STIFTELSE AV SANDNENS INDRE HAVN KF (U.E) MED VEDTEKTER, EIERSTRATEGI OG VALG AV STYRE

Transkript

1 SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 020 : T.Ravndal, T.Thingbø, S.Haugen Behandles av: Møtedato Utvalgssaksnr. Bystyret /09 Bystyret /09 STIFTELSE AV SANDNENS INDRE HAVN KF (U.E) MED VEDTEKTER, EIERSTRATEGI OG VALG AV STYRE 1. SAKEN GJELDER I sak 71/09 den behandlet bystyret sak om Sandnes indre havn, status og videre utvikling. I sakens punkt 6 ble gjort rede for rammer knyttet til videre organisering. Der fremgår blant annet at organisering videre skal bygge på den vedtatte intensjonsavtalen som regulerer samhandling og rollene til Sandnes Havn KF og Sandnes tomteselskap KF for dette området. Bystyret vedtok i punkt 3 at det skal igangsettes arbeid med å etablere Sandnes indre havn KF. Med grunnlag i bystyrets vedtak har rådmannen og daglig leder i hhv. Sandnes Havn KF og Sandnes tomteselskap KF arbeidet videre med innretningen av det nye foretaket Sandnes indre havn KF. Resultatet av arbeidet er at en trinnvis utvikling av foretaket og dets virksomhet er å foretrekke. Dette er særlig begrunnet i hensynet til risikostyring av de økonomiske forholdene som er forbundet med transformasjonen av indre havn. I denne saken fremmes forslag om selve etableringen av foretaket med vedtekter og eierstrategi. I tillegg er det utformet en skisse til strategiplan for Sandnes indre havn KF, som foreslås oversendt foretaksstyret for utvikling og ferdigstillelse. 2. KONSEPTET FOR ETABLERINGEN AV SANDNES INDRE HAVN KF Sandnes indre havn KF vil i kraft av grunneierrollen, være et prosjektforetak. Det betyr at når områdene er byggemodnet og alle arealene er aktivert, vil tomteporteføljen i foretaket være tom. Foretaket har da nådd resultatmålet og utført sine oppgaver, følgelig skal det foretas sluttoppgjør med avviklingsregnskap og foretaket oppløses. Innenfor planområdet utgjør arealene til Sandnes Havn KF, Sandnes tomteselskap KF og bykassen 55 av 98 daa og det betyr at kommunen som konsern er den store grunneieren. Sandnes indre havn KF som felles utøver av grunneierrollen er derfor en betydelig aktør. Målet om en helhetlig utvikling av området krever imidlertid at foretaket greier å få frem avtaler med de øvrige eierne. Dette kan oppnås ved ulike modeller og ikke nødvendigvis kun erverv, men oppgaven vil kreve betydelig tilførsel av kapital fremover. Tilsvarende vil byggemodning av området og delfeltene innen planområdet være kapitalkrevende. Risikoen vil være knyttet til de generell samfunnskonjunkturene og markedssituasjonen for urbane næring- og boligområder spesielt. På denne bakgrunnen er det funnet mest hensiktsmessig å etablere Sandnes indre havn KF med grunnlag i en etappevis utvikling, der bystyrets beslutning om å iverksette neste etappe bygger på resultatregnskap og sluttdokument fra den foregående etappen. Dette gjør det mulig for foretaksstyret å gjennomføre en målrettet og styrt utvikling, samtidig som bystyret sikres et reelt styringsgrep om risikoen som er forbundet med foretakets virksomhet. Side 1 av 6

2 Det legges derfor opp til at foretaket utvikles gradvis basert på følgende tre faser: 1. KONSEPTFASEN 2. DETALJ- PROSJEKTERINGSFASEN 3. BYGGEMODNING OG AKTIVERING Bystyret /09 Styret legger frem resultatregnskap og beslutningsunderlag Styret legger frem resultatregnskap og beslutningsunderlag BS avgjør start av neste fase BS avgjør start av neste fase Det er Sandnes bystyre som treffer avgjørelsen om å iverksette hver fase. Bestemmer bystyret å ikke gå videre til neste fase fordi det ikke er grunnlag for å fortsette, kan bystyret vedta å oppløse foretaket. Prosedyren for avvikling settes da iverk. Konseptfasen: I denne fasen skal foretaket aktivt bidra til at områdereguleringen bringes frem til endelig vedtak. Arealsituasjonen mht eierskap og hovedfunksjoner, samt sentrale infrastrukturtiltak avklares her. Strategiske vurderinger mht. avtaler med grunneiere i området er en del av dette. Det er denne fasen som utløses ved stiftelsen av foretaket. Den faste bemanningen i foretaket holdes i denne fasen på et minimum. For å greie dette legges til grunn at nødvendig fagkompetanse til utredning, planlegging og markedsrelaterte oppgaver hentes fra kommuneorganisasjonen (konsernet). Avtaler om tidsavgrensede engasjement må inngås mellom foretaket og avgivende enheter. Merkantile tjenester som regnskap og lønn vil være marginale i denne fasen og løses ved bruk av intern tjenesteavtale i kommunen. Kravet til å ha en daglig leder følger av loven og det er styret som tilsetter daglig leder. I denne fasen vil det være behov for daglig leder i en liten stillingsbrøk. Løsningen som er realistisk er derfor å kombinere denne funksjonen med andre funksjoner, slik som planleggingsressurser. Sandnes tomteselskap KF har muligheter for å stille ressurser til gjengelige for å oppnå dette. Sandnes Havn KF har tilsvarende mulighet til å stille fagkompetanse til å gjennomføre markedsundersøkelse til rådighet. Totalt er det beregnet at foretaket vil trenge en bemanning tilsvarende 1 årsverk. Konseptfasen skal resultere i et samlet forprosjekt som synliggjør lønnsomhetsanalyse, finansieringsplan og gjennomføringsplan. Videre skal det fremgå nødvendige avtaler med Sandnes Havn KF, Sandnes tomteselskap KF og bykassen som regulerer hvordan konsernets arealer stilles til disposisjon for Sandnes indre havn KF, samt avtaler om hvordan oppgjør skal foretas tilbake til Sandnes Havn KF. Sammen med strategiplanen utgjør dette beslutningsunderlaget til bystyret for å avgjøre om virksomheten kan fortsette eller ikke. Ved stiftelsen av foretaket er det lagt til grunn at konseptfasen har et totalt kapitalbehov på kr. 3 mill., med mulighet til å kunne tilføres ytterligere kr 2 mill. dersom arbeidet med grunneierforholdene skulle kreve det. Grunnerverv er unntatt på dette stadium, men det kan bli nødvendig med både tekniske og juridisk bistand i forhandlinger med dagens eiere av området. Kapitalinnskuddet på kr 3 mill. dekker forventede administrasjons- og produksjonsutgifter, samt betaling for innlånt personell i tidsavgrensede engasjement. Side 2 av 6

3 Detaljprosjekteringsfasen: Plan for intern utvikling av delfeltene, rekkefølge i utbyggingen, erverv og grunnlaget for organisering av selve gjennomføringen er sentrale oppgavene i denne fasen. Forhandling med øvrige grunneiere og inngåelse av opsjonsavtaler er vestlige oppgaver. Tilsvarende er utredning om videre organisering som muliggjør aktivering av områdene krevende oppgaver som skal utføres. Markedsutsiktene på kort og lang sikt, finansiell og juridisk sider må avklares i denne fasen. Omfanget av grunnerverv utgjøre en høy grad av risiko i denne fasen. Bystyret Sluttproduktet fra denne fasen skal gi svar på omfanget 125/09 av salgbart areal i samsvar med godkjent områdereguleringsplan, finansieringsplan, organiseringen og grunnlaget for realisering av området. I detaljprosjekteringsfasen vil foretaket ha behov for å bygge opp organisasjonen med nødvendig fagkompetanse. Det vil derfor være en sentral oppgave for styret å planlegge dimensjoneringen og sammensetning ift. behovene og fremtidsutsiktene for foretaket. Kapitalbehovet fra bykassen som utløses i detaljprosjekteringsfasen på påregnes å være betydelig. Byggemodning og aktivering: Opparbeidelse av kommunalteknisk infrastruktur og klargjøring av delfeltene er den ene hovedoppgaven for foretaket i denne fasen. Den andre er salg av delfeltene til eksterne utbyggere/utbyggingsselskap og til kommunen. Til denne fasen er det knyttet en betydelig økonomisk risiko, samtidig som starten av denne fasen vil utløse et betydelig kapitalbehov for å komme i gang med byggemodningen. 3. FORSLAG TIL VEDTEKTER Forslaget til vedtekter er utformet med hjemmel Kommunelovens bestemmelser kapittel 11 Kommunalt og fylkeskommunalt foretak og tilhørende forskrifter. Videre er lagt til grunn bystyrets vedtak om sammensetningen av foretaksstyrene i Sandnes kommune og vedtak om praktisering av meroffentlighet i de kommunale foretakene. Vedtektene er utformet med grunnlag i at utviklingen og oppbyggingen av Sandnes indre havn KF skjer trinnvis, som beskrevet ovenfor. Hovedfokus nå er at vedtektene skal være formålstjenlige for konseptfasen. 2 Formålet står imidlertid fast og gjelder alle tre fasene. Med en beslutning om å gå over til detaljprosjekteringsfasen vil det være behov for å revidere vedtektene, blant annet hva gjelder regulering gjennom underliggende avtaler, bruk av datterselskaper mv. 2 Formål Formålet er utformet med grunnlag i visjonen og målene som fremgår av kommunedelplan for Sentrum og kommuneplan for Sandnes Av første punkt fremgår at foretakets formål er å realisere transformasjonen av indre havn i kommunedelplan og at dette skal gjøre området til det mest attraktive bo- og næringsområdet i regionen. I andre punkt hjemles at foretaket har rollen som grunneier i området på vegne av kommunen som konsern. Tredje punkt spesifiserer at av grunneierrollen følger at primæroppgavene for foretaket er å anskaffe og tilrettelegge arealer frem til salgbar byggeklar grunn for bolig, næringsbygg og offentlige anlegg. Det inngår også i foretakets formål å byggemodne nødvendige fellesarealer. Side 3 av 6

4 Fjerde punkt hjemler mulighet for foretaket å engasjere seg i annen virksomhet med relevans for formålet, enten alene eller sammen med andre. Dette åpner for at selskapet kan gå inn som eier i utbyggingsselskap innenfor planområdet dersom det er formålstjenlig. Femte punkt gir foretaket mulighet for å etablere datterselskaper når det ansees som hensiktsmessig løsning for å realisere foretakets formål. Bystyret 5 Bystyret /09 Tredje punkt hjemler det formelle kravet om at det er bystyret som velger foretakets styre, dets leder og nestleder. Med bakgrunn i den vedtatte intensjonsavtalen og den posisjonen hhv. Sandnes Havn KF og Sandnes tomteselskap KF er gitt her, er det nedfelt følgende kriterier for sammensetningen av foretaksstyret: 2 av styrets 3 folkevalgte representanter skal velges blant de folkevalgte styremedlemmene i hhv. Sandnes Havn KF og Sandnes tomteselskap KF Det 3. folkevalgte styremedlem velges blant bystyrets medlemmer Det er videre lagt til grunn som et kriterie at 1 av de eksterne styremedlemmene skal ha bakgrunn i lokalt næringsliv, mens det andre eksterne skal ha bakgrunn i regionalt samfunnsliv eller utviklingsarbeid. Grunnlaget for å ta i bruk kriterier for styresammensetningen er knyttet til hvilken type styre foretaket trenger i etableringen og konseptfasen. Eierskapsmeldingen for Sandnes kommune oppstiller fire kategorier av styre. Av disse er det et styre med kompetanse innen strategi og utvikling som vurderes å være primærbehovet for Sandnes indre havn KF. Service Faglig støtte Strategi og utvikling Kontroll og tilsyn Den kommunale valgnemda innstiller til bystyret på både folkevalgte og eksterne medlemmer og varamedlemmer til foretaksstyret. 7 Styrets myndighet Det andre punktet slår fast at det er styrets ansvar å utvikle strategiplan for Sandnes indrehavn og sørge for at revidert plan er en del av beslutningsunderlaget til bystyret, når det skal avgjøres om neste fasen Detaljprosjektering skal iverksettes eller ikke. 12 Budsjett og økonomiplan, regnskap og revisjon Tredje punkt pålegger styret å avlegge samlet regnskap til bystyret ved avslutning av hhv. konseptfasen og detaljprosjekteringsfasen. Hensikten med dette er at ved beslutningen om å gå videre eller ikke, skal det også forelegge komplett økonomisk oversikt over de forpliktelser som allerede er pådratt. Ved å ikke gå videre med virksomheten i Sandnes indre havn KF skal påløpte utgifter og forpliktelser gjøres opp og konsekvensene må da være kjent i forkant. 15 Andre avtaler Denne paragrafen hjemler krav om at innlån av personell i engasjement av tidsbegrenset varighet fra andre enheter i kommunen, skal være avtalefestet. Side 4 av 6

5 Dette for å trygge vilkårene for den ansatte og å ha ordnede økonomiske forhold mellom foretaket og avgivende enhet. Ved beslutning om å iverksette detaljprosjekteringsfasen, vil sannsynligvis denne paragrafen kunne utgå. Øvrige bestemmelser De bestemmelser som fremgår av vedtektene er standardiserte og likelydende Bystyret bestemmelser for alle foretakene /09 4. EIERSTRATEGI FOR SANDNES INDRE HAVN KF I samsvar med drøftinger som har vært om nytten av å ha en eierstrategi fra bystyret i tilknytning til foretak og selskaper der det utformet en eierstrategi. Den tar utgangspunkt i foretakets formål jfr vedtektene 2 og den tydeliggjør forventninger og rammebetingelser overfor foretaksstyret. Gjennomføringen av virksomheten som er lagt til foretaket er nedfelt med klare resultatkrav knyttet til hver av de tre fasene. Videre er bystyrets rolle som beslutningsorgan mht. iverksettelse av faser tydeliggjort. I punkt 3 er oppstilt 4 resultatkrav til styrt som gjelder : Krav om organisering og kostnadseffektiv drift som bidrar til konkurransedyktige tomtepriser Begrensninger av økonomisk risiko i alle tre fasene Midlertidig bruk av frigitte arealer innen området må prioriteres for å skape forventninger og tilhørighet til det fremtidig utbygde området Foretaket skal være pådriver, tilrettelegger og medspiller for å oppnå at området fremstår attraktivt. Helhetlige grep, teknisk og estetisk kvalitet, samt kontakten med sjøen skal kjennetegne området. Fyrtårnsetablering skal ha prioritet tidlig i arbeidet. Eierstrategien skal normalt revideres en gang i bystyreperioden, og ved beslutning om å gå over i neste fase av gjennomføringen. 5. VALG AV STYRE I henhold til forslag til vedtekter skal den kommunale valgnemda innstille til bystyret i valg av foretaksstyret. Styrene i hhv. Sandnes Havn KF og Sandnes tomteselskap KF kan oversende forslag til representanter til ordfører og valgnemdas leder. Styremedlemmene med varamedlemmer skal velges for 2 år. Bystyret skal velge styrets leder og nestleder. 6. RÅDMANNENS ANBEFALING Rådmannen ser at gjennomføringen av transformasjonen i indre havn er en krevende oppgave både økonomiske og kompetansemessig. En trinnvis gjennomføring er derfor nødvendig for å kunne håndtere dette. Samtidig er rådmannen opptatt av at arbeidet skal ha styringsfart. Med etableringen av Sandnes indre havn KF vil det nå bli en synlig aktør og samarbeidspart for de øvrige eierne i planområdet, men også for andre aktører i sentrum. Samtidig tydeliggjør dette rollene som kommunen har. Planmyndigheten må alle forholde seg til, også Sandnes indre havn KF. Grunneierrollen er imidlertid en rolle som ivartas utfra forretningsmessige prinsipper ved stiftelsen av Sandnes indre havn KF. I prosjektgruppen knyttet til områderegulering av indrehavn er det påstartet et arbeid med en strategi/handlingsplan for om Sandnes indre havn. Dette materialet anbefaler rådmannen at oversendes til foretaksstyret for videre arbeid. Side 5 av 6

6 Foretaket har et beregnet finansieringsbehov på kr. 3 mill. knyttet til konseptfasen. Videre er det et varslet behov for ytterligere kr. 2 mill. knyttet til løsninger av arealsituasjonen jfr. punkt 2 ovenfor. Inndekningen av tilskuddsbehovet må løses i økonomiplanen. Det er foretaketsstyre sitt ansvar å utarbeide detaljert budsjett isamsvar med kommunelovens bestemmelser. Rådmannen tilrår at bystyret godkjenner vedtekter og eierstrategi for Sandnes indre havn KF. Videre at foretaket ytes et tilskudd på kr 1,5 mill. ved etableringen. Bystyret Skissene til strartegiplan foreslås oversendt foretaksstyret 125/09for videre bearbeidelse. Saken skal behandles av bystyret som fatter endelig vedtak. Rådmannen tilrår bystyret å fatte slikt VEDTAK: 1. Sandnes bystyre godkjenner at Sandnes indre havn KF stiftes som kommunalt foretak i medhold av Kommuneloven av nr Foretakets fulle navn skal være Sandnes indre havn KF 2. Vedtekter for Sandnes indre havn KF datert godkjennes 3. Eierstrategi for Sandnes indre havn KF datert godkjennes 4. Foretaket ytes et driftstilskudd på kr 1,5 mill. ved etableringen. Det er styrets ansvar å utforme detaljert årsbudsjett for virksomheten. 5. Til styret i Sandnes indre havn KF velger bystyret medlemmer varamedlemmer med. som styrets leder og.. som styrets nestleder Styremedlemmene er valgt for 2 år 6. Bystyret oversender til foretaksstyret for videre oppfølging, skisser til utforming av strategi/hanslingsplan RÅDMANNEN I SANDNES, Tore Sirnes rådmann Hans Kjetil Aas Kommunaldirektør Vedlegg nr. 1: Vedtekter for Sandnes indre havn KF Vedlegg nr. 2: Eierstrategi for Sandnes indre havn KF Vedlegg nr. 3: Skisse til Strategi/handlingsplan Side 6 av 6