VEDLEGG 2 PROSESSKART MED TILHØRENDE PROSESSBESKRIVELSER FOR FDVU-PROSESSER I TRONDHEIM KOMMUNE

Transkript

1 VEDLEGG 2 PROSESSKART MED TILHØRENDE PROSESSBESKRIVELSER FOR FDVU-PROSESSER I TRONDHEIM KOMMUNE 5.oktober 2015

2 Innhold 1 Innledning Bakgrunn og formål Dagens situasjon og utfordringer Avgrensning 5 2 Overordnet formal med en FDVU-løsning Formålet med en FDVU-løsning Begrepsdefinisjoner Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling 8 3 Hovedprosesser for forvaltning, drift og vedlikehold Hovedprosess «Forvaltning, drift og vedlikehold av byggportefølje» Trondheim eiendom Formål og forretningsmessige behov Innhold i hovedprosessen «endring i byggportefølge» Diagram nivå 1 overordnet prosessflyt: Innhold i delprosesser nivå 2- endring i byggportefølge Diagram nivå 2 detaljert prosessflyt: Hovedprosess «Forvaltning, drift og vedlikehold av veganlegg» Trondheim bydrift, avdeling veg Formål og forretningsmessige behov Innhold i hovedprosessen forvaltning, drift og vedlikehold av veganlegg Diagram hovedprosess: overordnet prosessflyt: Innhold i delprosesser nivå Diagram nivå 2 detaljert prosessflyt: Hovedprosess «Forvaltning, drift og vedlikehold av Høvringen renseanlegg» Trondheim Bydrift, avdeling Vann og avløp Formål og forretningsmessige behov Innhold i hovedprosessen Diagram nivå 1 overordnet prosessflyt: Innhold i delprosesser nivå 2: Diagram nivå 2 detaljert prosessflyt: Hovedprosess «Forvaltning, drift og vedlikehold av vegbane - snømåking» Trondheim Bydrift, avdeling Maskin og transport 15

3 3.4.1 Formål og forretningsmessige behov Innhold i hovedprosessen drift og vedlikehold av vegbane- snømåking Diagram nivå 1 overordnet prosessflyt: Innhold i delprosesser nivå 2- drift og vedlikehold av vegbane- snømåking Diagram nivå 2 detaljert prosessflyt: 16

4 1 Innledning 1.1 Bakgrunn og formål Trondheim kommune ønsker å se på mulighetene for å anskaffe en forvaltnings-, drifts- vedlikeholds- og utviklingsløsning (FDVU-løsning) som skal understøtte en samlet og enhetlig FDVU av eiendommer, parker, vann og avløp, samt andre deler av byutviklingsområdet. De berørte enheter for løsningen er Trondheim eiendom, Trondheim bydrift og Kommunalteknikk. En FDVU-løsning skal bidra til å effektivisere (og digitalisere) arbeidsprosesser internt mellom avdelingene og på tvers av de tre enhetene, og vil ha et klart fokus på følgende gevinstområder: Løsningen skal tilrettelegge for optimal forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling innenfor de tre enhetene. Løsningen skal bidra til økt kvalitet, og optimalisere ressursutnyttelse Muliggjøre samhandling mellom innbyggere og enhetene. En kontinuerlig fokus på kvalitetssikring og kvalitetsforbedring av informasjonen som benyttes i de ulike FDVU-prosessene (se vedlegg 2; Prosesskart med tilhørende prosessbeskrivelser for ytterligere informasjon). Forprosjektets overordnede mål, er å utarbeide og legge frem en anbefaling for en eventuell anskaffelse av en FDVU-løsning som skal understøtte behov og arbeidsprosesser i nevnte enheter. Formålet med dette dokumentet, er å gi leverandørene en overordnet presentasjon av Trondheim kommunes behov for en FDVU-løsning. Dagens hovedprosesser innen forvaltning, drift og vedlikehold i de nevnte enheter vil presenteres, først på et overordnet nivå 1, deretter på et litt mer detaljert nivå Dagens situasjon og utfordringer Dagens arbeidsprosesser rundt planlegging av vedlikeholds-, drifts- og forvaltningsoppgaver kan forbedres slik at ressursutnyttelsen blir mer optimal. FDVU-prosessene og gjennomføringen av de ulike arbeidsoppgavene knyttet til FDVU er forskjellige i de tre enhetene, og prosedyrene er i samsvar med det. Det er flere forbedringsmuligheter, blandt annet i å registrere hva som er utført av arbeid samt rapportering av status og fremdrift i organisasjonen. Informasjonsgrunnlaget krever mye oppfølging og kvalitetssikring, for eksempel: Innhenting av informasjon er krevende og det må ofte sjekkes at tilgjengelig informasjon er oppdatert og korrekt Tiden som ansatte bruker til å kvalitetssikre informasjonsgrunnlaget er omfattende og kostnadsdrivende Det mangler også FDVU-dokumentasjon og historikk i noen tilfeller. Arbeidsprosessene kan oppfattes som tungvinte fordi det benyttes flere ulike datasystemer i enhetene som ikke er integrert med hverandre. Det er viktig å få strukturert drifts- og vedlikeholdsoppgavene og etablert prosesser for utførelse av planlagte og ikke-planlagte oppgaver. En fremtidig FDVU-løsning bør effektivisere arbeidsprosessene, og en ny løsning skal fjerne unødvendig dobbeltarbeid. Det brukes i dag løsninger som er basert på eldre teknologi hvor fremtidig bruk må

5 vurderes. En fremtidig FDVU-løsning må gjøre det mulig å samhandle mellom ulike brukergrensesnitt, som for eksempel nettbrett og mobiltelefon. I tillegg bør FDVU-løsningen være modulbasert med muligheter for å implementere nye moduler etter behov. FDVU-løsningen må for eksempel ha en modul hvor oppdaterte arkitekt-tegninger og tekniske tegninger er lagret slik at de kan nyttes som arbeidsgrunnlag i planlegging av drift, inkludert renhold og vedlikehold. Tegningene i en FDVU-løsning skal kunne oppdateres fortløpende ved behov. FDVU-løsningen må også gi mulighet for enkel integrasjon mot kommunens kartverk. FDVU-løsningen må også gi mulighet for enkel integrasjon mot de datasystemer og datakilder som Trondheim kommune bruker 1.3 Avgrensning Byutviklingsområdet består av 11 enheter som har ulike roller og ansvar for myndighetsutøvelse, planlegging, utbygging, forvaltning, drift og vedlikehold av kommunal infrastruktur og kommunens bygninger med mer (se figur under). Figur 1: Organisasjonskart Byutvikling i Trondheim kommune Kommunalteknikk, som er en av de berørte enhetene for en FDVU-løsning, har ingen relevante FDVUprosesser som er aktuelle i den videre beskrivelsen i dette dokumentet. De har blandt annet eiendomsansvaret for anlegg som Trondheim bydrift forvalter. Enheten lager handlingsplaner for en langsiktig planlegging av investeringer, disse inngår ofte i hovedplaner for de enkelte fagområder. I arbeidet

6 med prioritering og planlegging av investeringsprosjekter trenger enheten tilgang til oppdatert dokumentasjon om anleggene inkludert historikk og endringslogger. Kommunalteknikk engasjerer rådgivere for prosjektering. I prosjektering må det stilles krav til at FDVUdokumentasjon, omfang og formater skal kunne importeres i FDVU-systemet. Bygging og FDVU av anleggene ivaretas av Trondheim bydrift, slik at Kommunalteknikk både gir input til Trondheim bydrifts prosesser og har behov for å hente data og informasjon ut av FDVU-systemet. Det søkes etter en FDVU-løsning som, om mulig, kan brukes av de tre enhetene, Trondheim bydrift, Trondheim eiendom og Kommunalteknikk. Det søkes i første rekke etter en ny FDVU-løsning for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av bygninger. Men dersom løsningen også lar seg tilpasse FDVU for veganlegg, vegbane med snørydding/strøing, maskiner og transport, renseanlegg innenfor Vann-og avløpsområdet, bymessige parkanlegg med videre, er dette ønskelig. En ny FDVU-løsning må gi muligheter for at flere enheter innenfor byutviklingsområdet, enn de tre nevnte enhetene, kan gi input og få output fra den. Det skal anskaffes en ferdigutviklet FDVU-løsning. Se prosesskart med tilhørende prosessbeskrivelser for de nevnte ansvarsområdene. 2 Overordnet formal med en FDVU-løsning 2.1 Formålet med en FDVU-løsning En FDVU-løsning skal bidra til (listen er ikke uttømmende): Å systematisere og strukturere forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av blant annet eiendommer, bygg og tekniske anlegg. Vise oversikt over historikk på all aktivitet Forenkle arbeidet ved at en bruker kan hente og bearbeide data fra ett og samme system, og gir tilgang til enkel, brukervennlig og tilgjengelig informasjon som er samlet på et sted. Gi også mulighet for integrasjon med andre systemer Forenkle administrasjonsarbeid Gi gode planleggingsmuligheter Gi effektiv drift og god utnyttelse av ressurser og tid Mer strukturert arbeidsdag for utførende. Mindre gule lapper, telefonbeskjeder og meldinger Personuavhengighet Sikkerhet Gode rapporteringsmuligheter Godt grunnlag for budsjett God dokumentasjon på hva som er utført Endringslogg som viser endring, gjerne med begrunnelse Oversikt over fremtidig behov av midler En FDVU-løsning vil strukturere data og oppgaver innen (listen er ikke uttømmende): Vedlikehold av blant annet bygninger og tekniske anlegg

7 Arealforvaltning m/tegninger Utleie av arealer og utstyr m/fakturering Internkontroll /dokumentasjon Renhold Administrasjon av nøkler og adgangskontroll Budsjettering /kostnadsoppfølging Lagerstyring /reservedeler Systemet må også ha støtte for Bygningsinformasjonsmodellering (BIM), Web-løsning og tilgjengelighet via mobilløsninger/nettbrett. 2.2 Begrepsdefinisjoner Følgende begrepsdefinisjoner benyttes for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling i Trondheim kommune: Forvaltning Omfatter administrative oppgaver som planlegging av drifts- og vedlikeholdsoppgaver, for eksempel hvordan driftsmidler skal brukes effektivt på oppgaver innen drift og vedlikehold. Omfatter også investering og oppgradering. I tilegg omfatter forvaltningsoppgavene økonomisk planlegging og styring: Kjøp og salg av kommunens eiendommer (Eierskapsenheten gjør dette) anlegg, utstyr, veg og lignende. Forvaltningsoppgaver hos Trondheim eiendom er for eksempel utleie, husleieadministrasjon, utarbeiding av forsikringsavtaler Drift Omfatter alle (lovpålagte og selvpålagte) oppgaver og rutiner som er nødvendige for at bygninger og tekniske anlegg skal fungere som planlagt. Dette omfatter blant annet betjening av installasjoner, forsyning av vann, energi, renhold og renovasjon. Renhold i kommunens formålsbygg og innleide arealer inngår også under driftsbegrepet. Drift kan defineres som både forebyggende planlagt og ikke-planlagt arbeid: Ikke-planlagt arbeid som for eksempel grunnet lekkasjer, ras, værhendelser og lignende Forebyggende planlagt arbeid kan være å utføre tiltak i henhold til oppsatt instruks for at ulike eiendeler skal fungere i henhold til fastsatt kvalitetsnivå Vedlikehold Planlagt verdibevarende vedlikehold er oppgaver knyttet til å opprettholde eiendeler på et fastsatt kvalitets- og funksjonalitetsnivå for å kunne bruke det til tiltenkt formål. Utskiftninger av bygningsdeler med kortere levetid enn resten av bygningen, defineres som vedlikehold.

8 2.2.4 Utvikling Utvikling er arbeid som må utføres for å opprettholde anleggets eller byggets verdi og funksjonalitet i forhold til nye krav fra brukere, marked eller myndigheter. Utvikling kan omfatte: Oppgradering av eksisterende og investering i ny bygnings- eller anleggsmasse. Installasjoner med ny funksjonalitet som ikke har vært i bygget/anlegget tidligere Tiltak for å tilfredsstille forskriftskrav (eksempelvis til universell utforming, brannforskrifter, og lignende) Utviklingsplaner Oppgradering av anlegg og utstyr ved nye krav og behov (Endring og videreutvikling omtales som utvikling.) Gjennomføringsmodell er avhengig av tiltaksstørrelse og kompleksitet

9 3 Hovedprosesser for forvaltning, drift og vedlikehold 3.1 Hovedprosess «Forvaltning, drift og vedlikehold av byggportefølje» Trondheim eiendom Formål og forretningsmessige behov Trondheim eiendom har ansvar for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens bygninger og bygninger eid av tilknyttede stiftelser. Samlet areal i 2015 er ca kvadratmeter inklusive boliger. Trondheim eiendom har også ansvar for renhold i egne eide bygg og i innleide arealer for kommunal virksomhet. For hovedprosessen «endring i byggportefølje» er formålet at FDVU-dokumentasjonen skal være oppdatert og innarbeidet i alle bygg. Dette er et viktig styringsgrunnlag for forvaltning, drift og vedlikehold av bygningsmassen. Det søkes derfor etter en helhetlig IKT-løsning for FDVU som verktøy for å effektivisere og øke kvaliteten på arbeidsprosesser knyttet til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av Trondheim kommunes bygninger med tilliggende uteområder Innhold i hovedprosessen «endring i byggportefølge» Hovedprosessen «Endring i byggportefølje» starter når det er gjort en endring i eksisterende byggportefølje, eller når nye bygg kommer til. Prosessen omfatter registrering av endringen av bygningen, en kartlegging av ressursbehov som trengs for å utføre drift og renhold av bygningen og planlegging av vedlikeholdet. Videre utføres alle oppgavene i henhold til oppsatte planer og gjeldende prosedyrer for Trondheim eiendoms FDV-oppgaver. I sluttfasen foretas det kontroll av utført arbeid og tilstand. Deretter skal endringer i eksisterende bygningsportefølje dokumenteres. All FDV-dokumentasjon skal leveres i henhold til gjeldende kravspesifikasjon Diagram nivå 1 overordnet prosessflyt: Innhold i delprosesser nivå 2- endring i byggportefølge Etter at det er identifisert en endring i byggporteføljen, oppdateres byggets tegninger i en egen database. Deretter foretas det en kartlegging av ressursbehov for drift og renhold. Samtidig gjøres det en beregning av ressursbehovet for drift og renhold med utgangspunkt i areal og bygningskategori. Deretter tildeles oppgavene til aktuelt personale. Et nytt bygg blir satt inn i gjeldende syklus for planlagt vedlikehold. Nye byggeprosjekt og endringsprosjekter i byggporteføljen registreres i prosjektøkonomistyringsverktøyet (ISY). Det utarbeides tilstandsanalyser som kartlegger byggets vedlikeholdsbehov og danner grunnlag for det planlagte vedlikeholdet. Målet er at minimum 80 prosent av vedlikeholdet skal være planlagt, verdibevarende vedlikehold. Alle bygninger skal ha hovedvedlikehold hvert fjerde år, mens vedlikeholdssyklusen for boliger er seks år. Det bestilles ressurser for utføring av vedlikeholdsoppgavene. Her må det vurderes om det kan benyttes interne eller eksterne ressurser. Dersom interne ressurser kan benyttes, sendes en bestilling til interne driftsressurser. Dersom ikke, gjøres det en vurdering om arbeidet kan dekkes av rammeavtaler (arbeidets

10 omfang må ikke overstige kroner). Kan arbeidet dekkes av rammeavtaler, bestilles arbeidet hos aktuell rammeavtalepart. Overstiger oppdraget terskelverdien på kroner sendes det ut på anbud i henhold til reglene i lov om offentlige anskaffelser. Når planleggingen er ferdig, er neste steg å utføre oppgavene. Renhold utføres i henhold til renholdsplan. Ressursplanleggingen for renhold gjøres i Clean Pilot. Driftsoppgavene utføres i henhold til driftsplan og i samsvar med gjeldende lov og forskriftskrav for bygningsdrift. Vedlikeholdsoppgavene utføres i henhold til vedlikeholdsplanen. I tillegg utføres det servicekontroller av tekniske anlegg i byggene. Det utføres også drifts- og vedlikeholdsoppgaver knyttet til akutte tiltak. Målsettingen er at akutte tiltak ikke skal overstige 20 prosent av tilgjengelige vedlikeholdsressurser. I akuttsituasjoner gjøres det vurdering om tiltaket går under drift eller vedlikehold for å avgjøre hvem som skal utføre oppgavene. Tiltaket utføres enten i henhold til gjeldende drifts- eller vedlikeholdsrutiner. Etter at oppgavene er gjennomført skal de dokumenteres. FDVU-dokumentasjonen skal oppdateres med oppsatt syklus og planer (vedlikehold). Utført arbeid i renhold og drift dokumenteres i henhold til Trondheim eiendoms internkontrollsystem. Det er viktig med god oversikt over bygningens historikk. Aktuelle tilsynsmyndigheter gjennomfører inspeksjoner i tillegg til de løpende egenkontrollene. Avdekkes avvik i forbindelse med slike kontroller, settes nødvendige tiltak i gang for å lukke avvikene. I tillegg rapporteres det fortløpende inn meldinger om avvik fra kommunale enheter som bruker byggene gjennom kommunens elektroniske avvikssytem, TQM Enterprice. Saksbehandling av tilsynsmyndighetenes rapporter gjøres i saksbehandlingssystemet ESA. Siste steg i prosessen er å kontrollere utført arbeid og tilstand. Resultatet av hovedprosessen «endring i byggportefølje» skal være at FDVU-dokumentasjonen er oppdatert og endringene innarbeidet for drift, renhold og vedlikehold av bygningen.

11 3.1.5 Diagram nivå 2 detaljert prosessflyt: 3.2 Hovedprosess «Forvaltning, drift og vedlikehold av veganlegg» Trondheim bydrift, avdeling veg Formål og forretningsmessige behov Kjerneoppgavene til avdeling veg i Trondheim bydrift omfatter forvaltning, drift og vedlikehold av veganlegg i Trondheim kommune. I dette avsnittet beskrives hovedprosessen «Forvaltning, drift og vedlikehold av veganlegg». Prosessen omfatter alle oppgaver og rutiner som utføres fra tildeling av oppdraget til oppdraget er ferdig levert. Formålet med prosessen er å tilrettelegge en trygg og sikker ferdsel for trafikantene. Når et nytt veganlegg er ferdig bygd, skal Trondheim bydrift ivareta verdien av «eiendelen», det vil si å utføre drift- og vedlikeholdstiltak slik at vegen fungerer slik den er tiltenkt og i henhold til forventet kvalitetsnivå Innhold i hovedprosessen forvaltning, drift og vedlikehold av veganlegg Prosessen starter med at det kommer en arbeidsordre eller at det tildeles et oppdrag. Dette kan for eksempel være klage fra en innbygger eller kunde, eller en egenprodusert arbeidsordre. En arbeidsordre kan for eksempel være en rapport generert fra Vegregisteret, hvor man har markert alle veger med behov for oppgraderinger eller registrert behov for endringer. Etter at oppdraget er tildelt, vil det foretas en overordnet planlegging av oppdraget i henhold til instruks. Deretter må oppgavene prioriteres, før det utføres en mer detaljert planlegging av hver enkelt oppgave. Etter at oppgavene er gjennomført, må de dokumenteres. Siste del av prosessen er å kontrollere arbeidet som er utført og deretter lukkes saken. Oppdraget er utført i henhold til arbeidsordre.

12 3.2.3 Diagram hovedprosess: overordnet prosessflyt: Innhold i delprosesser nivå 2 Etter at oppdraget er tildelt, kreves det først en overordnet planlegging av oppdraget i henhold til instruks. Oppdraget må avgrenses og det må kartlegges hvilken kompetanse og kapasitet som kreves for å utføre oppdraget. Dersom avdelingen har kompetanse til å utføre oppdraget men ikke kapasitet, legges oppdraget i kø for videre prioritering. Beliggenhet må også kartlegges, slik at oppgaver som skal utføres på samme sted, kan utføres samtidig dersom det er hensiktsmessig. Eierforholdet avklares slik at oppdragets rammer blir riktige. Videre foretas det en befaring av vegien for å avklare status og oppdragets omfang. Det må tas stilling til om vegens tilstand krever en reparasjon eller ikke, og eventuelt hvilke tiltak som må utføres for å få vegen opp på påkrevd kvalitetsnivå med hensyn til trafikksikkerhet. Dersom det ikke kreves noen reparasjon, sendes det en tilbakemelding til kunde (dersom det har kommet inn en klage som utløste oppdraget) om at det ikke vil bli utført noen videre handling i første omgang. Dersom det kreves reparasjon, tas dette med videre under planleggingen av oppdraget. Det må deretter gjøres en vurdering av prioritering mot økonomi og de samlede oppgavene ut fra hva som haster å gjøre først. Deretter må oppgavene som skal gjennomføres prioriteres ut fra alvorlighetsgrad og budsjett. Noen oppgaver må også utføres for at andre oppgaver kan påbegynnes. Enkelte oppgaver må gjøres på våren, for eksempel å så gress, mens andre oppgaver skal gjøres på andre tidspunkt. Neste steg er å foreta en mer detaljert planlegging av oppdraget med sluttdato, ressursbehov og kostnadskalkyler. I noen tilfeller må det også planlegges å sette opp varsler ved trafikkområdet slik at arbeidet kan utføres uforstyrret. Det må settes opp arbeidsvarslingsskilt, og eventuelt sendes inn en gravesøknad, samt at HMS-rutiner må gjennomgås. Det må utarbeides arbeidsordrer, og det må tas stilling til hvem som skal utføre jobben. Når interne ressurser er tilgjengelige, sendes det en arbeidsordre til vedkommende. Deretter må det bestilles utstyr fra avdeling Maskin og transport. Dersom det ikke er interne ressurser tilgjengelig, må saken sendes videre til anskaffelsesbehandling. Når den detaljerte planleggingen er ferdigstilt, kan arbeidet påstartes. Det er viktig at arbeidet dokumenteres, blant annet med bilder og beskrivelser av hva som er gjort. I sluttfasen av oppdraget vil arbeidet avsluttes, varslinger og lignende fjernes. Deretter foretas det en kontroll for å ta en avsjekk om oppdraget er utført i henhold til bestilling. Dersom det ikke er utført i henhold til bestilling, må dette registreres som avvik og videre følges opp. Dersom alt er utført i henhold til ordre, sendes det en tilbakemelding til oppdragsgiver at jobben er utført, samtidig som det rapporteres internt. Saken kan lukkes, og oppdraget er utført. Resultatet av prosessen, er at oppdraget er ferdig levert i henhold til ordre, og at vegen er i tilfredsstillende stand med hensyn til trafikksikker bruk.

13 3.2.5 Diagram nivå 2 detaljert prosessflyt: 3.3 Hovedprosess «Forvaltning, drift og vedlikehold av Høvringen renseanlegg» Trondheim Bydrift, avdeling Vann og avløp Formål og forretningsmessige behov Bydrift har flere vann- og avløpsanlegg i Trondheim kommune som krever drift og vedlikehold. Et eksempel er Høvringen avløpsrenseanlegg som behandler avløpsvann fra 2/3-deler av Trondheim by. Dette omfatter sentrum og sør- og vestlige bydeler. Høvringen renseanlegg skal bidra til rent vann i Trondheimsfjorden Innhold i hovedprosessen Hovedprosessen «drift og vedlikehold av Høvringen renseanlegg» starter med at det utstedes en arbeidsordre over planlagt drift og vedlikehold av renseanlegget som sendes til avdelingen vann og avløp fra prosjektledere i Bydrift. Det utføres først en prioritering av hvilke oppgaver som må utføres først. Oppdraget planlegges nærmere i detalj før det kontrolleres at det foreligger en signert «Sikker jobbanalyse (SJA)» av den som skal utføre jobben. Deretter utføres drift- og vedlikeholdsoppgavene i henhold til instruks. Etter at arbeidet er utført, dokumenteres det. Deretter lukkes saken, og arbeidet er utført. Formålet med prosessen, er at drifts- og vedlikeholdsoppgavene er utført på renseanlegget i henhold til instruks Diagram nivå 1 overordnet prosessflyt:

14 3.3.4 Innhold i delprosesser nivå 2: Etter at en arbeidsordre, som viser oversikt over drifts- og vedlikeholdsoppgaver av Høvringen renseanlegg er mottatt, må det foretas en prioritering av hvilke oppgaver som skal utføres først. Dette kan innebære prioritering innenfor budsjett, eller med hensyn til viktighetsgrad. Videre, må oppdraget planlegges mer i detalj. Dette innebærer å kartlegge antall ressurser og hvilket utstyr som trengs for å utføre oppdraget. Det kontrolleres om avdelingen har ledig kapasitet og tilgjengelig kompetanse for å få gjennomført oppgavene. Dersom tilgjengelige ressurser og kompetanse finnes, må disse bestilles. Dersom det ikke er ledige ressurser tilgjengelig på tidspunktet hvor oppgavene skal utføres, må det innhentes eksternt (enten innhente fra et firma eller entreprenør kommunen har rammeavtale med, underleverandører, eller via en anbudsprosess). Etter at ressurser og utstyr er på plass, sendes det ut instruks til den som skal utføre oppgavene. Det må i tillegg innhentes en «sikker jobbanalyse» (SJA) fra den som skal utføre jobben, for å sikre at utfører er inneforstått med eventuelle risikoer jobben kan medføre og kan ta nødvendige forhåndsregler ved gjennomføring av oppgavene. Neste steg er å foreta en kvalitetssikring av at det foreligger en signert «sikker jobb analyse» (SJA) av den som skal utføre jobben. Dersom det ikke foreligger, må dette innhentes før prosessen kan fortsette. Dersom det foreligger, kan oppgavene påbegynnes. Drifts- og vedlikeholdsoppgavene utføres i henhold til instruks, for så å dokumenteres. Det vil i etterkant utføres en kontroll av at arbeidsoppgavene er utført i henhold til arbeidsordren. Dersom alt er i orden, vil det rapporteres «OK» og saken vil deretter lukkes. Dersom det blir avdekket avvik på arbeidet som er utført, må det registreres i en oppfølgingsordre (mangel-liste). Denne ordren er «ferdig planlagt» og oppgavene må utføres og dokumenteres. Dersom alt er gjort i henhold til ordre rapporteres det «OK» og saken kan lukkes. Resultatet av denne prosessen er at drifts- og vedlikeholdsoppgavene av et drifts- og vedlikeholdsobjekt i renseanlegget er utført i henhold til arbeidsordre Diagram nivå 2 detaljert prosessflyt:

15 3.4 Hovedprosess «Forvaltning, drift og vedlikehold av vegbane - snømåking» Trondheim Bydrift, avdeling Maskin og transport Formål og forretningsmessige behov Avdelingen «Maskin og transport» i Bydrift, er en enhet på «sidelinjen» av Bydrift som leverer tjenester til de andre avdelingene i Trondheim bydrift. De leverer blant annet utstyr til leie (med mannskap), og utfører tjenester innen drift og vedlikehold som brøyting og strøing av veg, gressklipping og lignende. I tillegg leverer avdelingen verkstedtjenester, herunder reparasjon av både eget og eksternt utstyr. Maskin og transport har et forvaltningsansvar for alt utstyret de eier. Utstyret skal vedlikeholdes jevnlig. De har også et lager av mindre utstyrsdeler, beredskapslager og arbeidsklær. Ofte mottar de bestillinger på reservedeler som må leveres på kort varsel. Det er også behov for et lagerstyringssystem som kan vise lagerstatus og historikk på bestillinger. Formålet med prosessen er å drifte og vedlikeholde vegbanen slik at den er trygg og brukervennlig for trafikantene som skal kjøre på den Innhold i hovedprosessen drift og vedlikehold av vegbane- snømåking Hovedprosessen «drift og vedlikehold av vegbane - snømåking», starter med at avdeling Maskin og transport mottar en bestilling på oppdrag. Bestillingen kan for eksempel komme fra en annen avdeling i Trondheim bydrift. Første steg er å gjennomføre en overordnet planlegging av oppdraget. Deretter må det vurderes når oppgaven skal utføres, det vil si prioriteres. Videre foretas det en detaljert planlegging av oppdraget. Etter at jobben er utført, må det dokumenteres. Oppdragsleder kontrollerer at oppdraget er utført, og deretter lukkes saken Diagram nivå 1 overordnet prosessflyt: Innhold i delprosesser nivå 2- drift og vedlikehold av vegbane- snømåking Under den overordnede planleggingen, må først behovet for ressurser og utstyr kartlegges. Det må også foretas en kontrollsjekk av lagerstatus. Dersom det mangler deler som er nødvendig for å utføre oppdraget, må disse bestilles straks. Dersom utstyr og ressurser er tilgjengelig, må også de bestilles. Dersom ressurser og utstyr ikke er tilgjengelig til rett tid, må de innhentes fra underleverandør. Neste steg er å prioritere dagens (eventuelt ukens) arbeidsoppgaver. Det foretas en detaljert planlegging, hvor det utarbeides en instruks som sendes sjåføren. Her må det oppgis hvilken veg oppdraget gjelder, og kontaktopplysninger til kunde dersom det er aktuelt at sjåføren henvender seg direkte til kunde. Neste steg er å utføre oppdraget i henhold til arbeidsordren. Deretter dokumenteres utført arbeid ved at det hakes ut i Symfonikel (skybasert arbeidsverktøy). Oppdragsleder vil se at jobben er haket ut, og lukker deretter saken. Oppdraget er utført, det vil si snømåking av vegbanen er ferdig utført i henhold til instruks. Vegbanen kan tas i bruk av trafikantene.

16 3.4.5 Diagram nivå 2 detaljert prosessflyt: