Rapport Hvor er næringen og de utførende i dag ift. sine produktsøk- og logistikkløsninger?

Transkript

1 Rapport Hvor er næringen og de utførende i dag ift. sine produktsøk- og logistikkløsninger? Byggevareindustriens digitale forum 9. November 2016 Arne Malonæs

2 Arbeidsgruppen DiBK GS1 Innovasjon Norge Virke Byggevareindustrien (NHO) Norsk Teknologi /NELFO Bygg21 Olaug Hana Nesheim Knut Vala Tor Mühlbradt Bengt Herning/Helge Kokslien Øyvind Skarholt Oddvin Breiteig Arne Malonæs 2 Anvendelse av digitale muligheter til produktsøk og logistikk

3 Bakgrunn og motivasjon Rapporten «Effektivare varuförsörjning» fra 2014 i Sverige: Viser en besparelse på mer enn 6 milliarder SEK for de 6 største entreprenørene ved innføring av digital samhandling og mer effektiv byggeplasslogistikk. (inklusive samarbeidspartnere) Det er også avdekket at 2 av leveransene til byggeplass kommer for sent. Tilleggseffekter: 2 kortere byggetid 5 mindre håndteringskostnader 3 Anvendelse av digitale muligheter til produktsøk og logistikk

4 Kartlegging av produktsøk og logistikk i prosjekter Besøk på fire utvalgte byggeplasser 2 byggprosjekter + ett på hhv. elektro og rør. Intervjuer med 12 personer (prosjektledere, anleggsledere, baser) Kvalitativ undersøkelsesoppsett med samme grunnlag som Questback Questback: Totalt 64 svar fra 51 forskjellige selskap, fordelt på 35 svar fra selskap innenfor Bygg, 22 svar fra Elektro og 7 svar fra selskap innenfor Rør. Produktinformasjon Bestilling Leveranse Faktura Dokumentasjon Digitale verktøy og utveksling Annet (barrierer og forbedringspotensialet) 4 Anvendelse av digitale muligheter til produktsøk og logistikk

5 Prosjektkartlegging - hovedtrekk ved funnene (1) Størst forbedringspotensial har planlegging og koordinering i prosjektet Digitale verktøy som BIM og CoBuilders Project Exchange kan være nyttig, men det kreves kontinuerlig oppdatering av alle for å utnytte hele potensialet. Identifisering og dokumentasjon av byggevarer en «skinnprosess»? Erfaring med produkter gjør at behov for dokumentasjon under bygging og verdien av denne, er minimal I bestillings- og leveranseprosessen er vekting/optimalisering av variablene forventet monteringstid og kostnader viktige for bestilleren Det er etablert stor tiltro til at erfaring er det beste grunnlaget for mer effektive prosesser. Det betyr at det skal tydelige krav eller overordnet regulering til for å pushe folk over til nye arbeidsmåter Digitale verktøy verdsettes men blir ofte ofret på pragmatismens alter. Løsninger må først bevise praktisk merverdi, før de kan komme til å erstatte etablert manuell praksis. 5

6 Prosjektkartlegging - hovedtrekk ved funnene (2) Digitale verktøy som brukes er sjelden integrert med hverandre. For det første er flere av kjerne-aktivitetene fortsatt manuelle og digitale verktøy brukes mest for administrative prosesser. Fri deling av informasjon er ikke vanlig Mellommenneskelig relasjoner er viktig på byggeplassen og tungtveiende i valget av og samarbeid med leverandører og entreprenører Grossister og leverandører er viktige støttespillere for entreprenører også utover bare det å levere varer. Bl.a. er funksjon som mellomlager, produktspesialist og leverandør av produktsammenligning og -kunnskap nevnt som viktig Feil på produkter kan oppdages så sent som når produktet skal monteres og en kontrollprosess som avdekker alt ved mottak er vanskelig å gjennomføre. Prosessen for behandling av faktura utføres bare delvis på byggeplassen. Antatt kobling mellom varemottak, -kontroll og godkjenning av faktura er oftest en manuell håndtert prosess 6

7 Noen observasjoner Prosjektleder rollen er kompleks! Figuren til høyre illustrerer kompleksiteten rundt koordinering og informasjonsflyt som sentreres rundt prosjektlederen på prosjektet, basert på opplysninger som ble gitt 7

8 Noen observasjoner Fossefall eller smidig prosjektgjennomføring? Det er litt pussig at man på overordnet nivå forsøker å implementere en typisk fossefallsmodell for prosjektgjennomføring når andre bransjer (f.eks. IT-bransjen) satser på mer agile/smidige prosjektmodeller, eller i alle fall på hybride modeller.? Det er også verd å merke seg at selv om man på overordnet nivå i byggeprosjektene (hovedkontornivå) tenker at man styrer etter fossefallsmetoden, så styres byggeplassen langt mer agilt/smidig og pragmatisk for å sikre gode leveranser og utnyttelse av alle faggruppers kompetanse. 8

9 Sitater Om bestillinger per nettportal: «det tar meg bare 2-3 minutter maksimalt å skrive en liste og ringe, men når jeg må finne, bekrefte, finne, bekrefte [...] det tar mye lengre tid» Om varemottak: «Vi bruker ikke så mye tid på det. Vi stoler på at de leverer som de skal» 9

10 Questback - viktigste funn Generelt sett er graden av digitalisering i bransjen moderat. Løsninger som GTIN/GLN benyttes i liten grad, og en betydelig andel av bestilling, kontroll og fakturering skjer manuelt eller via Det er betydelige forskjeller mellom bransjene. Rør-bedriftene som har deltatt i undersøkelsen er generelt sett mer digitaliserte og bruker i større grad elektroniske systemer, spesielt i forhold til bygg Bestillinger gjøres i hovedsak fra byggeplass, og skjer fremdeles i betydelig grad via /telefon, spesielt for firma innenfor bygg Nærmere halvparten (47%) ser et stort eller svært stort potensiale for forbedring av identifikasjon og logistikk i prosjekter Mangler ved egne og/eller leverandørenes IT-systemer ses på som de største barrierene for videre utvikling. 1 av 3 opplever at de ikke har tilfredsstillende ITløsninger relativt til behovene 10

11 Halvparten av bedriftene benytter produktregister, men andelen varierer fra ca 1/3 i bygg til 2/3 i elektro og rør Har din bedrift et eget register over produkter, materiell, komponenter etc. som bestilles fra leverandørene, varehandelen eller grossister? 47% 36% 2 Vet ikke Nei Ja 48% 34% 64% 71% SOURCE : 11

12 Valg av produkter og leverandører gjøres på et bredt utvalg av kriterier, men rør benytter i større grad standardutvalg og rammeavtaler Hvordan bestemmer dere hvilke produkter og tilhørende leverandører som skal benyttes i prosjektet? % 66% 66% 5 86% 7 83% 64% % 32% Produktspesifikasjon Standardutvalg Rammeavtaler Tidligere brukte produkter/produsenter 2 31% 1 Anbefaling fra andre 22% 2 2 Annet (åpent spm, se neste slide) SOURCE : 12

13 Mens elektronisk bestilling/avrop er dominerende for elektro og rør, er epost viktigst for bygg I hvor stor grad bestilles/avropes produkter, materiell, komponenter etc. i byggeprosjekter... Per epost? Ved elektronisk bestilling? 33% 2 28% 41% % 16% 46% 44% 36% % 3% Sjelden Ganske ofte Ofte Svært ofte eller alltid Vet ikke 13

14 Bestilling/avrop skjer ganske ofte over telefon, men sjelden per brev I hvor stor grad bestilles/avropes produkter, materiell, komponenter etc. i byggeprosjekter... På telefon? Per brev? 3% 3% 26% 42% 5 71% 56% 46% 64% 86% 31% 18% 2 26% 3% 3% 38% 2% 3% 36% Aldri Ganske ofte Svært ofte eller alltid Sjelden Ofte 14

15 Bestillinger gjøres i all hovedsak på byggeplass, av prosjektleder, anleggsleder eller formann/bas Hvem gjør bestillinger i byggeprosjekter? % % 86% % 74% 64% % 31% 1 Innkjøpsavdeling Prosjektleder på byggeplass Anleggsleder Annet, se neste side SOURCE : 15

16 Identifisering av produkter via bransjestandarder eller lev.nr er betydelig vanligere for rør og elektro enn for bygg I hvor stor grad identifiseres produktene dere bestiller ved... Leverandørens artikkelnummer? 3% 3% 18% NOBB-nummer, NRL-nummer eller EFO-nummer? 8% 33% 4 42% 32% 17% 4 31% 26% 16% 2 27% 16% 2 3% 27% 11% Aldri Sjelden Ganske ofte Ofte Svært ofte eller alltid 16

17 Bygg benytter i stor grad tekst-beskrivelse til identifisering av produkter. GTIN/EAN benyttes i liten grad foreløpig i alle bransjer I hvor stor grad identifiseres produktene dere bestiller ved... GTIN (EAN-kode)? Kun tekstbeskrivelse? 8% 42% 34% 5 36% 37% 2 64% 28% 5 66% 41% 4 28% 18% Aldri Sjelden Ganske ofte Ofte 17

18 Ordrebekreftelse mottas oftest som pdf, men spesielt for rør er elektronisk bekreftelse også svært vanlig På hvilke måter mottar dere ordrebekreftelse fra leverandøren? % 94% 9 86% % 64% 5 54% % 11% 17% 13% 8% Elektronisk E-post (pdf) Telefon SMS Post Annet, noter... Mottar ikke ordrebekreftelse SOURCE : 18

19 Leveringsadresse angis nesten utelukkende som tekst GLN/strekkoder benyttes av ca av de spurte Hvordan angis leveringsadressene? 10 97% 97% % 3% 3% 3% Tekstbeskrivelse GLN nr. (Global Location Number) Strekkoder (f.eks QR-kode) Annet, noter... 19

20 Kontroll ved varemottak er oftest manuelt, men for bygg er bruk av strekkoder vanlig for ca 1/3. Samtidig rapporterer ca like mange at kontroll ikke gjennomføres i det hele tatt! Hvor ofte foretas kontroll av produkter i varemottak på byggeplass...? Ved scanning av strekkoder? Manuelt? Ikke i det hele tatt? 3% 3% 41% 37% 4 2% 3% 3% 2 26% 32% 2 2% 3% 1 17% 28% 26% 32% 38% 46% 27% 71% 4 46% 41% 11% 13% 17% 6% 6% 2 33% 26% 32% 1 13% 2% 11% Vet ikke Aldri Sjelden Ganske ofte Ofte Svært ofte SOURCE : 20

21 De vanligste utfordringene ved leveranser knyttet til forsinkelser og (spesielt for rør), forflytting av produkter på byggeplass med påfølgende problemer med å finne produkter når de skal monteres Hva er de vanligste utfordringene ved leveranser til og på byggeplass? % % 68% Forsinkede leveranser og manglende informasjon 8% For tidlige leveranser Mye forflytting av produktene på byggeplass 11% 1 26% 18% 2 Feilbestillinger Ødelagte produkter Vanskelig å gjenfinne produktene når de skal monteres 11% 6% Annet, noter... SOURCE : 21

22 Fakturakontroll gjøres oftest elektronisk, men 3 av 4 rapportere at kontroll er manuell ganske ofte eller oftere Hvor ofte foretas fakturakontroll ved leveranser... Elektronisk (EDI)? Manuelt? På annen måte? 8% 11% 3% 3% 2 26% 18% 1 18% 28% 26% 27% % 26% 26% 18% 18% 36% 34% 38% 1 16% 17% % 46% 41% 16% 17% 18% 3% 3% 6% 6% Vet ikke Aldri Sjelden Ganske ofte Ofte Svært ofte eller alltid SOURCE : 22

23 Fakturakontrollen involverer mange roller, og spesielt for bygg er prosjekt- og anleggsleder ofte involvert Hvem er involvert i fakturakontroll? % 91% 86% 10 86% % 6 56% % 34% 36% 32% 26% 16% Prosjektleder Anleggsleder Økonomiansvarlig Innkjøpsansvarlig Annet, noter... SOURCE : 23

24 Fakturaformat oppleves som variert for de fleste, men for rør og elektro er EDI viktigste format Hvor ofte mottar dere faktura på... Papir? Pdf? EDI? 8% 11% % 33% 26% 41% 31% 41% 44% 34% 5 27% 44% 17% 2% 3% 4 26% 22% 11% 18% 16% 17% 2 Vet ikke Aldri Sjelden Ganske ofte Ofte Svært ofte eller alltid 24

25 Dokumentasjon hentes oftest direkte fra leverandør, men for bygg er CoBuilder en tilnærmet like viktig kilde I hvor stor grad henter dere produkt-dokumentasjon... Direkte fra leverandør? Fra NOBB (Bygg Dok) e.l.? Fra Cobuilder? 2% 3% 17% 31% 37% 2 3% 3% 4 47% 54% 6% 26% 36% % 58% 77% 71% 36% 26% 5 17% 2 33% 2 37% 27% Vet ikke I liten grad I noen grad I stor grad SOURCE : 25

26 Dokumentasjonen er klart oftest i pdf-format, men link til hjemmesider er for de fleste også en viktig kilde I hvor stor grad benyttes følgende format til mottak av produkt-dokumentasjon? Papir? Pdf? Link til hjemmeside? 3% 6% 5 54% 73% 6% 2 27% 31% 34% 17% 6% 32% % 32% 27% 2 11% 11% 5 51% 68% 71% 28% 2 36% Vet ikke I liten grad I noen grad I stor grad SOURCE : 26

27 Produkt og dokumentasjon kobles i de fleste tilfeller til artikkelnummer, men for bygg og rør er også NOBB-nummer viktig Hvordan knyttes fysiske produkter og tilhørende dokumentasjon sammen? % % Ved produktets artikkelnummer som f.eks. leverandørens artikkelnummer? 1 1 8% 2% 3% NOBB-nummer? GTIN (EAN-kode)? På annen måte: Vet ikke SOURCE : 27

28 1 av 3 bedrifter opplever å ikke ha tilfredsstillende IKTverktøy I hvilken grad opplever du at dere har tilfredsstillende IKT-verktøy for å håndtere de områdene nettopp har blitt spurt om? 3% 3% 6% 13% 11% 17% 18% 3 31% 2 17% 27% 8% 1 I svært stor grad I svært liten grad Vet ikke SOURCE : 28

29 Andelen med IKT-verktøy med elektronisk kobling til leverandør er betydelig lavere innenfor bygg (37%) enn innen elektro (82%) og rør (86%) Har dere verktøy som har elektronisk utveksling med grossistens/leverandørers systemer? 11% 31% 4 82% 86% 58% 37% Ja Nei Vet ikke SOURCE : 29

30 Nærmere halvparten ser et stort eller svært stort potensiale for forbedring av produktidentifikasjon og logistikk i prosjekter I hvor stor grad ser du at det er et potensiale for dere i å forbedre produktidentifikasjon og logistikk i prosjekter? 3% 3% 6% 6% 2% 3% 6% 6% 36% 31% 41% 34% 34% 32% 13% 17% 1 Ja, i svært stor grad Nei, ikke i det hele tatt Vet ikke SOURCE : 30

31 Både systemer (egne og leverandørenes) og prosjektenes organisering ses på som betydelige barrierer for positiv utvikling Hva mener du er de største barrièrene for å få til en positiv utvikling på dette området fremover? % % 5 56% 5 54% % 41% Leverandørens systemer Egne systemer Organisering av prosjektet Prosjektdeltakernes bonusordninger 11% 11% Annet, noter... 3% 3% Vet ikke SOURCE : 31