ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling. ARBEIDSMILJØUTVALET - ekstraordinært møte. Utval: Dato: Tidspunkt: 10:00

Transkript

1 ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: Møtestad: ARBEIDSMILJØUTVALET - ekstraordinært møte Rådhuset Dato: Tidspunkt: 10:00 Forfall for politisk valte medlemmar vert å melde til Åmli kommune sitt informasjonssenter på telefon Forfall for medlemmar frå lag og organisasjonar må ordnast innan laget/organisasjonen. Varafolk møter berre etter spesiell innkalling.

2 SAKSLISTE: Saksnr.: PS 14/42 PS 14/43 Innhald: Godkjenning av protokoll frå forrige møte Revidering av fleksitidsreglementet for Åmli kommune

3 PS14/42Godkjenningavprotokollfråforrigemøte

4 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 14/ Arbeidsmiljøutvalet 14/ Administrasjonsutvalet Arkivref: 2014/747-3 Saksbeh.: Christina Ødegård, Rådmann Avdeling: Rådmannen Dir.tlf.: E-post: Saksordførar: # Revidering av fleksitidsreglementet for Åmli kommune RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Rådmannens forslag til nytt fleksitidsreglement vedtas. Personalpolitiske retningslinjer kap oppheves ved vedtakelsesdato. Saksnr: 2014/747-3 Dato: Saksframlegg: Revidering av fleksitidsreglementet for Åmli kommune Side 1 av 3

5 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: Rådmannens forslag til nytt fleksitidsreglement Personalpolitiske retningslinjer kap (tidligere reglement) Høringsuttalelse administrasjonsavdelingen Høringsuttalelse omsorgsavdelingen Høringsuttalelse helse- og familieavdelingen Høringsuttalelse plan- og næringsavdelingen Høringsuttalelse kulturavdelingen Høringsuttalelse Delta 1 Forslag il nytt fleksitidsreglement for Åmli kommune 4 Personalpolitiske retningsliner for Åmli kommune - kap Regelement for fleksibel arbeidstid 5 Innspill til revidert fleksitidsskjema fra adm.avdelingen 6 Innspill til nytt fleksitidsreglement fra omsorgsavdelinga 7 Innspill til nytt fleksitidsreglement fra helse - og familieavdelingen 8 Innspill til nytt fleksitidsreglement fra Delta 8 Innspill til nytt fleksitidsreglement fra plan-og næringsavdeling 8 Kulturavdelinga - innspill til endringer i fleksitidsreglement KORT OM SAKA: Åmli kommune har fleksibel arbeidstid. Hensikten med fleksibel arbeidstid er å gi ansatte muligheter for i større utstrekning å tilpasse arbeidstiden til personlige ønsker og behov og dermed oppnå økt trivsel samtidig som bedriften sikres høy produktivitet. Dagens reglement er lite fleksibelt, ressurskrevende og fungerer ikke i tråd med intensjonen i forhold til å ha fleksibel arbeidstid. Reglementet er derfor revidert for å i større grad gi mulighet til å tilrettelegge arbeidstiden for den ansatte. Reglementet bygger på reglementet fleksibel arbeidstid i staten, og er i tråd med de føringene i statlig og kommunal sektor som er gitt i forhold til fleksibel arbeidstid. MERKNADER/VURDERING: Arbeidstid er den tid arbeidstaker står til disposisjon for arbeidsgiver. Arbeidstiden i kommunal sektor følger av arbeidsmiljøloven, hovedtariffavtale, særavtaler og eget arbeidsreglement. Åmli kommune har fleksibel arbeidstid. Hensikten med fleksibel arbeidstid er å gi ansatte muligheter for i større utstrekning å tilpasse arbeidstiden til personlige ønsker og behov og dermed oppnå økt trivsel samtidig som bedriften sikres høy produktivitet. Fleksitid som arbeidstidsordning forutsetter at både kommunen og den ansatte er fleksible mht. utnytelse av arbeidstiden. I perioder med stort arbeidspress må kommunen således kunne forvente økt innsats (flere arbeidstimer) fra den ansattes side. Tilsvarende vil kommunen i rolige perioder kunne utvise fleksibilitet og gi de ansatte muligheter for avspasering. Dagens reglement er lite fleksibelt, krever mye administrasjon og gir ikke de ansatte muligheten fullt ut til å benytte seg av en fleksibel arbeidstid. Det gir også i liten grad mulighet for tilrettelegging for den enkelte ansatte. Det nye reviderte reglementet standardiserer arbeidstiden, og gir i mye større grad mulighet til å tilrettelegge for den ansatte når det ikke medfører vesentlig ulempe for organisasjonen. Forslag til nytt reglement har blitt sendt ut på høring til alle enheter, tillitsvalgte og verneombud med høringsfrist 21. august. Høringsuttalelsene er vedlagt i saken. I høringen fremkom det blant annet at en bør ha mulighet til å ha 15 timer i minus og ikke 10 slik som er foreslått i slutten av avregningsperioden, at avregningsperioden bør følge kalenderåret, og at uttak av fleksitid må være i form av oppspart tid og ikke penger ved for eksempel avslutning av ett arbeidsforhold, og at særavtalen for ledere bør tas med i reglementet. Saksnr: 2014/747-3 Dato: Saksframlegg: Revidering av fleksitidsreglementet for Åmli kommune Side 2 av 3

6 Rådmannen er enig i at det bør åpnes opp for å ha minus 15 timer ved avregningsperioden. Når det gjelder innspill om at avregningsperioden bør følge kalenderåret mener rådmannen at det er mer hensiktsmessig i forhold til fleksibilitet og mulighet til å kunne bruke oppspart tid i forbindelse med ferier at avregning skjer enten 1. november eller 1. februar hvert kalenderår. Disse tidspunktene er lagt opp mot perioder der man har mulighet til å avspasere i forbindelse med sommer/høstferie eller juleferie dersom 1. februar legges til grunn. Saksnr: 2014/747-3 Dato: Saksframlegg: Revidering av fleksitidsreglementet for Åmli kommune Side 3 av 3

7 Fleksitidsreglement Rådmannens innstilling

8 INNHOLD: 1 Formål Omfang Fleksibel arbeidstid Alminnelig arbeidstid Kjernetid Tidsoverføring av avspasering i plusstimer Særavtale for rådmann og enhetsledere Avregningsperiode Overtid Fortolkning/tvist Iverksettelse m.m Fleksitidsreglement for Åmli kommune Vår ref.: 2014/747-2 Side 2 av 4

9 Skrift med rødt er endringer foretatt etter høring. 1 Formål Reglementet skal standardisere arbeidstiden til den enkelte og mulighetene for å tilrettelegge for den ansatte når slikt ikke medfører vesentlig ulempe for organisasjonen. 2 Omfang Reglementet gjelder for alle kommunalt ansatte i kommunen jfr. Hovedtariffavtalens kap 1 1. Reglene gjelder ikke om de strider mot lov, tariffavtaler, særavtaler eller andre bestemmelser som er bindende for kommunen. Flere yrkesgrupper i kommunen, spesielt utdanningsgruppene og ansatte i turnus, følger i stor grad egne arbeidstidsavtaler som avtales mellom partene. 3 Fleksibel arbeidstid Aml 10-2 (3) og HTA kap hjemler retten til fleksibel arbeidstid der dette kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for arbeidsgiver. Fleksibel arbeidstid for den enkelte inngås med leder og inngår i arbeidsavtalen. I kommunal sektor begrenses muligheten til fleksibel arbeidstid seg etter brukernes behov for tjenester. For fleksibel arbeidstid vil følgende grupper vanskelig kunne innordnes i ordningen: Ansatte i turnus Ansatte som ikke starter og avslutter dagen på sammen arbeidssted Ansatte som følger særavtale SFS 2213 (Utdanningsgruppene) Ansatte som arbeider i lag, og hvor lagets arbeid er avhengig av den enkelte er tilstede. Deltidsansatte som er tilsatt for å dekke en bestemt del av arbeidsdagen Andre stillingskategorier og/eller situasjoner der ordningen skaper vesentlig ulempe for arbeidsutøvelsen 4 Alminnelig arbeidstid Dagarbeidstiden er mellom og Den daglige arbeidstiden skal registreres av arbeidstaker og godkjennes av leder. Arbeidstid utover vedkommendes normalarbeidstid skal begrunnes. Det er ikke anledning til å opparbeide seg plusstid utenom den ytre arbeidstiden. 5 Kjernetid Kjernetiden er en del av arbeidsdagen det forventes at man skal være tilstede på arbeidsstedet, også etter avtale om fleksibel arbeidsordning. Kjernetiden er Kan fravikes ved særskilt avtale. 6 Tidsoverføring av avspasering i plusstimer Plusstid skal ikke opparbeides for avspaseringsmulighetens skyld, men følge av fornuftig handlingsmønster. Dersom enkeltansatte eller ansatte i spesielle arbeidsområder stadig har store mengder plusstid opparbeidet, skal stillingsinnhold og arbeidstidssituasjon tas opp med vedkommende. Fleksitidsreglement for Åmli kommune Vår ref.: 2014/747-2 Side 3 av 4

10 Plusstid skal som hovedregel avspaseres jevnlig, fortløpende og spesielt i perioder det er rom for det. All avspasering skal i god tid avtales med leder. Fleksisaldoen skal ved utgangen av hver avregningsperiode ligge innenfor rammen av + 50 timer / - 10 timer (-15 timer). Underskudd utover 10 timer (15 timer) medfører trekk i lønn. Tid utover 50 timer blir automatisk strøket ved hver avregningsperiode, når det ikke er foretatt andre særavtaler. 7 Særavtale for rådmann og enhetsledere Det gis kompensasjon for inntil 10 dager for møtevirksomhet og overtid etter HTA og 6.8. Det er en forutsetning for kompensasjon at merarbeidet er utført. Kompensasjon utbetales i forbindelse med avregningsperioden. 8 Avregningsperiode Avregningsperioden skal være 12. måneder og gjøres opp 1. november (alternativt 1. februar) hvert år. 9 Overtid Avtalt pålagt arbeid med leder utover normalarbeidstid i full stilling er overtid (gjelder ikke undervisningspersonell). Overtiden skal være forhåndsgodkjent av leder. Overtid godtgjøres etter bestemmelsene i HTA. 10 Fortolkning/tvist Spørsmål om fortolkning av dette reglement behandles av administrasjonsutvalget. Naturlige endringer kan foretas fortløpende i reglementet i henhold til delegasjonsreglementet, mens større prinsipielle endringer og revisjon behandles av administrasjonsutvalget etter forutgående drøfting med de ansattes organisasjoner. 11 Iverksettelse m.m. Reglementet gjelder fra vedtaksdato. Fra sammen tidspunkt blir de gamle fleksitidreglene (kap i personalpolitiske retningslinjer) opphevet. Fleksitidsreglement for Åmli kommune Vår ref.: 2014/747-2 Side 4 av 4

11 Tatt ut av Personalpolitiske retningslinjer for Åmli kommune Vedtatt , sak K 04/103 Her har kapittelet Regelement for fleksibel arbeidstid nr Reglement for fleksibel arbeidstid KJERNETID OG YTRE ARBEIDSTID Med kjernetid meiner ein det tidsrom der alle arbeidstakarar normalt skal vere til stades. Kjernetida er frå kl Med ytre arbeidstid meiner ein det tidsrom der oppmøte og slutt kan variere frå dag til dag etter arbeidstakaren sitt ønske. Ytre arbeidstid er mellom kl Det skal normalt ikkje betalast godtgjersle etter Hovudtariffavtalens 5.42 og 6 i tida for ytre arbeidstid. I dei høve arbeidstakaren vert pålagt overtidsarbeid, vert det utbetalt overtidsgodtgjersle etter vanlege reglar for medgått tid utover den tida som definerast som normalarbeidstid. Arbeidstakaren vert gitt høve til sjølv å velge om overtidsarbeidet som er utført innanfor fleksitidsramma i staden skal nyttast til å oppfylle normalarbeidstida si lengde i avrekningsperioden. I slike tilfelle reknast medgått tid i høvet 1:1 pluss utbetaling av overtidstillegg. AVREKNINGSPERIODEN Avrekningsperioden skal følgje kalendermånaden. Normalarbeidstida skal ikkje endrast for nokon kategori arbeidstakarar som følgje av innføring av ordning med fleksibel arbeidstid. Pluss-tid og minus-tid vert registrert i høve til normalarbeidstid. Einingsleiar eller den som vert gitt fullmakt, har rett til å krevje frammøte og avslutning av arbeidsdagen innanfor normalarbeidstida når dette er nødvendig av omsyn til tenesten. I fleksitidsrekneskapen inngår elles bare den arbeidstida som arbeidstakaren sjølv kan regulere. Overtidsarbeid pålagt av overordna myndigheit kjem utanom denne ordninga. (Jfr. likevel unntak, pkt A siste ledd) TIDSOVERFØRING Det vert tillate overført 20 plusstimar eller 20 minustimar til neste avrekningsperiode. Skuldig tid utover 20 timar medfører trekk i løn. Plusstid utover 20 timar vert stroke. Det kan i tillegg til dette oppsparast inntil 5 dagar samla plusstid som kan takast ut ein gong pr. år. Dette betyr at dersom ein arbeidstakar har sprengt kvota på 1200 minutt, kan det overskytande overførast til ein bank. Frå denne banken kan ein i løpet av kalenderåret ta ut ein periode på mellom 3 og 5 dagar. Oppsparte dagar kan overførast frå eit år til eit anna. AVSPASERING Det kan avspaserast inntil 3 heile eller 6 halve dagar pr. månad eller ein kombinasjon av dette. Avspaseringa må tilpassast den einskilde sitt arbeid og må godkjennast av næraste overordna. FRÅVÆR I KJERNETIDA Den fleksible arbeidstida tillet at arbeidstakaren varierer sin arbeidsdag frå dag til dag. Det er difor ein føresetnad at private gjeremål så langt som mogeleg skal leggast til tida utanom kjernetida og ikkje registrerast som arbeidstid. Fråver som blir avtalt med leiinga ved tannlegebesøk, legebesøk og liknande føremål, samt fråvær ved gravferd, skal likevel ikkje registrerast i fleksitidsrekneskapen. Ved fråver på grunn av sjukdom, ferie eller avspasering blir fråveret registrert med ordinær arbeidstid.

12 SJUKEFRÅVÆR PÅ DEL AV HEIL DAG Dersom arbeidstakar blir/er sjuk og av den grunn berre jobbar del av ein heil arbeidsdag gjeld følgjande reglar: 1. Dersom arbeidstakaren har vore på jobb over 50% av arbeidstida denne dagen, blir fråveret ikkje registrert (ikkje minustid og ikkje bruk av eigenmelding). 1. Dersom arbeidstakaren har vore på arbeid mindre enn 50% av arbeidstida, skal dette registrerast som ein heil fråversdag. Tida vedkomande har vore på arbeid skal registrerast som plusstid evt. avspaserast time for time for dei som ikkje har fleksitidsordning. KVA SKJER MED FLEKSITIDA NÅR FOLK SLUTTAR/GÅR UT I PERMISJON Når tilsette sluttar i stillinga må ein som hovudregel avvikle opptent plusstid evt. opparbeide minustid. Dersom dette ikkje lar seg gjere, kan plusstid bli utbetalt (vanleg timeløn) og minustid trekkast i løn. Den same hovudregel gjeld ved lengre permisjon (eitt år eller lengre). Ved kortare permisjon enn dette kan evt. plusstida/minustida sparast til vedkomande kjem attende i stillinga. PUBLIKUMSHJELP OG SERVICE 1. Publikum skal imøtekomast (besøk/telefon) dersom vedkomande arbeidstakar er tilstades i ytre arbeidstid. 2. Dersom vedkomande arbeidstakar ikkje er til stades i ytre arbeidstid, er det ein føresetnad at andre tilsette hjelper publikum så langt som råd. 3. Fleksitidsordninga må praktiserast på ein slik måte at omsynet til god service og publikumsbehandling blir ivareteke på ein best mogeleg måte KONTROLL Tidsregistrering skal gjennomførast dagleg ved bruk av eige kontrollskjema. SÆRORDNINGAR Fleksitidsordninga kan nyttast av alle einingar i Åmli kommune dersom dette lar seg tilpasse til drifta. Kva for arbeidstakargrupper som ikkje kan vere med i ordninga må vurderast konkret i kvar einskild eining. Tvist om kor vidt personale skal vere med i ordninga eller ikkje vert avgjort av administrasjonsutvalet. Pr. dags dato gjeld følgjande særordningar: Reinhald: Ordninga blir innført for reinhaldarane i Åmli kommune. Særordning: Der det jobbar fleire reinhaldarar ved same bygg (grupper) må dei tilsette avtale med leiar dagen i forvegen dersom dei ikkje kjem på jobb til vanleg tid. Fleksitidsintervallet er 1 time som for øvrige fleksitidsbrukarar. Fråvær utover 1 time går på kvota av halve/heile dagar. Ordninga må bli tilpassa lokale behov og lokale forhold slik at omsynet til tenesten blir ivaretatt på ein fullt ut tilfredsstillande måte. Utearbeidarane teknisk: Ordninga blir innført for utearbeidarane, teknisk sektor (er delvis innført frå tidlegare). Særordning: Same særordning som for reinhaldarane (grupper) Systemet må gjerast meir kjend blant brukarane slik at dei tek det meir i bruk. Pleie- og omsorg: Fleksitidssystemet blir gjort gjeldande for: - Reinhald (sjå særvilkår for reinhaldarar over) - skjerma eining - rehabiliteringseining

13 Særordning for turnuspersonale: Dei tilsette må avtale med leiar dagen i forvegen dersom dei ikkje kjem på jobb til vanleg tid. Dersom det skapar problem for drifta av tenesta, kan leiar nekte seinare frammøte. Fleksitidsintervallet er 1 time som for øvrige fleksitidsbrukarar. Fråvær utover 1 time går det på kvota av halve/heile dagar, og dette må avtalast med leiar (som for øvrige fleksitidsbrukarar). Sjølvvald ekstraarbeid (plusstid) etter ordinær arbeidstid kan maksimalt vere 2 timar. Frivillige møte, kurs o.l innkalla av arbeidsgjevar utanom ordinær arbeidstid godskrivast som plusstid etter medgått tid men med min. 2 timar. Ved møteplikt skal det godtgjerast som overtid/meirarbeid. Arbeidsgjevar sin representant er ansvarleg for at ordninga blir tilpassa lokale behov og lokale forhold slik at omsynet til tenesten blir ivaretatt på ein fullt ut tilfredsstillande måte. Det kan ikkje leigast inn vikar for å dekkje inn fleksitidsfråvær (gjeld generelt)

14 Fra: Ødegård, Dato: :02:56 Til: Fossli, Solgunn Tittel: VS: Innspill til revidert fleksitidsskjema fra avd.møte for adm.avdelingen - legges inn i mappe 2014/747 Fra: Beruldsen, Terje Sendt: 25. august :15 Til: Ødegård, Christina Emne: Innspill til revidert fleksitidsskjema fra avd.møte for adm.avdelingen Hei! Forslag til revisjon av fleksitidsreglement for Åmli kommune ble behandlet i avd.møte for administrasjonsavdelingen den og det gis følgende tilbakemelding fra gjennomgangen: Administrasjonsavdelingen støtter forslaget til revidert reglement og som vil være en forenkling i forhold til nåværende reglement. Særbestemmelsene for ledergruppen bør også tas inn i selve reglementet slik at alt er samlet på ett sted. Forslag om at avregningsperioden følger kalenderåret Nytt reglement medfører at ordningen med tidsbank opprettholdes for ledergruppen, men den utgår for alle andre arbeidstakergrupper Med hilsen Terje Beruldsen Administrasjonsavdelingen Tlf Mobil Postadresse: Åmli kommune, Administrasjonavdelingen, Gata 5, 4865 Åmli

15 Fra: Ødegård, Dato: :07:11 Til: Fossli, Solgunn Tittel: VS: Høring - nytt fleksitidsreglement - legges inn i mappe 2014/747 Fra: Nylund, Laila Sendt: 22. august :17 Til: Ødegård, Christina; AML.Leiargruppe; Homme, Geir Tellef; Engenes, Anne Torunn; Kaldal, Alf; Lien, John; Vehus, Olav; Persen, Vivian; Ommundsen, Tina; Berås, Ben David; Eikås, Knut Arne; 'ina_therese@hotmail.com' Kopi: Beruldsen, Terje; Agersborg, Trine Krossbekk Emne: SV: Høring - nytt fleksitidsreglement Hei. Tilbakemelding vedr fleksiskjema fra omsorgsavdelinga er at vi ønsker at der skal stå hvor mange dager vi kan avspasere pr mnd., eller dette opp til leder og avgjøre hva som er mulig i fht drifta. Ønsker en presisering rundt dette. Hilsen Laila

16 Fra: Ødegård, Dato: :09:58 Til: Fossli, Solgunn Tittel: VS: Høring - nytt fleksitidsreglement - legges inn i mappe 2014/747 Fra: Askland, Anne Grete Sendt: 22. august :34 Til: Ødegård, Christina; AML.Leiargruppe; Homme, Geir Tellef; Engenes, Anne Torunn; Kaldal, Alf; Lien, John; Vehus, Olav; Ommundsen, Tina; Berås, Ben David; Eikås, Knut Arne; 'ina_therese@hotmail.com' Kopi: Beruldsen, Terje; Agersborg, Trine Krossbekk Emne: SV: Høring - nytt fleksitidsreglement Hei. Fra helse- og familieavdelinga: Det er kommet innspill på at det ikke står noe om antall dager som kan avspaseres pr mnd og at det ikke står noe om tidsbank, om det skal videreføres slik som dagens ordning. Mvh Anne-Grete Askland Leiar helse- og familieavdelinga Åmli kommune Tlf: Beskrivelse: logo

17 Fra: Ødegård, Dato: :08:17 Til: Fossli, Solgunn Tittel: VS: Høring - nytt fleksitidsreglement - legges inn i mappe 2014/747 Fra: Lien, John Sendt: 22. august :21 Til: Ødegård, Christina Emne: SV: Høring - nytt fleksitidsreglement Hei! Ett godt forenklet forslag til fleksitidsreglemanget. Og går faktisk enda lengere enn jeg håpet på da jeg tok opp denne saken. Har forslag om 2 forandringer,og det er: Avregningsperioden bør være 1.Januar,er en mye enklere dato å forholde seg til,for alle parter. Det neste er fleksitidsaldoen, burde være på 50 pluss timer,og 15 minus timer,da kan folk ta fri i 2 hele dager på minus saldoen. Jeg tviler på at noe av dette vil føre til misbruk. Mvh. John Lien HTV: Delta

18 Fra: Ødegård, Dato: :11:13 Til: Fossli, Solgunn Tittel: VS: VS: fleksitidsreglement - legges inn i mappe 2014/747 Fra: Mood, Kristin Sendt: 21. august :11 Til: Ødegård, Christina Emne: Fwd: VS: fleksitidsreglement Hei Hadde din innstilling til fleksitidsreglement oppe på avdelingsmøtet onsdag, og fikk følgende innspill: Tidligere paragrafer er nødvendige for likhetsutøvelse i avdelingene Ny avregningsperiode ok Nytt antall timer ok Enklere å administrere med tidsbank, men da med fritt antall uttak slik du foreslår Uttak av fleksitid/tidsbank må vere i form av oppspart tid; ikke penger ved f.eks. avslutning av arbeidsforhold Med vennlig hilsen Kristin Kristin Mood Plan og næringsleder Dir Mob Beskrivelse: liten logo

19 Kulturavdelinga innspill til endringer i fleksitidsreglement Innspill til pkt. 6: Tidsoverføring av avspasering i plusstimer: Fleksisaldoen skal ved utgangen av hver avregningsperiode ligge innenfor rammen av +50 timer/- 10 timer. Dette foreslås endret til +50 timer/- 15 timer, da det i løpet av året kan oppstå behov for å ta ut to hele dager (15 timer) i avspasering i tillegg til ferie. Dersom dette blir gjort seint på året, kan det være vanskelig å jobbe inn timene innen oppgjør av avregningsperioden. Tidligere har man hatt mulighet til å ta ut 20 timer i minus. En innstramming til 10 timer gjør ordningen mindre fleksibel for arbeidstakerne. Innspill til pkt. 7: Avregningsperiode: Dette punktet foreslås slått sammen med pkt. 6, da det kan virke forvirrende når man leser det isolert. Kulturavdelinga v/tonje Ramse Trædal,