PROSJEKTPLAN for Odda slår gnister et 2 årig prosjekt for - utvikling av Smelteverkstomta - næringsutvikling i Odda kommune

Transkript

1 PROSJEKTPLAN for Odda slår gnister et 2 årig prosjekt for - utvikling av Smelteverkstomta - næringsutvikling i Odda kommune Odda kommune - prosjektplan pr

2 Innholdsfortegnelse 1. MÅL OG RAMMER s OMFANG OG AVGRENSNING s ORGANISERING s BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER s RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING s GJENNOMFØRING s ØKONOMI s KONTRAKTER OG AVTALER s AKTUELLE DELPROSJEKT, p.t. s. 11 Prosjektplanen vil være et levende dokument. Dette er prosjektplanen per Utarbeidet av: ass.rådmann Rannveig Mogren Kvalitetssikret av: - leder av utviklingskomiteen Bjørn Vivelid - prosjektansvarlig Nils Petter Freim Prosjektplan 2

3 1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn En sentral oppgave for Odda kommune er å jobbe inn mot statlige myndigheter m.fl. for å få samarbeidsparter og finansiering til å rydde opp i forurensingen og avklart eiendomsforhold for Smelteverkstomta. Dette er en forutsetning, i tillegg til reguleringsplanen, for å komme videre med byutvikling og nye aktiviteter på Smelteverkstomta Å arbeide for å få planlagt arealbruken, avklart eierforholdene og få ryddet, rensket og revet, er altså en forutsetning for ny aktivitet og utvikling. Vi trenger partnere og penger. Derfor er det viktig å intensivere arbeidet med å profilere Odda, og få fram ressursene og mulighetene vi har, og behovet for hjelp. Viktige arbeidsoppgaver overfor samarbeidsparter, beslutningstakere og bevilgende myndigheter er derfor informasjon og profilering. Smelteverkstomta blir deretter vårt viktigste virkemiddel for å komme videre i arbeidet med å videreutvikle kommunen og byen (og regionen) som en meningsfull arena for handel, næringsvirksomhet, offentlige tjenester, arena for fritidsaktiviteter inne og ute, og kulturopplevelser vedtok utviklingskomiteen følgende målsetting: Med framtiden i sentrum: - fra Smelteverkstomta til den nye bydelen Lindeparken (el.l.) Målsettingen: Odda skal bli mer attraktiv både estetisk og funksjonelt. Smelteverkstomta er vårt viktigste virkemiddel for å komme videre i arbeidet med å videreutvikle kommunen og byen som en meningsfull arena for handel, næringsvirksomhet, offentlige tjenester, arena for fritidsaktiviteter inne og ute, og kulturopplevelser. Bykjernen i Odda må bli et helhetlig sentrum der Smelteverkstomta er en naturlig del. Dette oppnås best ved å skape aktiviteter i byrommene, og ved å utbygge og videreutvikle bygg og anlegg. Estetikk, trygghet og miljø skal danne grunnlag for den videre utbyggingen. Utviklingskomiteen vedtok også at arbeid med næringsutvikling og planlegging av utnyttelse av Smelteverkstomta organiseres som et eget prosjekt. I sitt møte 26. april 2006 vedtok utviklingskomiteen en prosjektskisse med mandat og organisering. Det er denne som danner utgangspunktet for denne prosjektplanen. Det vil også bli utarbeidet en fremdriftsplan for prosjektets ulike faser / delprosjekt. 1.2 Prosjektmål Prosjektet skal få fram kvaliteter i Odda, det særegne, alle mulighetene og ressursene for aktivt å bruke dem til å styrke kommunens posisjon som en Prosjektplan 3

4 inspirerende kommune å - starte og drive reiselivs- og næringsvirksomhet i - lære, erfare og få ny kompetanse i - arbeide i - bo i - reise til Prosjektet vil forsterke kommunens innsats i forhold til regionale og nasjonale aktører, virkemidler og penger for opprydding og klargjøring av Smelteverkstomta til ny bruk. Hovedaktivitetene i prosjektet er derfor: Koordinere og prioritere kommunens innsats i forhold til regionale og nasjonale aktører, virkemidler og penger for å få ryddet og klargjort Smelteverkstomta til ny bruk, herunder å få avklart eiendomsforhold og problemstillinger knyttet til samferdsel, vernetiltak, sikkerhet, miljø og forurensing. Skape oppmerksomhet for å skape ny aktivitet og synliggjøre mulighetene på Smelteverkstomta. Tilrettelegge for næringsutvikling og etablering av flere, allsidige arbeidsplasser i Odda kommune. 1.3 Rammer Dette er et 2 årig prosjekt som går fra juni 2006, evt. når prosjektleder tiltrer. 2. OMFANG OG AVGRENSNING Samarbeidsforum. I Odda kommune har vi et annet stort prosjekt som går. Det er reiselivsprosjektet Odda i utvikling. Det kan være kontaktpunkter mellom disse prosjektene, jfr. mandat og målsettinger. Det er behov for å koordinere og samordne prosjektene. Det gjøres gjennom et samarbeidsforum: Odda i utvikling Koordinering/ samarbeidsforum PL Odda i utvikling PA Odda i utvikling PL Odda slår gnister PA Odda slår gnister Ordfører Rådmann Odda slår gnister Smelteverkstomta Prosjektplan 4

5 Plan- utvikling og driftsoppgaver Den kommunale organisasjonen har plan- og utviklingsoppgaver og driftsoppgaver som går fram av lov- og forskrifter, kommunestyrets delegasjon til rådmannen, målsettinger og oppdrag som går fram av kommunale styringsdokument. Det er viktig at prosjektansvarlig, prosjektleder og rådmann har et aktivt samarbeid for å avklare oppgaver og ansvar, til beste for prosjektet og kommunens øvrige oppgaveløsning. Avgrensning Dette prosjektet skal ikke arbeide med bedriftsutvikling av enkeltbedrifter, og skal heller ikke bidra til at enkelt bedrifter blir forfordelt eller favorisert på annen måte. I forhold til midler til næringsutvikling er det rådmannen som legger fram saker til utviklingskomiteen, som så fordeler midler fra næringsfondet. For ytterligere å klargjøre roller mellom prosjektet og kommunen for øvrig kan en si følgende: Odda kommune sin rolle er i hovedsak: Å levere tjenester av god kvalitet innenfor kjerneområdene når det gjelder drift: barnehage, skole, kultur- og fritidstilbud, turistinformasjon, helse, pleieog omsorg, tekniske tjenester som tilrettelegging av tomter/areal, veier, vann, avløp og renovasjon. Å levere tjenester av god kvalitet innenfor forvaltningsområdet: planlegging, tilrettelegging (infrastruktur), saksbehandling innen plan- og byggesaker, landbrukspørsmål og miljøspørsmål. Veiledning og rådgiving inn mot kommunale / offentlige tjenester og virkemiddelapparat Å gi relevant og god informasjon til ulike målgrupper 3. ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig: Nils Petter Freim (H), valgt av utviklingskomiteen. Den prosjektansvarlige har sammen med utviklingskomiteen ansvaret for økonomien i prosjektet. Prosjektansvarlig har ansvar for kvalitetssikring av prosjektet, og for møteledelse i styringsgruppen. Prosjektleder: 100% stilling som prosjektleder blir lyst ut med snarlig tiltredelse. Ansettelsesutvalget ansetter, jfr. ansettelsesreglementet, i samråd med prosjektansvarlig og leder av utviklingskomiteen. Prosjektplan 5

6 Prosjektleder skal: Ha det operative ansvaret for prosjektet knyttet til Smelteverkstomta, og - initiere, samordne og følge opp tiltak - bygge og utvikle nettverk, - være en kontaktperson inn mot stat/fylkeskommune/samarbeidsparter som har virkemidler, ved å skrive søknader, gjøre avtaler og planlegge besøk, drive oppsøkende virksomhet Skal synliggjøre prosessen / prosjektet gjennom presse og foredrag Skal tilrettelegge profileringsmateriell og drive aktivt informasjonsarbeid Være rådgiver innenfor rammen av prosjektets arbeidsområde inn i planog utviklingsarbeid som pågår i kommunen Være i samråd med rådmannen - kommunens administrative kontaktperson / saksbehandler i forhold til Smelteverkstomta Være i samråd med rådmann og ordfører - kommunens drivkraft / kontaktperson i forhold til næringsutvikling i Odda 3.2 Prosjektgruppen Prosjektgruppen har som hovedoppgave å bistå prosjektleder med ideer og arbeidskraft, og gjennom sine nettverk og kompetanse bidra til oppmerksomhet, saksbehandling, oppgaveløsing og aktivitet. Prosjektgruppen vil i hovedsak bestå av ansatte i Odda kommune, utpekt av rådmannen. Prosjektgruppen vurderes fortløpende ut fra prosjektets ulike oppgaver i prosessen. Styringsgruppen gir bestillinger og formulerer oppdrag til rådmannen, som i samråd med prosjektleder løpende setter sammen team / arbeidsgrupper som vil dekke prosjektgruppens oppgaver. Som medlem av prosjektgruppen inngår også: 1 repr. fra VS2010 i Hardanger 1 repr. fra NVIM 3.3 Øvrige roller Oppdragsgiver prosjekteier Utviklingskomiteen, jfr. sak 30/06 i møte 26. april Prosjekteier har gitt mandatet, og valgt prosjektansvarlig. Prosjekteier skal informeres underveis, og behandle eventuelle endringer som oppstår. Prosjekteier er mottaker for den endelige sluttrapporten. Underveis kan det foreligge rapporter / saker fra enkelt prosjekt / deltema, som går til politisk behandling i komiteen / kommunestyret. Prosjektplan 6

7 Styringsgruppe Ordfører Toralv Mikkelsen, Ap Leder for utviklingskomiteen Bjørn Vivelid, Ap Gruppeledere i kommunestyre - Gard Folkvord, Ap - Einar Eriksen, SV - Jon Strand, Sp - Terje Kollbotn, RV - Margit Aga Jordal, V - Sigmund Rekkedal, Frp - Kjell Einar Nilsen, Dem. - Nils Petter Freim, H = prosjektansvarlig Odda bygg og eiendom KF, 1 repr. Rådmann Finn Kristoffersen SMB-gruppen i Odda, 1 repr. Bank/finansnæringen 2 repr. - 1 repr. fra Sparebanken Vest - 1 repr. fra DNB Innovasjon Norge, 1 repr. LO i Odda, 1 repr. Hardanger Vekst, 1 repr. I alt 18 stk. Styringsgruppens oppgave er i hovedsak å sikre framdrift, og være en aktiv bidragsyter og lobber. 3.4 Rådgivere og referanser Det er mange ressurspersoner det kan være aktuelt å knytte til seg som rådgivere. De blir knyttet til prosjektet etter hvert, på ulike tema, og i ulike faser av arbeidet. Det kan være fra miljø som: - industribedrifter i Odda - handelsstanden i Odda - kompetanse innen miljøvern - kompetanse innen byutvikling 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkt Når prosjektleder har tiltrådt, blir det så snart det er praktisk mulig gjennomført et møte i styringsgruppen for å avklare konkrete oppgaver, aktiviteter, ideer og profileringskonsept som grunnlag for en offensiv satsing videre, herunder blir framdriftsplan for ulike faser og delprosjekt framagt Mulig møtetidspunkt: September Prosjektplan 7

8 4.2 Oppfølging Det blir 2 møter i halvåret styringsgruppen, med fokus på status, framdrift og utfordringer Det blir til hvert møte i utviklingskomiteen og kommunestyre gitt en kort statusrapport i form av et notat (som melding) Prosjektansvarlig, prosjektleder og rådmann har løpende vurdering av prosjektet i forhold til andre saker/vedtak/planer som kan være av betydning for oppgaver i prosjektet. Dette meldes til styringsgruppe og / eller utviklingskomiteen som prosjekteier 4.3 Milepæler Ansettelse av prosjektleder medio juni Søknad om DA midler for å delfinansiere prosjektet Når prosjektleder er på plass skal det være et møte i samarbeidsforum mellom Odda I utvikling og Odda slår gnistrer Ca. september 2006: Møte i styringsgruppen og evt. fastsettelse av oppgaver og delprosjekt Handlingsprogram med økonomiplan/årsbudsjett 2007, - fastsetting av økonomiske rammer for prosjektet (kommunens andel) 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer Lage et godt opplegg for informasjon og profilering Skape oppmerksomhet om Odda: Få viktige aktører og beslutningstakere til Odda, eller få møte dem der de er Samordne krefter for felles satsing: vise at vi står sammen, vise hva vi har, hva vi vil og hva vi trenger hjelp med Evne til å bygge og utnytte nettverk Reguleringsplan for Smelteverkstomta Videreutvikle Odda som en næringsvennlig kommune 5.2 Kvalitetssikring God planlegging, og kondisjon til å gjennomføre planer og tiltak God samhandling mellom prosjektet og kommuneorganisasjonen for øvrig (både politisk og administrativ) Økonomiske ressurser for å følge opp satsinger 6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter Arbeide med å tilrettelegge Smelteverkstomta for annen virksomhet Sikre statlige midler for opprydding av forurensning og avfall Sikre hjelp for å få avklart eiendomsforhold og samarbeid om planer og tiltak, herunder samferdsel, vernetiltak, sikkerhet, miljø og forurensing Arbeide opp mot stat og investorer for å skape nye arbeidsplasser Prosjektplan 8

9 Følge opp strategi S1, S2 og S4 i Strategisk Næringsplan for Odda Tilrettelegge for næringsutvikling gjennom dialog og nettverksbygging med næringslivet og etablerere Samordne ulike lokale interesser og tiltaksressurser Sikre nåværende, og få lokalisert nye statlige arbeidsplasser i Odda Utarbeide innspill til strategisk næringsplan om bruk og prioriteringer nyttet til næringsareal og næringsutvikling Gjennom nettverksbygging og akkvisisjon profilere og skape oppmerksomhet for å skape ny aktivitet og synliggjøre muligheter på Smelteverkstomta. Være aktive på lobbing overfor ulike miljø som vi trenger drahjelp fra. For eksempel: * 5 statsråder og departement - kommunal og regionaldepartementet - miljøverndepartementet - næringsdepartementet - samferdselsdepartementet - kulturdepartementet *Stortinget; aktuelle komiteer og Hordalandsbenken *Riksantikvaren *SFT *Fylkeskommunen *Fylkesmannen *KS *Innovasjon Norge *Og andre miljø som kan sitte med kompetanse og virkemidler vi kan trenge 6.2 Tids- og ressursplaner Prosjektplanen vedtatt i utviklingskomiteen i april Faser og delprosjekt med angivelse av oppgaver, aktiviteter, ressursforbruk og ansvar blir satt inn et regneark etter møte i styringsgruppen i september Dette går også som beslutningsgrunnlag til handlingsplan med økonomiplan og årsbudsjett ØKONOMI Her må en - Stipulere kostnadstyper og størrelser. - Sette opp ett budsjett og en finansieringsplan. Prosjektets budsjett blir nærmere satt opp i forbindelse med møte i styringsgruppen i september Det er i budsjett 2006 satt av kr under kap. handlingsplan til strategisk næringsplan, pkt. Klargjøre Smelteverkstomta for ny aktivitet. Mye av dette er brukt til arbeidet opp mot Statens Forurensingstilsyn og elforsyning. Det står i underkant av kr ,- igjen av denne posten. Prosjektplan 9

10 Midler fra budsjett 2006 ved strategisk næringsplan tiltaksdelen, blir disponert til tiltak knyttet til prosjektet, herunder Lønnsmidler Presentasjoner i ulike format Utgifter til besøk, møter og representasjon Tapt arbeidsfortjeneste for folkevalgte Eksterne deltakere i styringsgruppen og prosjektgruppen blir ikke lønnet gjennom prosjektet. Her må det lages avtaler med hver enkelt arbeidsgiver som sikrer at deltakerne deltar uten at Odda kommune går inn med lønn/konsulenthonorar. Prosjektet blir søkt prioritert når budsjett 2007 og handlingsprogram med økonomiplan blir behandlet. Utviklingskomiteen har vedtatt at det snarlig blir fremmet en søknad om tilskudd til prosjektet på kr. 1.5 mill. fra DA midlene (kompensasjonsmidler for arbeidsgiveravgift) som regionen får refundert. En viktig oppgave for prosjektet / prosjektleder er å skaffe finansiering til prosjektets utfordringer, oppgaver og aktiviteter. 8. KONTRAKTER OG AVTALER - evt. avtaler med prosjektmedlemmene - evt. avtale med arbeidsgivere mht hvilke ressurser de skal stille med, når og hvor lenge - evt. kontrakter med leverandører av produkter og tjenester. Prosjektplan 10

11 9. AKTUELLE DELPROSJEKT p.t. Smelteverkstomta, status og utfordringer, strategier og tiltak - eiendomsforhold - reguleringsplan (og kommunedelplan for sentrum) - forurensing og rydding - bevaring og vern - framtidig bruk av bygg - skaffe samarbeidsparter og finansiering Utarbeide lobbe-opplegg og informasjonsstrategi - Smelteverkstomta - målgrupper og deltaker - lage presentasjoner Næringsutvikling i Odda kommune - rullere strategisk næringsplan - med utgangspunkt i en SWOT-analyse - foreslå strategier, tiltak, ansvar og finansiering Odda en næringsvennlig kommune - utarbeide opplegg for bevisstgjøring, forbedring, kompetanseutvikling - utarbeide serviceerklæringer - utarbeide informasjon ( og profileringsmateriell Prosjektplan 11