Porsgrunn kommune. kontrollutvalget Korrigert

Transkript

1 Porsgrunn kommune Korrigert Vår ref. 11/ /VOLH Medlemmer og varamedlemmer Dato Porsgrunn kommune - Kontrollutvalgets medlemmer innkalles med dette til møte tirsdag 15. februar Møtet er åpent for publikum Dato: tirsdag Tid: kl Sted: Porsgrunn rådhus, formannskapssalen. Eventuelle forfall med forfallsgrunn bes meddelt til sekretariatet for, på e-post: helle.vold@temark.no eller tlf , snarest mulig. Vara møter bare etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 10/11-16/11: Kl Sak 10/11 Godkjenning av protokoll Kl Sak 11/11 Leder for plan og kommunalteknikk Gunnar Abrahamsen, leder for barn og unge Christian Bjørnø Tynning og leder for helse og omsorg Øyvind Dahl orienterer om hovedutvalgene. Hvordan bli bedre? Kl Pause Kl Sak 12/11 Kommuneadvokat Atle Sveen orienterer om personalreglement varsling. Kl Lunsj Kl Sak 13/11 Oppdragsrevisor Lisbet Fines orienter om finansreglementet. Kl Sak 14/11 Orientering fra oppdragsrevisor Lisbet Fines. Kl Pause Kl Sak 15/11 Seniorrådgiver Siri Jensen fra Asplan Viak AS orienterer om demokrati og korrupsjon hvorfor og hvordan det angår oss. Kl Sak 16/11 Referat- og drøftingssaker. Wiersdal og Lund: referat NKRF s konferanse. for Jan Erik Lunde Leder i (sign) Helle Vold Sekretær for Temark Postboks BØ Telefon E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Sakliste for Porsgrunn kommune - Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 10/11 11/108 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA /11 10/16 HOVEDUTVALGENE 12/11 09/375 PERSONALREGLEMENT - VARSLING 13/11 10/476 ORIENTERING OM FINANSREGLEMENTET 14/11 11/112 ORIENTERING FRA OPPDRAGSREVISOR 15/11 11/123 DEMOKRATI OG KORRUPSJON - HVORFOR OG HVORDAN DET ANGÅR OSS 16/11 11/109 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER

3 Porsgrunn kommune - Sak nr. 10/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA Arkivsaksnr.: 11/108 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Marianne Lundeberg 10/11 Porsgrunn kommune - Møteprotokollen fra godkjennes. Saksopplysninger Møteprotokollen fra møtet legges fram for godkjenning i møtet. Vedlegg: - Møteprotokoll fra Sak 10/11 Side 3 av 13

4 Porsgrunn kommune - Sak nr. 11/11 HOVEDUTVALGENE Arkivsaksnr.: 10/16 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Helle Vold 4/10 Porsgrunn kommune - 11/11 Porsgrunn kommune - Kontrollutvalget synes det er meget verdifult å ha kontakt med hovedutvalgene. Synspunktene og informasjon fra hovedutvalgene tas til orientering. Porsgrunn kommune - i møte den sak nr. 4/10: Vedtak i Porsgrunn kommune - Kontrollutvalget synes det er meget verdifult å ha kontakt med hovedutvalgene. Synspunktene og informasjon fra hovedutvalgene tas til orientering. Kontrollutvalget vil følge opp kommentarene om folkevalgtes arbeidsbetingelser. Behandlinga i Porsgrunn kommune - Hver leder, Barn, unge og kultur Plan og kommunalteknikk Helse og omsorg presenterte hovedområdet for eget utvalg. Hvert område er meget stort, både budsjett, ansatte og viktigheten for innbyggerne i Porsgrunn. Det ble diskutert arbeidsform, forholdet til enkeltsaker og innbyggerne. Enkeltsaker er vanskelig og en må skille mellom klagesak og saksbehandling. Kommunen har eget klageutvalg. Viktig med god kontakt mellom politikerne og administrasjonen. Folevalgtes arbeidsbetingelser er vanskelige. Flere gav uttrykk for misforhold mellom godtgjøring/frikjøp og oppgaver. Kontrollutvalget synes det er meget verdifult å ha kontakt med hovedutvalgene. Synspunktene og informasjon fra hovedutvalgene tas til orientering. Sak 11/11 Side 4 av 13

5 Sak 11/11 Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker møte med lederne av hovedutvalgene. Ideen er å få til god kontakt mellom og hovedutvalgene. De inviterte er: Utvalg for plan og kommunalteknikk: Leder Gunnar Abrahamsen. Utvalg for barn og unge: Leder Christian Bjørnø Tynning. Utvalg for helse og omsorg: Leder Øyvind Dahl. I møte er det anledning til å ta opp alle typer saker. Utgangspunktet er s oppgave. Bystyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning og har oppnevnt for å ivareta dette. Lovhjemmelen finner vi i kommuneloven, kap 12, hvor det bl.a. står: Bystyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Bl.a. kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Det er fastsatt egne forskrifter for kontrollutvalg som utdyper oppgavene. Side 5 av 13

6 Porsgrunn kommune - Sak nr. 12/11 PERSONALREGLEMENT - VARSLING Arkivsaksnr.: 09/375 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Øystein Bergh 38/09 Porsgrunn kommune - 53/09 Porsgrunn kommune - 12/10 Porsgrunn kommune - 12/11 Porsgrunn kommune - : Saken tas til orientering. Porsgrunn kommune - i møte den sak nr. 12/10: Vedtak i Porsgrunn kommune - Kontrollutvalget har gjennomgått varslingsplakaten og fått orientering om den og har følgende kommentarer: 1. I varslingsplakaten er det brukt begrepet ekstraordinær som virker innskrenkende i forhold til lovteksten og ber om at ekstraordinær tas bort. 2. Kontrollutvalget mener varslingsplakaten skal angi den videre saksbehandling etter at varslet er mottatt for å gi varsler trygghet om behandlingen. 3. Kommunen må legge til rette for at varslingsplakaten er synlig og lett tilgjengelig for alle ansatte. Sendes rådmannen. Behandlinga i Porsgrunn kommune - Leder presenterte saken. Kontrollutvalget vurderte saken og utarbeidet vedtak i møte. Porsgrunn kommune - i møte den sak nr. 53/09: Vedtak i Porsgrunn kommune - Kontrollutvalget tar saken opp til videre behandling i neste møte. Behandlinga i Porsgrunn kommune - Sak 12/11 Side 6 av 13

7 Kontrollutvalget fortsatte diskusjon på saken fra siste møte hvor kommuneadvokat Atle Sveen orienterte om Varsling i Porsgrunn kommune. Leder av, Jan Erik Lunde og medlem Knut Bjaaland, skal delta på Kommunesektorens etikkutvalgs møte oktober 2009 i Larvik. Onsdag 04 november 2009 arrangerer Temark konferanse i Bø med tema Varsling. Sak 12/11 Porsgrunn kommune - i møte den sak nr. 38/09: Vedtak i Porsgrunn kommune - Kontrollutvalget tar saken opp til videre behandling i neste møte. Behandlinga i Porsgrunn kommune - Kommuneadvokat Atle Sveen presenterte kommunen sin informasjon om og rutiner ved varsling i hht arbeismiljøloven. Kontrollutvalget behandler saken videre i neste møte. Kontrollutvalget tar saken til informasjon. Saksopplysningar Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) inviterer til Høstkonferanse 2009, onsdag 04 november 2009, Bø Hotell, Bø. Hovedtema vil bli varsling og debatt om hvordan det fungerer. Porsgrunn kommune har utarbeidet rutiner som en del av Personalreglment for Porsgrunn kommune. I 12.9 Varsling, står følgende: Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Nye lovbestemmelser om varsling trådte i kraft 1. januar Bestemmelsene lovfester retten til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, og gir arbeidstakeren vern mot gjengjeldelse. Arbeidsgiver pålegges å legge forholdene til rette for intern varsling. Det er utarbeidet plakat med tilhørende skjemaer som rutiner for varsling. Kommuneadvokat Atle Sveen vil i møte orienterer om bakgrunn, opplegg og erfaringer med varslingen i Porsgrunn kommune. Vedlegg: Dokumenter deles ut i møte. Varslingsplakaten følger vedlagt. Side 7 av 13

8 Sak 12/11 VARSLINGSPLAKATEN Skal bidra til at ansatte i Porsgrunn kommune kan varsle om kritikkverdige forhold i kommunen Hva er varsling? Varsling er å gå videre med ekstraordinære kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Ektstraordinære kritikkverdige forhold er: Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering Hvem varsler du til? Både saken og situasjonen vil avgjøre hvordan det best varsles. Her er utgangspunktet for hva vi mener passer best for Porsgrunn kommune. Til ansvarlig leder eller organ Som utgangspunkt må alle kunne varsle til nærmeste overordnede eller det organ som har ansvar for det det skal varsles om: Korrupsjon, underslag, tyveri, økonomiske misligheter Maktmisbruk og diskriminering Brudd på taushetsplikt Varsling er positivt Varsling er positivt både for kommunen og for samfunnet, fordi kritikkverdige forhold kan rettes opp. Folk som er villige til å varsle er en viktig ressurs for Porsgrunn kommune. Rett og plikt til å varsle Den enkelte ansatte oppfordres til å varsle om ekstraordinære kritikkverdige forhold, fordi det kan bidra til å utvikle Porsgrunn kommune positivt. De ansatte har plikt til å varsle om kriminelle forhold og om forhold der liv og helse er i fare. Oppfølging av varsling Arbeidsgiver må ta stilling til hvordan det skal ryddes opp i saker som er varslet. Det skal ryddes opp i det som er kritikkverdig. Varsleren skal ha tilbakemelding innen rimelig tid. Viser det seg at kritikken er grunnløs eller baserer seg på en misforståelse, skal varsleren få en ordentlig forklaring. Arbeidsgiver har også et ansvar for å ta vare på personer som har blitt utsatt for grunnløs kritikk. Den som varsler skal ikke straffes En varsler som opplever dette må si fra til nærmeste leder, tillitsvalgte, verneombud el. som straks skal behandle et slikt tilfelle. Alle saker kan varsles til nærmeste overordnede En kan gå til leders leder hvis det er formålstjenelig i forhold til saken Personalsaker kan varsles til tillitsvalgte eller personalsjef Miljøsaker eller dårlig arbeidsmiljø kan varsles til verneombud, personalavd. eller hovedamu Brudd på skatteregler eller regler for smøring/ korrupsjon kan varsles til rådmannen Ekstern varsling Porsgrunn kommune har lagt til rette for å kunne varsle internt på en god måte. Samtidig har den enkelte alltid rett til å gå til offentlige tilsyn med relevante saker. Anonymitet og fortrolighet Varsling kan gjøres anonymt, men normalt vil åpenhet sikre bedre saksgang og et bedre resultat for alle involverte parter. Hvem varsleren er, er likevel fortrolig informasjon. Både varsler og den det varsles om har vanlige rettigheter i henhold til lovverket dersom varslingen er forsvarlig. Til kommuneadvokaten Dersom varsleren ikke oppnår reaksjon eller tilbakemelding, oppfordres varsleren til å kontakte kommuneadvokaten i Porsgrunn kommune. Kommuneadvokatene nås som følger: Ved personlig oppmøte i Rådhusgt. 2 Per telefon: Per post: Porsgrunn kommune, Kommuneadvokaten, Pb. 128, 3901 Porsgrunn Side 8 av 13

9 Porsgrunn kommune - Sak nr. 13/11 ORIENTERING OM FINANSREGLEMENTET Arkivsaksnr.: 10/476 Arkivkode: 250 Saksbehandler: Helle Vold 48/10 Porsgrunn kommune - 13/11 Porsgrunn kommune - : Vedtak legges frem i møtet. Porsgrunn kommune - i møte den sak nr. 48/10: Vedtak i Porsgrunn kommune - 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 2. Finansreglementet viderebehandles i s møte i Behandlinga i Porsgrunn kommune - Oppdragsrevisor gav en generell innføring i finansreglement, de siste lov- og forskriftsendringer. Hun presenterte også hvilke krav og anbefalinger som er til et finansreglement. Mange kommuner har utarbeidet tilsvarende etiske retningslinjer som staten bruker i sitt finansreglement. Økonomisjefen presenterte finansreglementet for Porsgrunn kommune og de vedtak bystyret har gjort om reglement og midler. Kommunen var tidlig ute (2002) og det har vært mye nybrottsarbeid. Det er viktig for kommunen å følge både lånesiden og kapitalplasseringer. Strategiske plasseringer er ikke underlagt reglement. Finansielle plasseringer blir gjort i hht finansreglementet. Mange politikere oppfatter stoffet som krevende og at det er mange faguttrykk. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saksopplysningar Kontrollutvalget ønsker å få en orientering om finansreglementet. Reglementet er nylig gjennomgått og ajourført. Reglementet er en del av økonomireglementet som inneholder: Sak 13/11 Side 9 av 13

10 Sak 13/11 BUDSJETTREGLEMENT REGNSKAPSREGLEMENT FINANSFORVALTNINGSREGLEMENT ANSKAFFELSESREGLEMENT INVESTERINGSREGLEMENT REGLEMENT FOR STARTLÅN Kommunen har betydelige midler plassert. Økonomisjefen kommer i møtet og redegjør for reglementet og omfanget/bruken av det. Vedlegg: Finansreglementet Side 10 av 13

11 Porsgrunn kommune - Sak nr. 14/11 ORIENTERING FRA OPPDRAGSREVISOR Arkivsaksnr.: 11/112 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Helle Vold 14/11 Porsgrunn kommune - Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Saksopplysninger Oppdragsrevisor Lisbet Fines orienterer om revisjonens sitt arbeid i Porsgrunn kommune. Sak 14/11 Side 11 av 13

12 Porsgrunn kommune - Sak nr. 15/11 DEMOKRATI OG KORRUPSJON - HVORFOR OG HVORDAN DET ANGÅR OSS Arkivsaksnr.: 11/123 Arkivkode: 007 Saksbehandler: Helle Vold 15/11 Porsgrunn kommune - Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksopplysninger Senior rådgiver, Analyse Siri Jensen orienterer om demokrati og korrupsjon, hvorfor og hvordan den angår oss. Vedlegg: - e-post fra Siri Jensen, datert Sak 15/11 Side 12 av 13

13 Porsgrunn kommune - Sak nr. 16/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 11/109 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Marianne Lundeberg 16/11 Porsgrunn kommune - Sakene tas til orientering. Saksopplysninger Til orientering: Annonsering av åpne møter, e-post fra Øystein Bergh. Hva lærte vi av NKRFs Kontrollutvalgskonferanse, Gardemoen februar 2011? Eventuelt Vedlegg: - Annonsering av åpne møter, e-post fra Øystein Bergh. Sak 16/11 Side 13 av 13