Rock City Namsos AS Gjennomgang av utvalgte deler av virksomheten 25. februar 2013

Transkript

1 Rock City Namsos AS Gjennomgang av utvalgte deler av virksomheten 25. februar 2013

2 Innhold Innhold Mandat og metode Gjennomgang Rock City Namsos mandat og avgrensning Metode og innhold Sammendrag Selskapets økonomiske situasjon Utvalgte investeringer og avtaler beslutningsprosess og beslutningsgrunnlag Avtaler med leverandører Innkjøpsrutiner fullmakter, kontroll og kvalitetssikring Transaksjoner med nærstående Arbeidsavtaler - Lønn og godtgjørelse Videre arbeid Selskapets økonomiske situasjon Utviklingen fra Resultatutvikling i Evne til å møte betalingsforpliktelsene Egenkapital og forutsetninger for fortsatt drift Utvalgte investeringer og avtaler beslutningsprosess og beslutningsgrunnlag Forståelse av mandatet Utvikling og realisering av konsepter for Opplevelsessenteret Rock City Studio (RCS) Rock City Hall (NTE-Arena) Trønderrockmuseet (TRM) Byggeprosjektet Utviklingen i byggeprosjektet Framleieavtale av 4/ Tilleggsavtale av 31/ Andel felleskostnader Oppsummering husleie Forfalt gjeld til Namsos kommune Finansiering av investeringer i Opplevelsessenteret Investeringsperioden 2011 og Finansiering av investeringene

3 Investeringstilskudd og lån brukt til korrekt formål? Feil i regnskapsmessigbehandling av tilskudd og reklamestøtte fra NTE Ressurssenteret Utvikling etter åpninga Avtaler med leverandører Forholdet til lov om offentlige anskaffelser Gjennomgang av utvalgte avtaler og utbetalinger SixSides AS AVAB CAC AS Grande Entreprenør AS Rune Nordal Bennett AS Teleconsult AS (Nordialog Namsos) Siv.ing Robert Williamsen AS Lindbak AS og Hustad Møbler Namsos AS (Bohus) Manpower Benum siv.ing Havnegt 9 AS Nordic Shelter AS Kulturhallene Eiendom AS NAP Storkjøkken Service AS Oppsummering Innkjøpsrutiner fullmakter, kontroll og kvalitetssikring Fullmakter Intern kontroll Oppsummering Transaksjoner med nærstående Kartlegging og vurdering av transaksjoner Oppsummering Arbeidsavtaler - Lønn og godtgjørelse Formalisering og rettslig status Utvalgte utbetalinger av lønn- og godtgjøring til ansatte Oppsummering

4 Denne rapporten er utarbeidet av PwC for styret i Rock City Namsos AS i samsvar med inngått oppdragsavtale mellom PwC og Rock City Namsos AS. Arbeidet er utført i januar og februar Trondheim, 25. februar 2013 Rolf Tørring Oppdragsansvarlig partner Vurderingene og konklusjonene i denne rapporten bygger på faktainformasjon som har fremkommet i dokumenter som Rock City Namsos AS har stilt til vår disposisjon, og andre offentlig tilgjengelige dokumenter som vi har funnet relevante. PwC har ikke foretatt noen selvstendig verifisering av informasjonen som har fremkommet, og vi innestår ikke for at den er fullstendig, korrekt og presis. PwC har ikke utført noen form for revisjon eller kontrollhandlinger av virksomheten. Rock City Namsos AS har rett til å benytte informasjonen i denne rapporten i sin virksomhet, i samsvar med forretningsvilkårene som fremgår av avtalen. PwC påtar seg ikke noe ansvar for tap som er eller vil bli lidt av Rock City Namsos AS eller andre som følge av at vår rapport eller utkast til rapport er distribuert, gjengitt eller på annen måte benyttet av virksomhetene. PwC beholder opphavsrett og alle andre immaterielle rettigheter til rapporten samt ideer, konsepter, modeller, informasjon og know-how som er utviklet i forbindelse med vårt arbeid. Enhver handling som gjennomføres på bakgrunn av vår rapport foretas på eget ansvar. (Forsidebildet: Fra RCN sin nettside.) 4

5 1 Mandat og metode 1.1 Gjennomgang Rock City Namsos mandat og avgrensning Rock City Namsos AS (RCN) har kommet i en økonomisk situasjon hvor det ikke er grunnlag for fortsatt drift uten at omfattende tiltak iverksettes. Styret i RCN har bedt PwC om en gjennomgang av følgende områder: 1. Gjennomgang av beslutningsprosesser og beslutningsgrunnlag (investeringskostnader og driftsmessige konsekvenser) som ligger til grunn for selskapets investeringer knyttet til; a. NTE arena b. Opplevelsessenteret c. RC studio Det skal kartlegges og vurderes om det er gjort disponeringer som ikke er i tråd med beslutninger og aktuelle lovregulerende rammebetingelser (tilskuddsreglene, aksjelov mv) 2. Kartlegging og vurdering av transaksjoner til nærstående jfr BDO rapport. 3. Gjennomgang av aktuelle avtaler som er inngått med leverandører, sammenholdt med aktuelle utbetalinger her prioriteres avtaler som har en rammeverdi på over ,-, herunder vurdere om lov om offentlige anskaffelser er fulgt. 4. Vurdering av selskapets rutiner knyttet til innkjøp, herunder fullmakter, kontroll og kvalitetssikring. Stikkprøve av et utvalg utbetalinger for å avstemme dette mot aktuelle avtaler om leveranse og andre forhold. 5. Avsjekk av lønn og godtgjøringer til ansatte, sammenholdt med aktuelle arbeidsavtaler. Dette skal kun omhandle ansatte i administrasjonen (ikke guidene) herunder også tidligere daglig leder. Det ønskes også en vurdering av arbeidsavtalene og deres rettslige status. 6. Avdekkes det mulige straffbare forhold i gjennomgangen skal dette forelegges styret som del av rapporten. Forståelsen av enkelte av disse punktene er senere utdypet av styrets leder. 1.2 Metode og innhold Tidsrammen som har vært til disposisjon tillater ikke en fullstendig gjennomgang verken i bredde eller dybde av alle problemstillinger, og i tråd med mandatet er det kun utvalgte dokumenter og transaksjoner som er gjennomgått. Mandatet omfattet perioden fra 2009 t.o.m Vi har sett behov for å innhente informasjon om enkeltstående forhold forut for denne tidsperioden. Vårt arbeid har i hovedsak vært en kartlegging og innsamling av fakta basert på skriftlig materiale, herunder ble det foretatt gjennomgang av dokumenter i selskapets kontorlokaler. I den forbindelse har vi hatt samtaler med ansatt i RCN, Eldri Trana. Vi har videre innhentet dokumentasjon hos og ført samtaler med selskapets regnskapsfører, Aut. regnskapsfører Yngve Johnsen i Sparebank1 SMN Regnskap AS. Vi har også hatt samtaler med selskapets valgte revisor, statsautorisert revisor Håkon Romuld i BDO AS. Videre har vi hatt løpende kontakt med styrets leder Erik Stene om prosess og ulike problemstillinger. Som følge av at vi ikke har funnet dokumentasjon i selskapets arkiver har vi søkt informasjon om avtaler og kontrakter med leverandører ved henvendelse via styrets leder til tidligere daglig leder Svein H. Karlsen. Dette er besvart i notat av Referanser til Karlsen i kapittel 5 bygger på dette notatet. Det er også ført samtale med Karlsen vedrørende samme tema. Svein H Karlsen presiserer i sitt notat at den informasjon han "gir i dette notatet bygger i stor grad på husk, egne notater og innhentet informasjon etter at Stene/PwC ba meg 5

6 kommentere de 13 punktene. I og med at jeg ikke er ansatt i selskapet, eller har tilgang på permer/arkiver eller materiale som jeg vet finnes i selskapet kan jeg ikke dokumentere mine tilbakemeldinger i den grad dere muligens ønsker på det nåværende tidspunkt". Det er gjennomført intervjuer pr telefon med Terje Tranaas; daglig leder i RCN fra etableringen til Bjørg Tørresdal; styremedlem fra til , herunder styreleder fra til , og arbeidende styreleder fra til sommeren Bjørn Terje Smistad; styremedlem fra 2008 til og styreleder fra til Martin Hågensen; ansatt i RCN fra 2009 med ansvarsområde Opplevelsessenteret Robert Williamsen og Bjørn Tore Tufthaug; ansatte i Siv.ing Robert Williamsen AS; engasjert av NK og RCN som "intern byggeleder" fra 2008 og i hele perioden. 6

7 2 Sammendrag 2.1 Selskapets økonomiske situasjon Basert på utkast til årsregnskap for 2012 estimerer vi den negative egenkapitalen i RCN til 10,6 mill kr Etter våre estimater skulle årsunderskuddet for 2011 vært 2,279 mill kr som er 2,2 mill kr dårligere enn hva som fremgår av offisielt regnskap. Dette skyldes at tilskudd til investeringer og reklameverdier i hht avtale med NTE etter vår vurdering ikke er behandlet korrekt i regnskapet for Samme forhold er også den vesentligste årsaken til at vi estimerer et negativt årsresultat for 2012 på 8,9 mill kr. Selskapet er holdt flytende likviditetsmessig på grunn av at Namsos kommune (NK) ikke har fått oppgjort samlede fordringer på husleie mv på 7,6 mill kr og at driftstilskuddet for 2013 fra Kulturdepartementet (KUD) på 5,8 mill kr ble utbetalt tidlig i RCN har påtatt seg langsiktige forpliktelser gjennom husleieavtale og låneavtale som vi ikke kan se noen mulighet for at selskapet kan betjene gjennom ordinær drift. Som grunnlag for å etablere bærekraftig drift må det inngås avtaler og utarbeides budsjetter som er basert på reelle forventninger til inntekt i de nærmeste årene. Situasjonen tilsier umiddelbar handling fra styrets side. De mest aktuelle tiltak vil være reforhandling av husleieavtaler endelig avklaring med KUD av fremtidige forventninger til støttenivå ettergivelse av gjeld fra NK nedskrivning av aksjekapital tilførsel av ny aksjekapital til hel eller delvis nedbetaling av lån og til likviditet til fortsatt drift forbedret styring og kontroll som sikrer fremtidig drift i samsvar med nye budsjetter 2.2 Utvalgte investeringer og avtaler beslutningsprosess og beslutningsgrunnlag Mandatet for Rock City Namsos var å etablere et ressurssenter som en nasjonal oppgave og en del av Trøndelagsalternativet. Som en regional oppgave skulle det etableres et museum for trønderrock. Investeringene i tilknytning til den regionale oppgaven måtte finansieres regionalt, og det er i henhold til oppslag i pressen av uttalelser fra både nåværende og tidligere kulturminister, ikke gitt tilsagn om statlig medvirkning til finansiering av denne delen. Daglig leder frem til november 2009, Terje Tranaas, har i intervjuet med PwC tilkjennegitt at dette også var den forståelsen han hadde både når det gjaldt oppgaver og økonomi. Tranaas har opplyst at han formidlet denne oppfatningen til blant andre kommunens politiske ledelse. Brevet fra KUD av ble i følge Tranaas oppfattet som en bekreftelse på egen forståelse av ansvarsfordelingen i prosjektet. Etter Tranaas' avgang overtok Bjørg Tørresdal som styreleder og i en periode også som arbeidende styreleder. Tørresdal hadde heller ikke oppfatningen av at det lå noen forpliktelser fra staten til å bidra med økonomisk støtte til trønderrockmuseet. Gjennom hele prosjektets levetid er det blitt arbeidet opp mot politikerne både regionalt og nasjonalt for å påvirke til en økt prioritering av finansiell støtte til RCN. Ingen av de som vi har vært i kontakt med har uttalt at 7

8 det på noe tidspunkt ble gitt bindende uttalelser om slik økonomisk støtte. Den positive støtten til prosjektet som sådan kunne dog tolkes som om at mulighetene til støtte ville være tilstede. Av søknaden til NK om garanti fremgår at det vil bli søkt om engangs investeringsstøtte i Statsbudsjettet 2013, uten at man gir uttrykk for sannsynligheten for en slik statlig bevilgning. Rapport til NK fra KomRev Trøndelag av viser at NK synes å ha oppfattet graden av forpliktelse fra staten på en annen måte. Beslutninger om etableringen av NTE-Arena må sees i sammenheng med hotellet og ligger forut for den periode vi har gjennomgått. NTE-Arena kan faglig knyttes til både Ressurssenteret og museet, men de dimensjoner som NTE-Arena har fått gir uttrykk for at dette primært må være en kongresshall for hotellet og en "kulturell storstue" for Namsos. Styret var tidlig i 2011 bekymret for RCN's rolle i forhold til NTE-Arena, men også inneforstått med at det var nødvendig å fullføre denne delen til åpninga Vi har heller ikke funnet noen beslutning bak å etablere et profesjonelt innspillingsstudio (RCS), men ser at dette ligger inne i plantegningene tidlig i RCS er slik TRM er realisert både en del av TRM og Ressurssenteret. Styret er gjennom 2011 jevnlig orientert om realiseringen av Opplevelsessenteret. Vi kan ikke se av styreprotokollen at det eksplisitt er fattet vedtak knyttet til kostnader ved byggingen av RCS. Styret og daglig leder arbeidet gjennom 2011 og 2012 for å finne løsninger hvor RCS og NTE-Arena kunne skilles ut både økonomisk og driftsmessig. Dette er man fortsatt ikke i mål med. Plantegninger viser at trønderrockmuseet var dimensjonert til om lag 300 kvm fram til første del av Ut over i 2010 ble det arbeidet med å definere hva som skulle være innholdet i Ressurssenteret. Dette var krevende å konkretisere og interessen for å leie lokaler i Ressurssenteret ble oppfattet å være beskjedent. Parallelt utviklet man planer for TRM. Dette skjøt fart i siste halvdel av 2010 og en "masterplan" ble framlagt til drøfting i styret i desember I henhold til medfølgende plantegninger hadde nå TRM overtatt arealene til Ressurssenteret. Vi oppfatter dette som en konsekvens av utfordringer med å fylle Ressurssenteret med innhold kombinert med stor entusiasme om å skape et attraktivt museum. Slik vi leser "Masterplanen" definerer denne nå utstillingen som en del av å realisere et ressurssenter. Planen omhandler kun kunstnerisk innhold og ikke økonomi. Styret uttryker seg positivt til de løsninger som ble lagt fram uten at det formelt besluttes noe verken i forhold til omdisponering av arealer eller realisering av "Masterplanen". I det påfølgende styremøtet i mars 2011 besluttes realisering av TRM, så vidt vi kan se i hovedsak i samsvar med planen som ble fremlagt i desember, under forutsetning av at NK gir garanti slik at lånefinansiering kan oppnås. Denne typen utstillinger har en høy kostnad pr kvm. Vi legger derfor til grunn at den utvidelsen av utstillingens areal som skjedde gjennom 2010 medførte betydelige økninger i kostnadene til TRM. Vi kan ikke av protokollen se at dette forholdet, med tilhørende økt finansieringsbehov, er eksplisitt vurdert av styret. RCN inngikk i mars 2009 avtale med NK om fremleie av et råbygg. Leiekostnaden for dette viste seg å bli ca 3,5 mill kr årlig. Omgjøringen til "nøkkelferdig" i 2010 medførte byggningsmessige arbeider som i henhold til tilleggsavtale om leie økte denne med ytterligere 0,6 mill kr. I tillegg kommer energi og felleskostnader slik at vi har beregnet reell leie til ca 5,2 mill kr årlig. Omdisponeringen fra Ressurssenter til TRM har ikke medført vesentlig økning i selve husleiekostnaden. RCN og NK opptrådte etter vår vurdering ikke med den samme profesjonalitet som utbygger ved inngåelse av den første avtalen i mars 2009 og dette fikk også konsekvenser gjennom behov for en tilleggsavtale. Hadde RCN tatt seg tid til å detaljere innholdet i Rock City og bestilt "nøkkelferdige løsninger" ville risikoen i større grad blitt overført til utbygger og det samlede leienivået ville sannsynligvis blitt lavere. De tilskudd som er motatt til TRM, RCS og NTE-Arena er i hovedsak benyttet til de formål som tilskuddsyter har forutsatt. Vi anbefaler imidlertid styret å vurdere om deler av lånet på 20 mill kr kan være benyttet i strid med garantivilkårene fra NK. Etter hva vi kan se har man fortsatt ikke innredet lokaler for å ivareta Ressurssenterets del av mandatet. Hvor vidt Ressurssenterets formål delvis kan sies å være realisert innenfor Opplevelsessenteret, som angitt i "Masterplanen", vil være en faglig vurdering som ligger utenfor rammen av vårt mandat. 8

9 2.3 Avtaler med leverandører RCN er underlagt regelverket for offentlige anskaffelser. Dette regelverket forutsetter at det gjennomføres konkurranseutsetting. Vår gjennomgang viser at det er flere tilfeller hvor slik konkurranse ikke er gjennomført. I noen tilfeller kan det i henhold til regelverket være adgang til å foreta direkteanskaffelser uten konkurranse. Dette gjelder blant annet dersom det finnes kun en mulig leverandør. Uansett skal det utarbeides anskaffelsesprotokoll som begrunner valgt prosess og valg av leverandør. Basert på den dokumentasjon vi har hatt tilgang til er det flere tilfeller hvor det ikke foreligger anbudsprotokoll som dokumenterer hvorfor RCN valgte nettopp denne leverandøren. Blant de anskaffelser som vi har gjennomgått, og som omfatter de største, har det i flere tilfeller ikke vært mulig for RCN å fremlegge avtaler eller kontrakter. I noen tilfeller skyldes dette at slike ikke er utarbeidet. I andre tilfeller har ikke RCN klart å fremskaffe avtalene fra egne arkiver, men avtalene skal være tilgjengelige hos leverandørene. Vi har innenfor rammen av denne undersøkelsen ikke prioritert å få dette bekreftet fra leverandørene. 2.4 Innkjøpsrutiner fullmakter, kontroll og kvalitetssikring Styret har delegert fullmakt til daglig leder på 1 mill kr. Det er i hvert fall ett tilfelle hvor denne fullmakten er overskredet. I tillegg har daglig leder underskrevet avtaler, uten formelle vedtak i styret, med så betydelige økonomiske forpliktelser for RCN at de kan være problematiske i forhold til Aksjelovens ledd (daglig leder har ikke fullmakt i avgjørelser som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller stor betydning). På vår forespørsel har det generelt vært vanskelig for selskapet å fremskaffe den dokumentasjon som er etterspurt. Dette gjelder både signerte styreprotokoller, underlag til styresaker, avtaler, kontrakter og arbeidsavtaler. Vi har gjennom undersøkelsen ikke blitt kjent med at det foreligger skrevne innkjøpsrutiner i selskapet. Etter vår vurdering har ikke selskapet hatt en tilfredsstillende intern kontroll. 2.5 Transaksjoner med nærstående Det er gjennomført transaksjoner med selskaper hvor det er et nært forhold mellom selskapet og ansatte i RCN. Det har vært åpenhet om at slike transaksjoner er gjennomført. Vi kan ikke se at det foreligger en dokumentert begrunnelse for hvorfor disse selskapene er valgt som leverandører foran andre mulige leverandører. Fakturaer er attestert av overordnet i RCN. Det er ikke avdekket at RCN har lidt økonomiske tap som følge av transaksjoner som er gjort med nærstående. Gjennomgangen har ikke avdekket misligheter i tilknytning til avtaler med og kjøp fra nærstående eller på andre områder. Innenfor rammen av vårt arbeid har det ikke vært mulig å gjennomføre noen undersøkelse av om leveransen av tjenester eller varer er til rett pris og i rett omfang i forhold til det som er avtalt. 2.6 Arbeidsavtaler - Lønn og godtgjørelse RCN mangler formaliserte arbeidsavtaler og stillingsbeskrivelser. Vi har i vår gjennomgang kun funnet to formaliserte og signerte arbeidsavtaler, noe som vil si at de øvrige 12 som har jobbet ved administrasjonen ikke har hatt skriftlig arbeidsavtale signert av begge parter for hele eller deler av perioden. Vi har i gjennomgangen av utbetalinger til de ansatte avdekket tre større utbetalinger utover det vi anser som avtalt hovedlønn. Alle tre forhold er begrunnet og godkjent av bemyndiget. 2.7 Videre arbeid Utfordringer med å fremskaffe dokumenter og kvalitet i underliggende regnskapsdokumentasjon har gjort det krevende å kartlegge fakta. Rammene for vår gjennomgang har ikke gjort det mulig å gå i detalj på alle områder. 9

10 Rapporten er basert på dokumentgjennomgang og enkelte intervjuer. Dersom det gjennomføres ytterligere intervjuer vil disse kunne bidra til ytterligere faktaavklaring. Samtidig er det viktigste for RCN nå å se framover for å etablere avtalemessig og økonomisk grunnlag for videre drift og en forbedring i styring og kontroll. 10

11 3 Selskapets økonomiske situasjon 3.1 Utviklingen fra Selskapet har hatt kontroll på den løpende drift fram til utgangen av 2010 i den forstand at man ikke har brukt mer over drift enn inntektene skulle tilsi. Pr hadde selskapet en opptjent egenkapital på kr som sammen med aksjekapitalen utgjorde en samlet egenkapital på kr Overskudd i perioden har også medført at RCN har betalt skatt på til sammen kr Dette fremstår som unødvendig da endring av selskapets formål ville gitt skattefritak. Dette er nå ordnet. 3.2 Resultatutvikling i I mars 2011 startet innredningen av Opplevelsessenteret, noe som kulminerte med åpningen av Rock City den samme år var dermed året med de store investeringer og samtidig det første året med noe ordinær drift av Opplevelsessenteret. Hvordan dette påvirket RCN sine resultater og egenkapital fremgår av etterfølgende tabell. Selskapet hadde tapt sin bokførte egenkapital allerede ved utgangen av Grunnlaget for det økonomiske uføret som selskapet er kommet i er lagt gjennom en ubalanse mellom de forpliktelser (spesielt husleie) som selskapet har påtatt seg og inntektsgrunnlaget. Endring i egenkapital Egenkapital Årets resultat * Egenkapital * Årets resultat for 2011 stemmer ikke overens med offisielt regnskap for 2011 som viste et underskudd på kr , da tilskuddet fra NTE er behandlet annerledes i vår oppstilling enn i offisielt regnskap, se pkt Det har tidligere blitt benyttet et underskudd på 7,5 mill kr når regnskapet for 2012 er omtalt. Når dette nå estimeres til 8,9 mill kr skyldes dette bl.a. feil periodisering av tilskudd og husleie i tidligere utkast til regnskap, se pkt Vi har ikke gjennomført en fullstendig analyse av årsakene til resultatet i I forhold til budsjettet ser de viktigste årsakene ut til å være knyttet til vesentlig høyere lønnskostnader og varekostnad. Det siste er reelt også en lønnskostnad etter som det er kostnader til guider som utgjør en vesentlig del av den økte varekostnaden. Det er nå gjennomført reduksjoner i bemanningen og avtalen vedrørende guider er avviklet. 3.3 Evne til å møte betalingsforpliktelsene Arbeidskapital er et mål på et selskaps evne til å møte framtidige betalingsforpliktelser og den beregnes som forskjellen mellom omløpsmidler (likvide aktiva) og kortsiktig gjeld (framtidige betalingsforpliktelser kommende periode). Positiv arbeidskapital er over tid nødvendig for at et selskap skal være posisjonert for fortsatt drift. Etterfølgende tabell er et foreløpig anslag på selskapets arbeidskapital pr Arbeidskapital 2012 Omløpsmidler Kortsiktig gjeld Herav periodiseringsposter som ikke vil gi fremtidig kontantstrøm Sum likvid kapital til disposisjon

12 Som vi ser ut fra tabellen er RCNs arbeidskapital betydelig negativ, og RCN er dermed ikke i stand til å møte sine betalingsforpliktelser på kort sikt. Den kortsiktige gjelda består i hovedsak av gjeld til NK som skyldes ikke betalt husleie og andel energikostnader; totalt 7,6 mill kr. Holder vi denne posten utenom beregningen av arbeidskapital er denne positiv med 1,8 mill kr. Tilskudd for 2013 fra KUD utbetales i begynnelsen av året slik at RCN er i stand til å møte sine løpende forpliktelser når en holder NK utenom beregningene. Når det gjelder husleie og gjeld til NK, se nærmere i pkt Egenkapital og forutsetninger for fortsatt drift Som vist i pkt. 3.2 er selskapets egenkapital negativ med 10, 6 mill kr. Når aksjekapitalen i et selskap er tapt, har styret uten ugrunnet opphold plikt til å gjennomgå selskapet med hensyn til hva den reelle egenkapitalen i selskapet er og hvorledes kapitalen kan gjenvinnes. Vi ser ingen reell mulighet for at RCN vil være i stand til å gjenvinne den negative egenkapital gjennom tiltak av driftsmessig karakter. RCN mottar tilskudd fra bl.a KUD og forutsetningen for tilskuddet er at RCN utfører de oppgaver som tilskuddet er ment å dekke. Det vil si at årsresultatet knyttet til den tilskuddsbaserte virksomheten i beste fall blir omkring kr. 0 i årene framover. Med de forpliktelser som er knyttet til Opplevelsessenteret i dag fremstår det også som lite tenkbart at dette kan drives i økonomisk balanse uten finansiell restrukturering og offentlig driftstøtte. Videre drift av selskapet forutsetter derfor at RCN blir tilført ny egenkapital. Det normale vil da være at nåværende aksjekapital nedskrives til kr. 0 og at NK eventuelt sammen med andre nåværende og/eller nye aksjonærer, skyter inn midler i selskapet. Det kan for aksjonærene bli krav om ytterligere egenkapital etter kort tids drift. Med de forpliktelser RCN har vil selskapet gå med betydelige underskudd i de kommende år. For å unngå dette bør det derfor etableres grunnlag for en økonomisk bærekraftig drift fremover. En av forutsetningene for dette er at selskapets husleieforpliktelse reforhandles slik at husleia kommer på et nivå som gjør RCN i stand til forsvarlig drift. En slik reforhandling av husleie bør omfatte perioden fra Dersom man forutsetter at husleia kommer på et nivå som gjør RCN, sammen med andre tiltak, i stand til å vise et resultat etter finanskostnader på omkring kr. 0, vil selskapet gå med et likviditetsmessig overskudd tilsvarende de ordinære avskrivningene, ca. 1,5 mill kr i året. Når selskapet begynner å betale avdrag på lånet i Sparebank1 SMN vil bildet bli annerledes, da likviditetsoverskuddet vil gå med til avdrag. Her vil man imidlertid stå i fare for å blande økonomien i den delen av virksomheten som KUD gir driftstilskudd til med økonomien i Opplevelsessenteret. Vi vil anta at KUD ikke ser positivt på at man eventuelt bruker statstilskuddet til dekning av avdrag på lån som er tatt opp for å finansiere investeringer som KUD heller ikke ville gi investeringstilskudd til. Etablering av velfungerende avdelingsregnskap er derfor nødvendig, eventuelt splitting av virksomheten i juridisk adskilte enheter. Følgende elementer kan inngå i en mulig løsning for å skape grunnlag for fortsatt drift: 1. Framleieavtalen av og tilhørende tilleggsavtale av med NK reforhandles og leien må legges på et nivå som gjør RCN i stand til å gå i balanse, både driftsmessig og likviditetsmessig. En reforhandlet avtale bør gjelde fra Etter at pkt. 1 er gjennomført vil den negative egenkapitalen pr bli redusert med det beløpet som gjelda til NK pr blir slettet med som følge av reforhandlet avtale fra Nåværende aksjekapital nedskrives til kr Det må skytes inn ny egenkapital til dekning av udekket underskudd. En løsning for dette er at NK (som største eier og dominerende kreditor) og/eller andre skyter inn ny egenkapital i form av delvis konvertering av gjeld og delvis i form av friske penger. a. Den gjeld RCN har til NK etter at de har fått reforhandlet husleieforpliktelsen under pkt. 1 konverteres til egenkapital. b. NK (og/eller andre) skyter inn friske midler i ny egenkapital. 12

13 c. Tilførselen av ny egenkapital i friske midler benyttes til hel eller delvis nedbetaling av gjeld til Sparebank1 SMN. Resten blir stående som likviditetsreserve i selskapet. Det er nødvendig at gjeld til Sparebank1 SMN nedbetales av to årsaker. For det første vil RCN neppe ha økonomi til å betjene et lån på dette nivået fremover, for det andre oppfatter vi at forutsetninger for og anvendelse av låneopptaket ikke stemmer overens; se nærmere under pkt Etter at foranstående pkt. 4 er gjennomført bør RCN ha en positiv bokført egenkapital som er robust nok til å dekke mulige regnskapsmessig underskudd de kommende år. 6. Det må etableres tydelige driftsmessige og økonomiske skiller mellom den del av virksomheten som det mottas driftsstøtte til fra KUD (Ressurssenteret) og Opplevelsessenteret. Dette bør gjøres allerede før pkt 1. da vilkårene for langsiktig økonomisk bærekraftig drift på hvert enkelt av de to områdene må foreligge om RCN skal forvente at NK eller andre investorer skal bidra til økonomisk restrukturering og om driftsstøtten fra KUD skal opprettholdes. Våre erfaringer fra kultur- og museumssektoren tilsier at Opplevelsessenteret neppe kan drives i balanse uten offentlig støtte, og avtaler om dette må i så fall være på plass fra første dag. 13

14 4Utvalgte investeringer og avtaler beslutningsprosess og beslutningsgrunnlag 4.1 Forståelse av mandatet Av St.prp. nr 1 ( ) fremgår at Regjeringen vil tilrå at Trøndelagsalternativet legges til grunn for utvikling av et nasjonalt opplevelsessenter for pop- og rockhistorie; dvs. en delt løsning med funksjoner både i Namsos og Trondheim med faglig ankerfeste i Ringve Museum. Det synes å ha vært ulike tolkninger av hva dette mandatet innebærer for Namsos og Rock City. I brev av , i tilknytning til Rock City Namsos budsjettsøknad for 2008 og 2009 skriver KUD: Vi viser til budsjettsøknaden for 2008 og 2009 for Rock City Namsos mottatt i kultur- og kirkedepartemnetet 31. mars i år. Innenfor prosjektet Rock City Namsos er Trønderrockmuseet definert som en regional oppgave, og det er denne delen av prosjektet det søkes midler til fra Kulturog kirkedepartementet. I tillegg har Rock City Namsos fått definert to nasjonale oppgaver; utdanning og næring, som det skal søkes om støtte til fra henholdsvis Kunnskapsdepartementet og Nærings- og handelsdepartmenetet. Det fremgår av brevet at Trønderrockmuseet (TRM) er definert som en regional oppgave. Av dette følger også at finansieringen vil være en regional oppgave. En slik forståelse er i den senere tid bekreftet både av nåværende og tidligere kulturminister i henhold til oppslag i pressen. Daglig leder i RCN fram til , Terje Tranaas var aktiv i utviklingen av Trøndelagsalternativet og ledet RCN fra etableringen. Tranaas, som var mottaker av brevet av gir uttrykk for at han oppfattet brevet som en bekreftelse fra KUD på hvordan delingen mellom den nasjonale og regionale satsingen skulle være. Av de styreprotokoller som vi har hatt tilgang til fra 2007, som ikke omfatter alle, fremgår det ikke om brevet ble fremlagt for styret. Tranaas kan heller ikke erindre om brevet ble lagt fram for styret. Tranaas mener at det på dette tidspunkt var en felles forståelse av nasjonale og regionale oppgaver i henhold til mandatet i administrasjonen og styret, og at denne var i samsvar med hva KUD formidlet i sitt brev. Dette ble også formidlet til NK. Han viser blant annet til en konseptplan som ble overlevert kommunestyret i Namsos ved ordføreren i november Av denne fremgår i punkt 1.1 Bakgrunn; Namsos sine nasjonale oppgaver er knyttet til (i) fagutdanning og kompetanse, og (ii) bransjesenter med næringsutvikling og inkubatortjeneste. Namsos har ansvaret for den regionale satsingen for Trønderrock. TRM var opprinnelig tenkt som et museum som organisatorisk skulle knyttes til Museet Midt IKS. Dette tyder også på at TRM var betraktet som en regional oppgave med eventuell offentlig støtte via den ordinære støtten til museumssektoren. Det vises her til vedtak i Namsos kommunestyre (sak 7/09): 4. Rådmannen får fullmakt til sammen med Rock city namsos as arbeide for konsolidering av Trønderrockmuseet inn i MuseetMidt IKS. Konsolideringen skal være gjennomført innen 1. januar Tilsvarende vedtok styret i RCN at " i tråd med kommunestyrets vedtak gis det nye styret i oppdrag å utrede spørsmålet rundt konsolidering og konsekvensene av dette". Vi har ikke kunnskap om hvordan dette ble fulgt opp. 14

15 Av rapport utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS for NK fremgår at kultursjef i NK Terje Adde, som også var styremedlem og senere styreleder i RCN fram til , hadde forståelsen av at staten ikke ville bidra med investeringstilskudd. Byggteknisk rådgiver har opplyst at han allerede i første møte med Tranaas ble informert om at det ikke ville komme investeringsstøtte til prosjektet. Tidligere styreleder, styremedlem og arbeidende styreleder i RCN, Bjørg Tørresdal, hadde ikke kjennskap til brevet av På bakgrunn av den kunnskap hun hadde om statens regelverk og behandlingsprosesser for bevilgninger, bl.a. fra Stortingets finanskomite, var Tørresdal av den oppfatning at RCN ikke hadde noe forpliktende tilsagn fra staten på støtte til investeringer. Kulturdepartementet har i perioden tildelt RCN årlige tilskudd, vekselsvis benevnt driftstilskudd og statstilskudd. Av tildelingsbrevene fremgår at formålet med å gi generell støtte til RCN er å bidra til profesjonalisering og næringsutvikling innenfor rock og populærmusikkbransjen, og til kunstnerisk utvikling og fornyelse. Gjennom 2010 ble det lagt større vekt på den regionale delen av mandatet. Dette kan leses av Strategiplanen og spesielt Arbeidsnotatet "Utstillingen Rock City Namsos" som ble fremlagt for styret i desember 2010 og som dannet utgangspunktet for realiseringen av TRM. Det vises til nærmere omtale under punkt 4.2. Vi kan ikke se at det har vært en protokollert vurdering i styret fra og med 2009 med hensyn på hvilke deler av mandatet for RCN som man hadde forpliktende finansiering av fra KUD. Dette spørsmålet ser heller ikke ut til å være drøftet eksplisitt i februar/mars 2011 når man ønsker å inngå avtaler for å realisere innholdet i TRM, og søker mellomfinansiering i bank med kommunal garanti. Av søknaden til NK om garanti fremgår at det vil bli søkt om engangs investeringsstøtte i Statsbudsjettet Basert på den informasjon vi har innhentet synes det å ha vært noe ulik oppfatning av mulighetene for å få slik støtte, men det er ikke fra noen av de vi har vært i kontakt med gitt uttrykk for at staten hadde forpliktet seg til å gi investeringsstøtte. Søknaden om garanti fra NK kan leses som om RCN peker på statlig investeringsstøtte som den måten man vil søke å oppnå permanent finansiering, uten at man vet om dette vil la seg gjennomføre. Rapport til NK fra KomRev Trøndelag av viser at NK synes å ha oppfattet dette annerledes. 4.2 Utvikling og realisering av konsepter for Opplevelsessenteret Betegnelse Opplevelsessenteret omfatter i utgangspunktet museumsdelen "trønderrockmuseet" (TRM), men det er naturlig å se RCS og NTE-Arena i tilknytning til dette. Som det vil fremgå av det etterfølgende ble utgangspunktet for all aktivitet fra høsten 2010 styrt ut fra at Rock City og hotellet skulle åpne I flere kontraktsvurderinger er det henvist til at åpningsdatoen ikke tillater grundigere forarbeider. Hensynet til åpningstidspunktet er også benyttet som begrunnelse for behovet om rask avgjørelse på mellomfinansieringen i garantisøknaden til NK. Alternativ åpningsdato er etter hva vi kan se ikke vurdert som et reelt alternativ Rock City Studio (RCS) Rock City Studio (RCS) var allerede inne på plantegningene i første halvår 2009, og synes å ha blitt realisert i samsvar med dette. Plasseringen og arealet er ikke vesentlig endret. Vår undersøkelse skulle primært omfatte perioden Vi har ikke funnet noen beslutninger som begrunner behovet for et slikt studio. RCS omkranses, slik den endelige planløsningen ble, av TRM. Slik konseptet for TRM ble faller også studioet naturlig inn som en del av dette. RCS er utstyrt på en slik måte at det kan benyttes som innspillingsstudio av profesjonelle aktører. Vi ser at det er gjort vurderinger med sikte på å utnytte det økonomiske potensiale som ligger i RCS. Finansieringen av RCS er omtalt i kapittel

16 Rock City Hall (NTE-Arena) Det overordnede konseptet for Rock City, inklusive hotellet, ble utviklet med lokal støtte fram mot byggestart i Rock City ble en mulighet for å få realisert et lenge etterlengtet nytt hotell i Namsos. Beslutninger og utvikling av dette overordnede konseptet ligger forut for den perioden som har vært gjenstand for vår gjennomgang. Av den informasjon vi har hatt tilgang til fra og med 2009 synes det som at styret og ledelsen oppfatter at Rock City Hall (NTE-Arena) er noe de har fått i fanget som følge av de vurderinger som var gjort i en tidlig fase og som ble konkludert i leieavtalen av Hotellet ble bygget under forutsetning av at hallen kom på plass. NTE-Arena er knyttet til TRM ved at det er en scene som inngår i Opplevelsessenteret. Behovet for en scene kan også knyttes til aktivitetene i et ressurssenter. Det er imidlertid ingen grunn til å tro at en scene og sal ville fått slike dimensjoner om den ikke primært var bygget for andre formål. NTE-Arena er i dag i hovedsak en arrangementsarena for hotellet og en "kulturell storstue" for Namsos. Etter vår vurdering kan det verken være innenfor RCN's mandat eller virksomhet å forestå driften av NTE-Arena. Av e-poster som vi har hatt tilgang til fremkommer det også at både styret og daglig leder i mars 2011 var bekymret for manglende avtaler, ferdigstillingen av hallen, finansiering og fremtidig drift. Finansieringen av NTE-Arena er nærmere omtalt i kapittel Styret og daglig leder arbeidet gjennom 2011 og 2012 for å finne løsninger hvor RCS og NTE-Arena kunne skilles ut både økonomisk og driftsmessig. Dette er man fortsatt ikke i mål med Trønderrockmuseet (TRM) Slik vi oppfatter styresakene og andre dokumenter vi har hatt tilgang til ble det fra Stortingsvedtaket og fram mot høsten 2009 utviklet ulike konsepter for RCN, herunder for TRM. Av de plantegninger som forelå høsten 2009 kan man se at TRM har et relativt begrenset areal og at Ressurssenteret er tegnet inn med kontorplasser på en vesentlig del av arealet. Man var imidlertid fortsatt på forprosjektstadiet. Styreleder Terje Adde og daglig leder Terje Tranaas gikk av samtidig medio november Styremedlem Bjørg Tørresdal, som ble valgt inn i styret i juni 2009, overtok som styreleder og også som arbeidende styreleder fra desember 2009 og frem til sommeren 2010, mens man arbeidet med å få på plass ny daglig leder. Tørresdal tok initiativ til å forbedre rutiner og intern kontroll i RCN og reforhandle avtaler. Viktigst i så måte var husleieavtalen av som styret i møte gir uttrykk for er for tyngende og ikke kan bæres av selskapet. Avtalen av innebar at RCN hadde avtalt leie av et råbygg. I begynnelsen av 2010 fortsetter arbeidet med å oppgradere til "nøkkelferdig bygg" og å konkretisere bygningsmessig innhold og løsninger. Hva som skjedde i de ulike faser av selve byggeprosjektet er nærmere omtalt i kapittel 4.3. I etterkant av styremøte ble det opprettet en arbeidsgruppe bestående av representanter fra arkitekt, utbygger, RCN og NK. I det påfølgende styremøte informerer styreleder (og fungerende daglig leder) Bjørg Tørresdal om at arbeidsgruppen er i gang og har møter flere ganger månedlig. Styret tar også i møte en orientering om dette til etterretning. Sommeren 2010 hadde det over noen tid vært kontakt med musikkmiljøet for at disse skulle bidra til å definere hva Ressurssenteret skulle være og inneholde. Det ble også kartlagt interesse for å bruke et slikt senter til egen utvikling, herunder ønske om å leie lokaler. Vi har fått opplyst fra flere i RCN at man ikke klarte å konkretisere innholdet i Ressurssenteret og at utsiktene til å leie ut lokaler var begrensede. Ut over høsten arbeidet ansvarlig for utvikling av Opplevelsessenteret, Martin Hågensen, med å utforme konseptet for denne delen, som på dette tidspunktet i praksis var TRM. I siste del av 2010 ble arbeidet med TRM intensivert. Med bistand av ressurser fra Rockheim ble konseptet utviklet og resultatet fremlagt for styret i form av et Arbeidsnotat "Utstillingen Rock City Namsos". Av protokollen fra styremøte fremgår at dette ble behandlet under "Saker til informasjon". Fra protokollen refereres: 16

17 Administrasjonen orienterte om det pågående arbeidet knyttet til realisering av trønderrockmuseet. Prosjektleder Martin Hågensen la fram "masterplanen" for utstillinga, en 32-siders prosjektbeskrivelse ført i pennen etter en ukelang workshop der konservator Ivar Håkon Eikje fra Rockheim (tidligere Ringve utdannet musikkhistoriker) og vår egen Martin har beskrevet "besøksløypa" i den nye planlagte museumsarealet. styret uttrykker stor tilfredshet med arbeidet som nå er nedlagt. Arbeidet er ført videre, og det er nå laget et godt grunnlag for å påstarte skapelsesprosessen I forbindelse med skapelsen vil det bli vektlagt å følge Lov om offentlige anskaffelser." Dette er siste gang styret behandler konseptløsningen for Opplevelsessenteret før inngåelse av avtale med SixSides AS om realisering "Masterplanen" ble således aldri formelt besluttet i styret. "Masterplanen"er en beskrivelse med utgangspunkt i kunstnerisk innhold og omtaler ikke økonomi eller finansiering. Av planlegningene fremgår at arealet tidligere tiltenkt ressurssenteret nå er blitt til utstillingsarealer. "Masterplanen" går langt i å omdefinere skillet i mandatet mellom Opplevelsessenteret og Ressurssenteret. Dette er ikke kommentert i styreprotokollen.med hensyn til forståelsen av mandat og arealbehov gjengis: Notatet inneholder refleksjoner over forholdet mellom RCNs mandat, utstillingens tema og utstillingsfilosofi; notatet må forstås som et åpent innspill til videre utvikling av utstillingens form og innhold. RCN har et særlig ansvar for den regionale populærmusikken i fra Trøndelag generelt og Namsos spesielt. Dette skal ivaretas gjennom en opplevelsesrik utstilling for musikk-, historie- og kulturinteresserte, samt gjennom virksomhet på et kompetansesenter for den samtidige musikkbransjen. Som sider av samme sak er det nærliggende å tenke at disse virkeområdene fungerer i et gjensidig forhold Den planlagte utstillingen vil altså i seg selv kunne representere og reflektere en betydelig kompetanse om trønderrockens historie og samtid, og inngår derved som en integrert del av kompetansesenterets mandat. Utstillingsarealet rommer ca 600 m2. Den er inndelt i to adskilte avdelinger, avdelt av et profesjonelt innspillingsstudio, sammenholdt av en smalere gang. I påfølgende sak "Byggeprosjektet", som ble lagt fram under "saker til drøfting" protokollerer styret; Daglig leder orienterte om prosessen før jul, som det også ble informert om pr e-post 13. desember. Pga endringer av bl.a. kinoarealet har museumsarealet vært under stort press, og en oppsummering tidlig i desember viste at denne delen hadde bare 337 kvm tilrådighet. I forhold til mandatet og planene for museet ble det derfor gjennomført et arbeidsmøte med arkitekt, kommunen og Rock city, der resultatet ble en omforent justering av planskissen. Etter disse grepene foreligger det nå en planskisse både kommunen, Rock City og utbygger har godkjent. I denne har nå museet nærmere 650 kvm til rådighet. Styret uttrykte at de er tilfreds med løsningen der det er lagt vekt på museets behov og effektiv samhandling mellom Rock City, kommunen og kinodrift. Den endelige planskissen har styrets støtte Det fremgår ikke hvem i RCN som har godkjent planskissen. Styret behandlet så vidt vi kan se heller ikke på noe senere tidspunkt i beslutningssak den vesentlige areralmessige forskyvning som hadde skjedd mellom TRM og Ressurssenteret. Den endelige samlede planløsningen ser derfor heller ikke ut til å være formelt vedtatt av styret. 17

18 I samme møte, , besluttet styret Handlingsplan Her protokolleres at Planen henger nært sammen med vedtatt strategi, og må parallelt med utarbeidelsen av kostnadsbildet (for) museet, og revidering av budsjett 2011, justeres slik at hovedfokus i 2011 rettes mot skapelsen av trønderrockmuseet og selve åpninga av bransjesenteret. Styret viser her til strategi som ble vedtatt i møte Strategidokumentet refererer innledningsvis til Stortingets mandat. Det fremgår av strategien at "satsingen Opplevelse skal etablere Trønderrockmuseet som et nasjonalt tilbud". Videre omtales museet slik skal innngå i Trøndelagsalternativet og det nasjonale opplevelsessenteret for rock og pop. Etter vår vurdering tyder dette på at styret på dette tidspunktet oppfattet TRM som et nasjonalt og ikke et regionalt ansvar. Under "Økonomi" sier strategidokumentet at RCN på kort og lang sikt vil ha behov for offentlig drifts- og investeringsstøtte. Av beslutningsssak "Budsjett 2011" i samme møte (og hvor forslaget ble vedtatt med påskrift om at man ønsket et revidert budsjett i løpet av første kvartal) fremgår at Selskapet er midt inne i prosjektarbeidet med å skaffe seg en oversikt over hva det vil koste å skape trønderrockmuseet. Dersom vi summerer opp saksfremleggene i styremøtet viser disse at det var utarbeidet et utkast til innhold i TRM, men det forelå ingen beregning av tilhørende kostnader. Plantegningene viser at den foreslåtte løsningen har utvidet arealet for TRM vesentlig ved at de tidligere arealene til Ressurssenteret har blitt en del av "utstillingen". Videre bygger løsningen på en forståelse av mandatet hvor museet presenteres som en del av å oppfylle mandatet for Ressurssenteret. I januar og februar 2011 arbeidet administrasjonen med å finne leverandører for å realisere "Masterplanen". Det ble ikke gjennomført en formell konkurranse, men undersøkt hvilke leverandører som kunne være aktuelle. Basert på erfaringene fra Rockheim ønsket man en norsk leverandør for å sikre riktig kulturforståelse i følge Martin Hågensen ved RCN. Kontakt med SixSides AS ble opprettet og selskapet ble senere valgt (styresak 06/11 den ) til å realisere TRM innenfor en ramme på 15 mill kr under forutsetning av at NK vedtok å gi lånegaranti. Styret påpeker for øvrig at anskaffelsen må følges opp i forhold til regelverket for offentlige anskaffelser. Se for øvrig kommentarer til denne avtalen i punkt Av styreprotokoller ut over i 2011 ser vi at styret er blitt holdt orientert om fremdriften i prosjektet. I annen beslutningssak i møte redegjøres for finansieringsbehovet for TRM, herunder behovet for å få på plass en offentlig lånegaranti. Styret hadde da allerede vært i kontakt med NK og administrasjonen ble gitt fullmakt til å fremforhandle en låneavtale på inntil 20 mill kr og sluttføre arbeidet med nødvendige garantier. Det fremgår ikke av protokollen hvilken permanent finansiering som styret så for seg. Isamme protokoll fremgår dog under "saker til informasjon" at styret har intensjon om å søke om statlig investeringsstøtte: I forbindelse med statsbudsjettsøknaden ble det orientert om at det ikke blir søkt om tilskudd til engangs investeringsstøtte budsjett Dette begrunnet med at det i forkant av søkeprosess må være på plass et gjennomarbeidet nytt prosjekt, inklusiv beskrivelse av innhold og dokumentaerbar finansieringsplan. Disse forhold er ikke mulig å få på plass inne årets frist, og det ble orientert om at administrasjonen tar sikte på å få på plass en mellomfinnsiering. De opplysninger vi har fått tilgang til tyder på at styret og hele organisasjonen følte et sterkt press på å møte forventningene til åpning av så vel Opplevelsessenteret som hotellet Man hadde derfor behov for rask tilgang til finansiering for å nå dette målet. Etter vår vurdering ble realiseringen av TRM satt i gang uten at man hadde på plass, eller forpliktende utsagn om, annen finansiering enn det banklånet som ble tatt opp. Slik vi 18

19 leser søknaden til NK om garanti gir heller ikke denne direkte uttrykk for at RCN har en kommitert finansiering fra andre kilder. 4.3 Byggeprosjektet Utviklingen i byggeprosjektet Det forelå tidlig et forslag til lokalisering av RCN. Det skal således finnes et utkast til leieavtale mellom utbygger Vestre Havn Bygg AS (VHB) og RCN allerede fra sommeren I følge representanter for Siv. Ing Williamsen AS (SIW) ble selskapet engasjert av RCN og NK som intern byggeleder høsten 2008 for å sikre at selskapet og kommunen fikk den leveransen som ville bli avtalt. Sammen med daglig leder Tranaas ble det arbeidet med detaljering for å kunne bestille et nøkkelferdig bygg. Styremedlem Smistad bisto også noe i juridiske spørsmål i denne fasen. Noe av utfordringen var at RCN på dette tidspunkt ikke hadde en detaljert oppfatning av hvordan mandat for Rock City skulle omgjøres til konkret innhold med bygningsmessige konsekvenser. Samtidig presset utbygger VHB på for å komme i gang med arbeidet ble det inngått leieavtale mellom VHB og NK og framleieavtale mellom NK og RCN. I følge Williamsen kom det overraskende på ham når han ble kjent med at det var inngått leieavtale og at denne var relativt identisk med utkastet fra sommeren Williamsen var derfor klar over at det i samsvar med avtalens Vedlegg 5 var et råbygg som var avtalt, selv om andre deler av avtaledokumentet kunne gi inntrykk av at det var et nøkkelferdig bygg som var avtalt levert. SIW sin representant, Bjørn Tore Tufthaug, fikk inntrykk av at RCN og VHB sine representanter hadde ulik oppfatning av avtalen og betydningen av Vedlegg 5. Det ble da også ført diskusjoner fram til september 2009 mellom VHB og NK/RCN, hvor også SIW deltok, om forståelsen av avtalen. Leieavtalen med NK ble aldri formelt vedtatt av styret i RCN; se Om daglig leder Tranaas hadde fullmakt til formelt å inngå avtalen må vurderes i forhold til en forståelse av aksjelovens ledd. Etter vår vurdering har utbygger vært forretningsmessig profesjonell i sin håndtering av saken og oppnådd en god avtale på egne vegne. NK/RCN fikk en avtale om å få levert et råbygg hvilket innebærer at det måtte påregnes betydelige kostnader før man kommer fram til et nøkkelferdig bygg, med tilsvarende økte leiekostnader. En uheldig omstendighet som også førte til økte kostnader var "Kattmarka-raset" Dette medførte nye krav fra bygningsmyndighetene til fundamentering, med konsekvenser for dette prosjektet også. Da Bjørg Tørresdal overtok som (arbeidende) styreleder i november 2009 ble det midlertidig stopp i prosjektet. Styret ønsket å få bedre oversikt over situasjonen i RCN, herunder hvordan virksomheten ble drevet og hvilke avtalemessige forpliktelser som selskapet hadde tatt på seg. I tilknytning til dette ble det etablert dialog med kommunen da det nye styret mente at RCN ikke kunne bære den inngåtte leieavtalen økonomisk. Omgjøringen fra råbygg til nøkkelferdig bygg påstartes i Kostnadene til dette, inklusive omfattende arkitektskostnader, beløp seg til om lag 14 mill kr, og er grunnlaget for forhandlinger om tilleggsavtale for husleie. Gjennom første del av 2010 ble romprogrammet tegnet om flere ganger signeres nye plantegninger av rådmannen i NK. Fra høsten 2010 til våren 2011 blir det også behov for flere endringer i romprogrammet og justerte tegninger, bl.a. som følge av at vesentlige deler av det påtenkte Ressurssenteret (ca 15 kontorplasser) omgjøres til en del av TRM som vokser fra 300 til 650 kvm. Senere innspill fra SixSides AS i selve realiseringen medførte nye endringer i planene. I følge Tufthaug i SIW innebar ikke omdisponeringen fra Ressurssenter til TRM vesentlige økte kostnader til bygget, og hadde begrenset påvirkning på leieavtalens størrelse. Sett i ettertid er det ikke tvil om at prosjektet sett fra NK/RCN kom skjevt ut når man inngikk avtale om leie av et råbygg. Det optimale er at leietaker i detalj beskriver de behov man har før avtale inngås med utleier. Da vil 19