GJØVIK KOMMUNE NOTAT FRA DIALOGKONFERANSE

Transkript

1 Beregnet til Gjøvik kommune Dokument type Notat Dato November 2011 GJØVIK KOMMUNE NOTAT FRA DIALOGKONFERANSE

2 NOTAT FRA DIALOGKONFERANSE Rambøll Besøksadr.: Hoffsveien Postboks 427 Skøyen 0213 Oslo T F

3 NOTAT FRA DIALOGKONFERANSE INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Boligsosialt utviklingsprogram (BoSo) Hva er BoSo Kort om foranalysen Overordnet om utfordringer Overordnet om anbefalinger Styrker, svakheter, muligheter og trusler 2 2. Dialogkonferansen Formål Gjennomføring av dagen Gruppearbeid Gruppenes SWOT-analyser Sammenlikning av gruppenes SWOT-analyser Gruppearbeid Anbefalinger på kort sikt Anbefalinger på lang sikt Gruppearbeid 3 8

4 1. BOLIGSOSIALT UTVIKLINGSPROGRAM (BOSO) 1.1 Hva er BoSo Om rollefordeling i det boligsosiale arbeidet heter det at «Husbanken skal sette kommunene og deres samarbeidspartnere i best mulig stand til å gjennomføre en helhetlig og lokalt tilpasset boligpolitikk for de vanskeligstilte på boligmarkedet». Primæroppgaven er derfor å støtte og legge til rette for at kommunene, som er den sentrale gjennomfører av boligpolitikken, kan utføre jobben på en helhetlig og effektiv måte. Boligsosialt utviklingsprogram er et særlig sentralt redskap i dette arbeidet. Det overordnede målet med satsingen er at utvalgte kommuner med særlige utfordringer knyttet til boligsosialt arbeid skal bli dyktigere til å løse sine boligsosiale utfordringer gjennom et forpliktende og langsiktig partnerskap med Husbanken. Innsatsen skal rettes mot innbyggere som faller utenfor det ordinære boligmarkedet og/eller som er avhengig av bistand for å kunne ha en tilfredsstillende bosituasjon. Husbanken har det overordnede ansvaret for programsatsningen, mens kommunene har ansvar for den lokale gjennomføringen. I programsatsingen Boligsosialt utviklingsprogram ligger det klare ambisjoner om at det underveis i programmet skal utvikles og deles ny kunnskap. Kunnskapen skal komme kommunene til gode, også utover programmets varighet, men like viktig er det at partnerskapet med programkommunene skal gi Husbanken innsikt i hvordan de best mulig kan opptre som en partner ovenfor kommunene. Husbanken bør understøtte det lokale boligsosiale arbeidet på en måte som gir kommunene best mulig forutsetninger til å realisere de målsetninger som er fastsatt lokalt og regionalt. Gjøvik kommune ble i 2010 deltaker i programmet. 1.2 Kort om foranalysen Som en del av kommunenes deltakelse i programmet skal det gjennomføres en analyse av kommunens boligsosiale arbeid hvor det skal foretas en situasjonsbeskrivelse, en beskrivelse av hovedutfordringer, samt anbefalinger som skal være knyttet til disse utfordringene. Til å gjennomføre denne analysen valgte Gjøvik kommune Rambøll som leverandør. Erfaringer og perspektiver fra aktører og tjenester i kommunen ble innhentet gjennom kvalitative intervjuer med totalt 21 personer og en mer kvantitativ spørreundersøkelse som ble besvart av 23 respondenter. I det følgende presenterer vi overordnede utfordringer og anbefalinger fra foranalysen, samt Rambølls SWOT-analyse, da disse danner bakgrunn for den gjennomførte dialogkonferansen Overordnet om utfordringer Gjøvik mangler en bredt forankret sosial boligplan i kommunen. Uten en forankret overordnet boligplan forankret på administrativt og politisk nivå, er det utfordrende for kommunens tjenesteapparat å gi innbyggerne et koordinert og helhetlig tjenestetilbud. Dette knytter seg blant annet opp til hvilke grupper som skal prioriteres samt hvilke brukergrupper som skal følges opp av hvilke kontorer. Utforinger som viser seg i lys av mangelen på en forankret sosial boligplan, er uklare ansvarsområder og manglende koordinering mellom tjenestene. Ettersom Gjøvik disponerer alle sine kommunale leiligheter gjennom en egen boligstiftelse, er det viktig å ha rutiner på plass som sikrer en solid boligplan som tydeliggjør hvilke grupper man skal fremskaffe bolig for. På nåværende tidspunkt gjøres tilpasninger i boliger underveis i tildelingsprosessen, noe som medfører ekstra bruk av tid og ressurser. Det foreligger heller ingen komplett oversikt over boligmassen kommunen disponerer i dag, noe som medfører utfordringer for tildelere i arbeidet med å velge riktig type boenhet til søkere. Det fremgår at det i dag er flere brukere som bor i dårlig tilpassede boliger, eller boliger av for dårlig standard. Videre opplever flere tjenesteytere at det er for lav gjennomstrømning i de kommunalt disponerte boligene, noe som blant annet henger sammen med utilstrekkelig booppfølging overfor enkelte brukergrupper. Det vises også til manglende kunnskap om hverandres roller og arbeidsområder, noe som i enkelte tilfeller har medført dobbeltarbeid, særlig mellom de to tildelings- og oppfølgingskontorene.

5 1.2.2 Overordnet om anbefalinger På overordnet nivå anbefaler Rambøll kommunen å vedta en sosial boligplan med målsettinger for videre arbeid, og at denne forankres bredt i kommunen. Planarbeidet må ta hensyn til kommunens kapasitet og muligheter og bør utformes i samarbeid med personer og enheter tilknyttet de aktuelle tjenestene. Videre anbefaler Rambøll at det etableres arenaer for dialog i kommunen der alle tjenesteytere tilknyttet boligsosialt arbeid får mulighet til å dele erfaringer. I tillegg til å sette boligsosialt arbeid på dagsorden, vil dette gi mulighet for tettere samarbeid og kunnskap om hverandres arbeidsområder. Rambøll anser at kommunen vil tjene på å skaffe seg en bedre oversikt over ulike brukergrupper i kommunen for så å jobbe mot en mer differensiert og tilpasset boligmasse. For å øke gjennomstrømningen i de kommunale boligene anbefaler Rambøll at kommunen utøver tettere booppfølging av enkelte brukergrupper slik at de i større grad får opplæring om boligmarkedet og muligheter tilknyttet boligkjøp. Gjennom en kartlegging av boligstandard og tilhørende beboer vil kommunen kunne avdekke hvem som kan skaffe bolig på det private markedet, eller hvem som har behov for en annen type bolig. Rambøll anbefaler kommunen å gå i dialog med boligtildelere ved NAV og Helse og omsorg om å samordne boligtildeling i større grad. Det er uansett viktig å få på plass en mer koordinert tildelings- og oppfølgingsprosess på tvers av NAV og Helse og omsorg Styrker, svakheter, muligheter og trusler Som en del av oppdraget gjennomførte Rambøll en analyse av det som gjennom oppdraget oppfattes å være er Gjøvik kommunes styrker, svakheter, muligheter og trusler på det boligsosiale feltet. Dette omtales som regel som en SWOT-analyse, og er enkelt sagt en systematisk tilnærming til de viktigste eksterne og interne faktorene for det boligsosiale arbeidet i kommunen. Rambølls analyse oppsummeres i figur 1.1. Figur 1.1: Rambølls SWOT-analyse av boligsosialt arbeid i Gjøvik kommune Styrker mange kommunalt disponerte boliger egen stiftelse som forvalter boligene en foregangskommune på flere områder ønske om samarbeid Svakheter mangel på forankret boligsosial plan uklare roller og ansvarsområder særlig tilknyttet rus manglende kompetanse om hverandre mangel på kommunikasjon mellom enheter Muligheter økt bruk av Husbankens virkemidler interkommunalt samarbeid økt dialog og samarbeid Trusler økende behov for boligsosiale tilbud kommuneøkonomi manglende oppfølging av bebeoere liten gjennomstrømning i boligene

6 2. DIALOGKONFERANSEN 2.1 Formål For å skape en bevissthet om de prosessene som følger av kommunens deltakelse i BoSo er det viktig at Gjøvik kommune inkluderer sine ansatte i det pågående utviklingsarbeidet. Det er også slik at det er svært viktig at utviklingsarbeidet følger en strategi og har målsettinger som flest mulig i organisasjonen kan stille seg bak. Et formål med dialogkonferansen var dermed å bidra med informasjonsspredning og deling av erfaringer fra den nylig gjennomførte foranalysen. Hovedformålet var imidlertid å komme frem til en felles forståelse av hva som er hovedutfordringer på det boligsosiale feltet i Gjøvik kommune, og hva som kan være gode grep for å ta fatt på disse utfordringene. Deltakere er dermed invitert til å komme med innspill til hva kommunen bør prioritere av grep og tiltak i det videre arbeidet. 2.2 Gjennomføring av dagen Dialogkonferansen ble gjennomført mandag 7. november fra kl til kl Boligsosialt arbeid omfatter ulike avdelinger og fagområder, og det ble vurdert som viktig at dialogkonferansen fungerte som en arena der disse kunne møtes og drøfte felles problemstillinger. 24 personer deltok på konferansen (inkludert 3 konsulenter fra Rambøll og programansvarlig fra Gjøvik kommune), og disse representerte følgende nivåer og tjenester: Kommunalsjef Leder Avdelingsleder Saksbehandler Prosjektleder Bolig/SPS, NAV Styrk team Gjøvik GOBB Helse og omsorg Hjemmetjenester Startlån og boligtilskudd Bostøtte DPS Gjøvik Oppfølging, NAV Punktene over utgjør en bred sammensatt liste med deltakere, med deltakelse på tvers av både horisontale og vertikale skillelinjer. Programmet, eller agendaen, for dagen fremgår under. 09:00 09:15 Velkommen ved Gjøvik kommune 09:15-09:45 Rambøll presenterer foranalysen 09:45-10:00 Åpent for spørsmål og kommentarer 10:00-10:15 Pause 10:15-11:15 Gruppearbeid 1 vurdering av kommunens styrker, svakheter, muligheter og trusler 11:15-11:30 Felles oppsummering 11:30-12:30 Lunsj 12:30-12:45 Rambøll innleder til gruppearbeid 2 og 3 12:45-13:45 Gruppearbeid 2 vurdering og prioritering av anbefalingene fra foranalysen 13:45-14:00 Felles oppsummering 14:00-14:45 Gruppearbeid 3 prioritering og konkretisering av anbefalinger, grep og tiltak 14:45-15:00 Felles avrunding

7 Som illustrert av agendaen var det satt av tid til en kort innledning ved kommunen, nærmere bestemt av kommunalsjef Aasbjørn Paalshaugen. Dette bidro til at man fikk formidlet at boligsosialt arbeid er i fokus på et ledernivå i kommunen. Deretter gjennomførte Rambøll en presentasjon ved Stian Are Olsen, Kristian Dyrkorn og Hege Hellvik, der hovedfunn fra foranalysen ble presentert. I første presentasjon ble det lagt vekt på utfordringene og Rambølls SWOT-analyse, da denne dannet grunnlag for gruppearbeid 1. Etter lunsj presenterte Rambøll anbefalingene, som en innledning til gruppearbeid 2 og 3 der det ble lagt vekt på mulige grep og løsninger. Gruppene ble satt sammen på tvers av nivåer og tjenester for å bidra til gjensidig læring om hverandres perspektiver og erfaringer. 2.3 Gruppearbeid 1 Deltakerne ble først delt inn i fire grupper, og ble gitt følgende oppgave: Er dere enige i Rambølls SWOT-analyse? Hver gruppe foretar en egen vurdering av kommunens styrker, svakheter, muligheter og trusler Her presenterer sentrale punkter fra drøftingene i gruppearbeid 1. Vi samler her opp innspill fra samtlige grupper og gjengir disse temavis fordelt på styrker, svakheter, muligheter og trusler Gruppenes SWOT-analyser Først presenteres de ulike gruppenes SWOT-analyser. Gruppe 1 Styrker bruker Husbankens virkemidler aktivt den enkelte ansatt har god kompetanse (mangler samhandling) Svakheter mangel på boligsosialt grep. Oppfølging/gjennomføring uklare roller og ansvar særlig mht rus og psykiatri manglende akkuttboliger kommunen som bestiller av boliger Muligheter øke kompetanse, rutiner og systemer Trusler økonomi i Gjøvik boligstiftelse tilpasning av boligmasse mht behov negative holdninger blant naboer til f eks kommunale boliger

8 Gruppe 2 Styrker Vi har mye kompetanse Svakheter manglende utnyttelse av HB virkemidler/lån manglende kommunikasjon mellom NAV og HO Muligheter leasing av boliger nye virkemidler fra HB med lengre nedbetalingstid skille mel personer i aktiv rus og de som ønsker seg ut av rusen vurdere omdisponering av deler av boligmassen Trusler Gruppe 3 Styrker mange kommunalt disponerte boliger egen stiftelse som forvalter boligene en foregangskommune på flere områder kompetanse på oppfølgingstjenester/bolig veiledning Svakheter lite tilskudd fra HB til kjøp med startlån uklare roller og ansvar Muligheter bruker de midler som kan få, men det er for lite tilskudd fra HB kunnskap om og iverksetting av elementer i Boligsosial handlingsplan fra 2004 Trusler Manglende oppfølging av beboere/årsverk/bemanni ng

9 Gruppe 4 Styrker Svakheter bosetting av grupper - for samlet gir utfordringer i miljø/integrering ulik praksis mht saksbehandling HO mangler kompetanse mht økonomiske virkemidler for å bo Muligheter samarbeid innenfor bosetting av flyktninger kan overføres til andre tidsbegrensede leiekontrakter for flere Trusler for lite ressurser til å jobbe med boveiledning/oppfølging i bolig I det ovenstående har vi tatt inn samtlige innspill fra gruppene, og som vi ser er det også noen av punktene som dreier seg om det samme, men som er ulikt formulert. Det er uansett interessant å observere at det er rimelig samsvar gruppene i mellom. Til slutt i dette avsnittet foretar vi en sammenlikning av de ulike SWOT-analysene Sammenlikning av gruppenes SWOT-analyser Gruppe 1 vurderte at styrkene til kommunen var aktiv bruk av Husbankens virkemidler, samt at den enkelte ansatt har mye kompetanse. Gruppe 2 var enig i at ansatte i kommunen besitter mye kompetanse. Svakheten var ifølge disse gruppene heller at kommunen ikke klarte å utnytte den samlede kompetansen i kommunen gjennom samhandling. Gruppe 3 vurderte også at kommunen hadde god kompetanse på oppfølging og boveiledning. Svakheter ble av gruppene vurdert å knytte seg til manglende gjennomføringskraft, mangel på samhandling og kommunikasjon mellom NAV og HO, og ulik praksis knyttet til saksbehandling. Og mens gruppe 2 vurderte at kommunen ikke utnyttet Husbankens virkemidler i stor nok grad, vurderte gruppe 3 at det var Husbankens rammer for tilskudd som var den egentlige utfordringen. Andre svakheter ble vurdert å være samlet bosetting av ulike grupper, og uklare roller og ansvar, for eksempel knyttet til kommunen som bestiller av bolig. Når det gjelder trusler ble dette gjennomgående vurdert å være knyttet til mangel på ressurser til boveiledning og oppfølging i bolig. En annen trussel som ble drøftet var manglende muligheter til å fremskaffe flere boliger til personer som evt. ønsker seg videre fra en kommunal utleiebolig. Muligheter ble vurdert som å øke kompetanse, rutiner og systemer, samt å øke samarbeid og samhandling. Gruppe 2 foreslo å undersøke mulighetene for å lease ut boliger, slik at vanskeligstilte kunne få anledning til å tilegne seg eierskap til de kommunale boligene. Dette forslaget vil kunne føre til at man får stimulert til boligkarrierer samtidig som man holder seg innenfor den eksisterende boligmassen. Samme gruppe foreslo også å omdisponere deler av den eksisterende boligmassen for å bedre tilbudet til de brukerne som har størst behov. Videre ble det foreslått å ta opp igjen og vurdere relevansen til den boligsosiale handlingsplanen fra Disse mulighetene dannet grunnlaget for de videre gruppearbeidene.

10 2.4 Gruppearbeid 2 I forkant av det andre gruppearbeidet innledet Rambøll med sine anbefalinger knyttet til planarbeid, dialog og samarbeid, organisatoriske grep og kartlegging. Gruppearbeidet bestod av at gruppene ble gitt følgende oppgave: Hva er viktigst å ta fatt i på kort og lang sikt? Hver gruppe foretar en vurdering og prioritering av anbefalingene Her presenteres resultatene av gruppearbeid Anbefalinger på kort sikt Følgende vurdert å være anbefalinger på kort sikt: Gruppe Anbefalinger på kort sikt 1 Forstudie om å samle tildelingskontorene se på kommunens bestillerrolle, innhold, organisering, ressurser og rutiner Forankring av programplan i Gjøvik kommune vurdere andre planer opp mot BoSo Kartlegge boligstandard se på hva som eksisterer av tall, hvordan man skal fremskaffe informasjon, kartlegge brukergrupper og kommunens boligmasse 2 Gråsoneforum om boligtildeling og -oppfølging til vanskeligstilte, særlig rus og psykisk helse avklare hvem som gjør hva Samle punkter som vedrører boliger fra ulike planer (boligsosial handlingsplan, ruspolitisk handlingsplan og helse- og omsorgsplan) 3 Evaluere den boligsosiale handlingsplanen fra 2004 Informasjonsmøte mellom NAV og HO Inkludere Rambølls anbefalinger om å prioritere brukergrupper Sammenstille kartlegginger av NAV og HO mht boligmasse og ventelister Avklare rolle og ansvar mht tildeling mellom NAV og HO HO inviterer NAV til sine samarbeidsmøter med boligstiftelsen 4 Faste møter mellom ansvarlige for tildeling i hhv NAV og HO Sjekke saksbehandlingsrutiner ift lovverk og dokumentasjonsplikt Tiltak ift gjennomstrømning tidfeste vedtak/kontrakter Det fremgår at det både er likheter og forskjeller mellom gruppenes vurderinger av hva som bør prioriteres på kort sikt. Gjennomgående vurderes det å være behov for å styrke kommunikasjon og samhandling mellom NAV og HO, særlig knyttet til tildeling av boliger og tjenester til de mest vanskeligstilte (rus og psykisk helse). En av gruppene vurderte også at det var nødvendig å gjennomføre en forstudie med fokus på om tildelingskontorene bør samles. Rambøll vurderer at man parallelt med å etablere arenaer for dialog og samhandling kan undersøke om det er behov for å foreta større organisatoriske grep. Dette bør ses i sammenheng med kommunens innsatser på andre og tilgrensende felt.

11 2.4.2 Anbefalinger på lang sikt Følgende vurdert å være anbefalinger på lang sikt: Gruppe Anbefalinger på lang sikt 1 Vesentlig strukturendring på boligmassen som disponeres av stiftelsen mht faktiske behov Gjennomføre organisatoriske endringer på mellomlang sikt Tilbud i forhold til det å ha boliger i utkantstrøk Botreningssenter 2 Utrede konkret botilbud til aktive rusere, de som ønsker seg ut av ruisen, og forlengelse av HO sitt STYRK prosjekt Omdisponere innenfor eksisterende boligmasse 3 Samling av kartlegging fra NAV og HO kan føre til omdisponering av boligmasse og gi strategisk plan for tildeling til ulike grupper Definere enkelte boliger som overgangsboliger/rehabiliteringsboliger der det knyttes kompetanse og bemanning deler av døgnet Ved planlegging av nye boligfelt bør kartlegging komme tidlig inn 4 Revidere gjeldende plan Når det gjelder anbefalinger på lang sikt vurderte gruppene gjennomgående at det kunne være nødvendig å omdisponere eller omstrukturere den kommunalt disponerte boligmassen, men at dette burde vært gjort på grunnlag av en helhetlig oversikt over eksisterende boliger og behov Gruppearbeid 3 I forkant av det siste gruppearbeidet ble de fire gruppene slått sammen til to grupper. Gruppe 1 og 2 ble slått sammen, og gruppe 3 og 4 ble slått sammen. Dette for å komme nærmere en felles forståelse og forankring av veien fremover. Gruppene ble gitt følgende oppgave: Hva er de 3 viktigste anbefalingene dere som gruppe vil gi kommunen? Hver gruppe kommer frem til 3 anbefalinger med tilhørende grep og tiltak De to sammenslåtte gruppene kom i ulik grad frem til felles forslag. Følgende forslag ble fremmet av gruppe 3 og 4. På kort sikt vurderte gruppene at følgende var viktig: Gråsoneforum 1 gang i mnd som felles tildelingsmøte mellom NAV og HO. HO innkaller innen Bli kjent møte med tema Boligsosialt arbeid, hvem gjør hva? Inkluderer seksjonsledere, avdelingsledere, 1-ere, tjenesteenhet. Innen Ola og basisgruppen er ansvarlige. Samle total oversikt over boligene. Ola er i gang og ansvarlig. Etablere kriterier og rutiner for tildeling i NAV. Ola og Hue er ansvarlige. På lang sikt vurderte gruppene at følgende var viktig: Utrede konkret bemannede botilbud For aktive rusere For de som ønsker seg ut av rus Bosette flyktninger i Biri Det siste gruppearbeidet bekreftet at det var en stor grad av enighet om at det var nødvendig å styrke kommunikasjon mellom NAV og HO, særlig mht tilbudet til personer med rus og psykiske helseproblemer. Samtidig viste det at kunne være uenighet om hva som var det rette grepet på kort sikt, knyttet til å etablere fellesmøter eller utrede muligheter for organisatoriske endringer. Her er det behov for videre drøfting, samtidig som dette som nevnt kan gjøres parallelt.