Endret fremdrift, økte investeringskostnader og driftsmessige konsekvenser knyttet til Sølvsuper helse- og velferdssenter og Hunstad kirke

Transkript

1 Eiendomskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 12/27 Komitè for levekår /159 Formannskapet Bystyret Endret fremdrift, økte investeringskostnader og driftsmessige konsekvenser knyttet til Sølvsuper helse- og velferdssenter og Hunstad kirke Sammendrag Prognosene pr viser at Sølvsuper helse- og velferdssenter vil koste 358 mill. kroner og ferdigstilles i tidsrommet mai-juli 2013 mens Hunstad kirke vil koste 84 mill. kroner og ferdigstilles i juli Prosjektene anbefales fullført. Dette innebærer at finansiering av merkostnadene tas opp i forbindelse med behandlingen av Budsjett 2013, Økonomiplanen Driftskonsekvensene og kompenserende tiltak som følge av senere ferdigstillelse av Sølvsuper helse- og velferdssenter belyses i forbindelse med budsjett Det anbefales at administrasjonen iverksetter en uavhengig gjennomgang av prosjektenes organisering og gjennomføring når prosjektene er ferdigstilt. Saksopplysninger Denne saken omhandler både Sølvsuper helse- og velferdssenter og Hunstad kirke da prosjektene har en rekke sammenfallende problemstillinger. Sølvsuper helse- og velferdssenter Tidligere vedtak og status i byggeprosjektet pr I budsjett 2010, økonomiplan var det avsatt 355 mill. kroner til bygging av Sølvsuper helse- og velferdssenter. På dette grunnlag ble prosjektet sendt ut på anbud. Innkomne anbud avspeilet en gunstig markedsituasjon der og da. Spesielt på den største entreprisen. Kostnadsrammen ble etter dette regulert ned til 305 mill. kroner, og byggearbeidene ble igangsatt i juni 2010 med forventet ferdigstillelse i juli Side37

2 I tertial nr. 2 i 2011 ble det meldt at et firma i prosjekteringsgruppen gikk konkurs i juni 2011, og at dette ville føre til økte kostnader og forsinket fremdrift. Videre at det ville ta lang tid å få oversikt over netto merkostnader. Ny antatt ferdigstillelse november I PS 12/30 aksepterte formannskapet et forlik med Skanska for dekning av ineffektiv produksjon og forsinkelser som følge av dette. Kravet var forhandlet ned fra 33 mill. kroner til 22,2 mill. kroner og dekket alle forhold som partene kjente til ved underskrivelse av forliksavtalen. Sluttprognose etter dette var 324 mill. kroner. Ny antatt ferdigstillelse var nå mars 2013 og uteanlegget i juni I 1. tertial 2012 ble det rapportert at det var blitt avdekket ytterligere prosjekteringsfeil, slik at sluttkostnadene må forventes å øke ytterligere ut over de 324 mill. kroner som var rapportert i PS 12/30. Prognosene pr er nå at Sølvsuper helse- og velferdssenter vil koste 358 mill. kroner og ferdigstilles i tidsrommet mai-juli Litt om hendelsesforløpet Etter forutgående anbudskonkurranse engasjerte Bodø kommune i oktober 2007 en prosjekteringsgruppe bestående av U2 Arkitekter AS, Plan-Evo AS og ÅF-Consult AS til prosjektering av Sølvsuper Helse og velferdssenter fra skisseprosjekt til ferdig bygd. Kontrakten inkluderte blant annet utarbeidelse av beskrivelser og tegninger av en slik kvalitet at anbyderne hadde tilstrekkelig opplysninger til å kunne forstå hva oppdraget gikk ut på, og dermed prissette det. I byggefasen skulle det fortløpende utarbeides egne arbeidstegninger som var så detaljert og målsatt at entreprenørene kunne gjøre nødvendige bestillinger og foreta all bygging som tenkt av de prosjekterende. Leveransen av arbeidstegninger måtte koordineres med fremdriftsplan for byggearbeidene. Det viste seg etter hvert at prosjekteringsgruppen ikke klarte å levere arbeidstegninger fort nok iht. fremdriftsplanen for byggearbeidene og at tegningene ofte inneholdt feil. Det ble oppdaget mange prosjekteringsfeil, noen av disse vesentlige, samt manglende prosjektering. Da Plan-Evo AS meldte oppbud 1. juni forverret dette situasjonen betraktelig, da det ble tilnærmet stopp i tegningsleveranser. Det ble nå umulig å holde fremdriftsplanen og å unngå store tilleggskostnader. Hovedfokus etter konkursen var å redusere skadevirkningene ved å holde mest mulig av byggeproduksjonen i gang, da en stopp på byggeplassen ville få store konsekvenser. Rent juridisk var Bodø kommune som byggherre ansvarlig overfor entreprenørene for manglende leveranser og feil forårsaket av prosjekteringsgruppen. Produksjonen av arbeidstegninger tok seg etter hvert opp. Økonomiske krav og krav om tillegg i tid fra entreprenørene ble håndtert parallelt med at byggearbeidene fortsatte. Forliksavtalen med Skanska ble inngått i februar Det var da etablert en omforent fremdriftsplan for videre- og fullføring av prosjektet til forventet sluttkostnad på 324 mill. kroner med en ferdigstillelse i mars Dessverre viste det seg snart(april 2012) at prosjekteringsgruppen ikke klarte å følge opp avklaring av prosjekteringsfeil og tegningsleveranse til byggeplassen iht. den nye fremdriftsplanen, pluss at det Side38

3 stadig dukket opp nye prosjekteringsfeil og områder som ikke var prosjektert. Alle ressurser ble rettet inn på å håndtere situasjonen med minst mulig tilleggskostnader og minst mulig tillegg i tid. Kostnadskonsekvenser Det har hele tiden vært jobbet med å ha en best mulig oversikt over kostnadsbildet, for å ha en mulighet til å ta de riktige beslutningene. Dette har vært svært krevende da det hele tiden har blitt avdekket nye feil og mangler. Merkostnadene skyldes i hovedsak en kombinasjon av Ineffektiv produksjon for entreprenørene som følge av manglende tegningsleveranser til byggeplass Endring av innbygde løsninger som viste seg å være feilprosjektert. Dyrere løsninger som følge av at prosjekterte løsninger måtte endres, da de ikke var gjennomførbar. Mangler i anbudsmaterialet/manglende prosjektering. Forlenget byggetid Økte ressurser til byggherrens administrasjon av prosjektet. Sluttprognoser pr er 358 mill. kroner. I prognosen er det lagt inn en reserve på 5 % av verdien av gjenstående arbeider. Det er ikke lagt inn reserve til å håndtere evt. ytterligere økonomiske krav som ikke er kjent. Det er fortløpende meldt regresskrav overfor prosjekteringsgruppen. I dette prosjektet er en erstatning begrenset til ca. 11 mill. kroner. Hvis det kan bevises at prosjekteringsgruppen har utøvd grov uaktsomhet gjelder ikke en slik begrensning. Fremdrift Etter forliket med Skanska i februar 2012, har det vært arbeidet mot en ferdigstillelse i mars Pr. juni 2012 var prosjektet 10 uker forsinket. Det har derfor vært prøvd med ulike kompenserende tiltak uten at dette har hatt særlig effekt. Det vurderes som lite sannsynlig at man vil få en fremdriftsgevinst ved å iverksette forseringstiltak nå, og stor sjanse for at byggherren pådrar seg ytterligere merkostnader ved en slik forsering. Denne vurderingen deles også av Skanska som er koordinator av fremdriften på byggeplassen. Prognoser pr tilsier ferdigstillelse i tidsrommet mellom slutten av mai og begynnelsen av juli Konsekvenser for tjenesteproduksjon i HS-avdelingen Samhandlingsreformen trådte i kraft fra januar Sølvsuper helse- og velferdssenter er et viktig redskap i håndtering av reformen, og skulle stå ferdig i juli Da det i februar 2012(PS 12/30 i f.skap) ble klart at Sølvsuper ikke ville være ferdig før i slutten av mars 2013 ble det satt i verk kompenserende tiltak. Tildelingskontoret har lenge meldt om kapasitetsbrist, noe som er synlig gjennom økt bruk av dobbeltrom til langtidsplasser og at hjemmetjenestene har vedtakstimer langt utover tildelt budsjettramme. Tilbudet er for noen på grensen av det forsvarlige. Det er spesielt utfordrende å gi demente et forsvarlig tilbud. Ansatte arbeider under høyt press og flere i dårlige og uegnede lokaler. Det er stor motivasjon i arbeidet med forberedelse av oppstart av ny virksomhet. Det krever stor oppmerksomhet å sikre at medarbeiderne klarer å stå i dette presset og holde motivasjonen oppe. Det vises for øvrig til Tertialrapport 1/ PS 12/94. Side39

4 Som redegjort for i denne sak er prosjektet nå ytterligere forsinkelser med 2-4 måneder. Det kan ikke startes opp drift av en slik stor institusjon i mai juli, like før eller i ferieavvikling. Som en konsekvens av dette er driftsstart utsatt til september Avdelingen må derfor håndtere en presset situasjon 5 måneder lengre. Hunstad kirke Tidligere vedtak og status i byggeprosjektet pr Prosjektkostnadene etter detaljprosjekt var beregnet til 68,75 mill. kroner. I PS 10/73 vedtok formannskapet at prosjektet skulle bearbeides ytterligere med sikte på kostnadsreduksjoner og deretter sendes ut på anbud. Dette ble gjort. I budsjett 2011, økonomiplan ble det avsatt 65 mill. kroner til bygging av Hunstad kirke. Totale prosjektkostnader etter anbud viste 66,2 mill. kroner. Byggearbeidene ble da startet opp i april 2011 under den forutsetning at prosjektet ble fullfinansiert i behandlingen av budsjett 2012, økonomiplan (Noe som ble vedtatt). Forventet ferdigstillelse var mai I tertial nr. 2 i 2011 ble det meldt at to firma i prosjekteringsgruppen var gått konkurs(det ene i juni og det andre i september), og at dette ville føre til økte kostnader og forsinket fremdrift slik at kostnadsrammen neppe vil holde og ferdigstillelse i mai 2012 ikke vil nås. I 1. tertial 2012 ble det rapportert at forventede sluttkostnader var 73,7 mill. kroner med forventet ferdigstillelse i mars Prognosene pr er at Hunstad kirke vil koste 84 mill. kroner og ferdigstilles i juli Litt om hendelsesforløpet Etter forutgående anbudskonkurranse, engasjerte Bodø kommune i juni 2009 U2 Arkitekter til å utføre arkitektarbeidene på Hunstad kirke og en prosjekteringsgruppe bestående av Plan-Evo AS, Knut F. Jenssen AS og ÅF-Consult AS til øvrig prosjektering. Tilsvarende som for Sølvsuper viste det seg snart at de prosjekterende ikke klarte å levere arbeidstegninger fort nok iht. fremdriftsplanen og at tegningene ofte inneholdt feil. Det ble avdekket prosjekteringsfeil og manglende prosjektering. Da Plan-Evo AS meldte oppbud 1. juni og Knut F. Jenssen AS 6. september forverret dette situasjonen betraktelig. Administrasjonsfløyen ble etter hvert tilnærmet ferdig. På kirkedelen var det lenge liten fremdrift. Avklaringer vedrørende prosjekteringsfeil og manglende prosjektering vedrørende de bærende konstruksjoner i kirkedelen tok sin tid. Disse ble etter hvert løst, slik at nødvendige bestillinger ble gjort og arbeidene kunne gjenopptas igjen i august Kostnadskonsekvenser/fremdrift/drift I det alt vesentligste er årsaken til merkostnadene i prosjektet tilsvarende som for Sølvsuper. Sluttprognoser pr er 84 mill. kroner. I prognosen er det lagt inn en reserve på 5 % av verdien av gjenstående arbeider. Det er ikke lagt inn reserve til å håndtere evt. ytterligere økonomiske krav som ikke er kjent. Det er fortløpende meldt regresskrav overfor prosjekteringsgruppen. I dette prosjektet er en erstatning begrenset til ca. 9 mill. kroner. Hvis det kan bevises at prosjekteringsgruppen har utøvd grov uaktsomhet gjelder ikke en slik begrensning. Side40

5 Prognoser pr tilsier ny ferdigstillelse i juli Kirkevergen opplyser at det ikke medfører vesentlige problemer at det blir senere oppstart av driften. Vurderinger Økonomiske konsekvenser - investeringer Det er vanlig praksis å fullføre igangsatte prosjekter før nye startes opp. Dette må også gjelde for Sølvsuper helse- og velferdssenter og Hunstad kirke. Begge prosjektene fullføres neste år. Det vil ikke foreligge avklaring av kommunes regresskrav og dermed erstatningsbeløp for noen av prosjektene i Dette innebærer at merkostnadene i sin helhet må finansieres over kommunens investeringsbudsjett i Dette vil få konsekvenser for det øvrige investeringsbudsjettet. Økonomiske konsekvenser - drift Utsatt ferdigstillelse av Sølvsuper helse- og velferdssenter vil medføre at det må gjennomføres kompenserende tiltak i tjenesteproduksjonen i 5 måneder til. Driftsmessige konsekvenser av dette belyses i forbindelse med budsjett Utsatt ferdigstillelse av Hunstad kirke vil ikke gi økte driftskostnader i 2013 som følge av dette. Driftsmessige konsekvenser - planlegging av drift av Sølvsuper helse- og velferdssenter Fremdriftsplanen i driftsplanleggingen med utlysning av stillinger og inngåelse av kostnadsbærende avtaler utsettes iht ny dato for driftsoppstart. Det gjennomføres et informasjonsmøte 3. oktober for medarbeiderne som i dag arbeider under høyt press i til dels uegnede lokaler og som skal flytte inn i Sølvsuper helse- og velferdssenter. Driftsmessige konsekvenser - tjenesteproduksjon i HS-avdelingen Helse- og sosialavdelingen har allerede iverksatt tiltak for å øke kapasiteten på institusjonsplasser som en konsekvens av den forsinkede oppstart av Sølvsuper helse- og velferdssenter. Korttidsavdelingen og Vollen sykehjem har økt med til sammen 10 korttidsplasser fra siste årsskifte. Ved Vollen sykehjem er det nå i tillegg etablert 6 langtidsplasser i 2012 (pr ). Øvrige institusjoner har måttet ta i bruk dobbeltrom og vi har en vedtaksvekst i hjemmetjenesten og et forbruk her som går utover den økonomiske ramme som bystyret har vedtatt. Det vises til Tertialrapport og informasjon til bystyret i møte 13. september. Som en følge av ytterligere utsettelse må flere kompenserende tiltak gjennomføres i 2013 utover de tiltak som planlegges på mellomlang og lang sikt i økonomiplanperioden. Tiltakene vil fremgå av rådmannens forslag til budsjett 2013/økonomiplan Konkret vurderer administrasjonen følgende mulige tiltak for 2013 i sin interne budsjettprosess; Fravik fra målet om at alle utskrivningsklare pasienter skal tas ut fra Nordlandssykehuset fra dag 1. Økt bruk av dobbeltrom i avdelingens sykehjem. Etablering av flere institusjonslignende tiltak i tjenestemottakeres eget hjem. Leie hotellrom/etasje for å gi et forsvarlig tjenestetilbud. Side41

6 Gjennomføring av byggeprosjektene Det har vært benyttet juridisk bistand i begge prosjektene, både ved utforming av anbudsmateriale, vurdering av anbud, krav om tillegg, krav om fristforlengelse, heving av kontrakt og andre relevante problemstillinger. Eksterne rådgivere har gått gjennom sentrale elementer av anbudsmaterialet før utsendelse, og korrigeringer er foretatt. Etter hvert som problemene har økt og blitt tydelig og har prosjektadministrasjonene blitt styrket betydelig ved innleie av ekstern kompetanse med nødvendig kapasitet. Når prosjekter ikke går etter planene settes prosjektets organisering og rutiner for håndtering på prøve. Erfaringstilbakeføring blir da spesielt viktig. Det bør derfor foretas en uavhengig gjennomgang av begge prosjektene etter at de er ferdigstilt for å hente ut dette potensialet. Konklusjon og anbefaling Prosjektene fullføres i henhold til vedtatte planer, slik at driften av Sølvsuper helse- og velferdssenter starter i september 2013, og at Hunstad kirke ferdigstilles i juli Finansiering av merkostnadene tas opp i forbindelse med behandlingen av Budsjett 2013, Økonomiplanen HS-avdelingen belyser driftskonsekvensene og kompenserende tiltak i forbindelse med budsjett Administrasjonen iverksetter en uavhengig gjennomgang av prosjektets organisering og gjennomføring når prosjektene er ferdigstilt. Forslag til innstilling Forsinkelsene i prosjektene Sølvsuper helse- og velferdssenter og Hunstad kirke tas til etterretning. Prosjektene fullfinansieres i budsjett Erstatningsbeløp går til ekstraordinær nedbetaling av kommunens øvrige gjeld. Rolf Kåre Jensen Rådmann Ingunn Lie Mosti Kommunaldirektør HSavdelingen Thor Arne Tobiassen Eiendomssjef Side42

7 Saksbehandler: Erik Pedersen, Eiendomskontoret, Mona Karlsen, HS-avdelingen Trykte vedlegg: Ingen. Utrykte vedlegg: Ingen. Side43