Forhandlinger organisering og forberedelser

Transkript

1 Forhandlinger organisering og forberedelser Temakurs forberedelser til B- delsforhandlinger Radisson Blu Gardermoen 4. mai 2016 Bjørn Ove Ekern Kvavik Seksjonssjef/advokat Avdeling for Jus og Arbeidsliv Foto: Colourbox L

2 Hva er forhandlinger? Forhandlinger beskriver prosessen som skal lede frem til en avtale Forberedelser, posisjonering, dialog og drøftinger Side 2

3 Viktige forutsetninger for gode forhandlinger Kunnskap og forståelse: egen situasjon og motpartens situasjon Hva er motpartens behov og interesser og hva kan forenes med våre interesser Evne og vilje til dialog Side 3

4 Avgjørende forhold kan skje utenfor forhandlingsarenaen Forhandlinger skjer innenfor en ramme Derfor: Hvordan endre rammen? Side 4

5 DNLFs forhandlingsstyrke ligger i: Evne til å samle internt (samlet og sterk organisasjon med høy medlemsoppslutning) Evne til analyse, gode forberedelser og relasjonsbygging Sosial og faglig kompetanse Kjennskap til motparten lese motparten Evne til å vurdere mulighetsrommet Vår kompetanse behovet for leger Side 5

6 Fordeler med forhandlingsløsning i stedet for styring for begge parter Får innflytelse og rådighet over utfallet Kan få mer smidige og fleksible løsninger Gir økt kunnskap og påvirkningsmulighet Gir eierskap til løsninger Gir innflytelse utover det enkelte forhandlingsløp langsiktig innflytelse Side 6

7 Forhandlingskompetanse Kunnskap/kompetanse Innsikt og forståelse av hvordan interessene best kan ivaretas Sosial kompetanse forutse følge med posisjonere Må vite hva som må gjøres når timing Det psykologiske aspekt Side 7

8 Prosessen Prosessen kan deles i tre: 1. Forberedelser forarbeid 2. Gjennomføring 3. Avslutning Side 8

9 Fase 1 - forberedelsene Side 9

10 Forberedelsene etabler forhandlingsutvalg Oppnevning av forhandlingsutvalg og forhandlingsleder. Sørg for kontinuitet Etabler forhandlingsteam med ulike roller: Samlende, vanskelig/offensiv, tause/lyttende - og ulik komp og som trekker i samme retning. Tallknuser. Trenger mer enn en rolle Side 10

11 Forberedelser - Sett deg inn i spillereglene Hva som er hjemmel og rammen for forhandlinger Opptre som likeverdige parter (antall, posisjon etc) Fullmakt: Egen, vid, motpartens Praktiske forhold (referat, møtested etc) Taushetsplikten Drøftingsmøte (avklar møtetype) Forhandlingsmøte (særmøte, time-out) Regler for lønnsendringer Tvisteløsninger (lokal løsning, løfte sentralt) Side 11

12 Forberedelsene - analysearbeidet - internt Inviter til medlemsmøter Klargjøring av mål / mandat og interne prosedyrer Sørg for informasjon og kunnskap, analyser og fakta, gjennomgang av tallgrunnlaget mv. Skaff oversikt over temaer og ulike forhold som kan bringes inn i forhandlingene og når Lønns- og prisvekst Historikk og prognoser Skap rom for byttehandel Hold sammen/unngå splid aksepter forskjeller internt Side 12

13 Forberedelsene - analysearbeidet - motpart Sørg for analyse av motpartens behov og interesser Hold kontakt med arbeidsgiver gjennom hele året Hvis ikke kontakt: opprett kontakt i god tid før forhandlinger Hva er arbeidsgivers mål? Krav og tilbud? Hva er begrunnelsen for arbeidsgivers mål tenk som motparten Hvordan passer arbeidsgivers mål i forhold til vårt opplegg? Hvilke motargument finnes? Hva står på spill? Side 13

14 Forberedelsene - analysearbeidet utarbeidelse av krav Utform krav begrunnelser ta forbehold prioriter krav sett tålegrenser Sett realistiske mål hva skal oppnås Usikker på handlingsrommet i forhold til krav hvor er arbeidsgiver? Hvor er opinionen? Sjekk om det er noe som koster lite å gi, men som arbeidsgiver gjerne vil ha. Unngå fallhøyde. Marginer avhengig av motpart og svarteperspill. For mye å gå på kan oppfattes som dårlig forutberegning. Side 14

15 Forberedelse av gjennomføring - oppgavedeling Gjør forberedelsene i delegasjonen hva skal forhandlingslederen ev andre ta ansvar for: hvis ikke annet er avtalt: Forhandlingslederen sørger for: innkalling og fremdrift, initiativ til justering av krav, nødvendig involvering av andre, ansvar for uformelle møter med motparten, avtaler om hvem som snakker - og når. Øvrige i forhandlingsdelegasjonen: Underbygger leder, utdyper argumentasjon, gir planlagt informasjon, søker informasjon fra motparten, kontrollerer lov- og avtalesitat, analyserer motpartens taktikk Sørg for bevegelse Side 15

16 Fase 2 - gjennomføringen Side 16

17 Under forhandlingsmøter Arbeidsgiver er alltid vert og møteleder åpningsinnlegg oppsummere faktum vise til krav - gjennomgang avklare formaliteter og grunnlag signalisere holdning partene utdyper sine krav gå de på klingen bruk spørsmål prioriter og be om motpartens prioritering lytt Hva mener de virkelig? følg med. Side 17

18 Gjennomføringen Etablering av god kontakt og dialog Samarbeid om plan og prosedyrer for prosessen Felles definisjon av forhandlingstemaer og grunnlag Finne felles mål Utforskning av motsetninger og mulighetsområdet Skape forståelse for egne interesser dokumentasjon/analyser Finne nye veier ut av fastlåste situasjoner. Byttehandel. Bruk av møter: forhandlingsledermøter særmøter arbeidsgrupper Revider krav og tilbud - bevegelse Side 18

19 Forhandlingsmetoder atferd: Bruk forståelig og god kommunikasjon. Holdbare begrunnelser. Finne felles interesser. Vær trygg i argumentasjon og kompetanse. Vis kreativitet og løsningsvilje Lytt. Følg med på hva som skjer på andre siden av bordet. Gi motparten rom. Registrer og aksepter motpartens atferd. Skap eget rom. Registrer hvordan motparten reagerer på eget budskap Variasjon. Konfrontasjon eller Rundt grøten. Ta tiden til hjelp ved fastlåste situasjonen. Finn andre innganger. Utholdenhet. Ha alltid god tid. Ha distanse til bruk av hersketeknikker. Side 19

20 Tilpass måten du argumenter på og opptredenen Før du argumenter lytt og finn ut hvordan motparten fungerer Husk noen behøver stor plass la de slippe til nok. Noen må trekkes ut. Ikke overtal men vær saklig og nøktern. Ikke overdriv - men overbevis. Bruk bare argumenter med hold i. Bruk gjerne dokumentasjon Varier argumentasjonen alle argumenter kan ikke ha samme vekt Ikke opptre avvisende dette gjør vi aldri - dette er umulig La spørsmål henge.. Bruk rimelighetsargumentasjon - ikke jus Ikke marker seire Pokerfjes. la gjerne motparten trekke endelig konklusjon Gi æren til motparten for egne opplegg (konto for GW) Side 20

21 Hva kan gjøres i fastlåste posisjoner Bygg på enighet: oppsummer i møtet Bruk protokoll (tid, sted, parter, tema, hvem tilstede m.m.) - uklare formuleringer kan skape nye uenigheter- bør unngås Uenighet: Klargjør hva som er uenighet og hvorfor? Mulig å komme rundt? Oppretthold god dialog og form og vær løsningsorientert Tenk kreativt Gå tilbake for å utvide mulighetsområdet Muligheter for mellomkonklusjoner utsettelser nedsettelse av arbeidsgrupper Vurder om noe kan løses ved annen prosedyre trekke inn andre Kan alternativer finnes ved å skrive om eller ved å bruke motpartens ord Hånd om avtaleformulering gir større innflytelse Side 21

22 Forhandlingsresultatet Dokumentasjon. Protokoll - Må være forståelig for begge parter og åpne Avtaleutformingen er viktig rådighet over tekstelig innhold Tidsbruk og krav til teksten: til en viss grad avhengig av kjennskap om motparten Bevisste valg av uklarheter - omforent Side 22

23 Oppsummering: Hva gjør oss gode Skape rom, endre rammer posisjonering i god tid Forutberegne situasjonen: - i egen organisasjon - behovene i forhandlingsarbeidet og motparten Holde sammen akseptere forskjellene internt. Bruke forskjeller uten splid. Posisjonering og timing før, under og etter forhandlinger fokus ut Utholdenhet og kreativitet selv med dårlig utgangspunkt Styrke i kombinasjon med konstruktivitet God planlegging Godt samarbeid Side 23

24 En forhandling er en investering i en senere forhandlinger Parter som treffes jevnlig stor betydning Opparbeide goodwill motparten opplever det som hensiktsmessig. Kompetanse til å forholde seg lojalt til inngåtte avtaler. Dialog om uenighet. Side 24