Gode måleverktøy - i forbedringsarbeid

Transkript

1 Gode måleverktøy - i forbedringsarbeid Kunnskapsesenterets nye PPT-mal Kvalitetskommuneprogrammet Nettverksamling pulje III, 3. desember 2008 Bjørnar Nyen, GRUK

2 Lære av egne data De som behandler pasienter må følge med i og forsøke å lære av sine egne data for å bedre de tjenester de gir. Fritt oversatt etter Raymond G.Carey (2002) Bjørnar Nyen,

3

4 Brukerundersøkelse ved fire fastlegekontorer i Grenland Før lokale brukerundersøkelser kan det være nyttig å få fram aktuelle spørsmål ved å bruke fokusgruppe Vi ønsket å få fram pasientenes syn på tilgjengelighet hvordan de opplever møtet med oss ved å gjennomføre en enkel brukerundersøkelse ved legekontorene Bjørnar Nyen,

5 Resultater fra legekontorene A, B, C og D Skår fra 1 (svært fornøyd) til 5 (svært misfornøyd) A B C D Å komme gjennom på telefon 2,1 * 2,4 2,0 Snakke med legen på telefon 2,2 1,8 2,4 2,0 Ventetid på venterom 2,6 2,0 2,0 2,2 Rask hjelp i akutte situasjoner 1,7 1,6 1,6 1,4 Imøtekommenhet fra medarbeider 1,5 1,5 1,5 1,4 Ventetid på time 2,2 1,9 2,1 1,8 Generell fornøydhet 1,6 1,5 1,6 1,4 Medarbeiders forståelse 1,6 1,5 1,5 1,5 Legens evne til å ta deg på alvor 1,4 1,4 1,4 1,3 Info fra legen om sykdommen 1,5 1,5 1,6 1,5 Info fra legen om behandlingen 1,5 1,5 1,6 1,4 Tilstrekkelig tid hos legen 1,6 1,7 1,6 1,4

6 Hva oppnådde vi? Det enkelte legekontor fikk vite hva pasienter var mindre fornøyde med Denne kunnskapen ga "dytt" i forhold til å fortsette forbedringsarbeidet Undersøkelsen ga hjelp til å velge forbedringsområde Undersøkelsen virket positivt på medarbeidere og leger: Pasientene er stort sett fornøyde med hvordan de blir møtt! Bjørnar Nyen,

7 Andre erfaringer fra brukerundersøkelsen Pasientene syntes det var positivt at de ble spurt om hvordan de opplever tjenesten vi gir Brukerundersøkelse kan hjelpe oss å holde pasientfokus Det tar ikke veldig mye tid å gjøre en slik spørreundersøkelse Undersøkelsen bidro til økt engasjement i forhold til organisering av virksomheten Bjørnar Nyen,

8 Ett legekontors oppfølging Spørreundersøkelsen blant pasientene: Dårligst skår på ventetiden på venterommet før de kom inn til avtalt time hos lege En av legene bestemte seg for å se nærmere på dette Spørreundersøkelser og intervjuer skaper forventninger: IKKE spør om dere ikke har tenkt å gjøre forbedringer ut fra svarene Bjørnar Nyen,

9 Metode for kvalitetsforbedring bygger på Nolan og Langleys tre spørsmål Forbedringssirkelen (Demings sirkel, PDSA-/ PUKK-sirkelen) Bjørnar Nyen,

10 Bjørnar Nyen,

11 Ventetid på venterom for pasienter med timeavtale Antall pasienter 158 Gjennomsnittlig ventetid Median ventetid 19,4 min 20 min Minste ventetid 0 Maksimal ventetid 50 min Range 50 Standardavvik 12,1 Ventetid på venterommet Pasienter med time 3 uker januar 2007 Antall Minutter Bjørnar Nyen,

12 Ventetid på venterom for pasienter med timeavtale Antall pasienter 158 Gjennomsnittlig ventetid 19,4 min Median ventetid 20 min Minste ventetid 0 Maksimal ventetid 50 min Range 50 Standardavvik 12,1 Run-diagram. Gjennom snittlig ventetid på venterom m et D r E L, 3 u k e r ja n u a r Minutter :00 08:15 08:30 08:45 09:00 09:20 09:40 10:00 10:20 Klokkeslett for tim e Median: Sett opp dataene i tidsrekkefølge!! 10:40 11:00 11:20 11:45 12:30 12:45 13:00 13:15 13:30 13:45 14:00 14:15 14:30 14:45 EpiData Analysis G raph

13 Bjørnar Nyen,

14 Run-diagram. Gjennomsnittlig ventetid på venterommet 40 Dr EL, før og etter endringer Før Etter Minutter 08:00 08:15 08:30 08:45 09:00 09:20 09:40 10:00 10:20 10:40 11:00 11:20 11:45 12:30 12:45 13:00 13:15 13:30 13:45 14:00 14:15 14:30 14:45 08:00 08:15 08:30 08:50 09:00 09:20 09:45 10:10 10:30 10:50 11:10 11:30 12:30 12:50 13:10 13: :45 14:00 14:15 14:30 14:45 15:00 0 Klokkeslett for time Median: Median: EpiData Analysis Graph Bjørnar Nyen,

15 Bjørnar Nyen,

16 Tellinger Sykehjem: Registrere vanskelig atferd koblet med tiltak for å øke kompetanse/bedre mestringsstrategier Registrere positive samtaler med beboere Skole: Ved spesielle problemer i klassen: Ta med elevene i å finne strategier for bedre mestring. Finne aktuelle indikatorer: Registrere situasjoner med god mestring Registrere vanskelige episoder Bjørnar Nyen,

17 Tellinger/målinger Voksenopplæring fremmedspråklige Elevene registrerer en gang i uka på en VAS-skala hvor mye kontakt de har hatt med nordmenn siste uka Ingen kontakt Svært mye kontakt Skår 0-10 Voksenopplæringa. Kontakt med nordmenn pr uke. Bedømt med VAS-skala Uke 2 til Uke EpiData Analysis G raph

18 Noen få indikatorer Bjørnar Nyen,

19 Flere indikatorer Bjørnar Nyen,

20 Ulike typer statistikk Tradisjonell statistisk analyse er bra for til mange ting, bl.a. til forskning Statistisk prosesskontroll er en gren av statistikk som gjør bruk av tidsserier kan brukes på ganske små datamaterialer gjør bruk grafisk presentasjon av data for bedre forståelse og bedre kommunikasjon egner seg spesielt godt til bruk i forbedringsarbeid ikke er utviklet primært for forskning Bjørnar Nyen,

21 Hva slags verktøy er SPC? SPC er et pedagogisk verktøy SPC er et kommunikasjonsverktøy SPC er et verktøy i forbedringsarbeid SPC er statistikk-verktøy SPC hjelper oss til å reflektere over egen virksomhet Bjørnar Nyen,

22 Real time -data med SPC Får ut data i real time (eller nesten det) ikke nødvendig å samle opp store datasett Plot a dot! Dette gir oss mulighet til å avsløre prosessendringer tidlig med høy grad av sikkerhet hvis testene benyttes Bjørnar Nyen,

23 Eksempel data samlet opp Dødelighet ved kransarterie-kirurgi før og etter endret prosedyre Eksempel fra Raymon G. Carey 2002 Dødelighet i prosent Ny prosedyre innført fra januar År 1999 Bjørnar Nyen,

24 Samme data satt inn i en tidsserie 9 Run-diagram: Dødelighet ved Coronar by-pass-kirurgi Før og etter endret prosedyre. Eksempel fra Raymond G. Carey Endret prosedyre Prosent jan feb mar apr mai jun jul aug Stikkord: tidsserie! sep okt nov des jan Måned feb mar apr mai jun Median: 5.00 Median: 4.00 Bjørnar Nyen, EpiData Analysis Graph 25 jul aug sep okt nov des

25 En video To lag hver med 3 ungdommer som Oppgave kaster ball til hverandre. Hvor mange ganger samlet tar ungdommene ballen i mot? Telleøvelse.wmv Bjørnar Nyen,

26 Målinger Spørsmål som alle tjenesteytere bør stille: 1. Er nivået av resultater tilfredsstillende? 2. Leverer vi stabile nok tjenester? Bjørnar Nyen,

27 Variasjon Alt varierer To typer variasjon: Naturlig/normal variasjon en variasjon innenfor det som kan kalles tilfeldig Spesiell variasjon når prosessen ikke er stabil, at den forstyrres av noe utenfra Bjørnar Nyen,

28 SPC gir forståelse av variasjon Det er viktig å skille mellom tilfeldig variasjon og spesiell variasjon Reell forbedring eller forverring? Oppfatte prosessens signaler Som oftest er det ugunstig med stor variasjon Bjørnar Nyen,

29 Diagrammene i SPC To hovedtyper 1. Run-diagram viser observasjonsrekka langs tidsaksen og MEDIAN-verdien 2. Kontroll-diagram viser observasjonsrekka langs tidsaksen, gjennomsnittsverdien og øvre og nedre kontrollgrense som uttrykk for grad av variasjon av enkeltobservasjonene. Det finnes mange ulike typer kontrolldiagram Bjørnar Nyen,

30 Run-diagram. Skåring av kvalitet på IUP 1. og 2. trinn Fjernland skole Dato Median: EpiData Analysis Graph Et rundiagram er et linjediagram + medianen Skår (0-40)

31 I-diagram. Skåring av kvalitet på IUP 1. og 2. trinn Fjernland skole Dato Mean: UCL: EpiData Analysis Graph Et I-diagram er et linjediagram med gjennomsnitt og kontrollgrenser. Kontrollgrensene er et uttrykk for variasjonen i datamaterialet Skår (0-40)

32 I-diagram. Skåring av kvalitet på IUP 1. og 2. trinn Fjernland skole Før Etter Dato Mean: UCL: Mean: UCL: LCL: 2.95 EpiData Analysis Graph Bjørnar Nyen, Skår (0-40)

33 Tester på spesiell variasjon Det er utarbeidet diverse tester for påvisning av signaler om spesiell variasjon i SPC-diagrammer, basert på enkel statistisk tenkning Testene er laget for datasett på mellom 20 og 30 punkter; de to viktigste: Test 1: sporadiske avvik (punkt utenfor kontrollgrensene) Test 2: Nivåskifte (mange punkter på rad på samme side av senterlinjen) Det finnes en rekke andre tester!

34 Statistisk prosesskontroll Hva oppnås ved oppsett og analyse av data i en tidsserie? 1. Nivåkontroll (i overensstemmelse med god praksis/god kvalitet?) 2. Variasjonskontroll (stabile og forutsigbare tjenester?) 3. Forbedringskontroll (sikre at forbedringer dokumenteres) Bjørnar Nyen,

35 Eksempler på hva som kan måles med SPC Tid Ventetider Epikrisetid/rapporttid Varighet av prosedyrer, behandlingstid etc Antall Antall brukere/klienter/pasienter Aktivitet Produksjon Andel Andel feilsendte regninger Keisersnitt Dødelighet Komplikasjoner Bjørnar Nyen,

36 Eksempler på hva som kan måles med SPC Sjeldne hendelser Skåringsskjema Kvalitet på henvisninger/meldinger Kvalitet på epikriser/rapporter Utredningskvalitet Måloppnåelse/programoppfyllelse Brukertilfredshet Økonomi Inntekter Utgifter Takstbruk Ressursbruk Bjørnar Nyen,

37 Noen råd om bruk av målinger i forbedringsarbeid 1. Søk nytte, ikke perfeksjon, i målingene 2. Bruk et balansert sett av ulike målinger (prosess, resultat, kostnader) 3. Gjør enkle målinger 4. Bruk både kvalitative og kvantitative data 5. Bli enige om de operasjonelle definisjonene av det som måles 6. Bruk små, representative datauttrekk 7. Bygg målinger inn i den daglige virksomheten 8. Nyttig å utvikle et måle-team 9. Kontrolldiagram må tolkes både statistisk og praktisk 10. Bruk ferske data (real time) og gå tettest mulig på prosessene

38 SPC - lett eller komplisert? Svaret er JA! SPC kan gjøres veldig enkelt. Run-diagram er det enkleste noen ganger tilstrekkelig Man kan klare seg med I-diagram og P-diagram i tillegg Man kan klare seg med en test for spesiell variasjon (nivåskifte) eller to tester (nivåskifte + punkter utenfor kontrollgrensen) I tillegg må diagrammene vurderes med faglig/klinisk skjønn, særlig av dem som kjenner virksomheten Bjørnar Nyen,

39 SPC lett eller komplisert? SPC kan gjøres veldig komplisert I tillegg til de tre nevnte diagramtypene finnes det mange ulike diagramtyper som kan passe i ulike situasjoner (de vanligste er g-diagram, X-bar S- diagram, u-diagram, c-diagram) Det er beskrevet mange tester på spesiell variasjon RÅD: Keep it simple men ikke for enkelt!! Bjørnar Nyen,

40 Dataprogram og litteratur EpiData Analysis: Brukerveiledning til SPC-modulen: Metoder og verktøy i forbedringsarbeid: Hefte om forbedringsarbeid og SPC: Carey RG. and Lloyd RC. Measuring Quality Improvement in Healthcare: A Guide to Statistical Process Control Applications. ASQ Quality Press, 2001 Carey RG.. Improving healthcare with control charts. Basic and advanced SPC methods and case studies. ASQ Quality Press, 2003 Lloyd RC. Quality Health Care. A guide to Developing and Using Indicators, Jones and Bartlett Publishers, Bjørnar Nyen,