommunen. Personalressursene, jf. punkt 2, skal ved oppstart av tjenesten fordeles likt mellom legekontorene i Kjøllefjord og Mehamn. Dette er også grunnlaget for fordeling av kostnader mellom vertskommune og samarbeidende kommune. Legevakt-sentralen skal vekselvis være 2 år i Kjøllefjord og 2 år i Mehamn. Hver kommune fører selv budsjett/regnskap for legevakten og står for utgiftene selv. Legevakten innlemmes økonomisk i fordelingen når driftsbetingelsene er like 5. Kommuneoverlege delegeres myndighet til å fatte vedtak etter kommunehelsetjenesteloven for begge kommuner med virkning fra Gamvik kommune v/rådmann utsteder et delegasjonsbrev til Lebesby kommune v/rådmannen som grunnlag for dette. Forøvrig henvises til Kommunelovens 28 b). 6. Det legges til grunn følgende prinsipp for organisering/kostnadsdeling mellom kommunene: a) Det opprettes et fellesbudsjett med eget ansvarsområde i vertskommunens budsjett der alle lønnsrelaterte kostnader, kontordrift, reiser og kompetanseheving for tjenesten inngår. Budsjettforslag utarbeides i samarbeid på rådmannsnivå og legges fram for kommunestyret for endelig godkjenning som en del av årsbudsjettprosessen i respektive kommuner. b) Vertskommunen forestår løpende utbetalinger av lønn og øvrige driftsutgifter. Den samarbeidende kommunen refunderer budsjetterte lønn/lønnsrelaterte kostnader knyttet til de overførte stillingene til vertskommunen gjennom en a konto overføring 4 ganger i året. Det foretas en endelig kostnadsfordeling tidlig i januar påfølgende år slik at dette kan gjenspeiles i regnskapet for hele foregående driftsåret. c) Etterregulering av pensjonspremier for ansatte i Nordkyn legetjeneste som har sluttet eller har gått av med pensjon bekostes av den kommunen der vedkommende har hatt sin kontortilknytning. d) Legetjenester levert til Laksefjord gjennom legekontor i Lebesby og gjestepasientutgifter for kommunen belastet i sin helhet Lebesby kommune. e) Gjestepasientutgifter for Gamvik kommune belastes i sin helhet Gamvik kommune. Side 15 av 35

16 Sak 21/11 f) Utgifter til kontorfasiliteter skal ikke føres felles. Kommunene skal hver for seg holde egnede lokaler og ordinært kontorinventar samt medisinsk utstyr, IT- og kontorteknisk utstyr, men utgifter til felles programvare skal være med. g) Vertskommunen belaster samarbeidskommunen med 20 % av vertskommunens lønn til helse- og omsorgssjef for administrasjon, herunder remittering, innfordring og regnskapsførsel. 7. Kommuneoverlege skal informere ledelsen i kommunen når det forberedes tiltak som kan medføre kostnader utover vedtatte rammer. 8. Det skal gjennomføres halvårlige møter felles med rådmenn i begge kommunene og kommuneoverlege/ ansatte i legetjenesten for informasjon om situasjonen og utfordringer i tjenesten. Nedsatt Samarbeidsutvalget for legetjenesten (SU) består av to representanter for legene og to representanter for kommunene. 9. Kommuneoverlegen skal rapportere til begge kommunene om ressursbruk, situasjonen i tjenesten og prioriteringer i forbindelse med kommunenes budsjettbehandling og gjennom de årlige regnskap/årsmeldinger. 10. Klientarkiv beholdes på hvert kontorsted. Administrative saker arkiveres i vertskommunens saksbehandlersystem. 11. Vedtak om oppløsning av samarbeidet kan fra både vertskommune og samarbeidende kommune skje med 12 måneders skriftlig varsel. Vedtak om oppsigelse av samarbeidsavtalen må fattes av kommunestyret. Ansatte i tjenesten som er overført til ny arbeidsgiver, opprettholder rettigheter overfor tidligere arbeidsgiver ved et eventuelt opphør av samarbeidet. 12. Samarbeidet skal evalueres og eventuelt justeres i første kommunestyremøte høsten Det skal utarbeides serviceerklæring i tilknytning til legetjenesten Kjøllefjord/Mehamn Gamvik kommune Lebesby kommune Svein Tønnessen Gunn Heidi Wallenius Side 16 av 35

17 Sak 21/11 Rådmann Rådmann Side 17 av 35

18 Sak 22/11 FINANSIERING AV NYTT ORGEL - KJØLLEFJORD KIRKE Saksbehandler: Peter Berg Mikkelsen Arkiv: D13 Arkivsaksnr.: 09/1432 Saksnr.: Utvalg Møtedato PS 140/09 Formannskapet PS 60/09 Kommunestyret PS 2/11 Formannskapet PS 6/11 Kommunestyret PS 43/11 Formannskapet PS 22/11 Kommunestyret Innstilling: Lebesby kommunestyre vedtar engangstilskudd til Lebesby Kirkelige Fellesråd på inntil kr til dekning av første avdrag kr (1/3 av totalsum kr ) til investering i nytt orgel til Kjøllefjord kirke. 1. Finansieringen blir da som følger: Innsamlet beløp kr Tilskudd fra Lebesby kommune kr Totalt 2/6 av kontraktssum kr Tilskuddet fra Lebesby kommune dekkes som følger: Ikke-budsjettert utbytte fra Finnmark Havfiske AS kr Budsjettregulering fra sektor 1.6 Bygg kr Totalt kr Administrasjonen får fullmakt til å budsjettregulere. Lebesby kommune innarbeider i samarbeid med Lebesby Kirkelig Fellesråd finansiering av resterende beløp kr i budsjett for 2012 eventuelt Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 140/09 Saken går til kommunestyret. Vedtak: 1. Lebesby kommunestyre kan ikke gå inn med tilskudd til dagens manglende beløp til orgelutbyggingen med begrunnelse i den driftsmessige økonomiske situasjonen. 2. Kommunestyre vedtar å gi inntil 35 % tilskudd av totalkostnadene når andre midler utgjør 65 % av kostnadene inklusive mva. Side 18 av 35

19 Sak 22/11 3. Kommunestyre kan ikke godkjenne eller garantere for eventuelle låneopptak til Kirkelig Fellesråd dersom dette medfører en økning av driftsutgiftene og dertil forhøyet tilskudd til drift. 4. Kommunestyre oppfordrer orgelkomiteen til en ny aktiv innsamling samt søknader til store selskaper, institusjoner og lignende. 5. Lebesby kommune kan være behjelpelig med å finne kontakter, lage søknader m.v. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 60/09 Forslag fra AP v/harald Larssen: 1. Lebesby kommunestyre vedtar å fullfinansiere utbygging av orgel ved Kjøllefjord Kirke, når innsamlet beløp har nådd ***Enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Lebesby kommunestyre vedtar å fullfinansiere utbygging av orgel ved Kjøllefjord Kirke, når innsamlet beløp har nådd Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 2/11 Rådmannens innstilling: 1. Lebesby kommunestyre opphever vedtak i Kommunestyret Sak PS 60/ Lebesby kommunestyre vedtar å bidra til fullfinansiering av orgel til Kjøllefjord kirke kostnadsramme kr når innsamlet beløp har nådd minimum kr Lebesby kommune kan etter nærmere avtale være behjelpelig med administrative ressurser til finansiering etter at innsamlede midler har nådd kr Forslag fra Harald Larssen: Endring av pkt. 2: Lebesby Kommunestyre vedtar å fullfinansiere orgel ved Kjøllefjord Kirke kostnadsramme Det forutsettes et innsamlet beløp i minimum Nytt pkt. 4: Saken skal til endelig godkjenning i Formannskapet før utbetaling. Vedtak: Side 19 av 35

20 Sak 22/11 1. Lebesby kommunestyre opphever vedtak i Kommunestyret Sak PS 60/ Lebesby Kommunestyre vedtar å fullfinansiere orgel ved Kjøllefjord Kirke kostnadsramme Det forutsettes et innsamlet beløp i minimum Saken skal til endelig godkjenning i Formannskapet før utbetaling. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 6/11 Tilleggsforslag ble fremmet fra Stine Akselsen: Tommy Vevang fremmet utsettelsesforslag. ***Saken ble utsatt mot 2 stemmer. Vedtak: Saken ble utsatt. Side 20 av 35

21 Sak 22/11 Dokumenter: Side 21 av 35

22 Side 22 av 35 Sak 22/11

23 Sak 22/11 Fra: Johnny Myhre Sendt: 4. april :36 Til: Peter Berg Mikkelsen Emne: Orgel Kjøllefjord kirke Samlet utgift for orgelet pr. februar 2010 er hvorav Materialer utgjør Lønn utgjør Generelle kostnader Det er noe variable prisøkninger innen hvert område, men de understreker at den samlede prisstigning ikke vil overstige 3 % pr. år. Betalingen skal skje som følger: 2/6 av tilbudsummen + mva når kontrakten underskrives. Orgelbygger stiller bankgaranti for raten inntil orgelet er levert kirken. 3/6 av tilbudssummen + mva når orgelet er ankommet kirken og montage påbegynnes. 1/6 av tilbudssummen + mva + evt prisstigninger 28 dager etter at arbeidet er avsluttes og godkjent. Leveringstid er 24 måneder fra kontraktdato. Elektriske arbeider og malearbeider inngår ikke i kontrakten og må foretas av kjøper. El. arbeidet dreier seg om strømforsyning til kompressorer og lys ikke noen store saker. Malearbeidet kan gjøres lokalt av kyndige malere orgelkomiteen mener dette kan gjøres på dugnad og med minimale kostnader. I tillegg må en påregne bruk av konsulent, tilsvarende 2,5 % av kjøpesummen for orgelet. Det vil påløpe i merkostnad for hvert år som går. Side 23 av 35

24 Sak 22/11 Orgelkomiteen har pr. tid vel innsamlet på konto. Vi hadde et tilsagn på fra Sparebankens gavefond, men det ble trukket tilbake inntil vi får et vedtak om bygging. Med et kommunalt vedtak vil vi søke dette fondet på nytt og håper selvfølgelig at givergleden minst står ved lag. Da har orgelkomiteen hentet inn og det er det de anser som realistisk. Med tilsagnet fra Sparebanken følger og en klausul om at de skal være eneste finansieringspartner fra finansnæringen. Avhengig av finansiering, er det ikke sikkert det er lønnsomt å ta imot gaven, men det bør vi kanskje se på? I permen fra forgjengerne mine er det ikke gjort noen vurderinger rundt mva. Hva er reglene her, får vi alt igjen eller må det tas høyde for noen mva utgifter og? Vi kan ta et møte om dette på onsdag om det passer. Hilsen Johnny Side 24 av 35

25 Side 25 av 35 Sak 22/11

26 Side 26 av 35 Sak 22/11

27 Side 27 av 35 Sak 22/11

28 Side 28 av 35 Sak 22/11

29 Side 29 av 35 Sak 22/11

30 Side 30 av 35 Sak 22/11

31 Side 31 av 35 Sak 22/11

32 Sak 22/11 Faktaopplysning: Det har i flere år vært jobbet med å få finansiert et nytt orgel til Kjøllefjord kirke. Per april 2011 anslås total kostnad til kr eks. mva (både kommunen og Kirkelig Fellesråd får mva-kompensasjon). Dette inkluderer 3 % prisstigning siden tilbud i 2010, 2,5 % av orgelkostnad i konsulentutgift samt egne utgifter til elektrisk arbeid/maling/uforutsette utgifter med kr Av total orgelkostnad skal 1/3 betales ved inngåelse av kontrakt det vil si ca. kr % av kontraktsbeløp skal betales når orgel ankommer kirka samt siste 1/6 når orgel er formelt overlevert i montert stand. Da det anslås 24 måneders leveringstid fra kontraktsinngåelse, vil utgifter utover 1/3 forfalle til betaling først tidligst i 2012, muligens ikke før i Utgiftene vil da forfalle som følger: Ved kontraktsinngåelse 2011 kr /13 kr Totalt kr Per dags dato er det samlet inn ca. kr til nytt orgel. Sparebank1 Nord-Norge hadde gitt et tilsagn på kr i tilskudd fra sitt gavefond, tilsagnet er trukket tilbake da prosjektet ikke ble igangsatt/fullfinansiert. Det var klausul fra banken på at de skulle være eneste finansieringspartner fra finansnæringen. Side 32 av 35

33 Sak 22/11 Dette utelukker da låneopptak hos kommunens/kirkelig Fellesråds vanlige banker (Kommunalbanken og KLP Kommunekreditt). Staten gir rentekompensasjon for investeringer i kirkebygg og kirkeinventar gjelder også bygging nytt orgel. Rentekompensasjonen gis for hele prosjektet uansett om hele eller deler er lånefinansiert eller ikke. Det er også opp til kommunene/kirkene om det er Kirkelig Fellesråd eller kommunen som tar utgiftene i sitt regnskap. Med dagens rentenivå vil rentekompensasjonen ligge på omkring kr per år. Konsekvenser for miljøet: Ingen Vurdering: Lebesby kommune har for tiden en meget anstrengt økonomi. Dette skyldes underskudd 2010, som må dekkes inn i løpet av 2011/2012, samt en anstrengt situasjon i drift Man har allikevel sett på muligheten for å bidra slik at nytt orgel kan bli en realitet uten at det må kuttes i kommunens budsjett Det som må tas endelig stilling til nå i 2011 er finansiering av første avdrag på 2/6 dvs kr Resten kr kan innarbeides i budsjett for 2012 eller Uansett finansieringsalternativ vil kommunen få rundt kr i rentekompensasjon fra ferdigstilt prosjekt og de neste 5 år. Videre vil det komme rentekompensasjon i ytterligere 15 år men beløpet vil da gå ned for hvert år. Rentekompensasjonen kan benyttes til økt tilskudd til Kirkelig Fellesråd for dekning av renter/avdrag dersom låneopptak blir aktuelt. Dersom kommune klarer å bidra med hele beløpet utover innsamlet beløp på kr , vil rentekompensasjonen være en ekstrainntekt i de kommende år som i praksis da er med på å finansiere de årlige tilskuddene til Fellesrådet. Det forutsettes for hele orgel-prosjektet at investeringen tas i Kirkelig Fellesråd sitt regnskap. En har følgende finansieringsalternativer for de første kr som forfaller ved kontraktsinngåelse: Alternativ 1 Side 33 av 35

34 Sak 22/11 Innsamlet beløp kr Tilskudd fra Lebesby kommune som består av: Ikke budsjettert utbytte fra Finnmark Havfiske AS kr Budsjettregulering fra sektor 1.6 kr Total finansiering 2011 kr Alternativ 1 vil ikke påvirke driften i kommunen i Alternativ 2 Innsamlet beløp kr Tilsudd fra Lebesby kommune som består av: Bruk av disposisjonsfond (utdanningsfondene) kr Budsjettregulering fra sektor 1.6 kr Total finansiering 2011 kr Dette alternativer vil heller ikke påvirke driften i Alternativ 3 Innsamlet beløp kr Tilskudd fra Lebesby kommune som består av: Budsjettregulering fra Ikke disponert overskudd 2011 kr Budsjettregulering fra sektor 1.6 kr Total finansiering 2011 kr Alternativ 2 vil heller ikke direkte påvirke driften men vil redusere beløpet på kr som ble vedtatt i Kstyre og skal hjelpe til med å dekke underskudd Med redusert Ikke disponert overskudd vil det måtte finnes mer midler for inndekning i 2011/2012. Alternativ 4 Innsamlet beløp kr Låneopptak i Kirkelig Fellesråd med garanti fra Lebesby kommune og kommunen dekker netto avdrag/renter via tilskudd når Side 34 av 35

35 Sak 22/11 renter/avdrag forfaller til betaling kr Total finansiering 2011 kr Dette alternativet vil kun påvirke kommunens regnskap i 2011 ved at det må gis tilskudd til dekning av Kirkelig Fellesråds renter/avdrag på opptatt lån. Dekning for renter/avdrag må avklares når betalingsplan er klar. Administrasjonen vurderer det slik at det er best å få til en finansieringsløsning som ikke påvirker drift i 2011og heller ikke bruker av allerede avsatte midler. En innstiller derfor på finansiering ved Alternativ 1. Side 35 av 35